IFAR

Internetowe Forum Archiwalne => Archiwizacja materiałów cyfrowych i digitalizacja analogowych => Wątek zaczęty przez: Wojciech Woźniak w Grudzień 05, 2006,

Tytuł: Strony www instytucji państwowych a e-dok
Wiadomość wysłana przez: Wojciech Woźniak w Grudzień 05, 2006,
Witam
Natrafiłem ostatnio na stronach rodzimego miasta Opola na teksty protokołów sesji rady miasta oraz uchwał od roku 1990, zaopatrzone w przyzwoitą wyszukwiarkę.
W związku ze zbliżającym się wejściem w życie rozporządzeń o dokumentacji elektronicznej zastanawiam się jak owe treści powinny być potraktowane. Przede wszytskim czy owe teksty będą dokumentami elektronicznymi? Czy wobec tego urząd będzie zobowiązany wyposażyć je w komplet metadanych wskaznych przez rozporządzenie? A może nie - może to tylko chwalebna twórczość samorządowców nijak mająca się do dokumentacji elektronicznej? Ale wówczas należałoby podnieść, że zrobiono kawał dobrej roboty w zakresie digitalizacji pewnej części materialów archiwlanych i byłoby trochę bez sensu gdyby w archiwum te same materiały poddano ponownej digitalizacji.
Co Szanowni Formumowicze sądzą o takiej sytuacji?
Tytuł: ADE do testów już niabawem dostępne w Internecie
Wiadomość wysłana przez: Kazimierz Schmidt w Grudzień 06, 2006,
Bardzo dziękuję za ten post.
Kończymy prototyp systemu do gromadzenia archiwalnych dokumentów elektronicznych (środki z rezerwy celowej budżetu państwa na informatyzację). Dziś przesyłaliśmy doń testowe dane z urzędów w Częstochowie, Chorzowie (tzn. oni wysyłali - Pani Jolanto, Pani Patrycjo, Kajetanie - dziękuję!) oraz z NDAP.
System bedzie udostępniony (tylko w zakresie dokumentów publicznych oczywiście) powszechnie w Internecie. Instytucje przekazujące dane i archiwa właściwe miejscowo będą miały dostęp w pełnym zakresie.
Jak będzie sprawdzone że dobrze działa - natychmiast ogłoszę. Będziemy liczyć na Forumowiczów.

Wracając do stron Internetowych: to, że dostępne są protokoły z posiedzeń Rady Miasta jest rzeczą oczywistą i wynikającą w przepisów prawa. Każde miasto tak powinno mieć. Ba, każdy podmiot publiczny. Wynika to z przepisów ustawy o dostępie do informacji publicznej. Własnie jest przygotowywane nowe rozporządzenie MSWiA w tej sprawie zob. http://bip.mswia.gov.pl/_service/page_render.asp?sd=true&nodeid=0&topicnodeid=1134&docnodeid=1655

Piszę o BIP-ie i o archiwum dokumentów elektronicznych (nazwijmy je ADE) po to aby zwrócić uwagę na pewną rzecz:
Aby "wyprodukować" BIP najpierw trzeba przygotować dokumenty do opublikowania. Wymagania wobec BIPu są tak duże, że nie da się tego dobrze zrobić "ekstensywnie" za pomocą zwiększenia liczby etatów do zajmowania się BIPem (czli wzynaczenia ludzi, którzy mają za zadanie "zdobywanie" dokumentów elektroniczych do opublikowania). Dlatego zwykle w tle rozbudowanego BIPu działa w urzędzie system do obiegu dokumentów elektronicznych (albo raczej powinien). I to w tym systemie przygototwywane, akceptowane i utrwalane są dokumenty elektroniczne.
W założeniu ADE ma otrzymywać dane z takich systemów a nie te wtórnie ogłoszone w BIP-ach. Argumentów przemawiających za takim rozwiązaniem można znaleźć kilka:
1.
Do archiwum trafiają dokumenty "pierwotne" (specjalnie nie używam słowa "oryginały") - czyli te z których BIP dopiero powstanie (wszak "po drodze" do BIPu rózne rzeczy mogą się zdarzyć.
2.
W każdym podmiocie publicznym wytwarzającym materiały archiwalne musi być wykaz akt. Wykaz akt zgodnie z ostatnimi rozporzadzeniami MSWiA pozostaje klasyfikatorem i kwalifikatorem także dla dkumentów elektronicznych (to oczywiste, że nie można inaczej bo część dokumentacji zawsze będzie papierowa). System do obiegu dokumentów elektronicznych musi zgodnie z prawem ów wykaz akt uwzględniać. A skoro tak to "biorąc" do archiwum dokumenty pierwotne możemy skorzystać z wykazu akt i przekazać do archiwum wyselekcjonowane dokumenty (a tak naprawdę sprawy) zakwalifikowane do kategorii A. I stąd dostaniemy wszystkie porzebne uchwały i n ie tylko. Tak więc dane z BIP będzie można zatrzymać co najwyżej jako przykład (tak wygladał BIP w grudniu 2006). ale na pewno nie jako źródło podstawowych danych bo te będziemy i tak mieli, do tego w wersji pełniejszej i od razu opracowane.
3.
Archiwizowanie zawartości BIPu (czy w ogóle stron internetowych) to trochę tak jak archiwizowanie programu nadawanego przez telewizję. Można nagrywac wszystko jak leci "z anteny" uznając, że to najlepszy sposób na archiwizację takich materiałów. Ale "jak leci" nagrywa się tylko kila dni w roku. A do archiwizacji "idą" materiały pierwotne. Dlaczego?
a) bo audycje się powtarzają
b) bo jakość nadawania jest znacząco niższa od produkcyjnej
c) bo telewizja nie ma prawa utrwalać audycji na których emisję uzyskała jednorazową licencję
d) bo podczas produkcji własnych materiałów powstaje często sporo wartościowych "ścinek" a przede wszystkim cała (bardzo ważna) dokumentacja towarzysząca wyprodukowanym audycjom.
e) bo nie zawsze emituje się całość przygotowaną przez twórców.
Argumenty a), d), e) pasują jak ulał do sytuacji urzędu: to co ma to są "materiały produkcyjne" a to co ogłasza w BIPie to "emisja".
Ponadto opublikowanie w BIPie wiąże się często z zamianą formatu dokumentu pierwotnego na format html albo pdf. A więc z wykonaniem nieautoryzowanej kopii. Wystarczy przyjrzeć się bliżej danym z BIPu MSWiA do któego link jest powyżej. Za dokumenty tam ogłoszone odpowiadają redaktorzy publikujący.
Na koniec polecam BIP Urzędu Miasta w Częstochowie zob. http://czestochowa.bip-gov.pl/.  Tamże można znaleźć nie tylko uchwały  Rady (też od 1990) ale i projekty uchwał . Dzięku temu, że "pod spodem" chodzi system obiegu dokumentów takie coś jest możliwe. Ale współpracując nad projektem ADE z UM Częstochowa, nie pomysleliśmy nawet, że będziemy brać dane z BIP-u - my weźmiemy je bezpośrenio z systemu który dane przygotowuje. I będzemy mieli w ADE nie tylko końcowe dokumenty, ale całe "elektroteczki" albo raczej "elektrosprawy" ilustrujące chronologicznie sposób ich załatwienia.
Polecam BIP UM Częstochowa bo w NDAP jeszcze tak daleko nie jesteśmy ale jesteśmy na dobraj drodze. Mamy system obiegu dokumentów (i mamy BIP, który można z nim zintegrować).  Praktycznie cztery wydziały używają go na codzień. To od nich trafią też testowe "paczki archiwalne" do ADE. Mozliwa jest też pełna informatyzacja urzędu w bliskim czasie. Nie ukrywam, że liczę tu na nowego NDAP :) Bo bez niego się nie uda.
cdn.
Tytuł: Strony www instytucji państwowych a e-dok
Wiadomość wysłana przez: Wojciech Woźniak w Grudzień 07, 2006,
Witam
pan Kazimierz Schmidt napisał
Cytuj
Dlatego zwykle  - podkreślenie WW - w tle rozbudowanego BIPu działa w urzędzie system do obiegu dokumentów elektronicznych (albo raczej powinien).

Pan Schmidt opisał sytuację, w której rzeczywiście sprawy wydają się dość jasne - w tym procesie powstają dokumenty elektroniczne i można z nimi postąpić jak należy. Ale co w sytucji gdy systemu nie ma, a dokumenty np. protokoły sesji, zostały przepisane do Worda a potem wklejone na stronę www? Może w tej sytuacji problem rozwiązałaby odpowiednia kwalifikacja stron www w wykazie akt? (zob. http://www.archiwa.net/articles.php?topic=23).
Tytuł: archiwizacja stron www
Wiadomość wysłana przez: Kazimierz Schmidt w Grudzień 07, 2006,
Cytat: "Wojciech Woźniak"
Ale co w sytucji gdy systemu nie ma, a dokumenty np. protokoły sesji, zostały przepisane do Worda a potem wklejone na stronę www? Może w tej sytuacji problem rozwiązałaby odpowiednia kwalifikacja stron www w wykazie akt? (zob. http://www.archiwa.net/articles.php?topic=23).


Więcej na temat propozycji uwzglednienie stron www w wykazie akt pisałem jeszcze na forum Archnetu. Obszerny cytat z tego materiału + dodatkowe przemyślenia jest też na IFAR zob. http://lublin.ap.gov.pl/ifar/ifarforum/viewtopic.php?p=135#135

Myślę, że nadal jest to aktualne. Zwłaszcza nasze forum (to w końcu też "strona www") jest dobrym przykładem.
Oczywiście nie znaczy to że nie należy od czasu do czasu robić "zdjęcia" stony (raz na miesiąc, raz na rok?). Wszystko jednak zależy od możliwości technicznych, prawnych, finansowych i organizacyjnych. Nie czarujmy się: nie mamy na to wszystko środków. Jak Pan myśli ile stron www zarchiwizowalibyśmy za milion zł?
W trakcie konsultacji projektu rozporządzenia MKiDN dotyczącego archiwizacji materiałów publicznej radiofonii i telewizji prezes TVP ostro protestował (uzasadniając to dodatkowymi kosztami i tym, że audycje o wartości archiwalnej i tak ma zachowane i to źródłowe a nie emisję) przeciw przepisowi narzucającymi nadawcy obowiązek nagrywania całego programu "jak leci" ... z trzech dni w roku. Oczywiście MKiDN się nie zgodził bo to nie są duże koszty.
Pytanie jednak brzmi: jak często mielibyśmy robić archiwizację strony www podmiotu (codziennie, co tydzień co miesiąc czy może ... co godzinę)
Dużo w tej sprawie może dac do myślenia co dopiero rozpowszechniony na stronie BIP MSWiA projekt rozporządzenia w sprawie... BIP.
zob. http://bip.mswia.gov.pl/_service/page_render.asp?sd=true&nodeid=0&topicnodeid=1134&docnodeid=1655
Bardzo zachęcam do zapoznania się. I to nie tylko w kontekście tego jak wyglądają BIP-u archiwów państwowych, które przeważnie mają BIP gdzieś (to jeszcze nic - zobaczcie np BIP telewizji publicznej - boki zrywać). Wg BIP-u MKiDN Naczelnym Dyrektorem Archiwów Państwowych jest Daria Nałęcz, a jeśli już jakiś urząd centralny ma zakładkę "stan załatwiania spraw" to są tam ... numery telefonów czynne w godzinach pracy urzędu. Wróćmy jednak do projektu rozporządzenia:
§ 19.
"Informacje zgromadzone w bazie danych SGBIP oraz informacje publiczne zgromadzone na stronach podmiotowych BIP kopiuje się systematycznie na odrębne elektroniczne nośniki informacji, nie rzadziej niż raz na dobę."

I teraz pytanie konkursowe: ile "odrębnych" nosników będzie po roku jeśli ten przepis nie ulegnie zmianie?
I kolejne pytania: jak długo trzymać te nośniki? czy trzeba wpisac je do wykazu akt?
Oczywiście ideą tego przepisu był obowiązek wykonywania kopii bezpieczeństwa i z cała pewnością nie chodziło o kopiowanie "bez opamiętania". Tym bardziej że np. BIP archiwów państwowych jest utrzymywany na serwerach wynajmowanych od firmy prywatnej i zgodnie z umową ta firma dba o sprawy techniczne. Wykonuje codziennie kopie bezpieczeństwa BIPów ale po pewnym czasie "zagrywa" nośniki kolejnymi kopiami...

Wracając do kwestii "protokoły sesji, zostały przepisane do Worda a potem wklejone na stronę www". To faktycznie dobre pytanie bo skoro wszystkie podmioty publiczne MUSZĄ mieć BIP i często jest to JEDYNE co wyprodukowały elektronicznie w jako-tako uporządkowanej formie (a nie w formie CD-romów w szafce u pana Kazia) to może warto pokusić się o załapanie tegoż...
Ja jestem pragmatykiem: w takim przypadku protokoły z sesji i tak dostaniemy w formie papierowej. I nie próbujmy robić za dany podmiot tego co do niego należy. Jeśli więc miałby nam przekazać owe protokoły z sesji do archiwum to prosze bardzo ale nie jako "oraz strony www" tylko w "paczce archiwalnej" określonej strukturze zgodnie z rozporządzeniem MSWiA. Przecież jeak dostajemy teczki aktowe to chcemy aby każda z nich była opisana, spinacze wyjęte itd... Nie decydujmy za dany podmiot czy uznaje on, że protokoły z sesji "trzyma" w wersji elektronicznej czy na papierze. Jeśli jednak zdecyduje się na to aby nie trzymać papieru (archiwum elektroniczne) to musi wtedy mieć do tego odpowiedni (zgodny z kilkoma przepisami prawa) system informatyczny, a nie stronę www...
Przecież wyniki ostatnich wyborów były (jescze są) prezentowane na stronach www. Czy mamy zatem zachować te strony www czy raczej te wyniki wyborów?
Myślę, że trzeba ciosać kołki na głowie decydentów, że o archiwizacji dokumentów elektronicznych trzeba mysleć już wtedy gdy one powstają (i łapać metadane automatycznie)  a nie dopiero wtedy jak nikt ich już nie potrzebuje. Wtedy ich opracowanie byłoby niezwykle kosztowne. Metodyka archiwalna wypracowana dla dokumentacji tradycyjnej kompletnie się nie nadaje do stosowania dla dokumentów elektronicznych.
Może ktoś uważa inaczej?
Tytuł: Strony www instytucji państwowych a e-dok
Wiadomość wysłana przez: Wojciech Woźniak w Grudzień 10, 2006,
Witam
Nie bardzo mam pojęcie jak mogłaby wyglądaą archiwizacja stron www biorąc pod uwagę ich dynamikę. To rzeczywiście może być kłopot, choć z drugiej strony, czy strony stanowiące część serwisu miasta a zawierające protokoły sesji podlegają zmianom? Może udałoby się je zarchiwizować jednorazowo...?
Pan Kazimierz Schmidt napisał:
Cytuj
Ja jestem pragmatykiem: w takim przypadku protokoły z sesji i tak dostaniemy w formie papierowej. I nie próbujmy robić za dany podmiot tego co do niego należy. Jeśli więc miałby nam przekazać owe protokoły z sesji do archiwum to prosze bardzo ale nie jako "oraz strony www" tylko w "paczce archiwalnej" określonej strukturze zgodnie z rozporządzeniem MSWiA.

Wrócę do tego co pisałem w pierwszym poście wątku: kwestia raz wykonanej pracy. Fakt, że protokoły wpisane do Worda a potem wklejone na stronę www nie spełniają wymogów co do zawartości metadanych, ale i tak są bliższe archiwaliom zdigitalizowanym niż protokoły papierowe. Słowem: mniej pracy (a więc taniej) będzie wymagać opatrzenie takich protokołów ze stron www metadanymi (już w AP) niż wpisanie (czy zeskanowanie) owych. Owszem widzę tu innym problem: gwarancji autentyczności i kwalifikacji takiej kopi (?) cyfrowej.
Pan Kazimierz Schmidt napisał również:
Cytuj
Nie decydujmy za dany podmiot czy uznaje on, że protokoły z sesji "trzyma" w wersji elektronicznej czy na papierze. Jeśli jednak zdecyduje się na to aby nie trzymać papieru (archiwum elektroniczne) to musi wtedy mieć do tego odpowiedni (zgodny z kilkoma przepisami prawa) system informatyczny, a nie stronę www...

Jak rozumiem nie ma mowy o sytuacji dublowania się treści w dwóch formach: papierowej i elektronicznej? Jeśli elektronicznie to z pełnymi, wymaganymi metadanymi a papier na przemiał? No ale to można zastosować tylko w odniesieniu do dokumetacji wytwarzanej pod rządami odpowiednich przepisów, które dopiero wejdą w życie (za 5 chyba miesięcy). A jakoś nie wierzę, żeby ten czy inny urząd miasta dał się namówić na uzupełnianie metadanych jeśli do wyboru będzie miał możliwość przekazania tylko dokumentacji papierowej. I zapewne odżałuje pracę włożoną w digitalizację owych protokołów sesji...
Tytuł: Uzupełnianie metadanych...
Wiadomość wysłana przez: Kajetan Wojsyk w Grudzień 16, 2006,
Cytat: "Wojciech Woźniak"
Jak rozumiem nie ma mowy o sytuacji dublowania się treści w dwóch formach: papierowej i elektronicznej? Jeśli elektronicznie to z pełnymi, wymaganymi metadanymi a papier na przemiał? No ale to można zastosować tylko w odniesieniu do dokumetacji wytwarzanej pod rządami odpowiednich przepisów, które dopiero wejdą w życie (za 5 chyba miesięcy). A jakoś nie wierzę, żeby ten czy inny urząd miasta dał się namówić na uzupełnianie metadanych jeśli do wyboru będzie miał możliwość przekazania tylko dokumentacji papierowej. I zapewne odżałuje pracę włożoną w digitalizację owych protokołów sesji...


Sprawa uzupełniania metadanych nie jest taka skomplikowana ani pracochłonna jak się może wydawać. W moim urzędzie (Urząd Miasta Częstochowy) od paru lat stosowany jest elektroniczny obieg dokumentów, w którym część metadanych dopisywana jest  automatycznie przez system. Nikt nie może skorzystać z aplikacji, jeśli się wcześniej nie zalogował z  wykorzystaniem własnego hasła (które z kolei każdy utrzymuje w tajemnicy, bo wcześniej podpisał stosowne oświadczenie, że przyjął do wiadomości politykę bezpieczeństwa z wszystkimi jej skutkami).  System "wie" zatem, kto i kiedy (data, czas) się zalogował. Inne rzeczy opierają się o słowniki - cała struktura organizacyjna, RWA, nazwiska i stanowiska pracowników są wprowadzone do systemu. Po zalogowaniu się system "wie" więc także w jakiej komórce organizacyjnej i na jakim stanowisku pracuje osoba, która cokolwiek w systemie robi. Jeśli owa osoba stworzy dokument, system opisze to stosownymi metadanymi. Żeby nie rozwadniać tematu i nie prowadzić długich wywodów (szkoda czasu, szkoda życia) powiem, że prezydent najzwyczajniej w świecie wyraził swoją wolę w tej kwestii (tzn. sam zaczął korzystać z systemu i zakomunikował to podległym pracownikom). "Jaki gazda, taka jazda...". System istnieje, z faktami się nie dyskutuje. Archiwa jutra powstają dzisiaj. To co dzisiaj chcemy zachować dla przyszłych pokoleń, musi być w swej istocie niezniszczalne. To jak ciało i niesmiertelna dusza. Ciało (papier) ulega zniszczeniu, a dusza (treść) może istnieć nawet bez stałego nośnika, gdyż może się przenosić z jednego, chwilowego nośnika na inny. W religiach wschodu jest to reinkarnacja, dla miłośników muzyki jest to przenoszenie (tzw. przegrywanie) melodii z oryginału (np. wykonanie utworu na koncercie) na kolejne nośniki (pierwsze nagranie studyjne), płyta analogowa, potem CD, potem MP3 player, potem coś (nie wiem jeszcze co, jestem na etapie MP3 playera, w którym mam utwory Mozarta). Mozart swoje zapisy nutowe zrobił na papierze. Ale ten zapis nutowy sam z siebie nie brzmiał, musieli go odtworzyć ludzie... Odtworzyli tak, jak potrafili odczytać papierową interpretację zamysłu Mozarta - i utrwalili za pomocą środków technicznych podówczas dostępnych.
W moim głębokim przekonaniu archiwiści sami siebie ustawiają na  pozycji magazynierów starego papieru (złośliwi mówią "makulatury") i opiekunów relikwii, jakimi są dla nich archiwalia. Bardziej zajmują się nośnikiem (temat - Kwaśny papier) niż tym, co na nim zostało zapisane. W chwili tworzenia owego zapisu (dziesiątki i setki lat temu) ówcześni ludzie starali się COŚ zapisać, utrwalić dla potomnych. To, na czym utrwalali, naprawdę nie było dla nich najważniejsze, bo jeżeliby tak było, ryliby w metalu. Gdyby archiwiści na nowo odczytali swoją misję, staliby się kapłanami wiedzy i nie nominalnymi, a rzeczywistymi depozytariuszami dziedzictwa narodowego. Ale to temat na dłuższą rozprawę.
Tytuł: Strony www instytucji państwowych a e-dok
Wiadomość wysłana przez: Wojciech Woźniak w Grudzień 16, 2006,
Witam (tym bardziej serdecznie, że Nowy Ifarowicz  :D )
Uzupełnianie metadanych dokumentów elektronicznych tak sobie wyobrażam jak Pan Kajetan przedstawił - czyli w maksymalnym stopniu zutomatyzowane. Tylko, że sprawa, którą tu próbuję roztrząsać jest troszkę bardziej złożona: otóż chodzi mi o opisywanie metadanymi materiałów, które powstały w formie papierowej a następnie zostały zdigitalizowane (owe protokoły sesji na stronach www). Automatycznie da się w tym wypadku wygenerować dane związne z procesem digitalizacji, ale nie z powstaniem dokumentu (które miało miejsce np. w 1995 r.). Te metadane trzeba będzie chyba wprowadzić ręcznie - tu widzę kłopot. Urząd mając do wyboru: przekazać zawartość witryny z pełnymi metadanymi albo wcale (bo przecież i tak przekazuje papier, a jak pisał pan Kazimeirz Schmidt raczej nie ma sensu archiwizować całych stron www) wybierze opcję wcale (czyli tylko papier).
Cytuj
W moim głębokim przekonaniu archiwiści sami siebie ustawiają na pozycji magazynierów starego papieru (złośliwi mówią "makulatury") i opiekunów relikwii, jakimi są dla nich archiwalia.

To już prawie herezja  :P A serio: jest na iFAR wątek: czym mają zajmowac się archiwści w przyszłości http://www.ifar.lublin.ap.gov.pl/ifarforum/viewtopic.php?t=172. Może tam warto te rozważania kontynuować (bo nie jestem za paleniem heretyków :P ).
Tytuł: Strony www instytucji państwowych a e-dok
Wiadomość wysłana przez: Kajetan Wojsyk w Grudzień 16, 2006,
Cytat: "Wojciech Woźniak"

Cytuj
W moim głębokim przekonaniu archiwiści sami siebie ustawiają na pozycji magazynierów starego papieru (złośliwi mówią "makulatury") i opiekunów relikwii, jakimi są dla nich archiwalia.

To już prawie herezja  :P A serio: jest na iFAR wątek: czym mają zajmowac się archiwści w przyszłości http://www.ifar.lublin.ap.gov.pl/ifarforum/viewtopic.php?t=172. Może tam warto te rozważania kontynuować (bo nie jestem za paleniem heretyków :P ).


Witam,
wyrażam cichą nadzieję, że uniknę stosu, aczkolwiek nie mam nic przeciw kremacji moich szczątków, byle po wyzionięciu...

Nie chcę (wyłącznie z powodu braku czasu) wdawać się w bardzo długie dyskusje, ale ponieważ dyskutujemy o sprawach naprawdę fundamentalnych, dlatego przedstawię swój punkt widzenia w poruszonych kwestiach:

1. To, czy urząd przekaże treść uchwał Rady na papierze czy w postaci elektronicznej obecnie zależy TYLKO i WYŁĄCZNIE od szefa - prezydenta, burmistrza, wójta. I to będzie pierwszy test, czy człowiek ten rozumie, co to jest dziedzictwo narodowe, i czy rozumie zasadniczą różnicę pomiędzy kosztami i procesem zabezpieczania treści dokumentów w chwili ich wytwarzania a 100 lat później.
2. Jeśli nośnik jest tak ważny, to proszę już dzisiaj wytworzone dokumenty kategorii "A" zabezpieczać w sposób uniemożliwiający zniszczenie ich przez wilgoć, roztocza, atmosferę, światło itp. Będzie taniej i prościej, niż potem w ramach projektu "kwaśnego papieru"...
3. Ci, którzy chcą zabezpieczać nośniki w postaci dysków twardych, taśm magnetofonowych itp. powinni pracować w muzeach, konserwować przedmioty traktowane jako przedmioty właśnie, a nie jako nośniki informacji. Istotą zachowania informacji, a więc przekazu, dla zapisania którego nośnik został wyprodukowany, jest jej odpowiednio liczne powielenie i rozproszenie tak, by żaden kataklizm nie mógł jej zniszczyć.
4. Rolę nowoczesnych tj. mentalnie dostosowanych do czasów, w których informację potrafimy zapisać elektronicznie - archiwistów (podkreślam po raz kolejny: ARCHIWISTÓW - pracowników merytorycznych archiwów, a nie magazynierów, sprzątaczek itp, też zresztą zapewne pracujących w archiwach) pojmuję jako rolę specjalistów od zarządzania WAŻNĄ informacją - tak ważną, że nie pozwalamy jej zatrzeć czy zagubić, bo stanowi ona dziedzictwo narodowe i świadczy o naszej tożsamości. Papier o tożsamości narodowej nie świadczy - zapis na nim - tak.  
5. W celu wyjaśnienia mojego postrzegania roli różnych archiwistów posłużę się przykładem - swoistą analogią. Otóż dzisiejszy "stary" archiwista kojarzy mi się z człowiekiem przygotowującym materiały zagadki historycznej, którą przyszłe pokolenia kosztem znacznego wysiłku organizacyjnego i ekonomicznego będą musiały rozwiązywać. Dokonuje selekcji materiałów - te na przemiał, a te do archiwum. Za kilkaset lat z tych pozostawionych materiałów (jeśli się zachowają) historycy będą usiłowali się czegoś więcej o nas i naszych czasach dowiadywać. Takie SUDOKU. Mamy strzępki informacji i analizujemy, co przed wiekami tamtejsi selekcjonerzy zniszczyli. Albo co było, ale nie zostało zarejestrowane. Oczywiście dzisiejsze zwielokrotnienie i powielenie informacji może spowodować, że nie będzie trzeba się wysilać, maszyny wybiorą z gigantycznej przestrzeni informacyjnej co trzeba - ludzkość dopracuje się narzędzi; przedsmak w postaci Hakii i Google mamy. A to by znaczyło, że tradycyjnie pojmowani archiwiści wyginą jak dinozaury! Jak płatnerze, kołodzieje, ludwisarze itp., - co najwyżej przetrwają w szczątkowej postaci. Ale przecież mamy całą materialną, pokawałkowaną i nieczytelną powszechnie spuściznę PRZESZŁOŚCI! I tutaj przechodzę do "nowych" archiwistów.
6. Nowi archiwiści powinni zająć się takim przygotowywaniem WSZELKICH (również tych prastarych) zasobów informacyjnych do ich elektronicznego wyszukiwania, by wyspecjalizowane systemy informatyczne były w stanie - dzięki ich szybkości i precyzji - kojarzyć związane ze sobą wątki historyczne i wydarzenia, pokazywać związki przyczynowo-skutkowe, wskazywać na dalsze braki i niespójności historyczne). Dopóki nie będziemy w stanie PRZECZYTAĆ ZDALNIE we własnym, współcześnie używanym języku wszelkich zapisów, jakie zostały po naszych przodkach, my i nasi potomni będziemy mieli co robić...
7. Jak długo nie będzie możliwe wykonanie wywodu przodków poprzez zadanie pytania w przeglądarce internetowej (i nic nie stoi na przeszkodzie, by zajmowali się tym archiwiści, i by każdy zainteresowany za to płacił) - mamy co robić... Księgi pariafialne są obrazkami - tekstami pisanymi w wielu językach, a zawierającymi istotne i kluczowe dane, które w dzisiejszych programach stosowanych w USC zapisuje się w BAZACH DANYCH, a więc my robimy to, czego nasi przodkowie zrobić nie mogli, bo nie mieli środków technicznych. Pisali więc na papierze. A my, zamiast te księgi karta po karcie wprowadzać do baz (nie chodzi jedynie o skanowanie, które ma uchronić treść księgi zanim papier się rozsypie w proch lub ulegnie zniszczeniu, ale by potem ową treść zapisać w postaci tekstu przeszukiwalnego, a w końcu przetłumaczonego na język współczesny), kręcimy się w kółko i biadolimy, że tyle to a tyle kilometrów archiwaliów leży na półkach - i ciągle przybywa...
8. Ostatnia już rzecz. Powtarzam, że archiwalia JUTRA powstają dzisiaj. Zamiast zajmować się materią, papierem i wydawnictwem, bo to robota edytorów, drukarzy itp, zadbajmy o zachowanie oryginału - zapisu cyfrowego z którego wytworzono wydruk (dla mnie wydruk jest KOPIĄ) w postaci przeszukiwalnej i zgodnie z istniejącymi już przepisami. Wiem, że znowu zaczną się nieprowadzące do niczego dyskusje nad tym, co jest oryginałem, a co kopią, nadal "starzy" archiwiści będą mówić o "egzemplarzach", teczkach i kilometrach bieżących, których przybywa i przybywa, nie ma pieniędzy na przechowywanie, ale jest to dyskusja jałowa - nie chcę w niej już uczestniczyć, bo - statystycznie i bardzo optymistycznie rzecz biorąc, 2/3 okresu życia mam już za sobą, a pracy przed sobą tyle, że na kilka "żyć" by wystarczyło...

APELUJĘ:
======

Dołóżmy wszelkich starań, by jak najszybciej uniemożliwić zarzucanie archiwów papierem - im szybciej się to stanie, im szybciej postawimy tamę papierowi a zajmiemy się zachowaniem TREŚCI, a nie celulozy, tym szybciej archiwa zaczną stawać się miejscem, które jest naprawdę ważne, gdzie będzie wszystko, co ludzkość w zakresie przekazu dla dalszych pokoleń wytworzyła, gdzie będzie można otrzymać potrzebne wyciągi, analizy opracowania itp. Będzie to miejsce koncentracji informacji, wiedzy o czasach minionych i obecnych, a archiwiści staną na zaszczytnym i godnym miejscu strażników dziedzictwa narodowego, a nie magazynierów staroci... Ich praca zostanie doceniona, bo będzie rzeczywiście potrzebna i użyteczna.

P.S.
Co do herezji: los zdarzył, i naprawdę nie było w tym mojej inicjatywy, że zostałem członkiem Rady Archiwalnej bieżącej kadencji. A to oznacza, że traktuję śmiertelnie poważnie wszystko to, co powiedziałem - los dziedzictwa narodowego jest w naszych rękach - nas, ludzi XXI wieku, członków społeczeństwa informacyjnego.
Tytuł: Strony www instytucji państwowych a e-dok
Wiadomość wysłana przez: Wojciech Woźniak w Grudzień 19, 2006,
Witam
Panie Kajetanie, pozwolę sobie zinterpretować Pana opinie - jeśli źle Pana zrozumiem proszę mnie sprostować.
Tok myślenia Pana Kajetana oparty jest na jednej zasadniczej przesłance, z której jednak nie wszyscy zdają sobie sprawę, a już zwłaszcza nie wszyscy archiwści. Tą przesłanką jest przewidywanie oparte na doświadczeniach ostatnich - powiedzmy 20 lat - i sprowadzające się do tezy: w przyszłości ludzie używać będą systemów informatycznych, w których treść nie będzie w sposób nierozerwalny związna z nośnikiem pozostając jednocześnie niezależna od ludzkiej pamięci (też zresztą "tylko" nośnika). Jest to przewidywanie, któremu dziś można przyznać dużą dozę pewności, ale nie 100%. Pytanie: czy obawa że za jakieś 25 lat nastąpi zasadnicza zmiana trendu i jednak odejdziemy od informatyzacji jest wystarczającym argumentem by zwlekać z przesiadką na nośniki cyfrowe? Pan Kajetan mówi, że absolutnie nie. I chyba wypada przyznać mu rację. Im wcześniej zaczniemy tworzyć i pracować z dokumentami elektronicznymi, im wcześniej zaczniemy dokumenty papierowe digitalizować tym lepiej dla nas i dla ludzi korzystających z archiwaliów (szerzej: informacji) w przyszłosci (dyskusja mikrofilmowac czy skanować: http://www.ifar.lublin.ap.gov.pl/ifarforum/viewtopic.php?t=567&start=15, w kontekście tego co napisał pan Kajetan odpowiedź jest oczywista).

Argumenty pana Kajetana jednak nie odnoszą się do postawionego przez mmnie problemu. Rozumiem, że ogromną rolę ma do odegrania szef urzędu. Tylko czy w ponad 2 tys. gmin w Polsce są szefowie gotowi własną determinacją wymusić szybko informatyzację? Oczywiście nie. Ustawodawca również tego nie zrobi - sukcesem jest i tak przygotowanie stosownych rozporządzeń, co nie zmienia faktu, że większość środowiska archiwalnego podchodzi do sprawy jak do jeża. Więcej jest obaw niż nadziei związanych z nowymi mozliwościami. Brak świadomości, że cała ta informatyzacja to nie dopust boży ale niesamowite ułatwienie w zarządzaniu informacją.

Ale sam odbiegam od tematu... Proponuję studium przypadku: co by pan, Panie Kajetanie zrobił w opsianej przeze mnie sytuacji:
a) zarchiwizował owe strony w ramach wybiórczej archiwizacji BIP-u jako strony www?
b) nakłonił urząd do zaopatrzenia owych protokołów w wymagane metadane i przejął je jako kopie elektroniczne?
c) przejął do archiwum państwowego owe dokumenty elektroniczne oraz ich papierowe oryginały (nie wszystkie powstały pierwotnie w wersji elektronicznej - lata '90) i zaopatrzył je w metadane w procesie opracowania w archiwum państwowym?
d) przemielił wersje papierowe a zostawił tylko elektroniczne (oczywiście z metadanymi)?
e) inne...

I wymyślił mi sie jeszcze inny problem związany z publikacjami w BIP-ie. Otóż po upływie określonego okresu dokumentacja elektroniczna będzie trafiać do archiwum. A co z jej częścią publikowaną w BIP? Chyba nie zniknie wówczas ze stron BIP? Ale miejscem jej przechowywania będzie juz wówczas archiwum państwowe (dokumentacji elektronicznej oczywiście). Wybiegając jeszcze dalej w przyszłość - do tego samego dokumentu: powiedzmy protokołu sesji rady miasta będzie można dotrzeć poprzez stronę BIP urzędu, który ją (dokumentację) wytworzył i poprzez strony archiwów państwowych (ktore stały się jej przechowawcą). Tak? Czy coś pokręciłem?
Tytuł: Strony www instytucji państwowych a e-dok
Wiadomość wysłana przez: Kajetan Wojsyk w Styczeń 01, 2007,
Cytat: "Wojciech Woźniak"
Witam
Panie Kajetanie, pozwolę sobie zinterpretować Pana opinie - jeśli źle Pana zrozumiem proszę mnie sprostować.
....
Ale sam odbiegam od tematu... Proponuję studium przypadku: co by pan, Panie Kajetanie zrobił w opsianej przeze mnie sytuacji:
a) zarchiwizował owe strony w ramach wybiórczej archiwizacji BIP-u jako strony www?
b) nakłonił urząd do zaopatrzenia owych protokołów w wymagane metadane i przejął je jako kopie elektroniczne?
c) przejął do archiwum państwowego owe dokumenty elektroniczne oraz ich papierowe oryginały (nie wszystkie powstały pierwotnie w wersji elektronicznej - lata '90) i zaopatrzył je w metadane w procesie opracowania w archiwum państwowym?
d) przemielił wersje papierowe a zostawił tylko elektroniczne (oczywiście z metadanymi)?
e) inne...

I wymyślił mi sie jeszcze inny problem związany z publikacjami w BIP-ie. Otóż po upływie określonego okresu dokumentacja elektroniczna będzie trafiać do archiwum. A co z jej częścią publikowaną w BIP? Chyba nie zniknie wówczas ze stron BIP? Ale miejscem jej przechowywania będzie juz wówczas archiwum państwowe (dokumentacji elektronicznej oczywiście). Wybiegając jeszcze dalej w przyszłość - do tego samego dokumentu: powiedzmy protokołu sesji rady miasta będzie można dotrzeć poprzez stronę BIP urzędu, który ją (dokumentację) wytworzył i poprzez strony archiwów państwowych (ktore stały się jej przechowawcą). Tak? Czy coś pokręciłem?


Witam, przepraszam, że dopiero teraz odpowiadam, ale wcześniej nie mogłem wygospodarować czasu. A dzisiaj - 1 stycznia 2007 roku - i jest chwila czasu a także okazja, by złożyć najserdeczniejsze życzenia pomyślności wszystkim ludziom dobrej woli...

Wracam do rzeczy - i odpowiadam w punktach, odnosząc się do poszczególnych pytań P. Wojciecha:

Ad. a) - w ogóle nie wchodzi w rachubę z wielu przyczyn, z których pierwszą jest bezsens zajmowania się wtórnymi tekstami (bo pierwotne, owe "oryginały" mają albo postać papierową i zostaną przekazane do archiwów państwowych w takiej właśnie postaci, albo trafią tam już jako pliki (a w nieodległej przyszłości dokumenty) w postaci elektronicznej, zaopatrzone w komplet metadanych. Sprawa jest zero-jedynkowa. Tak, albo siak.

Ad. b) - słowo "nakłonił" nie pasuje do sytuacji - należałoby to po prostu wykonać i już! Jak nie musimy nikogo nakłaniać, by łaskawie pobrał uposażenie, tak nie będziemy nakłaniać, by wykonał przydzieloną mu pracę - to tylko sprawa kierownika urzędu. Jest jednak "ale": nie można tego zrobić, w normalnym trybie, bo trzeba byłoby włączyć wehikuł czasu i ponownie wykonać kiedyś już zrobioną pracę, tyle, że zrobioną w świecie papierowym, technikami wówczas stosowanymi; teraz trzeba byłoby zrobić to samo, ale używając elektronicznego obiegu dokumentów, w którym metadane dopisują się same (a już nie ci sami ludzie, nie te daty, nie ta struktura urzędu, jak w momencie powstawania owych dokumentów!!!), bo ich dopisywanie to de facto tworzenie innej rzeczywistości. Jeszcze raz przypomnę, że zdecydowana większość metadanych dopisuje się sama, stanowi wartość dodaną wnoszoną przez elektroniczny system obiegu dokumentów. Pracownik dopisuje tylko i wyłącznie to, czego ów system sam z siebie wiedzieć nie może.

Zachodzi jednak pytanie - i na tym warto się byłoby skoncentrować: czy nie należałoby na obecnym etapie - mimo wspomnianych trudności - stworzyć "dokumentów", które nie byłyby oryginałami, ale "uwierzytelnionymi" odpisami? Bo tak właśnie robimy z naszymi dokumentami w BIP-ie (i tu jest to, o co Panu Wojciechowi od początku chodziło). Plik zgodny w 100% CO DO TREŚCI z dokumentem papierowym (tzw. oryginałem, na którym widnieje podpis i pieczęć Przewodniczącego Rady Miasta zamieszcza się w BIP z adnotacją naczelnika Biura Rady Miasta u dołu, poniżej nazwiska (nie podpisu, jedynie nazwiska, tak samo jak w drukowanych wydaniach Dziennika Ustaw) poświadczającą "za zgodność z oryginałem" treść uchwały. Oznacza to, że naczelnik Biura Rady Miasta osobiście odpowiada za zgodność tej treści z papierowym oryginałem. Treść ta jest zgodna z tym, co znajduje się w elektronicznym obiegu dokumentów, i co posłużyło do zrobienia papierowej kopii, którą ręcznie podpisał Przewodniczący Rady Miasta i którą od tego momentu nazywamy oryginałem... Marzy mi się, i postaram się do tego doprowadzić w bieżącej kadencji (bo technologia i prawo już na to pozwalają), by owa papierowa kopia już nie była wytwarzana, bo jest naprawdę niepotrzebna - potrzebna jest nam tylko TREŚĆ uchwały w miejscu sieci, któremu ufamy!
 

Ad. c) - odpowiedziałem poniekąd w Ad. b) - to nie jest praca dla archiwów, bo najzwyczajniej nie dałyby rady z uwagi na ogrom pracy i brak wszystkich potrzebnych danych.

Ad. d) - troszczyłbym się jedynie o wersje elektroniczne z metadanymi, a papierowych w ogóle nie tworzyłbym. Papierowe wydruki zawsze byłyby jedynie papierowymi kopiami elektronicznego oryginału. Po raz nie wiem już który nie chciałbym przypominać, że prawnicy korzystają z elektronicznych narzędzi takich jak Lex, Legalis itp., a nie z drukowanych papierowych Dzienników Ustaw. Mimo, iż prawo mówi, że te papierowe są podstawą, na którą należy się powoływać (znowu poruszam temat, któremu należałoby poświęcić więcej miejsca)... Należy pamiętać, że dzisiejsze dokumenty urzędowe powstają przy użyciu komputerów; co przeszkadza, żeby były elektronicznie podpisywane przez Przewodniczącego Rady Miasta czy Prezydenta - i stanowiły oryginał? To, że zajmujemy się papierowymi wersjami powoduje jedynie straty: pomieszczenia, ludzie, czas, wynagrodzenie - i osiągamy marny efekt, bo do tych wszystkich zapisów powinniśmy mieć dostęp ZDALNIE - i to do treści przeszukiwalnej wyszukiwarkami, a nie do obrazów - skanów stron.


I ostatnia rzecz - ów problem poruszony na końcu... Archiwa - w jakiejkolwiek swojej postaci - były, są, i będą. Bo najzwyczajniej są potrzebne. W dodatku wiemy mniej więcej, czego od nich oczekujemy w nowych warunkach technologicznych i jak trzeba postępować, by stopniowo je zinformatyzować całkowicie. A BIP? Zapewne będzie przechodził różne ewolucje, zanim osiągnie funkcjonalnie swoje podobieństwo do elektronicznych archiwów państwowych i pewnego pięknego poranka stwierdzimy, że jest on po prostu JAWNĄ CZĘŚCIĄ archiwów państwowych w rozproszeniu (przypominam, że też jest oparty o bazy danych!) - i tyle. Będą już wtedy istniały mechanizmy wyszukiwawcze, które znajdą wszystko, byle tylko to coś miało postać elektroniczną i było poprawnie opisane metadanymi.

Pozdrawiam
Kajetan Wojsyk
Tytuł: Strony www instytucji państwowych a e-dok
Wiadomość wysłana przez: Wojciech Woźniak w Styczeń 02, 2007,
Witam
Ad. a) Jasna sprawa - Bez względu na to czy materiały do BIPu trafią jako wtórniki dokumentów elektronicznych sensu stricto, czy jako wtórniki przpisanych/zeskanowanych protokołów, które zapisano gdzieś na hdd jako .doc, czy .jpg, pozostają wtórnikami (a może nawet trójnikami  :P ). Problem, który tu dla mnie zaistniał to kwestia ekonomiki pracy w sensie globalnym. Bo jeśli zeskanowano/przepisano już określone dokumenty to wykonano część pracy polegającej na ich digitalizacji. Szkoda by było, żeby w archiwach przeprowadzano tę digitalizację po raz drugi (podatnicy się nie ucieszą).
Ad. b) Tu troszkę inaczej sprawę widzę. To prawda, że nie da się już tych metadanych wpisać automatycznie tak jak w systemie elektronicznego obiegu dokumentów, ale w archiwach właśnie to robimy - tworzymy metadane do dokumentów. Na razie są to dokumenty papierowe, ale metadane już są konstruowane w formie elektronicznej. Chodziło mi więc o owe "tworzenie innej rzeczywistości". Pozwolę więc sobie podtrzymać propozycję b). Dziś archiwiści zakładowi zobowiązani są do opisu teczek, Dlaczego nie mieliby opatrzyć w metadane e-doków?
Zaś co do "uwierzytelnionych odpisów" to idea jest piękna i ze wszech miar słuszna, ale znowu dotyczy dokumentów wytwarzanych aktualnie.
Ad. d) Co do współczesnych dokumentów pełna zgoda, ale co z tymi nieszczęsnymi protokołami z lat dziewięćdziesiątych? Tu nie da się zignorować istnienia papieru nwet jeśli dysponować będziemy wersją elektroniczną. A może się da?

Co do istnienia archiwów i BIP - Pan Kajetan chyba potwierdził moje przewidywania: będą istnieć dwa źródła tych samych dokumentów elektronicznych: BIP i archiwa elektroniczne. Niby nic złego - parę MB tam czy siam, a jednak wydaje się że jakoś nie tak to powinno wyglądać...
Tytuł: Strony www instytucji państwowych a e-dok
Wiadomość wysłana przez: Kajetan Wojsyk w Styczeń 05, 2007,
Cytat: "Wojciech Woźniak"
Witam
Ad. a) Jasna sprawa - Bez względu na to czy materiały do BIPu trafią jako wtórniki dokumentów elektronicznych sensu stricto, czy jako wtórniki przpisanych/zeskanowanych protokołów, które zapisano gdzieś na hdd jako .doc, czy .jpg, pozostają wtórnikami (a może nawet trójnikami  :P ). Problem, który tu dla mnie zaistniał to kwestia ekonomiki pracy w sensie globalnym. Bo jeśli zeskanowano/przepisano już określone dokumenty to wykonano część pracy polegającej na ich digitalizacji. Szkoda by było, żeby w archiwach przeprowadzano tę digitalizację po raz drugi (podatnicy się nie ucieszą).
Ad. b) Tu troszkę inaczej sprawę widzę. To prawda, że nie da się już tych metadanych wpisać automatycznie tak jak w systemie elektronicznego obiegu dokumentów, ale w archiwach właśnie to robimy - tworzymy metadane do dokumentów. Na razie są to dokumenty papierowe, ale metadane już są konstruowane w formie elektronicznej. Chodziło mi więc o owe "tworzenie innej rzeczywistości". Pozwolę więc sobie podtrzymać propozycję b). Dziś archiwiści zakładowi zobowiązani są do opisu teczek, Dlaczego nie mieliby opatrzyć w metadane e-doków?
Zaś co do "uwierzytelnionych odpisów" to idea jest piękna i ze wszech miar słuszna, ale znowu dotyczy dokumentów wytwarzanych aktualnie.
Ad. d) Co do współczesnych dokumentów pełna zgoda, ale co z tymi nieszczęsnymi protokołami z lat dziewięćdziesiątych? Tu nie da się zignorować istnienia papieru nwet jeśli dysponować będziemy wersją elektroniczną. A może się da?

Co do istnienia archiwów i BIP - Pan Kajetan chyba potwierdził moje przewidywania: będą istnieć dwa źródła tych samych dokumentów elektronicznych: BIP i archiwa elektroniczne. Niby nic złego - parę MB tam czy siam, a jednak wydaje się że jakoś nie tak to powinno wyglądać...

No więc jeszcze raz: nie widzę żadnego powodu, by w ogóle zajmować się i zastanawiać nad archiwizacją BIPów, czy stron internetowych, czy jakichś innych opisów rzeczywistości "internetem pisanej". Pierwsze zapisy - oryginały dokumentów (elektronicznych) mamy w elektronicznych obiegach dokumentów.  One są już opisane metadanymi, trafią do archiwów w takiej postaci w sposób naturalny i nasi potomkowie będą mieli łatwo. Z kolei to, co dopiero zamieniamy z postaci papierowej na postać elektroniczną może mieć dwie postaci - albo skan jako obraz (np. tif), albo dokument DOC, ODT, PDF czy coś podobnie przeszukiwalnego. Tak czy inaczej, trzeba będzie dopisywać do nich metadane w związku z wymogami archiwum - dokument musi być wyszukiwalny na różne sposoby. I ja proponuję: niech obecne dokumenty, które są archiwaliami jutra już teraz będą produkowane całkowicie elektronicznie, a my zajmijmy się digitalizacją tego, co zostało po poprzednich pokoleniach, póki te papiery jeszcze się nie rozsypały, póki treść na nich zapisana jest do uratowania. Skoncentrujmy się na odczytywaniu tych treści i i ukierunkujmy wysiłek na ich zamianie w postać przeszukiwalną.
Tytuł: Strony www instytucji państwowych a e-dok
Wiadomość wysłana przez: Wojciech Woźniak w Styczeń 08, 2007,
Witam
Pan Kajetan napisał:
Cytuj
(...) nie widzę żadnego powodu, by w ogóle zajmować się i zastanawiać nad archiwizacją BIPów, czy stron internetowych, czy jakichś innych opisów rzeczywistości "internetem pisanej". Pierwsze zapisy - oryginały dokumentów (elektronicznych) mamy w elektronicznych obiegach dokumentów.

Obawiam się panie Kajetanie, że jest Pan zbytnim optymistą. Ja bliższy jestem przekonaniu, że większość materiałów do BIP-ów nie pochodzi z obiegów dokumentacji elektronicznej, lecz jest na potrzeby BIP w różny sposób digitalizowana. Nie można więc tu mówić o pierwotnej formie elektronicznej, ale o kopii elektronicznej pierwotnej wersji papierowej. Zgadadzając się z Panem co do przewagi form elektronicznych próbuję ustalić jak najbardziej ekonomiczny (w sensie czasu i pięniedzy) sposób owej digitalizacji. Chodzi mi o to, by raz wykonana za pieniądze podatnika praca nie była powtarzana, skoro można tego uniknąć. Pewna chińska mądrość mówi: jeśli wprowadzasz te same dane do komputera po raz drugi, to znaczy że masz za dużo wolnego czasu.  :P Dlatego nie przypadkiem uczepiłem sie owych protokołów z lat '90 - ich wersją pierwotną jest papier, współczesne dokumenty - jeśłi mają szczęście znaleźć się w urzędzie takim jak UM w Częstochowie - mają duże szanse narodzić się e-dokumentami i w tym wypadku kwestii nie ma, bo sprawa jest oczywista. Problem jest z tymi, których byty przybrały dwie formy: papierową, uznawaną za pierwotną i elektroniczną - wtórną, acz bardziej obecnie pożądaną. Papier archiwa przejąć muszą, a wersje elektroniczne? Na dziś - nie. Więc po przejęciu akt z lat '90 w fromie papierowej archiwiści przystapią do ich digitalizacji...
Tytuł: Strony www instytucji państwowych a e-dok
Wiadomość wysłana przez: Kajetan Wojsyk w Styczeń 09, 2007,
Cytat: "Wojciech Woźniak"
Papier archiwa przejąć muszą, a wersje elektroniczne? Na dziś - nie. Więc po przejęciu akt z lat '90 w fromie papierowej archiwiści przystapią do ich digitalizacji...

Panie Wojciechu, kierunek Pańskiego myślenia bardzo mi odpowiada w kontekście "chińskiego przysłowia" i jego ekonomicznie pozytywnego wydźwięku. Ale, niestety, jeśli nasi potomni mają mieć łatwiej, to mamy chyba tylko 2 możliwości: albo sami zaczniemy w urzędach i innych instytucjach posiadających materiały archiwalne digitalizować, albo archiwa będą to musiały zrobić. No, chyba że zdarzy się cud (w Częstochowie łatwiej w cuda wierzyć), i archiwa po prostu nie będą przyjmowały papieru, a tylko treść, bo np. prawo nie pozwoli inaczej... Przecież wysiłek digitalizowania rozłożony na wiele podmiotów to drobiazg, naprawdę nic, to się robi mimochodem, codziennie troszeczkę; jak suma tych "troszeczek" spadnie na archiwum, to je zasypie... Walczmy o dobre prawo!

Pozdrawiam
Kajetan Wojsyk

P.S.
Istotnie, jestem nieuleczalnym optymistą...
Tytuł: Strony www instytucji państwowych a e-dok
Wiadomość wysłana przez: Jarek w Styczeń 09, 2007,
A czy nie jest tak, że dokumenty publikowane w BIPie to swego rodzaju metadane dotyczące ich publikacji właśnie?
Tytuł: Strony www instytucji państwowych a e-dok
Wiadomość wysłana przez: Wojciech Woźniak w Styczeń 09, 2007,
Witam
Cytat: "Kajetan Wojsyk"

(...)  albo sami zaczniemy w urzędach i innych instytucjach posiadających materiały archiwalne digitalizować, albo archiwa będą to musiały zrobić.

Słusznie, a pierwsze kroki już zostały zrobione w formie owych kopii elektronicznych przy okazji budowy BIP. Teraz juz tylko przejść na obieg dokumentacji elektronicznej a publikowane w necie protokoły wyposażyć w stosowne metadane.
Cytat: "Kajetan Wojsyk"

No, chyba że zdarzy się cud (w Częstochowie łatwiej w cuda wierzyć), i archiwa po prostu nie będą przyjmowały papieru, a tylko treść, bo np. prawo nie pozwoli inaczej... (...) Walczmy o dobre prawo!

Takie rzeczy to tylko w Częstochowie... Obawiam się, że daleka droga przed nami, choć pierwsze kroki poczynione. Ale proszę choćby zwrócić uwagę na kwestie digitalizacji w archiwach: ciągle przegrywa z mikrofilmowaniem i to mimo, że czas produkcji jednej rolki mikrofilmu dochodzi do 3 lat (!) a czytnik kosztuje 15 tys. zł (to równowartość trzech "wypasionych" komputerów z 19' monitorami). A gdzie tu miejsce ma myślenie o gromadzeniu danych w elektronicznych formach przeszukiwalnych? Dlatego (że się powtórzę) tym cenniejsze byłoby "przechywcenie" wszelkich form elektronicznych powstałych w urzędach, bo każdy "troszeczek" w tej sytuacji to krok w stronę digitalizacji.

Cytat: "Jarek"
A czy nie jest tak, że dokumenty publikowane w BIPie to swego rodzaju metadane dotyczące ich publikacji właśnie?

Pewnie Pan Kajetan odpowie na Pana pytanie bardziej kompetentnie, ale kto mi zabroni wtrącić swoje :P ? Myślę, że dokumenty publikowane w BIPie zawierają metadane dotyczące ich publiakcji, ale na nich akurat zależeć powinno chyba tylko historykom BIPu... Zawierają jednak też metadne dotyczące samych siebie tzn. określenie autora, daty powstania, statusu, rodzaju, etc. a więc mają już sporo cennych informacji, które w normalnym trybie dodaje się do opisu w archiwum (zakładowym lub państwowym). W przypadku o jakim pisał Pan Kajetan, gdy owe publikacje pochodzą z obiegu dokumentów elektronicznych te metadane są o wiele pełniejsze niż te jakie mogłyby być nadane w archiwum.
Ale i w pozostałych przypadkach mają coś bardzo cennego - treść w postaci elektronicznej. A to jest chyba najmocniejszy argument za tym, żeby zastanowić się nad losami wersji elektronicznych dokumentów z lat '90 i tych powstających współcześnie obok wersji papierowych i mimo, że rodzących się wcześniej skazanych na pozostawanie w cieniu, bo ważność zyskuje dopiero wydruk.
Tytuł: Strony www instytucji państwowych a e-dok
Wiadomość wysłana przez: Jarek w Styczeń 10, 2007,
… niby liczy się przede wszystkim treść ale wygląda to moim zdaniem tak – treść dokumentu papierzanego czy elektronicznie podpisanego opublikowana w BIPie jest zabezpieczona zgodnie z zasadami BIPu, ale tak czy owak jest to tylko kopia za zgodność której z oryginałem odpowiada ten kto dokument do BIPu wprowadził. Kopia dokumentu w BIPie stanowi dowód że treść oryginału tego dokumentu została wtedy to a wtedy opublikowana, niezupełnie jest więc tak że dokumenty będą się dublować. Treść owszem, ale bezzasadne byłoby archiwizowanie z BIPu tylko samej informacji o opublikowaniu treści danego dokumentu bez tej treści, zawsze też może się zdarzyć pomyłka w tym co trafiło do BIPu, trzeba móc to porównać. Póki co trzeba trzymać i jedno, i drugie, chyba że powstanie taki BIP, w którym publikowane będą elektroniczne oryginały.
Tytuł: Strony www instytucji państwowych a e-dok
Wiadomość wysłana przez: Wojciech Woźniak w Styczeń 10, 2007,
Witam
Cytat: "Jarek"
Kopia dokumentu w BIPie stanowi dowód że treść oryginału tego dokumentu została wtedy to a wtedy opublikowana, niezupełnie jest więc tak że dokumenty będą się dublować.

To fakt - nie tyle będą się dublować, co w sieci istnieć będzie elektroniczna kopia papierowego (lub elektronicznego jesli w tym przypadku o kopiach mówić można) oryginału.
Cytat: "Jarek"
Treść owszem, ale bezzasadne byłoby archiwizowanie z BIPu tylko samej informacji o opublikowaniu treści danego dokumentu bez tej treści, zawsze też może się zdarzyć pomyłka w tym co trafiło do BIPu, trzeba móc to porównać.

Ależ oczywiście zgoda - jeśli już archiwizować wersje elektroniczne z BIP to nade wszystko w celu uchwycenia treści.
Cytat: "Jarek"
Póki co trzeba trzymać i jedno, i drugie, chyba że powstanie taki BIP, w którym publikowane będą elektroniczne oryginały.

Fakt, ale to nie chodzi o typ BIPu tylko o kształt kancelarii - przepisy już są, wystarczy je zastosować i wprowadzić w instytucji/urzędzie obieg dokumentów elektronicznych. Sprawa będzie rozwiązana, bez papieru i bez problemów z dublowaniem się czy kopiowaniem.
Tytuł: Strony www instytucji państwowych a e-dok
Wiadomość wysłana przez: Jarek w Styczeń 12, 2007,
Cytuj
Fakt, ale to nie chodzi o typ BIPu tylko o kształt kancelarii - przepisy już są, wystarczy je zastosować i wprowadzić w instytucji/urzędzie obieg dokumentów elektronicznych. Sprawa będzie rozwiązana, bez papieru i bez problemów z dublowaniem się czy kopiowaniem.

No nie całkiem. BIP to z jednej strony zbiór kopii dokumentów których oryginały byłyby w takiej elektronicznej kancelarii, ale z drugiej to swego rodzaju tablica urzędowych ogłoszeń. BIP nie generuje dla elektronicznej kancelarii potwierdzenia publikacji - sam w sobie jest takim potwierdzeniem. Nie ma też chyba sensu próbować za wszelką cenę unikac dublowania treści - selekcjonowanie pod tym kątem BIPu byłoby chyba zbędną i kosztowną mitręgą.
Tytuł: Strony www instytucji państwowych a e-dok
Wiadomość wysłana przez: Wojciech Woźniak w Styczeń 17, 2007,
Cytat: "Jarek"
BIP nie generuje dla elektronicznej kancelarii potwierdzenia publikacji - sam w sobie jest takim potwierdzeniem.

Nie bardzo rozumiem, co Pan ma na mysli Panie Jarku - o jakie potwierdzanie publikacji chodzi?
Cytat: "Jarek"
Nie ma też chyba sensu próbować za wszelką cenę unikac dublowania treści - selekcjonowanie pod tym kątem BIPu byłoby chyba zbędną i kosztowną mitręgą.

Pisząc o dublowaniu miałem na myśli dublowanie w wymiarze: papier - wersja elektroniczna, a nie wersja elektroniczna - wersja elektroniczna.
Tytuł: Strony www instytucji państwowych a e-dok
Wiadomość wysłana przez: Jarek w Styczeń 18, 2007,
dublowanie pozostanie dublowaniem, tyle że, moim zdaniem, niekoniecznie musi to być złe.
W przypadku niektórych dokumentów jest obowiazek ich publikowania w BIP na tyle istotny, że dokument nieopublikowany bedzie po prostu nieważny.
Tytuł: Strony www instytucji państwowych a e-dok
Wiadomość wysłana przez: Wojciech Woźniak w Styczeń 24, 2007,
Witam
Czy dublowanie będzie złe? Fakt - niekoniecznie - może lepiej mieć za dużo niż za mało.
Sęk w tym, że w świetle dzisiejszego prawa protokół sesji wytworzony w 1995 r. jest ważny tylko w swojej wersji papierowej. Tymczasem ma on wersję elektroniczną na stronie www, która nie jest w sensie prawnym dokumentem, ale jest obiektem zdigitalizowanym, takim jakie chcemy w przyszłości trzymać w archiwach i udostępniać użytkownikom. Chodzi więc o to, by ten obiekt trafił do archiwum razem z papierowym, po to by nie trzeba było drugi raz wykonywać tej samej pracy - digitalizacji.
Tytuł: Odp: Strony www instytucji państwowych a e-dok
Wiadomość wysłana przez: Wojciech Woźniak w Luty 19, 2008,
Witam,
dyskusja w tym wątku jest już wprawdzie wiekowa, ale problem - moim zdaniem - istnieje nadal. Oto okazuje się teraz, że są instytucje, które chcą przekazywać do swoich archiwów zakładowych oprócz dokumentacji papierowej również wersje elektroniczną - w tym wypadku są to jedynie pierwotne wersje wydruków, które dopiero jako takie zaistniały w roli dokumentów. Są więc to tylko kopie, ale kopie w formie elektronicznej. W kontekście omawianych tu spraw warto zauważyć, że mają one i tę przewagę nad skanem, iż są w całości przeszukiwalne.
Czyżby więc idea zadbania o elektroniczne wersje dokumentów papierowych, powstających za pomocą narzędzi informatycznych nie była li tylko teoretycznymi dywagacjami?
Tytuł: Odp: Strony www instytucji państwowych a e-dok
Wiadomość wysłana przez: Kazimierz Schmidt w Marzec 14, 2008,
Toć przecież trąbie o tym od dawna, że wartość archiwalna takich materiałów jest nie do przecenienia. Właśnie dlatego że ich wartość informacyjna jest znacząco większa niż papierów. Tylko, że powinny one być opisane metadanymi zgodnymi w przepisami prawa w tym zakresie i odpowiednio uporządkowane. Więcej na ten temat jest tu: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=825
Artykuł rozwijający temat wartościowania takiej dokumentacji i znaczenia uporządkowanych metadanych jest w przygotowaniu do następnego numeru Archeionu (echa konferencji 19-20 czerwca 2007).
Trzeba przypomnieć, że nie chodzi tu (jak w tytule wątku) o "strony www", które są wtórne w stosunku do pierwotnie wytworzonych plików z których drukowano dokumenty do podpisu, tylko o te właśnie pierwotne pliki. Niebawem będzie tak, że procesie załatwiania spraw (a w niektórych podmiotach już się to dzieje) papieru nie będzie w ogóle. Tylko przychodzący dokument i nic więcej (bo wychodzący jak nazwa wskazuje - wyjdzie nie zewnątrz). A nawet będą sprawy (już są) w których przychodzący dokument nie będzie papierem. I jak wtedy będzie wyglądała realizacja art. 6 ustawy archiwalnej?
Urząd Miasta Częstochowy pojawiał się już jako przykład na Forum. Myślę że mogę dodać iż właśnie Podlaski Urząd Wojewódzki wystartował na poważnie z pełnym obiegiem elektronicznym wewnątrz urzędu. Na razie papiery z załatwianych spraw jeszcze są składane do teczek. Taki podwójny obieg dokumentów wymusza instrukcja kancelaryjna w randze rozporządzenia. Wierzę jednak (i urzędnicy w PUW) że niebawem MSWiA zmieni rozporządzenie w tej sprawie i pozwoli realizować obieg wyłącznie elektronicznie. W NDAP wiemy co to znaczy pracować w podwójnym obiegu dokumentów (ta sama sprawa i w teczce aktowej i w systemie informatycznym). Jestem pewien, że na dłuższą metę się tak nie da pracować bo wszystko trzeba robić podwójnie. I jestem pewien że to papier przegra z dokumentem elektronicznym. Jest to już tylko kwestia czasu. Tak jak fotografia tradycyjna przegrała z cyfrową. Dlatego właśnie powinniśmy stanąć na głowie żeby wypracować TERAZ dobrą praktykę "łapania" dokumentacji elektronicznej i to w "sposób odzwierciedlający załatwianie spraw" jak wymaga tego art. 6. Żebyśmy potem nie dostali do archiwum nieuporządkowanej zawartości dysków twardych, albo uporządkowanej w sposób zrozumiały tylko dla jakiegoś oprogramowania  komercyjnego i to w wersji już nie produkowanej. Dlatego tak ważne są rozporządzenia MSWiA z art. 5 ust.2a, 2b i 2c ustawy archiwalnej.

Warto też śledzić co dzieje się na forum e-PUAP. Bo tam się wykuwa praktyka na najbliższe lata. Praktyka zmierzająca w konsekwencji do likwidacji papierowych dokumentów w ogóle.
Ze strony http://www.e-puap.mswia.gov.pl/index.php?option=com_content&task=view&id=152&Itemid=1
warto zacytować:
"Komunikacja pomiędzy urzędami i osobami fizycznymi wymaga uzgodnienia standardów przekazywanych danych i dokumentów elektronicznych. Ustalenie, że dokumenty elektroniczne będą przekazywane w strukturach XML jest pierwszym z wielu kroków do interoperacyjności."
Podkreśliłem "pierwszym z wielu kroków" ponieważ nie wszyscy zdają sobie sprawę że jeśli już coś jest w XML-u to automatycznie jest interoperacyjne. Trzeba teraz powalczyć żeby powstające dokumenty elektroniczne dostawały w cyklu swojego życia OD RAZU i automatycznie niezbędne metadane. Bo potem nie będzie ich komu dopisać. Wracam więc do studiowania materiałów z e-PUAP. Do czego i Was zachęcam.
Tytuł: Odp: Strony www instytucji państwowych a e-dok
Wiadomość wysłana przez: Wojciech Woźniak w Marzec 14, 2008,
Witam,
Sęk w tym, że to o czym w tym wątku rozmawiamy to pliki już powstałe, jako wersje pierwotne wydruków, czy publikacji na stronach www (stąd tytuł wątku), ale niestanowiące dokumentów elektronicznych. Nie wydaje mi się żeby można było dziś zrobić dokument elektroniczny z protokołu napisanego w Wordzie w 2000 r. (chyba że się mylę?). Wartość jednak tego pliku jest spora w kontekście digitalizacji, o czym powyżej w wątku.
Wydaje mi się, że kwestia tego rodzaju nie jest regulowana żadnymi przepisami i trudno (nawet bardzo) będzie zmusić urzędników, żeby tego rodzaju pliki zaopatrzyli w metadane.
Stąd cały problem - jak nie dopuścić do tego, by to, co już ma postać cyfrową (nawet tylko w formie kopii) przepadło, podczas gdy i tak, prędzej czy później, tworzone będą cyfrowe kopie dokumentów papierowych również tych powstałych jako wydruki plików komputerowych.
Tytuł: Odp: Strony www instytucji państwowych a e-dok
Wiadomość wysłana przez: Kazimierz Schmidt w Marzec 16, 2008,
Nie wydaje mi się żeby można było dziś zrobić dokument elektroniczny z protokołu napisanego w Wordzie w 2000 r. (chyba że się mylę?).

Bardzo Panu dziękuję za to zdanie. Mnóstwo wyjaśnia. Zawsze się dziwiłem dlaczego ludzie w Polsce ludzie traktują mejla przysłanego z Bardzo Ważnego Ministerstwa jak śmieć ale już faks z tego samego źródła zupełnie inaczej. Dlaczego w wielu urzędach drukuje się mejle i wkłada do teczek rzeczowych aby stanowiły dowód działalności.
Otóż protokół napisany w Wordzie spełnia wszystkie cechy ustawowej definicji dokumentu elektronicznego. O po prostu nim JEST i wcale nie trzeba zeń "robić dokumentu". A to że jest niepodpisany to już zupełnie inna sprawa. Apropo: papierowy też jest podpisany tylko na ostatniej stronie...
Idąc dalej: każdy skan dokumentu papierowego przychodzącego do urzędu też JEST dokumentem elektronicznym. Inna sprawa czy są to dokumenty ewidencjonowane (czyli takie dokumenty elektroniczne które świadczą o wykonywanej działalności w tym o załatwianiu spraw).
Dokumentem ewidencjonowanym może być także e-mail, a nawet dekretacja zapisana w systemie EOD (elektronicznego obiegu dokumentów) jako wpis w bazie danych.
Dlatego właśnie w rozporządzeniu MSWiA jest wymaganie aby (jeśli jakiś dokument elektroniczny ma świadczyć o załatwianiu spraw) dla każdego dokumentu ewidencjonowanego było wiadomo:
- kto jest odpowiedzialny za treść (twórca)
- kiedy został stworzony (data)
- co to w ogóle jest (typ wg Dublin Core)
- jaką na nazwę (tytuł)
- jak się nazywa format w którym go zapisano (format)
- czy dokument jest dostępny publicznie (dostęp)
- jaki ma unikatowy identyfikator (identyfikator)
a także (jeśli wiadomo)
- do kogo był wysłany (odbiorca)
- do jakiej grupy (sprawy) dokumentów należy (grupowanie)
itd.
I tego musimy dopilnować dla dokumentów tworzonych TERAZ, przy założeniu że mają zastąpić dokumenty papierowe.
Dokumenty wytworzone wcześniej (zanim weszło w życie rozporządzenie) nie mają metadanych złapanych w systemie EOD, tylko bezpośrednio wpisane do pliku przez aplikację edytora tekstów. Ich jakość i przydatność do celów archiwalnych jest  znikoma w porównaniu z metadanymi złapanymi w systemie EOD. Proszę sobie porównać metadane i powiązania dokumentów elektronicznych (a jednak dokumentów!!!) które można znaleźć tu:
http://www.nationalarchives.gov.uk/ERO/browse.aspx?id=398&level=5
i tu:
https://ade.ap.gov.pl/ndap/showItemDigest.do?objId=32556&type=documents#
(trzeba się spieszyć bo ten drugi link niedługo nie będzie działał - i to nie tylko dlatego że po skończeniu testów ADE przejmuje NAC, ale przede wszystkim dlatego, że po przekazaniu pierwszych partii "poważnych" danych z systemów EOD, ze względu na polską ustawę o ochronie danych osobowych, większość metadanych zostanie ukrytych)
Tytuł: Odp: Strony www instytucji państwowych a e-dok
Wiadomość wysłana przez: Wojciech Woźniak w Marzec 17, 2008,
Witam,
Cytuj
Otóż protokół napisany w Wordzie spełnia wszystkie cechy ustawowej definicji dokumentu elektronicznego. O po prostu nim JEST i wcale nie trzeba zeń "robić dokumentu". A to że jest niepodpisany to już zupełnie inna sprawa. Apropo: papierowy też jest podpisany tylko na ostatniej stronie...
Przyznaję, że namieszał mi Pan w głowie... Czy przepis ustawy mówiący:
"dokument elektroniczny - stanowiący odrębna całość znaczeniową zbiór danych uporządkowanych w określonej strukturze wewnętrznej i zapisany na informatycznym nośniku danych"
łącznie z rozporządzeniem w sprawie niezbędnych elementów dokumentów elektronicznych (z 30 X 2006) nie oznacza, że z dokumentem elektronicznym mamy do czynienia tylko wtedy, gdy posiada on wskazane w rozporządzeniu cechy?
Tytuł: Odp: Strony www instytucji państwowych a e-dok
Wiadomość wysłana przez: Kazimierz Schmidt w Marzec 17, 2008,
Sęk w tym, że to o czym w tym wątku rozmawiamy to pliki już powstałe, jako wersje pierwotne wydruków, czy publikacji na stronach www (stąd tytuł wątku), ale niestanowiące dokumentów elektronicznych.

Faktycznie trochę się pomądrzyłem w poprzednim poście aby "dać odpór" Pana powyższemu stwierdzeniu, (opatrzonemu jednak znakiem zapytania). Mimo iż domyślam się co może być wg Pana dokumentem elektronicznym, mam prośbę o wyjaśnienie dlaczego pliki o których Pan pisze dokumentami elektronicznymi nie są? I jakie musiałyby spełnić wymagania żeby wg Pana nimi były? Teraz już trochę wyjaśniliśmy, ale to bardzo ważne: co legło u podstaw takiego podejścia?

Odpowiadając na Pana pytanie: definicja ustawowa jaka jest każdy widzi. W różnych rozporządzeniach "dodaje się" doń dodatkowe wymagania: a to niezbędne elementy struktury, a to wyróżnik, a to podpis elektroniczny. Nie oznacza, że z dokumentem elektronicznym mamy do czynienia tylko wtedy, gdy te dodatki ma. Po prostu dokument elektroniczny niepodpisany bezpiecznym podpisem elektronicznym też jest dokumentem elektronicznym... tylko że niepodpisanym. Na pewno nie jest on tak mocnym dowodem działalności jak dokument podpisany, ale nie można z powodu braku podpisu stwierdzić kategorycznie, że nie jest to dokument. Analogicznie dokument elektroniczny bez określenia twórcy jest dokumentem ... bez określenia twórcy, bez wyróżnika - dokumentem bez wyróżnika itd.
Tytuł: Odp: Strony www instytucji państwowych a e-dok
Wiadomość wysłana przez: Wojciech Woźniak w Marzec 17, 2008,
Witam,
już wyjaśniam mój punkt widzenia: moim zdaniem definicję dokumentu powinniśmy budować w oparciu o przepis ustawy powiązany z rozporządzeniem. Czyli jeśli ustawa mówi o określonej strukturze a rozporządzenie tę strukturę definiuje to dokumentem elektronicznym jest tylko taki dokument, który tę strukturę posiada. Z takiej interpretacji wynika moja teza, którą Pan przywołuje. Aby więc pliki zapisane w edytorze tekstów stały się dokumentami elektronicznymi trzebaby przypisać im metadane wskazane w rozporządzeniu i podpisać elektronicznie.
Tytuł: Odp: Strony www instytucji państwowych a e-dok
Wiadomość wysłana przez: Kazimierz Schmidt w Marzec 18, 2008,
Bardzo dziękuje, choć zdecydowanie się nie zgadzam z taką interpretacją (inaczej mówiąc będę Pana przekonywał do zmiany zdania.
Dokument elektroniczny (aby sie tak nazywać) wcale nie musi mieć niezbędnych elementów struktury ani byc podpisany podpisem. Niech Pan zwróci uwagę, że jeśli naruszyłbym w tym poście ustawę o ochronie danych osobowych to sąd nie miałby wątpliwości żeby mnie za to rozliczyć...

Polecam np. Dariusz Szostek, Marek Świerczyński: Moc dowodowa dokumentu elektronicznego w postępowaniu cywilnym
niepełny tekst znalazłem tu:
http://www.monitorprawniczy.pl/index.php?mod=m_artykuly&cid=20&id=1996
Ale znam mniej więcej całość tego wykładu bo byłem na podobnym tegoż autora (mam materiały z konferencji!).

Ciekawie zapowiada się program studiów podyplomowych z zakresu e-Administracji.
http://www.e-administracja.org.pl/studia/program.php
Niestety koszt jest za to dla archiwistów nieciekawy :(
jak widać wiedza kosztuje.
Tytuł: Odp: Strony www instytucji państwowych a e-dok
Wiadomość wysłana przez: Wojciech Woźniak w Marzec 18, 2008,
Witam,
będę się dalej trzymał mojej interpretacji, ale poczynię pewne zastrzeżenia:
Czy nie mamy do czynienia z dwoma okresami:
1. przed wejściem w życie rozporządzeń,
2. po wejściu w życie rozporządzeń.
Czyli, czy tak samo należy potraktować zapisany za pomocą edytora tekstów protokół z 2005 r. i z końca 2007 r.? Dla jasności niech oba powstaną w urzędzie państwowym, w którym nie ma jeszcze systemu informatycznego dla obsługi obiegu dokumentów elektronicznych. Moim zdaniem, o ile moglibyśmy się spierać o rodzaj bytu 1. dokumentu (moglibyśmy uznać go za dokument elektroniczny mimo braku metadanych), o tyle nie uda się to w drugim przypadku, bo po wejściu w życie rozporządzeń o dokumentach elektronicznych muszą one (o ile powstają w określonych podmiotach) mieć wskazaną strukturę, tak aby spełniały definicję, o której wspominam wcześniej.
Tytuł: Odp: Strony www instytucji państwowych a e-dok
Wiadomość wysłana przez: Kazimierz Schmidt w Marzec 18, 2008,
(...) w drugim przypadku, bo po wejściu w życie rozporządzeń o dokumentach elektronicznych muszą one (o ile powstają w określonych podmiotach) mieć wskazaną strukturę, tak aby spełniały definicję, o której wspominam wcześniej
Zgoda muszą, ale jeśli stanowią dokumenty ewidencjonowane zdefiniowane w Rozporządzeniu MSWiA z dnia 30 października 2006 w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi. Więcej na ten temat tutaj: http://archiwa.gov.pl/?CIDA=825
W skrócie: jeśli dokumenty elektroniczne mają stanowić dowód działalności podmiotu, to muszą mieć te cechy.
Ale to i  tak nie znaczy, że nie pliki o których dyskutujemy nie są dokumentami elektronicznymi! Czy dla dokumentu papierowego, który nie ma wszystkich cech określonych w Rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych (Dz. U. z dnia 31 grudnia 1999 r.) np. nie ma daty, nie ma podpisu, nie na znaku sprawy... uzna Pan że nie jest to dokument?
Czy teczka aktowa (sprawy) bez dat skrajnych nie będzie teczką aktową?
Albo inaczej czy dla samochodu który nie ma świateł określonych w kodeksie drogowym uzna Pan, że nie jest to samochód?

Wracając do naszych baranów: jak przekazać taki pozbawiony metadanych zbiór plików do archiwum państwowego? Otóż jeśli nie da się wyodrębnić (albo dopisać) metadanych do kilkuset plików można z tego zrobić ... jeden dokument o opisać go jako typ "collection" (wg Dublin Core).
W takim przypadku w folderze "dokumenty" paczki archiwalnej byłby podfolder o nazwie np. "posiedzenia_rady", a folderze metadane plik posiedzenia_rady.xml z metadanymi odnoszącymi się do całego zbioru.
Nie zastanawiałem się jeszcze dokładnie nad tym co powinno się znaleźć w tym przypadku w folderze "Sprawy" (proszę pamiętać że to tylko nazwa folderu - może być tam opisana dowolna grupa dokumentów).
Najlepiej by było gdyby posiedzenia podzielić na części odpowiadające kolejnym latom. Wedy pierwszy dokument to byłby "posiedzenia_1997", kolejny "posiedzenia_1998" itd.  W przypadku takiego podziału wiadomo co byłoby w folderze "Sprawy". Niestety rynek nie dostarcza oprogramowania umożliwiającego bez większych problemów takie "paczki archiwalne" z nieuporządkowanych plików wykonać. Ale nie ma się co dziwić skoro nie ma zamówień...
Przy okazji: w prototypie ADE jest możliwa zaawansowana edycja metadanych "zarezerwowana" dla archiwów państwowych. W związku z tym pojawił się pomysł natychmiastowego wykorzystania go do zabezpieczenia tego rodzaju dokumentów elektronicznych, które NIE MAJĄ wyodrębnionych metadanych a są to ważne materiały archiwalne. W ten sposób system mógłby służyć nie tylko do automatycznego przejmowania paczek archiwalnych z instytucji publicznych i tych parę ładnych serwerów na których jest położony miałoby od razu czym kręcić.
Wymagałoby to dobudowania modułu umożliwiającego "ręczne" dodawanie takich dokumentów przez archiwum państwowe (bo dopisanie metadanych jest możliwe). Stosunkowo niewielki zakres prac dałby wszystkim archiwom państwowym natychmiastowe narzędzie do zabezpieczania ważnych plików "zagubionych" pośród dominującej dokumentacji papierowej. Propozycja została odnotowana na spotkaniu zespołu roboczego zajmującego się ostatnimi poprawkami w ADE i przekazana do wiadomości koordynującego te sprawy NAC (konkretnie dyrektora NAC).
Tytuł: Odp: Strony www instytucji państwowych a e-dok
Wiadomość wysłana przez: Wojciech Woźniak w Marzec 18, 2008,
Witam,
Cytat: Kazimierz Schmidt
Albo inaczej czy dla samochodu który nie ma świateł określonych w kodeksie drogowym uzna Pan, że nie jest to samochód?
Uznam, że jest to samochód, ale samochód, który nie spełnia wymogów przewidzianych dla pojazdów poruszających się w ruchu ulicznym.  ;)
Podobnie wszelkie "byty" elektroniczne powstające przed wejściem w życie rozporządzeń oraz po ich wejściu w życie, ale pozbawione wskazanej struktury nie mogą być uznane za dokumenty elektroniczne w znaczeniu ustawy o informatyzacji podmiotów publicznych.
To co Pan proponuje wydaje się bardzo ciekawym rozwiązaniem. Ale musimy pamiętać, że przyjmujemy wówczas do archiwum kopie elektroniczne dokumentów papierowych (a nie dokumenty elektroniczne) i nie możemy nadać im innego znaczenia nawet opatrując je koniecznymi metadanymi i przygotowując do przekazania w formie wymaganej struktury. Głównym problemem może bowiem być nie tyle dopisanie metadanych, co zapewnienie zgodności wersji elektronicznej z papierową (czyli właściwym dokumentem). Innymi słowy trzebaby sprawdzić czy dostajemy wersję ostateczną, a nie tuż przed ostatnią poprawką.
Tytuł: Odp: Strony www instytucji państwowych a e-dok
Wiadomość wysłana przez: Kajka w Marzec 03, 2018,
Takie były rozważania na temat archiwizacji stron www instytucji publicznej. O ile dalej posunelismy się do przodu w tym temacie?  ::)
Tytuł: Odp: Strony www instytucji państwowych a e-dok
Wiadomość wysłana przez: mw0 w Październik 11, 2018,

na UW powstała pracownia archiwizacji Webu https://webarch.uw.edu.pl (https://webarch.uw.edu.pl) - zapraszamy do współpracy i na warsztaty

Tytuł: Odp: Strony www instytucji państwowych a e-dok
Wiadomość wysłana przez: Bolek w Październik 11, 2018,
Ponoć w internecie nic nie ginie. Więc po co Coś archiwizować skoro to jest dostępne aczkolwiek ginie w czeluściach internetu. Może lepiej postawić na wyszukiwarki?
Tytuł: Odp: Strony www instytucji państwowych a e-dok
Wiadomość wysłana przez: Anna Sobczak w Październik 12, 2018,
Niestety ginie, stąd też takie projekty jak Internet Archive. A odnośnie wyszukiwarek to warto inwestować. Przydałaby się taka porządna, a nie jak to co mamy na rynku....
Tytuł: Odp: Strony www instytucji państwowych a e-dok
Wiadomość wysłana przez: Anna Sobczak w Październik 12, 2018,
A tutaj o tym jak kruchy jest Internet na przykładzie Wikipedii, która korzysta z Internet Archive z powodu niedziałających linków , które były w przepisach do artykułów: https://techcrunch.com/2018/10/02/internet-org-project-helps-restore-millions-of-broken-wikipedia-links/.
Tytuł: Odp: Strony www instytucji państwowych a e-dok
Wiadomość wysłana przez: muniekdm w Październik 16, 2018,
Takie mam zagadnienie w kontekście archiwizacji stron www instytucji.
Dostaliśmy wniosek, aby zgodnie z RODO usunąć dane osoby, która brała udział w konkursie i jej dane widnieją na stronie.
Jaka jest podstawa usuwania danych i zmian na stronie internetowej w kontekście archiwizacji stron. Zakłada się, że są to materiały archiwalne, które będą archiwizowane w całości.
Obecnie są plany ujednolicenia stron internetowych sądów. Czy w takim przypadku obecne wersje zostaną zarchiwizowane?
Tytuł: Odp: Strony www instytucji państwowych a e-dok
Wiadomość wysłana przez: sirsilis w Październik 16, 2018,
a kto ma archiwizować strony www??? chyba nie ma obecnie procedur w apach....
Tytuł: Odp: Strony www instytucji państwowych a e-dok
Wiadomość wysłana przez: Grzegorz Gałęzowski w Październik 16, 2018,
Nawet gdyby były procedury, prawo i ograniczenie archiwizacji do stron w języku polskim to i tak nie byłoby podmiotu technicznie, finansowo (itd.) przygotowanego do takiej operacji.
Tytuł: Odp: Strony www instytucji państwowych a e-dok
Wiadomość wysłana przez: muniekdm w Listopad 01, 2018,
Bardziej chodziło i, aby nadzór archiwalny teraz decydował o zachowaniu stron. Z tego co pamiętam to chyba była mowa o tym na zjeździe IFAR w Gdańsku. Narazie powinny być zalecenia zachowania stron na  serwerach instytucji. Procedura powinna być analogiczna jak w przypadku dokumentacji papierowej. Pozostawiamy strony www instytucji jako potencjalny materiał archiwalny.
Ja się obawiam, że w przypadku zmian stron instytucji poprzednia wersja przepadnie.
Tytuł: Odp: Strony www instytucji państwowych a e-dok
Wiadomość wysłana przez: Anna Sobczak w Listopad 02, 2018,
Zawsze możesz dodać stronę urzędu do Internet Archive... Jeśli będziesz to robił regularnie to będzie kopia strony.

Myślę, że jeżeli archiwa nie zaczną archiwizować WWW urzędów, to nie ma sensu, żeby urzędy to miały same robić.