IFAR
Internetowe Forum Archiwalne => Archiwa Zakładowe => Wątek zaczęty przez: młodziak w Czerwiec 26, 2020,
-
Witam wszystkich!
Jestem na etapie (mój pierwszy raz) przyjmowania teczek do składnicy akt, i w związku z tym mam parę pytań. 1. Z czego tak właściwie składa się spis zdawczo - odbiorczy? Na stronach znajduję formułki ala "kolejny nr spisy z-o łamany na nr pozycji", czyli jak mam cz spisie 23 pozycje to mam pisać np. 123/1-23? 2. Jak najlepiej numerować spisy? Do tej pory numeracja nie była ciągła tylko nadawano numery spisów w obrębie roku?
Będę wdzięczny za pomoc, pozdrawiam
-
kolejny nr spisy z-o łamany na nr pozycji
To jest definicja sygnatury archiwalnej.
Jak najlepiej numerować spisy?
Zgodnie z wykazem spisów.
Numer spisu stanowi pozycja kolejna (1, 2, 3 itd.), pod którą został on zarejestrowany na wykazie spisów zdawczo-odbiorczych.
Prowadzisz jeden wykaz dla wszystkich spisów, zaś numeracja spisów jest ciągła przez cały okres istnienia jednostki.
nadawano numery spisów w obrębie roku
Nieprawidłowo - jak wspomniałem wyżej numeracja spisów ma być ciągła w obrębie całego okresu funkcjonowania jednostki od nr 1 do + nieskończoności).
czyli jak mam cz spisie 23 pozycje to mam pisać np. 123/1-23?
Powiedzmy, że spis, który przyjąłeś był 56 spisem z/o przyjętym do składnicy i jako taki został zarejestrowany na 56 pozycji wykazu spisów i otrzymał nr 56.
Ujęte na tym spisie teczki otrzymają sygnatury archiwalne składające się z numeru spisu łamanego na pozycję, na której dana teczka została ujęta na tym spisie, np:
- teczka ujęta na pierwszej pozycji spisu otrzyma sygnaturę 56/1
- teczka na drugiej pozycji spisu - sygnaturę 56/2
- teczka na trzeciej pozycji - 56/3 itd.
-
Czyli dobrze rozumiem nr spisu zdawczo-odbiorczego będzie 123/1-23?
-
Nie, numerem spisu z/o będzie 123.
Numer spisu zawsze jest po prostu liczbą - bez żadnych separatorów itp.
Jest to po prostu numer pozycji z wykazu spisów, pod którą spis został zarejestrowany na tymże wykazie.
W załączniku wrzuciłem fragment przykładowego wykazu spisów z/o
Spis zarejestrowany na drugiej pozycji tego wykazu - przyjęty w dniu 15.02.2010 z Działu y - otrzyma nr 2
Teczki ujęte na tym spisie otrzymają sygnatury od 2/1 do 2/8
-
Ok dzięki, mam nadzieję, że nie byłem denerwujący. A jeszcze jedno ostatnie pytanie: Czy jeżeli nie jesteśmy pod nadzorem archiwalnym to czy możemy mieć w przyszłości kontrolę np. Z AP? Tak w ogóle co to oznacza?
-
Jako jednostka nie wytwarzająca materiałów archiwalnych nie jesteście pod pełnym nadzorem AP (problematyka definicji nadzoru archiwalnego i tego, czy i w jakim zakresie można ten termin stosować również w odniesieniu do jednostek nie wytwarzających materiałów archiwalnym przewijała się już na tym forum).
AP w dalszym ciągu nadzoruje was w zakresie brakowania, czy uzgadniania normatywów kancelaryjno-archiwalnych.
W kwestii kontroli - zgodnie z art. 28 pkt 3 UNZA, AP ma prawo kontrolować również jednostki nie wytwarzające materiałów archiwalnych, jednak Archiwa Państwowe sporadycznie korzystają z tego prawa. Zazwyczaj są wystarczająco obłożone kontrolami w jednostkach wytwarzających materiały archiwalne.
Szczegółowe informacje o procedurze kontroli znajdziesz w art. 21a - 21d UNZA:
http://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/download.xsp/WDU19830380173/U/D19830173Lj.pdf
-
Dzięki, przepraszam za te wszystkie pytania i dziękuję za wyczerpujące odpowiedzi. Pozdrawiam serdecznie i życzę miłego dnia ;D