Zespół archiwalny był, jest i pewnie długo jeszcze będzie (mam taką nadzieję :) ) podstawowym kryterium porządkującym zasób archiwalny.
Jak zapewnie wiadomo w przeszłości stosowano wiele odstępstw od tej podstawowej zasady. Tworzono różne konstrukcje księżycowe będące wynikiem różnych splotów dziejowych i żeby daleko nie szukać- "Akta miasta...x"Zgadza się, większość różnych dziwacznych zbiorów w archiwach tworzono na zasadzie odstępstw od zasady zespołowości, najczęściej były to odstępstwa całkowicie nieuzasadnione metodycznie.
Moim zdaniem jeśli dla określonych akt było by bardziej wskazane zastosować właśnie jakiegoś rodzaju konstrukcję archiwalną [czy w ogóle coś takiego w archiwistyce jest zdefiniowane?].Jedyną taką konsrtukcją może być zbiór archiwalny, a jego utworzenie może być podyktowane przede wszystkim niemożnością lub trudnością ustalenia przynależności zespołowej materiałów. Tak więc częsta w archiwach praktyka tworzenia różnych zbiorów np. dokumentów pergaminowych, katrograficznych itp. (czyli wg kryterium rodzaju materiałów archiwalnych) nie ma żadnego uzasadnienia metodycznego, bo często z łatwością można ustalić ich proweniencję.
Bo tak jest lepiej dla archiwisty opracowującego zespół,Nieraz rzeczywiście ustalenie prawidłowej przynależności zespołowej archiwaliów może sprawiać klopoty, ale z doświadczenia wiem, że łatwiejsza jest np. systematyzacja zespołu archiwalnego niż zbioru, złożonego z bardzo przypadkowych często materiałów.
dla korzystającego bo ma bliźniacze materiały w jednym zespole,Bliźniacze wg sztucznych kryteriów, narzuconych przez porządkującego archiwistę, tworzącego np. odrębny zbiór kartograficzny w sytuacji, gdy materiały aktowe, będące istotnym uzupełnieniem map są we właściwym zespole np. urzędu. W XIX w.natomiast częsta była praktyka archiwistów pruskich, którzy Generalia pozostawiali we właściwych zespołach, a Specialia wyłączali i tworzyli sztuczne zbiory (w Poznaniu mamy takie przypadki, teraz borykamy się z problemem, aby zbiory typu "Zbiór akt dot. klasztorów" i inne rozdzielić i włączyć do własciwych zespołów urzędów, gdzie jest ich naturalne i właściwe miejsce). Ukazanie kompletnego treściowego kontekstu materiałów archiwalnych może być skuteczne jedynie przez zachowanie zespołu jako organicznej całości.
wreszcie dla ewidencji bo zamiast wielu zespołów 2-3 jednostkowych, ma 1 wielu jednostkowy
i wreszcie dla osoby odpowiedzialnej za magazyn bo zespół większy łatwiej ogarnąć niż całkiem śladowy.Hmmm... :)
Nauka archiwalna rozwija się w duchu ujednolicania pracy archiwów. Jakie jednak korzyści przynosi to ujednolicanie? Jak badać pożytki płynące ze standaryzacji? Jak daleko ma iść unifikacja terminologii archiwalnej, metod kształtowania, porządkowania i opisu zasobu archiwalnego? Czy standaryzacja nie jest niszczeniem odmienności, bogactwa metod pracy, ich różnorodności? Podejście kulturowe wskazuje na archiwalia jako samoświadectwa, wspiera tych, którzy chcą nieingerowania archiwisty w sposób kształtowania zasobu archiwalnego, a także stan archiwaliów, trafiających do jego rąk. Podstawowa zasada teoretyczna archiwistyki - zasada proweniencji wydaje się ochroną różnorodności, a nie sposobem na ujednolicenie metod porządkowania.
A dla wyszukiwarki komputerowej dokunującej kwerend na poziomie tytułu jednostki, czy też obiektu jest doskonale obojętne w jakim towarzystwie (czyt. zespole) znajduje się dana jednostka czy obiekt. Czy znalazła się tam zgodnie z posznowaniem zasady proweniencji czy też nie. Badacza jednako ucieszy każda okoliczność, byle tylko mógł szybko dotrzeć do interesujących go informacji. Czas obecnie tracony obecnie na dywagacje nad ustalaniem przynależności zespołowej takich czy innych akt i będących ich pochodną różnej maści przesunięć można by ze znacznie większym pożytkiem dla badaczy wykorzystać na przyśpieszenie procesu wprowadzania książkowych inwentarzy archiwalnych do baz komputerowych nie mówiąc o roszerzeniu ciągle incydentalnej praktyki opisu jednostek na poziomie obiektów.
Mamy różnych użytkowników - nie tylko tych co szukają szybkiej informacji na zadany temat. Dlatego nowe narzędzia powinny wspierać dawne i je znacząco uzupełniać a nie sprowadzać wszystkiego do łatwości wyszukiwania.Z takiego założenia wychodzi właśnie portal www.szukajwarchiwach.pl - użytkownik szukający szybkiej informacji otrzymuje je przez wyszukiwanie proste pełnotekstowe - użytkownik który chce przeglądać zasób hierarchicznie (kontekstowo) może wykorzystać możliwość, że poziomy są ze sobą zlinkowane.
A gdzie kontekst? A gdzie wiarygodność? Przecież nawet ten sam dokument w różnych aktach sprawy i w różnych zespołach archiwalnych może mieć inne znaczenie i kontekst! Czy to naprawdę jest takie trudne?! Przecież od tego zależy też wartość dokumentacji.Całkowicie się zgadzam.
Szkoda tylko, że nieco odmiennego zdania są użytkownicy. Odsyłam w tej kwestii do pracy J. Adamus-Kowalskiej "System informacji archiwalnej w Polsce", Katowice 2011 r. Na s. 87 tejże czytamy m.in.: "Przeprowadzone w archiwach analizy potrzeb informacyjnych użytkowników wykazały, że zasada stosowana w archiwach dotycząca przynależności zespołowej i grupowania akt w obrębie zespołów archiwalnych, nie jest przydatna w poszukiwaniach archiwalnych".
Na ogół jednak ZoSIA sprawia, że czas poszukiwania odpowiedzi na pytanie, "gdzie [w którym zespole] znajdę plan Pcimia Dolnego?" skraca do minimum
Bo tak naprawdę kwestia, w którym zespole akt się coś znajduje, to jest informacja istotna i ważna dla nas - pracowników obsługi, archiwistów, magazynierów, skanerzystów, żeby poprawnie zamówić akta z magazynu. Użytkownika interesuje tylko to, by jak najszybciej i jak najprościej dotrzeć do poszukiwanych informacji. I od tego jest retro-konwersja... by to ułatwić. Ale co ja tu tłumaczę oczywiste oczywistości
Cytat: Andrzej Choniawko w Listopad 10, 2011,
Szkoda tylko, że nieco odmiennego zdania są użytkownicy. Odsyłam w tej kwestii do pracy J. Adamus-Kowalskiej "System informacji archiwalnej w Polsce", Katowice 2011 r. Na s. 87 tejże czytamy m.in.: "Przeprowadzone w archiwach analizy potrzeb informacyjnych użytkowników wykazały, że zasada stosowana w archiwach dotycząca przynależności zespołowej i grupowania akt w obrębie zespołów archiwalnych, nie jest przydatna w poszukiwaniach archiwalnych".
Bardzo jestem ciekawa, jakie to archiwa i jacy użytkownicy zostali poddani analizie...
No i przede wszystkim ciekawe byłoby poznanie metodologii tych badań...
I jeszcze jedno: czy wyjaśniono użytkownikom, co otrzymają zamiast "archiwalnej ortodoksji"...
Aby dyskusja wokół pytania "Czy zespół archiwalny jest potrzebny" nabrała rumieńców należałoby je zrelatywizować przynajmnie w kilku płaszczyznach. Przede wszystkim odnieść je do przyszłości. W końcu (nie mam tu na myśli końca XXI wieku) archiwistyka polska zacznie bez oglądania się na sankcjonowane przepisami scholastyczne dogmaty czerpać pełnymi garściami z możliwości, jakie daje technika komputerowa. A dla wyszukiwarki komputerowej dokunującej kwerend na poziomie tytułu jednostki, czy też obiektu jest doskonale obojętne w jakim towarzystwie (czyt. zespole) znajduje się dana jednostka czy obiekt. Czy znalazła się tam zgodnie z posznowaniem zasady proweniencji czy też nie. Badacza jednako ucieszy każda okoliczność, byle tylko mógł szybko dotrzeć do interesujących go informacji. Czas obecnie tracony obecnie na dywagacje nad ustalaniem przynależności zespołowej takich czy innych akt i będących ich pochodną różnej maści przesunięć można by ze znacznie większym pożytkiem dla badaczy wykorzystać na przyśpieszenie procesu wprowadzania książkowych inwentarzy archiwalnych do baz komputerowych nie mówiąc o roszerzeniu ciągle incydentalnej praktyki opisu jednostek na poziomie obiektów.Mistrz!
Tak naprawdę liczy się opis archiwalny i jego dostępność w Sieci.Nie wypada się nie zgodzić . :)
tak jak zbędny może okazać się zespół archiwalny, tak zbędna może się okazać jednostka archiwalna, sprawa, dokument ... Wystarczy zbiór liter, a w systemach informatycznych ciąg zer i jedynek ...Taaa..., można zacytować klasyka "Jednostka - zerem, jednostka - bzdurą"
Jakiś jeden określony zbiór tagów i tagować :D zapewne byłby z tego większy pożytek?taki "jakiś jeden określony" to może być np. kartoteka haseł wzorcowych lub tezaurus. Z którego będzie korzystać ZoSIA?