IFAR
Internetowe Forum Archiwalne => Archiwa Zakładowe => Wątek zaczęty przez: łucja w Czerwiec 20, 2020,
-
Drodzy Archiwiści, przejmuję właśnie akta z wydziałów i zastanawiam się nad niektórymi klasyfikacjami dokumentacji. Jeden z wydziałów przekazał mi akta podteczki z 2016 roku. Na opisie teczki widnieje 5 cyfrowe hasło (powiedzmy 12342, choć powinno być 1234.2). Prócz ewidentnego błędu w numerze, to nie wiem dokładnie co to miało oznaczać - aktotwórca twierdzi, że to numer podteczki, choć nie używał w danym roku podteczki nr 1, tylko nr 2. A teczka główna została obdarzona numerem, też pięciocyfrowym tylko z 0 na końcu. Czy ja mogę przyjąć tak zaklasyfikowane akta? Załóżmy, że ( po wstawieniu kropki przed piątą cyfr) jest teczka główna i podteczka o numerze 2, gdyż numeru 1 nie robiono. Czegoś tu jakby brak, jakby jednej podteczki :) Czy powinnam żądać skorygowania klasyfikacji?
-
A czy istnieje spis spraw dla czterocyfrowej teczki głównej ("1234") czy tylko spisy spraw dla tych "podteczek" z symbolami pięciocyfrowymi?
Czy pisma w sprawach znakowano symbolami pięciocyfrowymi?
-
Tak.
-
Przepraszam, za szybko mi się wysłało. Istnieją pisma z pięciocyfrowym symbolem hasła. Widziałam takie, które kończy 0 oraz takie z końcówką 2.
-
Abstrahując od błędnego stosowania symboli klasyfikacyjnych:
- Czy istnieje spis spraw teczki, z której wydzielone zostały podteczki?
- Jeśli taki spis istnieje, to czy podteczka 12342 (właściwie 1234.2) została zarejestrowana na drugiej pozycji tego spisu?
- Skoro nie istnieje podteczka 1234.1, to co zawiera pierwsza pozycja wspomnianego spisu spraw?
-
Istnieje spis spraw do teczki zakończonej 0 (12340), oraz spis spraw do teczki zakończonej 2 (12342). Ta cyfra symbolu nie wynika z pierwszego spisu (12340). Jest też symbol (w systemie informatycznym), pod którym planowano założyć teczkę o końcówce 1 (12341), ale nie było żadnych spraw - teczka pozostała pusta.Chyba wynika to z wcześniejszych lat i w kolejnym roku przeniesiono automatycznie i bezrefleksyjnie takie właśnie, błędne symbole haseł klasyfikacyjnych. Raczej rozmija się to z zasadą tworzenia podteczek, a może się mylę?
-
Jeżeli mamy do czynienia z radosną twórczością pracowników, to pozostaje sprawy te opisać prawidłowym symbolem i hasłem wraz z podaniem na teczce tego błędnego w nawiasie (który był stosowany).
W odpowiedziach nie widzę informacji, że był spis spraw prowadzony dla 1234, jednakże biorąc pod uwagę, że występują symbole 12340, 12342, to nie zdziwię się, że na takim spisie głównym podteczki w ogóle nie zostały ujęte...
-
Nie zostały ujęte na spisie 1234.
-
Wygląda mi to na radosną twórczość, ale twórczość autorów systemu informatycznego - pozwala pewnie rejestrować sprawy z użyciem symbolu 1234 jak i symboli pięciocyfrowym. A pracownicy "tylko" robią to na co pozwala system. W innym wątku była mowa o użyciu dwóch symboli przy rejestracji sprawy - czy w systemie to widać?
-
Mamy tradycyjny system.
-
Sama pisałaś o systemie informatycznym i co w nim jest, z tego co już też pisałaś wynika że wspomaga system tradycyjny. Jeśli potrafisz odpowiedzieć tytko w ten sposób to chyba kończymy dyskusję wracając do tego co napisał MaricnP - dokumentację trzeba opisać symbolami których używano i prawidłowymi, z tym że - moim zdaniem - w nawias chyba lepiej dać symbol prawidłowy.
pozdrawiam
-
Chyba wyraziłam się nieprecyzyjnie używając określenia system informatyczny. Naprawdę jest to arkusz w programie Excel, gdzie wpisuje się kolejne sprawy.Tak robiono od 2012 i taki sposób zastałam przychodząc w tym roku do pracy.Nie wiem czy są ograniczenia w tym programie, by używać kropek w symbolu hasła klasyfikacyjnego.
-
Dziękuję wszystkim za pomoc i pozdrawiam :)