IFAR
Internetowe Forum Archiwalne => Archiwa Zakładowe => Wątek zaczęty przez: młodziak w Sierpień 31, 2020,
-
Witam raz jeszcze! Ostatnio zadałem pytanie a propo decyzji tzn "Pracuję w OPS i ostatnio zadano mi takie pytanie: w jaki sposób oznaczyć np. sprawę o zasiłek jeśli ta sama osoba złożyła dokumenty w lutym, świadczenie zostało przyznane i wydana decyzja. Następnie decyzja w kwietniu została uchylona. W lipcu ta sama osoba składa zasiłek na to samo dziecko. I teraz pytanie jak to oznaczyć?".
Dzisiaj pytanie jest w sumie troszeczkę inne ale o podobnej tematyce. Co jeśli wpłynął do nas jeden wniosek, na którym są 3 formy pomocy? Czy taktować to jako teczka zbiorcza i rejestrować pod jednym numerem, czy robić ksero wniosku i każdą formę pomocy traktować jako osobną sprawę skoro dotyczy to jednej osoby?
-
Po pierwsze - teczka zbiorcza nie służy do rejestracji spraw - tzn. że każda sprawa musi najpierw zostać zarejestrowana we właściwej teczce rzeczowej, a później jej dokumentacja może zostać przeniesiona do teczki zbiorczej (w której nie prowadzi się spisu spraw).
Po drugie - opisana przez Ciebie sytuacja to typowy przypadek często określany jako "kilka spraw z jednego pisma".
Skoro klient OPS wnioskuje o 3 różne świadczenia, to mamy do czynienia z 3 odrębnymi sprawami, które trzeba osobno zarejestrować i prowadzić.
To że o wszystkie te świadczenia wnioskuje jedna osoba i koniec końców dokumentacja wszystkich 3 spraw trafi do jednej teczki zbiorczej niczego tu nie zmienia.
-
Dziękuję za odpowiedź ROVAN :)
-
A jeszcze mam dwa pytania bo chyba się w tym orientujesz ROVAN, a propo:1 dotyczy kolejnego numeru sprawy - jeżeli wpływa do nas wniosek/prośba i my na nią odpowiadamy to jaki nr kolejny nadajemy? Czy nasza odpowiedź będzie drugim pismem w sprawie? 2. Jakie dokumenty rejestrować, a jakie nie?
-
jeżeli wpływa do nas wniosek/prośba i my na nią odpowiadamy to jaki nr kolejny nadajemy? Czy nasza odpowiedź będzie drugim pismem w sprawie?
Sprawę rejestruje się tylko raz - w oparciu o pierwsze pismo (w tym przypadku wniosek). Kolejne pisma w tej samej sprawie (np. odpowiedź na wniosek itp. itd.) stanowią część akt tej samej sprawy i opatrywane są tym samym znakiem sprawy (nadanym w chwili rejestracji sprawy w oparciu o pierwsze pismo).
Niezależnie od tego z ilu pism będą się składały akta danej sprawy, wszystkie te pisma będą posiadały ten sam znak sprawy.
Jakie dokumenty rejestrować, a jakie nie?
Mówimy o rejestracji spraw, czy rejestracji przesyłek przez punkt kancelaryjny?
W przypadku rejestracji przesyłek nie podlegają rejestracji przesyłki mylnie doręczone, które należy zwrócić operatorowi pocztowemu lub przekazać do adresata.
Dopuszcza się również nierejestrowanie przesyłek niemających znaczenia dla dokumentowania działalności jednostki - np. kart z życzeniami, reklam itp.
Jeśli natomiast chodzi o rejestracje spraw, to nie rejestruje się spraw w oparciu o tzw. dokumenty nietworzące akt spraw, do których zalicza się m.in.
1) zaproszenia, życzenia, podziękowania, kondolencje, jeżeli nie stanowią części akt sprawy;
2) niezamawiane przez podmiot oferty, które nie zostały wykorzystane;
3) publikacje (dzienniki urzędowe, czasopisma, katalogi, książki, gazety, afisze, ogłoszenia) oraz inne druki, chyba że stanowią załącznik do pisma;
4) dokumentacja finansowo-księgowa, w szczególności rachunki, faktury, inne dokumenty księgowe;
5) listy obecności;
6) karty urlopowe;
7) dokumentacja magazynowa;
8) środki ewidencyjne archiwum zakładowego;
9) dane w systemach teleinformatycznych dedykowanych do realizowania określonych, wyspecjalizowanych zadań, w szczególności dane w systemie udostępniającym automatycznie dane z określonego rejestru, dane przesyłane za pomocą środków komunikacji elektronicznej automatycznie tworzące rejestr;
10) rejestry i ewidencje, w szczególności środków trwałych, wypożyczeń sprzętu, materiałów biurowych, zbiorów bibliotecznych.