IFAR

Internetowe Forum Archiwalne => Archiwa Zakładowe => Wątek zaczęty przez: PŁW w Marzec 14, 2019,

Tytuł: likwidacja jednostki organizacyjnej Powiatu
Wiadomość wysłana przez: PŁW w Marzec 14, 2019,

Dzień Dobry,

Została podjęta decyzja o likwidacji Powiatowego Ośrodka Geodezji i Kartografii (składnica akt) i włączenia go w strukturę organizacyjną Starostwa (archiwum zakładowe). Czy macie Państwo jakieś doświadczenia w takich sytuacjach. Rozdział 4 Rozporządzenia a dokładnie paragraf 64 trochę to określa ale bardzo ogólnie.
Czy znajdę gdzieś pomocne publikacje albo materiały na ten temat?

Ważna informacja obie jednostki mają tradycyjny obieg dokumentów.

1. Zastanawiam się jak postępować z dokumentacją przekazaną do składnicy przejmowanej jednostki czy przyjąć ją do AZ Starostwa jako dokumentacje obcą?

2. Co zrobić z dokumentacją, która już powinna zostać przekazana do składnicy a nadal jest u pracowników ?

3. Co zrobić ze sprawami zakończonymi, w ostatnich 2 latach, które dopiero będą nadawały się do przekazania - potraktować je jako obce? Czy może nowopowstały Wydział Geodezji i Kartografii w Starostwie powinien te dokumenty przekazać do AZ, tylko pod jaką klasyfikacja byłej jednostki czy Starostwa),

4. Co zrobić ze sprawami niezakończonymi, z lat poprzednich i z tego roku. W tym przypadku myślę ,że należy skorzystać z zapisów paragrafu 55 ust. 3 i dokonać zmiany znaku spraw z równoczesnym ponownym założeniem sprawy. Na starym i nowym spisie zrobić adnotacje o zmianie i nie zmieniać oznaczenia dokumentacji. - tylko czy dobrze myślę??

Będę zobowiązana za wszelkie wskazówki.

Tytuł: Odp: likwidacja jednostki organizacyjnej Powiatu
Wiadomość wysłana przez: Rovan w Marzec 14, 2019,

1. Skoro Starostwo przejmuje zadania likwidowanej jednostki, to będziemy mieli do czynienia zarówno z sukcesją bierną jak i czynną.
- dokumentacja spraw zakończonych powinna zostać przejęta w ramach sukcesji biernej (jak dokumentacja obca), a wiec na odrębnych spisach z/o POGiK zarejestrowanych na wykazie spisów POGiK (oczywiście wraz z ewidencją).
- dokumentacja nie zakończona w chwili likwidacji POGiK i kontynuowana przez Starostwo jest przejmowana w ramach sukcesji czynnej i po zakończeniu zostanie przekazana do AZ Starostwa (jako dokumentacja własna).

2. Przejąć do składnicy akt a dalej postępować tak jak z resztą dokumentacji w składnicy.

3. Patrz pkt. 2

4. Patrz pkt. 1, tiret 2. Procedura przerejestrowania spraw oczywiście obowiązuje.