IFAR

Internetowe Forum Archiwalne => Metodyka Archiwalna => Wątek zaczęty przez: Hanna Staszewska w Styczeń 06, 2010,

Tytuł: Wytyczne NDAP dot. zespołów rozbitych
Wiadomość wysłana przez: Hanna Staszewska w Styczeń 06, 2010,
Ukazało się Zarządzenie Nr 8 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 22 grudnia 2009 r. w sprawie wprowadzenia wytycznych dotyczących zasad postępowania z zespołami rozbitymi, przechowywanymi w archiwach państwowych (http://archiwa.gov.pl/images/stories/Prawoarchiwalne/zarz8_09.pdf). 
Niestety, mam takie wrażenie, że nie jest to cały tekst, tylko urwany w połowie...

Ale po kolei:
1.Pojawiła się definicja nowego rodzaju zespołu archiwalnego, nieobecna dotąd w przepisach metodycznych ani w Polskim Słowniku Archiwalnym: zespół rozbity ? (cyt.): Zespół przechowywany i będący w ewidencji dwóch lub więcej archiwów państwowych lub oddziałów zamiejscowych, jest zespole rozbitym, niezależnie od stopnia opracowania każdej z jego części. (§ 2 pkt 2)
Czy pod tę definicję podpada także sytuacja, gdy zespół znajduje się w ewidencji jednego archiwum, ale de fakto występuje w nim pod postacią 2 zespołów: np. w naszym archiwum swego czasu funkcjonował zespół nr 3485 "Księgi metrykalne parafii rzymsko-katolickiej Rzegocin" z lat 1818-1829 oraz zespół nr 3569 "Księgi metrykalne parafii rzymsko-katolickiej Żegocin" z lat 1830-1854 ;D ;D ;D. Oczywiście zespoły te zostały scalone i występują teraz jako jeden.
Ale... Czy przed scaleniem był to zespół rozbity w rozumieniu Wytycznych?

2.Słuszną jest zasada, iż zawiesza się opracowanie zespołów rozbitych do czasu ich scalenia.   

3.Paragraf 4 określa tryb postępowania w przypadku zgodności dyrektorów co do miejsca przechowywania scalonego zespołu. Nie określono jednak sposobu procedowania w sytuacji, gdy dyrektorzy nie dogadują się co do ostatecznego miejsca przechowywania takiego zespołu. To jest chyba najpoważniejszy brak w Wytycznych.

4.Niezbyt szczęśliwym pomysłem wydaje się angażowanie w cały ten proceder komisji metodycznych, gdyż porządkowanie spraw związanych z rozmieszczeniem zasobu jest raczej kwestią organizacyjną, a nie metodyczną.


5.Jako zdecydowanie zły należy ocenić pomysł opiniowania wniosków o scalenie przez Zespół ds. rozmieszczenia zasobu archiwalnego w archiwach państwowych, co z  pewnością znacznie wydłuży całą procedurę (chyba żeby określić termin opiniowania, np. 30 dni).

6.Paragraf 5 punkt 3 stanowi, że scalenie zespołu rozbitego między archiwum a jego oddziałami następuje na podstawie samodzielnej decyzji dyrektora archiwum. Nie wspomniano tu o opiniowaniu przez komisję metodyczną. Dlaczego?     

I generalna uwaga: może scalanie zespołów rozbitych mogłoby dokonywać się przede wszystkim na drodze ?dogadywania się? dyrektorów, a dopiero w przypadkach ewentualnych niezgodności wkraczałby Naczelny Dyrektor i podejmował decyzję. 

PS. Wielka szkoda, że archiwa nie miały okazji zaopiniować projektu Wytycznych.
 
Tytuł: Odp: Wytyczne NDAP dot. zespołów rozbitych
Wiadomość wysłana przez: Bolek w Styczeń 14, 2010,
Dla mnie brak jest zapisu odnośnie nadzoru. Co zrobić gdy część zespołu jest przechowywana w archiwum. Potem  nastąpiła zmiana przynależności terytorialnej nadzorowanej jednostki która przekazywała akta, a inne archiwum podczas kontroli nie nakazywało dalszego przekazywania akt. A co gdy podczas kontroli w jednostce pod nadzorem natrafiamy na akta przynależne terytorialnie do innego archiwum. To co mamy je przejmować, zalecać skontaktowanie się z właściwym archiwum czy ignorujemy ten fakt. Może to tutaj nie powinno być akurat w tych wytycznych ale warto o tym pomyśleć.
Tytuł: Odp: Wytyczne NDAP dot. zespołów rozbitych
Wiadomość wysłana przez: Hanna Staszewska w Wrzesień 11, 2012,
Przeglądam właśnie decyzję nr 11 NDAP z 31 marca 2009 r. w sprawie powołania zespołu ds. rozmieszczenia zasobu i widzę, że jego kadencja minęła w kwietniu br. Czy powołano nowy zespół? Jeśli nie, to procedura scalania jest chyba zawieszona, gdyż konieczna jest do jej przeprowadzenia opinia rzeczonego zespołu.
Ktoś coś wie???
Tytuł: Odp: Wytyczne NDAP dot. zespołów rozbitych
Wiadomość wysłana przez: Hanna Staszewska w Styczeń 30, 2013,
Ja wiem :)
Otrzymaliśmy pismo z NDAP informujące, że Naczelny Dyrektor wydał decyzję nr 22 z 19 grudnia 2012 r. w sprawie nowelizacji decyzji nr 11 z 2009 r., w której kadencja zespołu ds. rozmieszczenia zasobu zostaje przedłużona do 2014 r.
Zobaczymy, co będzie dalej...
Tytuł: Odp: Wytyczne NDAP dot. zespołów rozbitych
Wiadomość wysłana przez: Marcin Baster w Luty 22, 2013,
Omawiane tu wytyczne dotyczą sytuacji gdy zespół jest "rozbity" między archiwa państwowe. Czy znane są wam jakieś przepisy dotyczące sytuacji na linii AP i inna instytucja przechowująca zasób historyczny? Może słyszeliście o przykładach scalenia takich zespołów? Czy AP godzą się wówczas na scalenie jeśli wymaga to "oddania" swojego fragmentu zespołu? Może są jakieś precedensy i w związku z tym procedury?
Tytuł: Odp: Wytyczne NDAP dot. zespołów rozbitych
Wiadomość wysłana przez: Andrzej Choniawko w Luty 23, 2013,
Proszę do tekstu K. Grześkowiaka wstawić archiwalia i to wystarczy za cały komentarz do tej wałkowanej bez większych efektów od lat sprawy. http://www.youtube.com/watch?v=82HzNBTGxoA   
Tytuł: Odp: Wytyczne NDAP dot. zespołów rozbitych
Wiadomość wysłana przez: Hanna Staszewska w Luty 25, 2013,
To prawda, obowiązuje raczej zasada nieoddawania materiałów, nawet w przypadkach ewidentnych, kiedy to jeden zespół jest rozbity między kilka instytucji. W związku z tym procedur też nie ma.
Ale bezsporne jest chyba to, że każdorazowo na takie operacje jest potrzebna zgoda Naczelnego Dyrektora, w przypadku ewentualnego przekazania akt do instytucji spoza sieci archiwów państwowych tym bardziej.
Tytuł: Odp: Wytyczne NDAP dot. zespołów rozbitych
Wiadomość wysłana przez: Marcin Baster w Luty 25, 2013,
a biednych studentów nadal uczą o jakiś nadrzędnych zasadach w archiwistyce, o jakiś proweniencjach, przynależnościach zespołowych. Akta z zagranicy czasem udaje się ściągnąć i scalić. Może i w Polsce się to czasem uda...
Tytuł: Odp: Wytyczne NDAP dot. zespołów rozbitych
Wiadomość wysłana przez: Anna Sobczak w Luty 27, 2013,
A czy nie lepiej byłoby to rozwiązać wirtualnie? Można by przecież zdigitalizować materiały i scalić w szukajwarchiwach.pl. To chyba nie ma dużego znaczenia, gdzie będą w rzeczywistości przechowywane skoro można byłoby z nich korzystać online?
Tytuł: Odp: Wytyczne NDAP dot. zespołów rozbitych
Wiadomość wysłana przez: Hanna Staszewska w Marzec 01, 2013,
Oczywiście, że digitalizacja jest doskonałym rozwiązaniem.
Ale...
Pod warunkiem, że informacja o rozproszonych zbiorach będzie zintegrowana w jednym miejscu, lub, tak jak Ania pisze, skany scalone np. na SwA.
Bo jeśli to będzie wyglądać tak jak do tej pory, że skany materiałów archiwalnych rozmaite instytucje "wieszają" gdzie popadnie: archiwa na SwA, ale także na portalach bibliotek cyfrowych, na swoich stronach internetowych i pewnie jeszcze w innych miejscach, inne instytucje tez rozmaicie.

I jak tu przeprowadzać kwerendy w takim chaosie? :( :( :(
Tytuł: Odp: Wytyczne NDAP dot. zespołów rozbitych
Wiadomość wysłana przez: Marcin Baster w Marzec 01, 2013,
Tak, pewnym sposobem na rozwiązanie tego problemu jest "wirtualne" scalenie rozproszonego zespołu ze słusznymi zastrzeżeniami mojej przedmówczyni. Podejrzewam jednak że nie zawsze się to sprawdzi. Dodatkowym problemem takiego scalenia są znaczne czasem różnicy w sposobie i jakości uporządkowania zespołu. Poza tym tempo digitalizacji jest co najmniej niezadowalające. Dlatego według mnie lepiej jednak gdy zespół jest scalony nie tylko wirtualnie.
W konkretnym przypadku, który spowodował że poruszyłem ten wątek, zespół jest rozproszony między min. cztery instytucje w Polsce (w tym dwie spoza sieci archiwów państwowych) i jedną w Niemczech. Jakieś materiały pozostają także w rękach prywatnych. Razem to jakieś 30 mb, jakieś 500 j.a. Obstawiam, że prędzej uda się scalić te akta w tradycyjny sposób niż wszystkie instytucje wrzucą ich skany do jednego systemu dostępnego on-line.

Przy okazji: jeszcze w 1966 r. AP w Krakowie przekazało nam archiwalia z pierwszej poł. XIX w. Z tego co wiem to np. część ksiąg (grodzkich?) lubelskich pojechały w PRL z AGAD do Lublina. Przykładów pewnie znalazłoby się dużo więcej. Scalanie zespołów rozproszonych nie jest zatem niemożliwe i dawniej było praktykowane, trzeba jednak dobrej woli (głównie decydentów) oraz szacunku i zrozumienia dla zasad archiwistyki.
Dodam na koniec, że rozproszenie zespołu pomiędzy różne instytucje stanowi znaczne utrudnienie dla badaczy. Warto więc może czasem spróbować i scalić coś dla nich:)
Tytuł: Odp: Wytyczne NDAP dot. zespołów rozbitych
Wiadomość wysłana przez: Anna Sobczak w Marzec 02, 2013,
Dlatego warto byłoby, aby SwA stało się takim ogólnopolskim portalem archiwalnym dla wszystkich rodzajów archiwów (oczywiście włączyć należy również organizacje polonijne). Nie wszystkie archiwa stać na tworzenie infrastruktury IT na potrzeby własnej organizacji, a tym bardziej, żeby utrzymywać usługi online. Byłoby idealnym rozwiązaniem wykorzystanie potencjału SwA skoro AP współpracują z Archives Portal Europe a ten bezpośrednio z Europeana. Wtedy też realizowalibyśmy zalecenia KE do tworzenia zintegrowanych usług w dostępie do zasobu archiwalnego na poziomie kraju i Europy. Idąc w tym kierunku NDAP i NAC mogłyby odegrać ważną rolę w integrowaniu informacji o zasobie. Szczególnie, że pierwszy podmiot ma to przewidziane w swoich zadaniach.
Tytuł: Odp: Wytyczne NDAP dot. zespołów rozbitych
Wiadomość wysłana przez: Kajka w Lipiec 06, 2016,
Minęło kilka lat i właściwie nic się nie zmieniło w kwestii zespołów rozbitych  :(  Wczoraj na facebooku zaistniała ożywiona dyskusja i przyznam, ze zadziwia mnie z jaką stanowczością niektórzy bronią zasady poszanowania historycznie ukształtowanego zasobu
https://www.facebook.com/archiwista24/posts/1348709121903138?comment_id=1348717895235594&reply_comment_id=1348825498558167&notif_t=share_comment&notif_id=1467739001673934
Tytuł: Odp: Wytyczne NDAP dot. zespołów rozbitych
Wiadomość wysłana przez: Bolek w Lipiec 07, 2016,
U nas ostatnio ruszyli z tematem oddania akt o obcej przynależności terytorialnej i zespołowej (np. z drugiego krańca Polski). Poszło pismo do NDAP. Ciekawe co dostaniemy w odpowiedzi? Przydało by się zielone światło.
Tytuł: Odp: Wytyczne NDAP dot. zespołów rozbitych
Wiadomość wysłana przez: AndrzejChoniawko w Lipiec 07, 2016,
Wyznawcom zasady poszanowania historycznie ukształtowanego zasobu dedykuję: https://www.youtube.com/watch?v=82HzNBTGxoA. Faktem wszakże jest, że w momencie digitalizacji całego zasobu archiwów państwowych czyli w okolicach lat 70. XXI wieku problem ten straci na aktualności. Dlaczego dopiero za pół wieku? Jeśli dotąd według moich szacunków,  dostępnych jest w internecie nie więcej niż 20-25 % pomocy archiwalnych na poziomie inwentarzy zespołów przechowywanych w archiwach państwowych, a rzecz wije się w tym zakresie od niemal 20 lat, to powyższa prognoza nie wydaje się przesadnie pesymistyczna. Chyba, że nowe prężne kierownictwo CBA (Centralnej Biurokracji Archiwalnej) nada wysiłkom w tym kierunku nadzwyczajne przyśpieszenie. Wtedy obstawiałbym lata 60. tegoż wieku. 
Tytuł: Odp: Wytyczne NDAP dot. zespołów rozbitych
Wiadomość wysłana przez: Bolek w Lipiec 07, 2016,
Wiele lat temu amerykanie szacowanali, że przeniesienie do internetu ich archiwów zajęło by im 100 lat.
Tytuł: Odp: Wytyczne NDAP dot. zespołów rozbitych
Wiadomość wysłana przez: AndrzejChoniawko w Lipiec 07, 2016,
Wiele lat temu. To znaczy kiedy. Przypuszczam, że od tamtych czasów rozwój technologii cyfrowej pozwala na istotne zweryfikowanie tego rodzaju prognoz.  A w naszym przypadku zamiast tracić czas na gadulstwo i bezproduktywne spory, skoncentrowanie się w pierwszym rzędzie na  digitalizacji rozczłonkowanych zespołów pozwoliłoby umieścić rozwiązanie tego problemu w rozsądnym horyzoncie czasowym nie prowokując przy tym piewców zasady poszanowania historyczności zasobu na uciekanie się do rejtanowskich gestów, a co ambitniejszych do sięgania po "Erystykę czyli sztukę prowadzenia sporów" Schopenhauera.
Tytuł: Odp: Wytyczne NDAP dot. zespołów rozbitych
Wiadomość wysłana przez: Bolek w Lipiec 07, 2016,
Gdzieś pod koniec lat 90tych. Myślę, że tu niewiele się zmieniło bo ilość dokumentów rządowych wzrosła niewspółmiernie.
Tytuł: Odp: Wytyczne NDAP dot. zespołów rozbitych
Wiadomość wysłana przez: AndrzejChoniawko w Lipiec 08, 2016,
Tak, ale dokumenty te powstają na ogół w wersji elektronicznej i są od razu lokowane w internecie, choć pozostaje kwestia zabezpieczeń. Nota bene w tym ostatnim aspekcie Amerykanie mogliby korzystać z polskich, choć mimowolnych  doświadczeń. W opinii wielu użytkowników dotarcie do pożądanych danych na stronie archiwa.gov.pl wymaga umiejętności na miarę Kevina Poulsena albo przynajmniej...kilkunastoletniego syna pewnej znanej ifarowiczki.  No ale trawestując stare porzekadło: Jeśli użytkownicy nie dorastają, trzeba zmienić użytkowników.     
Tytuł: Odp: Wytyczne NDAP dot. zespołów rozbitych
Wiadomość wysłana przez: Anna Sobczak w Lipiec 09, 2016,
Albo archiwum, Panie Andrzeju... ;)
Tytuł: Odp: Wytyczne NDAP dot. zespołów rozbitych
Wiadomość wysłana przez: Hanna Staszewska w Lipiec 12, 2016,
Pożartowaliśmy, proponuję wrócić do rzeczy :)

Przypomnę, że wątek zaczął się od Zarządzenia Nr 8 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 22 grudnia 2009 r. w sprawie wprowadzenia wytycznych dotyczących zasad postępowania z zespołami rozbitymi, przechowywanymi w archiwach państwowych.
https://www.archiwa.gov.pl/images/docs/akty_normatywne/zarz8_09.pdf

Zarządzenie obowiązuje ponad 5 lat, pora chyba na podsumowanie i ocenę jego funkcjonowania. Ja od początku uważałam, że jest ono po prostu złe, ale może się mylę...
 
Z pewnoscią jednak dobrze byłoby znać odpowiedzi na poniższe, bardzo konkretne pytania (wszystkie dotyczą 5 lat):
1)   Ile wniosków ogółem o scalenie zaopiniowały wszystkie komisje metodyczne? (każdy wniosek trzeba przygotować, uzasadnić itd., to jest praca zajmująca czas, mam nadzieję, że ktoś to policzył);
2)   Ile wniosków zaopiniował zespół ds. rozmieszczenia zasobu i ile posiedzeń odbył? Ile było pozytywnych opinii, a ile negatywnych?
3)   Ile decyzji o scaleniu podjął Naczelny Dyrektor?
4)   Ile zespołów scalono w wyniku powyższych działań?

Ktoś nam odpowie?
Tytuł: Odp: Wytyczne NDAP dot. zespołów rozbitych
Wiadomość wysłana przez: metricisRegninotarii w Lipiec 13, 2016,
Proszę wybaczyć, iż będę nieco złośliwy tudzież wredny ale zdaje mi się, iż obecnie zajmowana ministerialna posada raczej uprawnia Panią do zadania w/w pytań droga oficjalną bezpośrednio do NDAP - i tak jakoś mam przekonanie, że w ten sposób są znacznie większe szanse na otrzymanie jakichkolwiek odpowiedzi (a być może nawet relewantnych) niźli poprzez skrobnięcie posta na ifarze.

Sama zaś odpowiedź na te pytania byłaby ciekawa - leżą sobie akta w jakimś AP kilkadziesiat lat a tutaj nagle je gdzieś przekazywać i potem odpowiadać na setne pytania wszystkich w około czemu tych akt już nie ma, bo przecież były. Posunięcie dosyć, nazwijmy to, radykalne - ciekawym jest czy ktoś się na takowe zdecydował.
Tytuł: Odp: Wytyczne NDAP dot. zespołów rozbitych
Wiadomość wysłana przez: Hanna Staszewska w Lipiec 13, 2016,
Proszę wybaczyć, iż będę nieco złośliwy tudzież wredny ale zdaje mi się, iż obecnie zajmowana ministerialna posada raczej uprawnia Panią do zadania w/w pytań droga oficjalną bezpośrednio do NDAP - i tak jakoś mam przekonanie, że w ten sposób są znacznie większe szanse na otrzymanie jakichkolwiek odpowiedzi (a być może nawet relewantnych) niźli poprzez skrobnięcie posta na ifarze.

Powiem więcej, zajmowana posada nie ma tu nic do rzeczy, bo każdy obywatel może zwrócić się do NDAP z takimi pytaniami w trybie dostępu do informacji publicznej i NDAP musi odpowiedzieć.

Ale przypominam, że jestesmy na forum i dobrą tradycją naszego ifaru było to, że dyskutowalismy tu bez względu na zajmowane posady i stanowiska, i mam nadzieję, że tak zostanie  :)
Skoro na forum dyskutowalismy o zespołach rozbitych, to na forum zadaję pytania.
I spodziewam się odpowiedzi, bo przedstawiciele NDAP wielokrotnie tu się wypowiadali, a wiemy przecież, że byli bardzo pilnymi czytelnikami naszych postów, i nie sądzę, żeby to się radykalnie zmieniło  ;)
Pozdrawiam
Tytuł: Odp: Wytyczne NDAP dot. zespołów rozbitych
Wiadomość wysłana przez: AndrzejChoniawko w Lipiec 14, 2016,
Chwileczkę. Pani H. Staszewska dość oszczędnie gospodaruje prawdą a przynajmniej nie wyraża się z wymaganą na stanowisku jakie zajmuje precyzją.  Akurat w tym wątku nie znajduję postu żadnego przedstawiciela NDAP. A i w stosunku do całego IFAR-u użycie kwantytutywnego wyrażenia wielokrotnie w odniesieniu do liczby postów przedstawicieli NDAP jest sporym nadużyciem. Poza Panią Anną Laszuk, czy prawdopodobnie Ewą 33 przedstawiciele NDAP incydentalnie zaszczycali IFAR swą obecnością, a  już na pewno ciężar gatunkowy płynących stamtąd postów był niewspółmierny do problemów jakie przyszło rozstrzygać tej instytucji. A tak na marginesie: czy ktoś potrafi wskazać  choć jedną IFAR-ową wypowiedź któregoś z dyrektorów, a nawet ich zastępców archiwów terenowych. W tym gronie dość popularna jest natomiast opinia, że IFAR ma w sobie wiele z cech towarzystwa wzajemnej adoracji. Osobiście z taką opinią się nie zgadzam choćby dlatego, że wzajemni adoratorzy z natury rzeczy unikają anonimowości. Tymczasem nie wiedzieć czemu na IFARZ-e osoby posługujące się własnym nazwiskiem należą do zawstydzającej całą resztę mniejszości.
Tytuł: Odp: Wytyczne NDAP dot. zespołów rozbitych
Wiadomość wysłana przez: sirsilis w Lipiec 14, 2016,
z jedna cech for jest to większość userów używają nicków zamiast prawdziwych imion i nazwisk mimo iż IFAR jest poważnym forum to i tu ta cecha występuje :) osobiście nie mam problemu podpisywać z imienia i nazwiska jeśli zajdzie taka potrzeba :)

pozdrawiam
Dawid Żądłowski

Tytuł: Odp: Wytyczne NDAP dot. zespołów rozbitych
Wiadomość wysłana przez: Rafał Rufus Magryś w Lipiec 15, 2016,
Cytuj
Ale przypominam, że jestesmy na forum i dobrą tradycją naszego ifaru było to, że dyskutowalismy tu bez względu na zajmowane posady i stanowiska, i mam nadzieję, że tak zostanie  :)
Skoro na forum dyskutowalismy o zespołach rozbitych, to na forum zadaję pytania.

Hania ma rację - ja też liczę na dyskusję tym bardziej, że ifarowicze zawsze wiele wnosili do różnych inicjatywach archiwalnych - (ostatnio chociażby uwagi Hani do NOMA)....
Tytuł: Odp: Wytyczne NDAP dot. zespołów rozbitych
Wiadomość wysłana przez: Bolek w Lipiec 22, 2016,
Ifar kiedyś przeglądali niektórzy szefowie albo ich pomagierzy. Nie każdy chciał być wówczas zidentyfikowany.
Tytuł: Odp: Wytyczne NDAP dot. zespołów rozbitych
Wiadomość wysłana przez: crash0 w Wrzesień 29, 2016,
Odświeżamy ;)

Z pewnoscią jednak dobrze byłoby znać odpowiedzi na poniższe, bardzo konkretne pytania (wszystkie dotyczą 5 lat):
1)   Ile wniosków ogółem o scalenie zaopiniowały wszystkie komisje metodyczne? (każdy wniosek trzeba przygotować, uzasadnić itd., to jest praca zajmująca czas, mam nadzieję, że ktoś to policzył);
2)   Ile wniosków zaopiniował zespół ds. rozmieszczenia zasobu i ile posiedzeń odbył? Ile było pozytywnych opinii, a ile negatywnych?
3)   Ile decyzji o scaleniu podjął Naczelny Dyrektor?
4)   Ile zespołów scalono w wyniku powyższych działań?

Ktoś nam odpowie?
ad. 1 wniosków jest na pewno 207, czy więcej? tutaj są błędy w nadawaniu sygnatur aktom,
ad. 2 posiedzeń, które są udokumentowane 10, z czego na 3 na pewno były opiniowane wnioski
zaopiniowano 121 wniosków, z czego 88 zostanie przedłożonych do ND celem zatwierdzenia scalenia, 17 wymaga analizy Dyrekcji i Zespołu, 14 odrzucono głównie przez błędy formalne
ad. 3 trzy, z czego 2 po opinii Zespołu
ad. 4 ...
na zaopiniowanie, na dziś dzień, czeka 87 wniosków (cel: 45 w tym roku, 42 w I kwartale 2017).
Tytuł: Odp: Wytyczne NDAP dot. zespołów rozbitych
Wiadomość wysłana przez: Hanna Staszewska w Październik 12, 2016,
Odświeżamy ;)

Z pewnoscią jednak dobrze byłoby znać odpowiedzi na poniższe, bardzo konkretne pytania (wszystkie dotyczą 5 lat):
1)   Ile wniosków ogółem o scalenie zaopiniowały wszystkie komisje metodyczne? (każdy wniosek trzeba przygotować, uzasadnić itd., to jest praca zajmująca czas, mam nadzieję, że ktoś to policzył);
2)   Ile wniosków zaopiniował zespół ds. rozmieszczenia zasobu i ile posiedzeń odbył? Ile było pozytywnych opinii, a ile negatywnych?
3)   Ile decyzji o scaleniu podjął Naczelny Dyrektor?
4)   Ile zespołów scalono w wyniku powyższych działań?

Ktoś nam odpowie?
ad. 1 wniosków jest na pewno 207, czy więcej? tutaj są błędy w nadawaniu sygnatur aktom,
czyli tak dokładnie nie wiadomo, ile jest wniosków  :(
Cytat: crashzero
ad. 2 posiedzeń, które są udokumentowane 10, z czego na 3 na pewno były opiniowane wnioski
Na 3 posiedzeniach były opiniowane wnioski, a na pozostałych co?
I najważniejsze:
Naczelny Dyrektor podjął 3 decyzje o scaleniu zespołów, ale tych zespołów nie scalono? Co to znaczy: że archiwa nie wykonały decyzji Naczelnego Dyrektora? Czy archiwa w ogóle te decyzje otrzymały?
Jesli nie, nie jest to poważne zaniechanie.
Tytuł: Odp: Wytyczne NDAP dot. zespołów rozbitych
Wiadomość wysłana przez: AndrzejChoniawko w Październik 13, 2016,
Bo to wtedy była bardziej Naczelna Dyrekcja  Aktywności Pozornej.
Tytuł: Odp: Wytyczne NDAP dot. zespołów rozbitych
Wiadomość wysłana przez: crash0 w Październik 20, 2016,
czyli tak dokładnie nie wiadomo, ile jest wniosków  :(
Niestety z tym jest taki problem, że na części wniosków brakuje znaku spraw. Dziś otrzymałem płytę DVD z zeskanowanymi wnioskami (chyba wszystkimi, 207), ale po pobieżnym sprawdzeniu mogę powiedzieć, ze kilku brakuje w wersji papierowej, a na płycie nie ma choćby jednego z wniosku z roku 2012. Przyjmuję, że na chwilę obecną jest ich 210-211.
Dziś dostałem także protokół z KM z Opola, w którym to podjęto kwestię scalania i trzeba teraz podjąć analizę, czy AP w Opolu powiela tam swoje stanowisko do wcześniejszych wniosków, czy są to może nowe pomysły na scalenie, a zatem będą i nowe wnioski.

Cytat: Hanna Staszewska
Na 3 posiedzeniach były opiniowane wnioski, a na pozostałych co?
M.in. uzgadniali pewne wytyczne, którymi należy się kierować przy ich opiniowaniu czy też dokonywali przydziału wniosków do przedstawienia wniosku przez jednego z członków Zespołu. Niestety, z niektórych posiedzeń zachowały się tylko listy obecności, protokołów nadal szukamy.

Cytat: Hanna Staszewska
Naczelny Dyrektor podjął 3 decyzje o scaleniu zespołów, ale tych zespołów nie scalono? Co to znaczy: że archiwa nie wykonały decyzji Naczelnego Dyrektora? Czy archiwa w ogóle te decyzje otrzymały?
Sprawdzę czy jest pieczątka wychodząca, ale myślę że tak. Zatem decyzje poszły, a co dalej? Myślę, że przy okazji kolejnej odpowiedzi na inny wniosek zawrze się te kilka zdań aby archiwum informowało każdorazowo o przebiegu procesu scalenia.
Tytuł: Odp: Wytyczne NDAP dot. zespołów rozbitych
Wiadomość wysłana przez: Marcin Kapała w Październik 22, 2016,
Zastanawiam się na prawomocnością wytycznych opisanych w Zarządzeniu nr 8 NDAP. Zasada poszanowania historycznie ukształtowanego zasobu wynika przecież wprost z ustawy archiwalnej. Każda zmiana w podziale terytorialnym ap-ów może skutkować problemami scaleniowymi. Biorąc pod uwagę historyczne zaszłości skala problemu jest pewnie bardzo duża. Ambicje archiwów powinny być mniej istotnie niż potrzeby użytkowników, a w ich przypadku najbardziej ważne jest scalenie ewidencyjne, niech to będą nawet linki w Szukaju. W tym celu konieczne jest opanowanie rozproszonej informacji archiwalnej - migracja danych z wszystkich archiwów do ZoSIA i rekonwersja danych, które w archiwalnych pomocach informatycznych się jeszcze nie znalazły. Jak wiemy wszystko jest na dobrej drodze.
Tytuł: Odp: Wytyczne NDAP dot. zespołów rozbitych
Wiadomość wysłana przez: Hanna Staszewska w Październik 23, 2016,
Ambicje archiwów powinny być mniej istotnie niż potrzeby użytkowników, a w ich przypadku najbardziej ważne jest scalenie ewidencyjne, niech to będą nawet linki w Szukaju. W tym celu konieczne jest opanowanie rozproszonej informacji archiwalnej - migracja danych z wszystkich archiwów do ZoSIA i rekonwersja danych, które w archiwalnych pomocach informatycznych się jeszcze nie znalazły. Jak wiemy wszystko jest na dobrej drodze.
Amen!
Tytuł: Odp: Wytyczne NDAP dot. zespołów rozbitych
Wiadomość wysłana przez: Bolek w Październik 23, 2016,
czyli tak dokładnie nie wiadomo, ile jest wniosków  :(
Dziś dostałem także protokół z KM z Opola, w którym to podjęto kwestię scalania i trzeba teraz podjąć analizę, czy AP w Opolu powiela tam swoje stanowisko do wcześniejszych wniosków, czy są to może nowe pomysły na scalenie, a zatem będą i nowe wnioski.

Mogę podpowiedzieć, że chyba dotyczy to nowych zespółów, które pojawiły się od 2010 w zasobie.
Tytuł: Odp: Wytyczne NDAP dot. zespołów rozbitych
Wiadomość wysłana przez: Zbigniew Marek w Listopad 16, 2016,
Przypadek "z życia wzięty".

W moim archiwum państwowym, w moim (proweniencyjnie, pertynencyjnie i w ogóle) zespole znajduje się jedna jednostka archiwalna, która w nim nie powinna być, a która powinna być w zespole (istniejącym) w zasobie innego archiwum państwowego. Nie wnikam dlaczego, ale tak kiedyś przez kogoś została zewidencjonowana.

Pytanie 1: Chcąc wyprostować zastałą sytuację i przekazać powyższą jednostkę do właściwego archiwum i zespołu mam stosować zapisy przedmiotowego zarządzenia (wytycznych), a jeżeli tak to jak?
Pytanie 2: Czy jest może jakaś inna droga?

Nadmienię, że:
- nie jest to osobny zespół, a tylko jedna jednostka należąca do innego zespołu, zatem nie spełnia kryteriów "zespołu rozbitego" określonych w § 1 ust. 2 wytycznych
Cytuj
Zespół przechowywany i będący w ewidencji dwóch lub więcej archiwów państwowych lub ich oddziałów zamiejscowych, jest zespołem rozbitym, niezależnie od stopnia opracowania każdej z jego części.
- nie mogę też z tej jednostki utworzyć u siebie osobnego zespołu i wtedy przekazać cały "zespół rozbity" do właściwego archiwum, bo zabrania tego § 2 wytycznych
Cytuj
Nie należy tworzyć i przejmować nowych zespołów rozbitych.

Proszę o podpowiedź ...
Tytuł: Odp: Wytyczne NDAP dot. zespołów rozbitych
Wiadomość wysłana przez: crash0 w Listopad 17, 2016,
Powyższy problem został zgłoszony Przewodniczącej zespołu ds. rozmieszczenia zasobu archiwalnego w archiwach państwowych. Problematyka zostanie poruszona na najbliższym posiedzeniu zespołu, czyli 30 listopada. Na pewno zespół przedstawi swoja opinię.
Zbyszku, możesz podesłać mi na priv dane o tej jednostce i zespołach?
Tytuł: Odp: Wytyczne NDAP dot. zespołów rozbitych
Wiadomość wysłana przez: Hanna Staszewska w Listopad 17, 2016,
Bardzo prosimy o ujawnienie protokołu posiedzenia, na którym będzie to dyskutowane ;D
Tytuł: Odp: Wytyczne NDAP dot. zespołów rozbitych
Wiadomość wysłana przez: crash0 w Grudzień 07, 2016,
Protokół z posiedzenia jest w trakcie przygotowania. Obecnie trafił do jego członków z propozycja ew. uwag i korekt.
Co do samego posiedzenia to mogę powiedzieć, że zespół zaopiniował 50 wniosków, które ocenił jednomyślnie (wszystkie głosowania "za" scaleniem).
Pozostały do analizy wnioski i pisma archiwów, w których to nie doszło do porozumienia. Tych spraw jest ponad 40 i będą one przedmiotem kolejnych obrad w roku 2017 (prawdopodobnie dwudniowych).
Tytuł: Odp: Wytyczne NDAP dot. zespołów rozbitych
Wiadomość wysłana przez: crash0 w Grudzień 21, 2016,
I to trzeba zakomunikować :)
Dziś do NDAP wpłynęło pierwsze pismo, w którym to AP Poznań poinformował nas o przejęciu (scaleniu zespołów rozbitych) z AP Elbląg/Malbork
pismo zostało przesłane 24 listopada i jest pierwszy efekt :D
Tytuł: Odp: Wytyczne NDAP dot. zespołów rozbitych
Wiadomość wysłana przez: crash0 w Grudzień 22, 2016,
I jeszcze jedno zdanie podsumowujące ;)
93 pisma dot. scalenia zostały już przesłane do archiwów, kolejnych 16 powinno tam trafić do końca tego roku
W I kwartale 2017 r. archiwa otrzymają kolejne 50 pism -> efekt ostatniego posiedzenia zespołu z 30 listopada br.
Tytuł: Odp: Wytyczne NDAP dot. zespołów rozbitych
Wiadomość wysłana przez: crash0 w Luty 02, 2017,
AP w Opolu miło zaskoczyło ;)
http://opole.ap.gov.pl/news/zmiany-w-przechowywaniu-zespolow.html
Oby tak dalej!
Tytuł: Odp: Wytyczne NDAP dot. zespołów rozbitych
Wiadomość wysłana przez: crash0 w Wrzesień 08, 2017,
Podsumowanie scaleń zespołów rozbitych do końca sierpnia 2017 r.
Na 181 wniosków - gdzie Naczelny Dyrektor wyraził zgodę na scalenie zespołów rozbitych - doszło do 31 scaleń.
Z 6 spraw dot. przekazania materiałów archiwalnych, 2 z nich zakończono.
DO tej pory jedynie AGAD zakończył proces scaleń. NAC i AP w Gorzowie Wlkp. nie mają akt do przekazania.
Tytuł: Odp: Wytyczne NDAP dot. zespołów rozbitych
Wiadomość wysłana przez: Hanna Staszewska w Wrzesień 12, 2017,
Podsumowanie scaleń zespołów rozbitych do końca sierpnia 2017 r.
Na 181 wniosków - gdzie Naczelny Dyrektor wyraził zgodę na scalenie zespołów rozbitych - doszło do 31 scaleń.
A reszta na co czeka? Mają archiwa jakies terminy wyznaczone?
Tytuł: Odp: Wytyczne NDAP dot. zespołów rozbitych
Wiadomość wysłana przez: Bolek w Grudzień 19, 2018,
Info na stronie NDAP na temat zespołów rozbitych:
https://www.archiwa.gov.pl/pl/aktualnosci/4864-scalanie-zespo%C5%82%C3%B3w-rozbitych-w-archiwach-pa%C5%84stwowych

A kiedy przekazywanie zespołów obcych?
Tytuł: Odp: Wytyczne NDAP dot. zespołów rozbitych
Wiadomość wysłana przez: Kajka w Grudzień 20, 2018,
A kiedy przejęcie z archiwow wyodrębnionych dokumentacji z archiwow wyodrębnionych, która zgodnie z ustawą powinna być po 50 latach przejęta przez AP?