IFAR
Internetowe Forum Archiwalne => Archiwa Zakładowe => Wątek zaczęty przez: szerka w Lipiec 31, 2018,
-
Witam serdecznie wypoczywających i pracujących archiwistów zakładowych.
Witam serdecznie prowadzących szkolenia z RODO.
Witam serdecznie Tych, którzy zamierzają prowadzić szkolenia z RODO.
Witam i pozdrawiam serdecznie Tych, którzy nie mają ochoty brać udziału w szkoleniu zewnetrznym z dziedziny RODO
Pora na szczegóły.
Czy w moim archiwum zakładowym (administracja zespolona pod Rozp. z 18 stycznia 2011 r.) w związku z RODO:
1. Należy cokolwiek zmienić w celu zapewnienia środków technicznych dla przetwarzania danych osobowych w celu poszanowania zasady adekwatności ? Nie mam pojęcia o co chodzi.
2. Cokolwiek zmienia się/zmieniło w karcie udostępniania akt ?
3. Cokolwiek się zmienia lub zmieniło w druku spisu spraw ?
Byłabym wdzięczna za wszelkie sugestie z podstawą prawną.
Wakacyjnie pozdrawiam
szerka
-
Moim zdaniem:
Ad. 1 Zasada adekwatności oznacza, ze przetwarzamy dane ograniczone tylko do tego co jest niezbędne dla realizacji określonego celu przetwarzania np. jeżeli mamy spisy zdawczo odbiorcze akt osobowych pracowników to dodanie informacji do spisu o przynależności partyjnej, nałogach, światopoglądzie będzie sprzeczne z tą zasadą bo dane te nie są potrzebne do wyszukania akt ani jako kryteria przyszłego brakowania. W aspekcie technicznym np. jeżeli udostępniamy w BIP-ie rejestr skarg i wniosków, petycji to udostępniamy dane z rejestru bez danych osobowych.
Ad. 2 nic się nie zmieniło - co powinno być w karcie mamy w instrukcji archiwalnej
Ad. 3 jw. instrukcja kancelaryjna określa co powinno być w spisie spraw
-
Zabezpieczenia techniczne i organizacyjne w archiwum wymagane przez RODO pokrywają się z tymi, które mamy określone w instrukcjach kancelaryjnych i archiwalnych. W karcie udostępnienia nic się nie zmienia. Bo co mogłoby się zmienić? Podobnie w spisie spraw. Klient, który przychodzi załatwić sprawę do urzędu liczy się z tym, że musi podać swoje dane i że będą one zapisane w wielu miejscach i będą przechowywane przez czas określony w jrwa. O szczegółach powinien zostać poinformowany w związku obowiązkiem informacyjnym. Tyle. Nie rozumiem totalnie tej całej rodo-paranoi. Przecież to są całkiem proste przepisy, niepotrzebnie demonizowane, a ich stosowanie doprowadzone zostało do granic absurdu.
-
Zmieniło się jedynie to, że powinna być ogólna klauzula informacyjna dla klienta, który przychodzi do archiwum i podaje swoje dane osobowe - zgodnie z art. 13 RODO. Taka klauzula może być zamieszczona na BIPie, regulaminie udostępniania akt itp.
-
Witam ponownie po przerwie.
Dziękuję za wyjaśnienia.
Moje wątpliwości jednak zostają. Chociażby:
1. W AZ posiadam dane osobowe w m.a. i d.n. Co będzie, gdy ktoś tam zażąda usunięcia swoich danych osobowych ?
-
Nie jestem pewna, ale czy art. 17 ust. 3 Rozporządzenia o RODO nie mówi o tym, że kwestia usunięcia danych nie ma zastosowania w przypadku przetwarzania danych do celow archiwalnych w interesie publicznym ?
-
przepraszam, zbyt wcześnie kliknęłam ... :-[
Witam ponownie po przerwie.
Dziękuję za wyjaśnienia.
Moje wątpliwości jednak zostają. Chociażby:
1. W AZ posiadam dane osobowe w m.a. i d.n. Co będzie, gdy ktoś tam zażąda usunięcia swoich danych osobowych ?
2. Wizerunek. Ostatnio w moim urzędzie podpisywaliśmy zgody na rozpowszechnianie i udostępnianie. Co będzie, gdy pracownik po ustaniu stosunku pracy zażąda wycofania zdjęć ze zbioru akt w AZ ?
3. Przechowywanie akt w AZ jest w rozumieniu RODO przetwarzaniem. Dana osoba zażąda usunięcia swoich danych osobowych /wycofa zgodę/ a akta są już w AZ. To ja miałabym szukać i wykreślać/usuwać ? Na jaką podstawę prawną mam się powołać przed tą paranoją ?
4. Oprócz wizerunku niejasna dla mnie jest sytuacja, gdy były pracownik zażąda usunięcia swoich danych osobowych. Odmowa ? Na jakiej podstawie ?
5. Niejasności są też na styku AZ a IODO.
a. okres przechowywania danych określa rejestr czynności przetwarzania będący załącznikiem do zasad przetwarzania danych osobowych. Okres ten np. dla akt kategorii BE5 wynosi 5 lat. Ekspertyza archiwalna wydłuża do A. To wówczas zmieniać zarządzenie wewnętrzne i załącznik ?
b. obywatel X zażąda usunięcia swoich danych osobowych po np. 5 latach - na tyle wyraził zgodę. Jak mu wytłumaczyć, że jego dane osobowe zostały zaklasyfikowane do MA i będą przechowywane wieczyście ? Jaką zastosować formułkę prawną ?
c. obywatel X nie posiada żadnej wiedzy o tym, że jego skarga na urząd będzie przechowywana wieczyście. Po kilku latach żąda jej usunięcia. Jak, na jakiej podstawie odmówić ?
Pozdrawiam
szerka
-
Zapewne przy odmowach usunięcia danych będzie wskazywana jako podstawa art 17 ust. 3 lit. d.
Rejestr czynności przetwarzania niczego nie określa tylko ma cel informacyjny, zresztą nie dotyczy wszystkich podmiotów. Okres przechowywania określają przepisy i wykazy akt.
-
Dokumentacja przechowywana w AZ aż do upływu okresu przechowywania (a w przypadku materiałów archiwalnych wieczyście) jest wyłączona z "prawa do bycia zapomnianym" (art. 17 ust. 3 lit d RODO).
Powiem więcej - moim zdaniem każda dokumentacja wytworzona lub zgromadzona przez jednostki administracji publicznej, nawet jeśli jeszcze nie trafiła do archiwum zakładowego będzie podlegała temu wyłączeniu ponieważ zgodnie z art. 5 i 6 UNZA musi docelowo podlegać archiwizacji. Zatem ustawa zakłada, że dokumentacja ta i zawarte w niej dane osobowe już w momencie powstania/wpływu do jednostki będą przetwarzane do celów archiwalnych w interesie publicznym.
-
Danutka, Paweł i Rovan
Nad Waszą interpretacją art 17 ust. 3 lit. d. chylę głowę.
Czyli akta na powyższej podstawie, zgromadzone w Archiwum Zakładowym są wyłączone w zakresie "bycia zapomnianym" ?
Jak uzgodnić, udowodnić, że dotyczy to mojego Wojewódzkiego Inspektoratu ? Jak przekonać moje władze ?
Co do myśli Rovana - Powiem więcej - moim zdaniem każda dokumentacja wytworzona lub zgromadzona przez jednostki administracji publicznej, nawet jeśli jeszcze nie trafiła do archiwum zakładowego będzie podlegała temu wyłączeniu ponieważ zgodnie z art. 5 i 6 UNZA musi docelowo podlegać archiwizacji. Zatem ustawa zakłada, że dokumentacja ta i zawarte w niej dane osobowe już w momencie powstania/wpływu do jednostki będą przetwarzane do celów archiwalnych w interesie publicznym. Teza wręcz szalona i zarazem śmiała, uzasadnienie z art. 5 i 6 ustawy o NZA raczej cienkie. Może uda nam się coś więcej ? Temat/pytanie , kiedy dokumentacja w urzędzie (opócz M.A.) staje się dokumentacją wchodzącą do narodowego zasobu archiwalnego ciągle żywy. Czy z chwilą przyjścia przesyłki lub podpisania/wysłania dokumentu ?
Inne zagadnienie to pracownicy mojego Inspektoratu i ich dane osobowe. Czy mają prawo do "bycia zapomnianym" po okresie zatrudnienia ? Czy ich wizerunek wykorzystywany podczas działalności inspekcyjnej może być również zapomniany ?
Śmieszne może zagadnienie - ingerencja w raz już wytworzony dokument. Uczono mnie zawsze, że to niedopuszczalne, że zakazane są dopiski, notatki, uwagi. Jako archiwistka miałabym mazać, zamazywać, wyszarpywać, drapać itp. dane osobowe ?
Kończąc, "bycie zapomnianym" na 100% nie dotyczy osób z zewnątrz, pracowników, byłych pracowników w dokumentacji Archiwum Zakładowym ???
pozdrawiam
szerka
-
A co z zapisem mówiącym o konieczności powiadamiania osób o niszczeniu ich danych? Przecież brakując dokumentację w ilości kilkunastu m.b. powiadamianie każdej osoby której dane figurują gdzieś tam w tej dokumentacji byłoby czystym szaleństwem :) W ten sposób wytworzylibysmy drugie tyle dokumentacji wysyłając takie powiadomienia.
-
@szerka Dlaczego szalona? Podsumujmy:
- RODO (art. 5 ust. 1 lit e) pozwala przechowywać dane osobowe przez okres dłuższy niż jest to wymagane do celów dla jakich zostały zgromadzone, o ile będą przetwarzane (m.in.) do celów archiwalnych. To samo zawarte zostało w motywie 50 preambuły do RODO. Art 17 ust. 3 lit d wyłącza w takim przypadku możliwość skorzystania z prawa do bycia zapomnianym.
- UNZA nakazuje przechowywać dokumentację powstającą i napływającą do jednostek publicznych aż do upływu okresu jej przechowywania określonego w przepisach. Art. 6 nakazuje tę dokumentację chronić przed uszkodzeniem bądź utratą.
Ustawa nie wskazuje przy tym, że obowiązek przechowywania i ochrony powstaje dopiero w momencie przekazania dokumentacji do AZ . należy zatem przyjąć, iż powstaje z chwila jej wytworzenia/wpływu do jednostki.
Ergo, Dokumentacja juz w momencie jej powstania/wpływu do jednostki objęta jest ochroną przed zniszczeniem lub uszkodzeniem oraz obowiązkiem przechowywania aż do upływu określonego w przepisach okresu przechowywania (a w przypadku materiałów archiwalnych do przekazania jej do AP). Tym samym dokumentacja ta nie może zostać zniszczona ani uszkodzona przed upływem ustalonego przepisami okresu jej przechowywania - czyli nie może być mowy o usunięciu zawartych w niej danych osobowych przed upływem tego okresu.
Wyobraźmy sobie sytuację, w której do urzędu wpływa np. skarga zawierająca dane osobowe skarżącego. Sprawa zostaje rozpatrzona, akta wraz z całą teczką rzeczową skarg z danego roku oczekują na przekazanie do AZ. W międzyczasie skarżący zgłasza się do urzędu i powołując się na prawo do bycia zapomnianym żąda usunięcia swoich danych osobowych (co wiązało się będzie albo z całkowitym zniszczeniem zawierającej je dokumentacji, albo co najmniej z anonimizacją, czyli nieodwracalnym usunięciem części treści tej dokumentacji, a więc jej uszkodzeniem).
Czy urząd ma w świetle art. 5 i 6 UNZA prawo do zniszczenia/uszkodzenia dokumentacji, czy też jest ona chroniona mimo że nie trafiła jeszcze do AZ?
Dla mnie odpowiedź jest oczywista:)
-
Z powodu RODO zaczynam mieć nowe hobby - przyglądanie się treści klauzul informacyjnych publikowanych w internecie lub dołączanych do pism - zwłaszcza jeśli chodzi o sposób określania w nich czasu przechowywania danych przy pomocy przepisów archiwalnych. Ostatnio dostałem coś takiego: "okres przechowywania uzależniony jest od rodzaju sprawy i kategorii archiwalnej, nadanej sprawie zgodnie z przepisami prawa określającymi jednolity rzeczowy wykaz akt. Dane te mogą być jednak przechowywane dłużej aniżeli określony przepisami prawa okres przechowywania, gdyż zgoda archiwum państwowego w sprawie usunięcia dokumentacji sprawy zawierającej dane osobowe może zostać wydana po upływie okresu przechowywania, wynikającego z kategorii archiwalnej".
Na pierwszy rzut oka wygląda to sensownie, ale sensowne nie jest. Czas przechowywania określony przepisami prawa to nie jest tylko kategoria archiwalna określona w jrwa ale cały zespół zasad postępowania z dokumentacją, wynikający z 3-4 aktów prawnych. Z tych przepisów wynika m.in., że nie da się wystąpić o zgodę na brakowanie, ani ją uzyskać, przed upłynięciem czasu przechowywania określonym w jrwa. W tej klauzuli nie ma też nic o materiałach archiwalnych, czy w ogóle o przekazywaniu dokumentacji zawierającej dane osobowe - a to przepisy też regulują. Najlepiej zapisywać w klauzulach to odniesienie do przepisów o nza bardzo ogólnie - zgodnie z tymi przepisami dane są przechowywane aż do zniszczenia dokumentacji która je zawiera, lub do jej przekazania uprawnionemu podmiotowi.
-
Witam,
mam pytanie odnoście RODO, a spisy akt osobowych. Póki akt nie trzeba brakować, to nie ma problemu, ale gdy minie okres przechowywania, akta osobowe poddamy brakowaniu, a spisy zawierające akta osobowe zostaną. Mój IOD stwierdził, że to sprzeczne z RODO, gdyż dane osobowe na spisach będą przechowywane powyżej okresu konieczności. Z drugiej strony spisy zdawczo-odbiorcze akt to kat.A. A ja właśnie muszę zacząć brakować akta osobowe pracowników z lat 70-tych, które jeszcze u mnie przetrwały, a spisy tych akt zostały dostosowane do Zarządzenie Nr 16 NDAP z 10 listopada 2014 r. w sprawie wprowadzenia wskazówek metodycznych dotyczących zasad wartościowania, gromadzenia i porządkowania akt osobowych.
Miejscowe AP nie widzi problemu. To znaczy widzi, ale bagatelizuje (sic!). Czy zostaje jedynie zapytać NDAP w tej kwesti?
-
Spisy z/o akt osobowych zawierają dane osobowe, jednak ponieważ ewidencja AZ to materiał archiwalny (kat. A) zatem dla potrzeb archiwalnych będą przechowywane wieczyście.
Jest to jak najbardziej zgodne z RODO (art. 5 ust. 1 lit. e)
(...) dane osobowe można przechowywać przez okres dłuższy, o ile będą one przetwarzane wyłącznie do celów archiwalnych w interesie publicznym (...)
W tym przypadku "okres dłuższy" = przechowywanie wieczyste, ponieważ są to materiały archiwalne.
-
Dziękuję za odpowiedź. Widocznie trzeba wysłać mojego IOD na szkolenie w sprawie RODO :D
-
Witam,
przeszukując forum uznałem, że bardziej odpowiednie będzie odświeżenie tego wątku, zamiast zakładanie nowego. Mam problem, który wydaje mi się był tutaj poruszany w nieco innym kontekście. Przytoczyłem poniżej cytat odnoszący się w części do mojego problemu.
Rovan napisał 25 sierpnia 2018:
"Ergo, Dokumentacja juz w momencie jej powstania/wpływu do jednostki objęta jest ochroną przed zniszczeniem lub uszkodzeniem oraz obowiązkiem przechowywania aż do upływu określonego w przepisach okresu przechowywania (a w przypadku materiałów archiwalnych do przekazania jej do AP). Tym samym dokumentacja ta nie może zostać zniszczona ani uszkodzona przed upływem ustalonego przepisami okresu jej przechowywania - czyli nie może być mowy o usunięciu zawartych w niej danych osobowych przed upływem tego okresu".
Przechodząc do sedna:
Chciałbym zapytać o opinię. Może ktoś z forumowiczów jest biegły w sprawach RODO, a może po prostu spotkał się z taką sytuacją. Mianowicie w jednej z instytucji gdzie pracuję (na szczęście nie jest to główne miejsce zatrudnienia) pani kadrowa przygotowała akta osobowe do przekazania do AZ. Gdy je przejrzałem okazało się, że część z dokumentów w nich zawartych w teczkach jest poddanych anonimizacji. Oczywiście są to kopie dokumentów ale posiadają adnotację ?za zgodność z oryginałem? i są integralną częścią akt osobowych.
Na szkoleniu dotyczącym RODO w archiwach było powiedziane, że należy to robić w przypadku gdy nie mamy umowy wykluczającej dalsze przetwarzanie (dla użytkowników zewnętrznych) lub też dany pracownik nie ma upoważnienia do przetwarzania danych. A proces ten powinien wyglądać w ten sposób, że wykonujemy ksero i wtedy na kopii przeznaczonej do udostępnienia anonimizujemy. Natomiast wygląda na to, że w tej sytuacji zostały wykreślone dane z jedynej dostępnej kopii.
Pani kadrowa co prawda powiedziała, że nikt jej nie zarzucił błędu a akta po tej czynności były kontrolowane kilkukrotnie. Podobno inspektor RODO również nie miał większych zastrzeżeń. Jednak u mnie budzi to wszystko zastrzeżenia.
Myślałem, że może powinna napisać oświadczenie, że to ona te akta pokreśliła ale po przemyśleniu sprawy stwierdziłem, że mogło tutaj dojść do niszczenia dokumentacji, a na to są już konkretne przepisy i nie wiem czy to nie będzie zbyt słabe w tej sytuacji. Dodam, że część tych akt należy do wieloletnich pracowników piastujących kierownicze funkcje i zgodnie z zaleceniami NDAP ma wielką szanse na przekwalifikowanie do materiałów archiwalnych.
Odmówiłem podpisania się pod tymi spisami oraz poinformowałem dyrektora jak się przedstawia sytuacja. I na razie sprawa jest w zawieszeniu. Może ktoś jest w stanie coś podpowiedzieć. Ewentualnie w razie konieczności mogę rozwinąć temat.
pozdrawiam
-
Jeśli chodzi o dane osobowe, to po ustaniu celu pierwotnego ich przetwarzania mamy cel archiwalny, na podstawie którego przechowujemy akta do momentu zniszczenia lub przekazania do archiwum. W mojej opinii anonimizacja akt trafiających z komórki do archiwum to wynik nie tylko nadgorliwości, ale przede wszystkim nieznajomości przepisów. Archiwista powinien mieć stosowne upoważnienia i oświadczenie o zachowaniu poufności i to tyle.
-
Jeśli chodzi o dane osobowe, to po ustaniu celu pierwotnego ich przetwarzania mamy cel archiwalny, na podstawie którego przechowujemy akta do momentu zniszczenia lub przekazania do archiwum. W mojej opinii anonimizacja akt trafiających z komórki do archiwum to wynik nie tylko nadgorliwości, ale przede wszystkim nieznajomości przepisów. Archiwista powinien mieć stosowne upoważnienia i oświadczenie o zachowaniu poufności i to tyle.
Dziękuję za odpowiedź. Niestety żadne sugestie do tej pani nie trafiają. Twierdzi, że jest wszystko super i jestem nagabywany, aby podpisać spisy i sfinalizować przekazanie. Jestem ponownie umówiony z dyrekcją, niech zadecydują co dalej z tym robimy.
-
Nie do końca zrozumiałam, czy oprócz kopi dokumentacji która została poddana anonimizacji, w teczce znajduje się oryginał tej dokumentacji?
Czy była tylko kopia "za zgodność z oryginałem" np. dyplomu ukończenia studiów i ta właśnie kopia jako jedyny egzemplarz np. takiego dyplomu została zanominizowana?
I w ogóle w jakim celu kadrowa dokonała takiej anonimizacji?: bo komuś udostępniała taki dokument i później po udostępnieniu go zostawiła w aktach, czy po to żeby archiwista nie widział danych ? ;)
-
Nie do końca zrozumiałam, czy oprócz kopi dokumentacji która została poddana anonimizacji, w teczce znajduje się oryginał tej dokumentacji?
Czy była tylko kopia "za zgodność z oryginałem" np. dyplomu ukończenia studiów i ta właśnie kopia jako jedyny egzemplarz np. takiego dyplomu została zanominizowana?
I w ogóle w jakim celu kadrowa dokonała takiej anonimizacji?: bo komuś udostępniała taki dokument i później po udostępnieniu go zostawiła w aktach, czy po to żeby archiwista nie widział danych ? ;)
Witam,
nie nie ma oryginałów i nawet nie ma drugiej kopi. Właśnie to były jedyne kopie. Na szczęście nie wszystkie dokumenty zostały tak potraktowane tylko niektóre. Ale według jakiego klucza wybrane to już nie wiem, bo zrobione jest to różnie. Cel był taki, "żeby nie było zbyt dużo danych osobowych w dokumentach". Z tego co wiem to te akta były udostępniane kontroli ale nie jestem w stanie stwierdzić czy "przed" czy "po" tych błyskotliwych działaniach.
pozdrawiam