IFAR
Internetowe Forum Archiwalne => Archiwa Zakładowe => Wątek zaczęty przez: bela w Czerwiec 27, 2017,
-
Witam wszystkich :)
W najbliższym czasie czeka mnie archiwizacja dokumentów USC. Chodzi o karty osobowe mieszkańców (KOM) z ostatnich kilkudziesięciu lat. Czy powinnam je podzielić na lata i sklasyfikować zgodnie z obowiązującym w tym czasie JRWA, czy wszystko sklasyfikować wg obecnego wykazu pod "5341 Ewidencja ludności - BE50"?
-
A jak ta dokumentacja była prowadzona, tzn. jak wytwarzała ją kancelaria (komórka organizacyjna/pracownik)?
-
Tak po prawdzie, to żadna dokumentacja USC ale Ewidencji ludności.
Jeśli masz to ułożone miejscowościami a w ich ramach alfabetycznie to zachowaj ten układ. Karty powkładaj do teczek. Zanim minie te 50 lat to na pewno archiwa zmienią ich kategorię na A.
Jutro może jeszcze coś ci dopiszę.
-
Masz rację Bolek, to żadna dokumentacja USC, ale pomyłkę zauważyłam za późno :-[
Rzeczywiście mam to ułożone miejscowościami i alfabetycznie. Dziękuję za wskazówki - nie podziękowałam wcześniej, ponieważ byłam na urlopie :)
-
Obiecałem coś jeszcze. Takie wytyczne otrzymał jeden z urzędów po przeprowadzonej ekspertyzie na ich prośbę kart KOM a przed przekazaniem kart do archiwum zakładowego.
"Przy archiwizacji kart KOM zachować ich obecny układ oraz zastosować opis zgodny z jednolitym rzeczowym wykazem akt obowiązującym do momentu zakończenia funkcjonowania zbioru tj. symbol klasyfikacyjny 5110, hasło "Rejestry, książki, wykazy, skorowidze meldunkowe, karty osobowe mieszkańców" oraz obecnie obowiązującą kwalifikację BE50. Tytuł teczki należy doprecyzować nazwą miejscowości, ulicy, numeru mieszkania.
Karty najlepiej przekazać do archiwum zakładowego Urzędu w wiązanych teczkach bezkwasowych (zgodnie z zapisami § 15 ust. 4 pkt. 1 lit. e obowiązującej instrukcji archiwalnej). Kart w teczkach nie zszywać (zszycie utrudniłoby odczytanie treści, mogłoby też niekorzystnie wpłynąć na stan fizyczny akt).
Biorąc jednak pod uwagę, że akta nie będą zszywane, w celu uniknięcia ewentualnego późniejszego zaburzenia układu (np. w związku z ewentualnym korzystaniem z akt) należy dokonać paginacji kartotecznych zbiorów meldunkowych przed przekazaniem ich do archiwum zakładowego urzędu."
Pozdrawiam.
-
Dziękuję jeszcze raz :)
Rzeczywiście każdy numer domu do osobnej teczki? Niektóre teczki będą miały tylko jedną kartę...
-
Witam kolejny raz :)
Zastałam w archiwum pudła z USC, które nie są wciągnięte do spisu, ale mają w środku kompletną kartę spisu zd.-odb. lecz bez nadanego numeru (nie mam tego w spisie)- prawdopodobnie ktoś zapomniał tego wciągnąć. Większość nadaje się już do brakowania. Spisać z natury, czy przyjąć i wybrakować? Na pewno muszę wydzielić akta, którym nie minął jeszcze czas przechowywania. Te trzeba będzie przyjąć.
-
Dziękuję jeszcze raz :)
Rzeczywiście każdy numer domu do osobnej teczki? Niektóre teczki będą miały tylko jedną kartę...
Jak Ci będzie wygodnie. Ja bym włożył więcej i dostosował opis teczki.
-
Witam kolejny raz :)
Zastałam w archiwum pudła z USC, które nie są wciągnięte do spisu, ale mają w środku kompletną kartę spisu zd.-odb. lecz bez nadanego numeru (nie mam tego w spisie)- prawdopodobnie ktoś zapomniał tego wciągnąć. Większość nadaje się już do brakowania. Spisać z natury, czy przyjąć i wybrakować? Na pewno muszę wydzielić akta, którym nie minął jeszcze czas przechowywania. Te trzeba będzie przyjąć.
Czyli akta posiadają ewidencję, tylko oficjalnie nie zostały przyjęte do AZ. Skorzystaj z niej. Do spisu dołącz notatkę służbową.
-
Notatkę należy dołączyć do spisu zdawczo-odbiorczego? Dotychczas nie miałam okazji sporządzać notatki służbowej :-\
-
Czyli akta posiadają ewidencję, tylko oficjalnie nie zostały przyjęte do AZ. Skorzystaj z niej. Do spisu dołącz notatkę służbową.
Okazuje się, że te akta były już przeglądane - część zawartości pudeł nie zgadza się z opisem (brakuje teczek i zdarza się, że w pudle są inne dokumenty niż w opisie). Zastanawiam się, czy tym, które jeszcze nie pójdą do brakowania, zrobić zwykły spis zd.-odb. podając numery klasyfikacyjne (są na teczkach), czy raczej przyjąć spisem z natury nie podając klasy? (ale wtedy, na jakiej podstawie wpiszę czas przechowywania?).
-
Jeśli masz symbole klasyfikacyjne na teczkach, to podajesz te symbole jako znak teczki. Spis z natury wpisujemy wówczas, kiedy nie mamy klasyfikacji...
Jeśli spis nie odzwierciedla zawartości pudeł to jest do niczego... Zrób go od nowa dla dokumentacji, która musi być jeszcze przechowywana, a resztę od razu na spis dokumentacji przeznaczonej na brakowanie. Chyba, że nie chcesz na razie rozpoczynać procedury brakowania, wówczas wrzuć na spis wszystkie teczki.
-
Dziękuję. Chyba nie będę brakować, dopóki nie uzbiera się więcej.
-
Pod jaka klasę wrzucacie "Listę dowodów osobistych, wydawanych w urzędzie" i "Zawiadomienia o unieważnieniu dowodu w związku z wydaniem nowego"?
-
Pod jaka klasę wrzucacie "Listę dowodów osobistych, wydawanych w urzędzie" i "Zawiadomienia o unieważnieniu dowodu w związku z wydaniem nowego"?
Podbijam pytanie gdyż ewidencja ludności chciałaby np. Listę dowodów osobistych, wydawanych w urzędzie z lat do 2010 zarchiwizować. JRWA dla gmin
-
5344 - Obsługa dowodów osobistych
-
5344 - Obsługa dowodów osobistych
dla dokumentacji od 2011 roku to jak najbardziej taki symbol z JRWA z 2011 r., ale dla dokumentacji do 2010 r. ? może być np. 5125 - INFORMACJE, ZAWIADOMIENIA, ZAŚWIADCZENIA Z ZAKRESU WYDAWANIA DOWODÓW OSOBISTYCH
-
Sorry, nie zwróciłem uwagi na datę.
W JRWA z 1999 - 5120 "Rejestry wydanych i utraconych dowodów osobistych"
-
Sorry, nie zwróciłem uwagi na datę.
W JRWA z 1999 - 5120 "Rejestry wydanych i utraconych dowodów osobistych"
Czyli rozumiem, że jeśli pod tym hasłem umieścimy listy dowodów wysyłane kiedyś do urzędu wojewódzkiego, to będą przechowywane przez 50 lat (B50)?
-
Tak.
-
witam,
odnowię niejako wątek, bowiem i u mnie pojawił się temat starych dowodów osobistych i KOM-ów.
Jak zatem opisywać się powinno te koperty dowodowe? koperty są stare, więc zapewne trzeba przepakować (lata do 1979 włącznie, zgodnie z JRWA z 2011r.). Zapewne ułożyć w środku i spaginować, inaczej archiwum nie przyjmie. Ale co w opisie koperty? Na tych starych są: numery dowodu, imię i nazwisko osoby, data założenia koperty i ew. data zgonu (nie zawsze). No i nie do końca jest to ułożone wg. numerów dowodów i jest w tym trochę bajzlu. Pewnie na każdej trzeba by było nadać datę zgonu, aby wiedzieć kiedy minie okres do ekspertyzy (lata 1980-2010)?
Te po 1980 można by ew. pozostawić w starych kopertach, bo nowe to będą straszne koszty ze względu na ilość (pewnie w tysiącach...).
Tak samo przypuszczam z KOM-ami...
Jedno w tym jest pocieszające: do AZ i tak musi trafić uporządkowane, opisane i przepakowane, więc jak tak prowadzili od lat, to muszą ją w USC wyprostować...
pozdrawiam
-
Jak znajdę to podeślę Ci wytyczne.
Ps. Czy twoje AP nie ma jakiś wytycznych skoro będą je przejmować?
-
Udało mi się odszukać na komputerze informacje na temat kart KOM i kopert dowodowych. Sprawy te były już kiedyś poruszane tutaj na forum.
W piśmie na temat kopert dowodowych należy zwrócić uwagę, że zostało ono stworzone w 2012 roku a 3 lata później wyszło nowe rozporządzenie więc np. zmieni się wzór spisu zdawczo-odbiorczego, itp.
-
Super, dziękuję bardzo :)