IFAR
Internetowe Forum Archiwalne => Metodyka Archiwalna => Wątek zaczęty przez: Dory w Listopad 13, 2013,
-
Czy zdarzyło się wam, że w waszym archiwum były teczki, których zawartość kompletnie nie pasowała do tytułu teczki? W moim archiwum jest kilka takich teczek. W teczce "Współpraca z zagranicą" żaden, absolutnie żaden dokument, żadne pismo nie dotyczy współpracy z zagranicą :o
W teczce "Wyjazdy zagraniczne" są m.in. sprawozdania z przebiegu studiów doktoranckich i plany kształcenia kadr :o
Wiecie, co zrobić z taką teczką? Usunąć z ewidencji? Co zrobić z dokumentami zawartymi w tej teczce? Przyjąć na stan w teczce z odpowiednim tytułem?
-
Jeśli jest to tylko kilka teczek, to ja bym do spisu zdawczo-odbiorczego zrobiła notatkę, w której napisałabym, iż zawartość nie odpowiada opisowi i co rzeczywiście zawiera teczka. Po odpowiednim czasie dałabym takie teczki do ekspertyzy.
-
Ja również doradzam poddanie teczek ekspertyzie przez AP :)
-
Usunąć z ewidencji?
Na pewno nie usuwać! Mnie uczono, że jeśli tytuł jest błędny to należy go zostawić ale w nawiasie i podać właściwą zawartość teczki uzupełniając tytuł. A co do ekspertyzy to raczej jeśli upłynął już okres przechowania określony dla danej teczki. Bo inaczej po co? Ekspertyzy dokonuję się najczęściej w celu podjęcia decyzji czy daną teczkę można już zniszczyć czy należy ją przechowywać.... Jeśli nie, to wystarczy chyba zapytać o to podczas najbliższej kontroli. Ja bym tak właśnie zrobił.
-
Błędny tytuł należy bezwzględnie poprawić i uzupełnić tak, aby odpowiadał zawartości teczki. Można go nawet przekreślić i obok wpisać poprawny (a na spisie można dodać w uwagach, że był błędny tytuł i można go zacytować, to dla tych, dla których tytuł jest ważnym elementem identyfikacyjnym teczki).
Pozdrawiam
-
Dziękuję wszystkim za odpowiedzi :)