IFAR
Internetowe Forum Archiwalne => Archiwa Zakładowe => Wątek zaczęty przez: stany w Grudzień 20, 2015,
-
Nowy, aktualny temat brakowania- może trochę poruszmy tą nowość.
-
A jak zmieniła się procedura brakowania?
-
ROZPORZĄDZENIE MINISTRA KULTURY I DZIEDZICTWA NARODOWEGO z dnia 20 października 2015 r.
w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej
-
Z grubsza rzecz biorąc wystarczy informacje z protokołu oceny dokumentacji archiwalnej przenieść do wniosku. I już. Czy coś przegapiłem?
-
§ 9. 1. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej odbywa się na wniosek kierownika jednostki, za uprzednią zgodą dyrektora
właściwego archiwum państwowego, który stwierdza, że wśród dokumentacji przeznaczonej do zniszczenia nie występują materiały archiwalne.
(podkreślenie moje)
w połączeniu z § 9.2.7
oświadczenie o upływie okresu przechowywania dokumentacji niearchiwalnej oraz o utracie jej znaczenia, w tym
wartości dowodowej, dla organu lub jednostki organizacyjnej, które ją wytworzyły lub zgromadziły, a w przypadku
ich braku ? dla organu lub jednostki organizacyjnej, które przejęły ich zadania lub kompetencje.
Co ma być intepretowane tak, iż AP jest odpowiedzialne za wybrakowanie jakiejś dokumentacji, która wybrakowana być nie powinna, tylko wtedy jeśli będą to mat. archiwalne (kat.A); jeśli natomiast problem będzie dotyczył kat. B to na podstawie oświadczenia, o którym mowa w cytacie, odpowiedzialność będzie ponosić przede wszystkim jednostka która o brakowanie wystąpowała.
I to jest moim zdaniem najważniejsza zmiana o ile rzeczywiście tak ma być.
-
Widzę, że procedura brakowania zbliża się do brakowania w archiwach wyodrębnionych.
-
W zasadzie prócz faktu, iż obecnie nie ma wymogu powoływania komisji do oceny dokumentacji oraz tego, iż wniosek o brakowanie jest równocześnei pismem przewodnim - to nie zmieniło się nic
-
Czyli brakujemy bez zarządzenia szefa jednostki o powołaniu komisji , ale każdy kierownik k.o. którego dokumenty mają być brakowane musi zaopiniować, czyli podobnie jak protokół oceny, muszą kierownicy k.o. podpisać na wniosku, co wynika z IA.
-
Niekoniecznie.
Opiniują spisy przedstawiane przez archiwistę, który inicjuje procedurę brakowania. Aczkolwiek w jednostkach raczej pozostanie się przy protokole oceny bo jest to chyba wygodne. Spotkałem się też, że każdy kierownik który opiniował spis dokumentów na brakowanie parafował każdą pozycję na spisie, która była związana z jego komórką.
-
Z tego co widzę to rozporządzenie nie ingeruje w sposób w jaki dana jednostka zadecyduje czy dana dokumentacja może już być wybrakowana czy nie - od tego są wewnętrzne przepisy. Jeśli zatem istnieje jakowyś normatyw (instrukcja kancelaryja/archiwalna, zarządzenie, rozporządzenie, ustawa) który normuje, iż w danej jednostce musi być powołana komisja do spraw brakowania to takowa dalej powinna być powoływana, np. obowiązujące regulacje prawne w zakresie brakowania akt sądowych nadal przewidują konieczność powołania komisji d/s brakowania. W związku z czym protokół z obrad komisji będzie nadal powstawał, tyle iż obecnie będzie służył tylko do użytku wewnętrznego, do AP zaś pójdzie wniosek o brakowanie zgodnie z treścią tegorocznego rozporządzenia.
-
Co do zarządzenia kierownika j.o. dot. powołania komisji do brakowania , miałem na myśli jednostki podległe pod rozporz. z 2011r. Oczywiście zarządzeniem powoływało się komisję do brakowania akt, a teraz komisja nie dokonuje brakowania wg. nowego rozporządzenia.
Według IA z 2011r kierownicy k. o. , których akta są przeznaczone do brakowania , muszą zaopiniować spis dokumentacji wydzielonej do zniszczenia, czyli będzie podobna ilość osób jak wcześniej komisja, z tym że nie powołana zarządzeniem tylko wg. ustaleń archiwisty, a właściwie wynikające ze spisu akt do brakowania.
-
niby wszystko jasne, ale ja osobiście wolę żeby szef powołał tą komisję tylko, że po zmianach nie bardzo wiadomo jaką dać podst., wcześniej to było na "na podst. § 7 ust. 2 Rozporządzenia Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. ..." powołuje się komisje, a teraz???
-
Po rozmowach z AP ustaliliśmy że nadal można powołać wewnętrzną Komisję lub inny twór który pomoże przy zweryfikowaniu dokumentacji do brakowania (nikt tego nie zabrania). A reszta czyli wniosek na brakowanie zgodnie z nowymi przepisami.
-
Według IA z 2011r. kierownicy k. o. , których akta są przeznaczone do brakowania, muszą zaopiniować spis dokumentacji wydzielonej do zniszczenia, czyli podobnie jak wcześniej, z tym że skład nie będzie powołany zarządzeniem tylko wg. ustaleń archiwisty, wynikający ze spisu akt które są przeznaczone do brakowania.
-
A czy ktos moze taki przykladowy wniosek na brakowanie napisac? Tak zeby te wszystkie rzeczy ktore sa teraz wymagane ladnie w calosc zlozyc?
-
Również jestem zainteresowana gotowym wnioskiem o brakowanie.
-
Nie dajmy się zwariować. Szczegółowo o tym, jak a ten wniosek ma wyglądać, mówi par. 9 rozporządzenia. Jakby miało być wg wzoru, to by go podali jako załącznik. Nie chcę być niegrzeczna, po prostu uważam, że sama forma pisma nie jest najważniejsza, tylko jego treść. Jeśli zawrzemy w nim elementy opisane w rozporządzeniu, to nikt się raczej do żadnego przecinka nie przyczepi.
-
Nie dajmy się zwariować. Szczegółowo o tym, jak a ten wniosek ma wyglądać, mówi par. 9 rozporządzenia. Jakby miało być wg wzoru, to by go podali jako załącznik. Nie chcę być niegrzeczna, po prostu uważam, że sama forma pisma nie jest najważniejsza, tylko jego treść. Jeśli zawrzemy w nim elementy opisane w rozporządzeniu, to nikt się raczej do żadnego przecinka nie przyczepi.
Święta racja, ważne, żeby się trzymać tego punktu.
-
Będzie trudno. Ludzie wzoru nie potrafią wypełnić prawidłowo czy go nawet przepisać a tu mają coś stworzyć na podstawie wymaganych elementów. Kiepsko to widzę. Bardzo kiepsko.
-
Każdy archiwista zmuszony do kreatywności na pewno sobie poradzi! Przecież od 5 lat musieliśmy stworzyć kilka wzorów, protokołów, kart itp. w oparciu o podobne instrukcje. Nie widzę problemu w stworzeniu jeszcze jednego. W razie czego archiwum państwowe na pewno nie odmówi pomocy. Wystarczy zadzwonić i zapytać.
-
Wzór wniosku na brakowanie.
-
Obowiązujące rozporządzenie w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji... rozkłada w inny sposób niż dotychczas akcenty dotyczące odpowiedzialności za brakowaną dokumentację. Dyrektora właściwego archiwum państwowego stwierdza jedynie, że wśród dokumentacji przeznaczonej do zniszczenia nie występują materiały archiwalne (§ 9. 1.). Archiwa Państwowe sprawdzają więc, czy na spisach brakowanej dokumentacji nie występują archiwalia. Odpowiedzialność za wybrakowanie dokumentacji niearchiwalnej przed upływem okresów jej przechowywania spoczywa na kierowniku jednostki organizacyjnej, który składa we wniosku o wydanie zgody na brakowanie oświadczenie "o upływie okresu przechowywania dokumentacji niearchiwalnej oraz o utracie jej znaczenia, w tym wartości dowodowej, dla organu lub jednostki organizacyjnej, które ją wytworzyły lub zgromadziły, a w przypadku ich braku ? dla organu lub jednostki organizacyjnej, które przejęły ich zadania lub kompetencje" (§ 9.2. punkt 7).
W kwestii komisji oceny dokumentacji niearchiwalnej, rzeczywiście procedura brakowania dokumentacji (rozporządzenie z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej...) nie przewiduje powołania komisji oceny dokumentacji niearchiwalnej, a jedynie opinie kierowników komórek organizacyjnych (§ 38.3 Instrukcji archiwalnej). Zaopiniowaniu podlega spis brakowanej dokumentacji. Należy jednak pamiętać, że § 5 Instrukcji archiwalnej, który opisuje zadania archiwum zakładowego, w punkcie 8 przewiduje inicjowanie brakowania dokumentacji niearchiwalnej oraz udział w jej komisyjnym brakowaniu.
-
Obowiązujące rozporządzenie w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji... rozkłada w inny sposób niż dotychczas akcenty dotyczące odpowiedzialności za brakowaną dokumentację. Dyrektora właściwego archiwum państwowego stwierdza jedynie, że wśród dokumentacji przeznaczonej do zniszczenia nie występują materiały archiwalne (§ 9. 1.). Archiwa Państwowe sprawdzają więc, czy na spisach brakowanej dokumentacji nie występują archiwalia. Odpowiedzialność za wybrakowanie dokumentacji niearchiwalnej przed upływem okresów jej przechowywania spoczywa na kierowniku jednostki organizacyjnej
Może nie wynikało to wprost z poprzedniego rozporządzenia ale w tej materii według mnie nic się nie zmieniło. Kierownik odpowiadał za swoją dokumentację chroniąc ją m.in. przed zniszczeniem (można tu domniemywać, że chodzi o zniszczenie przed upływem stosownych terminów). Oprócz tego na moich spisach do brakowania archiwum państwowe już od bardzo dawna przybija mi pieczątkę: "Uwaga: Za dotrzymanie obowiązujących terminów przechowywania akt oraz za należyte zachowanie akt potrzebnych jeszcze do bieżących prac, do celów kontrolnych lub dowodowych w sprawach będących w toku postępowania sądowego, arbitrażowego lub dyscyplinarnego odpowiada kierownik zakładu pracy";)
-
Rozporządzenie z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych nie regulowała wprost kwestii odpowiedzialności za błędną kwalifikację dokumentacji niearchiwalnej podczas procedury brakowania. Oczywiście odpowiedzialność kierowników jednostek organizacyjnych w sposób pośredni wynikała z art. 34 ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach oraz z instrukcji archiwalnych. W urzędach jednak bardzo często funkcjonowało przekonanie i pewnie w wielu urzędach funkcjonuje do dzisiaj, że ewentualna błędna kwalifikacja zostanie wychwycona w AP. Dzisiaj ta odpowiedzialność jest wyraźnie określona przez składanie we wniosku oświadczenie. Archiwum Państwowe może natomiast wydać zgodę na brakowanie dokumentacji nawet jeśli w spisach brakowanej dokumentacji są przypadki błędnie kwalifikowanych akt. Wyłącza się z brakowania tylko występujące na spisach materiały archiwalne.
-
Nie sądzę aby AP wydało zgodę na brakowanie akt jeśli ewidentnie widzi, że jednostka chce brakować akta, których okresy przechowywania nie upłynęły.
-
Zgodę wyda, może jedynie zasugerować, że ma wątpliwości co do kwalifikacji niektórych akt.
-
Zdecydowanie nie wyda zgody w takim przypadku - przynajmniej AP w Warszawie tak postępuje.
-
Nowe rozporządzanie wyraźnie określa w § 9. 1., że brakowanie dokumentacji niearchiwalnej odbywa się na wniosek kierownika jednostki, za uprzednią zgodą dyrektora
właściwego archiwum państwowego, który stwierdza, że wśród dokumentacji przeznaczonej do zniszczenia nie występują materiały archiwalne. W nowych wzorach zgody na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej jest klauzula odnosząca się do tego zapisu - "Na podstawie § 9 ust. 1 rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 20 października 2015 r. (Dz. U. poz. 1743) w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej, stwierdza się, że w/w dokumentacja przeznaczona do zniszczenia, nie stanowi materiałów archiwalnych". Rolą dyrektora AP jest więc stwierdzenie, że wśród dokumentacji przeznaczonej do zniszczenie nie występują materiały archiwalne, a rolą kierownika jednostki organizacyjnej, który musi złożyć we wniosku stosowne oświadczenie, dopilnowanie prawidłowej kwalifikacji. Jeżeli miałoby być inaczej, klauzula zawarta w zgodzie traciłaby rację bytu.
-
Nie można zapominać o:
§ 10. Dyrektor właściwego archiwum państwowego może odmówić wyrażenia zgody na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej, gdy wniosek lub spis nie spełniają wymogów, o których mowa w § 9, wskazując jednocześnie przyczyny odmowy oraz wydając odpowiednie zalecenia. Przyczynę odmowy może stanowić także zmiana kwalifikacji archiwalnej dokumentacji.
oraz o:
§ 11. Dyrektor właściwego archiwum państwowego może wyłączyć z procedury brakowania dokumentację, której kwalifikacja archiwalna lub opis budzi wątpliwości, przedstawiając zalecenia dotyczące dalszego postępowania z tą dokumentacją.
W zapisach tych użyto sformułowania "może" zatem pytanie do prawników - Kto będzie winny jeżeli dyrektor AP nie skorzysta z powyższych przepisów i nie wyłączy od brakowania dokumentacji, która być wybrakowana (jeszcze) nie powinna ???
Czy "może" raczej "musi" z nich skorzystać ?
-
Zapisy rozporządzenia w zakresie brakowania budzą wątpliwości interpretacyjne i mogą być różnie stosowane. Myślę jednak, że § 10 zdanie drugie oraz § 11 należy interpretować w kontekście § 9, tzn. możliwości przekwalifikowania przez dyrektora AP dokumentacji niearchiwalnej do kategorii A. Nie da się jednak wykluczyć, że dyrektorzy (czytaj pracownicy nadzoru) będą stosowali te przepisy w sytuacjach błędnie określonego okresu przechowywania. Co do odpowiedzialności prawnej dyrektorów AP wydaje mi się, że jest ona wyłączona przez zastosowanie wymaganego we wniosku oświadczenia.
-
Chciałem nawiązać do swojej wypowiedzi, której wówczas nie mogłem skończyć w momencie jej pisania.
W nowym rozporządzeniu omawiającym elementy jakie powinien zawierać spis na brakowanie jest mowa m.in. o rubryce uwagi, w której m.in. "Należy podać np. rodzaj dokumentacji lub nośnika, informację o zachowaniu dokumentacji zbiorczej, równoważnikach lub o większym okresie czasowym, a także uszczegółowienie zawartości jednostek."
Wielu archiwistów sporządzając wniosek na brakowanie zupełnie pomija lub zapomina o zapisach w jednolitych rzeczowych wykazach akt występujących w rubryce "Uszczegółowienie hasła klasyfikacyjnego". Ich częste pomijanie powoduje, ze Archiwa Państwowe wyłączają z brakowania dokumentacje, która mogłaby zostać wybrakowana ale po spełnieniu pewnych warunków np. wyłączeniu do kategorii A do 1 do 5% akt; potwierdzeniu, że wśród wypadków przy pracy nie ma śmiertelnych, zbiorowych lub powodujących inwalidztwo; że od umów nie odprowadzano składek na ZUS; że odpowiednia dokumentacja została odłożona do akt osobowych poszczególnych pracowników; albo, że do dalszego przechowywania zachowano sprawozdania roczne; itp. Nie pisze już tutaj o przykładach dla jednostek będących pod nadzorem gdzie na brakowanie przeznacza się akta wymagające wg JRWA przeprowadzenia ekspertyzy czy teraz w ostatnich latach tak modnego przekwalifikowania dokumentacji (zastanawiam się czy autor tego zapisu wiedział co czyni?).
Także wydające się prostą czynności brakowanie, które pozwoliłoby na przewietrzenie magazynów archiwalnych czy składnic akt przy zlekceważeniu tych zapisów nie dochodzi do szczęśliwego zakończenia.
-
Na "chłopski rozum" - jeśli pracownik nadzoru sprawdzając spis akt do wybrakowania natknie się na coś co wie, że musi być dalej przechowywane albowiem tak stanowią stosowne przepisy (ustawa/rozporządzenie resortowe/zarządzenie własne jednostki) to winien podjąć jakąś reakcję, bo w innym razem świadomie zezwalana na łamanie prawa, a nie od tego są chyba urzędnicy tudzież inne osoby pracujące w urzędach/instytucjach państwowych.
Inna sprawa, iż rozporządzenie nie obliguje w/w pracownika AP do sprawdzania spisów pod tym kątem. Nie mniej jeśli ktoś chce brakować sprawozdania roczne po 3 latach to nie trzeba być jakoś bardzo wnikliwym aby widzieć, iż coś jest nie tak.
-
W sytuacji kiedy pracownik nadzoru "wykryje" na spisie do brakowania potencjalne materiały archiwalne powinien (musi) interweniować - pełna zgoda.
Natomiast pytanie - czy archiwa państwowe powołane są do pilnowania i interweniowania w sytuacji kiedy pani Krysia lub pan Kazik próbują wybrakować dokumentację niearchiwalną 5, 10, 15 lat za wcześnie? Moim zdaniem nie są i nie powinny być do tego wykorzystywane!
-
Oczywiście, że powinien podjąć jakąś reakcję. Ale czy jest to podstawa, żeby nie wydawać zgody. Moim zdaniem pracownik nadzoru powinien zwrócić uwagę na błędną kwalifikację w w piśmie przewodnim.
Jest jeszcze jeden problem ze sposobem reagowania. Art. 271 kodeksu karnego mówi, że funkcjonariusz publiczny lub inna osoba uprawniona do wystawienia dokumentu,
która poświadcza w nim nieprawdę co do okoliczności mającej znaczenie prawne, podlega karze pozbawienia wolności od 3 miesięcy do lat 5. W sprawach mniejsze wagi sprawca
podlega grzywnie albo karze ograniczenia wolności. Jak w tym kontekście powinien zareagować dyrektor AP/pracownik nadzoru w przypadku złożonego przez kierownika jednostki organizacyjnej oświadczenia i przypadków złej kwalifikacji archiwalnej na spisach:-\
-
Rola dyrektora AP w procedurze brakowania powinna się sprowadzać do:
- stwierdzenia, że wśród dokumentacji przeznaczonej do brakowania nie ma materiałów archiwalnych (zapisano to w § 9 rozp. z 2015 r.);
- oraz ewentualnego "wyłowienia" spośród tej dokumentacji niearchiwalnej takiej dokumentacji, która może stanowić materiały archiwalne.
Nie powinno być rolą dyrektora AP sprawdzanie czy dana dokumentacja niearchiwalna może być już wybrakowana, czy przypadkiem za dwa lata (niestety mamy § 11 rozp. z 2015 r.).
Tyle o logice ...
Jest jeszcze jeden problem ze sposobem reagowania. Art. 271 kodeksu karnego mówi, że funkcjonariusz publiczny lub inna osoba uprawniona do wystawienia dokumentu, która poświadcza w nim nieprawdę co do okoliczności mającej znaczenie prawne, podlega karze pozbawienia wolności od 3 miesięcy do lat 5. W sprawach mniejsze wagi sprawca podlega grzywnie albo karze ograniczenia wolności. Jak w tym kontekście powinien zareagować dyrektor AP/pracownik nadzoru w przypadku złożonego przez kierownika jednostki organizacyjnej oświadczenia i przypadków złej kwalifikacji archiwalnej na spisach:-\
Jeżeli na spisie do brakowania znajdzie się dokumentacja niearchiwalna, która nie powinna być jeszcze wybrakowana (tylko np za dwa lata), wówczas nieprawdę poświadcza nie dyrektor AP, tylko kierownik jednostki organizacyjnej występującej o zgodę na brakowanie.
Polecam też lekturę art. 304, w szczególności § 2, ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. Kodeks postępowania karnego:
§ 2. Instytucje państwowe i samorządowe, które w związku ze swą działalnością dowiedziały się o popełnieniu przestępstwa ściganego z urzędu, są obowiązane niezwłocznie zawiadomić o tym prokuratora lub Policję oraz przedsięwziąć niezbędne czynności do czasu przybycia organu powołanego do ścigania przestępstw lub do czasu wydania przez ten organ stosownego zarządzenia, aby nie dopuścić do zatarcia śladów i dowodów przestępstwa.
pzdr
-
Zasygnalizowałem problem z art. 271 kk trochę prowokacyjne, żeby rozstrzygnąć kwestię odpowiedzialności dyrektora AP i kierownika jednostki organizacyjnej.
Rola dyrektora AP w procedurze brakowania powinna się sprowadzać do:
- stwierdzenia, że wśród dokumentacji przeznaczonej do brakowania nie ma materiałów archiwalnych (zapisano to w § 9 rozp. z 2015 r.);
- oraz ewentualnego "wyłowienia" spośród tej dokumentacji niearchiwalnej takiej dokumentacji, która może stanowić materiały archiwalne.
Zgoda w 100%, jednak nie wynika to tylko z logiki. Dyrektor AP wydając zgodę na brakowanie stwierdza, że dokumentacja przeznaczona do zniszczenia nie stanowi materiałów archiwalnych. Jeżeli poświadczy nieprawdę (czytaj puści na makulaturę materiały archiwalne) podlega odpowiedzialności karnej z art. 271.
Analogicznie sprawa wygląda z poświadczenia nieprawdy w przypadku dokumentacji niearchiwalnej.
Jeżeli na spisie do brakowania znajdzie się dokumentacja niearchiwalna, która nie powinna być jeszcze wybrakowana (tylko np za dwa lata), wówczas nieprawdę poświadcza nie dyrektor AP, tylko kierownik jednostki organizacyjnej występującej o zgodę na brakowanie.
Dyrektor AP teoretycznie powinien więc zastosować art. 304 kpk, w przypadku poświadczenia nieprawdy przez kierownika jednostki organizacyjnej.
-
Dyrektor AP ... Jeżeli poświadczy nieprawdę (czytaj puści na makulaturę materiały archiwalne) podlega odpowiedzialności karnej z art. 271.
Takiej ewentualności nie brałem pod uwagę, bo szanuję, doceniam i podziwiam wiedzę i fachowość (i odwagę) Koleżanek i Kolegów z nadzoru.
Natomiast o art. 304 to z kolei ja napisałem trochę prowokacyjnie. Nadinterpretowywanie przepisów w stronę zajmowania się czasem przechowywania dokumentacji niearchiwalnej i przede wszystkim tworzenie przepisów nie do końca precyzyjnych może zaprowadzić w ślepy zaułek i doprowadzić do nieprzestrzegania prawa przez ap-ty. A po co nam to?!
-
Takiej ewentualności nie brałem pod uwagę, bo szanuję, doceniam i podziwiam wiedzę i fachowość (i odwagę) Koleżanek i Kolegów z nadzoru.
Wiedza i fachowość nie zwalniają z odpowiedzialności karnej. Krzysztof Hołowczyc jest świetnym kierową, ale kiedy złamał przepisy kodeksu drogowego musiał za to odpowiedzieć. Rozumiem, że wiedza i fachowość Koleżanek i Kolegów zmniejsza do minimum ryzyko naruszenia przepisów i co do tego nie mam najmniejszych wątpliwości.
Natomiast o art. 304 to z kolei ja napisałem trochę prowokacyjnie. Nadinterpretowywanie przepisów w stronę zajmowania się czasem przechowywania dokumentacji niearchiwalnej i przede wszystkim tworzenie przepisów nie do końca precyzyjnych może zaprowadzić w ślepy zaułek i doprowadzić do nieprzestrzegania prawa przez ap-ty. A po co nam to?!
:) Myślę, że mogę się podpisać pod tą opinią, nie bez powodu napisałem, że "dyrektor teoretycznie powinien zastosować art. 304 kpk."
Leszno pozdrawia Konin ;)
-
Inna wersja wniosku i spisu na brakowanie:
http://www.warszawa.ap.gov.pl/container/publikacje/formularze/Wniosek%20o%20wydanie%20zgody%20na%20brakowanie.doc
http://www.warszawa.ap.gov.pl/container/publikacje/formularze/Spis%20na%20brakowanie.doc
-
A ja mam takie pytanie (jako przedstawiciel archiwum wyodrębnionego, które w praktyce nie ma żadnego nadzoru archiwalnego, więc brakuje sobie co chce): wiem, że nadzór AP nad brakowaniami archiwów zakładowych odbywa się zazwyczaj na odległość, czyli na podstawie jedynie przesłanego protokołu brakowania - jak w takiej sytuacji można rzetelnie wyłowić spośród dokumentacji niearchiwalnej takie akta, które posiadają wartość historyczną?
I taka ciekawostka z naszego wesołego archiwum - nasza nowa Pani Dyrektor wymyśliła sobie, że akta posiadające kategorię archiwalną do B10 włącznie będą brakowane bez udziału przedstawicieli wytwórcy bądź następcy prawnego, jedynie w składzie samych archiwistów. Dopiero akta powyżej B10 i akta oznaczone kategorią BE będą brakowane z udziałem powyższych przedstawicieli. Można? Można.
-
Jeśli AP ma wątpliwości do treści protokołu zawsze może prosić o doprecyzowanie. Zdarza się również, że decyduje się na przeprowadzenie ekspertyzy archiwalnej przed wydaniem zgody (mówię o kat B, nie BE). Sam dwukrotnie miałem taka sytuację.
-
Ale problem jest taki, że jest to cały czas praca na protokole, nie na aktach. Oczywiście rozumiem, że tytuły teczek muszą być adekwatne do tematyki znajdujących się w nich dokumentów, ale pomimo tego mam wątpliwości co do rzetelności takiego nadzoru. Choć jednocześnie uznaję fakt braku możliwości analizy każdej teczki.
-
Nowe przepisy inaczej rozkładają "akcenty" odpowiedzialności. Za brakowanie dokumentacji odpowiedzialność ponosi przede wszystkim archiwista, kierownik podmiotu wnioskującego o zniszczenie dokumentacji oraz inne osoby - np. kierownicy komórek, które wytworzyły dokumentację - wskazane w protokole zniszczenia. Tak odczytuję zmianę w przepisach. A archiwum państwowe ma tylko stwierdzić, że wytypowana dokumentacja rzeczywiście nie stanowi materiałów archiwalnych. Podobnie było poprzednio.
-
Treść § 9. 1. Rozporządzenia jest następująca: brakowanie dokumentacji niearchiwalnej odbywa się na wniosek kierownika jednostki, za uprzednią zgodą dyrektora
właściwego archiwum państwowego, który stwierdza, że wśród dokumentacji przeznaczonej do zniszczenia nie występują materiały archiwalne.
Rozporządzenie o postępowaniu z dokumentacją... z 2002 r. nie zawierało analogicznie brzmiącego kryterium oceny dokumentacji przeznaczonej do zniszczenia, którym mają się kierować dyrektorzy AP. Mieliśmy paragraf, który mówił, że brakowanie jest oceną przydatności dokumentacji dla celów praktycznych. Przepisy w jednoznaczny sposób nie zwalniały dyrektorów AP z tej oceny. Kryterium wartości historycznej było jedynie domyślne.
-
A ja mam trochę inne pytanie co zawrzeć we wniosku, gdy dokumentacja do brakowania zaczyna mi się od 2003 r wzwyż. Czy napisać tam, że dokonano weryfikacji kategorii archiwalnej bazując na: załączniku nr 4 do Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 roku w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych oraz załączniku nr 2 do Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 10 marca 2003 roku zmieniającego rozporządzenie w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych, czy tylko na tym z 2003 roku się oprzeć z pominięciem 1999 r. to był taki rok "przejściowy".
-
Rozporządzenie z 2003 roku nie uchylało rozporządzenia z 1999, a jedynie je zmieniało. Musisz podać dane z pierwotnego rozporządzenia. Trzeba pamiętać też o § 6 punkt 3 Rozporządzenia z 2011 roku - w przypadku, gdy kategoria archiwalna określona dla dokumentacji powstałej i zgromadzonej przed dniem wejścia w życie rozporządzenia różni się od kategorii archiwalnej określonej w wykazach akt, stosuje się kategorię archiwalną o wartości wyższej, co oznacza, że podstawę kwalifikacji może stanowić również Rozporządzenie z roku 2011.
-
Drodzy archiwiści, mam pytanie odnośnie zawartości wniosku o brakowanie.
Przepis mówi:
"[...] § 9
2. Wniosek o wydanie zgody na brakowanie zawiera w szczególności:
6) informację o rozmiarze dokumentacji niearchiwalnej wyrażoną we właściwy dla danego rodzaju dokumentacji sposób, w szczególności w jednostkach archiwalnych, jednostkach inwentarzowych lub metrach bieżących; [...]"
Moje pytanie brzmi - czy we wniosku obowiązkowo należy podawać metry bieżące? Według mnie nie, a co wy o tym sądzicie?
Jedno z ap bez tego nie wydaje zgody.
Oczywiście należy wiedzieć ile m.b. dokumentacji się wybrakowało bo dobrze jest wiedzieć ile ma się dokumentacji w archiwum, no i do sprawozdania rocznego rzecz jasna, ale czy wg. ww. przepisu do wniosku należy obowiązkowo podawać m.b.?
-
Problem w tym, że AP jak zwykle idą krok dalej niż przepisy ;)
Rozporządzenie określiło jakie elementy ma zawierać wniosek na brakowanie ale nie wprowadziło jego wzoru, natomiast większość znanych mi AP ewidentnie nie może się obyć bez wzorów wszelkich możliwych formularzy. Toteż również dla wniosku o brakowanie każde z nich wprowadziło swój własny wzór i wymaga jego stosowania. Skutkuje to tym, że wnioski nie sporządzone na wprowadzonym przez dane AP formularzu nawet jeśli zawierają wszystkie elementy wymagane rozporządzeniem mogą nie być akceptowane przez AP.
-
Problem w tym, że AP jak zwykle idą krok dalej niż przepisy ;)
Rozporządzenie określiło jakie elementy ma zawierać wniosek na brakowanie ale nie wprowadziło jego wzoru, natomiast większość znanych mi AP ewidentnie nie może się obyć bez wzorów wszelkich możliwych formularzy. Toteż również dla wniosku o brakowanie każde z nich wprowadziło swój własny wzór i wymaga jego stosowania. Skutkuje to tym, że wnioski nie sporządzone na wprowadzonym przez dane AP formularzu nawet jeśli zawierają wszystkie elementy wymagane rozporządzeniem mogą nie być akceptowane przez AP.
Mało sensowne postępowanie AP - skoro nowelizacja ustawy dała jako taką swobodę, po co piętrzyć trudności??
-
Problem w tym, że AP jak zwykle idą krok dalej niż przepisy ;)
Rozporządzenie określiło jakie elementy ma zawierać wniosek na brakowanie ale nie wprowadziło jego wzoru, natomiast większość znanych mi AP ewidentnie nie może się obyć bez wzorów wszelkich możliwych formularzy. Toteż również dla wniosku o brakowanie każde z nich wprowadziło swój własny wzór i wymaga jego stosowania. Skutkuje to tym, że wnioski nie sporządzone na wprowadzonym przez dane AP formularzu nawet jeśli zawierają wszystkie elementy wymagane rozporządzeniem mogą nie być akceptowane przez AP.
Nie wiem, jak sytuacja wygląda w innych AP, napiszę jak wygląda to u nas. Wprowadziliśmy wzór wniosku, który ma być ułatwieniem dla archiwów zakładowych i składnic akt na podległym nam obszarze. Jeżeli, jakaś instytucja składa wniosek o wydanie zgody na brakowanie w innej formie, a zachowane są wszystkie wymogi formalne określone w § 9 wniosek przechodzi. Archiwa państwowe nie mają prawa odrzucać wniosków ze względu na formę, ta przecież nie została określona w rozporządzeniu.
Moje pytanie brzmi - czy we wniosku obowiązkowo należy podawać metry bieżące? Według mnie nie, a co wy o tym sądzicie?
Jedno z ap bez tego nie wydaje zgody.
Zgodnie z przepisami, jeżeli mamy podane jednostki inwentarzowe/archiwalne, nie ma uzasadnienia do odrzucenia wniosku z powodu braku informacji o metrach bieżących. Słowo "lub", które pogrubiłeś, jest tutaj rozstrzygające - prawodawca dał w przepisie alternatywne możliwości. AP wymagają tych danych, ponieważ metry bieżące z brakowań są podsumowywane w sprawozdaniach rocznych (wymagają tego od nas). Daleki byłbym jednak od tego, żeby z takiego powodu odrzucać cały wniosek.
-
A tak w ogóle to nie rozumiem po co jątrzyć, jaka to trudność, przecież mamy te dane, bo musimy podać w sprawozdaniu i w czasie kontroli przeprowadzanej przez AP , zawsze podawałem i nie miałem z tym najmniejszego problemu, żeby zapisać ilość mb.
-
A tak w ogóle to nie rozumiem po co jątrzyć, jaka to trudność, przecież mamy te dane ...
Nie wiem jak tobie Stany, ale mi lepiej m.b. zmierzyć jak już dostanę zgodę na brakowanie niż na etapie wniosku kiedy wszystkie teczki mam jeszcze na półce. Nie mam tyle miejsca w archiwum aby dokumentację wytypowaną do brakowania odłożyć gdzieś na odrębny regał/regały. A mierzenie dokumentacji na półce (2 teczki na jednym regale, 5 teczek na drugim, 3 teczki w innym magazynie) stwarza pewną trudność, no i jest to mierzenie na "oko" a jak wiadomo na oko to chłop w szpitalu umarł. I ja nie jątrzę, jak przepis nie każe czegoś podawać to czemu nas do tego zmuszają? Chcą faktyczny metraż brakowanej dokumentacji czy tej liczonej na "oko"?
-
Zgodnie z przepisami, jeżeli mamy podane jednostki inwentarzowe/archiwalne, nie ma uzasadnienia do odrzucenia wniosku z powodu braku informacji o metrach bieżących. Słowo "lub", które pogrubiłeś, jest tutaj rozstrzygające - prawodawca dał w przepisie alternatywne możliwości. AP wymagają tych danych, ponieważ metry bieżące z brakowań są podsumowywane w sprawozdaniach rocznych (wymagają tego od nas). Daleki byłbym jednak od tego, żeby z takiego powodu odrzucać cały wniosek.
A doszły mnie słuchy, że NiKA nie przepuści wniosku jak nie ma podanych metrów, prawda to? Jeżeli to prawda to chyba powinni poprawić program, a nie zmuszać do czegoś co nie jest wymagane...
-
Niektórzy są tak beznadziejni, że dostają gotowy wzór, mówisz im co mają wpisać a i tak część rzecz pozapominają. Ręce opadają.