IFAR
Internetowe Forum Archiwalne => Archiwa Zakładowe => Wątek zaczęty przez: archiwumUM w Lipiec 19, 2019,
-
Co robicie z dokumentacją przechowywaną w komórce merytorycznej, której termin zdania do AZ minął jakiś czas temu? Jest to najprawdopodobniej dokumentacja jeszcze z czasów JRWA z 1999/2003 o kat. B. Czy przyjąć taką dokumentację na stan AZ na spisie z-o, a dopiero potem złożyć wniosek o brakowanie do AP? Czy też ktoś stosował wyjście, że trafiała ona bezpośrednio z komórki na brakowanie, bo np. minął termin przechowywania przewidziany w JRWA, bo podobno takie wcześniej stosowano sposoby (było przekazywane zapytanie do AP o brakowanie, ale dokumentacja nie trafiała jak gdyby na stan AZ)? Takie pytanie dostałem właśnie z tej komórki.
-
Witam,
z tego co mówiono na kursie to takiej dokumentacji nie należy przyjmować do archiwum zakładowego. Trzeba złożyć wniosek na brakowanie z zaznaczeniem że jest to spis z natury.
-
No właśnie, dlatego moje zapytanie - część osób "wciąga" takie dokumenty na stan AZ, na podstawie spisów z-o; część sporządza tzw. spis z natury i wysyła do zatwierdzenia do AP w celu dalszego brakowania. Z tym, że ja jeszcze nie robiłem w tym roku brakowania dokumentacji, która znajduje się na stanie AZ. Może dlatego myślę najpierw o przyjęciu takiej dokumentacji na spisach z-o do AZ, a następnie łącznie wysłać wniosek o brakowanie do AP. Czy tak też można postąpić?
-
Dzień dobry, proszę nie wciągać tego do archiwum zakładowego. Jeśli do tej pory, komórka nie przekazała tych dokumentów do archiwum i nieoczekiwanie je znalazła, to niech teraz z pozycji komórki występuje o brakowanie. Wyjątek: akta, które po 2011 roku stały się dokumentacją kat. A. pozdrawiam. djs
-
Dzień dobry, proszę nie wciągać tego do archiwum zakładowego. Jeśli do tej pory, komórka nie przekazała tych dokumentów do archiwum i nieoczekiwanie je znalazła, to niech teraz z pozycji komórki występuje o brakowanie. Wyjątek: akta, które po 2011 roku stały się dokumentacją kat. A. pozdrawiam. djs
Czyli to ta komórka wysłałaby wniosek o brakowanie do AP wraz ze spisem tej dokumentacji? A jakiś spis (kopię) do dokumentacji AZ przyjąć potem, że było coś takiego robione z poziomu komórki?
-
Tak, jeśli jest u was koordynator czynności kancelaryjnych, to on to powinien w ramach konsultacji z komórką przeprowadzić. Sprawdzić, czy zrobili dobrze, bo przecież, jeśli procedura będzie do bani, to tylko narobicie sobie wstydu w AP. Archiwista nie ma obowiązku wyręczania komórki z czynności należących do referenta (do aktotwórcy), ale zerknąć powinien. Liczy się praktyka! Archiwum zakładowe powinno mieć kopię wniosku o brakowanie, kopię zgody AP, kopię spisów zdawczo-odbiorczych - przynajmniej po to, aby wiedzieć ile mb akt i jakich poszło do utylizacji. UWAGA! Proszę sprawdzać, czy jest pisemna zgoda aktotwórcy na brakowanie (podpis kierownika komórki) i klauzula bezużyteczności w pracy bieżącej lub w procedurach sądowych! Pozdrawiam. djs
-
Dziękuję za pomoc
-
Proponuję skonsultować się z Archiwum Państwowym w tej sprawie, bo np moje nie pozwala na takie praktyki.
W moim urzędzie tylko archiwista ma w zakresie czynności uprawnienie do inicjowania brakowania, sporządzania dokumentacji i prowadzenia spraw związanych z brakowaniem (dodam, że obowiązuje mnie instrukcja kancelaryjna z 18 stycznia 2011 roku)
To archiwum zakładowe wyznacza termin przekazywania dokumentacji z komórek i archiwista musi przypilnować żeby oddawane akta były kompletne, jeżeli nie dopełniono tego, to archiwum zakładowe powinno odmówić przyjęcia a jeżeli przymknięto oko trzeba jakoś naprawić
Spotykałam się z takimi przypadkami. Wcześniej robiłam spis dokumentacji do brakowania w komórce bez wpisywania sygnatur archiwalnych w spisie, tylko z adnotacją że jest to spis z natury, powoływana była jeszcze wtedy komisja do brakowania i z poziomu archiwum wysyłałam wniosek o wydanie zgody na zniszczenie (a dokumenty leżały w komórce i miałam na nie szczególne baczenie :) do czasu otrzymania zgody)
Teraz wszystko co brakuję wciągam na stan archiwum - w dobie komputerów to nie jest dużo pracy a ja mam większy "porządek w papierach"
w instrukcji archiwalnej jest zaznaczone, że są to obowiązki archiwisty (czasami archiwisty nie ma w jednostce w ogóle i też jakoś trzeba sobie poradzić)
-
Proponuję skonsultować się z Archiwum Państwowym w tej sprawie, bo np moje nie pozwala na takie praktyki.
W moim urzędzie tylko archiwista ma w zakresie czynności uprawnienie do inicjowania brakowania, sporządzania dokumentacji i prowadzenia spraw związanych z brakowaniem (dodam, że obowiązuje mnie instrukcja kancelaryjna z 18 stycznia 2011 roku)
To archiwum zakładowe wyznacza termin przekazywania dokumentacji z komórek i archiwista musi przypilnować żeby oddawane akta były kompletne, jeżeli nie dopełniono tego, to archiwum zakładowe powinno odmówić przyjęcia a jeżeli przymknięto oko trzeba jakoś naprawić
Spotykałam się z takimi przypadkami. Wcześniej robiłam spis dokumentacji do brakowania w komórce bez wpisywania sygnatur archiwalnych w spisie, tylko z adnotacją że jest to spis z natury, powoływana była jeszcze wtedy komisja do brakowania i z poziomu archiwum wysyłałam wniosek o wydanie zgody na zniszczenie (a dokumenty leżały w komórce i miałam na nie szczególne baczenie :) do czasu otrzymania zgody)
Teraz wszystko co brakuję wciągam na stan archiwum - w dobie komputerów to nie jest dużo pracy a ja mam większy "porządek w papierach"
w instrukcji archiwalnej jest zaznaczone, że są to obowiązki archiwisty (czasami archiwisty nie ma w jednostce w ogóle i też jakoś trzeba sobie poradzić)
Rozumiem, no ja jestem archiwistą od półtora roku. Sytuacja wyszła taka, że gdy ja przyszedłem, to poprzedniej archiwistki już nie było, czyli nawet nie było bezpośredniego kontaktu. Potem był remont pomieszczenia Archiwum, więc zacząłem dopiero przenosić wszystko i układać na nowych regałach. Teraz dopiero wziąłem się za sprawdzanie we wszystkich komórkach i znajdują się tam właśnie takie "kwiatki". Powoli ogarniam to wszystko. I dlatego też wynikło moje zapytanie.
-
Komórka merytoryczna, która znalazła dokumentację u siebie w szafach przekazuje tą dokumentację do archiwum zakładowego na spisach zdawczo-odbiorczych (3 egzemplarze kat. B i 4 egzemplarze kat. A). Jeśli jest to dokumentacja z przed wejścia w życie Rozporządzenia PRM z 18 lutego 2011 r. komórka musi dokonać weryfikacji tej dokumentacji w oparciu o obowiązujący jrwa i zmienić kategorię archiwalną jeśli taka jest potrzeba (np. z B5 na B10, z B na BE lub nawet na A). Kategorię A bezwzględnie niech ci oddadzą uporządkowaną zgodnie z przepisami. Nie daj sobie wrzucić dokumentacji nieuporządkowanej ani nie zweryfikowanej o nowy jrwa. To w końcu komórka wie jak obecnie rejestruje sprawy, które prowadzi. Dopiero jak przyjmiesz dokumentację na stan AZ, występujesz z wnioskiem na brakowanie w porozumieniu z kierownikami komórek, których dokumentację będziesz brakować.
-
Czyli rozumiem, że powinni najpierw sprawdzić czy obecnie nie ma wyższej kategorii przy danej dokumentacji i ewentualnie - gdy taki przypadek będzie - to zmienić ja na wyższą, obecnie obowiązującą? Do tej pory mieli tylko B. Miejmy nadzieję, że nic im nie zmieniło kategorii na A. A gdyby taka sytuacja wynikła, to pod jakim symbolem - nowym już, jak myślę?
-
Zmienia się tylko kategoria. Tytuły symbole pozostają z poprzedniego jrwa.
-
Witam, moje AP zaleciło, żeby przyjmować wszystko na stan AZ. Nawet dokumenty, które długo zalegają w komórkach. A następnie pisać wnioski o wybrakowanie zgodnie z procedurą :)
-
Witam, moje AP zaleciło, żeby przyjmować wszystko na stan AZ. Nawet dokumenty, które długo zalegają w komórkach. A następnie pisać wnioski o wybrakowanie zgodnie z procedurą :)
Tak też już robię. Dzięki.
-
Cześć :) Chciałam nawiązać do tej wypowiedzi, gdzie jedna z Pań wspominała, że dokumenty leżały w komórce org i występowała o zgodę na brakowanie.
Ostatnio kontrolerka z AP właśnie wspomniała mi (kilka razy), że można brakować prosto z komórki i że komórka nie musi tego przekazywać do Archiwum.
Chciałabym tak zrobić, bo u mnie brak miejsca, a akurat będę występować o brakowanie.
Czyli jak mam wypełnić spis? Tam jest rubryka (pierwsza kolumna) o nazwie "nr i liczba spisu zd-odb" - to rozumiem, że tu stawiam kreskę.
Ale czy muszę w piśmie przewodnim napisać, że te dokumenty znajdują się w tej i tej komórce org? Czy to będzie się rozumieć samo przez się?
Dzwoniłam tam teraz, ale chyba już wyszła do domu ;)
-
Zgodnie z rozporządzeniem MKiDN z 20.10.2015 (par. 9, ust. 4, pkt 5, lit c) spis na brakowanie zawiera informację o sygnaturze archiwalnej, a jeżeli nie była stosowana ? informację, że spis powstał z natury.
Zgodnie z tą zasadą w sytuacji gdy brakowaniu podlega dokumentacja nie przekazana na stan AZ zamiast sygnatury archiwalnej wpisuję formułkę "spis z natury".
Na wniosku o brakowanie, anie w piśmie przewodnim do AP nie ma obowiązku podawania lokalizacji brakowanej dokumentacji, nie jest ona w żaden sposób istotna w procesie wydawania zgody na brakowanie.
-
Odświeżę wątek, bo mam konkretne pytania, które też dotyczą starej dokumentacji. Mianowicie podchodzę do brakowania dokumentacji odziedziczonej, która powinna być już dawno wybrakowana. Pochodzi ona z trzech różnych firm, będą to odrębne spisy (w zależności od kategorii rzecz jasna - w obrębie firmy jeden spis B5 i jeden spis B10). Czy w związku z tym mogę ująć to w jednym wniosku o brakowanie, wyszczególniając w nim tylko nazwy tych firm i opisać wszystkie spisy w załącznikach? Czy muszę sporządzać osobne wnioski? (co wydaje mi się trochę bez sensu). I kolejne pytanie - dokumentacja pochodzi z czasów obowiązywania poprzedniego wykazu akt (z 1997 r.), firmy były likwidowane w latach 2008-2010, więc nawet nie było przymiarek do nowego (z 2017 r.) - na logikę jako podstawę kwalifikacji dokumentacji powinnam podać wykaz z 1997 r., czy mylę się i powinnam to wszystko przekwalifikować zgodnie z wykazem z 2017 r.?
-
Dla każdego aktotwórcy odrębny wniosek lub wnioski (w ramach każdego aktotwórcy osobne dla kat. B, BC, BE).
Podstawą kwalifikacji będzie ten wykaz wg którego nadawane były kategorie archiwalne (należy wziąć pod uwagę również ewentualne przekwalifikowania, do których mogło dojść jeśli w nowym JRWA ta sama dokumentacja miała kategorie wyższe niż w starym).