IFAR
Internetowe Forum Archiwalne => Metodyka Archiwalna => Wątek zaczęty przez: Dory w Styczeń 30, 2017,
-
Mam dwa pytania:
1. Czy w polu "Ostateczne załatwienie sprawy" w spisie spraw wpisuję datę ostatniego pisma w sprawie czy datę wpływu tegoż pisma?
2. Czy spis spraw wliczany jest do łącznej liczby kart/stron w teczce?
-
Jeśli chodzi o daty według mnie powinna się liczyć ostatnia data, czyli w tym przypadku jeśli pismo jest z 1 marca 2015, ale wpłynęło 3 marca 2015, to wpisujemy 3 marca 2015.
Co do drugiej kwestii, jeśli mówiąc o "spisie spraw" ma Pan/i na myśli spis zawartości teczki czy też o przegląd akt, to nie liczymy go jako karty. Nie uwzględniamy go do łącznej liczby kart/stron w teczce.
-
Spis spraw jest częścią teczki i jako taki powinien być uwzględniony w paginacji.
-
Jeśli chodzi o daty według mnie powinna się liczyć ostatnia data, czyli w tym przypadku jeśli pismo jest z 1 marca 2015, ale wpłynęło 3 marca 2015, to wpisujemy 3 marca 2015.
Co do drugiej kwestii, jeśli mówiąc o "spisie spraw" ma Pan/i na myśli spis zawartości teczki czy też o przegląd akt, to nie liczymy go jako karty. Nie uwzględniamy go do łącznej liczby kart/stron w teczce.
Nic podobnego. Ostateczne załatwienie sprawy to nie jest data ostatniego dokumentu w sprawie tylko data załatwienia - data decyzji czy pisma załatwiającego itp. - i tę właśnie datę wpisujemy do spisu spraw To niekiedy jest rzeczywiście ostatni dokument, ale niekiedy nie.
Tak jak pisze Bolek, spis spraw jest częścią teczki i musi być spaginowany.
-
Dziękuję za odpowiedzi.
-
Od kiedy spis zawartości teczki jest numerowany? Przecież spis zawartości teczki jest w teczce luzem jako pierwszy, a dopiero za nim znajdują się kolejne OZ-y. Spis jedynie opisuje, co znajduje się w danej teczce. Niby jaki miałby mieć numer? 1? A potem byłby pierwszy OZ z numeracją od 2 do np. 30. A dalej kolejny OZ znów od 1? Chyba mówimy zupełnie o czymś innym. Taka sama sytuacja jest przecież ze zszytym przeglądem do sprawy. Na przeglądzie zawarte są sprawy po kolei. Dlatego pierwszy dokument za przeglądem rozpoczyna numerację sprawy.
Co do "Nic podobnego. Ostateczne załatwienie sprawy to nie jest data ostatniego dokumentu w sprawie tylko data załatwienia - data decyzji czy pisma załatwiającego itp. - i tę właśnie datę wpisujemy do spisu spraw To niekiedy jest rzeczywiście ostatni dokument, ale niekiedy nie. " Tu się zgadzam. Nie chodziło mi o to, że data ostatniej strony jest datą zakończenia, ale ostatnia data jaka pojawia się w sprawie. Może to być akt oskarżenia, pismo odsyłające akta, cokolwiek (co również może znajdować się w środku dokumentu, chociaż nie powinno).
-
Przeglądając pierwsze z brzegu wytyczne dot. archiwizacji (tu przykład z Archiwum Wojskowego w Toruniu):
"Spis spraw (dokumentów) sporządza się po zakończeniu teczki akt spraw
zawierającej materiały archiwalne i dołącza z przodu teczki, nie należy go
numerować."
-
No, nieporozumienie zwykłe. Dory pyta o prowadzenie teczki, nazwijmy to - urzędowej, Ty Desi piszesz zdaje się o aktach sądowych, teraz też o wojskowych.
Nie chodzi o "spis zawartości teczki" tylko o "spis spraw", czyli coś takiego:
https://pl.wikipedia.org/wiki/Spis_spraw_w_kancelaryjnym_systemie_tradycyjnym
Nie numerujemy w takich aktach żadnych "OZ-ów" ani dokumentów, tylko strony akt w jednej fizycznej teczce. Spis spraw jest integralną częścią teczki, służy do rejestracji spraw i odnotowywania ich załatwienia i zakończenia, dlatego jego strony też są numerowane.
Datą załatwienia w sprawie "urzędowej" nie jest ostatnia data jaka pojawia się w sprawie, tylko data pisma załatwiającego, odróżniamy od niej datę skrajną (końcową) akt w sprawie.
-
Przeglądając pierwsze z brzegu wytyczne dot. archiwizacji (tu przykład z Archiwum Wojskowego w Toruniu):
"Spis spraw (dokumentów) sporządza się po zakończeniu teczki akt spraw
zawierającej materiały archiwalne i dołącza z przodu teczki, nie należy go
numerować."
Wytyczne stosowane w archiwach wojskowych nijak się mają do realiów dokumentacji cywilnej. A sprawy powinny być rejestrowane w spisie spraw w momencie załatwiania, a nie po zakończeniu roku.
-
Panie Jarosławie, teraz wszystko jasne. Dziękuję za tak szybką odpowiedź :)