IFAR
Internetowe Forum Archiwalne => Archiwa Zakładowe => Wątek zaczęty przez: saren1985 w Luty 18, 2010,
-
Jak zakwalifikować dokumentację związaną z kontrolą Archiwum Zakładowego Starostwa Powiatowego? Archiwum było kontrolowane w latach 1999-2007 czterokrotnie i posiadam dokumentację z tej kontroli. W skład tej dokumentacji wchodzą pismo z AP do którego dołączono 2 egzemplarze Protokołu kontroli AZ z prośbą o podpisanie i odwrotne przekazanie 1 egzemplarza + zalecenia pokontrolne i pismo do AP o wykonaniu zaleceń.
Moje pytanie jest następujące czy taka dokumentacja kwalifikuje się jako kat. A czy też jest to dokumentacja niearchiwalna? Bo może Archiwum Państwowe które tą dokumentację wytworzyło powinno ją przechowywać wieczyście a ja tylko przez pewien okres czasu?
Mój poprzednik chyba za bardzo nie wiedział pod co to podpiąć ponieważ pisma w tej sprawie są różnie klasyfikowane raz jako 0813 ( Instrukcje i regulaminy AZ i biblioteki )innym razem 0820( wykaz spisów zdawczo-odbiorczych) ale chyba to nie za bardzo pasuje :) Ja odnalazłem symbol 0911 (kontrole zewnętrzne urzędu własnego) jako kat A w kom. macierzystej w uwagach adnotacja (protokoły, sprawozdania z kontroli, wnioski i wystąpienia pokontrolne, sprawozdania z realizacji zaleceń. Do kat. A- kontrole problemowe i kompleksowe, pozostałe - kat. B5).
Troche się rozpisałem jezeli ktoś ma akieś doświadczenia z takimi dokumentami to proszę o wskazówki ;)
pozdrawiam wszystkich
-
Uwazam, że protokół kontroli należy do kat. A i też bym umieścila w 0911 tak jak jest w jednolitym rzeczowym wykazie akt
-
A co w takim razie trzymamy w teczce "0826 - Skontrum dokumentacji". Przejęłam archiwum po kolezance od 1 stycznia br. i ona wlasnie protokoly kontroli trzymala w tej teczce. Przekwalifikowac je?
-
A co w takim razie trzymamy w teczce "0826 - Skontrum dokumentacji".
Trzymasz wyniki skontrum, czyli wyniki porównania stanu ewidencji na spisach ze stanem faktycznym na półkach.
-
Szczerze mówiąc też myślałem, żeby podpiąć to pod skontrum archiwum kat B5. Ale mam wątpliwości właśnie czy protokoły kontroli Archiwum Zakładowego to dokumentacja niearchiwalna czy też materiały archiwalne? Zauważyłem też, że często "pracownicy Archiwów Zakładowych starej daty" czyli osoby którym wlepiono do zakresu czynności Archiwa Zakładowe mają manię klasyfikowania wszystkiego do kategorii B5. ;D Przynajmniej u mnie tak było.
Może admin coś na ten temat napisze.
-
A co w takim razie trzymamy w teczce "0826 - Skontrum dokumentacji".
Trzymasz wyniki skontrum, czyli wyniki porównania stanu ewidencji na spisach ze stanem faktycznym na półkach.
ale czy te wyniki skontrum przeprowadza archiwista zakładowy czy ktos z AP?? bo nie bardzo wiem na czym to ma polegac.....
-
Oczywiście przeprowadza je archiwista, tzw. "zakładowy" w swoim archiwum. Jest to jedna z jego corocznych czynności w ramach prowadzenia archiwum zakładowego; dość uciążliwa, ale jednak potrzebna :)
A co do kategorii archiwalnej protokołów kontroli archiwum zakładowego, moim zdaniem powinna być kat. A (w teczce kontrole zewnętrzne własnego urzędu).
-
Czy w takim razie z takiej kontroli powinein byc jakis protokoł?? bez względu na to wszystko pasuje czy nie??
-
Jeżeli pytasz o protokół z kontroli Twojego archiwum, to powinnaś go otrzymać od archiwum państwowego, które kontrole przeprowadziło. Zresztą ap prosi o zwrot jednego podpisanego egzemplarza. Z praktyki jednak wiem, że pracownicy archiwum nie zawsze dostają protokół do wglądu, bo jest on zatrzymywany przez kierownika jednostki/urzędu. Stad może Twoje pytanie, czy powstaje z kontroli protokół ???
-
Witam.
Protokół z kontroli przeprowadzonej w AZ to -0911. Pracownik odpowiedzialny za prowadzenie AZ zawsze musi dostać protokół kontroli, bo podpisuje dwa egz. protokołu wraz z kierownikiem jednostki, i jeden odsyła do AP,a w dodatku jeżeli są jakieś zalecenia pokontrolne to archiwista jest odpowiedzialny za wykonanie tych zaleceń i musi wiedzieć co ma zrobić.
Przecież nie Starosta prowadzi teczki - chociaż by kontroli,tylko komórki organizacyjne.
Pozdrawiam
-
Oczywiście przeprowadza je archiwista, tzw. "zakładowy" w swoim archiwum. Jest to jedna z jego corocznych czynności w ramach prowadzenia archiwum zakładowego; dość uciążliwa, ale jednak potrzebna :)
Jeżeli pytasz o protokół z kontroli Twojego archiwum, to powinnaś go otrzymać od archiwum państwowego, które kontrole przeprowadziło. Zresztą ap prosi o zwrot jednego podpisanego egzemplarza. Z praktyki jednak wiem, że pracownicy archiwum nie zawsze dostają protokół do wglądu, bo jest on zatrzymywany przez kierownika jednostki/urzędu. Stad może Twoje pytanie, czy powstaje z kontroli protokół ???
Te protokoły kontroli z archiwum panstwowego mam. Chodzilo mi o to czy te kontrole przeprowadzane przez archiwiste "zakładowego" nie "państwowego" musza być zakonczone protokołe jeśli nie stwierdzono nieprawidłowości.
-
Pracownik odpowiedzialny za prowadzenie AZ zawsze musi dostać protokół kontroli, bo podpisuje dwa egz. protokołu wraz z kierownikiem jednostki, i jeden odsyła do AP,a w dodatku jeżeli są jakieś zalecenia pokontrolne to archiwista jest odpowiedzialny za wykonanie tych zaleceń i musi wiedzieć co ma zrobić.
Przecież nie Starosta prowadzi teczki - chociaż by kontroli,tylko komórki organizacyjne.
A tymczasem podczas kontroli archiwista przeciera oczy ze zdumienia i pierwszy raz na oczy widzi protokół i zalecenia pokontrolne. Z taką praktyką często się spotykam. A fakt że starosta nie prowadzi teczek jest tak samo oczywisty jak częsta praktyka zatrzymywania przez kierownika jednostki dokumentacji u siebie.
-
No to dobrego macie kierownika. U mnie od 15 lat nic takiego się nie zdarzyło.Gdy bym nie dostał protokołu to sam bym się pytał w kancelarii czy upomniał się kierownikowi ,bo zawsze z ciekawością czekam na wynik kontroli.
Pozdrawiam
-
No to dobrego macie kierownika. U mnie od 15 lat nic takiego się nie zdarzyło.Gdy bym nie dostał protokołu to sam bym się pytał w kancelarii czy upomniał się kierownikowi ,bo zawsze z ciekawością czekam na wynik kontroli.
Nie macie :)
bo nie jestem pracownikiem archiwum zakładowego, piszę tylko o praktyce, z jaką się spotykałem.
-
witam
często w instrukcjach archiwalnych jest napisane, że skontrum przeprowadza się co 5 lat. Skąd ten okres i czy istnieje jakiś ustawowy okres jego przeprowadzania ?
-
Witam.
Protokół z kontroli przeprowadzonej w AZ to -0911. Pracownik odpowiedzialny za prowadzenie AZ zawsze musi dostać protokół kontroli, bo podpisuje dwa egz. protokołu wraz z kierownikiem jednostki, i jeden odsyła do AP,a w dodatku jeżeli są jakieś zalecenia pokontrolne to archiwista jest odpowiedzialny za wykonanie tych zaleceń i musi wiedzieć co ma zrobić.
Przecież nie Starosta prowadzi teczki - chociaż by kontroli,tylko komórki organizacyjne.
Pozdrawiam
Tak się zastanawiam w tym kontekście kto prowadzi teczkę 0911, bo trzymając się literalnie przepisów archiwalnych, ewidencja AZ jest ściśle określona. Czy komórką macierzystą jest AZ? W moim JRWA kontrole zewnętrzne własnej jednostki to 091 i teczkę prowadzi Dz. Administracyjny.
-
Prowadzi ta komórka, której przydzielono to w ramach regulaminu organizacyjnego i struktury wewnętrznej. Pracownik AZ podpisuje protokół, który jest przechowywany w komórce wskazanej regulaminem/strukturą.
-
Dziękuję :)
-
Od 2011 r to 1710 Kontrole zewnętrzne w podmiotach kat. A
-
Oczywiście przeprowadza je archiwista, tzw. "zakładowy" w swoim archiwum. Jest to jedna z jego corocznych czynności w ramach prowadzenia archiwum zakładowego; dość uciążliwa, ale jednak potrzebna :)
często w instrukcjach archiwalnych jest napisane, że skontrum przeprowadza się co 5 lat. Skąd ten okres i czy istnieje jakiś ustawowy okres jego przeprowadzania ?
No właśnie...Zbliża się czas na przeprowadzenie skontrum a w mojej instrukcji archiwalnej (jaka jest taka jest, ale jest...) nie ma na ten temat ani słowa. Dlatego podnoszę powyżej zacytowane pytanie: jak często podmiot zobowiązany jest do przeprowadzania skontrum: corocznie czy też uznaniowo, na wniosek kierownika jednostki lub AP? Na szkoleniu nie podjęto tego tematu a podręcznik określa jedynie termin skontrum jako koniec roku.
-
Dziwne.
Skontrum powinno się przeprowadzać, kiedy jest bałagan w archiwum zakładowym i nic nie można znaleźć, albo są uzasadnione obawy, że ewidencja nie byłą prowadzona prawidłowo. Co róż znajdujemy jakieś akta bez ewidencji albo gdy typujemy akta na brakowanie samych akt nie ma a w ewidencji brak informacji co się z nimi stało no i po jakiś kataklizmach.
Nie wiem kto wymyślił przeprowadzanie skontrum co roku lub co 5 lat, ale nie jest to mądre.
-
Przypominam, że przed rozpoczęciem skontrum należy doprowadzić do idealnego stanu ewidencję archiwalną. Inaczej skontrum może się nie udać. A co do 5 lat - u nas też jest taki zapis, i wszystkie archiwa w terenie nam podległe tak robią. Ja uważam, że skontrum powinno się przeprowadzać przede wszystkim po przyjściu nowego kierownika archiwum, żeby wiedział na czym stoi.