IFAR
Internetowe Forum Archiwalne => Metodyka Archiwalna => Wątek zaczęty przez: Dory w Październik 07, 2019,
-
Cytat z przykładowej IK dla podmiotu działającego w systemie tradycyjnym:
Par. 8 ust. 2 - Dopuszcza się wykorzystanie narzędzi informatycznych w celu: (?) dokonania dekretacji, pod warunkiem przeniesienia treści tej dekretacji na przesyłkę wraz z datą i podpisem osoby dokonującej przeniesienia tej treści.
Wyjaśnijcie, proszę. Chodzi o dekretowanie poczty elektronicznej typu: Pani Krysiu, proszę przeczytać tego mejla i przygotować odpowiedź. Następnie wydruk i zanotowanie dekretacji na tym wydruku? Jeśli tak - jaki sens ma takie postępowanie, gdy np. firma, taka jak moja, ma dwa oddziały zamiejscowe i na skrzynkę w Warszawie trafiają czasami sprawy, którymi ma zająć się np. Kraków. Te mejle przesyłane są po prostu do właściwej osoby i dopiero tam drukowane.
Czy źle robimy? Nasza IK jest z 2006 r. i w ogóle nie reguluje postępowania z dokumentacją elektroniczną, więc robimy tak, jak nam się wydaje :-[
O co chodzi z tym przeniesieniem dekretacji?
Pytam, bo przygotowuję nową IK.
-
Ten zapis dotyczy przede wszystkim sytuacji gdy jednostka pracująca w tradycyjnym systemie wykonywania czynności kancelaryjnych korzysta z systemu teleinformatycznego do elektronicznego obiegu dokumentów (nie mylić z EZD).
Systemy takie umożliwiają rejestrację wszystkich czynności kancelaryjnych, w tym dekretacji. Ponieważ jednak informacja o dekretacji zawarta w systemie nie równa się dekretacji, ta ostatnia musi zostać odnotowana bezpośrednio na dokumencie.
Co do maili - wiadomości email wpływające na oficjalną skrzynkę jednostki pracującej w tradycyjnym systemie wykonywania czynności kancelaryjnych muszą być drukowane, rejestrowane w dzienniku podawczym i po opatrzeniu identyfikatorem wpływu przekazane do dekretacji na takich samych zasadach jak przesyłki papierowe.
Jeśli email wpływa na indywidualną skrzynkę służbowa pracownika wówczas nie musi być rejestrowany ani dekretowany - o ile ma znaczenie robocze dla sprawy, której dotyczy.
Maile o istotnym znaczeniu dla sprawy muszą przejść pełna ścieżkę rejestracji i dekretacji, nawet jeśli wpłyną na skrzynkę pracownika.
Przy czym niektóre jednostki upraszczają w swoich instrukcjach postępowanie z mailami wpływającymi na indywidualne skrzynki pracowników, wprowadzając zasadę, że - niezależnie od istotności takiego maila - nie są one rejestrowane ani dekretowane, a jedynie drukowane i włączane bezpośrednio do akt sprawy.
-
Ten zapis dotyczy przede wszystkim sytuacji gdy jednostka pracująca w tradycyjnym systemie wykonywania czynności kancelaryjnych korzysta z systemu teleinformatycznego do elektronicznego obiegu dokumentów (nie mylić z EZD).
Systemy takie umożliwiają rejestrację wszystkich czynności kancelaryjnych, w tym dekretacji. Ponieważ jednak informacja o dekretacji zawarta w systemie nie równa się dekretacji, ta ostatnia musi zostać odnotowana bezpośrednio na dokumencie.
Co do maili - wiadomości email wpływające na oficjalną skrzynkę jednostki pracującej w tradycyjnym systemie wykonywania czynności kancelaryjnych muszą być drukowane, rejestrowane w dzienniku podawczym i po opatrzeniu identyfikatorem wpływu przekazane do dekretacji na takich samych zasadach jak przesyłki papierowe.
Ok, jasna sprawa, jeśli na skrzynkę w Warszawie trafi sprawa, którą ma się zająć pracownik w Warszawie. Ale jeśli ma się zająć pracownik w Krakowie? Przecież nie będziemy drukować, dekretować i odsyłać pocztą do Krakowa... Wtedy zostaje dekretacja elektroniczna i odesłanie drogą elektroniczną do pracownika w Krakowie czy jak?
Przepraszam, ale nie ogarniam, jak mogłoby to wyglądać... :-[
Jeśli email wpływa na indywidualną skrzynkę służbowa pracownika wówczas nie musi być rejestrowany ani dekretowany - o ile ma znaczenie robocze dla sprawy, której dotyczy.
Maile o istotnym znaczeniu dla sprawy muszą przejść pełna ścieżkę rejestracji i dekretacji, nawet jeśli wpłyną na skrzynkę pracownika.
Przy czym niektóre jednostki upraszczają w swoich instrukcjach postępowanie z mailami wpływającymi na indywidualne skrzynki pracowników, wprowadzając zasadę, że - niezależnie od istotności takiego maila - nie są one rejestrowane ani dekretowane, a jedynie drukowane i włączane bezpośrednio do akt sprawy.
-
Ok, jasna sprawa, jeśli na skrzynkę w Warszawie trafi sprawa, którą ma się zająć pracownik w Warszawie. Ale jeśli ma się zająć pracownik w Krakowie? Przecież nie będziemy drukować, dekretować i odsyłać pocztą do Krakowa
Oczywiście, że nie. W opisanej sytuacji mail zostanie w Warszawie rozpoznany jako mylnie skierowany, przesłany na skrzynkę krakowskiego oddziału i tamtejszy kierownik zadekretuje go na właściwego pracownika.
Innymi słowy Warszawa nie będzie go w ogóle dekretować, a jedynie prześle do właściwego odbiorcy (Kraków) i dopiero tam nastąpi dekretacja.
Przynajmniej ja tak to rozumiem.
-
Dziękuję za wyjaśnienie.