IFAR

Internetowe Forum Archiwalne => Archiwa Zakładowe => Wątek zaczęty przez: jjdtmrc w Wrzesień 12, 2015,

Tytuł: pytania młodego adepta
Wiadomość wysłana przez: jjdtmrc w Wrzesień 12, 2015,
Witam,

to mój pierwszy post na forum. Obecnie jestem młodziutkim pracownikiem wydziału komunikacji w starostwie powiatowym. W naszym starostwie nie istnieje archiwum zakładowe (istnieje natomiast budynek, który wygląda jak składowisko makulatury) oraz póki co nie ma osoby odpowiedzialnej za archiwum. Protokół kontroli AZ przeprowadzonego przez AP nie zostawia suchej nitki na naszym archiwum (które, zgodnie z protokółem nie istnieje :'(  ). Teraz to ja będę odpowiedzialny za nasze archiwum. Na kursy archiwalne będę wydelegowany do AP za jakiś czas. Ustawę z 1983przeczytałem, instrukcję kancelaryjną z 2011 przeczytałem, forum i portale o archiwizacji przejrzałem, więcej grzechów nie pamiętam.

Mimo to, mam pytanie i proszę o pomoc.

Np. w "archiwum" leżą teczki wydziału komunikacji wyrejestrowanych pojazdów. Po przejrzeniu rozporządzenia o instrukcji błyskotliwie zauważyłem, że dok. rej. poj. to BE10. Pomyślałem więc, że po co układać, spisywać i zajmować się tą dokumentacją (spisów z.-o. oczywiście też nie ma, chociaż legenda głosi, że kiedyś "chyba były"), skoro można by poprosić AP o brakowanie tych akt. Dobrze myślę?

Dalej, w archiwum leżą akta dotyczące praw jazdy osób, które kopnęły już w kalendarz. Akta te leża związane sznurkiem, każda osoba w swojej kopertce. U nas wygląda to tak, że gdy nagromadzi się z jakieś 50 kopert to przychodzi Pan Mietek - konserwator i wrzuca to, do któregoś kąta w archiwum. Spisów z.-o. nikt nie robi. Czy to może oznaczać, że te spisy do akt, które już są w tym archiwum będę miał teraz zrobić ja?

Następnie, pytanie techniczne. Akta praw jazdy są w kopertach. Czy mam teraz to z tych kopert wyciągnąć i każdą osobę przedziurkować, wyjąć elementy metalowe itd. i związać każdą osobę w osobną teczkę? Czy to ma sens, bo to też BE10.

No i następne pytanie, na które muszę szybko odpowiedź. Co mi będzie potrzebne? Już przejrzałem forum i wiem, że bez teczek i kartonów z tektury bezkwasowej oraz białej tasiemki bawełnianej niebarwionej się nie obejdzie. Co jeszcze? Zaznaczam, że w moim archiwum nie ma nic.

Proszę o pomoc, buziaczki.
Tytuł: Odp: pytania młodego adepta
Wiadomość wysłana przez: jjdtmrc w Wrzesień 13, 2015,
Jeszcze raz proszę o pomoc, bo u mnie w starostwie nikt mi na te pytanie nie odpowie. Przepraszam za post pod postem.
Tytuł: Odp: pytania młodego adepta
Wiadomość wysłana przez: Aleksander81 w Wrzesień 14, 2015,
Witam!
Najważniejsze by w waszym urzędzie były normatywy kancelaryjne (instrukcja archiwalna, instrukcja kancelaryjna, jrwa) według tych dokumentów należy pracować, to w nich zawarte powinny być informacje jak powinny być przygotowane dokumenty kat B3, B5, B10 lub BE10, BE5 oraz dokumenty o wyższych kategoriach tzn B25, B50 itd. czy kategoria A. Przy kategoriach B3, B5, B10 nie ma dużo pracy ale przy kategoriach o dłuższym okresie przechowywania niestety  jest więcej pracy (zapis w mojej instrukcji archiwalnej mówi że przy kategorii wyższej niż B10 należy akta przygotować tak samo jak kategorię A). Więc wszystko zależy od waszej instrukcji archiwalnej. Teczki i pudła z tektury bezkwasowej używa się dla kategorii A dla pozostałych kategorii o niższym okresie przechowywania używa się teczek i pudeł zwykłych (tzn. pudła z tektury trójwarstwowej, teczki zwykłe,) na pewno potrzebne  Ci będzie sznurek (dratwa) dobrze też zaopatrzyć się w igłę szewską, klipsy archiwalne, dużą ilość ołówków i podstawowe artykuły nożyczki, dziurkacz itd.
Wszystkie dokumenty należy spisać na spis przed wysłaniem prośby o wybrakowanie dokumentacji. Po zatem musisz wiedzieć co masz w archiwum zakładowym, jakie dokumenty tam się znajdują, na pewno po kontroli AP dostaliście protokół pokontrolny w którym jest informacja co i jak musicie poprawić, najlepiej skontaktować się też z pracownikiem AP do którego jesteście przypisani. 

Pamiętaj że z dniem 1 października wchodzi w życie znowelizowana ustawa z marca tego roku, na tą chwilę czekamy tylko na akty wykonawcze do tej ustawy. 
Tytuł: Odp: pytania młodego adepta
Wiadomość wysłana przez: aleksandra.nina w Wrzesień 14, 2015,
poprawka nowelizacja wchodzi w życie 1 listopada 2015 roku :)

jjdtmrc znając sprawę z autopsji (podobny problem miałam u mnie) niech starostwo zainwestuje w profesjonalny dziurkacz, który dziurkuje na 4 dziurki jednorazowo 300 kartek, inaczej się zamęczysz z biurowym sprzętem.
Jako starostwo działacie na podst. instrukcji kancelaryjnej i archiwalnej z 2011 tam masz wszystko opisane jak postępować z dok. wytworzoną w systemie tradycyjnym.
Uważaj na zmiany w regulaminie organizacyjnym. Zapewne nazwy wydziałów przez lata ulegały zmianie, zatem musisz podzielić dokumentację zgodnie z wydziałami. Najprawdopodobniej znajdziesz u siebie akta odziedziczone po byłym Urzędzie Rejonowym, które musisz archiwizować na podst RWA obowiązującego w tamtym okresie.
Czyli najlepiej jak zaczniesz od zapoznania się ze schematem organizacyjnym swojej jednostki i jego zmianami.
Tytuł: Odp: pytania młodego adepta
Wiadomość wysłana przez: Jarek w Wrzesień 14, 2015,
Coście się tak uparli na to dziurkowanie? Poczytajcie tu:
http://archiwa.gov.pl/pl/component/content/article/226-zabezpieczanie-dokumentacji/3933-techniki-laczenia-dokumentacji.html?template=archiwa_home

Cytuj
wskazanym jest: (...) pozostawianie dokumentacji papierowej luzem
(...)
nie jest wskazanym dziurkowanie dokumentacji tylko po to, by ją połączyć dla celów przechowywania w archiwum.

Co do reszty: przeczytaj najpierw instrukcję archiwalną.
Tytuł: Odp: pytania młodego adepta
Wiadomość wysłana przez: aleksandra.nina w Wrzesień 14, 2015,
i tak decyzja należeć będzie do AP :) ja u siebie muszę dziurkować :)
Tytuł: Odp: pytania młodego adepta
Wiadomość wysłana przez: marcia w Wrzesień 14, 2015,
U mnie też dziurkujemy, a raczej dostajemy już podziurkowane. Nie raz widziałam teczkę kat. A spiętą plastikowymi klipsami, jak po wyjęciu z pudła się się rozwaliła w rękach. Rorzumiem ideę trzymania luzem ale przy aktach, z których często korzysta roztargniony pracownik, boję się tego podejścia ;)
Tytuł: Odp: pytania młodego adepta
Wiadomość wysłana przez: stany w Wrzesień 14, 2015,
U mnie jeszcze w Urzędzie Rejonowym nie sznurowaliśmy, oczywiście wg. zaleceń AP, chodzi o kat A, a z B to różnie, zależy jakie dokumenty.
Tytuł: Odp: pytania młodego adepta
Wiadomość wysłana przez: Bolek w Wrzesień 14, 2015,
Witam,
to mój pierwszy post na forum. Obecnie jestem młodziutkim pracownikiem wydziału komunikacji w starostwie powiatowym. W naszym starostwie nie istnieje archiwum zakładowe (istnieje natomiast budynek, który wygląda jak składowisko makulatury) oraz póki co nie ma osoby odpowiedzialnej za archiwum. Protokół kontroli AZ przeprowadzonego przez AP nie zostawia suchej nitki na naszym archiwum (które, zgodnie z protokółem nie istnieje :'(  ). Teraz to ja będę odpowiedzialny za nasze archiwum. Na kursy archiwalne będę wydelegowany do AP za jakiś czas. Ustawę z 1983przeczytałem, instrukcję kancelaryjną z 2011 przeczytałem, forum i portale o archiwizacji przejrzałem, więcej grzechów nie pamiętam.
Przede wszystkim poproś o protokoły z kontroli AZ przez właściwe miejscowo AP oraz zalecenia pokontrolne. Być może będą tam zapisy, które zwolnią cię z części prac np. typu "zwrócić akta wydziału XXX pracownikom celem naniesieni poprawek.

Cytuj
Np. w "archiwum" leżą teczki wydziału komunikacji wyrejestrowanych pojazdów. Po przejrzeniu rozporządzenia o instrukcji błyskotliwie zauważyłem, że dok. rej. poj. to BE10. Pomyślałem więc, że po co układać, spisywać i zajmować się tą dokumentacją (spisów z.-o. oczywiście też nie ma, chociaż legenda głosi, że kiedyś "chyba były"), skoro można by poprosić AP o brakowanie tych akt. Dobrze myślę?
Nie wiem jak AP do tego podchodzi ale powinna być aktualna ewidencja całej dokumentacji przechowywanej w AZ. Ponadto musisz mieć świadomość, że wszystko co ma kategorię BE musi przejść przez ekspertyzę archiwum państwowego. Nawet nie umieszczaj tego na wniosku na brakowanie bo z miejsca ci to odrzucą. Musisz wystąpić z wnioskiem o ekspertyzę.

Cytuj
Dalej, w archiwum leżą akta dotyczące praw jazdy osób, które kopnęły już w kalendarz. Akta te leża związane sznurkiem, każda osoba w swojej kopertce.
Tutaj może być tak, że po przeprowadzeniu ekspertyzy przez AP będziesz musiał przykładowe akta zakwalifikować do kategorii A - według kryteriów podanych przez AP i wówczas pozostałe będziesz mógł wybrakować.
Cytuj
U nas wygląda to tak, że gdy nagromadzi się z jakieś 50 kopert to przychodzi Pan Mietek - konserwator i wrzuca to, do któregoś kąta w archiwum.
Niestety niedopuszczalne jest aby ktoś nieupoważniony wchodził do AZ i cokolwiek tam zostawiał. Albo zabierał. Jeśli zdarzy ci się to podczas twojej nieobecności sporządzaj notatki bo może ci się to przydać.
Cytuj
Spisów z.-o. nikt nie robi.
Akt bez spisów nie przyjmuj. Gdy ci podrzucą. Oddaj.
Cytuj
Czy to może oznaczać, że te spisy do akt, które już są w tym archiwum będę miał teraz zrobić ja?
W 100% raczej tak, jeśli nikt tego wcześniej nie egzekwował.

Cytuj
Następnie, pytanie techniczne. Akta praw jazdy są w kopertach. Czy mam teraz to z tych kopert wyciągnąć i każdą osobę przedziurkować, wyjąć elementy metalowe itd. i związać każdą osobę w osobną teczkę? Czy to ma sens, bo to też BE10.
Doprecyzuj. Czy są to tylko wnioski o wymianę praw jazdy z załączonym starym unieważniony prawem jazdy czy konkretne teczki kierowców?

No i następne pytanie, na które muszę szybko odpowiedź. Co mi będzie potrzebne? Już przejrzałem forum i wiem, że bez teczek i kartonów z tektury bezkwasowej oraz białej tasiemki bawełnianej niebarwionej się nie obejdzie. Co jeszcze? Zaznaczam, że w moim archiwum nie ma nic.

Proszę o pomoc, buziaczki.
Tytuł: Odp: pytania młodego adepta
Wiadomość wysłana przez: jjdtmrc w Wrzesień 14, 2015,
Ooo, dziękuję za falę odpowiedzi.

Przeczytałem protokół pokontrolny (zalecenia pokontrolne, które miały być zamieszczone w osobnym piśmie zniknęły, może się jeszcze znajdą). Ustaleniem kontroli jest m.in., że "normatywy kancelaryjno-archiwalne nie są stosowane". Z tego co zauważyłem to rozporządzenie z 18.01.2011 jest stosowane bezpośrednio. Nie mamy żadnej swojej własnej, wewnętrznej instrukcji kancelaryjnej, archiwalnej i jrwa. Nie mamy też koordynatora czynności kancelaryjnych. Czy może pierwszym krokiem nie powinno być stworzenie jakiejś własnej instrukcji archiwalnej?

Cytuj
Doprecyzuj. Czy są to tylko wnioski o wymianę praw jazdy z załączonym starym unieważniony prawem jazdy czy konkretne teczki kierowców?

Są to teczki (koperty) z wszystkimi aktami kierowców, którym się już było umrzeć. Wydaje mi się, że już wiem. Po prostu te koperty z aktami powkładam do pudeł na wierzch spis spraw i tyle. Tak?

A propos, w spisie spraw, każdy zmarły będzie osobną sprawą?
Tytuł: Odp: pytania młodego adepta
Wiadomość wysłana przez: MarcinP w Wrzesień 14, 2015,
Należałoby postawić pytanie: gdzie podziewał się sekretarz tego szacownego starostwa, w którym nie powołano archiwum zakładowego? Taki sekretarzyna powinien wylecieć z urzędu (już pomijam odpowiedzialność kierownika jednostki). Wstyd.
A teraz po kolei:
1) akta ewidencyjne pojazdów, zapakowane w kopertach, należy zewidencjonować w spisach zdawczo-odbiorczych tworząc np. osobne spisy dla każdego roku kalendarzowego wyrejestrowanych pojazdów i spisy takie przekazać do archiwum zakładowego;
2) nie uzyskasz zgody na wybrakowanie dokumentacji, ponieważ nie ma wytycznych co do przeprowadzenia ekspertyzy ww. dokumentów;
3) wszystkie dokumenty, którzy mają być przeznaczone do brakowania, najpierw muszą być zewidencjonowane (żeby było "czarno na białym", co będzie niszczone);
4) akta zmarłych kierowców również należy spisać i przekazać do archiwum zakładowego;
5) nie musisz wyjmować elementów metalowych itd. - wymóg dotyczy dokumentacji o okresie przechowywania dłuższym niż 10 lat;
6) nie twórz spisów spraw, jeśli na dokumentach nie ma znaków spraw i spisów takich nie zakładano i nie prowadzono (w komórkach do spraw praw jazdy i rejestracji pojazdów na ogół sprawy nie były zakładane - każdy pojazd miał swoją kopertę/teczkę i każda osoba, która otrzymała prawo jazdy);
7) trzeba po prostu spisać w formie spisów zdawczo-odbiorczych koperty/teczki umieszczając każdą kopertą/teczkę, jako odrębną pozycję na spisie - to najprostszy sposób.
Tytuł: Odp: pytania młodego adepta
Wiadomość wysłana przez: jjdtmrc w Wrzesień 15, 2015,
Dziękuje, za odpowiedź. Czyli tworząc spisy będzie się to wiązać z tym, że będę musiał pobiegać po wydziałach starostwa i zdobyć wszystkie pokemony, bo na spisach z.-o. są miejsca na podpisy kierowników. A gdy ktoś nie będzie chciał podpisać?
Tytuł: Odp: pytania młodego adepta
Wiadomość wysłana przez: Jarek w Wrzesień 15, 2015,
Powtórzę: przeczytaj najpierw instrukcję archiwalną. Tam są odpowiedzi na większość Twoich pytań.
Tytuł: Odp: pytania młodego adepta
Wiadomość wysłana przez: jjdtmrc w Wrzesień 16, 2015,
Czy taki asortyment na początek wystarczy? wszystko z beskidplus.

?   okładka archiwizacyjna na poszyty z otworami;
?   klipsy archiwizacyjne;
?   taśma bawełniana niebarwiona;
?   igły do zszywania akt;
?   pudła z wiekiem do przechowywania akt;
?   dziurkacz do dużej ilości papieru;
Tytuł: Odp: pytania młodego adepta
Wiadomość wysłana przez: Robert2000 w Wrzesień 16, 2015,
Firma Beskid - ulubiona firma NDAP.
Tytuł: Odp: pytania młodego adepta
Wiadomość wysłana przez: Bolek w Wrzesień 16, 2015,
Przeczytałem protokół pokontrolny (zalecenia pokontrolne, które miały być zamieszczone w osobnym piśmie zniknęły, może się jeszcze znajdą).

Co to za urząd, że dokumentacja przeprowadzonej kontroli jest zdekompletowana !
Porażka totalna.
Cytuj
Z tego co zauważyłem to rozporządzenie z 18.01.2011 jest stosowane bezpośrednio. Nie mamy żadnej swojej własnej, wewnętrznej instrukcji kancelaryjnej, archiwalnej i jrwa. Nie mamy też koordynatora czynności kancelaryjnych. Czy może pierwszym krokiem nie powinno być stworzenie jakiejś własnej instrukcji archiwalnej?
Rozporządzenie dotyczy was bezpośrednio. A w szczególności jego załączniki nr 1, 3 i 6. Żadne inne normatywy kancelaryjno-archiwalne. Dowiedz się czy kierownik jednostki (czyli starosta) zarządzeniem wyznaczył system wykonywania czynności kancelaryjnych (tradycyjny czy EZD) i czy wyznaczono koordynatora czynności kancelaryjnych. Jeśli jesteś wyznaczony na archiwistę to ty nim (tj. koordynatorem) zostaniesz.
Ponadto musisz z kierownikami poszczególnych referatów ustalić terminarz przekazywania dokumentacji do archiwum zakładowego (jak starosta wprowadzi taki terminarz zarządzeniem to jeszcze lepiej). Z innych rzeczy to w przyszłym roku kończy się 5 letni okres dostosowania lokalu AZ do wymogów rozporządzenia. I tak na marginesie: zaprowadź rejestr temperatury i wilgotności w archiwum zakładowym, ponadto zmieniły się też wzory wykazu spisów zdawczo-odbiorczych oraz spisów zdawczo-odbiorczych. Miej to na uwadze.

Cytuj
Są to teczki (koperty) z wszystkimi aktami kierowców, którym się już było umrzeć. Wydaje mi się, że już wiem. Po prostu te koperty z aktami powkładam do pudeł na wierzch spis spraw i tyle. Tak?
A propos, w spisie spraw, każdy zmarły będzie osobną sprawą?
To zależy jak w wydziale to rejestrowali. Czy każda osoba była osobną teczką czy w ramach roku 1 osoba to 1 sprawa.[/quote]
Tytuł: Odp: pytania młodego adepta
Wiadomość wysłana przez: jjdtmrc w Wrzesień 17, 2015,
Mamy system tradycyjny wspierany EZD, nie mamy osoby koordynującej.
Tytuł: Odp: pytania młodego adepta
Wiadomość wysłana przez: jjdtmrc w Wrzesień 17, 2015,
Cytuj
Z innych rzeczy to w przyszłym roku kończy się 5 letni okres dostosowania lokalu AZ do wymogów rozporządzenia.
Cytuj

Z czego to wynika?

To zależy jak w wydziale to rejestrowali. Czy każda osoba była osobną teczką czy w ramach roku 1 osoba to 1 sprawa.
[/quote]

Jedna osoba, jedna sprawa.
Tytuł: Odp: pytania młodego adepta
Wiadomość wysłana przez: EwelinaP w Wrzesień 17, 2015,
Co do podpisów pod spisami zd-odb., to ja porządkując dokumentację, która już była w archiwum (swoją drogą też ktoś kiedyś przynosił teczki bez ładu i składu), nanoszę na spis informację, że jest on sporządzony z natury i podpisuję tylko ja.
Co do akt pojazdów i kierowców, to u nas każdy ma osobną teczkę. Sygnaturę takiej teczki dodatkowo pracownicy wydz. komunikacji umieszczają w cepiku. Powiem szczerze, że od kiedy dyrektor wydziału i bardzo skrupulatne pracownice wzięli się za pracę w swoim "składzie dokumentów", to do archiwum trafiają jedne z najlepiej przygotowanych teczek, jakie widziałam w życiu!
Szczerze współczuję (nie tyle pracy, co przełożonych) i życzę powodzenia!
Tytuł: Odp: pytania młodego adepta
Wiadomość wysłana przez: Bolek w Wrzesień 17, 2015,
Z innych rzeczy to w przyszłym roku kończy się 5 letni okres dostosowania lokalu AZ do wymogów rozporządzenia.
Cytuj
Z czego to wynika?

Z Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie Instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz Instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U. 2011, Nr 14, poz. 67) - § 6.9 "Lokal archiwum zakładowego niespełniający wymogów rozporządzenia należy dostosować do tych wymogów w terminie 5 lat od dnia wejścia w życie rozporządzenia". A wymogi masz określone w załączniku nr 6 do rozporządzenia w Rozdziale 3 - Lokal archiwum zakładowego.

Cytuj
Jedna osoba, jedna sprawa.
Trudno mi sobie wyobrazić ile musiała by mieć taka teczka grubości lub na ile tomów to podzielić. Nie chcę Ci tutaj czegokolwiek doradzać. archiwum może mieć inne zdanie. Najlepiej zadzwoń do nadzoru Archiwum Państwowego, które was kontroluje i niech oni ci poradzą jak to najlepiej zrobić. W końcu przychodzą na kontrolę
Tytuł: Odp: pytania młodego adepta
Wiadomość wysłana przez: jjdtmrc w Wrzesień 17, 2015,
A jak nie wprowadzi się takich zmian zgodnie z rozporządzeniem to starostwo może ponieść jakieś konsekwencje? AP chyba nie nakłada kar.
Tytuł: Odp: pytania młodego adepta
Wiadomość wysłana przez: Bolek w Październik 13, 2015,
Archiwum nie, ale może wnieść do organu was nadzorującego z wnioskiem o zastosowanie środków nadzoru zmierzającego do usunięcia stwierdzonych w trakcie kontroli nieprawidłowości. (art 21c.8 w ustawie archiwalnej po nowelizacji).
Tytuł: Odp: pytania młodego adepta
Wiadomość wysłana przez: szycha w Październik 13, 2015,
Archiwum nie, ale może wnieść do organu was nadzorującego z wnioskiem o zastosowanie środków nadzoru zmierzającego do usunięcia stwierdzonych w trakcie kontroli nieprawidłowości. (art 21c.8 w ustawie archiwalnej po nowelizacji).

Może i będzie mogło ale od 1 listopada;) a być może i później bo tego rodzaju środek pewnie mogliby zastosować po kontroli, która będzie miała miejsce w terminie już po wejściu w życie nowelizacji ustawy;)
Tytuł: Odp: pytania młodego adepta
Wiadomość wysłana przez: Dorota2302 w Luty 16, 2023,
Witam. W związku z powyższymi informacjami mam pytanie - wydział komunikacji dotychczas przekazywał dokumenty z ewidencjonowania kierowców wkładając wszystkie koperty z osobami które zmarły w danym roku(nr. 2020) do pudła archiwizacyjnego, ile się zmieściło i wpisując na spisie z-o  wszystkie pudła w w jednym wierszu a w kolumnie daty skraje od do - wpisywali 2020. Dodatkowo dołączali do spisu załącznik - zestawienie zmarli z całego powiatu z 2020 roku i wpisywali tam imię, nazwisko, pesel, adres zam., nr. prawa jazdy i data zgonu.
Nie wiem tak naprawdę czy taka forma jest prawidłowa. A jeśli nie to jaka powinna być prawidłowa?