IFAR

Internetowe Forum Archiwalne => Metodyka Archiwalna => Wątek zaczęty przez: Hanna Staszewska w Sierpień 27, 2007,

Tytuł: Czy komisje metodyczne w archiwach są potrzebne?
Wiadomość wysłana przez: Hanna Staszewska w Sierpień 27, 2007,
Od razu uspokajam: osobiście uważam, że są potrzebne.
Ale zastanówmy się, co zrobić, aby usprawnić ich prace???

Moja pierwsza propozycja:
inwentarze i wstępy (wstępy mam nadzieję już niedługo ;) ) z grupy A3 mogłyby być zatwierdzane i uznawane za opracowane bezpośrednio przez kierownika oddziału opracowania, bez potrzeby przedstawiania ich na posiedzeniu KM. Dopiero w przypadku jakichś wątpliwości takie zespoły dawałoby się do rozpatrzenia przez KM.
Tytuł: Odp: Czy komisje metodyczne w archiwach są potrzebne?
Wiadomość wysłana przez: andrzej klubiński w Sierpień 27, 2007,
Chciałbym na ten problem spojrzeć ze strony członków komisji. Z reguły opracowanie z grupy A3 nie budzi zastrzeżeń, czasem pojawiają się jednak wątpliwości - i właśnie nie ze strony opracowującego czy kierownika oddziału, ale ze strony komisji metodycznej, np. czy zespół z grupy A3 może/powienien zostać opracowany w sposób pełniejszy. Bywa też tak, że A3 ma wstęp znacznie bardziej rozbudowany niż to umożliwiają przepisy i to także wymaga rozstrzygnięcia. W tym wypadku dla umożliwienia dyskusji może lepiej, żeby forum było kolegium. Inna sprawa, to czy w jakim stopniu konieczność przedstawiania zespołów do zatwierdzania na komisjach opóźnia pracę. Może należy zwiększyć ilość zebrań komisji jeśli wymaga tego ilość pracy. To oczywiście tylko głos w dyskusji, nie zaś próba rozstrzygnięcia za lub przeciw. Przyznając pierwszeństwo Poznaniowi i Autorce postu liczę także na głosy i doświadczenia innych archiwów. W tym  (i nie tylko w tym) wypadku  litera prawa powinna odpowiadać potrzebom praktyki.
W  niedługim czasie sposób pracy komisji, a  zpaewne i praktyka obradowania będą musiały ulec zmianie. (chwilę dyskutowaliśmy o tym na Zlocie) Zmiany spowoduje konieczność opracowania dokumetnacji elektronicznej - i tą problematykę sygnalizuję jako istotną także w odniesieniu do prac komisji metodycznej.
Tytuł: Odp: Czy komisje metodyczne w archiwach są potrzebne?
Wiadomość wysłana przez: Wojciech Woźniak w Sierpień 27, 2007,
Witam
Nie jestem pewien, czy to dobry pomysł Haniu, żeby ocenę przygotowanej pomocy w całości cedować na kierownika. Zawsze co dwie, trzy głowy to nie jedna i może rację ma Andrzej Klubiński zwracając uwagę na rolę szerszego grona w ocenie jakości wykonanej pracy. Jednocześnie jednak chyba nie o to chodzi żeby zwiększać liczbę i częstotliwość posiedzeń komisji, bo ta dyskusja chyba wychodzi z pytania: jak zorganizować zatwierdzanie inwentarzy bez zbędnego trwonienia czasu (Haniu, wyprostuj mnie jeśli przeinaczam Twoje myśli!).
Moja propozycja będzie pomiędzy tym co proponuje Hania (zatwierdza kierownik) z jednej i Andrzej (zwiększenie liczby zebrań) z drugiej strony. Otóż inwentarze zespołów grupy A3 (na początek przynajmniej) mogłyby być nie omawiane na posiedzeniach KM lecz przedstawiane członkom KM z prośbą o wyrażenie opinii w określonym czasie. W razie braku uwag inwentarz uznawany byłby za opracowany, w przypadku niekontrowersyjnych uwag opracowujący ustalałby z danym członkiem KM ostateczną wersję, zaś dopiero w przypadku niemożliwych do rozstrzygnięcia kontrowersji inwentarz trafiałby na posiedzenie KM. Technicznie najlepszym rozwiązaniem byłoby tu forum (intranetowe czy internetowe - może na iFAR znalazłoby się miejsce?). Takie rozwiązanie zapewniłoby elastyczność w organizowaniu czasu pracy i komfort w zapoznaniu się z inwentarzem. 
Tytuł: Odp: Czy komisje metodyczne w archiwach są potrzebne?
Wiadomość wysłana przez: andrzej klubiński w Sierpień 28, 2007,
Haniu i Wojtku, jesteśmy więc chyba wszyscy bliscy konkluzji, że należy komisjom metodycznym umożliwić pracę w systemie, zapewnić jej narzędzie komunikacji (jak słusznie pisze Wojtek można dyskutować nad rozwiązaniem intranetowym lub internetowym) i zmodyfikować sposób procedowania (tu sprawy formalno-prawne czyli przepisy). Przy okazji jednak (jak zwykle ja) chciałem zwrócić uwagę na formalną stronę zmian i prawo archiwalne. Ponieważ póki co inwentarze są tworzone jedynie  przy pomocy bazy, ich wersja elektroniczna może mieć status roboczy, a zatwierdzona przez komisję powinna być opieczętowana, podpisana i zatwierdzona w wersji papierowej. W kontekście ewidencji będziemy więc musieli zwracać większą uwagę na status formalny materiałów elektronicznych i papierowych nad którymi będą pracowały komisje metodyczne
Tytuł: Odp: Czy komisje metodyczne w archiwach są potrzebne?
Wiadomość wysłana przez: Hanna Staszewska w Sierpień 28, 2007,
Jednocześnie jednak chyba nie o to chodzi żeby zwiększać liczbę i częstotliwość posiedzeń komisji, bo ta dyskusja chyba wychodzi z pytania: jak zorganizować zatwierdzanie inwentarzy bez zbędnego trwonienia czasu (Haniu, wyprostuj mnie jeśli przeinaczam Twoje myśli!).
Właśnie o to chodzi :)
Propozycje Wojtka uważam za bardzo sensowne i popieram je całkowicie. Tylko należałoby się zastanowić, kto ostatecznie zatwierdzałby inwentarze w 1 i 2 przypadku? Myślę, że odpowiednią osobą będzie chyba przewodniczący KM.
 Wróćmy na chwilę jeszcze do mojej propozycji. Nie byłaby to oczywiście opcja obowiązkowa, aby zespoły z grupy A3 zatwierdzał kierownik. Mogłaby to być jedna z możliwości zatwierdzania zespołów, która razem z projektem Wojtka usprawniłaby niewątpliwie cały proces uznawania zespołów za opracowane. A dla komisji metodycznych zostałyby kwestie wątpliwe lub skomplikowane, wymagające szerszego omówienia i konsultacji.
Andrzej słusznie zwraca uwagę na prawo archiwalne. W tym przypadku nie będzie to chyba aż takie trudne.Wydaje mi się, że zmiany wymaga zapis w paragrafie 4 punkt 1.1. decyzji NDAP z 2004 r. o ewidencji zasobu archiwalnego oraz dopisanie procedur zaproponowanych przez Wojtka do decyzji NDAP z 2006 r. o komisjach metodycznych.


Tytuł: Odp: Czy komisje metodyczne w archiwach są potrzebne?
Wiadomość wysłana przez: andrzej klubiński w Sierpień 29, 2007,
W związku z postem Hanny  jeszcze kilka uwag:
Komisja dokonuje oceny metod opracowania zespołów arichwalnych na podstawie sporządzonych do nich pomocy ewidencyjno-informacyjnych, zatwierdza przyjęte metody opracowania i sporządzone pomoce ewidencyjno-informacyjne ( par 2 ust 1 pkt 4 decyzji nr 2 z 8 lutego 2006 r.) , to szczegół, który nam często umyka w dyskusji, a jest ważny bo:
1) Jeśli przyjąć, że tylko przewodniczący komisji zatwierdza/podejmuje decyzję traci sens kolegialność prac, a to jest właśnie idea działania komisji metodycznej.
2) Zwykle przewodniczącym komisji jest dyrektor archiwum. W praktyce oznaczałoby to, że sam podejmuje uchwałę jako przewodniczący i sam ją sobie przedstawia (par 2 ust 1 decyzji nr 2 z 2006 r.). W rzeczywistości więc proces oceny i zatwierdzania odbywa się poza komisją
Zmian natury formalnej  widziałbym zatem trochę więcej.
Dorgą do uproszczenia procedur zatwierdzania zespołów jest nwentarz elektroniczny i zmiany w sposobie procedowania komisji o czym dyskutujemy w innym wątku. Myśle, że oba zagadnienia łączą się w bardzo logiczną całość i uzupełniają się wzajemnie
Tytuł: Odp: Czy komisje metodyczne w archiwach są potrzebne?
Wiadomość wysłana przez: Hanna Staszewska w Sierpień 29, 2007,
W rzeczywistości więc proces oceny i zatwierdzania odbywa się poza komisją

Właśnie o to chodzi, żeby ten proces chociaż częściowo odbywał się poza posiedzeniami KM lub wręcz poza KM (przypadek, kiedy zespół zatwierdza kierownik oddziału), to znacznie usprawniłoby i przyspieszyło zatwierdzanie zespołów.
Dlatego potrzebne byłyby zmiany w przepisach dot. ewidencji z 2004 r.
W tej chwili par. 4 punkt 1.1. brzmi (cyt.): Za zespół całkowicie opracowany uważa się zespół zamknięty oraz zamknięty odcinek zespołu otwartego, zachowany w całości lub szczątkowo, do którego sporządzono inwentarz archiwalny zatwierdzony przez właściwą komisję metodyczną archiwum państwowego.

A mógłby brzmieć:
Za zespół całkowicie opracowany uważa się zespół zamknięty oraz zamknięty odcinek zespołu otwartego, zachowany w całości lub szczątkowo, do którego sporządzono inwentarz archiwalny zatwierdzony przez właściwą komisję metodyczną archiwum państwowego, jej przewodniczącego lub właściwego kierownika oddziału.

Tytuł: Odp: Czy komisje metodyczne w archiwach są potrzebne?
Wiadomość wysłana przez: Jarek w Sierpień 29, 2007,
Gratuluję rewolucyjnego zapału  ;)
Ja w kwestii formalnej, bo jako archiwisty zakładowego rzecz mnie nie dotyczy – chyba nie tędy droga do ewentualnych zmian – albo komisja, albo jej przewodniczący, albo kierownik. Im mniej tutaj dowolności tym lepiej. Lepiej usprawnić prace komisji niż rozmywać jej kompetencje. W tym przypadku tylko kolegialność daje szanse uczenia się procesu decyzyjnego, daje ona również większą możliwość korygowania błędów niż jednoosobowe podejmowanie nieodwracalnych w gruncie rzeczy decyzji. Proszę sobie wyobrazić młodego kierownika oddziału kt. sam nigdy może nawet nie opracował żadnego zespołu, a któremu nagle się każe zatwierdzać inwentarze.
Tytuł: Odp: Czy komisje metodyczne w archiwach są potrzebne?
Wiadomość wysłana przez: Hanna Staszewska w Sierpień 29, 2007,
W tym przypadku tylko kolegialność daje szanse uczenia się procesu decyzyjnego, daje ona również większą możliwość korygowania błędów niż jednoosobowe podejmowanie nieodwracalnych w gruncie rzeczy decyzji.
Wszyscy wiemy przecież doskonale, że również kolegialnie często podejmuje się błędne decyzje, na co dowodów, nie tylko w archiwach, aż nadto. Poza tym, nie są to decyzje nieodwracalne.
Proszę sobie wyobrazić młodego kierownika oddziału kt. sam nigdy może nawet nie opracował żadnego zespołu, a któremu nagle się każe zatwierdzać inwentarze.
Takiemu kierownikowi nikt rozsądny nie będzie kazał zatwierdzać inwentarzy, bo opcja ta jest, powtarzam to jeszcze raz, do wyboru.
Tytuł: Odp: Czy komisje metodyczne w archiwach są potrzebne?
Wiadomość wysłana przez: Jarek w Sierpień 29, 2007,
Pani Hanno, nie mnie wnikać w zawiłości zatwierdzania inwentarzy, podkreślę raz jeszcze, że moje uwagi tyczą się raczej procesu decyzyjnego i idei kolegialności w archiwach.
Zgoda, w archiwistyce nieodwracalne jest chyba tylko brakowanie  :), ale pracochłonność wszelkich czynności wykonywanych w każdym archiwum w praktyce często uniemożliwia np. ponowne uporządkowanie jakiejś dokumentacji.
Taak, żądamy więcej możliwości wyboru w archiwach! Układanie akt również od prawej do lewej, udostępnimy akta albo nie, książki lub czasopisma etc. etc. ...  ;)
Wybór - tylko po co? Mnożenie „ścieżek” decyzyjnych i odwołanie się do zdrowego rozsądku jako lekarstwo na opieszałość prac komisji? Czyli od ustaw uchwalanych przez sejm lepsze byłyby prezydenckie dekrety?  ;) Ifar też zamknijmy bo z daleka pachnie tą wstrętną kolegialnością ...
Tytuł: Odp: Czy komisje metodyczne w archiwach są potrzebne?
Wiadomość wysłana przez: andrzej klubiński w Sierpień 29, 2007,
Takiemu kierownikowi nikt rozsądny nie będzie kazał zatwierdzać inwentarzy, bo opcja ta jest, powtarzam to jeszcze raz, do wyboru.


no i tu właśnie pojawiają się szczegóły, ktore nalezy ustalić - kto ma decydować o powierzeniu kierownikowi prawa zatwierdzania inwentarzy i oceny metody opracowania. Wprowadzanie funkcjonalności wyboru jest i wygodne i trochę niepożądane ze względów organizacyjnych. I w tym momencie, kiedy zaczynamy się zastanawiać kto może decydować o wyłączeniu części spraw spod obrad komisji  istnieje niebezpieczeństwo, że zaczyniemy  dyskutować nie o usprawnieniu pracy tylko nad wyjęciem z kompetencji komisji metodycznej części spraw i uprawnień. Widzę potrzebę przedyskutowania jednak nie tyle pomysłu, co konkretnego projektu
Tytuł: Odp: Czy komisje metodyczne w archiwach są potrzebne?
Wiadomość wysłana przez: Sylwester Rękas w Sierpień 31, 2007,
Prawo zatwierdzania inwentarzy przez kierownika byłoby decyzją przewodniczącego KM. W przypadku nieprawidlowości, (przecież mamy kontrole) itp. zawsze można cofnąć.
Jarek!, zebrania Komisji Metodycznej aby decydować nad kolejnym inwentarzem Prezydium Gromadzkiej Rady Narodowej w Psiej Wólce, jest wg mnie tylko marnowaniem czasu i pieniędzy, przy obecnych możliwościach działania on-line. Wstęp rozesłałoby się elektronicznie i w przypadku poważnych wątpliwości komija moglaby się ew. zebrać. To co pisze Wojtek ma sens, w przypdaku braku jakiegoś sprzeciwu inwentarz byłby zatwierdzany przez kierownika bądź przewodniczącego KM.
Nie chodzi o likwidację KM, chodzi o to by obradowały nad szczególnymi przypadkami
Tytuł: Odp: Czy komisje metodyczne w archiwach są potrzebne?
Wiadomość wysłana przez: Jarek w Wrzesień 03, 2007,
Faciu, ale ja bym się na Waszym miejscu po prostu bał wprowadzania takiej uznaniowości w miejsce stosowanej dotąd jednej ogólnej zasady zatwierdzania inwentarzy. Uznaniowość zawsze zwiększa prawdopodobieństwo zaistnienia nieprawidłowości. Po cholerę dodawać komuś jeszcze jedno „poletko” do samodzielnego uprawiania, skoro trzeba później czujnie go kontrolować. Obawiam się zresztą, że dodawanie kierownikom takich kompetencji byłoby mocno wątpliwe od strony formalnej.
Skoro już mowa o procedowaniu on-line to może najlepiej byłoby gdyby taka uproszczona procedura zatwierdzania odbywała się właśnie wyłącznie tą drogą, bez zebrań komisji, najlepiej przy wykorzystaniu takiego narzędzia które byłoby ogólnokrajową bazą, pozwalającą na korzystanie z doświadczenia innych, ułatwiającą zachowanie jednolitości metod itd.
Uff, to ja chyba tyle na ten temat, to Wasze, tj. archiwistów państwowych zmartwienie, rozumiem potrzebę zmian, ale nie rozumiem po co z jakiegoś wachlarza możliwości wybierać jedną z najgorszych.
Tytuł: Odp: Czy komisje metodyczne w archiwach są potrzebne?
Wiadomość wysłana przez: Sylwester Rękas w Wrzesień 03, 2007,
Jarek! Zauważ że w projekcie jest mowa o tym, że wcześniej inwentarz przesyłany byłby on-line do członków KM i byłby zatwierdzany, gdy po upłynięciu odpowiedniego okresu czasu żaden z członków KM nie wniósłby zastrzeżeń. A w przypadku niewielkich uwag, poprawki byłyby ustalane z osobą wnoszącą takowe. KM zebrałaby się w momencie dużych kontrowersji do inwentarza. Oszczędniej byłoby, gdyby te zebrania mogly się również odbywać za pośrednictwem internetu..:)
Gdzie tu miejsce na jakieś większe prawdopodobieństwo wystąpienia nieprawidłowości?
Oczywiście wszystko zależy od ludzi, niektórzy członkowie KM mogą uznawać że każde ich zastrzeżenie będzie wymagać zebrania KM, ale tutaj wg mnie rola przewodniczącego KM, który decydowałby czy warto się zbierać czy nie..
Co do ogólnokrajowej bazy..hmm docelowo wszystkie inwentarze będą dostępne on-line.. Obecnie jest ich już sporo na stronie archiwów państwowych, więc kto chce zawsze może porównać jak wygląda opracowany inwentarz w innym archiwum.

 :)
Tytuł: Odp: Czy komisje metodyczne w archiwach są potrzebne?
Wiadomość wysłana przez: Jarek w Wrzesień 04, 2007,
Sylwek, ale uznawanie przez przewodniczącego komisji, że dany inwentarz może (ale nie musi) być zatwierdzony przez kierownika, z ewentualnością wnoszenia uwag „internetem” przez członków komisji, to nie to samo, co zatwierdzanie inwentarza od razu przez komisję przy użyciu tegoż internetu. To drugie to moim zdaniem jest pomysł wart rozważenia, natomiast w tym pierwszym wypadku zbyt wiele zależy od ludzi, którym na dokładkę nie określa się dokładnie kompetencji.
Chodziło mi nie tyle o bazę inwentarzy, co o bazę recenzji, uwag, wytycznych itp.
Takie moje zdanie, zrobicie jak chcecie.
Tytuł: Odp: Czy komisje metodyczne w archiwach są potrzebne?
Wiadomość wysłana przez: andrzej klubiński w Wrzesień 04, 2007,
w przypadku niewielkich uwag, poprawki byłyby ustalane z osobą wnoszącą takowe. KM zebrałaby się w momencie dużych kontrowersji do inwentarza

i znowu wydaje mi się, że umyka kolegialność dyskusji nad uwagami i kolegialność obrad komisji metodycznej. Indywidualna dyskusja poza forum komisji (także z członkiem komisji metodycznej) to jest po prostu praca nad właściwą metodą opracowania i konsultacje archiwalne. W przypadku uwag do opracowania albo do inwentarza uwagi dyskutuje komisja w rezultacie wspólnie uznaje ich słuszność i zaleca zmiany/poprawki. W przypadku gdy autor inwentarza nie zgadza się z opinią członka komisji powinien mieć także możliwość argumentacji na forum komisji.
 Co jednak najważniejsze dla przebiegu dalszej dyskusji, to brak pełnego projektu zmian.
Tytuł: Odp: Czy komisje metodyczne w archiwach są potrzebne?
Wiadomość wysłana przez: Hanna Staszewska w Wrzesień 04, 2007,
Wydaje mi się, że taki projekt mógłby powstać w ZNA, który niejako "z urzędu" nadzoruje prace komisji metodycznych w archiwach.
Tytuł: Odp: Czy komisje metodyczne w archiwach są potrzebne?
Wiadomość wysłana przez: Sylwester Rękas w Wrzesień 04, 2007,

 Co jednak najważniejsze dla przebiegu dalszej dyskusji, to brak pełnego projektu zmian.

Dokładnie...poczekajmy na projekt. Ważne jest to że jest chęć zmiany. Podyskutujemy jak będzie konkretny projekt..:)
Tytuł: Odp: Czy komisje metodyczne w archiwach są potrzebne?
Wiadomość wysłana przez: Wojciech Woźniak w Wrzesień 04, 2007,
Witam
Cytat: Andrzej Klubiński
i znowu wydaje mi się, że umyka kolegialność dyskusji nad uwagami i kolegialność obrad komisji metodycznej.
Niekoniecznie. Jeśli dyskusja będzie odbywać się na forum elektronicznym to uwagi i odpowiedzi na uwagi będą widoczne dla wszystkich. Tak naprawdę zmieni sie więc tylko forma KM. Nie byłby to posiedzenie trwające 2 godziny, ale dyskusja na forum rozwijająca się np. tydzień. Z jednej strony to mnóstwo czasu by przemyśleć odpowiedzi na pytania i uwagi Komisji, z drugiej swoboda w zarządzaniu czasem poszczególnych pracowników - brak konieczności zebrania 7-10 osób o określonej porze w określonym miejscu. Sądzę że taka forma prac nie naruszałaby w żaden sposób kolegialności.

Cytat: Jarek
Skoro już mowa o procedowaniu on-line to może najlepiej byłoby gdyby taka uproszczona procedura zatwierdzania odbywała się właśnie wyłącznie tą drogą, bez zebrań komisji, najlepiej przy wykorzystaniu takiego narzędzia które byłoby ogólnokrajową bazą, pozwalającą na korzystanie z doświadczenia innych, ułatwiającą zachowanie jednolitości metod itd.
Rzeczywiście forum komisji otwarte (dla podglądu) dla innych komisji i innych archiwów to bardzo kusząca propozycja. Nasuwa się tu od razu możliwość zapraszania (on-line) pracowników innych archiwów do rozważań nad zespołami. To już prawie jak idea super KM złożonej ze specjalistów z całego kraju nie wychodzących ze swoich pokojów (mieszkań nawet!) a jednak uczestniczących w zatwierdzaniu inwentarzy w odległych archiwach... A zaczeło sie od pytania czy KM jest potrzebna...
Tytuł: Odp: Czy komisje metodyczne w archiwach są potrzebne?
Wiadomość wysłana przez: Hanna Staszewska w Wrzesień 04, 2007,

Mam nadzieję, Wojtku, że żartujesz ;)
Żadne speckomisje w archiwach nie są potrzebne, im więcej „fachowców”, tym gorzej dla procedowania odpowiednich decyzji (już widzę te niekończące się debaty, kłótnie, nieprzydatne nikomu międlenie, rozdzielanie włosa na czworo itd.). Wystarczy już to, co mamy.
Zmierzajmy we właściwym kierunku, pomyślmy, jak realnie można usprawnić prace KM.
Jeśli dyskusja będzie odbywać się na forum elektronicznym to uwagi i odpowiedzi na uwagi będą widoczne dla wszystkich. Tak naprawdę zmieni sie więc tylko forma KM. Nie byłby to posiedzenie trwające 2 godziny, ale dyskusja na forum rozwijająca się np. tydzień. Z jednej strony to mnóstwo czasu by przemyśleć odpowiedzi na pytania i uwagi Komisji, z drugiej swoboda w zarządzaniu czasem poszczególnych pracowników - brak konieczności zebrania 7-10 osób o określonej porze w określonym miejscu. Sądzę że taka forma prac nie naruszałaby w żaden sposób kolegialności.
Pomysł jest dobry, pisałam już o tym, ale należy zastanowić się, jak proceduralnie miałoby to wyglądać.
No bo teraz sprawa jest prosta: zbierają się członkowie KM na posiedzeniu, dyskutują, potem podejmują decyzję przez głosowanie, decyzja jest zapisywana przez sekretarza w protokole.
W przypadku wymiany uwag i propozycji on –line, kiedy nawet po tygodniu wszyscy dojdą do porozumienia, to co dalej??? Głosują on-line??? Kto liczy głosy??? I gdzie zapisać ostateczną decyzję??
Dlatego zaproponowałam osobę przewodniczącego KM, który w takim przypadku, po zapoznaniu się z treścią dyskusji (lub jej braku, kiedy nie występują żadne kontrowersje), wydaje decyzję o uznaniu zespołu za opracowany.


Tytuł: Odp: Czy komisje metodyczne w archiwach są potrzebne?
Wiadomość wysłana przez: Wojciech Woźniak w Wrzesień 04, 2007,
No może się odrobinę zagalopowałem... ;)
Rzeczywiście wdrożenie tej idei w praktyce to juz pewien problem. Bo łatwo (chyba?) zrobić forum w Internecie z odpowiednio ustawionymi kontami użytkowników dla członków KM i szarych pracowników, pewnie też dałoby się dopasować jakiś mechanizm (ankieta?) do celów głosowania. Ale jak uczynić to wszystko wiążącym w sensie prawnym?
Nie jestem pewien też czy wystarczy sam przewodniczący KM jako moderator - bo chyba musiałby taką właśnie rolę odgrywać w rozważanej tu formie - czy nie trzebaby wyznaczyć kogoś, kto dbałby o sprawny przebieg dyskusji.
Tytuł: Odp: Czy komisje metodyczne w archiwach są potrzebne?
Wiadomość wysłana przez: Hanna Staszewska w Październik 12, 2008,
W marcu br. p. dr Jacek Krochmal pisał w wątku "Kiedy zespół archiwalny jest ostatecznie opracowany"
Cytuj
Niezależnie od zgłoszonych powyżej uwag polemicznych, w dyskusji dostrzegłem wiele cennych głosów i spostrzeżeń. Część z nich jest zbieżna z pracami prowadzonymi właśnie w ZNA. Dotyczy to np. nowej decyzji Naczelnego Dyrektora w sprawie usprawnienia prac komisji metodycznych. Jak się wydaje, nie ma potrzeby tracenia czasu całej komisji na zatwierdzanie zespołów z grupy A3. Powinny być one zatwierdzane ?w węższym gronie?, a rola komisji ograniczyć się do ich ?przyklepania?, chyba że w procesie zatwierdzania ?w węższym gronie? pojawiłyby się zdania rozbieżne. Mam nadzieję, że decyzja usprawniająca prace komisji metodycznych ukaże się w kwietniu br.


Jeśli to, co dostaliśmy w piątek (Decyzja nr 28 NDAP z dnia 23 września 2008 r. zmieniająca decyzję w sprawie utworzenia w archiwach państwowych komisji metodycznych oraz określenia zakresu i trybu ich działania) jest zapowiadanym usprawnieniem prac komisji metodycznych, to kierunek zmian niestety nie napawa optymizmem...
Wielka szkoda...
Ale po kolei:
Wzmocniono rolę recenzentów poprzez zapis: Przewodniczący komisji wyznacza co najmniej jednego recenzenta opracowywanego zespołu (zbioru) archiwalnego, który nie później niż 7 dni przed planowanym posiedzeniem komisji przedkłada sekretarzowi komisji:
a) opinię na temat zgodności opracowania zespołu lub zbioru archiwalnego, włącznie z pomocami ewidencyjno-informacyjnymi, z zasadami metodyki, a w szczególności z decyzjami i zarządzeniami NDAP,
b) w uzasadnionych przypadkach propozycje poprawek dostosowujących opracowane do zasad metodyki albo
c) wniosek o odrzucenie opracowania.

Z innych zapisów wynika, że recenzje muszą być składane do sekretarza na piśmie, który je rozsyła członkom komisji i autorom opracowania przed posiedzeniem, potem dołącza je do protokołu.
Zastanawiam się, jaki jest cel tych zmian ??????
Po co mam pisać, że w zespole X należy np. zmienić kolejność serii, ich nazewnictwo, że należy uściślić tytuły w sygn. 15-20 lub że trzeba zrobić dokładną korektę, bo są błędy literowe ??? Teraz przekazuję te uwagi przez telefon albo mailem i nie międlimy już tego na posiedzeniu KM. Oczywiście w przypadkach spornych, kiedy autor nie zgadza się z recenzentem (ma do tego przecież prawo), wtedy kwestie takie rozstrzyga KM.
Ponawiam pytanie: jaki jest cel sporządzania recenzji na piśmie i wysyłania ich jako załączniki do protokołu do NDAP ??? 

Dalej jest jeszcze gorzej, kolejny punkt omawianej tu decyzji brzmi:
Protokół posiedzenia komisji, sporządzony wg wzoru, stanowiącego załącznik do niniejszej decyzji wraz z załączonymi recenzjami oraz inwentarzami książkowymi zatwierdzonymi przez komisję przesyła się do Wydziału Organizacji i Udostępniania NDAP w terminie 14 dni od daty posiedzenia.
 Czyli do protokołu należy dołączyć inwentarze książkowe (to będą duuuuże paczki, bo często zatwierdzanych jest kilkanaście inwentarzy).
 :o :o :o
Przypominam, że zgodnie z przepisami o ewidencji oprawione inwentarze zatwierdzonych zespołów musimy wysłać też do Wydziału Ewidencji i Informacji NDAP (dawne COIA), oprócz tego wysyłamy wersje elektroniczne w celu ich zawiedzenia na stronie NDAP...
Przypominam też, że stoimy u progu wdrożenia systemu zintegrowanego ZoSIA, który zakłada dostęp do inwentarzy on-line....
Po co więc wysyłać do NDAP dwa    egzemplarze drukowanych inwentarzy ???
 :o :o :o

I dalszy cytat: W przypadku warunkowego zatwierdzenia pomocy ewidencyjno-informacyjnych do zespołu (zbioru) należy przesłać je do tegoż Wydziału niezwłocznie po zatwierdzeniu przez komisję zalecanych poprawek.
Zdanie to jest sformułowane wyjątkowo nieudolnie, bo co właściwie oznacza ??? Ze na następnym posiedzeniu KM zatwierdza zalecane poprawki ??? Chyba chodzi o to, że następna komisja stwierdza wykonanie zaleconych poprawek; jeśli o to chodzi, to trzeba to wyraźnie i precyzyjnie zapisać...
Jeśli rzeczywiście o to chodzi, to jest to zalecenie bezsensowne, bo czemu następna KM ma się tym zajmować ??? Teraz jest tak, że w przypadku warunkowego zatwierdzenia za wykonanie poprawek są odpowiedzialni kierownicy oddziałów opracowania, każdorazowo jest to zapisane w protokole (przynajmniej u nas, w Poznaniu). Takie były sugestie p. dra. J. Krochmala i wydają się one całkowicie logiczne. Z cytowanego przeze mnie zapisu wynika bowiem, że częste będą przypadki, kiedy KM będzie się zajmować tymi samymi zespołami dwukrotnie, co jest dosyć dziwaczne, bo przecież na tym pierwszym posiedzeniu zespoły były zatwierdzone (co prawda warunkowo, ale były).
 :o :o :o

Cytuję dalsze punkty:
W przypadku wystąpienia istotnych zastrzeżeń co do zgodności uchwały komisji z zasadami metodyki archiwalnej naczelnik Wydziału Organizacji i Udostępniania NDAP może - w terminie 30 dni od otrzymania uchwały - wstrzymać wykonanie tej uchwały i zwrócić się do przewodniczącego komisji o ponowne rozpatrzenie spornego zagadnienia, zgodnie z udzielonymi przezeń zaleceniami. W przypadku utrzymywania się zastrzeżeń pomimo ponownego rozpatrzenia naczelnik wskazanego Wydziału może wystąpić do Naczelnego Dyrektora Archiwów państwowych o uchylenie uchwały komisji.
Zastanawialiśmy się kiedyś, czy komisje metodyczne w archiwach są ciałami autonomicznymi. Mamy teraz jasną odpowiedź:
komisje metodyczne w archiwach nie są ciałami autonomicznymi, bo ich uchwały można zakwestionować.
Niestety, logikę zacytowanego punktu też można zakwestionować, bo stwierdzenie, że naczelnik może zwrócić się do przewodniczącego komisji o ponowne rozpatrzenie spornego zagadnienia oznacza, że to przewodniczący ma ponownie rozpatrzyć sporne zagadnienie, a nie komisja. W przeciwnym razie byłoby napisane: naczelnik może zwrócić się do przewodniczącego komisji o ponowne rozpatrzenie spornego zagadnienia przez komisję.
Byłabym bardzo wdzięczna o precyzyjną wykładnię tego sformułowania.

Wyobraźmy sobie taką sytuację:
- KM zatwierdza 20 zespołów,
- w terminie 14 dni wysyłam protokół wraz z 20 inwentarzami (z bólem serca oczywiście, bo lasy krzyczą :( :( :( ),
- w ewidencji zespoły są odhaczane jako opracowane (zgodnie z przepisami o ewidencji zespół otrzymuje kartę A, czyli jest opracowany, kiedy zatwierdzi go KM),   
- po 2 tygodniach otrzymujemy informację z WOU, że co do 10 z tych zespołów zgłaszane są istotne zastrzeżenia i trzeba jeszcze raz rozpatrzyć sporne zagadnienia,
- zakładając, że ma się to odbyć na następnym posiedzeniu, mijają 2 miesiące,
- jaki jest status tych zespołów w tym czasie (opracowany/nieopracowany) ???
- odbywa się posiedzenie KM, na którym 10 zespołów jest omawianych ponownie i poprzednie stanowisko komisji jest podtrzymane,
- pisze protokół i wysyłam w załączeniu 10 inwentarzy (teraz już nie z bólem serca, ale z poczuciem kompletnej beznadziei i postępującej depresji  :( :( :( ),
- naczelnik WOU podtrzymuje swoje zastrzeżenia i zwraca się do Naczelnego Dyrektora o uchylenie uchwały KM.
- otrzymujemy chyba informację o tym fakcie (co prawda cytowana decyzje nie reguluje tego).

Ile czasu to wszystko trwa ???
Jaki jest tego sens i cel ???
Czy to usprawni prace komisji metodycznych ???

PS. Dlaczego tak istotne zmiany nie były konsultowane z archiwami państwowymi ???
 :( :( :(   
Tytuł: Odp: Czy komisje metodyczne w archiwach są potrzebne?
Wiadomość wysłana przez: andrzej klubiński w Październik 13, 2008,
Wyjaśniając:
Autorka wypowiedzi  poddając krytyce decyzję Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych w wielu wypadkach myli się, w wielu zaś prezentuje tylko własne partykularne doświadczenie, nabyte w pracach komisji metodycznej. W dodatku  komisji, która pomija lub lekceważy przepisy wydawane przez Naczelnego Dyrektora.

Pani Hanna Staszewska-Katolik myli się pisząc, że funkcja recenzentów obecnie została wzmocniona. Pojawiły się jedynie dodatkowe zapisy, wskazujące m.in. na szczególnie istotne treści, które recenzja powinna posiadać ze względu na swój cel. Jest ona przecież narzędziem pracy komisji metodycznej.
Wątpliwości autorki wypowiedzi dotyczące sposobu przekazywania recenzji członkom komisji i autorowi opracowania zespołu wskazują, że praktyka archiwum poznańskiego jest odmienna od obowiązujących przepisów. Nie jest to jednak powód, dla którego można i należy negować decyzję Naczelnego Dyrektora.

Do zadań komisji należy m.in. ?rozpatrywanie i zatwierdzanie metod opracowania zespołów archiwalnych przed przystąpieniem  do prac nad ich opracowaniem? oraz ?ocena metod opracowania zespołów archiwalnych na podstawie sporządzonych do nich pomocy ewidencyjno-informacyjnych oraz zatwierdzanie przyjętych metod opracowania?, a także sporządzonych pomocy ewidencyjno-informacyjnych?.
Recenzja zgodne z powszechnie przyjętym znaczeniem terminu, odnosi się do dzieła lub pracy uznanej za ukończoną. Zastanawia więc, w jaki sposób pracuje Komisja Metodyczna Archiwum Państwowego w Poznaniu, skoro jej sekretarz pisze o recenzowaniu w trakcie opracowania i w dodatku na telefon. Z czym wobec tego zapoznaje się autor opracowania, jeśli nie dysponuje tekstem recenzji do której może się odnieść? Do czego ma się odnieść komisja, jeśli brak podstawy dyskusji lub sporu o metodykę opracowania?

W przypadku Archiwum Państwowego w Poznaniu określenie ?duuuże paczki? oraz postulat ochrony lasów nie znajdują uzasadnienia. Archiwum nie przesyła regularnie inwentarzy książkowych do Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych. W długich przedziałach czasu można mówić nawet o zaniechaniu tej praktyki, zwłaszcza w odniesieniu do Centrali. W ostatnim roku do COIA/WEI nie były także wysyłane inwentarze w postaci elektronicznej (ostatnie przesłano w maju 2007 r.) , a przepisy na które autorka wypowiedzi się powołuje nie są wykonywane w sposób właściwy.
Nie wspominam o fakcie, że samo sformułowanie ?inwentarz elektroniczny? jest używane w cytowanym poście w sposób nieprecyzyjny, a w przepisach brak jego określenia. Dyskusja na zebraniu naukowym ZNA w czerwcu tego roku wskazuje, że co do trafności i treści tego określenia panują duże rozbieżności. Szczególna dbałość w zakresie terminologii byłaby bardzo wskazana, zwłaszcza w tym miejscu.

Cieszy wiedza autorki na temat zintegrowanego systemu oraz sposobu tworzenia i udostępniania wstępu do inwentarza. Dyskusja na temat rozwiązań proponowanych w ZoSIA nie jest wszak przedmiotem konsultacji w archiwach, nie jest też znane stanowisko zespołu powołanego do budowy systemu w tej sprawie. Przy okazji należy zadać pytanie dlaczego tak istotne zagadnienia nie są konsultowane z archiwami państwowymi?

Zwracam uwagę, że proces konsultacji komisji metodycznej z Naczelną Dyrekcją Archiwów Państwowych nie jest nowy i był już regulowany przepisami. W swej istocie nie ingeruje on w niezależność wydawania przez komisję opinii, wobec których formułuje zastrzeżenia Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych. W świetle aktualnych przepisów reprezentowany jest przez Naczelnika Wydziału Organizacji i Udostępniania. Mam nadzieję, że pani Hanna Staszewska-Katolik nie odmawia Naczelnemu Dyrektorowi Archiwów Państwowych możliwości realizacji jego kompetencji.

Twierdzenie autorki, że komisja metodyczna zbierze się dopiero po dwóch miesiącach jest zaskakujące - terminy zwoływania posiedzeń są zależne od potrzeb, a decyzję podejmuje przewodniczący. Dwumiesięczne przerwy w obradach nie są więc ani wymogiem, ani nie muszą być regułą.

Podsumowując. Fakt, że sekretarz komisji metodycznej archiwum nie wykazuje zrozumienia dla funkcji recenzji i deprecjonuje jej pisemną formę, sprowadzając ją jedynie do nieformalnych i rozciągniętych w czasie konsultacji wskazuje, że istniała konieczność precyzyjnego ujęcia w przepisach formy i podstawowych treści, które mają być zawarte w recenzji.
Ponadto martwi, że osoba tak zaangażowana w szeroką dyskusję metodyczną, poddaje ocenie decyzję Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych jedynie z punktu widzenia własnych doświadczeń, co jest wyrazem partykularnego myślenia. Nie należy dostosowywać przepisów do realiów poznańskich, lecz realia poznańskie do obowiązujących przepisów.

Szkoda, że pani Hanna Staszewska-Katolik nie zwróciła się do poznańskiej komisji metodycznej z wyrażonymi tu wątpliwościami, i że to właśnie komisja metodyczna poznańskiego archiwum nie stała się miejscem dyskusji nad specyfiką jej prac i ich zgodnością z obowiązującymi przepisami, które czasem najwyraźniej łatwiej krytykować niż stosować. 
Tytuł: Odp: Czy komisje metodyczne w archiwach są potrzebne?
Wiadomość wysłana przez: Wojciech Woźniak w Październik 13, 2008,
Witam,
Cytat: Andrzej Klubiński
W dodatku  komisji, która pomija lub lekceważy przepisy wydawane przez Naczelnego Dyrektora.
Wydaje mi się, że nie jesteśmy jako Forumowicze w żaden sposób uprawnieni do wydawania tak zdecydowanych opinii...

Cytat: Andrzej Klubiński
Wątpliwości Autorki wypowiedzi dotyczące sposobu przekazywania recenzji członkom komisji i autorowi opracowania zespołu wskazują, że praktyka archiwum poznańskiego jest odmienna od obowiązujących przepisów.
Obowiązujące dotychczas przepisy nie regulowały zdaje się postępowania z recenzją w sposób szczegółowy pozostawiając to - jak rozumiem - archiwom. W moim archiwum recenzent zazwyczaj po prostu wygłaszał swoją opinię na posiedzeniu KM. Choć jest i praktyka stosowana przez część pracowników polegająca na udostępnianiu autorowi opracowania recenzji przed posiedzeniem. Generalnie jednak recenzje pozostawały w dość niesformalizowanej postaci.
Nowe regulacje wprowadzając sztywne wymogi rzeczywiście nasuwają pewne wątpliwości. Bo czy tak dalekie sformalizowanie procesu recenzji przyniesie rzeczywistą poprawę pracy komisji? Czy rzeczywiście ma sens przygotowywanie sformalizowanej recenzji do niewielkiego zespołu tylko po to, by stwierdzić, że jego opracowanie jest zgodne z przepisami?

Zgadzam się też z Hanią, że wprowadzone rozwiązanie polegające na dwukrotnym omawianiu zespołu zatwierdzonego warunkowo nie jest najlepszym pomysłem. De facto postępowanie z takim zespołem nie różni się już od postępowania z zespołem odrzuconym. W obu wypadkach trzeba sprawę omawiać na dwóch co najmniej posiedzeniach.

Z moich powyższych uwag wynika, że spostrzeżenia Hani, mimo że partykularne, znajdują odzwierciedlenie w opinii archiwistów również w innych częściach kraju...
Tytuł: Odp: Czy komisje metodyczne w archiwach są potrzebne?
Wiadomość wysłana przez: Hanna Staszewska w Październik 14, 2008,
Cytat: Andrzej
W dodatku  komisji, która pomija lub lekceważy przepisy wydawane przez Naczelnego Dyrektora.
Zgadzam się z Wojtkiem, że iFAR nie jest najlepszym miejscem na ocenę prac komisji metodycznych poszczególnych archiwów państwowych.

Cytat: Andrzej
Wątpliwości autorki wypowiedzi dotyczące sposobu przekazywania recenzji członkom komisji i autorowi opracowania zespołu wskazują, że praktyka archiwum poznańskiego jest odmienna od obowiązujących przepisów.
Dotychczas obowiązujące przepisy, bo wg nich postępowaliśmy, tak regulują kwestie recenzentów cyt.: Przewodniczący komisji wyznacza co najmniej jednego recenzenta opracowywanego zespołu (zbioru) archiwalnego, który ocenia pracę autora przygotowanych pomocy ewidencyjno-informacyjnych, proponuje wprowadzenie poprawek oraz przedkłada komisji projekt wniosku o zatwierdzenie lub odrzucenie opracowanych pomocy ewidencyjno-informacyjnych do zespołu (zbioru) (ust. 7 par. 4 Decyzji Nr 2 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 8 lutego 2006 r. w sprawie utworzenia w archiwach państwowych komisji metodycznych oraz określenia zakresu i trybu ich działania).
Nie wydaje mi się, żeby dotychczasowa praktyka poznańska była sprzeczna z tymi zaleceniami, tym bardziej, że w protokołach posiedzeń KM znajdują się stwierdzenia typu: Uwagi recenzenta zostały przekazane autorowi opracowania przed posiedzeniem KM. Nigdy praktyka ta nie została zakwestionowana przez ZNA, gdzie przesyłaliśmy protokoły, tak więc wydawała nam się ona właściwa.
Wojtek też zresztą zwraca uwagę, że dotychczasowe regulacje dawały w tej kwestii swobodę archiwom.
   
Cytat: Andrzej
Zastanawia więc, w jaki sposób pracuje Komisja Metodyczna Archiwum Państwowego w Poznaniu, skoro jej sekretarz pisze o recenzowaniu w trakcie opracowania i w dodatku na telefon.

Andrzeju, już wyjaśniam na przykładzie zespołów, które recenzowałam 3 tygodnie temu kolegom z Kalisza (AP Kalisz oraz AP Leszno ma wspólną KM z nami).
Otóż kolega z Kalisza przysłał mi pocztą elektroniczną 3 inwentarze w wersji elektronicznej oraz wstępy. Ja jako recenzent dokładnie to przeanalizowałam i zadzwoniłam do kolegi, aby przekazać mu swoje uwagi (dużo ich nie było, bo zarówno inwentarze, jak i wstępy były przygotowane solidnie).   

Cytat: Andrzej
Z czym wobec tego zapoznaje się autor opracowania, jeśli nie dysponuje tekstem recenzji do której może się odnieść?
Hmmmmmmmm............
Andrzeju, autor opracowania po prostu słucha tego, co mam do powiedzenie i w ten sposób zapoznaje się z recenzją. A potem odnosi się do tego, tzn. mówi, że się zgadza albo że się nie zgadza (w tym przypadku zgodził się z moimi uwagami :)). Poprawił inwentarze u siebie i kolejną wersję przysłał do mnie. Ja znowu dokładnie to przeanalizowałam i stwierdziłam, że jest ok. Więc jako sekretarz wysłałam uzgodnioną wersję inwentarzy i wstępów do członków KM.

Cytat: Andrzej
Do czego ma się odnieść komisja, jeśli brak podstawy dyskusji lub sporu o metodykę opracowania?
Andrzeju, członkowie KM otrzymali przed posiedzeniem inwentarze i wstępy i mogli się z nimi zapoznać. Na posiedzeniu oczywiście wyrażą swoje zdanie, ale nie bardzo rozumiem, w czym mogłaby im pomóc recenzja na piśmie, że np. w zespole nr 890, w sygn. 23 ? 28 należy uściślić tytuły.   

Cytat: Andrzej
W przypadku Archiwum Państwowego w Poznaniu określenie ?duuuże paczki? oraz postulat ochrony lasów nie znajdują uzasadnienia.
Obawiam się, Andrzeju, że moja troska o lasy w kontekście wprowadzonych zmian jest uzasadniona, bo odpowiedni zapis nowej decyzji NDAP nakazuje załączać inwentarze do protokołów posiedzeń KM, co jest istotną nowością.

Cytat: Andrzej
Archiwum nie przesyła regularnie inwentarzy książkowych do Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych. W długich przedziałach czasu można mówić nawet o zaniechaniu tej praktyki, zwłaszcza w odniesieniu do Centrali.

Andrzeju, podniesiona przez Ciebie kwestia nie ma żadnego związku z pracami KM, bo sprawa wysyłania inwentarzy książkowych do NDAP regulowana jest odrębnymi przepisami (ust. 7.3 par. 3 Decyzji nr 3 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 30 stycznia 2004 roku w sprawie ewidencji zasobu archiwalnego w archiwach państwowych). 

Cytat: Andrzej
Zwracam uwagę, że proces konsultacji komisji metodycznej z Naczelną Dyrekcją Archiwów Państwowych nie jest nowy i był już regulowany przepisami. W swej istocie nie ingeruje on w niezależność wydawania przez komisję opinii, wobec których formułuje zastrzeżenia Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych. W świetle aktualnych przepisów reprezentowany jest przez Naczelnika Wydziału Organizacji i Udostępniania.
Andrzeju, jeśli możliwość uchylenia uchwały KM przez Naczelnego Dyrektora nie jest ingerencją w niezależność komisji, to ja już nic nie rozumiem...

PS1.
Cytat: Andrzej
Szkoda, że pani Hanna Staszewska-Katolik nie zwróciła się do poznańskiej komisji metodycznej z wyrażonymi tu wątpliwościami, i że to właśnie komisja metodyczna poznańskiego archiwum nie stała się miejscem dyskusji nad specyfiką jej prac i ich zgodnością z obowiązującymi przepisami, które czasem najwyraźniej łatwiej krytykować niż stosować.

Andrzeju, tez ubolewam nad tym, ale nie miałam takiej szansy, bo decyzja NDAP, o której teraz dyskutujemy, zaskoczyła nas. Gdyby NDAP zwróciła się do nas z prośbą o konsultację, z pewnością dałabym wyraz swoim poglądom ;D

PS2.
Cytat: Andrzej
Ponadto martwi, że osoba tak zaangażowana w szeroką dyskusję metodyczną, poddaje ocenie decyzję Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych jedynie z punktu widzenia własnych doświadczeń, co jest wyrazem partykularnego myślenia.
Andrzeju, doceniam Twoją ocenę mojego zaangażowania w szeroką dyskusję metodyczną, obawiam się jednak, że nie mogę pozbyć się, jak to określasz, "partykularnego myślenia", bo po prostu na co dzień mam do czynienia z praktyką archiwalną... ;)     

PS3.
Cytat: Andrzej
Mam nadzieję, że pani Hanna Staszewska-Katolik nie odmawia Naczelnemu Dyrektorowi Archiwów Państwowych możliwości realizacji jego kompetencji.
Andrzeju, nie ośmieliłabym się  :)


Tytuł: Odp: Czy komisje metodyczne w archiwach są potrzebne?
Wiadomość wysłana przez: Maciej Zdunek w Październik 14, 2008,
W ostatnim roku do COIA/WEI nie były także wysyłane inwentarze w postaci elektronicznej (ostatnie przesłano w maju 2007 r.)
Gwoli ścisłości...
Po pierwsze nie w ostatnim roku, tylko w bieżącym.
Po drugie nie ma to nic do rzeczy w kontekście spraw o których dyskutujemy w tym wątku. Wszak dyskusja dotyczy Komisji Metodycznej.
Po trzecie zaś, i najważniejsze, ma to związek ze zmianą sposobu przesyłania inwentarzy do NDAP, o czym była już zresztą mowa na iFAR-ze:
choćby tu: 
http://www.ifar.nac.gov.pl/index.php?topic=942.0
i tu:
http://www.ifar.nac.gov.pl/index.php?topic=979.0
I to z wyżej wymienionych przyczyn, a nie niechęci, czy lenistwa, nie wysłaliśmy w tym roku inwentarzy, mając sporo nowych zespołów, a dodatkowo dużo dokumentacji ulotnej i technicznej, czekając na ewentualną poprawę aplikacji do importu danych lub na przyszły rok.
Ponadto, co warto dodać, Archiwum Państwowe w Poznaniu udostępnia w Internecie, na stronach www.archiwa.gov.pl inwentarze ponad 3500 zespołów, co nie jest wcale małą liczbą.
Tytuł: Odp: Czy komisje metodyczne w archiwach są potrzebne?
Wiadomość wysłana przez: Andrzej Choniawko w Październik 14, 2008,
Zachodzę w głowę jak sobie archiwa amerykańskie, francuskie itd. radzą bez komisji metodycznych. Bez czego sobie jeszcze radzą nie ośmielam się nawet napomknąć. A póki co nie spotkałem jeszcze jakiegolwiek bywałego w świecie uzytkownika, który by system informacji o zasobie polskich archiwów ośmieliłby się dać jako przykład do naśladowania tymże. Jeżeli jednak rzeczone rozporządzenie w sprawie KM zniweluje do zera możliwości nieodwoływalnego uchwalania większością głosów przez komisje metodyczne poszczególnych archiwów różnych kłócacych się z logiką i zdrowym rozsądkiem decyzji, nie byłbym nim aż tak bardzo zbulwersowany. Tyle tylko, że dopóki w myśl obowiązującej metodyki zaproszenie sołtysa przez Maciejową - przewodniczącą koła gospodyń wiejskich na inaugurację sezonu darcia pierza, musi być obligatoryjnie jako obiekt w dokumentacji ulotnej przedmiotem szczegółowego opisu, a pochylanie się nad treścią  wielostronicowych dokumentów będących załącznikami do zróżnicowanych tematycznie posiedzeń kolegialnych organów administracji państwowej czy władz politycznych różnych szczebli będzie tylko przedmiotem dobrej woli opracowującego dany zespół to wpływ respektowania tego rozporządzenia choćby w najdrobniejszych szczegółach, na doskonalenie systemu informacji w polskich archiwach nie będzie użytkownikom i uzytkowniczkom zapierał dechu w piersiach.
Tytuł: Odp: Czy komisje metodyczne w archiwach są potrzebne?
Wiadomość wysłana przez: Hanna Staszewska w Październik 14, 2008,
Spróbowałam sporządzić recenzję na piśmie zgodnie z wymogami określonymi w decyzji NDAP, recenzując inwentarz (fikcyjny oczywiście ;)) zespołu Starostwo Powiatowe we Wrześni z lat 1919-1939. Załóżmy, że zespół został zinwentaryzowany w bazie IZA 6.0 i przedmiotem recenzji jest wydruk inwentarza książkowego z bazy. Układ akt oraz sposób formułowania tytułów j.a. oraz ich datacja nie budzą zastrzeżeń.


Oto rezultat:
1. Przedstawiony inwentarz jest niezgodny z obowiązującymi wskazówkami metodycznymi do sporządzania inwentarzy archiwalnych zespołów (zbiorów) akt wytworzonych w okresie kancelarii akt spraw (XIX-XX w.), stanowiącymi załącznik do Pisma okólnego nr 2 NDAP z 28 maja 1984 r.
Poniżej zauważone niezgodności:
- forma zewnętrzna inwentarza nie spełnia wymogu ust. 8, szczególnie liczba, rozkład oraz nazewnictwo poszczególnych rubryk rażąco odbiega od przedstawionego wzoru w zał. nr 3 do niniejszych wskazówek;
- we wstępie do inwentarza podano informację, że na niektórych obwolutach akt występują przekreślone sygnatury registraturalne, brak takiego przekreślenia w inwentarzu (co powinno mieć miejsce zgodnie z zapisem w cytowanych wskazówkach: Cz. III, E, ust. 5).
2. Poniżej kolejne niezgodności, tym razem z obowiązującymi Wytycznymi NDAP z 19 marca 1960 r. w sprawie sporządzania inwentarzy książkowych dla zespołów (zbiorów) przechowywanych w archiwach państwowych:
- inwentarz stanowi wydruk komputerowy, a zgodnie z ust. 15 powinien być sporządzony w formie maszynopisu;
- pod ostatnią pozycją inwentarza brak podpisu kierownika oddziału, który skontrolował sposób opracowania zespołu (zbioru) i przyjął inwentarz (wymóg wg ust. 14).
3. Inne uwagi:
- w kilkunastu przypadkach w opisie j.a. występuje termin ?pudło?, niezdefiniowany w obowiązujących przepisach oraz w Polskim Słowniku Archiwalnym;
- w inwentarzu występuje pojęcie ?obiekt?, niezdefiniowane w obowiązujących przepisach metodycznych oraz w Polskim Słowniku Archiwalnym.   


Mam teraz problem ze sformułowaniem wniosku końcowego...

Tytuł: Odp: Czy komisje metodyczne w archiwach są potrzebne?
Wiadomość wysłana przez: Hanna Staszewska w Marzec 26, 2009,
Zastanawiam się, co w sytuacji, gdy KM zatwierdza inwentarz kartkowy, bo przecież nie ma zakazu inwentaryzacji na kartach i są archiwa, które to robią.
Co wtedy należy wysłać do NDAP jako załącznik do protokołu posiedzenia, bo obowiązani jesteśmy wysłać inwentarz książkowy (tak zapisano w przepisach).

Tytuł: Odp: Czy komisje metodyczne w archiwach są potrzebne?
Wiadomość wysłana przez: Andrzej Choniawko w Maj 25, 2009,
We wrześniu 2008 r., gdy prognozy PKB w Polskce na rok 2009 opiewały na circa 5%, ukazała się Decyzja nr 28 Naczelnego Dyrektora nakazujące wysyłanie do NDAP w formie drukowanych załączników inwentarzy zatwierdzanych przez komisje metodyczne. Czy obecnie w obliczu kryzysu, którego to wystepowania w Polsce i w związku z tym spadku
PKB w okolice "lekkiego" zera nie negują nawet najwięksi optymiści utrzymywanie w mocy tego pociągającego za sobą niemałe koszty w skali całego kraju, a łatwego do realizowania w innej formie obowiązku (od czego jest łączność elektroniczna) nie jest przypadkiem ignorowaniem wezwań organów administracji państwowej do oszczędności. 
A może, co przeoczyłem, archiwa państwowe funkcjonują w jakiejś innej czasoprzestrzeni gdzie producenci wyrobów papierniczych prześcigają się, aby archiwom państwowym dostarczać bezpłatnie całych ryz papieru, a w ślad za nimi podążają producenci sprzętu komputerowego i materiałów eksploatacyjnych z tonerami do drukarek w roli głównej.     
Tytuł: Odp: Czy komisje metodyczne w archiwach są potrzebne?
Wiadomość wysłana przez: Georg Jablonski w Lipiec 08, 2009,
Zapraszać na komisje metodyczne zawodowych archiwistów !!!!! Czy komisje są tylko dla osób wybranych przez Dyrektora?
Tytuł: Odp: Czy komisje metodyczne w archiwach są potrzebne?
Wiadomość wysłana przez: Hanna Staszewska w Październik 07, 2009,
Wątek "Czy komisje metodyczne w archiwach są potrzebne?" został założony w sierpniu 2007 r.
Okazuje się, że głosy o ich potrzebie lub też nie pojawiały się wśród "najwyższych władz archiwalnych", o czym świadczy następujący cytat:

"Zachęcając zatem środowisko akademickie do większej aktywności w tej dziedzinie [tj. do włączenia się w opracowanie archiwalnych przepisów metodycznych-HS], można tutaj jedynie zasygnalizować zmiany w podejściu do problematyki metodyczno-archiwalnej, jakie w ostatnim czasie dały się zauważyć w wypowiedziach najwyższych władz archiwalnych. Polegać one mają m.in. na znaczącym ograniczeniu - a może nawet na zawieszeniu na okres 5 lat - prac komisji metodycznych. Aktywność archiwów miałaby dzięki temu zostać skierowana na dokończenie ewidencjonowania zasobu".

Opinia ta została wygłoszona w trakcie Toruńskich Konfrontacji Archiwalnych w grudniu 2007 r., z których teraz ukazały się materiały drukiem. Cytat pochodzi właśnie z tej publikacji: J. Krochmal, Rola Zakładu Naukowego Archiwistyki NDAP w rozwoju polskiej metodyki archiwalnej, w: Toruńskie Konfrontacje Archiwalne, t.1, red. W. Chorążyczewski i A. Rosa, s. 72.       
Tytuł: Odp: Czy komisje metodyczne w archiwach są potrzebne?
Wiadomość wysłana przez: niedouczony w Marzec 02, 2010,

Chciałbym wrócić do wygasłego wątku komisji metodycznych. W całej dyskusji pojawia się w zasadzie wyłącznie sprawa opracowań zespołów, zatwierdzeń wstępów i inwentarzy.   
Przeglądałem tematy posiedzeń KM z ostatnich kilku lat. Faktycznie 80-90 proc. to opracowania zespołów. I słusznie. Absorbowanie jednak 8 osobowego gremium międzyarchiwalnego do zatwierdzenia kolejnego, 37-go już PGRN, tym razem w Pipidówce Małej, czy to nie jest zadanie ubliżające Komisji. Jej sens sprowadzał się chyba do poważniejszych spraw.
Co do reszty to już mam większe watpliwości. Przykłady z posiedzeń:
- Korekta daty skrajnej zespołu opracowanego
- Uznanie za opracowany dopływu do akt st. cywilnego jakiejś parafii z 1908 r. (1 jednostka?)
- Ocena spisów zdawczo-odbiorczych nowoprzyjętych zespołów.
Czy korektę daty (bo był dopływ jednostki, kilku jednostek uzasadniających taką korektę, to zadanie ponad możliwości dyrektora archiwum i trzeba się podpierać ?radą medrców?.
Dobrze jak się ma własną komisję, można na dwie godziny spotkać się i już. W komisji międzyarchiwalnej trzeba do większego archiwum dojechać a potem dojść w sumie 2 godziny, 2-3 godz. poobradować, i jeszcze przez 2 godziny wracać. W dużym po 2-3 wraca się do własnego biurka, w małym dzień ?przepadł?. takich dni w roku trochę się nazbiera (a jadą też dwie osoby).
Oczywiście taką datę można jakoś merytorycznie jeszcze ?obdyskutować?, tak samo np. przesunięcie jednostki między zespołami?
Instytucja rok temu otrzymała imię bohatera narodowego. Mamy jej akta, zespół jest otwartym. Skoro zmiana daty na KM, to nazwy tym bardziej. Komisja może zatwierdzić lub nie. Oczywiście zatwierdzi. Tylko czy to nie wystarczy podpis kierownika oddziału i dyrektora, w ostateczności jeszcze kolegium przy nim. Czasem zwykła literówka, a nawet wstydliwie niegramatyczne sformułowanie tytułu to nie rzecz oczywistej, zdroworozsądkowej, opisanej w ewidencji poprawki.
Czy do tak banalnych celów jest Komisja?
Ten rok ma być rokiem wielkich porządkowań ewidencji w archiwach ? bardzo mądra decyzja. Oczywiście będą korekty w stanie zespołów. Niektóre archiwa już takich korekt dokonywały i zatwierdzały je na KM. Jaki sens jest przedstawiania tego na KM. Komisja może jedynie przyjąć do wiadomości i tylko zatwierdzić. Jakie jest pole do dyskusji merytorycznej w takiej sytuacji. Pozostaje formalne podparciem się KM? Czy jeśli KM wspólna dwu archiwów nie zatwierdziła by tej korekty (różnica dwu jednostek) to znaczy, że ta różnica by z namaszczenia Komisji została odwołana? 

Tytuł: Odp: Czy komisje metodyczne w archiwach są potrzebne?
Wiadomość wysłana przez: Hanna Staszewska w Marzec 03, 2010,
Nic dodać, nic ująć...
No cóż, powyższe rozważania są chyba raczej smutne...

Pytanie "Czy komisje metodyczne w archiwach są potrzebne?" zadałam na forum w sierpniu 2007 r.
Wtedy tez od razu odpowiedziałam na nie:
Cytuj
Od razu uspokajam: osobiście uważam, że są potrzebne.
Ale zastanówmy się, co zrobić, aby usprawnić ich prace???
Od tego czasu sporo dyskutowaliśmy, rozważaliśmy różne pomysły racjonalizatorskie...
Niestety...
Mam wrażenie, że po 2,5 roku jesteśmy w tym samym miejscu, a nawet chyba nastąpił regres (przypominam o Decyzji nr 28 NDAP z 23 września 2008 r., o której też dyskutowaliśmy na forum).
 
Zastanawiam się, czy teraz też bym odpowiedziała tak samo...
Może czas dojrzeć do postawienia tezy: Komisje metodyczne w archiwach nie są potrzebne...
Oczywiście w takiej formie, w jakiej działają obecnie.
Bo zastanówmy się: opracowanie zasobu jest jedyną dziedziną działalności archiwów, gdzie decyzje podejmuje kolegialny organ (pomoce ewidencyjne, czyli inwentarze i spisy zdawczo-odbiorcze w przypadku uproszczonego opracowania zatwierdza właśnie komisja metodyczna).
Czy archiwa zakładowe są tworzone przez jakieś komisje?
Czy wnioski o brakowanie na przedpolu archiwalnym są zatwierdzane przez jakieś komisje?
Czy kwestie związane z udostępnianiem materiałów archiwalnych są roztrząsane przez jakieś komisje?
Itd...
Dlaczego więc w przypadku opracowania odpowiedzialność za nie jest rozmyta za pomocą wieloosobowych komisji...

 

Tytuł: Odp: Czy komisje metodyczne w archiwach są potrzebne?
Wiadomość wysłana przez: nikodem.b w Marzec 03, 2010,
Cytuj
Bo zastanówmy się: opracowanie zasobu jest jedyną dziedziną działalności archiwów, gdzie decyzje podejmuje kolegialny organ
Przepraszam, że się wcinam - jako kompletny laik. Ale proszę mi powiedzieć, co w tym złego, że decyzje podejmuje się w archiwach państwowych kolegialnie w odniesieniu do opracowania zasobu? Jeżeli ma się to przyczynić do właściwego opracowania również pomocy ewidencyjnych (sprawa niebagatelna dla użytkowników archiwów), to bardzo dobrze! Z faktu, że inne dziedziny działalności archiwów nie są objęte taką formą podejmowania decyzji nie musi chyba od razu wynikać konieczność likwidacji komisji metodycznych. Jak sądzę, Pani Hanna myli się także co do owego "przedpola". Zanim utworzono archiwum zakładowe w moim macierzystym zakładzie pracy, pracownik archiwum państwowego przeprowadził bardzo szczegółową ekspertyzę. Podobne ekspertyzy odbyły się także w innych odziałach zakładu w całej Polsce. Zatem nie było to całkiem działanie ad hoc! Zaś co do brakowania dokumentacji - to właśnie komisja oceny dokumentacji niearchiwalnej, powoływana przez dyrektora zakładu pracy, podejmuje decyzję, co do zasadności wybrakowania akt. Zdaje się, że wątpliwości związane z kwalifikacją akt w archiwach państwowych rozstrzygają także właściwe komisje. Czyż nie?
Pozdrawiam
Nikodem
Tytuł: Odp: Czy komisje metodyczne w archiwach są potrzebne?
Wiadomość wysłana przez: Andrzej Choniawko w Kwiecień 01, 2010,
Niedawno podczas obrony pracy doktorskiej na temat ... (ustawa o ochronie własności intelektualnej) doktoranta...(ustawa o ochronie danych osobowych) na uczelni w... (ustawa o ochronie informacji niejawnych) doszło do ciekawej dyskusji. Otóż po odczytaniu etuzjastycznych recenzji i wypowiedziach w dyskusji podkreślających wysoki poziom pracy i bezprecedensowo szerokie wykorzystanie bazy źródłowej w tym źródeł archiwalnych, których istnienia nikt dotąd nawet nie podejrzewał zabrał głos...(ustawa o ochronie danych osobowych) stwiedzając, że zasługi doktoranta są wysoce wątpliwe. Po pierwsze wobec niewygórowanego poziomu polskiej humanistyki w tym królestwie ślepców nawet jednooki może być królem, po drugie doktorant dopuścił się poważnych nadużyć o charakterze etycznym naruszając dobre imię polskiej archiwistyki. Otóż korzystał on bezceremonialnie z zespołów archiwalnych nie mających atestu działających w archiwach komisji metodycznych. Nie po to cr?me de la cr?me polskich archiwistów z mozołem i w pocie czoła ryzykując nadwarężanie kręgosłupów (nie ideowych bo te trzymają się aż za mocno, lecz w znaczeniu dosłownym) po gorących dyskusjach wobec których polemiki na posiedzeniach komisji hazardowej przypominają gaworzenie osesków, przenoszą jednostki archiwalne z zespołu do zespołu, z serii do serii, by byle magister miał te wysiłki za nic. Postępowanie takie kwalifikuje się do naruszenia  ustawy o ochronie własności intelektualnej. Jak wykazał ów dyskutant  w rzeczonej pracy doktorskiej korzystano często z jednostek archiwalnych, które nawet dla największego dyletanta powinny zgodnie z zasadą pertynencji zespołowej znaleźć się w innych zespołach. Dopiero stosowne decyzje komisji metodycznych mogłyby wyrwać te jednostki z  niewłaściwego, dyskwalifikującego ich wartość źródłową demoralizującego towarzystwa w których one dotąd przebywają. I wtedy dopiero po przeniesieniu w nowe miejsca w  otoczeniu z którym czułyby się związane więzami krwi (czytaj pieczątkami wpływu i gramaturą papieru)  nabrałyby pełnej wiarygodności źródłowej i mogłyby być cytowne bez żadnych zahamowań. W tym stanie rzeczy swą wypowiedź NN zakończył apelem o drzucenie pracy.Niestety nie poraz pierwszy wynik głosowania (pozytywny dla doktoranta) dwiódł jak bardzo niedoceniane są tytaniczne wysiłki archiwistów, "by porządek zapanował w Warszawie".           
Tytuł: Odp: Czy komisje metodyczne w archiwach są potrzebne?
Wiadomość wysłana przez: Hanna Staszewska w Listopad 04, 2015,
Odgrzewam stary wątek, bo w zeszłym tygodniu w NDAP (27-28 października) odbyła się konferencja o komisjach metodycznych, w trakcie której przedstawiciele wszystkich komisji przedstawiali jej prace. Wszyscy wyrażali zadowolenie z ich istnienia, choć niektórzy chcieliby uproszczenia ich prac. Jedynym, który się wyłamał z ogólnego chóru, był H. Niestrój (przewodniczący komisji w NAC), który jasno powiedział, że komisje powinny być raczej grupą roboczą lub radą starszych, zwoływaną w razie potrzeby, i im mniej naukowości i komisji metodycznych w opracowaniu tym lepiej, a opracowanie naukowe nazwał wprost niegospodarnością.
Ja również zabrałam głos, przedstawiając w skrócie swój pogląd (wyrażony m.in. w artykule opublikowanym w "Archiwiście Polskim" nr 4/2012): komisje w tak zbiurokratyzowanym kształcie nie są w archiwach potrzebne, archiwiści i ich kierownicy powinni odpowiadać za wyniki pracy. Komisje nie gwarantują dobrego poziomu opracowania, co widzimy nader często (te same zespoły są bardzo różnie opracowane), a utrzymywanie zasady, że tylko zatwierdzone przez komisje inwentarze można publikować w Internecie, prowadzi do tego, że ich publikacja jest opóźniana. Poruszyłam sprawę publikowania danych niezatwierdzonych przez komisje, czyli roboczych, z opcją uprzedzenia użytkowników, że mogą tam być błędy czy niedociągnięcia. Powiedziałam wprost: zapytajmy użytkowników, czy chcą takich danych w Necie? (już kiedyś na forum dyskutowaliśmy o tym) i że powinniśmy bardziej liczyć się z obywatelami-podatnikami.
Przyznaję, że reakcja zebranych mnie zaszokowała, bo usłyszeliśmy, że (cytaty): to populizm archiwalny, co to za argument: ludzie tego oczekują, musimy się szanować, nie dajmy się szantażować podatnikom, ulegliśmy lobby genealogów, nie ulegajmy presji (w większości mówili to dyrektorzy archiwów).
Naprawdę  :( :( :( :o :o :o
Na szczęście te wypowiedzi tonował dyr. A. Biernat z NDAP, który jasno stwierdził, że z takim myśleniem jesteśmy na straconych pozycjach (przykładem regulacje dot. re-use) i zastanawiał się, jak dobrze opracować zasób, żeby był użyteczny dla użytkownika; podkreślił, że podatnik jest ważny (podał przykład archiwów belgijskich, gdzie obcięto im fundusze).

Pojawiały się też głosy, że prace komisji należy odbiurokratyzować i uprościć ( ;D  ;D ;D już ćwiczyliśmy taką dyskusję w tym wątku parę lat temu).

Były też wypowiedzi (cyt.): wiele prac odbywa się poza komisją, co wynika z braku procedur, rozmowy (np. telefoniczne) mają charakter ulotny, nie ma materiału do dalszej dyskusji, nie ma materiałów na piśmie, umyka dużo wiedzy (to o uzgadnianiu rozmaitych kwestii między recenzentem a opracowującym przed posiedzeniem). Podkreślano więc znaczenie budowania dokumentacji, gdyż protokoły oddają tylko część dyskusji  ;D ;D ;D (czyli chyba jeszcze więcej papierów będziemy tworzyć  ???)

I jeszcze takie: komisje nie realizują zadań naukowych, tylko związane z praktyką archiwalną, w AGAD są śródkomisje i komisje wstępne  ;D, niektóre km obradują cały dzień, są i posiedzenia dwudniowe, niektóre km opiniują plany nadzoru (np. w Krakowie, takie było zalecenie kontroli z NDAP), potrzebna jest współpraca km z CKM i uczelniami, naukowość km może podnieść samoocenę archiwistów  ;D, km spełniają funkcje edukacyjne i integracyjne (to jest fajne  ;D), przydałyby się warsztaty z zakresu edytorstwa (do pisania wstępów), postępująca informatyzacja prowadzi do separacji członków km od akt  ;D.

A tak poza wszystkim zastanawiam się (i powiedziałam to głośno w czasie obrad), co powiedzieliby nasi użytkownicy, gdyby usłyszeli, o czym rozmawiamy...



Tytuł: Odp: Czy komisje metodyczne w archiwach są potrzebne?
Wiadomość wysłana przez: Robert2000 w Listopad 05, 2015,
To, co Pani napisała o reakcji dyrektorów AP, jasno dowodzi, że archiwa nie są traktowane jako jednostki mające służyć społeczeństwu, tylko jako udzielne księstwa ich dyrektorów. I taka też jest moja konstatacja. O roli NDAP nawet nie chce mi się już pisać. Generalnie - uważam, że cały system polskiej archiwistyki państwowej powinien być gruntownie zmodernizowany i zreformowany (z jedną fundamentalną zasadą na czele - ma przede wszystkim służyć ludziom, a nie światkowi archiwalnemu).