IFAR
Internetowe Forum Archiwalne => Archiwa Zakładowe => Wątek zaczęty przez: Falmar w Lipiec 25, 2018,
-
Dzień dobry wszystkim użytkownikom,
Z dniem wczorajszym przejąłem archiwum zakładowe w firmie po poprzednim pracowniku, który pracował tam przez ponad 10 lat.
W pierwszy dzień pracy zostałem przywitany listem z AP w którym był protokół kontroli, jednakże czekam jeszcze na zalecenia pokontrolne, które mają przyjść oddzielnym listem.
Jestem po kursie kancelaryjno archiwalnym i to w zasadzie jest cała moja wiedza na temat archiwum, a orzech który mam do zgryzienia jest jak mi się wydaje dość twardy.
W 2015 roku weszło nowe JRWA do którego trzeba przekwalifikować wszystkie pozycje na spisach, ale zupełnie nie wiem jak to się robi, bo nie mogę się tego nigdzie doczytać.
Mam bardzo duży problem z miejscem, ponieważ poprzedni archiwista zostawił archiwum w stanie "przeładowania". Praktycznie wszystkie regały są zajęte, a komórki też są obładowane dokumentacją, której nie mogę od nich przejąć z uwagi na to że nie mam gdzie tego wcisnąć.
Mam dużo straroci typu B5 z 2007 roku, ale z tego co wiem to przed napisaniem wniosku na brakowanie, aby została wydana zgoda z AP muszę najpierw przekwalifikować (zweryfikować) dokumentację według najnowszego JRWA z 2015 roku.
I stąd moje pytanie. Jak się w ogóle zabrać za ten proces weryfikacji? Czy informacja nr 11 NDAP jest aktualna?
Proszę o wyrozumiałość, być może temat jest prostszy do ogarnięcia niż mi się wydaje, ale jestem w tym jeszcze zielony.
Pozdrawiam wszystkich archiwistów i liczę na wsparcie! :)
-
Witam,
sytuacja, którą Pan zastał jest - niestety - standardem.To tragiczna w konsekwencjach lekkomyślność ze strony kierownictwa. Mówię jasno: bez pomocy firmy zewnętrznej - nie poradzi Pan sobie sam z tym materiałem. Jeśli są /będą fundusze na zarządzanie dokumentacją - trzeba o te fundusze poprosić i zacząć porządkowanie z firmą archiwistyczną. Jeśli poza archiwum (poza ewidencją) są jeszcze jakieś góry papierów, segregatorów, boksów, pudeł - to trzeba znaleźć ich wytwórców i zmusić do uporządkowania przed oddaniem do archiwum. BEZ WSPARCIA SZEFA/SZEFÓW jest Pan na straconej pozycji SYZYFA. Warto zawalczyć - bo przecież jako archiwista - odpowiada Pan za jakość i dostępność zbiorów. :) Pozdrawiam ze świata praktyki! djs
-
Tak myślałem..
Zapomniałem powiedzieć, że regały jakie mam w archiwum są to regały metalowe, kompaktowe, przesuwne. Bardzo fajne regały :), ale działają tylko w jednym z trzech pomieszczeń przez co do części dokumentacji nie jestem w stanie fizycznie sięgnąć! Poprzedni archiwista widocznie nawet tego nie zgłaszał przez lata, bo kierownictwo było zdziwione otrzymując taką informację ode mnie.
Tak, mam mnóstwo pudeł z teczkami w tych i tak małych pomieszczeniach archiwalnych.. Podejrzewam, że były przyjmowane ze względu na nacisk komórek, żeby coś "wypchnąć" od siebie bo nie mają gdzie tego trzymać.
-
Generalnie trzeba najpierw przejrzeć spisy, jeśli są, porównać kategorię z nowym JRWA. Trzeba zweryfikować, która dokumentacja nadaje się już do brakowania. To tak na początek. Myślę, że można to ogarnąć. ;)
-
ważne też aby zajrzeć do środka poszczególnych jednostek i sprawdzić czy wewnątrz znajdują się faktycznie właściwe dokumenty. Dziś miałem u siebie sytuacje, że skargi na postępowanie zostały wszyte w teczkę B10. Mój poprzednik również był niezłym kawalarzem
-
Zrobiłem sobie mapkę moich pomieszczeń archiwalnych w formie graficznej, żeby to sobie jakoś w głowie poukładać.
Przeglądam spisy, biorę jakieś obszerniejsze starocie i daję do przekwalifikowania komórkom, które to wytworzyły.
Po przekwalifikowaniu chcę wrzucić to na wniosek do brakowania, żeby zwolnić trochę miejsca na sprawy "bieżące". Z tego co mówią mi współpracownicy byłego archiwisty to były jakieś problemy z uzyskaniem zgody na brakowanie od AP, ale nie wiedzą czym to motywowało Archiwum Państwowe. Może jakieś sugestie?
Czy obrałem dobrą taktykę?
-
Miałem identyczną sytuację w lipcu 2017r. jak ty szanowny Kolego. Zacznij od wyodrębnienia dokumentacji do brakowania i tej, która musi pozostać. Wystąp o brakowanie, i wtedy można działać z tym co ci pozostało.
-
1 Przeglądam spisy, biorę jakieś obszerniejsze starocie i daję do przekwalifikowania komórkom, które to wytworzyły.
2 Po przekwalifikowaniu chcę wrzucić to na wniosek do brakowania, żeby zwolnić trochę miejsca na sprawy "bieżące".
3 Z tego co mówią mi współpracownicy byłego archiwisty to były jakieś problemy z uzyskaniem zgody na brakowanie od AP, ale nie wiedzą czym to motywowało Archiwum Państwowe. Może jakieś sugestie?
Czy obrałem dobrą taktykę?
ad. 1 - bardzo dobra taktyka. To komórki wiedzą najlepiej (a przynajmniej powinny wiedzieć) gdzie obecnie rejestrują sprawy, które były rejestrowane w poprzednich nieobowiązujących już jrwa.
ad. 2 - nie czekaj, aż wszyscy ci przekwalifikują, tylko na bieżąco wysyłaj wnioski na brakowanie jak jakaś komórka zweryfikuje ci spisy. Jest szansa, że archiwum państwowe wnioski objętościowo mniejsze ci szybciej załatwi a w przypadku wyłączeń (np. do ekspertyzy) będzie mniej wyłączania na raz.
ad 3 - poczytaj w korespondencji czym motywowała archiwum nie wydanie zgody na brakowanie akt. Mogło być naprawdę bardzo wiele przyczyn (kiedyś o tym napiszę). a mogło być również tak, że telefonicznie prosiło o podanie jakieś informacji i po jej uzyskaniu zgoda by była wydana ale najzupełniej zostało zlane.
Zresztą tym AP bym się tak bardzo nie przejmował. Tam tez pracują ludzie i można się z nimi dogadać (chyba, ze jacyś młodzi gniewni chcący się wykazać) ;)
-
Bardzo dziękuję za te pomocne posty. Daliście mi trochę motywacji :)
Proces weryfikacji komórki przeprowadzały w sposób zgodny z informacją nr 11 NDAP. Jeszcze nie miałem sytuacji, że trzeba by wydzielić kategorię A. No i mam jeszcze takie durnowate pytanie, na które nie mogę nigdzie nie mogę znaleźć odpowiedzi, więc muszę zebrać się na odwagę i zapytać tutaj :P Która kategoria jest kategorią wyższą? B5 czy BE5? B10 czy BE5?
Link do informacji 11 NDAP z 15 lipca 2011r. Czy jest ona aktualna?
https://www.archiwa.gov.pl/images/docs/instrukcje/11_informacja_nr_11.PDF
Nie macie pojęcia jak jestem wam wdzięczny za odpowiedzi
-
"Dokumentacja niearchiwalna o symbolu "BE" z dodaniem cyfry arabskiej oznacza dokumentację, która po okresie przechowywania (np. BE10 po 10 latach) poddawana jest ekspertyzie przez archiwum państwowe. Może ono dokonać zmiany kategorii tej dokumentacji włącznie z uznaniem dokumentacji za materiały archiwalne. "
Źródło: https://pl.wikipedia.org/wiki/Dokumentacja_niearchiwalna
-
"Dokumentacja niearchiwalna o symbolu "BE" z dodaniem cyfry arabskiej oznacza dokumentację, która po okresie przechowywania (np. BE10 po 10 latach) poddawana jest ekspertyzie przez archiwum państwowe. Może ono dokonać zmiany kategorii tej dokumentacji włącznie z uznaniem dokumentacji za materiały archiwalne. "
Źródło: https://pl.wikipedia.org/wiki/Dokumentacja_niearchiwalna
Tak jest, wszystko się zgadza. Jednak przy weryfikacji dokumentacji zawsze biorę kategorię wyższą i zastanawiam się, czy kategoria BE5 jest wyższa niż B5 oraz czy BE5 jest wyższe niż B10
-
Tak jest, wszystko się zgadza. Jednak przy weryfikacji dokumentacji zawsze biorę kategorię wyższą i zastanawiam się, czy kategoria BE5 jest wyższa niż B5 oraz czy BE5 jest wyższe niż B10
BE5 nie jest wyższa niż B10 i nie jest wyższa niż B5 szczegóły tu:
www.archiwummw.wp.mil.pl/plik/file/ndap.pdf
Zdaje się, ze informacje zniknęły z oficjalnych stron, ślady można znaleźć w zakamarkach ;D. Ciekawe dlaczego? Te informacje wg. mnie były bardzo przydatne.
-
Tak jest, wszystko się zgadza. Jednak przy weryfikacji dokumentacji zawsze biorę kategorię wyższą i zastanawiam się, czy kategoria BE5 jest wyższa niż B5 oraz czy BE5 jest wyższe niż B10
BE5 nie jest wyższa niż B10 i nie jest wyższa niż B5 szczegóły tu:
www.archiwummw.wp.mil.pl/plik/file/ndap.pdf
Zdaje się, ze informacje zniknęły z oficjalnych stron, ślady można znaleźć w zakamarkach ;D. Ciekawe dlaczego? Te informacje wg. mnie były bardzo przydatne.
Dziękuję za odpowiedź :)
Z tej informacji wynika że BE5 > B5
-
Jeszcze przy okazji ..
Wziąłem pierwszy większy spis, na którym były 94 pozycje i około 500 teczek.
Dałem komórce do przekwalifikowania zgodnie z naszym najnowszym JRWA, komórka nie miała z tym problemów. Okazało się, że kategoria zmienia się na wyższą tylko w 4 pozycjach. Wydrukowałem ten stary spis jeszcze raz, postawiłem następującą pieczątkę
"W wyniku weryfikacji kwalifikacji dokumentacji w związku z (...) dokonano :
- zmiany kwalifikacji archiwalnej z pozycji 1,2,3,4
- dokumentacja z pozycji - została przepisana na nowy spis nr -, ponieważ stanowi materiały archiwalne"
Na weryfikowanym spisie nic nie zmieniało się na kategorię A
Czy proces weryfikacji tego spisu został przeprowadzony poprawnie? Wszystko jest zgodne z informacją nr 11 NDAP.
Chciałbym też od razu wystąpić o zgodę do swojego AP na brakowanie tej dokumentacji (t.j około 11,5 MB) dużo / mało , nie wiem. Pierwszy raz to robię.
Przygotowałem pismo przewodnie i załącznik czyli "Spis dokumentacji podlegającej brakowaniu".
Początek tego spisu wygląda tak :
https://zapodaj.net/b84def4be8440.png.html
(obrazek pod tym linkiem)
Czy muszę do AP dołączać jakieś potwierdzenie przeprowadzenia weryfikacji akurat tego spisu ?
Czekam z niecierpliwością na odpowiedzi :) Jesteście bardzo pomocni
-
Informację o tym, iż dokonano weryfikacji i na jakiej podstawie zawrzyj w piśmie przewodnim.
Pamiętaj również o podaniu niezbędnych danych w piśmie do AP. Jakie są niezbędne znajdziesz w § 9 Rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 20 października 2015 r. w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej (Dz.U. 2015 nr 0 poz. 1743).
-
Informację o tym, iż dokonano weryfikacji i na jakiej podstawie zawrzyj w piśmie przewodnim.
Pamiętaj również o podaniu niezbędnych danych w piśmie do AP. Jakie są niezbędne znajdziesz w § 9 Rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 20 października 2015 r. w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej (Dz.U. 2015 nr 0 poz. 1743).
Dobry pomysł, dopiszę tą informację do pisma przewodniego. Poza tym wszystko co musi być w tym piśmie już się tam znajduje.
Czy mógłbyś sprawdzić obrazek, który załączyłem w poprzednim poście? Czy początek tego spisu wygląda dobrze?
https://zapodaj.net/b84def4be8440.png.html
(obrazek pod tym linkiem)
-
Wzór wniosku i spisu znajdziesz na forum w wątku dot. brakowania.
-
Tak jest, wszystko się zgadza. Jednak przy weryfikacji dokumentacji zawsze biorę kategorię wyższą i zastanawiam się, czy kategoria BE5 jest wyższa niż B5 oraz czy BE5 jest wyższe niż B10
BE5 nie jest wyższa niż B10 i nie jest wyższa niż B5 szczegóły tu:
www.archiwummw.wp.mil.pl/plik/file/ndap.pdf
Zdaje się, ze informacje zniknęły z oficjalnych stron, ślady można znaleźć w zakamarkach ;D. Ciekawe dlaczego? Te informacje wg. mnie były bardzo przydatne.
Informacje nie zniknęły ze strony NDAP, są dostępne tutaj:
https://www.archiwa.gov.pl/pl/zarzadzanie-dokumentacja/zarz%C4%85dzanie-dokumentacj%C4%85/instrukcje-i-wykazy-akt/stosowanie-rozporz%C4%85dzenia-prm-z-dnia-18-stycznia-2011-r
-
Wzór wniosku i spisu znajdziesz na forum w wątku dot. brakowania.
Ja wzór wniosku oraz spisu mam u siebie, nawet wypełniłem. Chciałbym tylko, aby ktoś rzucił okiem na to co tam nawypisywałem.
https://zapodaj.net/b84def4be8440.png.html
-
Nie wiem czy na tą współpracę to dostaniesz zgodę?
-
Już mi się coś obiło o uszy z tymi współpracami. O co z tym chodzi?
Pierwsze cztery pozycje się tak nazywają.
-
To co zamieściłeś wygląda OK, tylko pamiętaj o zamieszczeniu w tytule spisu pełnej nazwy jednostki organizacyjnej, której akta są brakowane, bo przecież nie zawsze będzie to ta sama jednostka, która o brakowanie występuje, a AP chce mieć wszystko "na papierze" a nie się "domyślać".
Wszelakie "współprace", podobnie jak i "korespondencje" są obecnie passé i podobno AP mają wytyczne aby we wszelakich opiniowanych wykazach akt tego typu tytuły modyfikować - podobnież bo za ogólne, bo podział winien być rzeczowy i insze takie.
Ja radziłbym się tym nie przejmować, zwłaszcza jeśli to są tylko 4 pozycje - skoro takie są tytuły teczek to przecież nie będziesz ich teraz zmieniał, bo źle wyglądają na spisie.
Najwyżej AP zakwestionuje te 4 pozycje, wskaże co dalej z nimi zrobić, a na resztę da zgodę.
-
To co zamieściłeś wygląda OK, tylko pamiętaj o zamieszczeniu w tytule spisu pełnej nazwy jednostki organizacyjnej, której akta są brakowane, bo przecież nie zawsze będzie to ta sama jednostka, która o brakowanie występuje, a AP chce mieć wszystko "na papierze" a nie się "domyślać".
Wszelakie "współprace", podobnie jak i "korespondencje" są obecnie passé i podobno AP mają wytyczne aby we wszelakich opiniowanych wykazach akt tego typu tytuły modyfikować - podobnież bo za ogólne, bo podział winien być rzeczowy i insze takie.
Ja radziłbym się tym nie przejmować, zwłaszcza jeśli to są tylko 4 pozycje - skoro takie są tytuły teczek to przecież nie będziesz ich teraz zmieniał, bo źle wyglądają na spisie.
Najwyżej AP zakwestionuje te 4 pozycje, wskaże co dalej z nimi zrobić, a na resztę da zgodę.
Dzięki ! Takiej odpowiedzi potrzebowałem!
-
Dzień dobry wszystkim, trochę odkopię temat ponieważ narodziły się kolejne pytania.
Otóż przyszedł protokół kontroli (kontrola była za poprzedniego archiwisty). Na zalecenia czekamy w dalszym ciągu.
W protokole jest opis kilku teczek/segregatorów znajdujących się na stanie archiwum jak i tych jeszcze na stanowiskach pracy no i mam pytania, na które nie mogę nigdzie znaleźć odpowiedzi.
W protokole, w opisie kilku segregatorów mam napisane, że :
- W opisie (segregatora kat. A) nie wskazano aktotwórcy (?) - nie rozumiem tego. Chodzi o pieczątkę nagłówkową mojego oddziału? Na wszystkich teczkach przyjętych na stan archiwum taka pieczątka jest, a segregator o którym mowa to "wersja robocza", która jest w komórce organizacyjnej. Czy on również powinien być opatrzony pieczątką?
- Drugie pytanie odnosi się do spisu spraw (A). Chodzi o kolumnę zaznaczoną na czerwono :
https://zapodaj.net/b0a109bed1ef1.png.html
Czy tu musi być wpisane imię i nazwisko osoby rozpoczynającej , czy kończącej sprawę?
Czasami przecież może być taka sytuacja, że osoba, która prowadziła sprawę już nie pracuje.
Od razu podpytam - jeśli mam teczkę kat. A, która jest podzielona na 3 tomy ze względu na objętość to spis spraw ma być załączony w pierwszej teczce, czy ma być tak, że w pierwszej teczce jest część spisu spraw, która fizycznie znajduje się w teczce nr 1, a dalsza część spisu spraw ma być w kolejnych teczkach?
- Trzecie pytanie dotyczy znaku sprawy na dokumentach w teczce kategorii A. Jeśli jest pismo, na którym jest znak sprawy, a pod spodem są załączniki do tego pisma to czy na tych załącznikach również powinien znajdować się ten znak?
- W protokole kontroli mam też wzmiankę na temat wiadomości e-mail dołączanych do spraw, tylko jest to dość niezrozumiale napisane. Opisane jest dokładnie tak : "korespondencji e-mail przychodzącej nie opatruje się pieczątką wpływu, nie nanosi się dekretacji;" Czy to mam rozumieć jako zarzut? Powinna być ta pieczątka, dekretacja?
Na koniec chciałem przypomnieć, że jestem świeży w archiwum i nie za bardzo mam się kogo poradzić. Cały czas staram się poszerzać wiedzę, ale uczę się całkowicie od zera dlatego proszę o wyrozumiałość jeśli odpowiedź na moje pytania jest oczywista.
Pozdrawiam!
-
W protokole, w opisie kilku segregatorów mam napisane, że :
- W opisie (segregatora kat. A) nie wskazano aktotwórcy (?) - nie rozumiem tego. Chodzi o pieczątkę nagłówkową mojego oddziału? Na wszystkich teczkach przyjętych na stan archiwum taka pieczątka jest, a segregator o którym mowa to "wersja robocza", która jest w komórce organizacyjnej. Czy on również powinien być opatrzony pieczątką?
Generalnie nie rozumiem pytania. Do archiwum nie powinno się przyjmować segregatorów, tylko przygotowane akta. Co jest w tych segregatorach? Ewidencja archiwów zakładowego (spisy zd-odb, brakowanie, itp) czy po prostu przekazane w tej formie akta z komórki?
- Drugie pytanie odnosi się do spisu spraw (A). Chodzi o kolumnę zaznaczoną na czerwono :
https://zapodaj.net/b0a109bed1ef1.png.html
Czy tu musi być wpisane imię i nazwisko osoby rozpoczynającej , czy kończącej sprawę?
W tej kolumnie zapisuje się wszystkie pomocne informacje, np. kto prowadził daną sprawę, jeśli w komórce jest kilka osób prowadzących podobne sprawy to jest to łatwy rozróżnik kogo za co ścigać.
Od razu podpytam - jeśli mam teczkę kat. A, która jest podzielona na 3 tomy ze względu na objętość to spis spraw ma być załączony w pierwszej teczce, czy ma być tak, że w pierwszej teczce jest część spisu spraw, która fizycznie znajduje się w teczce nr 1, a dalsza część spisu spraw ma być w kolejnych teczkach?
Najlepiej aby spis był w 1 tomie. Ewentualnie można na nim zaznaczyć jakoś, które sprawy są w kolejnych.
- Trzecie pytanie dotyczy znaku sprawy na dokumentach w teczce kategorii A. Jeśli jest pismo, na którym jest znak sprawy, a pod spodem są załączniki do tego pisma to czy na tych załącznikach również powinien znajdować się ten znak?
Generalnie ten zarzut nie są do archiwisty zakładowego tylko do pracowników prowadzących i rejestrujących sprawy. Piszesz, że czekacie na zalecenia. Powinno być w nim odpowiednio sformułowane zalecenie o zwróceniu pracownikom uwagi na te sprawy.
- W protokole kontroli mam też wzmiankę na temat wiadomości e-mail dołączanych do spraw, tylko jest to dość niezrozumiale napisane. Opisane jest dokładnie tak : "korespondencji e-mail przychodzącej nie opatruje się pieczątką wpływu, nie nanosi się dekretacji;" Czy to mam rozumieć jako zarzut? Powinna być ta pieczątka, dekretacja?
Właśnie jak to rozumieć? :D Czy jak zarzut, że nie powinno się opatrywać, czy że powinno.
Jeśli sprawa prowadzona jest papierowo, to mail się drukuje, nanosi pieczęć wpływu i dekretuje do załatwienia. Ale to też jest uwaga do pracowników prowadzących sprawę.
-
W protokole, w opisie kilku segregatorów mam napisane, że :
- W opisie (segregatora kat. A) nie wskazano aktotwórcy (?) - nie rozumiem tego. Chodzi o pieczątkę nagłówkową mojego oddziału? Na wszystkich teczkach przyjętych na stan archiwum taka pieczątka jest, a segregator o którym mowa to "wersja robocza", która jest w komórce organizacyjnej. Czy on również powinien być opatrzony pieczątką?
Generalnie nie rozumiem pytania. Do archiwum nie powinno się przyjmować segregatorów, tylko przygotowane akta. Co jest w tych segregatorach? Ewidencja archiwów zakładowego (spisy zd-odb, brakowanie, itp) czy po prostu przekazane w tej formie akta z komórki?
> One nie są przekazane, komórka sobie trzyma akta w segregatorach i przed oddaniem do archiwum tworzy teczki. Przekazywane jest oczywiście w teczkach. W protokole mam opis segregatorów, które znajdują się W KOMÓRKACH.
- Drugie pytanie odnosi się do spisu spraw (A). Chodzi o kolumnę zaznaczoną na czerwono :
https://zapodaj.net/b0a109bed1ef1.png.html
Czy tu musi być wpisane imię i nazwisko osoby rozpoczynającej , czy kończącej sprawę?
W tej kolumnie zapisuje się wszystkie pomocne informacje, np. kto prowadził daną sprawę, jeśli w komórce jest kilka osób prowadzących podobne sprawy to jest to łatwy rozróżnik kogo za co ścigać.
> Czyli po prostu zapis kto prowadził sprawę, okej.
Od razu podpytam - jeśli mam teczkę kat. A, która jest podzielona na 3 tomy ze względu na objętość to spis spraw ma być załączony w pierwszej teczce, czy ma być tak, że w pierwszej teczce jest część spisu spraw, która fizycznie znajduje się w teczce nr 1, a dalsza część spisu spraw ma być w kolejnych teczkach?
Najlepiej aby spis był w 1 tomie. Ewentualnie można na nim zaznaczyć jakoś, które sprawy są w kolejnych.
> Rozumiem, super, zwrócę na to uwagę.
- Trzecie pytanie dotyczy znaku sprawy na dokumentach w teczce kategorii A. Jeśli jest pismo, na którym jest znak sprawy, a pod spodem są załączniki do tego pisma to czy na tych załącznikach również powinien znajdować się ten znak?
Generalnie ten zarzut nie są do archiwisty zakładowego tylko do pracowników prowadzących i rejestrujących sprawy. Piszesz, że czekacie na zalecenia. Powinno być w nim odpowiednio sformułowane zalecenie o zwróceniu pracownikom uwagi na te sprawy.
> Rozumiem, ale dalej nie wiem czy znak powinien być również na załącznikach czy nie? W tej chwili nie ma.
- W protokole kontroli mam też wzmiankę na temat wiadomości e-mail dołączanych do spraw, tylko jest to dość niezrozumiale napisane. Opisane jest dokładnie tak : "korespondencji e-mail przychodzącej nie opatruje się pieczątką wpływu, nie nanosi się dekretacji;" Czy to mam rozumieć jako zarzut? Powinna być ta pieczątka, dekretacja?
Właśnie jak to rozumieć? :D Czy jak zarzut, że nie powinno się opatrywać, czy że powinno.
Jeśli sprawa prowadzona jest papierowo, to mail się drukuje, nanosi pieczęć wpływu i dekretuje do załatwienia. Ale to też jest uwaga do pracowników prowadzących sprawę.
> Dziękuję bardzo za pomoc !
-
> One nie są przekazane, komórka sobie trzyma akta w segregatorach i przed oddaniem do archiwum tworzy teczki. Przekazywane jest oczywiście w teczkach. W protokole mam opis segregatorów, które znajdują się W KOMÓRKACH.
Czyli to też nie jest uwaga do archiwisty zakładowego tylko do pracowników konkretnej komórki.
> Rozumiem, ale dalej nie wiem czy znak powinien być również na załącznikach czy nie? W tej chwili nie ma.
Powiem ci jak ja to robiłem. Z pisma przewodniego jednoznacznie wynikało że jest tyle a tyle załączników i z ich opisu (załącznik nr 1, załącznik nr 2, ...) można było się zorientować co jest do czego. Nie stosowałem znaku sprawy na załącznikach, bo nie było takiej potrzeby. Choć nie powiem czasami się zdarzało przy niektórych typach dokumentacji.
Najlepiej poczekać na zalecenia z archiwum państwowego, bo później trzeba będzie wysłać i tak odpowiedź o ich realizacji. A jak się zapomni to można z dużym prawdopodobieństwem spodziewać się monitu.
Pzdr.
-
Kontynuuję wątek ..
Dokopałem się do spisu sprzed roku 2000. Są na nim akta osobowe kategorii B50 oraz inne pozycje kategorii B. Przecież to nie może być na jednym spisie. Można to jakoś rozbić? Osoby, które tworzyły ten spis już dawno nie pracują
-
Co do zasady akta osobowe jako dokumentacja niearchiwalna mogą być na jednym spisie zdawczo-odbiorczym z inną dokumentacją niearchiwalną.
Nie jest to może najlepsza praktyka, ale do przełknięcia.
Oczywiście jeśli chcesz, możesz wyodrębnić je na nowy spis i przesygnować.
Taki spis sporządza archiwista i tylko on się na nim podpisuje podając równocześnie przyczynę sporządzenia.
Na starym spisie przy każdej przeniesionej pozycji podajemy jej nową sygnaturę (w ostatniej kolumnie), a w podsumowaniu informację o okolicznościach przeniesienia akt na nowy spis.
Akta w archiwum rozmieszczamy zgodnie z nowymi sygnaturami.
-
Co do zasady akta osobowe jako dokumentacja niearchiwalna mogą być na jednym spisie zdawczo-odbiorczym z inną dokumentacją niearchiwalną.
Nie jest to może najlepsza praktyka, ale do przełknięcia.
Oczywiście jeśli chcesz, możesz wyodrębnić je na nowy spis i przesygnować.
Taki spis sporządza archiwista i tylko on się na nim podpisuje podając równocześnie przyczynę sporządzenia.
Na starym spisie przy każdej przeniesionej pozycji podajemy jej nową sygnaturę (w ostatniej kolumnie), a w podsumowaniu informację o okolicznościach przeniesienia akt na nowy spis.
Akta w archiwum rozmieszczamy zgodnie z nowymi sygnaturami.
Rozumiem.
A co jeśli to jest spis dajmy na to numer 30 i jeśli zrobię kolejny spis to będzie on miał numer kolejny czyli np 1000. Czy może tak być?
Wszystkie akta z tego spisu są ODZIEDZICZONE.
-
Nowy spis zawsze dostaje kolejny wolny numer z wykazu spisów.
Fakt, iż są to akta odziedziczone nie powinien być problemem.
Domyślam się, że mowa o sukcesji biernej?
W takim przypadku dokumentacja odziedziczona powinna mieć odrębną ewidencję (wykaz spisów i spisy) dla każdego odziedziczonego zespołu archiwalnego.
Wyodrębniając część akt na nowy spis rejestrujemy go na wykazie spisów dokumentacji odziedziczonej (a nie własnej).
-
Dokumentacja odziedziczona nie ma oddzielnych spisów. Wszystko idzie jednym ciągiem. Wykaz spisów jest tylko jeden. Mam akta odziedziczone z jednego zespołu archiwalnego.
Muszę przeprowadzić weryfikację kategorii archiwalnych całego zasobu sprzed 2014 i biorąc sobie ten spis numer 30 gdzie mam akta osobowe plus teczki kategorii B stoję w miejscu, bo nie wiem co zrobić. Jak zacznę wydzielać i tworzyć spis numer 1000 to zrobi się jeszcze większy syf.
-
Kontynuuję wątek ..
Dokopałem się do spisu sprzed roku 2000. Są na nim akta osobowe kategorii B50 oraz inne pozycje kategorii B. Przecież to nie może być na jednym spisie. Można to jakoś rozbić? Osoby, które tworzyły ten spis już dawno nie pracują
Może nie trzeba robić nerwowych ruchów ...? ;)
Generalnie niewiele jest rodzajów dokumentacji o kategorii archiwalnej wyższej niż B10 ale niższej niż B50. Skoro spis zd.-odb. jest z 2000 r. to może na tym spisie, oprócz dokumentacji osobowej kat. B50, jest tylko i wyłącznie dokumentacja o kat. np. B5, B10. Jeżeli tak, to dokumentacja ta może podlegać już brakowaniu, a po jej wybrakowaniu problem rozwiąże się niejako samoistnie - na spisie zostaną tylko akta osobowe i nie trzeba będzie rozpisywać spisów, przesygnowywać jednostek, itp. ... ;D
-
Nie mogę nic brakować dopóki nie przeprowadzę weryfikacji dokumentacji sprzed 2014
-
Istnieje tylko pewne niebezpieczeństwo, że wszystkie akta ze spisu nr 30 będą już mogły być wybrakowane z wyjątkiem tych B50. A jakiś pomocnik pakując je do brakowania zgarnie przy okazji te B50 bo były razem z tymi B5, B10. A wtedy zacznie się problem :'(
-
[?]
Muszę przeprowadzić weryfikację kategorii archiwalnych całego zasobu sprzed 2014 i biorąc sobie ten spis numer 30 gdzie mam akta osobowe plus teczki kategorii B stoję w miejscu, bo nie wiem co zrobić. Jak zacznę wydzielać i tworzyć spis numer 1000 to zrobi się jeszcze większy syf.
Nie mogę nic brakować dopóki nie przeprowadzę weryfikacji dokumentacji sprzed 2014
??? - raczej nie ma formalnych przeciwwskazań, aby brakowanie robić etapami, a nie wszystko na raz; podobnie z weryfikacją.
krok 1. - weryfikacja kategorii archiwalnej dokumentacji ze spisu nr 30
krok 2. - brakowanie dokumentacji ze spisu nr 30
a/ zostaną same akta osobowe - po sprawie,
b/ zostanie też inna dokumentacja ? dopiero teraz zastanawiałbym się nad jej wydzieleniem na osobny spis zd.-odb.
krok 3. - weryfikacja kategorii archiwalnej pozostałej dokumentacji.
-
[?]
Muszę przeprowadzić weryfikację kategorii archiwalnych całego zasobu sprzed 2014 i biorąc sobie ten spis numer 30 gdzie mam akta osobowe plus teczki kategorii B stoję w miejscu, bo nie wiem co zrobić. Jak zacznę wydzielać i tworzyć spis numer 1000 to zrobi się jeszcze większy syf.
Nie mogę nic brakować dopóki nie przeprowadzę weryfikacji dokumentacji sprzed 2014
??? - raczej nie ma formalnych przeciwwskazań, aby brakowanie robić etapami, a nie wszystko na raz; podobnie z weryfikacją.
krok 1. - weryfikacja kategorii archiwalnej dokumentacji ze spisu nr 30
krok 2. - brakowanie dokumentacji ze spisu nr 30
a/ zostaną same akta osobowe - po sprawie,
b/ zostanie też inna dokumentacja ? dopiero teraz zastanawiałbym się nad jej wydzieleniem na osobny spis zd.-odb.
krok 3. - weryfikacja kategorii archiwalnej pozostałej dokumentacji.
To jest jakiś sposób, nawet sam o tym myślałem, ale AP w zaleceniach na temat brakowania pisze, ze termin realizacji jest PO zakończeniu prac weryfikacyjnych, które mają trwać do 2020. Też bym chciał robić część weryfikacji i część brakowania.
-
To jest jakiś sposób, nawet sam o tym myślałem, ale AP w zaleceniach na temat brakowania pisze, ze termin realizacji jest PO zakończeniu prac weryfikacyjnych, które mają trwać do 2020. Też bym chciał robić część weryfikacji i część brakowania.
To należy ustalić z AP nieco odmienny harmonogram realizacji zaleceń - nie sądzę, żeby AP robiło problemy ...
Poza tym brakowanie dokumentacji to prawo a nie obowiązek i AP raczej tego nie zaleca, a co najwyżej sugeruje ...
-
Dostałem odpowiedź od AP, że nie dostaniemy zgody na żaden wniosek na brakowanie dopóki nie zostanie przeprowadzona weryfikacja.
-
???
Większość jednostek organizacyjnych uzyskuje zgodę na brakowanie dokumentacji na podstawie rozporządzenia MKiDN z 2015 r. (http://dziennikustaw.gov.pl/DU/2015/1743/1) - nie ma tam mowy o żadnych warunkach wstępnych uzyskania zgody, musi być wniosek + spis dokumentacji (oczywiście sporządzone zgodnie z rozporządzeniem).
Dyrektor AP może odmówić wyrażenia zgody na brakowanie (§ 10.) gdy wniosek lub spis nie spełniają wymogów formalnych oraz z powodu zmiany kwalifikacji archiwalnej dokumentacji - taki przypadek po ekspertyzie archiwalnej. Dyrektor AP może też wyłączyć z procedury brakowania dokumentację, której kwalifikacja archiwalna lub opis budzi wątpliwości (§ 11.), ale wtedy napisze zalecenia dotyczące dalszego postępowania z tą dokumentacją i pewnie przyśle kogoś na ekspertyzę.
Ja bym załatwił to tak:
Robisz weryfikacje dokumentacji ze spisu 30, sporządzasz wniosek + spis dokumentacji (spełniające oczywiście wymogi formalne z rozporządzenia), we wniosku piszesz m.in. na podstawie czego była kwalifikowana dokumentacja, np. wykaz akt z 1975 r. oraz weryfikacja na podstawie ..., i wysyłasz do AP. W oczekiwaniu na odpowiedź robisz weryfikację kwalifikacji kolejnej partii dokumentacji.
Przecież bez sensu jest wydzielanie dokumentacji, tworzenie nowych spisów, przesygnowywanie jednostek po to, aby po wykonaniu tych czynności dokumentację od razu wybrakować ...
-
???
Większość jednostek organizacyjnych uzyskuje zgodę na brakowanie dokumentacji na podstawie rozporządzenia MKiDN z 2015 r. (http://dziennikustaw.gov.pl/DU/2015/1743/1) - nie ma tam mowy o żadnych warunkach wstępnych uzyskania zgody, musi być wniosek + spis dokumentacji (oczywiście sporządzone zgodnie z rozporządzeniem).
Dyrektor AP może odmówić wyrażenia zgody na brakowanie (§ 10.) gdy wniosek lub spis nie spełniają wymogów formalnych oraz z powodu zmiany kwalifikacji archiwalnej dokumentacji - taki przypadek po ekspertyzie archiwalnej. Dyrektor AP może też wyłączyć z procedury brakowania dokumentację, której kwalifikacja archiwalna lub opis budzi wątpliwości (§ 11.), ale wtedy napisze zalecenia dotyczące dalszego postępowania z tą dokumentacją i pewnie przyśle kogoś na ekspertyzę.
Ja bym załatwił to tak:
Robisz weryfikacje dokumentacji ze spisu 30, sporządzasz wniosek + spis dokumentacji (spełniające oczywiście wymogi formalne z rozporządzenia), we wniosku piszesz m.in. na podstawie czego była kwalifikowana dokumentacja, np. wykaz akt z 1975 r. oraz weryfikacja na podstawie ..., i wysyłasz do AP. W oczekiwaniu na odpowiedź robisz weryfikację kwalifikacji kolejnej partii dokumentacji.
Przecież bez sensu jest wydzielanie dokumentacji, tworzenie nowych spisów, przesygnowywanie jednostek po to, aby po wykonaniu tych czynności dokumentację od razu wybrakować ...
Głos rozsądku. Spróbuję za jakiś czas wysłać wniosek na brakowanie z częścią zweryfikowanych spisów i zobaczę co się stanie.
-
Dostałem odpowiedź od AP, że nie dostaniemy zgody na żaden wniosek na brakowanie dopóki nie zostanie przeprowadzona weryfikacja.
Ostro.
Ja mógłbym się kłócić. Jeśli na wniosku dajesz akta niezweryfikowane licząc, że oni zrobią to za ciebie to zgody przy ich postawie nie dostaniesz. Rób to etapami jak Ci tutaj sugerowano.
-
Dostałem odpowiedź od AP, że nie dostaniemy zgody na żaden wniosek na brakowanie dopóki nie zostanie przeprowadzona weryfikacja.
Ostro.
Ja mógłbym się kłócić. Jeśli na wniosku dajesz akta niezweryfikowane licząc, że oni zrobią to za ciebie to zgody przy ich postawie nie dostaniesz. Rób to etapami jak Ci tutaj sugerowano.
Mam w planie weryfikowanie staroci i wrzucanie ich na wniosek na brakowanie mimo wszystko.
-
Zgłosiłem zastrzeżenia do AP. Zaproponowałem częściową weryfikację i częściowe brakowanie zamiast jednej wielkiej weryfikacji (trwającej 2 lata) a potem wielkiego brakowania z uwagi na bardzo ograniczone miejsce na dokumentację. Czekam na odpowiedź.
W międzyczasie mam pytanie odnośnie weryfikacji dokumentacji :
Czy zmiany kategorii (np. z B5 na B10) nanoszę na oryginalnym spisie czy tworze nową teczkę i drukuję spisy raz jeszcze, lecz tym razem już po weryfikacji?
-
Czytałeś tą informację: https://www.archiwa.gov.pl/images/docs/instrukcje/11_informacja_nr_11.PDF
-
Czytałem. Wnioskuję, że wszelkie zmiany nanoszę na spisach oryginalnych
-
Dzień dobry wszystkim,
Potrzebuję Waszej pomocy.
Zastanawiam się jak archiwizować dokumenty, które leżą jeszcze w komórkach organizacyjnych z roku na przykład 2012.
Otóż w roku 2012 obowiązywał u nas inny formularz spisu spraw, inne JRWA. Komórki pytają mnie czy archiwizować to według tego co obowiązywało w roku 2012, a potem poprawiać przy weryfikacji czy według tego JRWA, które obowiązuje dzisiaj. Na logikę myślę, że należałoby zakwalifikować to w oparciu o obowiązujące przepisy, żeby nie wykonywać pracy podwójnie, ale wolę się upewnić?
-
Obawiam się, iż jeśli jakiś przepis nie stanowi inaczej to np. oznaczenia na teczkach, tj. przyporządkowanie do klas rzeczowych oraz elementy opisu teczki powinny odpowiadać przepisom w dacie ich wytworzenia. Jeśli późniejsze przepisy wymagają zmiany okresu przechowywania lub kategorii archiwalnej to komórka organizacyjna zdająca akta powinno dokonać stosownych zmian przed przekazaniem akt.
-
Zastanawiam się jak archiwizować dokumenty, które leżą jeszcze w komórkach organizacyjnych z roku na przykład 2012.
Otóż w roku 2012 obowiązywał u nas inny formularz spisu spraw, inne JRWA. Komórki pytają mnie czy archiwizować to według tego co obowiązywało w roku 2012, a potem poprawiać przy weryfikacji czy według tego JRWA, które obowiązuje dzisiaj. Na logikę myślę, że należałoby zakwalifikować to w oparciu o obowiązujące przepisy, żeby nie wykonywać pracy podwójnie, ale wolę się upewnić?
Z tego co tutaj pisałeś nowe przepisy w twojej jednostce obowiązują od 2014 roku. Zatem dokumentacja wytworzona przed tym rokiem ma hasła i symbole zgodne z jednolitym rzeczowym wykazem akt obowiązującym w momencie wytworzenia tych akt, natomiast kategorię archiwalną powinna mieć dostosowaną do tego obowiązującego od 2014 roku. Nie wiem co to za jednostka, ale były i takie, które w przepisach nie mają obowiązku przekwalifikowania akt. Ale takich jest niewiele. Czy w zarządzeniu wprowadzającym nowe przepisy kancelaryjno-archiwalne masz 5 -letni termin przekwalifikowania dokumentacji, czy tylko jest o tym mowa bez z góry narzuconego terminu. Jeśli to drugie to przekwalifikowanie możesz dokonywać np. w momencie brakowania dokumentacji. Jednak lepiej zbyt długo z tym nie zwlekać. Z komórek zaległą dokumentację przejmuj już przekwalifikowaną i uporządkowaną według obowiązującej instrukcji archiwalnej. Nie daj sobie wcisnąć nieuporządkowanej dokumentacji.
-
Zastanawiam się jak archiwizować dokumenty, które leżą jeszcze w komórkach organizacyjnych z roku na przykład 2012.
Otóż w roku 2012 obowiązywał u nas inny formularz spisu spraw, inne JRWA. Komórki pytają mnie czy archiwizować to według tego co obowiązywało w roku 2012, a potem poprawiać przy weryfikacji czy według tego JRWA, które obowiązuje dzisiaj. Na logikę myślę, że należałoby zakwalifikować to w oparciu o obowiązujące przepisy, żeby nie wykonywać pracy podwójnie, ale wolę się upewnić?
Z tego co tutaj pisałeś nowe przepisy w twojej jednostce obowiązują od 2014 roku. Zatem dokumentacja wytworzona przed tym rokiem ma hasła i symbole zgodne z jednolitym rzeczowym wykazem akt obowiązującym w momencie wytworzenia tych akt, natomiast kategorię archiwalną powinna mieć dostosowaną do tego obowiązującego od 2014 roku. Nie wiem co to za jednostka, ale były i takie, które w przepisach nie mają obowiązku przekwalifikowania akt. Ale takich jest niewiele. Czy w zarządzeniu wprowadzającym nowe przepisy kancelaryjno-archiwalne masz 5 -letni termin przekwalifikowania dokumentacji, czy tylko jest o tym mowa bez z góry narzuconego terminu. Jeśli to drugie to przekwalifikowanie możesz dokonywać np. w momencie brakowania dokumentacji. Jednak lepiej zbyt długo z tym nie zwlekać. Z komórek zaległą dokumentację przejmuj już przekwalifikowaną i uporządkowaną według obowiązującej instrukcji archiwalnej. Nie daj sobie wcisnąć nieuporządkowanej dokumentacji.
Nowe przepisy obowiązują od 1 stycznia 2015 roku. Zarządzenie pojawiło się w połowie 2014 roku, jednak w życie weszło 1 stycznia 2015.
Poprzedni archiwista po którejś kontroli z AP w 2014 roku dostał w zaleceniach 3 letni termin na przeprowadzenie weryfikacji dokumentacji. Można się domyślic, ze temat nie został ruszony przez 3 lata.
Na koniec 2017 była kolejna kontrola, po kontroli mój poprzednik zwiał, a mi AP dało niecałe 2 lata na przeprowadzenie weryfikacji. To tak po krótce. Wszystkiego dowiedziałem się kilka dni po objęciu stanowiska. Tak po krótce to wygląda :)
-
Dzień dobry. Rozpoczęłam pracę w archiwum zakładowym, którego zasób leżał odłogiem. Rozpoczęłam od akt osobowych z lat 40. i 50. ubiegłego wieku, które chcę przygotować do ekspertyzy. Często w teczkach znajdują się dokumenty sporządzone na maszynie w 2-5 egzemplarzach, wszystkie opieczętowane i podpisane, czyli niczym się nie różnią. Czy powinnam pozostawić jeden z nich, a pozostałe uznać za wtórniki i usunąć z teczek?
W aktach osobowych jest sporo dokumentów, których wg JRWA nie powinno tam być - karty wynagrodzeń, zaświadczenia o uczęszczaniu dzieci pracowników do szkoły, prośby o dopłaty do posiłków, usprawiedliwienia nieobecności w pracy "bo zjadłam pomidory z puszki i dostałam niestrawności" itp. Karty wynagrodzeń powinny być w dokumentach księgowych, ale co zrobić z pozostałymi?
Jestem pewna, że AP przejmie część tych akt, jako że dotyczą one osób ważnych dla historii miasta i powstają na ich temat monografie.
Prosiłabym o pomoc w rozwianiu wątpliwości.
-
Jeśli te akta osobowe podlegają ekspertyzie to ja bym narazie nic z nimi nie robił. Niech AP się wypowie w tym temacie.
-
Jeśli chodzi o akta osobowe tut masz wytyczne odnośnie postępowania:
https://www.archiwa.gov.pl/images/docs/akty_normatywne/Zarzadzenie_Nr_16.pdf