IFAR
Internetowe Forum Archiwalne => Archiwa Zakładowe => Wątek zaczęty przez: pulchra w Luty 26, 2012,
-
Witam
chciała bym poznać organizację pracy archiwistów praktyków. Jak wygląda u was wypożyczanie akt komórką organizacyjnym? Mam tu na myśli praktyczną stronę zagadnienia. Pracownicy sami zgłaszają się do archiwisty po przygotowane przez was jednostki, czy takowe im sami dostarczacie "do rąk własnych". A jak wygląda zwrot wypożyczonych akt?
Szczególnie zależy mi na doświadczeniu archiwistów z instytucji o dużej ilości wypożyczeń.
-
Udostępnianie oraz wypożyczanie dokumentacji komórkom organizacyjnym odbywa się po uprzednim złożeniu wniosku o wypożyczenie/udostępnienie akt. Wnioskiem takim jest prawidłowo wypełniona karta wypożyczenia/udostępniania, gdzie jest informacja o tym co, kto, kiedy wypożyczył i kiedy powinien zwrócić. Ponadto prowadzona jest ewidencja udostępnień/wypożyczeń. W miejsce wypożyczonej/udostępnionej teczki aktowej umieszcza się na regale kartę zastępczą. Po zwrocie teczki kartę tę się wyjmuje.
Wzór tych kart można pobrać z internetu...
-
Ponadto prowadzona jest ewidencja udostępnień/wypożyczeń.
Czyli kartę udostępniania układam np. w porządku chronologicznym, przy podziale na komórki organizacyjne. A kartę zastępczą wypisuję sama i chowam na regale w m-ce teczki aktowej?
Jak wygląda kontakt osób zamawiających z archiwistą?
Dziennie wypożyczam z archiwum od 10 do 60 jednostek archiwalnych. Zamówienia trafiają do mnie przez Biuro Podawcze, a do komórek, które zamawiają najwięcej sama przychodzę i zabieram zamówienia osobiście. Przy okazji zabieram też te akta, które pracownicy zwracają po wykorzystaniu. Po wyszukaniu prze zemnie zamawianych akt dostarczam je pracownikom "do rak własnych".
Jestem ciekawa jak organizują wypożyczenia archiwiści, którzy dziennie mają dużo zamówień. Co robicie w sytuacji zamówień pilnych? -na telefon?
Pu ki co przejęłam zwyczaje po moim poprzedniku, jestem ciekawa jak organizują sobie prace inni archiwiści.
-
Ja mam dość mało wypożyczeń. Odbywa się to tak, że zainteresowany dzwoni i mówi sygnaturę (choć częściej tylko np. znak sprawy, albo, że chce taką-a-taką dokumentację z tega-i-tego roku...), ja przygotowuję akta, zainteresowany przychodzi z wnioskiem o udostępnienie i dostaje teczki. Bardzo często chodzę sama i zanoszę dokumentację, ale jak trzeba oddać, to już pracownicy muszą dbać o to, by zwroty robić w terminie. Ewidencja wypożyczeń wygląda w sposób następujący: karta zastępcza na miejsce wypożyczonej teczki, a na stanowistu pracy dwa segregatory, w jednym karty udostępnienia z podpiętym wnioskiem wypożyczone, a w drugim zwrócone. Numeracja kart ciągła, bez podziału na komórki. Dodatkowo prowadzę sobie rejestr w formie elektronicznej, ale to tylko dla ułatwienia, bo dużo łatwiej jest znaleźć odpowiednie teczki.
W urzędzie, w którym kiedyś pracowałam było dużo więcej wypożyczeń. Tam też odbywało się to na telefon. Pracownicy mieli upoważnienia stałe, wiec obywało się bez wniosków za każdym razem. W biurze była szafka z imiennymi półkami upważnionych do odbioru akt pracowników. Przychodzili sami po teczki, podpisywali kartę udostępnienia i zabierali akta. Sami też je przynosili. Wszystko szybko i sprawnie. Uważam, że to duży błąd, chodzić samemu z tym wszystkim w sytuacji, kiedy jest tak dużo wypożyczeń...
Życzę powodzenia w ogarnięciu tego wesołego grajdołka ;D
-
W praktyce - przynoszą mi wniosek o akta, wypełniam karty zastępcze, wsadzam w miejsce wyciągniętych akt, wypełniam odpowiedź na wniosek gdzie podaje co jest wypozyczone, tj. sygnatura, tytuł oraz powód wypożyczenia, wzór wprowadzony przez poprzedniczkę. Oczywiscie są wszelkie potrzebne pieczątki i podpisy. Nad terminem zwrotu sie zastanawiałem ale po pierwszych kilku miesiącach pracy uznałem że to bez sensu - jeśli bowiem akta są potrzebne do odpisów wyroków/postanowień etc. to ok - akta wracają szybko i termin da się przewidzieć. Jednakoż jak akta są potrzebne do wyroku łącznego albo idą gdzieś do wyższej instancji albo potrzebne do innej do sprawy w moim sądzie czy jakimkolwiek innym to de facto nie da sie przewidzieć kiedy wrócą - sprawa może sie ciągnąc długo, bo odwołania, bo skargi, bo ekspertyzy, bo zmiana adwokata itd. Akta na ogół zanoszę sam co uciązliwym w moim przypadku nie jest. Nie jest to moze model optymalny i gdzieś w przyszłosci kiedyś tam będzie trzeba zrobić coś na wzór karty zastępczej aczkolwiek to co jest obecnie takze wystarcza.
Ze zwrotem akt wykorzystanych - najczęściej znoszą mi do archiwum, jak większe ilości to sie umawiamy tak, że pomagam, czasami zabieram przy okazji.
Co do spraw pilnych - zależy gdzie jestem, jak siedzę w archiwum to schodzą z wnioskiem, jak jestem gdzieś indziej - dzwonią, mówią że pilne, odbieram wniosek i zaraz realizuję.
Z tym zastrzeżeniem, ze sąd nie jest duży, więc rzadko sie zdarza abym wypożyczał wiecej jak 10-20 jednostek dziennie, zazwyczaj jest ich mniej.
-
Widzę, że w większości instytucji wuglada to podobnie.
I mnie w sądzie pracownicy wypełniają kartę udostępnienia i dostaję zamówienia za pośrednictwem biura podawczego, czasami przychodza osobiscie albo wypełniają kartę przy odbiorze, gdy wiadomo, że akta są dostępne. W sprawach pilnych dzwonią, ale karta udostępniania to podstawa. U mnie jest jeszcze wpisywany cel wypożyczenia, co bardzo ułatwia wyszukiwanie. Wiadomo, do której sprawy zostały dołączone. Przy sporym ruchu akt z archiwum jaki mam jest to duże ułatwienie. Akta osobiście zanoszę do wydziałów i pracownik podpisuje odbiór akt w specjalnej kontrolce. Karty udostępniania wkładam do skrzyneczki, którą sobie wymyśliłem, z podziałem na komórki organizacyjne. Po zwrocie akt odnotowuję na karcie datę zwrotu i odkładam do zbioru kart, które dotyczą akt zwróconych (wg. kolejności zwrotu). W miejsce wyjętych akt wkładam zasawnik z datą wypożyczenia i danymi osoby, która akta wypożyczyła. Przy zwrocie akta zaznaczam takżę datę zwrotu w tej kontrolce szukając po dacie wypożyczenia z zastawnika.
-
Po wyszukaniu prze zemnie zamawianych akt dostarczam je pracownikom "do rak własnych".
(...)
Póki co przejęłam zwyczaje po moim poprzedniku, jestem ciekawa jak organizują sobie prace inni archiwiści.
Ciężko zmienia się takie zwyczaje.
Nie ulegajmy fałszywemu wrażeniu, że mamy dwie równoprawne alternatywy co do sposobu wypożyczania. Jeśli chcę wypożyczyć książkę z biblioteki to bibliotekarz mi jej nie przyniesie do domu. Z samej terminologii (wypożyczenie z archiwum, zwrot do archiwum) i kształtu formularza karty udostępnień ("upoważniam do odbioru akt z archiwum") wynika że pracownik przychodzi do archiwum po akta i tam je potem odnosi. Wszelkie odstępstwa od tej reguły możemy zaliczyć na karb uprzejmości czy uczynności albo złej praktyki, natomiast nigdy nie uznamy tego za normę.
My się szykujemy do zamawiania i prowadzenia ewidencji udostępnień w systemie EZD :)
-
Dziękuję za odpowiedzi :)
Macie sytuacje godne pozazdroszczenia. Jestem teraz na etapie...wypisywania wniosków o wypożyczenia za pracowników, bo oni nie mają na to czasu. Doszło do kuriozum, że sama sobie kwituję akta, które "wypożyczam".
Po wyszukaniu prze zemnie zamawianych akt dostarczam je pracownikom "do rak własnych".
(...)
Póki co przejęłam zwyczaje po moim poprzedniku, jestem ciekawa jak organizują sobie prace inni archiwiści.
Ciężko zmienia się takie zwyczaje.
Nie ulegajmy fałszywemu wrażeniu, że mamy dwie równoprawne alternatywy co do sposobu wypożyczania. Jeśli chcę wypożyczyć książkę z biblioteki to bibliotekarz mi jej nie przyniesie do domu. Z samej terminologii (wypożyczenie z archiwum, zwrot do archiwum) i kształtu formularza karty udostępnień ("upoważniam do odbioru akt z archiwum") wynika że pracownik przychodzi do archiwum po akta i tam je potem odnosi. Wszelkie odstępstwa od tej reguły możemy zaliczyć na karb uprzejmości czy uczynności albo złej praktyki, natomiast nigdy nie uznamy tego za normę.
My się szykujemy do zamawiania i prowadzenia ewidencji udostępnień w systemie EZD :)
Święta prawda, próbuję to zmienić, ale na razie jestem jedna przeciw wszystkim.
-
Ok, mam nadzieję zmienić praktykę wypożyczania akt.
Plan jest taki: dostaję wypisaną kartę udostępnień + jej ksero (żeby nie trzeba było wypisywać zastawnika). Ksero wędruje na półkę zamiast akt, oryginał do segregatora (podział na komórki organizacyjne i teraz pytanie, czy karty dalej układać wg. sygnatur, czy wg. dat wypożyczeń?). Mam bardzo dużo wypożyczeń w ciągu dnia, więc dobrze by było się w tym nie pogubić.
Czy zastawniki się sprawdzają? Może wystarczą same karty udostępnień w segregatorze?
A zwroty akt: czy wymagacie potwierdzenia podpisem zwrotu akt przez pracownika? W końcu jest takie pole w karcie udostępniania (chciała bym wprowadzić uproszczony wzór), a może nie jest to konieczne?
-
U mnie nie ma podziału na komórki organizacyjne. Karty udostępnienia dostają po prostu kolejny numer, np. 21/12, 22/12 itd. Prowadzę ewidencję wypożyczeń w excelu, co znacząco ułatwia potem odszukanie dokumentacji przy zwrocie, który jest jak najbardziej kwitowany przez osobę zwracającą akta. Co do kart zastępczych, to sprawdzają się w momencie odkładania dok. na miejsce (nie trzeba znowu szukać i przekładać teczek). Poza tym jest to informacja dla innych osób, które będą w przyszłości pracowały w archiwum, lub tych, które obejmują zastępstwo w trakcie Twojej nieobecności, że dana teczka jest wypożyczona i kto ją aktualnie ma. Wypisanie karty zastępczej zajmuje niespełna minutę, a jej użytecznosć jest ogromna.
Życzę powodzenia we wprowadzaniu zmian :)
-
Czy jakiś akt prawny zakazuje wypożyczania akt zagrzybionych? To, że nie udostępnia się zagrzybionych akt jest dla mnie oczywiste, ale muszę to poprzeć odpowiednim przepisem. Przychodzi Wam coś do głowy?
-
Instrukcja archiwalna (załacznik do rozporz. z 18 stycznia 2011) - paragraf 30 mówi: "Nie wolno wypożyczać poza archiwum zakładowe dokumentacji o znacznym stopniu uszkodzenia (...)"
-
Dziękuję za szybką odpowiedź :) jednak to rozporządzenie dotyczy organów:
- gminy i związki międzygminne oraz urzędy obsługujące te organy i związki;
- powiatu i starostwa powiatowe;
- samorządu województwa i urzędy marszałkowskie;
- zespolonej administracji rządowej w województwie i urzędy obsługujące te organy.
A ja poszukuje przepisu odnoszącego się ogólnie do AZ lub do AZ wymiaru sprawiedliwości.
-
Witam Wszystkich. U mnie wypożyczenie działa w następujący sposób: Karat udostępnienia akt powstaje w komórce, która chce akta wypożyczyć. Jeśli są to akta tej komórki to zgodę wydaje Naczelnik tej komórki , jeśli są to akta z innego Wydziału dodatkowo zgodę wyraża Naczelnik tego Wydziału. Następnie przesyłają drogą elektroniczną do mojego Naczelnika a On do mnie . Ponieważ Urząd ma kilka budynków to zdarza się że zanoszę i odbieram akta ale raczej jako forma grzeczności a nie norma w działaniu. Karta wypożyczenia akt jest jednocześnie zastawnikiem. Myślę , że tylko konsekwencja w działaniach pomoże ogarnąć całość.
-
Dziękuję za szybką odpowiedź :) jednak to rozporządzenie dotyczy organów:
- gminy i związki międzygminne oraz urzędy obsługujące te organy i związki;
- powiatu i starostwa powiatowe;
- samorządu województwa i urzędy marszałkowskie;
- zespolonej administracji rządowej w województwie i urzędy obsługujące te organy.
A ja poszukuje przepisu odnoszącego się ogólnie do AZ lub do AZ wymiaru sprawiedliwości.
Obawiam się, że w takim przypadku kwestię wypożyczania regulują tylko wewnętrzne przepisy jednostki.
Generalnie nie rozumiem osób, które na siłę chcą wypożyczać zagrzybione akta. Jeśli już koniecznie chcą skorzystać, to może da się ich namówić, by zrobili to na miejscu, w archiwum. Ja ostatecznie nastraszyłabym konsekwencjami dotykania takich akt, w sensie łuszczenie skóry, wysypka, czy inne zgrozy ;D
-
Chciałbym wrócić do tematu udostępniania. Czy udostępnilibyście akta pracownikowi, który jest zatrudniony na zastępstwo innego pracownika na czas określony?
-
Oczywiście - nie można dyskryminować żadnego pracownika traktując go inaczej ze względu na formę zatrudnienia. Oczywiście wniosek o wypożyczenie akt podpisać musi jego przełożony i przekazać do archiwum zakładowego/składnicy akt.
-
I przede wszystkim we wniosku powinien figurować jako upoważniony do odbioru akt pracownik zatrudniony na zastępstwo (faktycznie wypożyczający akta) - co niestety nie dla wszystkich jest oczywiste.
-
Moja praktyka wygląda tak /gmina-ponad 30sołectw/;
-Potrzebuje........niech mi to pani znajdzie!
-proszę podać sygnaturkę
-a nie wiem!
Może to humorystycznie ale życiowe ;D
Ja mam księgę udostępniania akt/ takowy wzór jest tu np.:
http://www.rzeszow.ap.gov.pl/archiwazakladowe.php
jak przychodzi ktoś coś wypożyczyć to wpisuje w odpowiednie rubryki, ta osoba mi się podpisuje w odpowiedniej rubryce :)
Teraz miałam kontrole i jest wszystko jak należy, ponieważ często jest tak, że korzystają na miejscu więc idzie to sprawnie i nie potrzeba nic więcej, gdy jednak zabiera ktoś daną teczkę w miejsce wstawiam kartę udostępniania akt(rewers) ::)
-
jest wszystko jak należy
Nie, nie jest. Zajrzyj sobie do tego rozporządzenia: http://isap.sejm.gov.pl/DetailsServlet?id=WDU20110140067 a konkretnie do paragrafu 31 i 34 w załączniku nr 6 do rozporządzenia. To przepis który Cię obowiązuje. Książka spełnia co najwyżej wymóg określony w paragrafie 34, natomiast karta udostępnienia to nie zastawnik, tylko wniosek o udostępnienie, który powinien być wypełniany zgodnie z paragrafem 31.
-
U mnie wygląda to tak, że każde udostępnienie odbywa się na pisemny wniosek pracownika. Wtedy wypełniam kartę zastępczą i kartę udostępnienia. Ta pierwsza wędruje w miejsce teczki, a ta druga, po podpisaniu przez pracownika, do segregatora. Każda karta ma swój indywidualny numer. Dodatkowo prowadzę rejestr wypożyczeń w formie elektronicznej, dzięki czemu zawsze wszystko można szybko znaleźć. Zwłaszcza, że tych wypożyczeń troszkę mam. A co do pytania odnośnie pracowników na zastępstwie, to oczywiście im też wypożyczam, bo dlaczego by nie? ;)
-
Wszystko jasne. Tylko moje obawy były zwiazane z faktem, iz nagle pojawia sie pracownik, wypozycza akta, a za kilka miesieecy odchodzi. Przed odejściem powinien rozliczyć się z wypożyczonych akt, ale nie zawsze jest to przestrzegane.
-
Nie zwrócono mi uwagi podczas kontroli, że cos źle robię, a kontrola była nie pierwszy raz.
Wszystko jest ok, zasób nie jest duży więc może bez przesady z papierami, a jakby tak trzymać się rozporządzenia to pewnie 90% archiwów zakładowych by trzeba było zamknąć ;D
-
Zgodnie z założeniami funkcjonowania tego forum prowadzimy w tym wątku coś, co można nazwać wymianą doświadczeń w zakresie udostępniania. Te założenia uzupełnia m.in. zasada mówiąca, że nie ma tu jednak miejsca na usprawiedliwianie łamania obowiązujących przepisów czy nieznajomości podstawowych zasad prowadzenia archiwum. Beztroska czy niewiedza kontrolera też takim usprawiedliwieniem nie jest. Nie ma idealnych archiwów, ale znać niedociągnięcia i starać się je eliminować to jedno, a otwarcie ignorować obowiązujące przepisy to drugie. To forum nie służy do chwalenia się tym jak bardzo ktoś "olewa" zasady.
Dla porządku powtórzę - nie jest ok. Ilość zasobu też nie wpływa w żaden sposób na stopień respektowania przepisów. Nie ma czegoś takiego jak możliwość zamknięcia archiwów - ale zawsze jest możliwość pożegnania się przez pracodawcę z archiwistą który nie zna lub nie przestrzega obowiązujących go normatywów, zwłaszcza gdy ociera się to o nieuprawniony dostęp do dokumentów.
-
Masz rację,
No cóż mogę Ci tylko życzyć takich doświadczeń jak ja, a wtedy na własnej skórze się przekonasz co to znaczy wymądrzać się / wg nie których urzędników, a nawet pracodawców, egzekwowanie stosowania rozporządzenia czy instrukcji archiwalnej to "wymądrzanie się"/, i żyć pod presją utraty pracy. Bardzo lubię swoją pracę tak! i robię to nie z przymusu tylko dlatego, że lubię, jednak są sprawy, które nie zrozumie ten, kto ich nie doświadczył.
Pozdrawiam :'(
-
Ależ nie opisujesz właściwie niczego, czego sam bym nie doświadczył. Podobnie jak Ty, jestem umocowany zarządzeniem szefa jako koordynator czynności kancelaryjnych, też się nieraz nasłucham od pracowników. Ty przynajmniej nie masz biurka w piwnicy ;)
Jeszcze co do zarządzania dostępem do dokumentacji to Twoi szefowie sami dali Ci dodatkowe argumenty do rąk w postaci polityki bezpieczeństwa informacji, gdzie opisano także politykę kontroli dostępu do informacji. Możesz spróbować to wykorzystać w egzekwowaniu zasad udostępniania określonych w rozporządzeniu.
A tak z ciekawości zapytam - co najbardziej lubisz w swojej pracy? :)
-
I tu się mylisz siedziałam w piwnicy półtora roku, wiem co to znaczy, ze względu na BHP nie mogli mnie tam dłużej trzymać/na szczęście/
Co lubię, a więc gdy porządkuje starocie, a wciąż do mnie takowe trafiają, to jestem w swoim żywiole ;D
Zawsze można natrafić na coś ciekawego, ludzkie sprawy opisane rękoma spracowanymi, notatki służbowe/absurdalne/ itp.
nie o wszystkim mogę Ci napisać ;)
Porządkowanie to żmudna praca, często w kłębach roztoczy, ale jak już coś zrobisz, albo coś odnajdziesz to daje ogromna satysfakcje.
Jest też ta ciemna strona tej pracy "walka z wiatrakami', ale nie ma co do tego wracać.
::)
-
Czy od nowego roku kalendarzowego nadajecie kolejne numery na kartach udostępniacie akt zachowując ciągłość, czy zaczynacie liczyć od nowa - od numeru 1?
-
Co roku zaczynam od nr 1
-
Ja również zaczynam numerację od 1 i karta udostępnienia ma numer 1/2014.
-
Mam pytanie w kwestii egzekwowania od pracowników zwrotu wypożyczonych akt. Jak sobie z tym radzić. Czy we wniosku zawrzeć datę oddania dokumentów, i czy to w ogóle coś da? Nie raz już miałam sytuacje, że pracownik mimo że już nie potrzebował dane dokumentacji nadal w nieskończoność przetrzymywał mimo moich interwencji, twierdząc że np. jest ono nieuporządkowana i nie może ja w takiej formie oddać lub że musi poszukać gdzie ona jest.
-
My na karcie udostępnienia mamy zawartą datę zwrotu. Termin wypożyczenia określamy na miesiąc i w większości przypadków jest to okres wystarczający. Opornych proszę telefonicznie o zwrot. Bardziej opornym przekazuję pismo, ale jest to ostateczność.
-
Czy jeśli w jednostce organizacyjnej są wypożyczane teczki zbiorcze klientów to stosuje się osobną księgę do teczek rzeczowych i teczek klientów, czy tez wszystkie udostępnienia powinny znajdować się w jednej księdze?
-
Moim zdaniem najlepiej byłoby prowadzić rejestr udostępnień w postaci elektronicznej, stworzony w taki sposób by łatwo można było filtrować zawarte w nim dane, by w razie potrzeby szybko zrobić sobie wyciąg zawierający np. tylko udostępnienia teczek klientów.
Nie mnóżmy niepotrzebnie bytów, jeśli nie zachodzą jakieś naprawdę nietypowe okoliczności to ewidencja udostępniania powinna być jedna, możliwie prosta i rzetelnie prowadzona.
Oczywiście każde rozwiązanie musi być zgodne z obowiązującą instrukcją archiwalną.
-
Moim zdaniem najlepiej byłoby prowadzić rejestr udostępnień w postaci elektronicznej, stworzony w taki sposób by łatwo można było filtrować zawarte w nim dane, by w razie potrzeby szybko zrobić sobie wyciąg zawierający np. tylko udostępnienia teczek klientów.
Tylko przy elektronicznym rejestrze nie będzie możliwości potwierdzenia wypożyczenia podpisem wypożyczającego.
Oczywiście każde rozwiązanie musi być zgodne z obowiązującą instrukcją archiwalną.
Zgodnie z instrukcją w jednostce, w której pracuję, udostępnianie odbywa się na podstawie karty udostępniania akt. Ale chciałabym wprowadzić rejestr.
-
Wypożyczenie potwierdza się podpisem na karcie udostępnienia. Rejestr można prowadzić równolegle do zbioru kart udostępnienia. Numer karty udostępnienia = nr pod którym wpisano kartę do rejestru udostępnień/rok dla którego założono rejestr.
-
No to wszystko jasne. Dziękuję za odpowiedź :)