IFAR
Internetowe Forum Archiwalne => Archiwa Zakładowe => Wątek zaczęty przez: peperoni w Grudzień 08, 2020,
-
Mam teczkę .261 B5 a w niej podteczki założone przez osobę, która prowadzi zamówienia publiczne. Każda podteczka ma nadaną (chyba przez pracownika a nie przez system elektroniczny, który funkcjonuje w jednostce) inną kategorię i okres przechowywania. W podteczkach znajdują się projekty finansowane ze źródeł zewnętrznych. I teraz moje pytanie, jak to wszystko zarchiwizować w sytuacji kiedy w jrwa nie ma informacji dot. dokumentacji projektowej? Jedynie w umowach jest informacja o okresie przechowywania po zakończeniu projektu. Czy należy np. przyjąć, że jeśli projekt nakazuje trzymanie 5 lat dokumentów po jego zakończeniu - to tak czynimy? Nie zwracamy uwagi na to, że zamówienia publiczne mają kat. B5?
-
Dwie kwestie:
1 - Jeśli z odrębnych przepisów, lub umów wynika obowiązek dłuższego przechowywania dokumentacji niż to jest określone w JRWA, to te przepisy lub umowy mają pierwszeństwo
2 - Podeczka jest integralną częścią teczki rzeczowej, w ramach której została utworzona.
Zatem okres przechowywania dla wszystkich podteczek w ramach jednej teczki rzeczowej będzie wspólny - jeśli z uwagi na odrębne przepisy/umowy dokumentacja w poszczególnych podteczkach miałaby różne kategorie archiwalne, to cała teczka rzeczowa (wraz ze wszystkimi podteczkami) otrzymuje najwyższą z tych kategorii.
Jeśli projekty w poszczególnych podteczkach mają różne daty zakończenia, to okres przechowywania wszystkich podteczek liczymy od najpóźniejszej z tych dat - czyli końca roku, w którym zakończą się wszystkie sprawy we wszystkich podteczkach.
Swoja drogą moim zdaniem w przypadku zamówień publicznych zamiast podteczek wygodniejszym i bardziej zasadnym rozwiązaniem jest stosowanie teczek przedmiotu.
-
W szpitalu, w którym pracuję praktycznie wszystkie oddziały przy prowadzeniu dokumentacji zamówień publicznych trzymają ją rozdzielnie: osobno trzymane są wnioski, osobno faktury, osobno umowy, etc.
Zastanawiam się jak tę dokumentację przygotować do archiwizacji. Jest jej mnóstwo (jeden oddział "produkuje" do kilkunastu tysięcy wniosków rocznie) i nie bardzo wiem jak to ogarnąć. Wydaje mi się, że wszystkie te wnioski należałoby połączyć, ale to jest mrówczana i, z braku czasu oraz ludzi, niewykonalna praca. Czy dopuszczalne jest przekazanie tej dokumentacji na zasadzie Tom I-wnioski, Tom II-faktury, Tom III-umowy?
-
To jest B5... Jak tak opiszesz jak napisałem to ok. Równie dobrze mógłbyś napisać zamówienia publiczne - projekt x i w spisie z-o przy ilości tomów 3.
-
U mnie umowy to B10.