IFAR

Internetowe Forum Archiwalne => System informacji o zasobie archiwów państwowych => Wątek zaczęty przez: Hanna Staszewska w Sierpień 25, 2016,

Tytuł: Cyfryzacja pomocy informacyjnych w archiwach państwowych
Wiadomość wysłana przez: Hanna Staszewska w Sierpień 25, 2016,
Jednym z priorytetów Naczelnego Dyrektora W. Woźniaka jest cyfryzacja wszelkich pomocy informacyjnych i ich szerokie udostępnienie w internecie.

W związku z powyższym archiwa otrzymały z NDAP pismo w sprawie retrokonwersji danych do postaci elektronicznej: do końca września mają przesłać informacje co do liczby opisów j.a. , które należy wprowadzić do baz danych (także za pomocą technik OCR). Przepisaniu mają być poddane w pierwszej kolejności inwentarze zatwierdzone (zarówno książkowe jak i kartkowe), następnie inwentarze robocze, spisy zdawczo-odbiorcze, spisy robocze oraz pomoce wyższego rzędu  (indeksy) itp.
Wszystkie pomoce, które do tej pory archiwa mają w postaci papierowej mają znaleźć się w bazach danych. Akcja prawdopodobnie potrwa do 2018 r., a wszystko zależy od tego, jaką liczbę opisów należy wprowadzić. Do końca września archiwa mają to policzyć: ogółem w archiwach liczba zewidencjonowanych j.a. sięga 30,5 mln, z czego ponad 5,6 mln jest w ZoSI, ile w innych bazach pewnie nikt nie wie, tak więc tak naprawdę nie wiadomo, ile trzeba będzie poddać cyfryzacji. Na liczby poczekajmy do końca września.

Przy okazji retrokonwersji nie mają być prowadzone żadne prace metodyczno-melioracyjne, archiwa maja przepisywać wszystko co mają w papierze. I słusznie, skoro udostępniamy inwentarze w pracowniach naukowych, czemu ich nie udostępnić w Internecie?
Jeśli akcja się powiedzie, a wierzę głęboko, że tak,  to czeka nas prawdziwa rewolucja, przede wszystkim w zakresie informacji archiwalnej. W jej wyniku archiwiści i użytkownicy otrzymają łatwy dostęp do niemal wszystkich opisów jednostek archiwalnych (z pewnością będą jakieś wyjątki) przechowywanych w archiwach, i to dostęp w postaci przeszukiwalnych baz danych, w większości zamieszczonych w Internecie.
Co jeszcze?
1) mogą pojawić się ?na rynku? nowe materiały źródłowe, do tej pory skutecznie przez nas ukryte w rozmaitych spisach i inwentarzach papierowych,
2) ciekawe, czy zmieni się statystyka zewidencjonowanych materiałów (jak wiemy, statystyka jest sztuką ;D),
3) może okazać się, że jakość naszych pomocy jest dość słaba, co może doprowadzić do chęci wykluczenia z retrokonwersji co niektórych inwentarzy (podejrzewam, że niektóre archiwa już kombinują, jakby tu nie udostępnić wszystkiego, co powinni),
4) bardzo wskazana byłaby dobrze pomyślana i przeprowadzona akcja  promocyjna retrokonwenrsji: zarówno środowiska naukowe, jak i wszyscy inni użytkownicy (także genealodzy) powinni wiedzieć, że potencjał informacyjny archiwów znacząco powiększy się,
5) ciekawe, czy przełoży to się na udostępnianie materiałów? Przypominam, ze liczba udostępnianych j.a. w archiwach oscyluje wokół kilku procent całości zasobu, może tak znacząca poprawa informacji przełoży się na wzrost liczby udostępnianych jednostek?

I wiele, wiele innych pytań pewnie wyniknie w trakcie prac.

Najważniejsze, że sprawa ruszyła i ma ogromne szanse stać się dużym sukcesem.
Tytuł: Odp: Cyfryzacja pomocy informacyjnych w archiwach państwowych
Wiadomość wysłana przez: Robert2000 w Sierpień 26, 2016,
Bardzo dobry pomysł. Liczę zwłaszcza na AAN. Niech w końcu dotrze tam "dobra zmiana". Marzy mi się także taka zmiana w "resortowych" archiwach wyodrębnionych, zwłaszcza w tych podlegających MSWiA. Ale to płonne nadzieje. Obecne kierownictwo Ministerstwo chyba nawet nie zdaje sobie sprawy z beznadziei archiwistycznej w swoim resorcie. Już nie mówiąc o tym, że w odróżnieniu od MON-u (wielkie brawa dla Macierewicza i Cenckiewicza), stawia na dotychczasowe resortowe "kadry".
Tytuł: Odp: Cyfryzacja pomocy informacyjnych w archiwach państwowych
Wiadomość wysłana przez: Anna Sobczak w Sierpień 26, 2016,
Mam nadzieję, że wszystko trafi do szukaja.

Ostatnio pisałam artykuł, w którym wspominałam między innymi o bazach danych NDAP i NAC. Nestety musiałam wspomnieć, że ilość udostępnionych danych nie jest zbyt duża. Mam nadzieję, że będzie głośno o udostępnieniu wszystkich danych w internecie i będę mogła napisać w przyszłości, że bazy archiwów zawierają informacje o prawie całym zasobie... Tak trzymać!
Tytuł: Odp: Cyfryzacja pomocy informacyjnych w archiwach państwowych
Wiadomość wysłana przez: Anna Sobczak w Sierpień 27, 2016,
A możesz podać coś więcej? Może jakiś dokument, na który można się powołać, gdyby się chciało napisać jakąś notatkę na ten temat, do jakiegoś czasopisma?
Tytuł: Odp: Cyfryzacja pomocy informacyjnych w archiwach państwowych
Wiadomość wysłana przez: Marcin Kapała w Sierpień 29, 2016,
Pomysł bardzo racjonalny, a idea szczytna. Dzisiaj do sieci trafiają co najwyżej materiały po opracowaniu archiwalnym, próżno szukać w necie archiwaliów opracowanych przed ?erą informatycznych pomocy archiwalnych?, a tym bardziej archiwaliów przejętych nieopracowanych. Jest to szczególne ważne w sytuacji, w której stan zasobów zgromadzonych w ap w znaczący sposób odbiega od stanu materiałów opracowanych, a różnica wciąż się powiększa. Próby zniwelowania tej różnicy raczej nic nie dały (wprowadzenie zasad uproszczonego opracowania). Czas pokaże, czy perspektywa zaproponowana przez Naczelnego Dyrektora jest realna, i jaka będzie jakość zaprezentowanych pomocy. Pomysł z retrokonwersją jest chyba jedynym pragmatycznym rozwiązaniem.
Tytuł: Odp: Cyfryzacja pomocy informacyjnych w archiwach państwowych
Wiadomość wysłana przez: luke w Sierpień 29, 2016,
Czy wiadomo gdzie dokładnie będą publikowane te opisy? (jak się domyślam na SwA, gdzieś jeszcze?)
Czy to będą odwzorowania cyfrowe poddane następnie OCR i poprawione ręcznie?
czy raczej zretrkonwertowane (mam na myśli przepisane z papieru) pomoce informacyjne?
W tym drugim przypadku termin wydaje się mało realny przy obecnych zadaniach.
Byłoby świetnie, gdyby udostępnianym materiałom udało się zapewnić efektywne indeksowanie stron przez wyszukiwarki.
Tytuł: Odp: Cyfryzacja pomocy informacyjnych w archiwach państwowych
Wiadomość wysłana przez: Maciej Zdunek w Sierpień 29, 2016,
A możesz podać coś więcej? Może jakiś dokument, na który można się powołać, gdyby się chciało napisać jakąś notatkę na ten temat, do jakiegoś czasopisma?
Proszę  :)
Cytat: luke
Czy wiadomo gdzie dokładnie będą publikowane te opisy? (jak się domyślam na SwA, gdzieś jeszcze?)
Docelowo tylko na SwA. Reszta odpowiedzi w zał. pismach. Gdyby ktoś miał jeszcze jakieś pytania lub wątpliwości to zapraszam do kontaktu, tutaj albo na mój adres e-mail.
Tytuł: Odp: Cyfryzacja pomocy informacyjnych w archiwach państwowych
Wiadomość wysłana przez: Robert2000 w Sierpień 29, 2016,
A czy archiwa z powierzonym zasobem archiwalnym rozważane są w tym projekcie NDAP?
Tytuł: Odp: Cyfryzacja pomocy informacyjnych w archiwach państwowych
Wiadomość wysłana przez: Bolek w Sierpień 29, 2016,
Nareszcie jakieś konkretne działania. Mierziło mnie przed laty w archiwum w dziale, w którym pracowałem, że przepisane do Izy inwentarze oraz sporządzone w pdf ie wstępy do nich zalegają na komputerze i nic z tym się dalej nie robi.
Tytuł: Odp: Cyfryzacja pomocy informacyjnych w archiwach państwowych
Wiadomość wysłana przez: Maciej Zdunek w Sierpień 29, 2016,
A czy archiwa z powierzonym zasobem archiwalnym rozważane są w tym projekcie NDAP?
Niestety nie, wsparcie finansowe na tym etapie możemy zaoferować tylko jednostkom podległym. Natomiast myślę, że nic nie stoi na przeszkodzie aby archiwa z powierzonym zasobem prezentowały na SwA swoje inwentarze. Konieczne byłoby natomiast wdrożenie ZoSIA.
Tytuł: Odp: Cyfryzacja pomocy informacyjnych w archiwach państwowych
Wiadomość wysłana przez: Marek Gieroń w Sierpień 30, 2016,
No to tradycyjnie rola "advocatus diaboli" i wybiegając w przyszłość - co z nabytkami, które w sposób ciągły spływają do AP? Czy ewidencja do nich tez będzie "retrokonwersowana", a jeśli tak to w jaki sposób? Mogę się mylić, ale póki co to spis zd-odb. wystarczy i każda jednostka nadzorowana powie kontroli "na drzewo!"
Tytuł: Odp: Cyfryzacja pomocy informacyjnych w archiwach państwowych
Wiadomość wysłana przez: Maciej Zdunek w Sierpień 30, 2016,
Mogę się mylić, ale póki co to spis zd-odb. wystarczy i każda jednostka nadzorowana powie kontroli "na drzewo!"
Nie bardzo rozumiem o co chodzi z drzewem ;), ale jeśli jest spis zd-od w postaci elektronicznej, to zaimportowanie tego do systemu ZoSIA to nie problem i można to zrobić osobiście. Warto tylko przy okazji przesygnować sygnatury aczkolwiek nie jest to warunek sine qua non, chodzi głownie o wygodę archiwistów, aby w zespole sygnowanie było ciągłe.
I ta głębia opisu co na spisie (sygnatura, tytuł, daty) w zupełności wystarczy użytkownikowi, przynajmniej na początek. O ile spis jest porządnie przygotowany i zawartość spisu pokrywa się z przekazanymi aktami, ale to oczywiste.
Tytuł: Odp: Cyfryzacja pomocy informacyjnych w archiwach państwowych
Wiadomość wysłana przez: Marek Gieroń w Sierpień 30, 2016,
Nie bardzo rozumiem o co chodzi z drzewem ;), ale jeśli jest spis zd-od w postaci elektronicznej, to zaimportowanie tego do systemu ZoSIA to nie problem i można to zrobić osobiście.

Moja wiedza w temacie nadzoru skończyła się na etapie "przedrewolucyjnym", więc proszę o ewentualne sprostowanie.
Spis MUSI być w postaci elektronicznej czy MOŻE byc w postaci elektronicznej?
W przypadku tej drugiej opcji idę o zakład, że sporo jednostek przekaże nam wydruki. Dlaczego? Bo MOŻE. "A pani Krysia co się zajmuje archiwum u nas w gminie nie ma czasu na przepisywanie tego, co już ręcznie raz napisała!"

Warto tylko przy okazji przesygnować sygnatury aczkolwiek nie jest to warunek sine qua non, chodzi głownie o wygodę archiwistów, aby w zespole sygnowanie było ciągłe.
I ta głębia opisu co na spisie (sygnatura, tytuł, daty) w zupełności wystarczy użytkownikowi, przynajmniej na początek. O ile spis jest porządnie przygotowany* i zawartość spisu pokrywa się z przekazanymi aktami, ale to oczywiste.

* podkreślenie moje.
Po naszych doświadczeniach z "akcesją" biorąc pod uwagę mnogość formatów i możliwości tworzenia tychże spisów, a także iście ułańską fantazję pani Krysi....
pozbędę się resztek owłosienia na głowie...
Tytuł: Odp: Cyfryzacja pomocy informacyjnych w archiwach państwowych
Wiadomość wysłana przez: Maciej Zdunek w Sierpień 30, 2016,
Spis MUSI być w postaci elektronicznej czy MOŻE byc w postaci elektronicznej?
W przypadku tej drugiej opcji idę o zakład, że sporo jednostek przekaże nam wydruki. Dlaczego? Bo MOŻE. "A pani Krysia co się zajmuje archiwum u nas w gminie nie ma czasu na przepisywanie tego, co już ręcznie raz napisała!"
Podstawą prawną jest Rozporządzenie MKiDN z dnia 20 października 2015 r.w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej (DzU 2015, poz. 174).
Postać spisu (papierowa czy elektroniczna) nie jest tu określona, jednak w par. 5, ust. 1 czytamy "Porządkowanie, ewidencjonowanie i techniczne zabezpieczenie materiałów archiwalnych przed ich przekazaniem przez organ lub jednostkę organizacyjną do archiwum państwowego odbywa się w sposób uzgodniony między dyrektorem archiwum państwowego a organem lub kierownikiem jednostki organizacyjnej, zwanym dalej kierownikiem jednostki (...)" więc zakładam, że jakieś możliwości ustalenia postaci spisu są.
Nie dysponuję tutaj danymi z całego kraju, ale z doświadczenia wiem, że wiele archiwów dysponuje takimi spisami w wersji elektronicznej. A pozostałe? Żyjemy przecież w takich czasach, że większość, jak nie wszystkie jednostki organizacyjne, i tak posiada spisy w wersji elektronicznej (mówię o tych przekazywanych teraz). Czy więc stanowi to aż taki problem aby ustalić z nimi aby przekazywały spisy także w postaci elektronicznej?
Cytuj
Po naszych doświadczeniach z "akcesją" biorąc pod uwagę mnogość formatów i możliwości tworzenia tychże spisów, a także iście ułańską fantazję pani Krysi....
pozbędę się resztek owłosienia na głowie...
Mniejsza o format, z większości czy jest to .doc czy .xls czy .csv da się coś wydusić, chodziło mi o zawartość merytoryczną spisu, czyli czy pozycja na spisie zgadza się z jednostką archiwalną i jej zawartością... ;)
Tytuł: Odp: Cyfryzacja pomocy informacyjnych w archiwach państwowych
Wiadomość wysłana przez: Jarek w Sierpień 30, 2016,
a także iście ułańską fantazję pani Krysi....

Pragnę zaprotestować - większe niż pani Krysia doświadczenie z ułańską fantazją wydaje się mieć jednak panna Zosia  ;) :
https://www.youtube.com/watch?v=onMYhGqG8p8

Co do rozporządzenia z 20.10.2015 r. - poprzednie rozporządzenie dotyczące tej materii (z 2002 r.), regulowało kwestię elektronicznych wersji spisów konkretniej, ale chyba nowa regulacja i praktyka dają ap takie same możliwości pozyskiwania tych wersji.

Łatwa dostępność ewidencji spowoduje też być może że archiwa będą miały więcej użytkowników. Wypada żałować że nie opublikowano dotąd choć skanów papierowej ewidencji, teraz to się już pewnie nie opłaca. Pytanie co dalej? Bo chyba przydałaby się regulacja określająca co dzieje się z ewidencją akt przejmowanych przez ap na bieżąco - ile ap ma czasu na opublikowanie informacji o przejęciu zespołu lub dopływu, ile ma czasu na opublikowanie ewidencji, jak wygląda kwestia zastąpienia spisów inwentarzami itp.

Taka rzecz przy okazji - choć trochę nie na temat - już o tym pisaliśmy, fotografiom publikowanym przez NAC przydałaby się możliwość dodawania komentarzy przez użytkowników, bo to byłaby możliwość weryfikowania opisów zdjęć. Ostatnio przez przypadek wpadłem w Sezamie na opis zbioru diapozytywów Instytutu Historii Sztuki UW - 18 tys. jednostek, brak ewidencji. Czemu tego nie zeskanować i nie dać do audiovisa? I nie pozwolić użytkownikom "opracować" te fotografie? Fantastyczna zabawa dla użytkowników i promocja dla archiwów.
Można pójść jeszcze dalej - skoro będą już w necie opisy jednostek aktowych, to czemu użytkownicy nie mogliby dodawać moderowanych komentarzy czy tagów na tym poziomie? Czy ZoSIA ma możliwość tworzenia kont użytkowników i dodawania komentarzy? Użytkownicy mogliby w jakimś stopniu sami np. zindeksować część zasobu ... Możnaby ich w nagrodę choćby zwalniać z opłat czy limitów w udostępnianiu, czy honorować w jakiś inny sposób. To są takie moje luźne pomysły na kolejne rewolucje  ;) .
Tytuł: Odp: Cyfryzacja pomocy informacyjnych w archiwach państwowych
Wiadomość wysłana przez: Marek Gieroń w Sierpień 30, 2016,
Podstawą prawną jest Rozporządzenie MKiDN z dnia 20 października 2015 r.w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej (DzU 2015, poz. 174).
Postać spisu (papierowa czy elektroniczna) nie jest tu określona, jednak w par. 5, ust. 1 czytamy "Porządkowanie, ewidencjonowanie i techniczne zabezpieczenie materiałów archiwalnych przed ich przekazaniem przez organ lub jednostkę organizacyjną do archiwum państwowego odbywa się w sposób uzgodniony między dyrektorem archiwum państwowego a organem lub kierownikiem jednostki organizacyjnej, zwanym dalej kierownikiem jednostki (...)" więc zakładam, że jakieś możliwości ustalenia postaci spisu są.
Nie dysponuję tutaj danymi z całego kraju, ale z doświadczenia wiem, że wiele archiwów dysponuje takimi spisami w wersji elektronicznej. A pozostałe? Żyjemy przecież w takich czasach, że większość, jak nie wszystkie jednostki organizacyjne, i tak posiada spisy w wersji elektronicznej (mówię o tych przekazywanych teraz). Czy więc stanowi to aż taki problem aby ustalić z nimi aby przekazywały spisy także w postaci elektronicznej?
Mniejsza o format, z większości czy jest to .doc czy .xls czy .csv da się coś wydusić, chodziło mi o zawartość merytoryczną spisu, czyli czy pozycja na spisie zgadza się z jednostką archiwalną i jej zawartością... ;)

Powtórzę się - po 10 latach walki z AZ o to, by przekazywali nam spisy "gotowe" do wrzucenia w "Izę" (vide tu - http://www.ifar.pl/index.php/topic,1469.msg8527.html#msg8527) współczuję tym którzy będą to scalać. Z doświadczenia - pdf z zablokowanym kopiowaniem, jpg wklejony do doca...
Im mniej możliwości zostawimy userom (w tym wypadku AZ), tym lepiej, szybciej, sprawniej załatwimy scalanie tych danych z naszymi bazami. Przerabiałem to na własnej skórze.
Głupio tak się chwalić, ale może by tak na obraz i podobieństwo tego - http://www.rzeszow.ap.gov.pl/az_59/ tylko bardziej dopracowane.
Tytuł: Odp: Cyfryzacja pomocy informacyjnych w archiwach państwowych
Wiadomość wysłana przez: Michał Kaca w Sierpień 31, 2016,
Powtórzę się - po 10 latach walki z AZ o to, by przekazywali nam spisy "gotowe" do wrzucenia w "Izę" (vide tu - http://www.ifar.pl/index.php/topic,1469.msg8527.html#msg8527) współczuję tym którzy będą to scalać. Z doświadczenia - pdf z zablokowanym kopiowaniem, jpg wklejony do doca...
Im mniej możliwości zostawimy userom (w tym wypadku AZ), tym lepiej, szybciej, sprawniej załatwimy scalanie tych danych z naszymi bazami. Przerabiałem to na własnej skórze.
Głupio tak się chwalić, ale może by tak na obraz i podobieństwo tego - http://www.rzeszow.ap.gov.pl/az_59/ tylko bardziej dopracowane.

Pozwolę sobie zasugerować dwa rozwiązania problemu:

1. Kompleksowe - stworzenie aplikacji bazodanowej (prostej w obsłudze, działającej 'lokalnie') dla archiwów zakładowych, która, poza ewidencją, umożliwiałaby m.in. automatyczne generowanie spisów dla Archiwów Państwowych.

2. Zgodnie z propozycją Pana Marka - aplikacja generująca spisy (np. CSV) z 'różnych' plików źródłowych (taki spis b. łatwo można później importować do ZoSIA).
Tytuł: Odp: Cyfryzacja pomocy informacyjnych w archiwach państwowych
Wiadomość wysłana przez: Marek Gieroń w Sierpień 31, 2016,
Pozwolę sobie zasugerować dwa rozwiązania problemu:
1. Kompleksowe - stworzenie aplikacji bazodanowej (prostej w obsłudze, działającej 'lokalnie') dla archiwów zakładowych, która, poza ewidencją, umożliwiałaby m.in. automatyczne generowanie spisów dla Archiwów Państwowych.

<doświadczenia własne>
1. Informatyk, kolega pani Krysi "usprawni" działanie tej aplikacji i przestanie generować...
2. "a na moim komputerze to nie działa i nie wiem dlaczego, a informatyk powiedział, że się na tym nie zna i żeby zadzwonić do was..."
3. "Dyrektor zabronił instalowania czegokolwiek, nawet naszejklasy!"
</doświadczenia własne>
Pierwsze wersje naszej Akcesji tez działały lokalnie w AZ, po doświadczeniach jw. zakończyliśmy tą aplikacje na fazie testowej.

2. Zgodnie z propozycją Pana Marka - aplikacja generująca spisy (np. CSV) z 'różnych' plików źródłowych (taki spis b. łatwo można później importować do ZoSIA).

Obawiałbym się tych "różnych" spisów. Im mniejsza możliwość manewru userów tym lepiej. Początkowo w "Akcesji" tez daliśmy dużą swobodę licząc na "porządne przygotowanie"... Cóż... errare humanum est... Ograniczyliśmy pole manewru, pola wyboru bez możliwości własnej inwencji i skończyły się "dziwne" spisy i jeszcze dziwniejsze pytania przez telefon.
"Akcesja" działa maksymalnie prosto - baza danych opakowana w php na której AZ się loguje, wprowadza dane i dzwoni do nas po "akceptację". Akceptacja polega na tym, że kierownik opracowania przegląda te wprowadzone dane w poszukiwaniu "kwiatków" i wysyła maila "wszystko ok, drukować i przywozić" Akta ze spisem trafiają do magazynu, koleżanka z ewidencji ze spisem w rączce loguje się, 4 kliki i dostaje plik .mdb, sprawdza go dla zasady "ar ju siur?", kolejny klik i dane z pliku kopiują się do naszej Izy. Magazynier jeszcze układa akta na półce, a korzystający już je może zamówić w pracowni.
Tytuł: Odp: Cyfryzacja pomocy informacyjnych w archiwach państwowych
Wiadomość wysłana przez: Bolek w Sierpień 31, 2016,
Nie wiem jak ZOSIA łyka spisy w wersji elektronicznej ale w Izie był problem.
Jak ktoś przekazał spis w exelu to pi doklejeniu potrzebnych kolumn spokojnie w ten sposób inweenaryzowało się przez przenoszenie i wklejanie wraz z seriami i podseriami oraz indeksami i po 200 j.a.
Ale jak były  w Wordzie i nawalono spacji i enter ów to już mniej.
Pozdrawiam.
Tytuł: Odp: Cyfryzacja pomocy informacyjnych w archiwach państwowych
Wiadomość wysłana przez: Marek Gieroń w Sierpień 31, 2016,
Nie wiem jak ZOSIA łyka spisy w wersji elektronicznej ale w Izie był problem.

Nie tylko w Izie. Przy przenoszeniu do MySQL wystarczy jeden "niedomknięty" cudzysłów... Dlatego jak najmniej "inwencji własnej", pola "zamknięte" i radykalnie ograniczamy możliwość problemów.
Tytuł: Odp: Cyfryzacja pomocy informacyjnych w archiwach państwowych
Wiadomość wysłana przez: Michał Kaca w Sierpień 31, 2016,
<doświadczenia własne>
1. Informatyk, kolega pani Krysi "usprawni" działanie tej aplikacji i przestanie generować...
Oczywiście można ograniczyć możliwość ingerencji 'osób postronnych' w aplikację.
W GUI w 100% (choć nie będzie to już Open Source), w silnik bazy danych w zasadzie też.
W sumie - każdy komputer/aplikację można jednak, w jakiś sposób, 'zepsuć'. Warto mieć to na uwadze, ale niekoniecznie przeceniać.
2. "a na moim komputerze to nie działa i nie wiem dlaczego, a informatyk powiedział, że się na tym nie zna i żeby zadzwonić do was..."
Rzeczywiście, nawet najlepiej napisana aplikacja z bardzo dobrą instrukcją nie wykluczy całkowicie tego rodzaju problemów.
Optymalne byłoby wsparcie/rozwój aplikacji przez NDAP (NAC?) z jakąś formą wsparcia technicznego (może nawet lokalne 'centra kompetencji' w Archiwach Państwowych).
3. "Dyrektor zabronił instalowania czegokolwiek, nawet naszejklasy!"
Argument ostateczny :).
Poważnie - myślę, że każdy dyrektor zgodziłby się na instalację i używanie aplikacji, jeśli byłby przekonany o korzyściach z tego płynących.

Obawiałbym się tych "różnych" spisów. Im mniejsza możliwość manewru userów tym lepiej...
Racja. W. w. aplikacja ograniczałaby możliwość 'manewru' ale, w tym przypadku, miałem raczej na myśli 'różne' pliki już istniejące w AZ bądź AP ('tabelki', .doc, .csv, tworzone w Wordzie, Excellu,  programie Open Office), które mogłyby posłużyć jako źródło do generowania spisów w odpowiednim formacie (łącznie z automatyczną walidacją zawartości).
Tytuł: Odp: Cyfryzacja pomocy informacyjnych w archiwach państwowych
Wiadomość wysłana przez: Michał Kaca w Sierpień 31, 2016,
Nie wiem jak ZOSIA łyka spisy w wersji elektronicznej ale w Izie był problem.
ZoSIA importuje spisy elektroniczne b. dobrze ale... pod warunkiem ich właściwego przygotowania :)

btw.
Mamy już w NACu pierwsze doświadczenia z aplikacją ułatwiającą przygotowanie odpowiednich spisów.
Opinie archiwistów przy okazji prezentacji aplikacji w trakcie niedawnych wdrożeń ZoSIA były pozytywne, dlatego zdecydowaliśmy o rozesłaniu aplikacji do Administratorów lokalnych ZoSIA (czekamy na dalsze opinie i sugestie :))
Tytuł: Odp: Cyfryzacja pomocy informacyjnych w archiwach państwowych
Wiadomość wysłana przez: Marek Gieroń w Wrzesień 01, 2016,
Rzeczywiście, nawet najlepiej napisana aplikacja z bardzo dobrą instrukcją nie wykluczy całkowicie tego rodzaju problemów.
Optymalne byłoby wsparcie/rozwój aplikacji przez NDAP (NAC?) z jakąś formą wsparcia technicznego (może nawet lokalne 'centra kompetencji' w Archiwach Państwowych).

Pozwolę sobie się nie zgodzić, to nie jest optymalne rozwiązanie. Mało tego - praktycznie niemożliwe do zrealizowania. Dlaczego? Bo w statystycznym AP jest 1 (słownie: jeden) informatyk. Dowalmy mu jeszcze jazdy w odwiedziny do pani Krysi. Kto zapłaci za delegacje?

Racja. W. w. aplikacja ograniczałaby możliwość 'manewru' ale, w tym przypadku, miałem raczej na myśli 'różne' pliki już istniejące w AZ bądź AP ('tabelki', .doc, .csv, tworzone w Wordzie, Excellu,  programie Open Office), które mogłyby posłużyć jako źródło do generowania spisów w odpowiednim formacie (łącznie z automatyczną walidacją zawartości).

Pliki już istniejące w AP - Izy, Mapy, Scrinium i inne cuda to problem AP i pewnie się z nim zmierzymy w nieodległej przyszłości - http://www.ifar.pl/index.php?action=dlattach;topic=3139.0;attach=1514, chodzi mi raczej o to, co będzie jak już nasze "szufladki z inwentarzami" upchamy na dyski. AZ nadal będą przekazywać spisy w najróżniejszych formatach mniej lub bardziej "importowalnych" i jeśli już teraz nie zdecydujemy, jak to rozwiązać, to ewidencji w wersji elektronicznej nie będziemy mieli nigdy. Nawet jeśli AP wyśle do NDAP radosny meldunek "Panie Dyrektorze melduję wykonanie zadania" to hipotetycznie dzień później to samo AP dostanie nabytek 50 mb. z ewidencją w postaci jpg wklejonego do doca.
Uważam, ze wprowadzenie JEDNEJ ogólnie dostępnej bazy dla AZ (do obsługi niezbędny jest internet i dowolna przeglądarka) z której lokalni administratorzy mogliby kilkoma kliknięciami zaimportować dane wprowadzone przez AZ do Zosi czy czegokolwiek innego jest najtańszym (żadnych problemów z instalacjami, "centrami kompetencyjnymi", delegacjami) i globalnym (wszystkie dane w jednym miejscu, wszystkie spisy identyczne, żadnych problemów z importem) rozwiązaniem. Możemy się bawić w "protezy", aplikacje importujące z fyfnastu formatów - tylko po co, skoro można to załatwić raz, a dobrze.

ZoSIA importuje spisy elektroniczne b. dobrze ale... pod warunkiem ich właściwego przygotowania :)
btw.
Mamy już w NACu pierwsze doświadczenia z aplikacją ułatwiającą przygotowanie odpowiednich spisów.
Opinie archiwistów przy okazji prezentacji aplikacji w trakcie niedawnych wdrożeń ZoSIA były pozytywne, dlatego zdecydowaliśmy o rozesłaniu aplikacji do Administratorów lokalnych ZoSIA (czekamy na dalsze opinie i sugestie :))

Administratorów lokalnych jest (strzelam) 33, Archiwistów zakładowych jest (sprawdziłem w KN-1) 10319. kto ten tłum przeszkoli? Syzyfowa praca dodając do tego rotację kadr.
Tytuł: Odp: Cyfryzacja pomocy informacyjnych w archiwach państwowych
Wiadomość wysłana przez: Marcin Buczek w Wrzesień 06, 2016,
Retrokonwersja wszelkich pomocy ewidencyjnych ok cieszy a co natomiast z takimi przypadkami akta sądowe XX w. które nie są udostępniane na  SwA a są w ZoSIA jak je udostępniać gronu zainteresowanych. Przypadek drugi przemigrowane spisy z-o do ZoSIA z jednostkami zablokowanym udostępnianiem szerokiemu gronu udostępniamy w pracowni nadal w papierze
Tytuł: Odp: Cyfryzacja pomocy informacyjnych w archiwach państwowych
Wiadomość wysłana przez: Hanna Staszewska w Wrzesień 06, 2016,
Dyskusja zmierza w jakimś dziwnym kierunku, przyznaję, że nie bardzo ogarniam i nie bardzo rozumiem? :( :( :(

Wrócę jeszcze na chwilę do postu Jarka, bardzo interesującego:
Cytat: Jarek
Łatwa dostępność ewidencji spowoduje też być może że archiwa będą miały więcej użytkowników.
Całkiem możliwe. Jeżeli tak się stanie, to bardzo jestem ciekawa, które zespoły czy rodzaje materiałów zostaną odkryte i puszczone w obieg.

Cytat: Jarek
Pytanie co dalej? Bo chyba przydałaby się regulacja określająca co dzieje się z ewidencją akt przejmowanych przez ap na bieżąco - ile ap ma czasu na opublikowanie informacji o przejęciu zespołu lub dopływu, ile ma czasu na opublikowanie ewidencji, jak wygląda kwestia zastąpienia spisów inwentarzami itp.
To są bardzo dobrze postawione pytania: co dalej?
Niestety, są archiwa, które latami wykazują, że mają materiały bez ewidencji?

Brakuje też regulacji, które zalecałyby niezwłoczne przeniesienie papierowej ewidencji do systemów informatycznych: archiwa powinny to robić na bieżąco, zaraz po przejęciu materiałów do zasobu.  I niekoniecznie muszą to być inwentarze, bo jeśli spisy przeniesiemy do systemów informatycznych, to już będzie ogromny postęp, bo często inwentarz zawiera niewiele więcej lub wręcz jest prostym odzwierciedleniem spisu (przypomnę w tym miejscu, że wg wskazówek dot. metod uproszczonego opracowania dla części zasobu z grupy A3 na podstawie prawidłowo sporządzonego spisu można uznać taki zespół za opracowany, a więc nie ma obowiązku sporządzenia inwentarza).

Cytat: Jarek
Ostatnio przez przypadek wpadłem w Sezamie na opis zbioru diapozytywów Instytutu Historii Sztuki UW - 18 tys. jednostek, brak ewidencji. Czemu tego nie zeskanować i nie dać do audiovisa? I nie pozwolić użytkownikom "opracować" te fotografie? Fantastyczna zabawa dla użytkowników i promocja dla archiwów.
Oczywiście, w pełni popieram. Uważam, że koniecznie należy zbudować narzędzie, które pozwoli opisywać NAC-owe fotografie także przez użytkowników, i to w sposób jak najprostszy, m.in. przy pomocy tagów. Miliony  NAC-owych zdjęć bez ewidencji to tak naprawdę zasób, którego nie ma i jeśli czegoś z tym nie zrobimy, stosując najprostsze i najbardziej podstawowe metody opisu, to będą one niedostępne jeszcze przez setki lat.

Cytat: Jarek
Można pójść jeszcze dalej - skoro będą już w necie opisy jednostek aktowych, to czemu użytkownicy nie mogliby dodawać moderowanych komentarzy czy tagów na tym poziomie? Czy ZoSIA ma możliwość tworzenia kont użytkowników i dodawania komentarzy? Użytkownicy mogliby w jakimś stopniu sami np. zindeksować część zasobu ... Możnaby ich w nagrodę choćby zwalniać z opłat czy limitów w udostępnianiu, czy honorować w jakiś inny sposób. To są takie moje luźne pomysły na kolejne rewolucje
Bardzo dobre pomysły ?
Jeśli pójdziemy w tym kierunku, to z pewnością warto będzie przyjrzeć się doświadczeniom bibliotekarzy, którzy w bibliotekach cyfrowych dali możliwość tagowania dla czytelników, i z tego co wiem, chyba nie bardzo ten pomysł wypalił.

PS. I dajcie już spokój pani Krysi, bo czyż same panie Krysie pracują w urzędach?? Całkiem często można w urzędzie spotkać także jakiegoś pana Krystiana. ;)
Tytuł: Odp: Cyfryzacja pomocy informacyjnych w archiwach państwowych
Wiadomość wysłana przez: Jarek w Wrzesień 07, 2016,
Hmm, myślę że kierunek dyskusji jednak "jest słuszny"  :) - bo mieszczą się w niej próby odpowiedzi na pytanie "co dalej?", nawet jeśli się wprost do tego pytania nie odnoszą. To nie sztuka dać archiwom np. pół roku na wprowadzenie ewidencji przyjętych akt do systemu i powiedzieć "radźcie sobie". Można jednak dać im narzędzie, które w ogóle ten problem zlikwiduje, bo przekazywanej dokumentacji papierowej będą towarzyszyć dane gotowe do bezpośredniego wykorzystania, dlatego bardzo podoba mi się pomysł Marka Gieronia. Pytań i wątpliwości oczywiście nie brakuje (możliwości importu danych, zapisywanie wersji roboczych, praca na kilku spisach itp.), ale sądzę że dzięki doświadczeniom AP Rzeszów da się je wyjaśnić.
Tytuł: Odp: Cyfryzacja pomocy informacyjnych w archiwach państwowych
Wiadomość wysłana przez: AndrzejChoniawko w Wrzesień 07, 2016,
Jeżeli już, to należałoby zaznaczać, że chodzi o Panią Krysię "z turnusu trzeciego" i Pana Waldka, "co to się przed chwilą przysiadł". Często na całe 8 godzin. A  jeśli chodzi o "złote" spisy zdawczo-odbiorcze to ich niedostępny użytkownikom status jest następstwem nie tylko ze zwykłego lenistwa idącego w parze ze złą organizacją pracy, ale jest też pochodną nie obcej znacznej części archiwistów egoistycznej mentalności właściwej dysponującym wiedzą tajemną strażników pieczęci. Wspomniane  okoliczności będą też rzutowały hamująco rzecz jasna, na przebieg zaplanowanej przez obecną dyrekcję NDAP, a skądinąd spóźnionej (w czym niekwestionowana zasługa poprzednich Dyrekcji)  o circa 15 lat totalnej cyfryzacji inwentarzy archiwalnych.  Jestem pewien, że to cyfryzacja inwentarzy w znacznie większym stopniu, niż problemy ze spisami zd.-odb.  będzie skłaniała Dyrektora Woźniaka i jego najbliższych współpracowników do sięgania po APAP.  I oby się na tym specyfiku  tylko skończyło.
Tytuł: Odp: Cyfryzacja pomocy informacyjnych w archiwach państwowych
Wiadomość wysłana przez: Marek Gieroń w Wrzesień 07, 2016,
Całkiem możliwe. Jeżeli tak się stanie, to bardzo jestem ciekawa, które zespoły czy rodzaje materiałów zostaną odkryte i puszczone w obieg.

Jakoś nie odnotowaliśmy znaczącego wzrostu kwerend po opublikowaniu prawie całej ewidencji na Europejskim Portalu Archiwalnym - https://www.archivesportaleurope.net/

To są bardzo dobrze postawione pytania: co dalej?
Niestety, są archiwa, które latami wykazują, że mają materiały bez ewidencji?

"niech pierwszy rzuci kamieniem..." jakie AP nie ma "ogonów"? Każde. Jednostki które zostały po opracowaniu i z którymi tak naprawdę nie wiadomo co zrobić, zespoły przejęte "niewiadomoskądmilionlattemu". Nihil novi sub sole w pracy archiwalnej.

Brakuje też regulacji, które zalecałyby niezwłoczne przeniesienie papierowej ewidencji do systemów informatycznych: archiwa powinny to robić na bieżąco, zaraz po przejęciu materiałów do zasobu.  I niekoniecznie muszą to być inwentarze, bo jeśli spisy przeniesiemy do systemów informatycznych, to już będzie ogromny postęp, bo często inwentarz zawiera niewiele więcej lub wręcz jest prostym odzwierciedleniem spisu (przypomnę w tym miejscu, że wg wskazówek dot. metod uproszczonego opracowania dla części zasobu z grupy A3 na podstawie prawidłowo sporządzonego spisu można uznać taki zespół za opracowany, a więc nie ma obowiązku sporządzenia inwentarza).

Znów oplułem monitor. Pani Hanno! Welcome to the jungle! KTO to ma zrobić? Nadzór zajęty jest planowymi kontrolami i ustalaniem JRWA dla przedszkoli, opracowanie opracowuje po bożemu XIX wieczne akta miasta które nie doczekały się jeszcze opracowania albo akta rodziny (też XIXw.), informacja i udostępnianie załatwia kwerendy i użera się z "badaczami pisma" poszukującymi informacji o historii szachów od czasów najdawniejszych do dziś (autentyk). Jest nas ok. 1300 merytorycznych w całej Polsce, teoretycznie każdy z nas odpowiada osobiście za 250 m bezcennych dokumentów. 250 METRÓW! Ciekawe, jak ta statystyka wygląda w archiwach wydzielonych, IPN...
Gdyby nie "Akcesja" to korzystający dostawali by w naszej pracowni ksero spisów zd-odb. A tak - "welcome to XXI wiek. Pan zasiądzie przed komputerem, Pan sobie wyszuka i zamówi" - vide tu - http://www.ifar.pl/index.php/topic,2475.msg15099.html#msg15099

PS. I dajcie już spokój pani Krysi, bo czyż same panie Krysie pracują w urzędach?? Całkiem często można w urzędzie spotkać także jakiegoś pana Krystiana. ;)

Autentyczny tekst w stacji krwiodawstwa usłyszany przeze mnie - "Krysiu! Kłuj pana a ja zrobię kawusię..."

Hmm, myślę że kierunek dyskusji jednak "jest słuszny"  :) - bo mieszczą się w niej próby odpowiedzi na pytanie "co dalej?", nawet jeśli się wprost do tego pytania nie odnoszą. To nie sztuka dać archiwom np. pół roku na wprowadzenie ewidencji przyjętych akt do systemu i powiedzieć "radźcie sobie". Można jednak dać im narzędzie, które w ogóle ten problem zlikwiduje, bo przekazywanej dokumentacji papierowej będą towarzyszyć dane gotowe do bezpośredniego wykorzystania, dlatego bardzo podoba mi się pomysł Marka Gieronia.

Dziękuję bardzo.

Pytań i wątpliwości oczywiście nie brakuje (możliwości importu danych, zapisywanie wersji roboczych, praca na kilku spisach itp.), ale sądzę że dzięki doświadczeniom AP Rzeszów da się je wyjaśnić.

Cóż... Jakoś do tej pory nikt nie chciał korzystać z naszych (niestety) bogatych doświadczeń.
Retrokonwersja wszelkich pomocy ewidencyjnych ok cieszy a co natomiast z takimi przypadkami akta sądowe XX w. które nie są udostępniane na  SwA a są w ZoSIA jak je udostępniać gronu zainteresowanych. Przypadek drugi przemigrowane spisy z-o do ZoSIA z jednostkami zablokowanym udostępnianiem szerokiemu gronu udostępniamy w pracowni nadal w papierze

Dlaczego nie w Zosi, skoro dane tam są? Po co papierowe inwentarze, rewersy? Nie można udostępnić Zosi dla korzystających w pracowni? On-line tniemy całe zespoły z danymi osobowymi, ale w pracowniach powinny być dostępne w sieci lokalnej. Powtórzę pytanie które już kiedyś zadałem - PO CO NAM ZOSIA? Dla "frajdy" oddziału opracowania? Żeby mogli serie, pod-serie i pod,pod,pod-serie tworzyć?

<kij_w_mrowisko> ;)
Tytuł: Odp: Cyfryzacja pomocy informacyjnych w archiwach państwowych
Wiadomość wysłana przez: Hanna Staszewska w Wrzesień 07, 2016,
Cytat: Marek Gieroń
"niech pierwszy rzuci kamieniem..." jakie AP nie ma "ogonów"? Każde. Jednostki które zostały po opracowaniu i z którymi tak naprawdę nie wiadomo co zrobić, zespoły przejęte "niewiadomoskądmilionlattemu". Nihil novi sub sole w pracy archiwalnej.
Są archiwa, które nie mają ogonów.
Archiwum, które posiada materiały bez ewidencji to skandal i kpina, (oczywiscie poza NACem) i bardzo się dziwię dyrektorom tychże, że dopuszczają do takich sytuacji. Mam nadzieję, że nowa NDAP zrobi z tym porządek, archiwa muszą wiedzieć, co mają w swoich zasobach, chociażby dla celów skarbowych. I nie ma tu żadnego usprawiedliwienia.

Nie bardzo rozumiem, o co chodzi z tym, że nie wiadomo, co zrobić z jakimiś jednostkami, które zostały po opracowaniu. To znaczy, że w trakcie opracowania stwierdzono, że nie przynależą do tego zespołu? Wtedy należy je przesunąć do właściwego (jeśli jest takowy w archiwum), jeśli nie ma, należy go utworzyć, jeśli są to materiały faktycznie z gatunku kompletnych variów, należy dołączyć je do zbioru: w każdym archiwum powinien być jakiś zbiór materiałów różnych, variów czy miscellaneów. I należy te materiały bezwzględnie zinwentaryzować. I tyle, to jest naprawdę proste.
Powtarzam, materiały bez ewidencji w archiwum to skandal i kpina, i nic tego nie usprawiedliwia.

Cytat: Marek Gieroń
Znów oplułem monitor. Pani Hanno! Welcome to the jungle! KTO to ma zrobić? Nadzór zajęty jest planowymi kontrolami i ustalaniem JRWA dla przedszkoli, opracowanie opracowuje po bożemu XIX wieczne akta miasta które nie doczekały się jeszcze opracowania albo akta rodziny (też XIXw.), informacja i udostępnianie załatwia kwerendy i użera się z "badaczami pisma" poszukującymi informacji o historii szachów od czasów najdawniejszych do dziś (autentyk). Jest nas ok. 1300 merytorycznych w całej Polsce, teoretycznie każdy z nas odpowiada osobiście za 250 m bezcennych dokumentów. 250 METRÓW! Ciekawe, jak ta statystyka wygląda w archiwach wydzielonych, IPN...
Gdyby nie "Akcesja" to korzystający dostawali by w naszej pracowni ksero spisów zd-odb. A tak - "welcome to XXI wiek. Pan zasiądzie przed komputerem, Pan sobie wyszuka i zamówi" - vide tu - http://www.ifar.pl/index.php/topic,2475.msg15099.html#msg15099
To co, nic mamy nie robić?
Naprawdę uważa Pan, Panie Marku, że archiwa nie poradzą sobie z cyfryzacją spisów?
Jeżeli nie poradzimy sobie z czymś takim, to z czym sobie poradzimy?

Nie przesadzajmy, w obliczu wyzwań, które przed nami stoją cyfryzacja spisów wydaje mi się  sprawą raczej banalną i w miarę prostą.  8)

Cytat: Marek Gieroń
Dlaczego nie w Zosi, skoro dane tam są? Po co papierowe inwentarze, rewersy? Nie można udostępnić Zosi dla korzystających w pracowni?
Całkowicie się zgadzam, ZoSIA powinna być dostępna dla użytkowników w pracowni naukowej, myślę, że w tej sprawie powinno pójść do archiwów pismo z NDAP z odpowiednimi zaleceniami. 

Cytat: Marek Gieroń
On-line tniemy całe zespoły z danymi osobowymi, ale w pracowniach powinny być dostępne w sieci lokalnej.
Te cięcia też muszą się skończyć, samowola dyrektorów jest tu zbyt duża, uważam, że każde wykluczenie inwentarza czy spisu z publikacji na SWA powinno być mocno uzasadnione: niech dyrektor archiwum wskaże konkretny powód (np. podstawę prawną), dla którego nie chce danej pomocy upublicznić w sieci.

Cytat: Andrzej Choniawko
Jestem pewien, że to cyfryzacja inwentarzy w znacznie większym stopniu, niż problemy ze spisami zd.-odb.  będzie skłaniała Dyrektora Woźniaka i jego najbliższych współpracowników do sięgania po APAP.
Panie Andrzeju, mam nadzieję, że z tym APAPem Pan się myli, ale poza tym całkowicie się z Panem zgadzam. Też mam wrażenie, że to cyfryzacja inwentarzy będzie prawdziwym problemem, zobaczymy, ile inwentarzy z tych wykazywanych w sprawozdaniach archiwa udostępnią. Podejrzewam, że w wyniku tej akcji niejednemu archiwum sprawozdawczość rozjedzie się z rzeczywistością.

Cytat: Jarek
Można jednak dać im narzędzie, które w ogóle ten problem zlikwiduje, bo przekazywanej dokumentacji papierowej będą towarzyszyć dane gotowe do bezpośredniego wykorzystania, dlatego bardzo podoba mi się pomysł Marka Gieronia. Pytań i wątpliwości oczywiście nie brakuje (możliwości importu danych, zapisywanie wersji roboczych, praca na kilku spisach itp.), ale sądzę że dzięki doświadczeniom AP Rzeszów da się je wyjaśnić.
Pełna zgoda, popieram.

Tytuł: Odp: Cyfryzacja pomocy informacyjnych w archiwach państwowych
Wiadomość wysłana przez: Marek Gieroń w Wrzesień 08, 2016,
Archiwum, które posiada materiały bez ewidencji to skandal i kpina,

Owszem. Mówiąc o "ogonach" mówiłem o sytuacji gdzie mamy ewidencję w postaci jakiegoś starego spisu zd-odb pisanego ręcznie 100 lat temu, który po prostu wstyd pokazać korzystającym.

Naprawdę uważa Pan, Panie Marku, że archiwa nie poradzą sobie z cyfryzacją spisów?
Jeżeli nie poradzimy sobie z czymś takim, to z czym sobie poradzimy?
Nie przesadzajmy, w obliczu wyzwań, które przed nami stoją cyfryzacja spisów wydaje mi się  sprawą raczej banalną i w miarę prostą.  8)

Pani Hanno , poradzą. Tak jak poradziły sobie z wprowadzanymi bazami danych, komputeryzacją, gdzie na etacie nie było ani 1/2 informatyka, a były to czasy, kiedy większość pracowników pierwszy raz na swojej drodze życia spotkało komputer używany do pracy a nie grania w pacmana i Mario Bros.
Nie zgodzę się natomiast że stwierdzeniem, że to banalne i w miarę proste. Jeśli celem będzie "cyfryzacja" w rozumieniu "przetwórzcie ręcznie pisane spisy zd-odb w nieprzeszukiwalne pdfy" to poradzimy sobie błyskawicznie. Wejdą te same firmy zewnętrzne które skanowały dokumenty i załatwią sprawę w kilka miesięcy. Natomiast jeśli celem jest udostępnienie tych danych w wyszukiwarce on-line, która korzystający będą mogli przeszukiwać (i mam nadzieję również z jej poziomu zamawiać akta) to już nie będzie takie proste i banalne.

Te cięcia też muszą się skończyć, samowola dyrektorów jest tu zbyt duża, uważam, że każde wykluczenie inwentarza czy spisu z publikacji na SWA powinno być mocno uzasadnione: niech dyrektor archiwum wskaże konkretny powód (np. podstawę prawną), dla którego nie chce danej pomocy upublicznić w sieci.

http://isip.sejm.gov.pl/DetailsServlet?id=WDU19971330883
Tytuł: Odp: Cyfryzacja pomocy informacyjnych w archiwach państwowych
Wiadomość wysłana przez: Kajka w Wrzesień 08, 2016,
Spis MUSI być w postaci elektronicznej czy MOŻE byc w postaci elektronicznej?
W przypadku tej drugiej opcji idę o zakład, że sporo jednostek przekaże nam wydruki. Dlaczego? Bo MOŻE. "A pani Krysia co się zajmuje archiwum u nas w gminie nie ma czasu na przepisywanie tego, co już ręcznie raz napisała!"
Podstawą prawną jest Rozporządzenie MKiDN z dnia 20 października 2015 r.w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej (DzU 2015, poz. 174).
Postać spisu (papierowa czy elektroniczna) nie jest tu określona, jednak w par. 5, ust. 1 czytamy "Porządkowanie, ewidencjonowanie i techniczne zabezpieczenie materiałów archiwalnych przed ich przekazaniem przez organ lub jednostkę organizacyjną do archiwum państwowego odbywa się w sposób uzgodniony między dyrektorem archiwum państwowego a organem lub kierownikiem jednostki organizacyjnej, zwanym dalej kierownikiem jednostki (...)" więc zakładam, że jakieś możliwości ustalenia postaci spisu są.
Nie dysponuję tutaj danymi z całego kraju, ale z doświadczenia wiem, że wiele archiwów dysponuje takimi spisami w wersji elektronicznej. A pozostałe? Żyjemy przecież w takich czasach, że większość, jak nie wszystkie jednostki organizacyjne, i tak posiada spisy w wersji elektronicznej (mówię o tych przekazywanych teraz). Czy więc stanowi to aż taki problem aby ustalić z nimi aby przekazywały spisy także w postaci elektronicznej?
Cytuj
Po naszych doświadczeniach z "akcesją" biorąc pod uwagę mnogość formatów i możliwości tworzenia tychże spisów, a także iście ułańską fantazję pani Krysi....
pozbędę się resztek owłosienia na głowie...
Mniejsza o format, z większości czy jest to .doc czy .xls czy .csv da się coś wydusić, chodziło mi o zawartość merytoryczną spisu, czyli czy pozycja na spisie zgadza się z jednostką archiwalną i jej zawartością... ;)
Jeśli dyrektor archiwum nie jest wstanie poradzić sobie z sekretarką z Urzędu Gminy to chyba coś jest nie tak. Brak spisów elektronicznych to sztuczne tworzenie problemów w AP. Bezpośrednio poznałam dwa archiwa warszawskie i zarówno w APW jak i w AAN stałą praktyką od lat jest przejmowanie wersji elektronicznej spisów. W APW migrację spisów do IZA robi informatyk albo przeszkoleni przez niego  pracownicy opracowania i nie zajmuje to jakoś strasznie dużo czasu. W moim archiwum zakładowym od 6 lat ani jedna teczka nie została przyjęta z komórki organizacyjnej do AZ bez wersji elektronicznej spisu w formie pliku Excel. Nie mamy, żadnej bazy ani aplikacji, ale wersja elektroniczna bardzo ułatwia wyszukiwanie czy też przygotowywanie spisów akt do brakowania.
Tytuł: Odp: Cyfryzacja pomocy informacyjnych w archiwach państwowych
Wiadomość wysłana przez: Kajka w Wrzesień 08, 2016,
Nareszcie jakieś konkretne działania. Mierziło mnie przed laty w archiwum w dziale, w którym pracowałem, że przepisane do Izy inwentarze oraz sporządzone w pdf ie wstępy do nich zalegają na komputerze i nic z tym się dalej nie robi.
Są jeszcze bardzo liczne "robocze" wersje IZY i później nie wiadomo która ewidencja jest aktualna, ale na szczęście wdrożenie ZoSIA wymaga scalenia takich kwiatków i uporządkowania ewidencji. Jak już jest ewidencja w ZoSIA to można ją udostępniać na SWA.
Tytuł: Odp: Cyfryzacja pomocy informacyjnych w archiwach państwowych
Wiadomość wysłana przez: Kajka w Wrzesień 08, 2016,
Powtórzę się - po 10 latach walki z AZ o to, by przekazywali nam spisy "gotowe" do wrzucenia w "Izę" (vide tu - http://www.ifar.pl/index.php/topic,1469.msg8527.html#msg8527) współczuję tym którzy będą to scalać. Z doświadczenia - pdf z zablokowanym kopiowaniem, jpg wklejony do doca...
Im mniej możliwości zostawimy userom (w tym wypadku AZ), tym lepiej, szybciej, sprawniej załatwimy scalanie tych danych z naszymi bazami. Przerabiałem to na własnej skórze.
Głupio tak się chwalić, ale może by tak na obraz i podobieństwo tego - http://www.rzeszow.ap.gov.pl/az_59/ tylko bardziej dopracowane.

Pozwolę sobie zasugerować dwa rozwiązania problemu:

1. Kompleksowe - stworzenie aplikacji bazodanowej (prostej w obsłudze, działającej 'lokalnie') dla archiwów zakładowych, która, poza ewidencją, umożliwiałaby m.in. automatyczne generowanie spisów dla Archiwów Państwowych.

2. Zgodnie z propozycją Pana Marka - aplikacja generująca spisy (np. CSV) z 'różnych' plików źródłowych (taki spis b. łatwo można później importować do ZoSIA).
Jak słyszę napiszmy przydatną aplikację to zaczynam się bać.
Nie lubię sztucznego tworzenia problemów i piętrzenia przeszkód tam gdzie tak naprawdę ich nie ma. W moim odczuciu nie ma co komplikować tematu, wystarczy prosty plik wzorcowy  (taki sam dla wszystkich AP) w exel lub csv i obowiązek przekazywania do AP równocześnie ze spisami papierowymi. Tylko aby taki obowiązek nałożyć trzeba by było zmienić rozporządzenie http://isap.sejm.gov.pl/DetailsServlet?id=WDU20150001743 bo było ono tworzone w ekspresowym tempie i trochę "na kolanie" nie uregulowano pewnych zagadnień.
Tytuł: Odp: Cyfryzacja pomocy informacyjnych w archiwach państwowych
Wiadomość wysłana przez: Kajka w Wrzesień 08, 2016,
Cytuj
Rzeczywiście, nawet najlepiej napisana aplikacja z bardzo dobrą instrukcją nie wykluczy całkowicie tego rodzaju problemów.
Optymalne byłoby wsparcie/rozwój aplikacji przez NDAP (NAC?) z jakąś formą wsparcia technicznego (może nawet lokalne 'centra kompetencji' w Archiwach Państwowych).

Pozwolę sobie się nie zgodzić, to nie jest optymalne rozwiązanie. Mało tego - praktycznie niemożliwe do zrealizowania. Dlaczego? Bo w statystycznym AP jest 1 (słownie: jeden) informatyk. Dowalmy mu jeszcze jazdy w odwiedziny do pani Krysi. Kto zapłaci za delegacje?
 
Wiem że PUW planował zrobienie w EZD dodatkowego modułu wspomagającego tworzenie spisów zd - odb i obsługę archiwum zakładowego. W kontekście planów utworzenia EZD RP nie wiadomo kiedy i czy w ogóle ten pomysł zostanie zrealizowany. Tylko aby korzystać z takiej funkcjonalności to wszystkie AP musiały by mieć wdrożone EZD, żeby się komunikować w systemie ;) Myślę, że więcej korzyści mogła by przynieść współpraca z twórcami systemu EZD RP stworzenie produktu który spełniał by oczekiwania archiwistów.
Cytuj
Racja. W. w. aplikacja ograniczałaby możliwość 'manewru' ale, w tym przypadku, miałem raczej na myśli 'różne' pliki już istniejące w AZ bądź AP ('tabelki', .doc, .csv, tworzone w Wordzie, Excellu,  programie Open Office), które mogłyby posłużyć jako źródło do generowania spisów w odpowiednim formacie (łącznie z automatyczną walidacją zawartości).
Wystarczy jasne określenie dopuszczalnych formatów (Excel, csv itp)
Cytuj
Pliki już istniejące w AP - Izy, Mapy, Scrinium i inne cuda to problem AP i pewnie się z nim zmierzymy w nieodległej przyszłości - http://www.ifar.pl/index.php?action=dlattach;topic=3139.0;attach=1514, chodzi mi raczej o to, co będzie jak już nasze "szufladki z inwentarzami" upchamy na dyski. AZ nadal będą przekazywać spisy w najróżniejszych formatach mniej lub bardziej "importowalnych" i jeśli już teraz nie zdecydujemy, jak to rozwiązać, to ewidencji w wersji elektronicznej nie będziemy mieli nigdy. Nawet jeśli AP wyśle do NDAP radosny meldunek "Panie Dyrektorze melduję wykonanie zadania" to hipotetycznie dzień później to samo AP dostanie nabytek 50 mb. z ewidencją w postaci jpg wklejonego do doca.
Poziom dyskusji w tym zakresie przypomina mi rozważania dotyczące dokumentacji elektronicznej z przed paru lat i pytania "Czy skany to dokumenty elektroniczne?"
Cytuj
  Uważam, ze wprowadzenie JEDNEJ ogólnie dostępnej bazy dla AZ (do obsługi niezbędny jest internet i dowolna przeglądarka) z której lokalni administratorzy mogliby kilkoma kliknięciami zaimportować dane wprowadzone przez AZ do Zosi czy czegokolwiek innego jest najtańszym (żadnych problemów z instalacjami, "centrami kompetencyjnymi", delegacjami) i globalnym (wszystkie dane w jednym miejscu, wszystkie spisy identyczne, żadnych problemów z importem) rozwiązaniem. Możemy się bawić w "protezy", aplikacje importujące z fyfnastu formatów - tylko po co, skoro można to załatwić raz, a dobrze.
Administratorów lokalnych jest (strzelam) 33, Archiwistów zakładowych jest (sprawdziłem w KN-1) 10319. kto ten tłum przeszkoli? Syzyfowa praca dodając do tego rotację kadr.
Nie róbmy z ludzi idiotów. Zakładamy, że pracownicy administracji znają przynajmniej podstawy MS Office
Przy pierwszej archiwizacji w EZD przeszkoliliśmy zasobami kadrowymi dwóch osób 2,5 tys osób w ciągu trzech miesięcy, dwa razy w tygodniu w grupach 50 os. Więc się da! Rotacja kadr w ZA nie jest chyba większa niż w AZ ;)
Tytuł: Odp: Cyfryzacja pomocy informacyjnych w archiwach państwowych
Wiadomość wysłana przez: Jarek w Wrzesień 08, 2016,
Nie mieszałbym EZD do tej dyskusji. Zarządzanie tradycyjnym zasobem az przy pomocy jakiegoś modułu EZD to tylko ewentualna dodatkowa "funkcjonalność" programu, a EZD RP to w ogóle śpiew przyszłości. Nie ma przy tym też znaczenia czy wszystkie ap będą miały EZD czy nie. Bo o integracji systemów takich jak EZD i ZoSIA czy NIKA można myśleć dopiero za jakiś czas, jeśli w ogóle, nie jestem w stanie teraz tego ocenić.
Jak słyszę napiszmy przydatną aplikację to zaczynam się bać.
Nie lubię sztucznego tworzenia problemów i piętrzenia przeszkód tam gdzie tak naprawdę ich nie ma. W moim odczuciu nie ma co komplikować tematu, wystarczy prosty plik wzorcowy  (taki sam dla wszystkich AP) w exel lub csv i obowiązek przekazywania do AP równocześnie ze spisami papierowymi. Tylko aby taki obowiązek nałożyć trzeba by było zmienić rozporządzenie http://isap.sejm.gov.pl/DetailsServlet?id=WDU20150001743 bo było ono tworzone w ekspresowym tempie i trochę "na kolanie" nie uregulowano pewnych zagadnień.

Tyle że w tym przypadku aplikacja już właściwie jest, są też konkretne doświadczenia. Moim zdaniem pomysł z plikiem wzorcowym jest też wart rozpatrzenia, więc może warto eksperymentalnie udostępnić gdzieś możliwość korzystania z takich plików, jako alternatywę dla aplikacji. Może jedno z tych rozwiązań się sprawdzi a drugie nie, albo obydwa trzeba stosować równolegle. W archiwistyce prawie nie wykorzystuje się praktycznych doświadczeń, testowania i eksperymentów*, może warto z takiej możliwości (choćby w ograniczonym zakresie) tym razem skorzystać. Bo w samej dyskusji raczej nie będziemy w stanie wskazać jedynie słusznego rozwiązania.

pozdrawiam

Jarek

* w zakresie archiwistyki eksperymentalnej czy doświadczalnej warto sięgnąć do tekstu: http://www.home.umk.pl/~akz/AKZ_06_Monika_Colbecka_Badanie_systemu_informacji_archiwalnej_AP_w_Toruniu.pdf . W omawianym przez nas przypadku to raczej proste testowanie a nie badanie naukowe będzie miało realną wartość, ale warto zwrócić na ten aspekt uwagę. Pani Monika Cołbecka kontynuuje prace w tym zakresie i polecam śledzenie jej efektów w postaci kolejnych publikacji.
Tytuł: Odp: Cyfryzacja pomocy informacyjnych w archiwach państwowych
Wiadomość wysłana przez: Jarek w Wrzesień 08, 2016,
Aha, też mam takie doświadczenie, że panie i panowie (o różnych imionach) wstawiają do gotowych formularzy a to spacje, a to entery, a to bóg wie co jeszcze (żeby ładnie wyglądało na wydruku), co potem nijak nie nadaje się do jakiejkolwiek konwersji. Zresztą, zaraz - przecież wiele ap publikuje na swoich stronach takie pliki wzorcowe - służące jednak przede wszystkim do generowania wydruków - na ile często spisy elektroniczne tworzone na bazie tych wzorów trafiają do ap i na ile nadają się do jakiejkolwiek konwersji i importu?
Zakładam też że pracownikowi az będzie wszystko jedno czy wklepuje dane do excela czy do dedykowanej aplikacji. Co do programów dotyczących zarządzania zasobem papierowym az nie mam doświadczenia, ale myślę że największy problem to "przerobienie" zapisów z ewidencji zasobu az na zapisy spisu dla ap (różny zakres danych).

Tytuł: Odp: Cyfryzacja pomocy informacyjnych w archiwach państwowych
Wiadomość wysłana przez: Paweł z ... w Wrzesień 08, 2016,
Cytuj
Cytat: Marcin Buczek w Wrzesień 06, 2016,

    Retrokonwersja wszelkich pomocy ewidencyjnych ok cieszy a co natomiast z takimi przypadkami akta sądowe XX w. które nie są udostępniane na  SwA a są w ZoSIA jak je udostępniać gronu zainteresowanych. Przypadek drugi przemigrowane spisy z-o do ZoSIA z jednostkami zablokowanym udostępnianiem szerokiemu gronu udostępniamy w pracowni nadal w papierze
Dlaczego nie w Zosi, skoro dane tam są? Po co papierowe inwentarze, rewersy? Nie można udostępnić Zosi dla korzystających w pracowni? On-line tniemy całe zespoły z danymi osobowymi, ale w pracowniach powinny być dostępne w sieci lokalnej. Powtórzę pytanie które już kiedyś zadałem - PO CO NAM ZOSIA? Dla "frajdy" oddziału opracowania? Żeby mogli serie, pod-serie i pod,pod,pod-serie tworzyć?

Może mi ktoś wytłumaczyć dlaczego on-line archiwum będzie cięło zespoły z danymi osobowymi, choć papierowo w pracowni to samo bez cenzury będzie udostępniane? Rozumiem, że jeżeli prawo nie pozwala udostępniać to nie udostępniamy niezależnie czy on-line czy w pracowni. Różnicowanie prawa dostępu w zależności od tego czy pojawię się fizycznie czy wirtualnie to prawie dyskryminacja ;). Wszak może być ewidencja niedostępna on-line dla anonimowego użytkownika i taka dostępna po zidentyfikowaniu użytkownika i uzyskaniu odpowiednich zgód.


Tytuł: Odp: Cyfryzacja pomocy informacyjnych w archiwach państwowych
Wiadomość wysłana przez: Bolek w Wrzesień 09, 2016,
Ba pamiętam jak u nas w archiwum przepisywano fiszki inwentarza kartkowego dotyczącego akt miast a pisane neogotykiem. Jazda była niezła a błędów co niemiara jak pracownik nie znał niemieckiego.
Z czasem to poprawiono ale pierwsze efekty były ciekawe.
Tytuł: Odp: Cyfryzacja pomocy informacyjnych w archiwach państwowych
Wiadomość wysłana przez: Maciej Zdunek w Listopad 23, 2016,
Dla zainteresowanych tematem: załączam pismo Naczelnego Dyrektora wysłane w temacie retrokonwersji 9 listopada b.r.
Jeśli są jakieś pytania chętnie odpowiem.
Tytuł: Odp: Cyfryzacja pomocy informacyjnych w archiwach państwowych
Wiadomość wysłana przez: Kajka w Styczeń 04, 2017,
Taka mała wrzutka dot. tego jak to robili inni czyli retrokonwersja w Bibliotece Narodowej.
Należy zwrócić uwagę, że cały proces został rozpoczęty dziesięć lat temu, więc archiwa są daleko w tyle
Chociaż chętnie bym się dowiedziała ile osób było zaangażowanych i jak przedstawiają się proporcje pomiędzy budżetem przeznaczonym na retrokonwersję w przypadku BN i AP
http://webcache.googleusercontent.com/search?q=cache:2wco0qUmyZ0J:bn.org.pl/download/document/1237463222.doc+&cd=2&hl=pl&ct=clnk&gl=pl
Tytuł: Odp: Cyfryzacja pomocy informacyjnych w archiwach państwowych
Wiadomość wysłana przez: Bolek w Styczeń 07, 2017,
Mam może lamerskie pytanie. Jak jest z wpisywaniem do Zosi spisów o numeracji zaczynającej się kilka razy od 1. Da się to zrobić, czy wymagane jest przesygnowanie teczek? Takie pytanie w związku z retrokonwersią.
Tytuł: Odp: Cyfryzacja pomocy informacyjnych w archiwach państwowych
Wiadomość wysłana przez: Marcin Buczek w Styczeń 07, 2017,
Nie ma z tym problemów w ZoSiA oczywiście że Seria nr 1 sygn. 1, 2, 3, ... n; Seria 2 nr 2 sygn. 1 , 2 , 3 ....n. Co więcej W ZoSIA możemy wprowadzać sygnatury tekstowe dzięki czemu nie ma potrzeby przesygnowywania już istniejących spisów czy inwentarzy. Co prawda koledzy z NAC zawsze kręcą nosem na tekstowe ale nie ma problemu trzeba im wtedy zgłosić w jakich zespołach będą takie sygnatury a oni ustawiają taką możliwość. Oczywiście wszyscy dążymy do ideału czyli sygnatury ciągłej.
Tytuł: Odp: Cyfryzacja pomocy informacyjnych w archiwach państwowych
Wiadomość wysłana przez: Maciej Zdunek w Styczeń 09, 2017,
Koledzy z NAC nie kręcą nosem, tylko podkreślają przewagę sygnatury normalnej (liczbowej) nad inną (tekstową, czy nieunikalną w obrębie zespołu). :P

Poza tym wszystko co napisał Marcin to prawda: sygnatura w ZoSIA może być dowolna, tylko trzeba pamiętać, że w systemie dla każdego zespołu, który już jest założony domy
Tytuł: Odp: Cyfryzacja pomocy informacyjnych w archiwach państwowych
Wiadomość wysłana przez: Maciej Zdunek w Styczeń 09, 2017,
[Ech... nie mogę się przyzwyczaić do tego nowego mechanizmu forum... Alt+S zamiast wstawić "s z kreską" zapisuje posta. A jak później wchodzę do jego edycji i po dłuższej edycji próbuję zapisać widzę komunikat, że przekroczyłem czas edycji posta  >:( ]

No dobra to jeszcze raz:
Koledzy z NAC nie kręcą nosem, tylko podkreślają przewagę sygnatury normalnej (liczbowej) nad inną (tekstową, czyli z różnymi dodatkami literowymi i nie tylko lub sygnaturą nieunikalną w obrębie zespołu, czyli wtedy kiedy w zespole mamy np. trzynaście sygnatur "1" jak tutaj: http://szukajwarchiwach.pl/35/22/0/?jump=1#tabJednostki). :P

Poza tym wszystko co napisał Marcin to prawda: sygnatura w ZoSIA może być dowolna, tylko trzeba pamiętać, że w systemie dla każdego zespołu, który już jest założony domyślną sygnaturą jest sygnatura liczbowa. Samodzielnie można konfigurować sygnaturę w momencie dodawania nowego zespołu do systemu.
Jeśli natomiast zespół już jest dodany do systemu - wtedy trzeba to zgłosić do NAC, aby zmienili atrybut sygnatury na pożądany. W zgłoszeniu do NAC trzeba oczywiście podać numer zespołu oraz pożądany sposób wypełniania pola z sygnaturą:
"tekstowy" - dla sygnatur typu 1a, XII/1a, I/1, 34/2
"sygnatury unikane w obrębie serii" - jeśli w każdej serii lub podserii mają się powtarzać te same sygnatury.
Najlepiej byłoby aby wytypować większą partię zespołów i wtedy wysłać zgłoszenie do NAC, a nie rozdrabniać tego na pojedyncze zespoły, bo wtedy realizacja takiego zgłoszenia może być uciążliwa.
Tytuł: Odp: Cyfryzacja pomocy informacyjnych w archiwach państwowych
Wiadomość wysłana przez: Bolek w Styczeń 17, 2017,
Nie ma z tym problemów w ZoSiA oczywiście że Seria nr 1 sygn. 1, 2, 3, ... n; Seria 2 nr 2 sygn. 1 , 2 , 3 ....n. Co więcej W ZoSIA możemy wprowadzać sygnatury tekstowe dzięki czemu nie ma potrzeby przesygnowywania już istniejących spisów czy inwentarzy. [...]

Ok zrobiłem jak tutaj napisane ale ZOSiA wyrzuca mi komunikat przy imporcie., że sygnatura taka już w zespole istnieje. Jak to obejść?
Tez muszę o zgłaszać do NAC-u?
Tytuł: Odp: Cyfryzacja pomocy informacyjnych w archiwach państwowych
Wiadomość wysłana przez: Maciej Zdunek w Styczeń 18, 2017,
Ok czyli import przez csv? A czy atrybuty pola sygnatura są ustawione dla zespołu (żeby przyjmował sygnatury unikalne w obrębie serii)?
Jeśli tak to przy imporcie trzeba zadbać, aby importować jednostki do odpowiedniej serii ("Importuj do wybranej serii", wybrać serię z listy), a nie do całego zespołu.

Tytuł: Odp: Cyfryzacja pomocy informacyjnych w archiwach państwowych
Wiadomość wysłana przez: Bolek w Styczeń 19, 2017,
Wygląda to tak:
Co do atrybutów pola to niestety chyba nie są ustawione. Jak można to zrobić?
Tytuł: Odp: Cyfryzacja pomocy informacyjnych w archiwach państwowych
Wiadomość wysłana przez: Maciej Zdunek w Styczeń 20, 2017,
Aha, czyli atrybuty pola nie są ustawione. Trzeba to zgłosić do NAC, najlepiej mailowo, i poprosić o ustawienie aby w tym zespole sygnatury były unikalne w obrębie każdej serii.
Tytuł: Odp: Cyfryzacja pomocy informacyjnych w archiwach państwowych
Wiadomość wysłana przez: Bolek w Styczeń 20, 2017,
Dzięki za informacje. W przyszłym tygodniu nie omieszkam zgłosicćtakowe zapotrzebowanie do NAC-u. Pozdrawiam.
Tytuł: Odp: Cyfryzacja pomocy informacyjnych w archiwach państwowych
Wiadomość wysłana przez: Bolek w Styczeń 29, 2017,
Ma ktoś tabele w csv do ZOSI dla dokumentacji geidezyjno kartograficzne i technicznej?
Tytuł: Odp: Cyfryzacja pomocy informacyjnych w archiwach państwowych
Wiadomość wysłana przez: Maciej Zdunek w Styczeń 30, 2017,
Wszyscy mają :)

Przykłady są w podręczniku użytkownika:
GK: http://zosia-wiki.nac.gov.pl/wiki/index.php/2.4.5.4.1.2._Wygl%C4%85d_pliku_csv_dla_dokumentacji_kartograficznej
T: http://zosia-wiki.nac.gov.pl/wiki/index.php/2.4.5.4.1.3._Wygl%C4%85d_pliku_csv_dla_dokumentacji_technicznej

Dla tych, którzy nie mają hasła załączam.
Tytuł: Odp: Cyfryzacja pomocy informacyjnych w archiwach państwowych
Wiadomość wysłana przez: Bolek w Styczeń 31, 2017,
Dzięki.
Tytuł: Odp: Cyfryzacja pomocy informacyjnych w archiwach państwowych
Wiadomość wysłana przez: Bolek w Styczeń 31, 2017,
PS. a macie może tabelę dla dokumentacji fotograficznej w formacie csv. W podręczniku niestety nie ma przykładu do zaimportowania. Inaczej grozi nam ręczne przepisywanie a wszystko mamy w bazie w formacie xml. ;(
Tytuł: Odp: Cyfryzacja pomocy informacyjnych w archiwach państwowych
Wiadomość wysłana przez: Hanna Staszewska w Luty 01, 2017,
Wszyscy mają :)

Przykłady są w podręczniku użytkownika:
GK: http://zosia-wiki.nac.gov.pl/wiki/index.php/2.4.5.4.1.2._Wygl%C4%85d_pliku_csv_dla_dokumentacji_kartograficznej
T: http://zosia-wiki.nac.gov.pl/wiki/index.php/2.4.5.4.1.3._Wygl%C4%85d_pliku_csv_dla_dokumentacji_technicznej

Dla tych, którzy nie mają hasła załączam.
A dlaczego podręcznik nie jest udostępniony w całosci?
Mysle, że mógłby stanowić swietną pomoc dla archiwistów, nie tylko użytkowników ZoSIA.
Tytuł: Odp: Cyfryzacja pomocy informacyjnych w archiwach państwowych
Wiadomość wysłana przez: Hanna Staszewska w Luty 02, 2017,
A w Krakowie tak pilnie retrokonwersują, że aż ograniczyli pracę PN :o :o :o
cyt.
Archiwum Narodowe w Krakowie informuje, że w związku z koniecznością zintensyfikowania prac nad sporządzaniem elektronicznych wersji środków ewidencyjnych zasobu archiwalnego, wszystkie pracownie naukowe Archiwum w okresie 1 marca ? 31 lipca 2017 r., będą czynne od poniedziałku do czwartku w godz. 9.00?15.00 (w piątki pracownie będą zamknięte).
http://ank.gov.pl/zasob-i-udostepnianie/wizyta-w-czytelni/godziny-otwarcia-czytelni

Mocno słabe to jest, a poza tym chyba niezgodne z przepisami (paragraf 6 ust 7)
https://www.archiwa.gov.pl/images/docs/akty_normatywne/zarzadzenie_nr_4.pdf
W związku z retrokonwersją Naczelny Dyrektor zawiesił opracowanie, o ograniczeniu udostępniania nic nie było.
Co na to NDAP?
Tytuł: Odp: Cyfryzacja pomocy informacyjnych w archiwach państwowych
Wiadomość wysłana przez: crash0 w Luty 02, 2017,
Hm. Żadne z archiwów na swojej stronie nie "pochwaliło się" programem retrokonwersji.
Tytuł: Odp: Cyfryzacja pomocy informacyjnych w archiwach państwowych
Wiadomość wysłana przez: Maciej Zdunek w Luty 02, 2017,
PS. a macie może tabelę dla dokumentacji fotograficznej w formacie csv. W podręczniku niestety nie ma przykładu do zaimportowania. Inaczej grozi nam ręczne przepisywanie a wszystko mamy w bazie w formacie xml. ;(
Poszukam, powinienem coś mieć, dam znać, ale najwcześniej w przyszłym tygodniu.
Tytuł: Odp: Cyfryzacja pomocy informacyjnych w archiwach państwowych
Wiadomość wysłana przez: crash0 w Luty 02, 2017,
PS. a macie może tabelę dla dokumentacji fotograficznej w formacie csv. W podręczniku niestety nie ma przykładu do zaimportowania. Inaczej grozi nam ręczne przepisywanie a wszystko mamy w bazie w formacie xml. ;(
proszę, w załączeniu
Tytuł: Odp: Cyfryzacja pomocy informacyjnych w archiwach państwowych
Wiadomość wysłana przez: Bolek w Luty 02, 2017,
Dziękuję. Bardzo.
Tytuł: Odp: Cyfryzacja pomocy informacyjnych w archiwach państwowych
Wiadomość wysłana przez: Wicehrabia w Luty 02, 2017,
Wracając do Krakowa. W końcu wiadomo na czym polega różnica między archiwami państwowymi a narodowymi. Narodowym jak to ciałom narodowym wolno więcej.
Tytuł: Odp: Cyfryzacja pomocy informacyjnych w archiwach państwowych
Wiadomość wysłana przez: Ewap w Luty 06, 2017,
A w Krakowie tak pilnie retrokonwersują, że aż ograniczyli pracę PN :o :o :o
cyt.
Archiwum Narodowe w Krakowie informuje, że w związku z koniecznością zintensyfikowania prac nad sporządzaniem elektronicznych wersji środków ewidencyjnych zasobu archiwalnego, wszystkie pracownie naukowe Archiwum w okresie 1 marca ? 31 lipca 2017 r., będą czynne od poniedziałku do czwartku w godz. 9.00?15.00 (w piątki pracownie będą zamknięte).
http://ank.gov.pl/zasob-i-udostepnianie/wizyta-w-czytelni/godziny-otwarcia-czytelni

Mocno słabe to jest, a poza tym chyba niezgodne z przepisami (paragraf 6 ust 7)
https://www.archiwa.gov.pl/images/docs/akty_normatywne/zarzadzenie_nr_4.pdf
W związku z retrokonwersją Naczelny Dyrektor zawiesił opracowanie, o ograniczeniu udostępniania nic nie było.
Co na to NDAP?

No i zarządzenie odwołano http://www.ank.gov.pl/komunikaty/2017/02/06/odwolanie-zmiany-czasu-pracy-pracowni-naukowych  ;D ;D ;D
Czyżby NDAP zadziała? Ciekawe w jakim trybie? Pisma, telefonu, mejla?

Właśnie dlatego zarejestrowałam się na IFAR.  ;) Witam więc wszystkich czytających oraz piszących!!!!

Wciąż mnie jednak fascynuje, dlaczego pracownik Ministerstwa Kultury pisze na prywatnym forum "donosy" do NDAP na archiwum? Zawsze mi się wydawało, że takie kwestie można realizować w innym trybie, zwłaszcza że zastępca dyrektora ANK jest członkiem CKM  ;) a i Naczelny Dyrektor nie ogranicza do siebie dostępu... Powstrzymam się od nazwania tego po imieniu...
Tytuł: Odp: Cyfryzacja pomocy informacyjnych w archiwach państwowych
Wiadomość wysłana przez: Ewap w Luty 06, 2017,
Hm. Żadne z archiwów na swojej stronie nie "pochwaliło się" programem retrokonwersji.

Czyżby został ogłoszony jakiś konkurs, kto się pochwali? A może nie ma czym? Może to jest normalna praca? Pytanie tylko jakim i czego kosztem, że w takim tempie? Czyżby kosztem innych zadań chciano zameldować wykonanie zadanie? ;) Kraków pokazał, że zaczęto od zamykania czytelni...

Mnie ciekawi, że nawet NAC się nie pochwalił... Ale za to jak się wejdzie na spis zespołów NAC, to aż włos na głowie się jeży http://www.nac.gov.pl/archiwum-audiowizualne/zasob/spis-zespolow/ Chyba żadne z archiwów państwowych nie "chwali" się taką liczbą inwentarzy kartkowych oraz brakiem ewidencji... No to jak z tą retrokonwersją w NAC ? A co z danymi w audiovis, kiedy zostaną zmigrowane do ZoSIA i do szukajwarchiwach ? Najważniejszy jest dobry przykład! W końcu ponad połowa kierownictwa NDAP jest z NAC

A tak bardziej poważnie - zastanawiam się, czy rzeczywiście wszystko, ale to wszystko z ewidencji zostanie udostępnione on-line? Co z opisami akt osobowych? Co z opisami akt sądowych (rozwody, przysposobienia)? akt prokuratorskich? co z dokumentacją medyczną? Czy ktoś się nad tym zastanawiał?
Tytuł: Odp: Cyfryzacja pomocy informacyjnych w archiwach państwowych
Wiadomość wysłana przez: Rafał Rufus Magryś w Luty 07, 2017,
Cytuj
Wciąż mnie jednak fascynuje, dlaczego pracownik Ministerstwa Kultury pisze na prywatnym forum "donosy" do NDAP na archiwum?
proszę trzymać się stricte tematu wątku, którym jest udostępnianie.


P.S. to jakaś obsesja z tą prywatnością - już drugi post jest w części na ten temat. Jeśli tak boli, że to forum prywatne - proszę nie używać lub założyć własne.
Tytuł: Odp: Cyfryzacja pomocy informacyjnych w archiwach państwowych
Wiadomość wysłana przez: zo_non.sense w Luty 07, 2017,

Wciąż mnie jednak fascynuje, dlaczego pracownik Ministerstwa Kultury pisze na prywatnym forum "donosy" do NDAP na archiwum? Zawsze mi się wydawało, że takie kwestie można realizować w innym trybie, zwłaszcza że zastępca dyrektora ANK jest członkiem CKM  ;) a i Naczelny Dyrektor nie ogranicza do siebie dostępu... Powstrzymam się od nazwania tego po imieniu...

Hmm, może dlatego, że bycie pracownikiem Ministerstwa lub też NDAP nie zwalnia z prostej czynności, tj. obserwacji pewnych decyzji i procesów z perspektywy zwykłego obywatela lub użytkownika? :)

A poza tym witamy na pokładzie  :)
Tytuł: Odp: Cyfryzacja pomocy informacyjnych w archiwach państwowych
Wiadomość wysłana przez: Ela Czajka w Luty 07, 2017,
W dodatku na tym forum jesteśmy przede wszytkim archiwistami. Nie pracownikami ministerstwa czy członkami komisji.
Tytuł: Odp: Cyfryzacja pomocy informacyjnych w archiwach państwowych
Wiadomość wysłana przez: Ewap w Luty 07, 2017,
W dodatku na tym forum jesteśmy przede wszytkim archiwistami. Nie pracownikami ministerstwa czy członkami komisji.

Naprawdę? To tak się da być archiwistą i nie być pracownikiem jakiejś instytucji? A mnie się wydawało, że każda osoba pracująca w administracji publicznej, w szczególności archiwiści, kierują się zasadami etycznymi. Zresztą jak widzę po komentarzach Rufusa na moje posty :) krytyka innych jest dopuszczalna tylko wtedy, gdy to robią "nasi" ludzie  ;) Jak nas krytykują to trzeba się bronić  :D łącznie z zachętą do wypisania się z prywatnego forum  :D
Tytuł: Odp: Cyfryzacja pomocy informacyjnych w archiwach państwowych
Wiadomość wysłana przez: Ewap w Luty 07, 2017,
Cytuj
A poza tym witamy na pokładzie  :)

Dziękuję. To miłe  ;D
Tytuł: Odp: Cyfryzacja pomocy informacyjnych w archiwach państwowych
Wiadomość wysłana przez: Ewap w Luty 07, 2017,

Hmm, może dlatego, że bycie pracownikiem Ministerstwa lub też NDAP nie zwalnia z prostej czynności, tj. obserwacji pewnych decyzji i procesów z perspektywy zwykłego obywatela lub użytkownika? :)


Niestety nie podzielam tego poglądu. Uważam, że takie kwestie można załatwiać w innym trybie. To kwestia kultury i dobrych relacji wewnętrznych w ramach sieci archiwów. Poza tym gdyby ten post napisał "zwykły" obywatel nikt by się tym nie przejął. A jak napisała p. Hanna, to proszę jak szybko zmieniono zarządzenie. Ja już ćwiczyłam bycie zwykłym obywatelem w relacjach z NDAP. Niestety nie jest to urząd otwarty i chętny do przestrzegania ustawy o dostępie do informacji publicznej. Wystarczy szczegółowo przeanalizować co jest w BIP NDAP a co powinno być zgodnie z ustawą oraz jak długo są załatwiane wnioski... Ale to odrębny wątek...
Tytuł: Odp: Cyfryzacja pomocy informacyjnych w archiwach państwowych
Wiadomość wysłana przez: Rafał Rufus Magryś w Luty 07, 2017,
W dodatku na tym forum jesteśmy przede wszytkim archiwistami. Nie pracownikami ministerstwa czy członkami komisji.

Naprawdę? To tak się da być archiwistą i nie być pracownikiem jakiejś instytucji? A mnie się wydawało, że każda osoba pracująca w administracji publicznej, w szczególności archiwiści, kierują się zasadami etycznymi. Zresztą jak widzę po komentarzach Rufusa na moje posty :) krytyka innych jest dopuszczalna tylko wtedy, gdy to robią "nasi" ludzie  ;) Jak nas krytykują to trzeba się bronić  :D łącznie z zachętą do wypisania się z prywatnego forum  :D

Ewo - pytanie - po co się tu zapisałaś? Bo nie bardzo rozumiem. Bronisz się wielkimi słowami, zarzucaniem braku etyki, po co to? Na tym Forum chcemy dyskutować i rozmawiać o pozytywach  - dla rozwoju archiwistyki i to robimy już od "nastu" lat.
Jako admin tego forum nie godzę się na takie zachowanie i zwracam Ci na to uwagę.
Potem blokuję konto.
Tytuł: Odp: Cyfryzacja pomocy informacyjnych w archiwach państwowych
Wiadomość wysłana przez: zo_non.sense w Luty 07, 2017,

A tak bardziej poważnie - zastanawiam się, czy rzeczywiście wszystko, ale to wszystko z ewidencji zostanie udostępnione on-line? Co z opisami akt osobowych? Co z opisami akt sądowych (rozwody, przysposobienia)? akt prokuratorskich? co z dokumentacją medyczną? Czy ktoś się nad tym zastanawiał?

Oczywiście, że nie wszystko zostanie udostępnione, ochrona dóbr osobistych i danych osobowych wciąż nas obowiązuje. Nie zmienia to faktu, że ewidencja zawierające takie dane ma się w ZoSiA znaleźć. W tej chwili zresztą ma to zastosowanie. Archiwiści w AP mają dostęp do tych zespołów poprzez system, użytkownicy tych danych na SwA nie widzą.
Tytuł: Odp: Cyfryzacja pomocy informacyjnych w archiwach państwowych
Wiadomość wysłana przez: Kajka w Luty 07, 2017,
Możliwości wyszukiwawcze ZoSIA są zdecydowanie większe niż ewidencji papierowej, chociaż są tacy którzy myślą inaczej  8)
Tytuł: Odp: Cyfryzacja pomocy informacyjnych w archiwach państwowych
Wiadomość wysłana przez: Kajka w Luty 07, 2017,
Poza tym gdyby ten post napisał "zwykły" obywatel nikt by się tym nie przejął.

To jakie możliwości działania ma zwykły obywatel mogliśmy się przekonać na zjeździe IFAR. Polecam odsłuchać pierwszy dzień obrad.
Tytuł: Odp: Cyfryzacja pomocy informacyjnych w archiwach państwowych
Wiadomość wysłana przez: zo_non.sense w Luty 07, 2017,
Możliwości wyszukiwawcze ZoSIA są zdecydowanie większe niż ewidencji papierowej, chociaż są tacy którzy myślą inaczej  8)

Kajka, sporadyczne przypadki pokazują, że czasem lepiej zajrzeć do inwentarza kartkowego, bo uwaga na marginesie inwentarza coś podpowie :) Na ogół jednak ZoSIA sprawia, że czas poszukiwania odpowiedzi na pytanie, "gdzie [w którym zespole] znajdę plan Pcimia Dolnego?" skraca do minimum ;)
Bo tak naprawdę kwestia, w którym zespole akt się coś znajduje, to jest informacja istotna i ważna dla nas - pracowników obsługi, archiwistów, magazynierów, skanerzystów, żeby poprawnie zamówić akta z magazynu. Użytkownika interesuje tylko to, by jak najszybciej i jak najprościej dotrzeć do poszukiwanych informacji. I od tego jest retro-konwersja... by to ułatwić. Ale co ja tu tłumaczę oczywiste oczywistości :D

Jeden, ale jak dla mnie oooogromny, mankament widzę tylko w tym, co już parę razy tu i ówdzie podkreślano, że retro-konwersja na akord zaowocuje niestety dużą ilością błędów, klasycznych literówek, które wartość wyszukiwawczą ZoSIA niestety dotkliwie zmniejszą...
Tytuł: Odp: Cyfryzacja pomocy informacyjnych w archiwach państwowych
Wiadomość wysłana przez: Ewap w Luty 07, 2017,
W dodatku na tym forum jesteśmy przede wszytkim archiwistami. Nie pracownikami ministerstwa czy członkami komisji.

Naprawdę? To tak się da być archiwistą i nie być pracownikiem jakiejś instytucji? A mnie się wydawało, że każda osoba pracująca w administracji publicznej, w szczególności archiwiści, kierują się zasadami etycznymi. Zresztą jak widzę po komentarzach Rufusa na moje posty :) krytyka innych jest dopuszczalna tylko wtedy, gdy to robią "nasi" ludzie  ;) Jak nas krytykują to trzeba się bronić  :D łącznie z zachętą do wypisania się z prywatnego forum  :D

Ewo - pytanie - po co się tu zapisałaś? Bo nie bardzo rozumiem. Bronisz się wielkimi słowami, zarzucaniem braku etyki, po co to? Na tym Forum chcemy dyskutować i rozmawiać o pozytywach  - dla rozwoju archiwistyki i to robimy już od "nastu" lat.
Jako admin tego forum nie godzę się na takie zachowanie i zwracam Ci na to uwagę.
Potem blokuję konto.


Czy każdy zapisujący się do IFAR musiał odpowiedzieć na pytanie dlaczego się zapisał? Co takiego jest w moich postach, że reaguje PAN agresją (o ile się nie mylę nie jesteśmy na Ty, a ze swego imienia się nie zwierzałam)? Dlaczego brakuje odpowiedzi merytorycznych na pytania merytoryczne?
Czy napewno na forum zawsze dyskutowano o pozytywach? Bo o ile pamiętam to do czasu zmian w NDAP, pisano tylko o negatywach (przepraszam głównie NAC był promowany i chwalony).
Jeżeli to jest forum archiwistyki, to chciałabym podyskutować, zadawać trudne pytania tym którzy teraz są u władzy... Może nie wolno? Może to jest forum dla wybranych? Może tu tylko można pisać po linii...

Ja się przed niczym nie bronię, ani nie używam wielkich słów. Bo też nie prowadzę żadnej wojny, ani nikogo nie atakuję. Nikomu nie zarzucam braku etyki, tylko do zasad etycznych się odwołuję. Każdy interpretuje jak uważa przez pryzmat swego doświadczenia... No cóż pozostaje mieć nadzieję, że poziom agresji u Pana opadnie... A forum które mieni się takim istotnym miejscem dyskusji będzie nim rzeczywiście.

Zanim zablokuje Pan moje konto, będę wdzięczna za odpowiedzi na postawione problemy...
Tytuł: Odp: Cyfryzacja pomocy informacyjnych w archiwach państwowych
Wiadomość wysłana przez: Ewap w Luty 07, 2017,
Cytat z postu z sierpnia 2016 r. p. Hanny
"Jeśli akcja się powiedzie, a wierzę głęboko, że tak,  to czeka nas prawdziwa rewolucja, przede wszystkim w zakresie informacji archiwalnej. W jej wyniku archiwiści i użytkownicy otrzymają łatwy dostęp do niemal wszystkich opisów jednostek archiwalnych (z pewnością będą jakieś wyjątki) przechowywanych w archiwach, i to dostęp w postaci przeszukiwalnych baz danych, w większości zamieszczonych w Internecie.
Co jeszcze?
1) mogą pojawić się ?na rynku? nowe materiały źródłowe, do tej pory skutecznie przez nas ukryte w rozmaitych spisach i inwentarzach papierowych,
2) ciekawe, czy zmieni się statystyka zewidencjonowanych materiałów (jak wiemy, statystyka jest sztuką ),
3) może okazać się, że jakość naszych pomocy jest dość słaba, co może doprowadzić do chęci wykluczenia z retrokonwersji co niektórych inwentarzy (podejrzewam, że niektóre archiwa już kombinują, jakby tu nie udostępnić wszystkiego, co powinni),
4) bardzo wskazana byłaby dobrze pomyślana i przeprowadzona akcja  promocyjna retrokonwenrsji: zarówno środowiska naukowe, jak i wszyscy inni użytkownicy (także genealodzy) powinni wiedzieć, że potencjał informacyjny archiwów znacząco powiększy się,
5) ciekawe, czy przełoży to się na udostępnianie materiałów? Przypominam, ze liczba udostępnianych j.a. w archiwach oscyluje wokół kilku procent całości zasobu, może tak znacząca poprawa informacji przełoży się na wzrost liczby udostępnianych jednostek?
"

Wynika z niego, że tylko sporadycznie ma nie być udostępniana ewidencja on-line... Mamy więc pewną sprzeczność z tym co pisze non.sens
Ten cytowany post pokazuje też jak pozytywnie oceniono potencjalne działania archiwów (por. pkt 3). Jakoś p. Hannie nie pogrożono że zablokuje się jej konto... :( :'(
Tytuł: Odp: Cyfryzacja pomocy informacyjnych w archiwach państwowych
Wiadomość wysłana przez: Ewap w Luty 07, 2017,
Możliwości wyszukiwawcze ZoSIA są zdecydowanie większe niż ewidencji papierowej, chociaż są tacy którzy myślą inaczej  8)

Każdy system informatyczny jest lepszy niż papier i nie musi się nazywać ZoSIA. Nie wiem czy rzeczywiście jest ktoś kto myśli inaczej.... bo to chyba niemożliwe... Czasami systemy mają źle skonstruowane wyszukiwarki lub nie ma kontroli nad jakością danych więc mogą być trudności wyszukiwawcze. Wtedy to rzeczywiście jest woda na młyn papierolubnym...
Tytuł: Odp: Cyfryzacja pomocy informacyjnych w archiwach państwowych
Wiadomość wysłana przez: Ewap w Luty 07, 2017,
Skoro była na zjeździe IFAR, to znaczy że interesuje się problematyką archiwalną. Nie jest więc "zwykłym" obywatelem...
Tytuł: Odp: Cyfryzacja pomocy informacyjnych w archiwach państwowych
Wiadomość wysłana przez: zo_non.sense w Luty 07, 2017,
Skoro była na zjeździe IFAR, to znaczy że interesuje się problematyką archiwalną. Nie jest więc "zwykłym" obywatelem...

A co stoi na przeszkodzie bycia zainteresowanym archiwistyką, niejako zawodowo i jednocześnie bycia użytkownikiem archiwów państwowych? To, że ktoś jest archiwistą zakładowym - to dla przykładu i użytkownikiem jednego, dwóch czy kilkunastu Archiwów  nie czyni go nadzwyczajnym obywatelem :) W myśl ustawy nam obecnie obowiązującej prawo do korzystania z archiwów ma KAŻDY i tak samo każdy może zgłosić swoje niezadowolenie do NDAP w związku z utrudnieniami, ograniczeniami etc.

Poza tym, mam nieodparte wrażenie, że NDAP dopiero w ostatnich latach przyjęła tendencję archiwów otwartych i w tę stronę konsekwentnie zmierza. Zatem to, że Hanna Staszewska zwróciła uwagę, że prace nad retro-konwersją nie mogą być powodem do ograniczania dostępu użytkownikom do zasobu archiwalnego - wszystkim, bez dzielenia na zwykłych i innych, poczytuję akurat bardzo in plus...

I żeby nie było, konstruktywna krytyka jest zawsze mile widziana. Z naciskiem na konstruktywna... :D
Tytuł: Odp: Cyfryzacja pomocy informacyjnych w archiwach państwowych
Wiadomość wysłana przez: Bolek w Luty 08, 2017,
Retrokonwersią ma jedną poważną wadę. Wymusza przesygnowanie akt zespołów.
Tytuł: Odp: Cyfryzacja pomocy informacyjnych w archiwach państwowych
Wiadomość wysłana przez: Kajka w Luty 08, 2017,
Wcale nie wymusza, można kolejne spisy zdawczo odbiorcze dodawać jako odrębne serie, tylko trzeba ustawić w ZoSIA aby numeracja w obrębie serii zaczynała się od 1. Chociaż fakt, sygnatura ciągła jest zalecana ale nie ma literalnego obowiązku jej stosowania ;)
Tytuł: Odp: Cyfryzacja pomocy informacyjnych w archiwach państwowych
Wiadomość wysłana przez: Bolek w Luty 09, 2017,
Tak. Można jak Ci NAC da taką możliwość. Życzę powodzenia w starania się o to.
Tytuł: Odp: Cyfryzacja pomocy informacyjnych w archiwach państwowych
Wiadomość wysłana przez: Maciej Zdunek w Luty 09, 2017,
Można wprowadzać sygnatury tekstowe oraz powtarzalne w obrębie zespołu (np. w każdej serii od 1), jednak tak jak już wspomniałem w tej sprawie trzeba kontaktować się z NAC. Niestety, w tej sprawie kontaktuje się wiele archiwów i utworzył się zator. Ponieważ powoduje to dodatkowe obciążenie dla NAC, a jednocześnie przede wszystkim jest niedogodne dla użytkowników, którzy muszą czekać Komitet Sterujący ZoSIA podjął decyzję o przygotowaniu w trybie pilnym funkcjonalności umożliwiającej samodzielną zmianę tych atrybutów w ZoSIA.
Tymczasem sugeruję skupić się, jeśli to możliwe, na tych zespołach, które posiadają sygnatury liczbowe.
Tytuł: Odp: Cyfryzacja pomocy informacyjnych w archiwach państwowych
Wiadomość wysłana przez: jacek_k w Luty 09, 2017,
Proszę o wybaczenie za ogólne pytanie (jestem li tylko archiwistą zakładowym):

ZoSIA to dziecko rewolucji, czy jej przyczyna?

Mówiąc inaczej - ZoSIA przyczyniłą się do zmian w metodyce archiwalnej archiwów państwowych, czy jej powstanie wynikało z potrzeby zmian w tej metodyce/dostosowania praktyki do zasad metodyki (wiem, źle to brzmi)?

Pytam z czystej ciekawości.
Tytuł: Odp: Cyfryzacja pomocy informacyjnych w archiwach państwowych
Wiadomość wysłana przez: Bolek w Luty 09, 2017,
Jak wspomniał tutaj Maciek stworzył się zator. Machnąłem na to już ręką. Po wprowadzeniu danego spisu robię w exelu konkordancję sygnatur na czas przejściowy do przesygnowania zespołu. Obawiam się tylko jednego, że ktoś uzna taki sposób za pełne opracowanie akt sespołu
Tytuł: Odp: Cyfryzacja pomocy informacyjnych w archiwach państwowych
Wiadomość wysłana przez: Bolek w Luty 09, 2017,
Cd.....
Bez zaglądania do teczek. Kilka lat temu przerabiałem coś takiego "nie opracowujemy akt zespołu, tylko inwentaryzujemy". I później masowo przepychano takie zespoły przez komisję.
Tytuł: Odp: Cyfryzacja pomocy informacyjnych w archiwach państwowych
Wiadomość wysłana przez: Hanna Staszewska w Luty 09, 2017,
O zgrozo :o
Zatwierdzała komisja, czyli nikt tak naprawdę, odpowiedzialnosc jest rozmyta....
To jest jeden z moich argumentów przeciwko zatwierdzaniu inwentarzy przez komisje metodyczne.
W procedowanych obecnie przez CKM projektach przepisów zatwierdzać inwentarze będzie dyrektor (będzie oczywiscie mógł zasięgnąć opinii komisji metodycznej), ale przedtem taką pomoc archiwalną będzie musiał podpisać kierownik opracowania, wyraźnie deklarując, że sprawdził i zaakceptował prawidłowosc opracowania. Myslicie, że w ciemno podpisze własnym nazwiskiem "niepewny" inwentarz?


Tytuł: Odp: Cyfryzacja pomocy informacyjnych w archiwach państwowych
Wiadomość wysłana przez: Ewap w Luty 09, 2017,
O zgrozo :o
Zatwierdzała komisja, czyli nikt tak naprawdę, odpowiedzialnosc jest rozmyta....
To jest jeden z moich argumentów przeciwko zatwierdzaniu inwentarzy przez komisje metodyczne.
W procedowanych obecnie przez CKM projektach przepisów zatwierdzać inwentarze będzie dyrektor (będzie oczywiscie mógł zasięgnąć opinii komisji metodycznej), ale przedtem taką pomoc archiwalną będzie musiał podpisać kierownik opracowania, wyraźnie deklarując, że sprawdził i zaakceptował prawidłowosc opracowania. Myslicie, że w ciemno podpisze własnym nazwiskiem "niepewny" inwentarz?

Przykro mi Pani Hanno, ale kompletnie się z Panią nie zgadzam! Nie będę się teraz rozwodzić nad tym, że komisje metodyczne jako organy doradcze i opiniodawcze nie mogły niczego zatwierdzać... O to spór się toczył w NDAP już w latach 2008-2010... No ale taka była tradycja :) więc tak zostało. To są formalizmy.
Pytanie tylko, po co wydłużać całą procedurę (a przecież ich Pani tak nie cierpi bo wszystko spowalniają) i zawracać głowę dyrektorom i jeszcze ich urabiać w odpowiedzialność za zatwierdzenie opracowanego zespołu/zbioru. Przecież niektórzy z dyrektorów archiwów nigdy nie pracowali w archiwach. Niektórzy zajmowali się nadzorem archiwalnym albo nawet promocją!
A co gdy dyrektor nie zatwierdzi opracowania zespołu? Komisja metodyczna powie że opiniuje pozytywnie. A on dalej - że nie!!! Co wtedy? Kto napisze do Naczelnego? Przecież z większości regulaminów wynika, że to dyrektorzy archiwów podpisują pisma do Naczelnego  ;D
A co gdy nie zatwierdzi, komisja metodyczna zaopiniuje negatywnie, a on ZATWIERDZI?

A co będzie gdy kierownik ds. opracowania pracuje dopiero od miesiąca i kompletnie się na tym nie zna. Taką praktykę już znamy. W Naczelnej Dyrekcji - może z wyjątkiem Dep. Archiwistyki - sprawami istotnymi w skali kraju w dziedzinie archiwalnej kierują ludzie kompletnie spoza środowiska archiwalnego, chyba nawet (o ile internet nie kłamie) bez wykształcenia humanistycznego. Może się tak zdarzyć też w archiwach... W końcu ryba zawsze psuje się od głowy....

Uważam więc takie założenia, które Pani proponuje i jak widać po protokołach CKM mocno forsuje, za idealistyczne.
Może za opracowanie powinien odpowiadać ten kto opracowuje? Może warto pomyśleć o recenzentach własnych i zewnętrznych? Może warto zaufać komisjom metodycznym i ustalić kryteria które muszą spełniać pracownicy archiwów by w tych komisjach być? Może warto publikować te recenzje oraz sam inwentarz i pozostawić na miesiąc do zgłaszania uwag i opinii? Może warto postawić na samokontrolę? Może warto zatroszczyć się o kształcenie kadr i nagradzanie tych którzy robią to i robią to dobrze! Może warto wykorzystać doświadczenia z obron prac dyplomowych lub doktoratów? W końcu nie mówi o jakiejś tam podstawowej ewidencji, ale o opracowaniu naukowym!
Przecież polityka archiwalna, zawarta w strategii archiwów państwowych, już spowodowała drastyczny spadek na tym polu. Wszyscy tylko przepisują ewidencję i przepisują. Raz bo ewidencja skarbowa a raz bo retrokonwersja... I tak bez końca...
Tytuł: Odp: Cyfryzacja pomocy informacyjnych w archiwach państwowych
Wiadomość wysłana przez: Maciej Zdunek w Luty 09, 2017,
ZoSIA to dziecko rewolucji, czy jej przyczyna?

Mówiąc inaczej - ZoSIA przyczyniłą się do zmian w metodyce archiwalnej archiwów państwowych, czy jej powstanie wynikało z potrzeby zmian w tej metodyce/dostosowania praktyki do zasad metodyki (wiem, źle to brzmi)?

Pytam z czystej ciekawości.
To bardzo ciekawe ale i trudne pytanie i nie jest łatwo na nie odpowiedzieć. Generalnie można powiedzieć tak: ZoSIA miała być przyczyną rewolucji, ponieważ w zamierzeniu jej twórców, którzy przyczynili się do jej powstania 10 lat temu (czyli przede wszystkim Rafała Magrysia, bez którego nie byłoby to możliwe, a ponadto Nikodema Bończy Tomaszewskiego, Hanny Staszewskiej, Wojciecha Woźniaka, niżej podpisanego i wielu innych osób - ta lista jest naprawdę długa...) jej powstanie i wdrożenie miało być połączone z wdrożeniem całego pakietu nowych przepisów metodycznych (które zespół przygotował), które miały zmodernizować polskie archiwa. Na skutek bierności/oporu ówczesnej NDAP tak się jednak nie stało.
Czy ZoSIA to dziecko rewolucji, czy jej przyczyna? Chyba jednak ani jedno, ani drugie.
Tytuł: Odp: Cyfryzacja pomocy informacyjnych w archiwach państwowych
Wiadomość wysłana przez: Ewap w Luty 10, 2017,
ZoSIA to dziecko rewolucji, czy jej przyczyna?

Mówiąc inaczej - ZoSIA przyczyniłą się do zmian w metodyce archiwalnej archiwów państwowych, czy jej powstanie wynikało z potrzeby zmian w tej metodyce/dostosowania praktyki do zasad metodyki (wiem, źle to brzmi)?

Pytam z czystej ciekawości.
To bardzo ciekawe ale i trudne pytanie i nie jest łatwo na nie odpowiedzieć. Generalnie można powiedzieć tak: ZoSIA miała być przyczyną rewolucji, ponieważ w zamierzeniu jej twórców, którzy przyczynili się do jej powstania 10 lat temu (czyli przede wszystkim Rafała Magrysia, bez którego nie byłoby to możliwe, a ponadto Nikodema Bończy Tomaszewskiego, Hanny Staszewskiej, Wojciecha Woźniaka, niżej podpisanego i wielu innych osób - ta lista jest naprawdę długa...) jej powstanie i wdrożenie miało być połączone z wdrożeniem całego pakietu nowych przepisów metodycznych (które zespół przygotował), które miały zmodernizować polskie archiwa. Na skutek bierności/oporu ówczesnej NDAP tak się jednak nie stało.
Czy ZoSIA to dziecko rewolucji, czy jej przyczyna? Chyba jednak ani jedno, ani drugie.

Niestety Panie Macieju, to jest legenda, którą stworzyło środowisko, które Pan tu przywołał... Mam nadzieję, że większość pamięta, jak wyglądały prace nad ZoSIA (proszę docenić prawidłowy zapis) i jak nie można się było doprosić żadnej dokumentacji, jak miotała się CKM, jak ciężko było dostać dostęp do systemu by go weryfikować, jak wszystkie uwagi spoza ww. środowiska były odrzucane i zbywane... Jak źle wypowiadano się o ludziach piszących na IFAR, że są zacofani, że chcą pracować w bazach akccesowych bo nie chcą takiej ZoSIA, itp. itd.
A może warto udostępnić w trybie informacji publicznej całą dokumentację kontrolną z 2011 r., protokoły CKM z lat wcześniejszych? De facto to wszystkie protokoły z kontroli w archiwach państwowych powinno być w BIP...
Ja pamiętam też początki ZoSIA, gdzie w pierwotnej wersji opierała się na tym tylko co było w IZA, potem dorabiano funkcjonalności odpowiadające SEZAM i KANAPA... I tak jest cały czas.... Ciągła dorabianie i dorabianie, aż się robią zatory. Widać, że od początku szwankowała analityka... a może w ogóle jej nie było.... Może w ogóle nie było żadnego planu i założeń.... tylko hurra optymizm...
Dlatego proponuję powstrzymać się przed pisaniem "bierność/opór", bo od tego jest NDAP by rozważnie i świadomie wprowadzać zmiany w skali ogólnopolskiej....
Poza tym może obecna NDAP jest bierna i oporna.... o czym świadczy brak jakichkolwiek zmian na jej stronie internetowej, pomimo wielu postulatów w tym zakresie.
Tytuł: Odp: Cyfryzacja pomocy informacyjnych w archiwach państwowych
Wiadomość wysłana przez: Ewap w Luty 10, 2017,
Dodatkowo dla mnie to że projekt ZoSIA był nie najlepszy świadczy fakt, że NAC systemu u siebie nie wdrażał przez cały ten czas... Pytanie dlaczego? Ciekawe czy teraz go wdrożył i kiedy to było?

A możemy prosić o udostępnienie całej dokumentacji z 2008 r., w której były te wszystkie projekty zmian metodycznych, które NDAP nie przyjęła? Czy ktoś ma do tego dostęp? Czy to wpłynęło do NDAP? I kto to tam skierował?

Spróbujmy zweryfikować legendę...
Tytuł: Odp: Cyfryzacja pomocy informacyjnych w archiwach państwowych
Wiadomość wysłana przez: jacek_k w Luty 10, 2017,
ZoSIA to dziecko rewolucji, czy jej przyczyna?

Mówiąc inaczej - ZoSIA przyczyniłą się do zmian w metodyce archiwalnej archiwów państwowych, czy jej powstanie wynikało z potrzeby zmian w tej metodyce/dostosowania praktyki do zasad metodyki (wiem, źle to brzmi)?

Pytam z czystej ciekawości.
To bardzo ciekawe ale i trudne pytanie i nie jest łatwo na nie odpowiedzieć. Generalnie można powiedzieć tak: ZoSIA miała być przyczyną rewolucji, ponieważ w zamierzeniu jej twórców, którzy przyczynili się do jej powstania 10 lat temu (czyli przede wszystkim Rafała Magrysia, bez którego nie byłoby to możliwe, a ponadto Nikodema Bończy Tomaszewskiego, Hanny Staszewskiej, Wojciecha Woźniaka, niżej podpisanego i wielu innych osób - ta lista jest naprawdę długa...) jej powstanie i wdrożenie miało być połączone z wdrożeniem całego pakietu nowych przepisów metodycznych (które zespół przygotował), które miały zmodernizować polskie archiwa. Na skutek bierności/oporu ówczesnej NDAP tak się jednak nie stało.
Czy ZoSIA to dziecko rewolucji, czy jej przyczyna? Chyba jednak ani jedno, ani drugie.
Gdzie można szukać owego pakietu przepisów, jeśli się zachował?
Tytuł: Odp: Cyfryzacja pomocy informacyjnych w archiwach państwowych
Wiadomość wysłana przez: Hanna Staszewska w Luty 18, 2017,
A możemy prosić o udostępnienie całej dokumentacji z 2008 r., w której były te wszystkie projekty zmian metodycznych, które NDAP nie przyjęła? Czy ktoś ma do tego dostęp?
.
Proszę zwrócić się do NDAP, z pewnoscią posiadają całą dokumentację.

Cytat: Ewap
Czy to wpłynęło do NDAP? I kto to tam skierował?
Wpłynęło, 4 czerwca 2008 r. projekty przesłał chyba R. Magrys jako szef zespołu "Informatyka i Archiwa" (dokładnie nie pamiętam, trochę czasu minęło), kolejne wersje przesłał w październiku 2008 r. dyrektor NAC N. Bończa Tomaszewski.

Ponadto wyjasniam:
W ramach zespołu ?Informatyka i Archiwa?, równolegle do powstawania systemu, pracowała grupa robocza pod kierunkiem dr Wojciecha Woźniaka ds. przepisów metodycznych (w składzie grupy: H. Staszewska, M. Zdunek, Z. Marek, R. Kusyk).   
Przy okazji serdecznie pozdrawiam kolegów. 8)
4 czerwca 2008 r. przesłaliśmy 1 wersję propozycji zmian w kilku przepisach (kolejna wersja przesłana do NDAP w październiku 2008 r.).
Najważniejsze były zmiany w decyzji nr 3 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z 30 stycznia 2004 r. w sprawie ewidencji zasobu archiwalnego w archiwach państwowych zmienionej decyzjami Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych: nr 17  z 30 września 2005 r., nr 10 z 6 marca 2007 r. oraz z 31 marca 2008 r.  Przedstawione propozycje obejmowały następujące kwestie:
1. Zastąpienie nazwy bazy SEZAM ogólnym sformułowaniem ?system informatyczny?, które pozwoliłyby prowadzić w archiwach zarówno bazę SEZAM jak i ZoSIA.  Wiązało się z tym wykreślenie § 6 w załączniku do decyzji (?Komputerowa baza danych SEZAM?), gdyż podobne zalecenia zawierała decyzja nr 4 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z 1 lutego 2005 r. w sprawie struktury i zawartości komputerowych baz danych tworzonych i użytkowanych w archiwach państwowych.
2. Odejście od zasady stanowiącej, że ewidencję w archiwum prowadzi jedna osoba (wykreślenie § 2 w decyzji). W zamian wprowadzono zapis określający, iż za stan ewidencji odpowiada dyrektor archiwum lub osoba przez niego wyznaczona (zmiana § 3 w decyzji).
3. Ograniczenie liczby obowiązkowo sporządzanych wydruków spisu zespołów oraz kart zespołów/zbiorów (zmiany w § 3 załącznika do decyzji).
4. Uproszczenie uwierzytelniania wydruków księgi nabytków i ubytków oraz księgi przesunięć międzyzespołowych (zmiany w § 1 i 2 w załączniku do decyzji).
5. Ujednolicenie zaleceń dot. elementów opisu zespołu/zbioru archiwalnego, takich jak: formy wpływu materiałów archiwalnych do archiwum (zmiany w § 1 załącznika do decyzji), opis stanu zewnętrznego itp., języka itp. (zmiany w § 4 załącznika do decyzji). Korekty te miały na celu ujednolicenie terminologii stosowanej dla danych właściwych dla obecnych baz SEZAM i IZA.

Ponadto w celu ujednolicenia przepisów dot. ewidencji zasobu archiwalnego zaproponowano zmiany w decyzji nr 18 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z 30 października 2002 r. w sprawie gromadzenia, przechowywania i aktualizacji ewidencji zasobu archiwów państwowych. 
Zaproponowano także zmiany w Zarządzeniu nr 20 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z 15 lipca 1998 r. w sprawie opracowywania akt notarialnych w archiwach państwowych, gdyż Zarządzeniem nr 2 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z 9 marca 1999 r. w sprawie ewidencji zasobu archiwalnego w archiwach państwowych zniesiono możliwość tworzenia grup zespołów. Niestety, nie uchylono tej możliwości w Zarządzeniu nr 20 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z 15 lipca 1998 r. w sprawie opracowywania akt notarialnych w archiwach państwowych. Proponowana zmiana miała na celu dostosowanie zasad opracowania akt notarialnych do zasad obowiązujących w pozostałych rodzajach dokumentacji  (skreślenie punktu 2 w części II załącznika).

Zaproponowano zmianę w Zarządzeniu nr 4 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 6 czerwca 2007 r. w sprawie utworzenia Centralnej Komisji Archiwalnej Oceny Dokumentacji.

Ponadto w celu uściślenia zaleceń dot. opracowania fotografii zaproponowano zmianę w  załączniku do decyzji nr 8 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z 24 kwietnia 2006 r., zmienionej decyzją nr 16 z 25 lipca 2006 r. w sprawie wprowadzenia wskazówek metodycznych dotyczących zasad opracowania fotografii w archiwach państwowych. Zmiany dot. doprecyzowania zaleceń dot. opracowania fotografii w zespole aktowym (ust. 26 w załączniku) oraz uniemożliwienie podwójnej inwentaryzacji fotografii (wykreślenie ust. 28 w załączniku).

Po drodze był jeszcze wstępny projekt o inwentarzu.

Nasze propozycje były kilkakrotnie opiniowane i dyskutowane przez CKM (można sprawdzić w protokołach) oraz odpowiednie komórki NDAP (po raz ostatni bodajże w 2011 r.).
Potem nasz projekty zaginęły w czeluściach NDAP i zapomniano o nich.
 Szkoda... :( :( :(

Tytuł: Odp: Cyfryzacja pomocy informacyjnych w archiwach państwowych
Wiadomość wysłana przez: Ewap w Luty 19, 2017,
Z tego co napisała Pani Hanna wynika chyba, że przygotowane zalecenia zmian w przepisach wyprzedzały to co się działo w zakresie systemów teleinformatycznych (a nie "informatycznych") w archiwach państwowych w 2008 r. (choć szczerze powiedziawszy to chyba nie ma w archiwach systemów tylko zwykłe bazy; z ZoSIA w wersji chmurowej). Skoro SEZAM/IZA oraz ZoSIA miały być prowadzone równocześnie w różnych archiwach (nie równocześnie w jednym), to chyba nie za bardzo można było dla tych co mieli SEZAM/IZA zmieniać zasady prowadzenia ewidencji papierowej, bo te bazy były tylko i wyłącznie wspomaganiem papierowej ewidencji zasobu archiwalnego. Zastanawiam się co by to było gdyby wprowadzono zmienione akty wewnętrzne a nie wdrożono systemu.
Poza tym przepisy NDAP mimo wszystko się zmieniały (np. wprowadzenie ZoSIA w Poznaniu i Lublinie), a z tego co pamiętam to były problemy z ZoSIA w zakresie obsługi sprawozdawczości w tych archiwach.

Ale niech tam... Może warto by było napisać historię tego co się działo... Ale nie hagiografię ZoSIA, tylko rzetelną analizę prac z lat 2005-2017... bo nie wszystko i nie wszędzie było takie jednoznaczne... ani w NDAP ani w NAC...
Mnie wciąż martwi że nie wiele wiadomo o projekcie ZoSIA (a może szukajwarchiwach). Nie upublicznia się planów, założeń zmian, kierunków prac, kto jest w zespołach zadaniowych (zespołach od analityki biznesowej, badania potrzeb, ustalania wymagań), kto programuje, kto odbiera, czy są testy... Może to wszystko się dzieje, skoro pojawiają się tu na forum wpisy o Komitecie Sterującym, czy wpisy zachęcające do zgłaszania uwag... ale jakoś niewiele wiadomo... Pozostaje więc wrażenie, że to taka praca na hura i ad hoc...
Tytuł: Odp: Cyfryzacja pomocy informacyjnych w archiwach państwowych
Wiadomość wysłana przez: Bolek w Luty 21, 2017,
Dzisiaj są jakieś problemy z ZOSIą. Nie można generować plików w pdf-ie a także importować spisów w csv.
Tytuł: Odp: Cyfryzacja pomocy informacyjnych w archiwach państwowych
Wiadomość wysłana przez: crash0 w Luty 28, 2017,
Jedną ze zmian w jednej z kolejnych wersji systemu ZoSIA ma być możliwość importowania indeksów (na wzór spisów zdawczo-odbiorczych) w .csv.
Tytuł: Odp: Cyfryzacja pomocy informacyjnych w archiwach państwowych
Wiadomość wysłana przez: siwytom w Marzec 03, 2017,
PS. a macie może tabelę dla dokumentacji fotograficznej w formacie csv. W podręczniku niestety nie ma przykładu do zaimportowania. Inaczej grozi nam ręczne przepisywanie a wszystko mamy w bazie w formacie xml. ;(
proszę, w załączeniu

Niestety ZoSIA nie chce importować plików przygotowanych na bazie tego przykładowego pliku. Zresztą samego przykładowego też nie importuje (sprawdzone zarówno w wersji edukacyjnej, jak i pełnej).
Tytuł: Odp: Cyfryzacja pomocy informacyjnych w archiwach państwowych
Wiadomość wysłana przez: siwytom w Marzec 03, 2017,
Jedną ze zmian w jednej z kolejnych wersji systemu ZoSIA ma być możliwość importowania indeksów (na wzór spisów zdawczo-odbiorczych) w .csv.
Bardzo dobry pomysł. Kiedy można się spodziewać tej aktualizacji?
Tytuł: Odp: Cyfryzacja pomocy informacyjnych w archiwach państwowych
Wiadomość wysłana przez: Michał Kaca w Marzec 03, 2017,
Niestety ZoSIA nie chce importować plików przygotowanych na bazie tego przykładowego pliku. Zresztą samego przykładowego też nie importuje (sprawdzone zarówno w wersji edukacyjnej, jak i pełnej).
To prawda. Przepraszamy. Pracujemy nad rozwiązaniem.
Tytuł: Odp: Cyfryzacja pomocy informacyjnych w archiwach państwowych
Wiadomość wysłana przez: crash0 w Marzec 03, 2017,
Jedną ze zmian w jednej z kolejnych wersji systemu ZoSIA ma być możliwość importowania indeksów (na wzór spisów zdawczo-odbiorczych) w .csv.
Bardzo dobry pomysł. Kiedy można się spodziewać tej aktualizacji?
Pytając w NAC, na pewno w tym roku (jeżeli funkcjonalność sprawdzi się, przejdzie testy, a programistom "nie wyskoczy" coś nadzwyczajnego i na już).
Tytuł: Odp: Cyfryzacja pomocy informacyjnych w archiwach państwowych
Wiadomość wysłana przez: Hanna Staszewska w Marzec 20, 2017,
16 marca w NDAP odbyło się szkolenie dla pracowników archiwów państwowych poświęcone procesowi retrokonwersji pomocy archiwalnych. Celem szkolenia było wskazanie dobrych praktyk i wymiana doświadczeń związanych z realizacją Programu.
W trakcie spotkania "pozamiatali" problem koledzy z AP Zielona Góra (brawo Szymon Różycki i Martyna Znamirowska), którzy pokazali, jak przy znakomitej organizacji pracy i chęciach rozwiązywania problemów (a nie ich mnożenia) można tak ustawić prace, że retrokonwersja nie jest udreką.
I teraz, uwaga! Przebieg szkolenia został nagrany (Brawo Michał Serdyński) i można je odsłuchać, tu są linki https://www.archiwa.gov.pl/pl/aktualnosci/4500-szkolenie-z-retrokonwersji-pomocy-archiwalnych
Wszyscy zainteresowani mogą się zapoznać, zachęcam.
Tytuł: Odp: Cyfryzacja pomocy informacyjnych w archiwach państwowych
Wiadomość wysłana przez: Michał Kaca w Marzec 22, 2017,
Niestety ZoSIA nie chce importować plików przygotowanych na bazie tego przykładowego pliku. Zresztą samego przykładowego też nie importuje (sprawdzone zarówno w wersji edukacyjnej, jak i pełnej).
To prawda. Przepraszamy. Pracujemy nad rozwiązaniem.
Załączam przykładowy plik do importu opisu dokumentacji fotograficznej.
Tytuł: Odp: Cyfryzacja pomocy informacyjnych w archiwach państwowych
Wiadomość wysłana przez: crash0 w Kwiecień 06, 2017,
Efekt retrokonwersji  ;)
Po aktualizacji serwisu szukajwarchiwach.pl liczba j.a. podskoczyła z ok. 4,2 mln do ponad 5,1 oby tak dalej!
Tytuł: Odp: Cyfryzacja pomocy informacyjnych w archiwach państwowych
Wiadomość wysłana przez: Hanna Staszewska w Kwiecień 07, 2017,
Chyba do 11 kwietnia archiwa mają przesłać do NDAP sprawozdania z retrokonwersji za 1 kwartał.
Bardzo jestem ciekawa, jak to wygląda. Mam nadzieję, że na IFAR pojawi się informacja o wynikach za ten okres.
Ku chwale zasobu 8)
I użytkowników 8)
Tytuł: Odp: Cyfryzacja pomocy informacyjnych w archiwach państwowych
Wiadomość wysłana przez: crash0 w Kwiecień 11, 2017,
Informacja w przygotowaniu :)
PS. Jeżeli ktoś z Państwa potrzebowałby prostego pliku (wtyczki) do masowej konwersji rozszerzeń plików to proszę o kontakt :) Ostatnio otrzymałem pliki z rozszerzeniem .csv_ a że było ich blisko 300 jednym "enterem" zmieniłem je na .csv. Sprawdzałem i skrypt działa także w przypadku plików .xlsx na .xls.
Tytuł: Odp: Cyfryzacja pomocy informacyjnych w archiwach państwowych
Wiadomość wysłana przez: Hanna Staszewska w Maj 16, 2017,
Szczesliwie minął miesiąc 8)
Jakas informacja pojawi się na naszym forum?
Pozdrawiam serdecznie
Tytuł: Odp: Cyfryzacja pomocy informacyjnych w archiwach państwowych
Wiadomość wysłana przez: crash0 w Maj 17, 2017,
W programie retrokonwersji uczestniczą 32 archiwa (poza AP Kalisz). Na podstawie danych przesłanych przez archiwa proces retrokonwrsji obejmie łącznie ponad 13 milionów opisów j.a. W roku 2017 procesowi poddanych zostanie blisko 6,4 mln j.a.

Dane za I kwartał
Proces retrokonwersji objął ponad 1,6 mln. j.a. Na podstawie przyjętych norm dokonano podziału archiwów i tak w grupie tzw.:
 a) zielonej (25% i więcej wykonania planu rocznego) - 21 archiwów,
 b) żółtej (między 20 a 24,99%) - 5 archiwów,
 c) czerwonej (poniżej 20%) - 6 archiwów.
Kolejny raport zostanie opracowany do połowy lipca i obejmie okres za kolejny kwartał. Póki co realizacja programu przebiega
sprawnie i zgodnie z planem.
Tytuł: Odp: Cyfryzacja pomocy informacyjnych w archiwach państwowych
Wiadomość wysłana przez: crash0 w Lipiec 13, 2017,
Dane za II kwartał
Archiwa dokonały retrokonwersji 1,9 mln. j.a. Na podstawie przyjętych norm kontynuowany jest podział archiwów wg grup:
 a) zielona (50% i więcej wykonania planu rocznego) - 26 archiwów,
 b) żółta (między 41 a 49%) - 5 archiwów (z czego najmniejszy wynik to 46%),
 c) czerwona (poniżej 40%) - 1 archiwum.

2 archiwa są bliskie finalizacji prac (98-99%). Kolejne lada moment zrealizuje plan roczny (99%), a 3 inne są bliskie jego realizacji (80-85%).

Kolejny raport zostanie opracowany do połowy października i obejmie okres za III kwartał (lipiec-wrzesień).
Obecnie realizacja programu przebiega zgodnie z planem.
Tytuł: Odp: Cyfryzacja pomocy informacyjnych w archiwach państwowych
Wiadomość wysłana przez: crash0 w Wrzesień 08, 2017,
W czasie trwającego programu retrokonwersji pomocy archiwalnych, pracownik NDAP odwiedził - do tej pory - 11 archiwów, kolejno: Płock, Poznań, NAC, Kielce, Zamość, Warszawa i oddział w Grodzisku Maz., oddziały bydgoskiego i toruńskiego archiwum, kolejno w Inowrocławiu i Włocławku, AAN, Leszno. We wrześniu br. zaplanowano wizytę w AP w Radomiu.
Tytuł: Odp: Cyfryzacja pomocy informacyjnych w archiwach państwowych
Wiadomość wysłana przez: Jaca w Wrzesień 08, 2017,
Czy pomoce archiwalne zdigitalizowane w programie retrokonwersji trafiają do szukajwarchiwach na bieżąco? Czy planowane jest może jakieś większe wydarzenie polegające na jednoczesnym udostępnieniu wyników całego projektu?
Tytuł: Odp: Cyfryzacja pomocy informacyjnych w archiwach państwowych
Wiadomość wysłana przez: Hanna Staszewska w Wrzesień 13, 2017,
Czy w ogóle planowana jest promocja tego projektu? Archiwa robią swietną rzecz, wpisują miliony metadanych i udostępniają to online, a tu cisza :( :( :(
To jest ogromny sukces!
Dlaczego nie słyszę o tym w mediach, także społecznosciowych?
Marnujemy jako archiwa taki promocyjny potencjał :( :( :(

Wielka, wielka szkoda :( :( :(


Tytuł: Odp: Cyfryzacja pomocy informacyjnych w archiwach państwowych
Wiadomość wysłana przez: crash0 w Październik 23, 2017,
23 października NDAP zorganizowało kolejne spotkanie dot. realizacji programu. Spotkanie mające charakter szkoleniowy dotyczyło realizacji programu na przykładzie Archiwum Państwowego w Warszawie (ukłony! super organizacja!) oraz ewidencji i inwentaryzacji fotografii w systemie ZoSIA - tutaj podziękowania w stronę NAC. Cieszy fakt, że uczestnicy mieli również okazję do dyskusji między sobą, a najwięcej emocji wzbudzają pomoce sporządzone w językach obcych (tutaj przede wszystkim transliteracja). Prawdopodobnie większa część archiwów zmierzy się z nimi w przyszłym roku.
Tytuł: Odp: Cyfryzacja pomocy informacyjnych w archiwach państwowych
Wiadomość wysłana przez: Kajka w Październik 23, 2017,
Transliteracja to zło!  >:(
Czy nie lepiej było by po prostu przepisać tytuł w języku oryginalnym?
Tytuł: Odp: Cyfryzacja pomocy informacyjnych w archiwach państwowych
Wiadomość wysłana przez: kasabiann w Październik 24, 2017,
Transliteracja występuje w wielu inwentarzach, które są w archiwach używane. A retrokonwersja to nic innego, jak przenoszenie opisów z tych inwentarzy do wersji cyfrowej. Przepisy nakazują transliterować i nie pozwala na to, aby inwentarz papierowy różnił się od tego w wersji cyfrowej. W dodatku jak pani sobie wyobraża przepisanie zespołów np. gubernialnych, liczących kilkanaście lub nawet kilkaset tysięcy jednostek? Archiwista musiałby robić to w magazynie, biorąc jednostkę po jednostce do ręki. Wówczas na pewno nie podołałby normom dziennym narzuconym przez NDAP (dziennie 250 j.a. obcojęzycznych).
Pomijam zupełnie fakt, ze wielu archiwistów nie potrafi czyta tytułów transliterowanych, o biednych użytkownikach już nie wspomnę. W archiwach znaleźć można ponadto dwa rodzaje transliteracji - starszą i obecnie stosowaną, wg normy ISO 9:2000 oraz transkrypcję fonetyczną.
Tytuł: Odp: Cyfryzacja pomocy informacyjnych w archiwach państwowych
Wiadomość wysłana przez: crash0 w Październik 25, 2017,
Przepisy nakazują transliterować i nie pozwala na to, aby inwentarz papierowy różnił się od tego w wersji cyfrowej.
Odnosząc się do części odpowiedzi. Proszę o wskazanie przepisów.
Wiem co najmniej o dwóch przypadkach, gdzie archiwiści zamiast tytułów transliterowanych wpisują do systemu ZoSIA przetłumaczone tytuły.
Tytuł: Odp: Cyfryzacja pomocy informacyjnych w archiwach państwowych
Wiadomość wysłana przez: Beata Karwalska w Październik 30, 2017,
Przepisy nakazują transliterować i nie pozwala na to, aby inwentarz papierowy różnił się od tego w wersji cyfrowej.
Odnosząc się do części odpowiedzi. Proszę o wskazanie przepisów.
Wiem co najmniej o dwóch przypadkach, gdzie archiwiści zamiast tytułów transliterowanych wpisują do systemu ZoSIA przetłumaczone tytuły.

Mówisz i masz:

Zarządzenie Nr 3 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 26 stycznia 1974 r. w sprawie sporządzania indeksów do inwentarzy archiwalnych

https://www.archiwa.gov.pl/files/zarzadzenia_NDAP/zarz3_1974.pdf

Rozdz. II pkt. 15a:

a) Do inwentarzy sporządzonych w języku rosyjskim należy stosować następujące zasady: 1) nazwiska i imiona osób narodowości rosyjskiej transliterować według zasad J.Grycza i W. Borkowskiej (?Skrócone przepisy katalogowania alfabetycznego?, Warszawa 1971, s.192-198)


Pismo okólne Nr 1 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 14 czerwca 1983 r. w sprawie wprowadzenia wskazówek metodycznych do opracowania archiwów podworskich

https://www.archiwa.gov.pl/files/przepisy_metodyczne/1983_1.pdf

Rozdz. IV pkt. 4b:

b)  T y t u ł,  t r e ś ć.  Rubryka powinna zaczynać się od  słowa (słów) kluczowego, w zwięzły sposób informującego o  zasadniczej treści jednostki. W niektórych wypadkach rolę tę może spełniać tytuł oryginalny. Jeśli tak nie jest, to winien on znaleźć się po słowie (słowach) kluczowym, przytoczony w cudzysłowie z ewentualnymi uzupełnieniami lub skrótami, oznaczonymi w ustalony sposób (nawiasy, wielokropki). Odnosi się to również do tytułów w językach obcych13. Przy tytułach rosyjskich (ewentualnie greckich, hebrajskich lub jidysz) dokonuje się transliteracji przy pomocy wzorów zamieszczonych w J. Grycz i W. Borkowska, Skrócone przepisy katalogowania ...


Pismo okólne Nr 2 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 28 maja1984 r. w sprawie wprowadzenia wskazówek metodycznych do sporządzania inwentarzy archiwalnych zespołów (zbiorów) akt wytworzonych w okresie kancelarii akt spraw (XIX-XX w.)

https://www.archiwa.gov.pl/files/przepisy_metodyczne/1984_2.pdf

Rozdz. II pkt. 12

12. Przy sporządzaniu inwentarzy należy używać alfabetu łacińskiego. Transliterację alfabetów niełacińskich stosuje się zgodnie z opracowaniem J. Grycza i Wł. Borkowskiej
(Skrócone przepisy katalogowania alfabetycznego, wyd. IV, poprawione i uzupełnione nowymi przykładami, Warszawa, 1970).


Beata
Tytuł: :)
Wiadomość wysłana przez: Jarek w Grudzień 13, 2017,
Pardon za ten niepotrzebny post  :), da się go modyfikować ale nie da się usunąc.
Tytuł: Odp: Cyfryzacja pomocy informacyjnych w archiwach państwowych
Wiadomość wysłana przez: Hanna Staszewska w Lipiec 26, 2018,
Na stronie NDAP pojawiła się informacja o planowym wykonaniu retrokonwersji w 2018 r.: archiwa wykonały 59% planu. Od początku akcji archiwiści przepisali prawie 10 mln opisów. To ogromny sukces :)
https://www.archiwa.gov.pl/pl/aktualnosci/4765-program-retrokonwersji-pomocy-archiwalnych-wyniki-po-i-p%C3%B3%C5%82roczu-2018-r

PS. Niezmiennie apeluję do NDAP o profesjonalną promocję retrokonwersji, bo naprawdę mamy się czym pochwalić.
Tytuł: Odp: Cyfryzacja pomocy informacyjnych w archiwach państwowych
Wiadomość wysłana przez: Anna Sobczak w Luty 03, 2019,
Czy są gdzieś aktualne statystki dot. retrokonwersji? Na podstawie sprawozdania z działalności archiwów z 2017, tego wątku, wystąpienia Macieja Zdunka z XI IFAR i informacji na Szukaju nie udało mi się ustalić ile procent informacji o zasobie jest dostępne już online i z ilu archiwów z sieci AP.

Czy ktoś coś wie?