IFAR
Internetowe Forum Archiwalne => System informacji o zasobie archiwów państwowych => Wątek zaczęty przez: Andrzej Choniawko w Maj 31, 2005,
-
W nowej wersji IZY 5 przewiduje się możliwość odejścia od bezwzględnie wymagalnej sygnatury cyfrowej na rzecz sygnatury złożonej zarówno z cyfr arabskich, rzymskich jak i wyrażeń literowych i to w takich konfiguracjach, w jakich występują one dotychczas w odniesieniu do j.a. poszczególnych zespołów. Występowanie sygnatur złożonych w epoce przedkomputerowej było w praktyce zdecydowanie bardziej kłopotliwe i czasochłonne w przypadku jakichkolwiek czynności kontrolno-sprawdzających zgodność porządku inwentarzowego danego zespołu z porządkiem fizycznym niż w przypadku zespołów zawierających jednostki oznaczone wyłącznie narastającymi kolejno cyframi arabskimi. Dotyczy to także codziennej realizacji zamówień. W końcu z jakichś powodów ludzkość 800 lat temu przeszła na system cyfr arabskich. Zwolennicy utrzymania sygnatur złożonych w archiwach państwowych to wielowiekowe doświadczenie ludzkości i codzienne kłopoty archiwów związane z prowadzeniem ewidencji jednostek w zespołach posługujących się sygnaturą złożoną lekce sobie ważą. Górę wzięła zapewne niechęć do przesygnowywania j.a. opatrzonych sygnaturami złożonymi w celu nadania im jednolitej narastającej sygnatury opartej na systemie cyfr arabskich. Jeśli ktoś myśli, że ten sposób uniknie narażenia archiwów na stratę czasu to się głęboko myli.
Zaakceptowanie sygnatury tekstowej w bazach komputerowych jest czymś więcej niż zbrodnią, jest błędem, który będzie pokutował przez długie lata. Dziś oszczędzamy kilka, no może w skrajnych przypadkach kilkanaście tygodni na odpowiednie prace, by z uciążliwościami płynącymi ze stosowania sygnatury tekstowej borykać się przez cała następne długie lata. Per saldo strata czasu będzie nieporównywalnie większa. Ale kogo to obchodzi. Po nas choćby potop. Jakie to nasze, jakie to polskie. Wprowadzenie do baz komputerowych zespołów opatrzonych sygnaturami złożonymi zbudowanymi w oparciu o specyficzne dla każdego zespołu kryteria czyni niemożliwym (jeśli by się to udało, to Nobel dla autorów murowany) napisanie dla całej bazy algorytmu "zmuszającego" do nadania takiej postaci inwentarzom skarbowym, które byłyby identyczne z układem fizycznym j.a. każdego z osobna tego typu zespołu. Czyli respektowanie właściwego dla wszelkiego rodzaju gospodarki magazynowej aksjomatu, jakim jest zgodność układu inwentarzowego z układem fizycznym danego zespołu będzie w tych wypadkach zachodziło na poziomie relacji, w których w roli głównej będzie nadal występował inwentarz książkowy. Tak więc poza wszystkim innym będziemy mieli do czynienia ze swoistą dwutorowością. Dla zespołów z sygnaturami czystej krwi arabskiej funkcję inwentarzy skarbowych będzie pełnił komputerowy wydruk inwentarza skarbowego z bazy IZA 5, a dla pozostałych pielęgnować się będzie inwentarze książkowe czy o zgrozo kartkowe. Ale cóż znaczy jeden paradoks więcej w tej radosnej krainie, jaką jest polska archiwistyka. Alleluja i do przodu.
-
Wydaje mi sie że autorzy ulegli naciską własnego środowiska. Pozostawienie zespołów z syganturami takimi jak pisze mój poprzednik jest poprostu czystym wygodnictwem, i brakiem ochoty do wracania do rzeczy już zrobionych (pomijając to czy zostały one właściwie zrobione). I podpisuję sie pod tym obiema rękami. Nie idźmy na skróty-bo nie ma to czasu (dziś a jutro sie znajdzie?). Zbyt często spotykam sie z takim myśleniem u siebie.
-
Sygnatury alfanumeryczne występuja na całyum świecie, można zajrzeć choćby do przykładów podanych w standardzie ISAD (choć przykład opisu jednostki archiwalnej będącej tasmą VHS jest akurat sam w sobie materiałem zasługującym na poważną krytykę), albo wejdźcie na stronę A2A (http://www.a2a.org.uk/) i zapytajcie o Pilsudski
rezultat będzie taki:
House of Lords Record Office: The Lloyd George Papers [Prime Minister: LG/F/188 - LG/F/254] 1882-1945 4 hit(s)
House of Lords Record Office: The Lloyd George Papers [Prime Minister: LG/F/55 - LG/F/62] 1882-1945 3 hit(s)
British Library, India Office Records: Private Papers [Mss Eur F236 - Mss Eur F289] 1555-1993 1 hit(s)
I jakoś to Brytyjczykom nie przeszkadza że sygnatury są "połamane".
Wydaje mi sie, że kwestia jak będzie wyglądało to w książce zwanej inwentarzem skarbowym, książkowym itp. nie jest dla nich istotna. Ale chętnie zapytam... Wydaje mi się także więcej i może zabrzmi to rewolucyjnie ale:
1. skoro nadano (kiedyś) sygnaturę bez sensu jak tu mój znakomity kolega wskazuje (i tu sie z nim zgadzam że bez sensu) to może warto ten bezsens też zachować.
2. to że układ topograficzny (na półkach) musi być identyczny jak w inwentarzu niekoniecznie musi byc aksjomatem
3.to że w ogóle trzeba drukować inwentarz też niekoniecznie musi być aksjomatem. Skoro mamy aktualna informację tworzona elektronicznie w bazie danych to inwentarz dukowany jest tego niedoskonałą kopią. A jest sporo sposobów na to aby zapewnić inwetarzowi elektronicznemu wiarygodność (większą!) niż drukowanemu inwentarzowi skarbowemu. Drukowany z bazy danych inwentarz ksiązkowy mógłby być (wg mnie powinien być) wyłącznie kopią uzytkową z wydrukowaną na każdej stronie datą sporządzenia tej kopii.
-
Z jednej strony, zrozumiały jest żal z powodu odejścia od sygnatury numerycznej, która była jednoznacznym elementem porządkującym i zasób, i wiedzę o nim... Nie ma jednak zakazu jej stosowania i należy liczyć na to, że nadal będzie ona w większości.
Z drugiej jednak strony słusznie odwołuje się p. Kazimierz Schmidt do przykładów z innych krajów i "kręgów metodycznych". Standardy międzynarodowe, w tym przypadku ISAD (G), wskazują obecne tendencje w opisie materiałów archiwalnych. Sygnatura tekstowa, złożona nieraz z kilku elementów, wskazuje od razu na miejsce dokumentu w szerszej strukturze (zespole, serii). Nie wyklucza to jednak sygnatury numerycznej. Daje się też w tych standardach zauważyć dążenie do zwiększenia informacji o zawartości dokumentów i ich powiązaniach z innymi materiałami - nacisk na to położono zarówno w II wersji ISAD (G), jak i w II wersji ISAAR (CPF) - a odejście od drobiazgowego opisu ich wyglądu zewnętrznego. Wspólne przyjęcie tych szeroko stosowanych zasad ułatwi wymianę i udostępnianie informacji o materiałach archiwalnych, a także samych dokumentów w postaci cyfrowej.
-
Polemika wokół sygnatury złożonej, zwłaszcza w wydaniu p. Kazimierza Schmidta nie odbiega od zwyczajowych praktyk w tym zakresie.
1.Dla wzmocnienia siły własnej argumentacji podpieramy się rozwiązaniami stosowanymi w innych krajach, najlepiej położonymi na zachodzie Europy.
2.Aby ułatwić sobie polemikę a przy okazji zdyskredytować adwersarza wkładamy w jego tekst słowa, których tam w ogóle nie było.
3.Szerokim łukiem omijamy istotę problemu przechodząc na grunt, na którym trudno nasze poglądy poddać skutecznej weryfikacji
Ad. 1 Powoływanie się na Brytyjczyków, ISAD itp. bez uwzględniania całego kontekstu rozwiązań towarzyszących komputeryzacji inwentarzy archiwalnych i budowy baz danych w danym kraju jest najzwyklejszą demagogią. Pobieżna nawet znajomość zasad budowy sygnatury w ISADzie prowadzi do wniosku, że o zupełnie innego typu złożoność tam chodzi. Jeśli każdy z elementów owej złożonej sygnatury wypełnia się w określonej bazie danych w innym polu, to okaże się, że w istocie ostatni element odnoszący się do samej j.a. jest sygnaturą numeryczną. Jeśli nawet nie, to zupełnie w innym świetle jawi się sygnatura złożona, jeśli przestrzega się jednolitych kryteriów jej budowy w odniesieniu do całej bazy. W Polsce w tym względzie panuje radosna twórczość.
Ad. 2 Nigdzie nie napisałem, że sygnatura złożona nawet w polskim wydaniu jest, jak to próbuje wmówić mi p. Kazimierz, bez sensu. Konkurencja w zakresie bezsensownych praktyk uprawianych w polskiej archiwistyce (tautologiczne indeksowanie, kserowanie inwentarzy kartkowych w dobie techniki komputerowej, urągający zasadom rozłączności i przejrzystości klasyfikacyjnej sposób opisu fizycznego jednostek archiwalnych w bazie IZA itp.) jest wystarczająco ostra, by znalazło się tam miejsce dla sygnatury choćby najbardziej karkołomnie złożonej. Sygnatura złożona utrudnia i komplikuje wprowadzanie opatrzonych nią inwentarzy zespołów archiwalnych do baz danych i uniemożliwia generowanie inwentarzy skarbowych w taki sposób, by ich układ odpowiadał układowi fizycznemu. I tylko tyle i aż tyle. Mając za sobą nadzór a także bezpośredni udział w procesie, który doprowadził do tego, że w AP w Poznaniu we wszystkich bazach danych znalazło się ponad 200 tys. rekordów, w tym ponad 180 tys. w IZIe (czwarta część zasobu) czuję się wystarczająco kompetentny, by nie przyjmować argumentów, za którymi nie idzie, jak mniemam, żadne praktyczne doświadczenie. A że w hierarchii ocen, jakim podlegają archiwa państwowe efektywność działania nie jest przesadnie wartościowana powoduje, że tego rodzaju polemika przypomina odbywanie zawodów pływackich w suchym basenie.
Ad. 3 Używając słowa aksjomat odniosłem je do koniecznej zgodności układu inwentarza skarbowego z układem fizycznym zespołu, a nie jak to sugeruje p. Kazimierz Schmidt do konieczności tworzenia papierowego wydruku inwentarza skarbowego. Skądinąd nie wyobrażam sobie, by z czynności tej archiwa zostały zwolnione w dającym się przewidzieć czasie. I poza wszystkim, o czym wyżej, troska o tę zgodność mającą także bardzo praktyczne odniesienia powodowała moje wystąpienie. Cieszę się, że moi adwersarze bagatelizując skutki operowania sygnaturą złożoną nie próbowali nawet zakwestionować tego, co było osią mojego wystąpienia.
-
Zapraszamy do AP w Krakowie i zapoznanie się z ponad stuletnią już tradycją sygnowania dokumentacji sygnaturami alfanumerycznymi, które w wielu przypadkach funkcjonują w literaturze naukowej. A następnie ponownie zapraszam do dyskusji, co prawda nie wiem czy celowej, bo każdy ze względu na własne doświadczenia będzie obstawał przy swoim, a i ilość i jakość zadań wykonywanych przez archiwa wzrasta, o problem sygnatury jawi się przy tym jako zgoła akademicki. Sygnatura alfanumeryczna nie jest żadnym problemem przy przechowywaniu dokumentacji w magazynach, jak również przy sporządzaniu ewidencji skarbowej. Była natomiast problemem przy poprzednich wersjach IZY. Jednocześnie zgadzam się, że niekoniecznie należy trzymać sie wieloletniej tradycji, pod warunkiem jednak, że koszty nie są większe niż zyski. Chciałabym zaprosić p. Andrzeja Choniawko do nas, aby w kilkanaście tygodni jak deklarował przesygnował kilkanaście kilometrów dokumentacji :) Należałoby się również zastanowić, czy nieumiejętność stworzenia bazy (algorytmu w bazie) obsługującej alfanumeryczne sygnatury jest wystarczającym powodem przesygnowywania takiej masy dokumentacji. A śmiem twierdzić, że algorytm ten nie jest tak skomplikowany jak te w programach sterujących lotami kosmicznymi.
-
Popieram przedmówcę.
Nie wiem, na czym polegają "wielowiekowe" kłopoty z sygnaturami alfanumerycznymi. Wręcz przeciwnie, ja widzę praktyczne pozytywy.
Przesygnować "w tydzień albo najdalej kilka" w Krakowie się nie da, to fakt. Ze względu na wielowiekową tradycję właśnie. W dodatku przesygnować należałoby także spisy i indeksy oraz porobić mnóstwo konkordancji (a niekiedy byłyby to już konkordancje sygnatur do starszych jeszcze konkordancji - dance macabre). Co więcej, ta stara, bezsensowna ponoć, tradycja wykształciła jednostki oznaczone dodatkowo "a", "b" i tak dalej - trudno, fak z różnych powodów dokonany. Trzeba by je zlikwidować i wprowadzić numerację ciągłą. Jeśli np. zaraz na początku serii ksiąg grodzkich mamy Castr. Crac. 1 i Castr Crac. 1a (trafiła do archiwum później) - oznacza to zmianę WSZYSTKICH numerów całej serii (3 tys. jednostek) itd. itp. A dotychczasowe oznaczenia już istnieją, jak wspomniano, w literaturze, nieraz od 200 lat.
Tyle jeszcze powiem, że naukowcy korzystający z krakowskiego archiwum, usłyszawszy o zmianie sygnatur, najpierw nie wierzą swym profesorskim i doktorskim uszom, a potem... :evil: :!: :!: :!: [nie chcę tutaj publicznie słów używać].
Ale oczywiście wszystko można zrobić. Prikaz to prikaz. Proszę jednak p. Choniawko o niewyśmiewanie się w imię nowoczesności z czegoś, co wielu osobom z jednej strony pasuje i z powodzeniem stosują w praktyce (także w wirtualu), z drugiej żywią niechęć do dłuuugiej i raczej durnowatej roboty, której skutków negatywnych trudno im nie dostrzec.
-
Jeśli np. zaraz na początku serii ksiąg grodzkich mamy Castr. Crac. 1 i Castr Crac. 1a (trafiła do archiwum później) - oznacza to zmianę WSZYSTKICH numerów całej serii (3 tys. jednostek) itd. itp.
Troszkę to nieścisłe stwierdzenie. Jeśli zespół liczy 3 tys. j.a. to sygnaturę 1a wystarczy zamienić na 3001 i przesygnować 1 (słownie: jedną) j.a. W końcu zdaje się, że wkroczyliśmy w erę sygnatur skaczących. :)
-
WW. wpędziłeś przedmówców zdaje się że w kanał. I jak z tego wybrną ?
-
Nie podoba mi się idea umieszczania jednostki XIV -wiecznej na końcu zespołu z XVIII wiecznymi.
Nadto, jaką sygnaturę mieliby teraz podawać pracownicy Słownika historyczno geograficznego wojew. krakowskiego w średniowieczu (a są w połowie druku zeszytów).
Zresztą przykład podałem pierwszy z brzegu i jeden. mógłbym mnożyć bardziej skomplikowane. Może później, jak kto ciekawy, a ja czas znajdę.
-
witam
Nie podoba mi się idea umieszczania jednostki XIV -wiecznej na końcu zespołu z XVIII wiecznymi.
Ależ ta jednostka nie będzie na końcu. Chyba że mówimy o układzie inwentarza skarbowego i układzie w magazynie? Inwentarz chyba jednak nie ma za zadanie odwierciedlać układu akt w magazynie. Owa jednostka przesygnowana pozostanie w inwentarzu na dotychczasowym miejscu - to chyba oczywiste, taka jest rola sygnatury skaczącej.
Nadto, jaką sygnaturę mieliby teraz podawać pracownicy Słownika historyczno geograficznego wojew. krakowskiego w średniowieczu (a są w połowie druku zeszytów).
W tym przypadku rzeczywiście może być problem. Podobnie jak w każdej sytuacji związnej z wykorzystywaniem źródeł archiwalnych, których sygnatury uległy zmianie. Bez wątpienia nie ułatwia to pracy i może spędzać sen z powiek naukowcom. To mocny argument, nad którym warto się zatrzymać. Oczywiście konkordancja jest jakąś odpowiedzią, ale oczywiście - niedoskonałą, bo już w określonym stopniu opóźnia dotarcie do źrodła cytowanego. Warto się nad tą kwestią pochylić i rozważyć, czy nie warto pozostawiać sygnatur alfanumerycznych z tego względu. Tyle, że wówczas należałoby zapytać, czy nie nalezy pozostawić również powtarzajacych się sygnatur w zespole, bo taka sytuacja trwa gdzieś od lat i mnóstwo osób już z tych akt skorzystało i zapisało sobie owe sygnatury?
A jesli chodzi o moje stanowisko to przyznam, że waham się pomiędzy syganturą liczbową (która ma szereg zalet) a sygnaturą alfanumeryczną (której utrzymanie może okazać się zasadne).
-
Witam też. Ten Gość powyżej to ja, tylko mnie nie zalogowało. dzieki za wejście w dyskusję. Nareszcie soć tu się dzieje ;-)
Chodzi mi o położenie jednostki w magazynie. Układ w inwentarzu nie spędza mi sen z powiek w dobie komputerowej. W przypadku tej księgi jest to mniej drastyczne rozwiązanie, ale są akta niezwykle cenne, np. pergaminy, i robię się lekko blady, gdy pomyślę o umieszczeniu jej/ich na szarym końcu, wraz z jakimś XIX-wiecznym szajsem gospodarczym.
A teraz z innej beczki. Są zespoły podzielone na działy (serie), dajmy na to Archiwum Sanguszków. Prawie 5 tys. jednostek w jakichś 8 seriach wyróżnionych literową sygnaturą właśnie, mających własne ciągi liczbowe, od 1 do ileśtam. Taki układ został nadany jeszcze w XIX w. u Sanguszków i, uważam, że słusznie, został zachowany. Jest to jeden zespół i ujednolicenie sygnatur wiązałoby się ze zmianą niemal wszystkich, tylko jedna seria by je zachowała. (O licznych jednostkach typu a i b już nie wspomnę). Zespół niezwykle często wykorzystywany i cytowany w literaturze.
-
Chciałbym wrócić jeszcze do na moment do kwestii konkordancji na konkretnym przykładzie ksiąg ziemskich krakowskich. W literaturze można się spotkać, oprócz dzisiaj obowiązujących sygnatur z 5 ciągami innych, wcześniej używanych sygnatur, zarówno przez naukowców (Ulanowski, Fedorowicz) jak i archiwistów krakowskich (Łuszczyński, Bobrzyński). Stanisław Kutrzeba, który w 1909 r. opracował używany do dzisiaj Katalog Krajowego Archiwum Aktów Grodzkich i ziemskich w Krakowie również stanął przed problemem przesygnowywania akt i podszedł do niego bardzo praktycznie, przesygnował tylko część akt, pozostawił zaś dawne numery w przypadku tych ksiąg, które miały pomoce szczegółowe (ponad 1000 skorowidzy osobowo-geograficznych), aby uniknąć tworzenia dodatkowych konkordancji, których i tak już jest niemało. Użytkownikom czasami trudno się w tym połapać, nie są w stanie sami, bez pomocy archiwisty, przełożyć sygnatury, którą gdzieś znaleźli na aktualną.
Zresztą problem sygnatury alfanumerycznej nie ma większego znaczenia jeśli chodzi o użytkowników. Oni nie prowadzą poszukiwań sygnatur spełniających określone kryteria, nie będą sortować bazy danych według sygnatur, tylko szukają określonych informacji w aktach, a więc nie kolumna sygnatura jest dla nich najważniejsza, ale opis zawartości. Sygnatura będzie ich interesować dopiero przy zamawianiu akt.
-
witam
Chodzi mi o położenie jednostki w magazynie. Układ w inwentarzu nie spędza mi sen z powiek w dobie komputerowej. W przypadku tej księgi jest to mniej drastyczne rozwiązanie, ale są akta niezwykle cenne, np. pergaminy, i robię się lekko blady, gdy pomyślę o umieszczeniu jej/ich na szarym końcu, wraz z jakimś XIX-wiecznym szajsem gospodarczym.
Zasadniczo nic nie stoi na przeszkodzie, aby akta uznane za szczególnie cenne wyodrębnić z zespołu i przechowywać w specjalnie w tym celu przygotowanym magazynie. Dysponujemy bazą Topograf do opisu rozmieszczenia akt w magazynach a prędzej czy później doczekamy się jej integracji z pozostałymi bazami, więc informacje o miejscu przechowywania jednostki nie zginą. Ale czy rzeczywiście sąsiedztwo "XIX-wiecznego szajsu gospodarczego" to miejsce mniej "bezpieczne" od reszty magazynu? :lol:
Są zespoły podzielone na działy (serie), dajmy na to Archiwum Sanguszków. Prawie 5 tys. jednostek w jakichś 8 seriach wyróżnionych literową sygnaturą właśnie, mających własne ciągi liczbowe, od 1 do ileśtam (...)
A któż takiej sytuacji nie zna?! Jedno jest pewne: jednostka musi posiadać unikatową sygnaturę. Jeśłi więc sygnatura składa się z: nr archiwum/nr zespołu/cd nr zespołu/sygnatury to niestety jedynym wyjściem jest przesygnowanie zespołu. A gdyby sygnturę rozbudować? Standard ISAD(G) daje tu pewne możliwości. Opis wielopoziomowy pozwala uwzględnić poziomy pomiędzy zespołem a jednostką - podzespoły, serie, podserie. Gdyby więc sygnturę wzbogacić o wskazanie serii można by zachować powtarzające się sygnatury w zespole. Wygląda na to, że wtedy i tylko wtedy...
-
Zasadniczo nic nie stoi na przeszkodzie, aby akta uznane za szczególnie cenne wyodrębnić z zespołu i przechowywać w specjalnie w tym celu przygotowanym magazynie. Dysponujemy bazą Topograf do opisu rozmieszczenia akt w magazynach a prędzej czy później doczekamy się jej integracji z pozostałymi bazami, więc informacje o miejscu przechowywania jednostki nie zginą. Ale czy rzeczywiście sąsiedztwo "XIX-wiecznego szajsu gospodarczego" to miejsce mniej "bezpieczne" od reszty magazynu? :lol:
Realia są takie, że jest lub może być mniej bezpieczne, choćby z powodu flory bakteryjnej (itp. czynników), innej w różnych magazynach lub jego częściach. Niestety warunki są, jakie są, i takie będą do czasu powstania budynku archiwalnego w Krakowie (che, che). W naszej sytuacji lokalowej o specjalnych magazynach trudno raczej mówić, a specjalnie cennych archiwaliów nam raczej nie brak, więc trudno tu coś wyodrębniać.
Topograf może i sprawę załatwia ostatecznie, ale kłopot z wyszukaniem i sprawdzaniem dalej jest i wydłuża realizację. Zresztą o nieporozumienia i wypadki nietrudno (magazynier też człowiek), zwłaszcza jeśli sytuacja się komplikuje. Nawiasem mówiąc, słyszałem, że we Worcławiu radzą sobie w ten sposób, że na rewersie użytkownik wpisuje i starą i nową sygnaturę, bo inaczej magazynier się nie połapie. Ciekawym, czy to prawda?
A któż takiej sytuacji nie zna?! Jedno jest pewne: jednostka musi posiadać unikatową sygnaturę. Jeśłi więc sygnatura składa się z: nr archiwum/nr zespołu/cd nr zespołu/sygnatury to niestety jedynym wyjściem jest przesygnowanie zespołu. A gdyby sygnturę rozbudować? Standard ISAD(G) daje tu pewne możliwości. Opis wielopoziomowy pozwala uwzględnić poziomy pomiędzy zespołem a jednostką - podzespoły, serie, podserie. Gdyby więc sygnturę wzbogacić o wskazanie serii można by zachować powtarzające się sygnatury w zespole. Wygląda na to, że wtedy i tylko wtedy...
Hmmm... trzeba by się przyjrzeć tym możliwościom w takim razie.
Tym niemniej, nie do końcu rozumiem konieczność zmiany na sygnatury cyfrowe. Po co to właściwie, skoro literowo-cyfrowe też są do przyjęcia?
-
Jeśli nawet we Wrocławiu wypisuje się dwie sygnatury na rewersie (korzystałem z zasobu, akurat w tym zespole tak nie było), to nie są z pewnością jedynym takim archiwum, a na pewno nie są rekordzistami w tej dziedzinie :lol:
A tak poważnie, mamy standardy: ISAD(G), ISAAR, zastanawialismy się poważnie, czy implementować EAD, ale tak na prawdę, ilu archiwistów zna strukturę wg ISAD(G)?
Naturalnie, że zastosowanie sygnatury zgodnej z tym standardem, w tym alfanumerycznej, z uwzględnieniem serii (podzespołów, działów lub t.p.), jest w stanie wyprowadzić biednego człowieka przepisujacego inwentarz kartkowy, czy książkowy zespołu nawet o bardzo skomplikowanej strukturze ze ślepego zaułka. Dlatego nie widzę problemu jej stosowania.
Swoją drogą ręczne wklepywanie inwentarzy, to taka polska forma retrokonwersji pomocy archiwalnych :roll:
Jednym słowem, nie wyważajmy otwartych drzwi, tylko miejmy nieco odwagi i zróbmy porządek w pomocach archiwalnych, bo regularnego przesygnowania przy każdym skontrum nie zniosą nawet metadane dokumentu elektronicznego (jeśli pozwoli się przesygnować) :twisted:
-
Zapraszamy do AP w Krakowie i zapoznanie się z ponad stuletnią już tradycją sygnowania dokumentacji sygnaturami alfanumerycznymi, które w wielu przypadkach funkcjonują w literaturze naukowej. A następnie ponownie zapraszam do dyskusji, co prawda nie wiem czy celowej, bo każdy ze względu na własne doświadczenia będzie obstawał przy swoim, a i ilość i jakość zadań wykonywanych przez archiwa wzrasta, o problem sygnatury jawi się przy tym jako zgoła akademicki. Sygnatura alfanumeryczna nie jest żadnym problemem przy przechowywaniu dokumentacji w magazynach, jak również przy sporządzaniu ewidencji skarbowej. Była natomiast problemem przy poprzednich wersjach IZY. Jednocześnie zgadzam się, że niekoniecznie należy trzymać sie wieloletniej tradycji, pod warunkiem jednak, że koszty nie są większe niż zyski. Chciałabym zaprosić p. Andrzeja Choniawko do nas, aby w kilkanaście tygodni jak deklarował przesygnował kilkanaście kilometrów dokumentacji :) Należałoby się również zastanowić, czy nieumiejętność stworzenia bazy (algorytmu w bazie) obsługującej alfanumeryczne sygnatury jest wystarczającym powodem przesygnowywania takiej masy dokumentacji. A śmiem twierdzić, że algorytm ten nie jest tak skomplikowany jak te w programach sterujących lotami kosmicznymi.
Doświadczenia AP w Poznaniu w zakresie posługiwania się sygnaturą alfanumeryczną wyrastają z procesu wprowadzenia 18 tysięcy rekordów do baz MAPA i AFISZ, które to opierają się na idei sygnatury alfanumerycznej. Uwzględniając większy stopień złożoności tych baz niż bazy IZA okazało się, że proces wprowadzania danych, weryfikacji kompletności i korekty zapisanych rekordów trwa przynajmniej trzy razy dłużej niż w przypadku, gdyby bazy te były oparte na idei sygnatury alfanumerycznej. Nie ma najmniejszych powodów, by sądzić, że w przypadku bazy dla dokumentacji aktowej będzie inaczej. Poza tym pozostaje kwestia niemożności generowania inwentarzy skarbowych w takim układzie, w jakim pozostają fizycznie akta danego zespołu, a przecież dla zarządzania zasobem ma to podstawowe znaczenie niezależnie od tego, czy odpowiednie czynności sprawdzająco-kontrolne będziemy przeprowadzali z laptopem w ręku czy z wydrukiem papierowym inwentarza. Ciekaw jestem skąd się biorą doświadczenia Krakowa w zakresie posługiwania się sygnaturą alfanumeryczną, skoro żadna z wersji IZY nie opierała się na tej idei. Jeśli doświadczenia te prowadzą kolegów z Krakowa do wniosku, że koszty przesygnowywania odpowiednich jednostek archiwalnych są większe niż zyski, to byłby to ewenement nie tylko w zakresie historii informatyki, ale postępu technicznego w ogóle. Do tej pory bowiem tak bywało, że każdy znaczący wynalazek aby mógł być w całej pełni zdyskontowany wymagał zbudowania odpowiedniej infrastruktury (silnik parowy-lokomotywa-linie kolejowe-dworce, a w końcu rozkłady jazdy). W przypadku komputerów mniej od nakładów materialnych liczy się wysiłek organizacyjny i logistyczny. Jest on w każdej dziedzinie życia ogromny. Byłybyż w świetle domniemanych krakowskich doświadczeń archiwa polskie jedynymi instytucjami na świecie, od których wprowadzenie do użytku komputerów nie wymaga kiwnięcia palcem w bucie nie naruszając uświęconych tradycyjnych rozwiązań metodycznych. Pochylenie się nad tradycją jest ze wszech miar godne szacunku. Gdyby konsekwentnie oddawano jej hołd ludzie do dzisiej żyliby w jaskiniach, co dla równowagi ekologicznej na planecie Ziemia i rozwoju sztuki naskalnej miałoby zbawienne wręcz znaczenie. "Gość" zdecydowanie wyolbrzymia przy tym wysiłek jaki należałoby podjąć w celu przygotowania całego zasobu do posługiwania się w bazach archiwalnych wyłącznie sygnaturą numeryczną. AP w Krakowie liczy wg Sezamu około 600 tys. j.a. (dane na podstawie SEZAMU ogólnopolskiego) z czego przecież nie wszystkie są opatrzone sygnaturą złożoną. Zakładam, że dotyczy to połowy, co chyba i tak jest na wyrost. Pisząc o kilku czy kilkunastu tygodniach zakładałem, że akcja likwidacji sygnatur złożonych w archiwach będzie odbywała się w warunkach powszechnej mobilizacji (vide lustracja). Odsyłając do tego jednego magazyniera nie da się co oczywiste zrobić tego w tak krótkim czasie. Ale już przy dwóch osobach 300 tysięcy jednostek można przesygnować w 300 dni, co w kategoriach czasu archiwalnego jest okresem niebywale krótkim. Gdyby AP w Krakowie miało problemy ze znalezieniem osób gwarantujących wydajność pracy na tym poziomie (oczywiście w warunkach pracy na umowa-zlecenie a nie w rozleniwiających pracobiorców wymiarze godzinowym) to służę pomocą. Poza tym cały problem jawi się jeszcze w innym wymiarze, jeśli sygnaturę złożoną rozłożymy na wzór sugestii zawartych w ISADZie i na osobne pola, pozostawiając pożądany ostatni numeryczny element sygnatury w ostatnim polu. Wtedy może okazać się, że jednostek, które należy przesygnować jest jeszcze mniej. O tym szerzej niżej (cdn...).
-
W przeciwieństwie do sposobu sygnowania w archiwach polskich na całej przestrzeni ich istnienia, przygotowanie i przebieg lotów kosmicznych podlega ściśle określonym procedurom i zdecydowanie łatwiej opisać te zjawiska językiem matematycznym, ale jeśli w sprawie interesującego nas algorytmu zwrócicie się Państwo do Billa Gatesa lub choćby pobliskiego Comarchu to kto wie...Tyle tylko, że taniej wypadłoby zatrudnić do przesygnowywania kilkunastu nawet magazynierów. (Chyba , żeby oprócz Cracovii p. Filipiak zechciał zasponsorować archiwa państwowe).
-
Nie podoba mi się idea umieszczania jednostki XIV -wiecznej na końcu zespołu z XVIII wiecznymi.
Rzeczywiście to jest problem, gdyż jak wykazały najnowsze badania większość uszkodzeń akt i dokumentów jest następstwem nocnych bijatyk między obcymi kulturowo, a sąsiadującymi zbyt blisko siebie w magazynach j. a.
-
Uwzględniając większy stopień złożoności tych baz niż bazy IZA okazało się, że proces wprowadzania danych, weryfikacji kompletności i korekty zapisanych rekordów trwa przynajmniej trzy razy dłużej niż w przypadku, gdyby bazy te były oparte na idei sygnatury alfanumerycznej. W przypadku komputerów mniej od nakładów materialnych liczy się wysiłek organizacyjny i logistyczny.
Poprawiam fragmenty wypowiedzi: chodziło oczywiście o sygnaturę numeryczną, a w następnym zdaniu przed słowem "wysiłek" wypadło słowo "także"
-
CHA, CHA, CHA
Tak się jednak nie dogadamy. Co do powodów, dlaczego mi się to nie podoba - patrz wyżej.
Dodam jeszcze, że też wypełniamy MAPĘ i nie odnosimy wrażenia, że wprowadzanie danych trwa trzykrotnie dłużej.
Rzeczywiście posegregowanie może być problemem, jeśli nie ma pola "liczba porządkowa", a sygnatury alfanumeryczne nie są zapisane z użyciem zer na początku liczby. Jest to kłopot.
-
Poza tym pozostaje kwestia niemożności generowania inwentarzy skarbowych w takim układzie, w jakim pozostają fizycznie akta danego zespołu, a przecież dla zarządzania zasobem ma to podstawowe znaczenie niezależnie od tego, czy odpowiednie czynności sprawdzająco-kontrolne będziemy przeprowadzali z laptopem w ręku czy z wydrukiem papierowym inwentarza. Ciekaw jestem skąd się biorą doświadczenia Krakowa w zakresie posługiwania się sygnaturą alfanumeryczną, skoro żadna z wersji IZY nie opierała się na tej idei.
Dyskusja na temat wyższości sygnatury cyfrowej nad alfanumeryczną przypomina, jak to już wcześnie zauważono, polemikę na temat wyższości świąt Bożego Narodzenia nad świętami Wielkanocy. A rozwiązanie problemu, w tym także poruszonej wyżej kwestii inwentarzy skarbowych, jest w gruncie rzeczy proste: przecież wystarczy dodać w bazie danych, poza polem z sygnaturą alfanumeryczną, pole „Lp. j.a. w zespole”. Baza danych IZA nie jest tak rozbudowana jak MAPA czy SCRINIUM, więc nie stanowi to chyba wielkiego problemu. Uniknie się dzięki temu przesygnowywani wielu tysięcy j.a., co w przypadku Archiwum Państwowego w Krakowie jest problem, także ze względu na rozbicie lokalowe (niektóre zespoły są przechowywane w dwóch, a może i nawet trzech lokalach, co z oczywistych powodów nie ułatwia przesygnowywania, a szanse na 1 budynek, w którym możnaby było scalić i odopowiednio ułożyć całość zasobu są zerowe).
-
Jedno jest pewne: jednostka musi posiadać unikatową sygnaturę. Jeśłi więc sygnatura składa się z: nr archiwum/nr zespołu/cd nr zespołu/sygnatury to niestety jedynym wyjściem jest przesygnowanie zespołu. A gdyby sygnturę rozbudować? Standard ISAD(G) daje tu pewne możliwości. Opis wielopoziomowy pozwala uwzględnić poziomy pomiędzy zespołem a jednostką - podzespoły, serie, podserie. Gdyby więc sygnturę wzbogacić o wskazanie serii można by zachować powtarzające się sygnatury w zespole.
I to jest rozwiązanie problemu. Trzeba tylko bez uprzedzeń popracować nad szczegółami. Od razu wszakże trzeba zauważyć, że rozczłonkowywanie sygnatury na pojedyńcze pola właściwe dla każdego jej elementu będzie miało sens wyłącznie w odniesieniu do sygnatur pozbawionych zmieniających się o odniesieniu do każdej jednostki oznaczeń literowych. Wtedy to możemy uzyskać w ostatnim polu chemicznie czystą sygnaturę numeryczną i według tej sygnatury sortować zespół na potrzeby skarbowe. Wprawdzie nie uzyskamy układu inwentarzowego pokrywającego się z układem fizycznym w skali całego zespołu, ale tylko w obrębie jego poszczególnych części (serii bądż innego rodzaju konglomeratów), ale i tak jest to rozwiązanie o niebo lepsze od tego co niesie nam projekt IZY-5. Wychodząc naprzeciw nieodosobnionym przecież obiekcjom Krakowa można zachować także tradycyjne sygnatury. Po prostu rozróżnić w bazie IZA pola: sygnatura cytowana (stara niezmieniana) i sygnatura identyfikacyjna (nowa do użytku wewnętrznego archiwum). W żadnym przypadku jednak nie da się uniknąć fizycznego przesygnowania j. a. oznaczonych zmieniającymi się sygnaturami literowymi. Warto zrobić nie tylko z przyczyn o których wyżej, ale także w perspektywie wprowadzania w archiwach kodów kreskowych. Systemy kodów kreskowych po prostu żadnych oznaczeń literowych na wejściu nie tolerują. I chyba lepiej zrobić to teraz, niż z okazji wprowadzania IZY-18.
-
Z okazji dyskusji na tym formu nad nową wersją IZY, którą swego czasu dano nam do testowania, kategorycznie stwierdzono w poście podsumowujacym iż, sygnatura bedzie tylko ciągła. Martwi mnie to, że się teraz łamią. Zwlekanie z jednoznaczną decyzją wcale niektórym nie ułatwia pracy bo z racji wygodnictwa mogą w nowych przyjmowanych zespołach stosować sygnatiry alfanumeryczne lub inne łamańce.
I na koniec fajnie prawda wygląda taka sygnatura na rewersie na zamówienie:40/VII/2 t.XIXa (a takie też mieliśmy) a jak by dodać do tego jeszcze PL/nr archiwum/nr zespołu/ z przodu to już wyglada naprawdę super.
Polecam pod rozwagę
-
Tu jeszcze raz jaskiniowiec.
Zapewne stoję jednak na straconej pozycji i patrząc w perspektywie 500 czy 1000 lat przesygnowanie jest nieuniknione. I nieuniknione także zaakceptowanie faktu, że cytowanie w literaturze do tej pory sygnatur alfanumerycznych nie jest z konieczności argumentem za ich utrzymaniem, biorąc taką właśnie perspektywę pod uwagę. Podobnie wszystko inne bierze najwyraźniej w łeb, jeśli myślimy o pełnej komputeryzacji i realizowaniu zleceń w magazynie przez maszyny posługujące się kodami kreskowymi - kiedyś tam (co na razie jest science-fiction, tak samo jak nowy/jeden budynek zresztą).
Poniekąd się z tym już dawno pogodziłem.
Przesygnowanie jednak z całą pewnością potrwa u nas długo i będzie wymagało zaangażowania wielu osób (o zatrudnianiu studentów lub osób na zlecenie wolę nie myśleć). Nie zajmie kilku tygodni i będzie kosztowne. Z tego faktu chyba dalej nie wszyscy zdają sobie sprawę (sygnatury alfanumeryczne stanowią u nas przytłaczającą większość, a nie 50% zasobu), konieczna byłaby istotnie osobista wizyta w krakowskich magazynach w 5 różnych oddziałach aktowych.
Howgh!
-
witam
sygnatury alfanumeryczne stanowią u nas przytłaczającą większość, a nie 50% zasobu
To robi wrażenie. Rozumiem, że są to zespoły już dawno opracowane. Rzeczywiście ich przesygnowanie byłoby nie lada wyzwaniem. Może warto więc bez uprzedzeń podejść do kwestii sygnatury alfanumerycznej? Jak sądzę owe zespoły jako opracowane w poprzedniej epoce mają układ w magazynie identyczny z ukłądem inwentarzowym. W takiej sytuacji układ skarbwy jest taki sam, jak w iwentarzu, a więc przy pozostawieniu sygnatury alfanumerycznej nie powinno być problemu z wygenerowaniem odpowiedniego spisu dla celów kontrolnych. Oczywiście mówię tylko o zastosowaniu ustępstwa wobec starych inwentarzy, które będą wpisywane do baz danych. Przy nowych inwentarzach należałoby stosować wyłącznie sygnaturę numeryczną, aby zachować możliwość generowania układów skarbowych, które - jak słusznie zauważa pan Andrzej Choniawko - są niezwykle istotne przy sygnaturze skaczącej.
Drugą sprawą są natomiast powtarzające się sygnatury. Tu rozwiazania są dwa: przesygnowanie, lub wprowadzenie poszerzonej sygnatury (co zresztą też może oznaczać przesygnowanie jednsotek!).
Trzecia sprawa: wykorzystanie w archiwum osób pracujących na umowę-zlecenie. Interesujące i obiecujące, choć u nas dotychczas nie było to praktykowane.
-
IFAR zaczyna być coraz częściej miejscem żywej dyskusji. I to jest chyba ... sukces. Bez względu kto ma tu rację. Dopiero teraz znalazłem czas na przeczytanie dyskusji od pewnego czasu (tj. od czasu jak sprzeciwiłem się zdecydowanym poglądom przeciwstawiającym się zezwoleniu na pozostawienie kiedyś tam nadanych sygnatur). Tak mi się zdawało, że sprawa zakończona, aż tu dowiedziałem się że się nie znam bo nie mam praktyki...
Super!
Otóż w archiwum "tradycyjnym" praktyki faktycznie nie mam i dlatego właśnie powołałem się na przykłady "najczęściej uznane". Ale widziałem także inwentarze książkowe z APW (już trudno niech się zaraz odezwie ktoś z APW że i tu nie pracowałem :)) zawierające sygnatury z najróżniejszymi literkami... I poglądy mieli krakowskie (odezwijcie się!). Moje doświadczenie praktyczne ogranicza się do archiwum audiowizualnego, w którym znajdowało się ledwie klikaset tysięcy najróżniejszych nośników danych - i faktycznie sygnatury były (są!) najróżniejsze np. W-507, BM-12345/K, BC1200, 50003/D itp. I problem! Jak to sortować żeby było po kolei na ekranie albo na wydruku? Dla informatyków sprawa była załkiem prosta: wystarczy wpisywać do systemu sygnatury jakie są tylko BEZ myślników, ukośników itd. Jak działał system? Przed sortowaniem "podzielił" sygnatury w następujący sposób:
1. odizoluj litery początkowe = szukaj w sygnaturze do pierwszego znaku który nie jest cyfrą
2. wpisz odizolowane litery do odzielnego pola
3. odizoluj cyfry = szukaj w sygnaturze do pierwszego znaku który jest cyfrą
4. wpisz wyizolowane litery do odzielnego pola
5. odizoluj kolejne litery = szukaj w pozostałej części sygnatury do do pierwszego znaku który nie jest cyfrą
6. itd.
Przy sortowaniu sortuj w kolejności wyizolowanych pól. Wyświetlaj jednak sygnaturę jako całość.
W ten sposób system potrafił posortować sygantury w kolejności:
B3456
BM30000
W357
W357A
W358
W358B
itd...
Mam też doświadczenie w bibliotece w której było kilkaset tysięcy druków zwartych i kilkanaście tysięcy czasopism. Tam to dopiero były (są!) sygnatury! Np. S-1268[34:650]. Super nie?
I po co to piszę? Otóż niekomu nie przyszło do głowy żeby zmieniać raz nadaną sygnaturę. Po prostu nie było na to czasu.
Magazynier musiał umieć znaleźć owe BM-12345/K, W-507, czy S-1268[34:650]. Swoją pracę zaczynałem właśnie od magazynu...
Zresztą problem sygnatury alfanumerycznej nie ma większego znaczenia jeśli chodzi o użytkowników. Oni nie prowadzą poszukiwań sygnatur spełniających określone kryteria, nie będą sortować bazy danych według sygnatur, tylko szukają określonych informacji w aktach, a więc nie kolumna sygnatura jest dla nich najważniejsza, ale opis zawartości. Sygnatura będzie ich interesować dopiero przy zamawianiu akt.
Gościu jesteś wielki! O to własnie chodzi. To dla użytkowanika pracujemy.
Skoro moje poglądy spotkały się z tak poważnymi zarzutami to jeszcze pytania: po co wporwadzono konieczność zgodności układu inwentarza skarbowego z układem fizycznym zespołu? I dlaczego archiwa nie mogą być zwolnione z tej czynności w dającym się przewidzieć czasie? Zadaję te pytania jako laik wywodzący się z biblioteki i archiwum audiowizualnego. Otóż w bibliotece takiego układu nie było (stare druki były wyłaczone do innego pomieszczenia, łamiąc fizyczny układ (!) i nikomu to nie przeszkadzało) a biblioteka działała znakomicie...
Telewizja też znajduje odpowiednie taśmy do emisji co widac na antenie, a nikomu nie przychodzi do głowy robienie sortowania w systemie po sygnaturach... bo po co? Chociaż, jak napisałem system na to pozwala.
Przepraszam: jest wyjątek - sortuje się po sygnaturach nośników żeby przekazać spis materiałów archiwalnych do ADM-u. Mam jednak nadzieję że już niedługo będzie się w takich przypadkach sortować po identyfikatorach audycji a nie po sygnaturach nośników, ale to już zupełnie inne zagadnienie...
Pozdrawiam wszystkich moich przeciwników. Zwłaszcza tych z Krainy Podziemnych Pomarańczy, skąd i moja rodzina pochodzi.
-
sygnatury alfanumeryczne stanowią u nas przytłaczającą większość, a nie 50% zasobu
Według Sezamu 2004 tylko 145 478 j. a. to w AP w Krakowie jednostki opracowane i tylko w odniesieniu do tych (zakładając, że wszystkie posiadają sygnaturę złożoną) odnosiłby się ewentualny wymóg przesygnowania, więc nie przesadzajcie złociutcy. Nadanie sygnatur całej reszcie dokonowywałoby się w ramach normalnej procedury opracowywania poszczególnych zespołów. Tak czy inaczej zamiar odkładania zrobienia czegoś, co da się zrobić w ciągu kilku lat (przy irracjonalnym wstręcie do kapitalistycznego wymysłu jakim jest out-sourcing), na 500 do 1000 lat przebija swą oryginalnością wszelkie rekordy będące udziałem pracoholików inaczej. Tej wizji nawet budowniczowie autostrad w Polsce nie ośmieliliby się skopiować.
-
Trzecia sprawa: wykorzystanie w archiwum osób pracujących na umowę-zlecenie. Interesujące i obiecujące, choć u nas dotychczas nie było to praktykowane.
Nie było to praktykowane, bo w archiwach państwowych relacja koszty - efekt, jest nic nie znaczącą abstrakcją. Tymczasem w przedsiębiorstwach i instytucjach, gdzie jest inaczej korzystanie z usług w systemie prac zleconych jest coraz szersze. W archiwach zamiast rozbudowywać etaty należałoby przekazać część zadań (przepisywanie inwentarzy czy proste prace magazynowe nadają się do tego idealnie) na zewnątrz w zdecydowanie bardziej efektywnym i tańszym systemie prac zleconych, a zaoszczędzone w ten sposób środki przynajmniej w znaczącej części przeznaczyć na podwyżki płac dla pozstających w tej samej liczbie pracowników etatowych.
-
Zadaję te pytania jako laik wywodzący się z biblioteki i archiwum audiowizualnego.
Największy wszakże laik powinien dostrzegać różnicę między biblioteką a archiwum. Biblioteka składa się z książek czy też innych obiektów z których każdy odznacza się unikalnymi właściwymi tylko sobie cechami, natomiast w archiwach zasób składa się z jednostek archiwalnych, które posiadają obligatoryjne wspólne właściwości z j. a. wchodzącymi w skład tego samego zespołu akt. Mało tego są one w ramach tychże zespołów uporządkowane według pewnych kryteriów. Wszystkie te okoliczności te muszą być odzwierciedlone poprzez określony system sygnowania danego zespołu. Cały wywód odwołujący się do doświadczeń bibliotecznych czy archiwów gdzie nie występują konglomeraty obiektów w postaci zespołów jest w związku z tym bezprzedmiotowy. Ponieważ nadal pływamy w suchym basenie proponuję przeprowadzenie eksperymentu mogącego rozstrzygnąć w duchu filozofii amerykańskiego pragmatyzmu (James, Dewey), która legła u podstaw rozwoju tego kraju, nasze spory. Wytypujmy metodą losową liczący np. około 2 tys. j. a. zespół oznaczony sygnaturami złożonymi z a,b i wszelkimi innymi możliwymi ozdobnikami. Inwentarz kartkowy takiego zespołu (tu uprasza się o pomoc inne archiwa, bo w Poznaniu wszystkie zespoły kartkowe mamy już w IZIE) zostanie wprowadzony do IZY w wersji obecnie proponowanej, sprawdzona zostanie kompletność wprowadzonych rekordów w stosunku do liczby realnie składających się na niego j.a. oraz przeprowadzona korekta literowa a następnie odszukanie "pomyłkowo" źle umiejscowionych fizycznie kilku j.a. Te same czynności zostaną powtórzone w odniesieniu do wersji IZY 5 z sygnaturą alfanumeryczną, ale rozczłonkowaną na kilka pól, oraz do IZY 5 z dodatkowym polem liczba porządkowa proponowanej przez p. Filipczyka a w końcu tenże zespół zostanie wprowadzony do IZY 4 z sygnaturą numeryczną z tym, że przedtem zostanie poddany odpowiadnim czynnościom przesygnowania j. a. w celu uzyskania sygnatury numerycznej od 1 do n. Taka metoda, która okaże się najmniej czasochłonna i tym samym w najmniejszym stopniu obciążająca podatników powinna stać się obowiązująca wszystkie archiwa państwowe. Oczywiście założenie wsępne: osoby wprowadzające powinny dysponować zbliżonymi umiejętnościami technicznymi.
-
Na pytania:
Po co wprowadzono konieczność zgodności układu inwentarza skarbowego z układem fizycznym zespołu?
Dlaczego archiwa nie mogą być zwolnione z tej czynności w dającym się przewidzieć czasie?
uzyskałem odpowiedź:
Największy wszakże laik powinien dostrzegać różnicę między biblioteką a archiwum. Biblioteka składa się z książek czy też innych obiektów z których każdy odznacza się unikalnymi właściwymi tylko sobie cechami, natomiast w archiwach zasób składa się z jednostek archiwalnych, które posiadają obligatoryjne wspólne właściwości z j. a. wchodzącymi w skład tego samego zespołu akt. Mało tego są one w ramach tychże zespołów uporządkowane według pewnych kryteriów. Wszystkie te okoliczności te muszą być odzwierciedlone poprzez określony system sygnowania danego zespołu. Cały wywód odwołujący się do doświadczeń bibliotecznych czy archiwów gdzie nie występują konglomeraty obiektów w postaci zespołów jest w związku z tym bezprzedmiotowy.
wycofuję się z dyskusji w tym wątku :)
-
A rozwiązanie problemu, w tym także poruszonej wyżej kwestii inwentarzy skarbowych, jest w gruncie rzeczy proste: przecież wystarczy dodać w bazie danych, poza polem z sygnaturą alfanumeryczną, pole „Lp. j.a. w zespole”
Ten pomysł był przedmiotem dyskusji w odpowiednich gronach decyzyjnych, lecz nie wiedzieć czemu nie znalazł żadnego odbicia w proponowanej wersji IZY 5.0. Tymczasem rozwiązuje on jak się wydaje wiele z negatywnych skutków funkcjonowania sygnatury alfanumerycznej w tej wersji. Trzeba wszakże pamiętać, że wymagana w tym przypadku byłaby żelazna dyscyplina w trakcie wprowadzania inwentarza danego zespołu do bazy. Wszelkie poprawki, uzpełnienia itp. we wnętrzu już przepisanego inwentarza zniweczyłoby możliwość sortowania wpisanych rekordów w taki sposób by ich układ pokrywał się bez reszty z układem fizycznym j.a. W związku z powyższym z trudem dałoby się IZĘ 5.0 stosować w przypadku wproawadzania do bazy inwentarzy na skalę przwemysłową. Ale w sumie korzyści byłyby i tak niewspółmiernie większe, niż przy zastosowaniu wersji IZY 5.0 bez tego pola. W perspektywie wprowadzania kodów kreskowych oznaczeń literowych jako elementu sygnatury i tak trzeba się będzie jednak pozbyć trochę szybciej, niż za 500 lat. Pozdrawiam Kraków i gratuluję wspaniałego spektaklu pod Wawelem.
-
Chciałem wtrącić coś jeszcze na temat sygnatury archiwalnej ale z innej beczki. Obecnie jest nacisk aby przyjmowac do archiwum akta wraz z spisami zdawczo-odbiorczymi takze na dyskietce. Jest to nadzwyczaj cenna inicjatywa, gdyż pozwala uniknąć czasochłonnego przepisywania spisów papierowych do bazy danych IZA (4.0). Teraz wystarczy skopiować odpowiedni fragment od Accessa, dodać kolumny odpowiadające odpowiednim polom w Izie i wypełnić je szybko odpowiednimi wpisami. Potem wkleja sie to do tabel Izy i zespół jest gotowy w bazie. Jest to bardzo dobre rozwiązanie zarówno dla całkiem nowych zespołów jak i dopływów do zespołów które już mamy w bazie. I tutaj najlepiej byłoby aby sygnatura była jednak ciągła a nie łamana, ale na to też jest sposób. Wystarczy łamaną przenieść do kolumny "sygnatury dawne". Myślę, ze raczej ameryki tutaj nie odkryłem ale jest to dość dobre rozwiązanie które w moim przypadku sie sprawdziło.
pozdrawiam
-
Zapewne stoję jednak na straconej pozycji i patrząc w perspektywie 500 czy 1000 lat przesygnowanie jest nieuniknione. I nieuniknione także zaakceptowanie faktu, że cytowanie w literaturze do tej pory sygnatur alfanumerycznych nie jest z konieczności argumentem za ich utrzymaniem
Przesygnowanie jednak z całą pewnością potrwa u nas długo i będzie wymagało zaangażowania wielu osób
Mam też doświadczenie w bibliotece w której było kilkaset tysięcy druków zwartych i kilkanaście tysięcy czasopism. Tam to dopiero były (są!) sygnatury! Np. S-1268[34:650]. Super nie?
I po co to piszę? Otóż niekomu nie przyszło do głowy żeby zmieniać raz nadaną sygnaturę. Po prostu nie było na to czasu.
Zresztą problem sygnatury alfanumerycznej nie ma większego znaczenia jeśli chodzi o użytkowników. Oni nie prowadzą poszukiwań sygnatur spełniających określone kryteria, nie będą sortować bazy danych według sygnatur, tylko szukają określonych informacji w aktach, a więc nie kolumna sygnatura jest dla nich najważniejsza, ale opis zawartości. Sygnatura będzie ich interesować dopiero przy zamawianiu akt.
To tylko kilka cytatów za i przeciw sygnaturze alfanumerycznej. Fantastycznie :lol:
Tylko proszę nie zapominajcie, że z bazy IZA mogą korzystać inni użytkownicy, którzy muszą posługiwać się oznaczeniami alfanumerycznymi.
I jeszcze jedno - po co nam komputery :?:
Skoro mamy wspaniałe inwentarze kartkowe i możemy sobie wachlować nimi (kartę pierwszą do środka, kartę ósmą na koniec) a po roku od zakończonego opracowania odnajdujemy kolejną jednostkę - przyklejoną do innego zespołu - i dołączamy do właściwego zesołu.
Klops - inwentarz już jest w formie książkowej a jednostkę dołączyć trzeba na właściwe miejsce.
Pytanie - gdzie powinna się znależć?
1. tam gdzie wynika jej logiczne miejsce - ryzyko wprowadzenia sygnatury alfanumerycznej;
2. na koniec zespołu - w przypadku wydrukowanych inwentarzy tracimy układ jaki nadaliśmy zespołowi.
I chyba w tym miały nam pomóc dibelskie maszyny - bo dzięki odpowiedniej kwerendzie tworzymy właściwy układ zespołu bez względu na umiejscowienie fizyczne jednostek.
Po to używa się dla obsługi magazynu inwentarza topograficznego, a dla zapoznania się z zespołem używa się tzw. inwentarza właściwego.
Dla statystycznego użytkownika archiwum ważne jest odnalezienie informacji a nie czy ona w magazynie leży na górnej czy dolnej półce (a w sumie między innymi temu służą sygnatury)
Na koniec proponuję przesygnować kilkaset tysięcy jednostek w ramach eliminacji sygnatur alfanumerycznych.
Przy odrobinie szczęścia koniec prac można osiągnąć w granicy kilku lat.
Powodzenia
-
Na koniec proponuję przesygnować kilkaset tysięcy jednostek w ramach eliminacji sygnatur alfanumerycznych.
Przy odrobinie szczęścia koniec prac można osiągnąć w granicy kilku lat.
Powodzenia
Szczęście nie ma tu nic do rzeczy tylko odpowiednia organizacja pracy. Poza tym jeśli przyjmiemy rozwiązanie tego problemu - o czym była mowa wyżej - w drodze zapisu sygnatury piętrowej w kilku polach to niezbędne okaże się tylko przesygnowanie j. a. z sygnaturami opatrzonymi na końcu znakami literowymi. A to akurat jest w zasięgu możliwości archiwów państwowych nawet bez uprzedniego podjęcia (skądinąd bardzo pożądanych z ogólniejszych względów) zasadniczych zmian organizacyjnych.
-
"W kisielu daje się płynąć równie szybko jak w wodzie. To jedno z dziesięciu "doniosłych" odkryć naukowych nagrodzonych w tym roku nagrodą Ig Nobel." (Antynobel). Źródło: Onet.pl.
Bardzo bym nie chciał, by w przyszłości pojawił się kiedykolwiek w podobnym kontekście komunikat: "Stosowanie sygnatury złożonej umożliwia równie sprawne zarządzanie zasobem archiwalnym. a przede wszystkim równie szybkie wprowadzanie inwentarzy archiwalnych do baz komputerowych, jak stosowanie sygnatury numerycznej."
Niestety, nie zauważam przesłanek wykluczających zaistnienie takiego faktu.
-
Wchodzę do magazynu i patrzę na grzbiety ksiąg. Widzę sygnatury, składające się z symbolu literowego i numerków - i od razu wiem, przed jakim zespołem stoję, gdzie się dany zespół kończy a gdzie zaczyna następny. A sygnatury cyfrowe... W dodatku numerek oznaczający zespół jest w środku szeregu cyfr, co nie ułatwia orientacji. Gdyby był na początku, byłoby trochę lepiej...
:roll:
-
Witam
Fakt, że rozpoznaje Pani zespoły po skrótach literowych nie świadczy o tym, że są one tak wspaniełe, ale jedynie o tym, że jest Pani doświadczonym pracownikiem archiwum. Zapewne łatwiej rozszyfrować literowy skrót zespołu niż jego kod liczbowy. Ale jednocześnie łatwiej w spisie zespołów znaleźć dany zespół po numerze niż po skrócie. A w tworzeniu informacji o zasobie archiwum wszak nie o to chodzi by infomacja przechowywana była w głowie archiwisty, lecz by znalazła się na oderwanych od jednostek ludzkich nośnikach, które nie chorują, nie mają urlopów i są dostępne 24h na dobę.
Funia napisała:
W dodatku numerek oznaczający zespół jest w środku szeregu cyfr, co nie ułatwia orientacji. Gdyby był na początku, byłoby trochę lepiej...
Numer zespołu jest poprzedzony przez kod kraju i numer archiwum. Myślę, że nic złego się nie stanie jeśłi w opisie na teczce (księdze) pominiemy te dwa elementy rozpoczynając sygnaturę od numeru zespołu.
-
Sprawę rozwiązuje umieszczenie na regałach nazwy zespołu.
A poza tym się poddaję.
Z tego co widzę, przesygnowanie nas i tak czeka, jeśli nie w najbliższym czasie (po wprowadzeniu wszystkiego do IZY), to wówczas gdy archiwum krakowskie będzie miało jeden budynek. Dura necessitas.
Nie potrwa to dwa tygodnie, znacznie dłużej (byle bym jeszcze zdążył przed emeryturą), ale przekonuję się do konieczności zastosowanie tej operacji. Gdy już będzie po wszystkim, zdam sprawę, ile to trwało.
"Tylko krowa się nie zmienia". ;)
-
Przesygnowywanie czeka? Na ostatnim posiedzeniu Centralnej Komisji Metodycznej potwierdzono słuszność wprowadzenia do systemu informacyjnego numeru serii, a z informacji o zespołach ze zdublowaną syganturą, nadsyłanych z archiwów, wynika że wiele jest takich zespołów. Ich inwentarze trafią więc do bazy IZA przed przesygnowywaniem.
-
No proszę, jaki niezorientowany jestem. Protokołu nie widziałem :(
Czy nie należy jednak tego traktować jako rozwiązanie tymczasowe (na jakieś 20 do 30 lat) czy to już na stałe?
Zresztą mamy np zespół, w obrębie którego mamy różne sygnatury literowe.
-
Na ostatnim posiedzeniu Centralnej Komisji Metodycznej potwierdzono słuszność wprowadzenia do systemu informacyjnego numeru serii...,
Jeśłi dobrze zrozumiałem chodzi o rozszerzenie identyfikacji jednostki poprzez dodanie oznaczenia serii, czy tak? Domyślam się też, że chodzi o ientyfikator serii z bazy IZA. Jest to na pewno dobre rozwiązanie dla dużych inwentarzy, w których powtarzają się sygnatury, ale czy to znaczy, że baza zostanie tak przebudowana, że przy każdej sygnaturze, w każdym zespole pojawi się ów identyfikator? Pytam, bo czasem owe identyfkatory mają dość niesympatyczne oblicza np. 0885545. Chyba nikt nie wyobraża sobie nanoszenia ich na jednostki?
-
Przyznaję, że nie bardzo rozumiem tę idęę z numerem serii, ale chodzi o to, żebyśmy nie musieli przesygnowywać akt i na jednostki archiwalne żadne nowe sygnatury nie będą nanoszone.
-
Na ostatnim posiedzeniu Centralnej Komisji Metodycznej potwierdzono słuszność wprowadzenia do systemu informacyjnego numeru serii
O słuszności tej decyzji - nie przesądzając niczego z góry - można będzie dopiero mówić po wprowadzeniu do zmodernizowanej w myśl sugestii KM IZY tak z grubsza kilkudziesięciu tysięcy rekordów odpowiednich zespołów, zrobieniu korekty i przy okazji nieukninionego często w takich wypadkach choćby częściowego scontrum tychże oraz wysłuchaniu opinii magazynierów realizujących zamówienia czynione na podstawie ich inwentarzy elektronicznych. Na razie dywagacje na ten temat to ciągle nauka pływania w suchym basenie, choć oczywiście nie mależy zapominać, że nie ma nic bardziej praktycznego od dobrej teorii. Chciałbym dodać, że osobiście b. chciałbym aby proponowane rozwiązania się sprawdziły i ślamazarne w skali kraju tempo tworzenia archiwalnych inwentarzy elektronicznych uległo zasadniczemu przyśpieszeniu.
-
???