IFAR
Internetowe Forum Archiwalne => Archiwa Zakładowe => Wątek zaczęty przez: megi w Kwiecień 25, 2007,
-
Czy w jakimkolwiek rozporządzeniu / ustawie itp. istnieje zapis nt. tego, jak często akta powinny być zdawane do archiwum zakładowego? Standardowo akta zdaje się raz w roku, ale czy gdziekolwiek istnieje unormowanie tego?
-
W instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych z 1999r. w rozdziale XI jest następujący zapis:
"Akta spraw ostatecznie załatwionych przekazuje do archiwum zakładowego po upływie 1 roku, kompletnymi rocznikami, pracownik wyznaczony do tych spraw."
-
Poza tym jeśli chodzi o przekazywanie akt do archiwum zakładowego i ogólnie o prowadzenie archiwum zakładowego to polecam książkę "Kancelaria i archiwum zakładowe" pod red. Zbigniewa Pustuły.
-
Dzieki za pomoc :) Niestety tyle to i ja wiem ;) Problem w tym, ze chodzi mi o czestotliwosc (tzn. czy raz w roku czy czesciej) i konkretna ustawe/rozporzadzenie itp.
Sprobuje wyjasnic w czym problem - otoz prawnik twierdzi, ze skoro teczka aktowa jest zamknieta np. 15 sierpnia 2006 roku, a obowiazek przechowywania liczy sie od 1 stycznia roku nastepnego, akta zas zdaje sie najpozniej w ciagu roku od ich zamkniecia, to teczka ta powinna zostac zdana 16 sierpnia 2007 r. Idac dalej tym tropem - komorka zdajac powinna wedlug niego oddawac akta wlasciwie niemal codziennie (12 miesiecy od zamkniecia teczki). Proby tlumaczenia koncza sie "prosze mi pokazac paragraf".
-
Wczoraj wieczorem myślałem o częstotliwości zdawania akt do archiwum zakładowego i jakoś nie przypominam sobie rozporządzenia bądź ustawy, które by to regulowały.
Ogólnie w metodyce archiwalnej przyjęła się zasada iż akta powinno się zdawać do archiwum zakładowego raz w roku w terminie wyznaczonym hormonogramem pracy archiwum zakładowego, który ustala osoba odpowiedzialna za archiwum zakładowe.
Poza tym stosuje się też zasade, która mówi, że dokumentacja wytworzona np. w 2006 roku powinna być przechowywana w biurze komórki organizacyjnej, która ją wytworzyła przez cały 2007 rok i zdana do archiwum zakładowego w 2008r.
Ponad to jeśli po zakończeniu danego roku w teczce jest mało dokumentów można ją kontunuować w roku następnym.
P.S.
Pracujesz w jednostce organizacyjnej która wytwarza kat. A? ;)
-
Bardzo ci dziekuje za proby zrozumienia i pomocy :)
Dla mnie sprawa jest dosc prosta (od kilku lat pracuje w zawodzie, skonczylam archiwistyke, przeszlam przez archiwum panstwowe i prywatne), ale niestety prawnik komplikuje, bo na wszystko musi miec paragraf ;) Ja niestety tez nie przypominam sobie odpowiedniego fragmentu ustawy/rozporzadzenia itp. dlatego mialam nadzieje, ze tu ktos cos bedzie wiedzial :) Niestety to srodowisko tak ma ;) Wszystko musi miec odpowiedni paragraf :)
Instytucja, w ktorej pracuje dopiero tworzy archiwum, bo od niedawna podpadamy pod nadzor ;)
-
No tak, z prawnikami trudno się dogadać... :)
Z tego co wiem, żadna ustawa ani rozporządzenie nie zajmuje się tą kwestią. Zwykle odpowiedni zapis znajduje się w instrukcji kancelaryjnej i instrukcji archiwalnej. Przy takim nastawieniu prawnika chyba jedynym wyjściem uwolnienia się od dostawania co kilka dni jednej teczki jest jak najszybsze napisanie normatywów kancelaryjnych, w których byłoby napisane czarno na białym, że akta przekazuje się do archiwum zakładowego raz w roku. Co prawda to są tylko przepisy wewnętrzne danej jednostki, a nie prawo państwowe, ale też powinny być przestrzegane.
-
Essana no niestety trudno sie dogadac z prawnikiem ;)
Problem w tym, ze dla niego liczy sie jedynie ustawa / rozporzadzenie itp. Napisanie normatywow skonczy sie jedynie kolejna lawina pytan "gdzie jest na to paragraf" :D Proby wytlumaczenia, ze nie wszystko znajduje sie w ustawach, ze istnieje praktyka archiwalna itp. nie za bardzo do niego przemawiaja ;) Niestety - takie srodowisko :D Ze juz nie wspomne o tym, ze przeciez wszystko mozna zinterpretowac na rozne sposoby >:(
-
No nic - dziekuje Wam bardzo za pomoc :)
Chyba musze dalej walczyc... z wiatrakami ;) :D
-
Panie Boże strzeż nas przed (takimi) prawnikami ... :-[
W takim razie niech mądrala wskaże "paragraf" który mówi w ogóle o tym przekazywaniu po roku. :-\
Tryb przekazywania reguluje "instrukcja określająca zasady i tryb postępowania z dokumentacją" i wymaga zatwierdzenia przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych, (art. 6 ustawy archiwalnej) który zwykle upoważnia do tego drektorów AP.
W grę wchodzą jeszcze tylko ewentualnie instrukcje kancelaryjne dla administracji publicznej, ustalane rozporządzeniami.
-
Ech ciezko czasem rozmawiac z "laikiem" ;) Zwraca uwagi na rzeczy najprostsze (bywa, ze niezbyt istotne), wynikajace czasem z wieloletniej praktyki i logiki chocby :) Rece i biust opadaja jak mawia moja kolezanka ;)
Dziekuje wszystkim serdecznie :)
-
to nie laik, tylko nieuk.
liznął kiedyś pewnie trochę jakichś przepisów kanclearyjnych i ostała się z tego liźnięcia myśl samotnie błąkająca się po głowie, że akta przekazuje się po roku. Gdyby czytał dokładniej,doczytałby również że akta przekazuje się po roku kompletnymi rocznikami.
Tobie megi też powinno się oberwać, skoro zapominasz o przepisach i zwalasz wszystko na praktykę ;)
Powtórzę zatem coby mieć pewność że dotarło - taki ogólny "paragraf" jest - nie dosłowny, ale w postaci stwierdzenia w art. 6 ustawy archiwalnej że NDAP zatwierdza instrukcje, które z kolei określają m.in. sposób postępowania z dokumentacją, w czym mieści się również przekazywanie akt do az. W przypadku urzędów administracji zespolonej, samorządów itp. mamy instrukcje kancelaryjne ustalone w drodze rozporządzeń, w których zasada przekazywania akt komletnymi rocznikami jest określona wprost. Ten prawnik z bożej łaski każe Ci szukać przepisów bo sam ich nie zna.
-
Hmm nieukiem to bym go akurat nie nazwala ;) Jest dociekliwy i denerwujący, czasem az do bolu :) Pracuje w specyficznym srodowisku, gdzie wszystko musi byc udokumentowane w ustawach. Niestety ten, jak to nazwales, ogolny "paragraf" nie jestem tym, o co mi (mu) chodzi. Mozliwe, ze ja po prostu nie potrafie dokladnie wyjasnic.
Problemem jest rowniez nasz status, ale to juz inna bajka ;) Niestety w zwiazku z tym wiele spraw sie komplikuje, bo nie pod wszystkie "paragrafy" podpadamy :) To dosc skomplikowane.
Hmm... a ja o przepisach nie zapominam - po prostu nie znalazlam tego czego szukalam. I nadal tego nie mam ;)
-
No cóż, jak widzę jednak nie dotarło ... :-\ jakoś też niedowierzam Twoim zapewnieniom o pamiętaniu o przepisach >:(
Trzeci raz powtórzę, choć już bez nadziei na bycie zrozumianym: art. 6 ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach ceduje zatwierdzanie zasad postępowania z dokumentacją w państwowych i samorządowych j.o. na NDAP. A zatem - nie licząc wspomnianych ustalanych roporządzeniami instrukcji kancelaryjnych dla zespolonej adm. rządowej w województwie, samorządu wojewódzkiego, powiatowego i gminnego, sądów etc. (w ich przypadku jest jednak inna delegacja ustawowa) - nie ma takiego powszechnie obowiązującego "paragrafu" który wprost określałby czy akta do az przekazuje się raz w roku czy na bieżąco. Wnioskuję z Twoich wypowiedzi że pan prawnik odnosi się do zapisów jednej z takich instrukcji, czy tak?
-
Pudlo. Chodzi o rozporzadzenie ministra.
Mi wystarczy tylko jedno - "nie ma takiego powszechnie obowiązującego "paragrafu" który wprost określałby czy akta do az przekazuje się raz w roku czy na bieżąco". Tyle ustalilam sama i zostalo to tutaj potwierdzone :)
I doprawdy nie rozumiem po co ta zlosc i... zlosliwosc. Ja swietnie rozumiem to, co piszesz i twoje... hmmm... intencje.
-
Ech, robi się nam z tego "czeski film" :( : pytam czy prawnik odnosi się do instrukcji kancelaryjnej ustalonej rozporządzeniem, a Ty mi piszesz: nie, pudło, chodzi o rozporządzenie :-\ o jakie rozporządzenie zatem chodzi?
Złość nie jest "po coś" tylko "z powodu". Ten powód to dziwne pomysły prawnika który nie doczytał przepisów archiwalnych, i pozostawanie jednej archiwistki w przekonaniu, że większość pracy w archiwum opiera się na praktyce. Moje intencje? Tylko jedna - spowodowanie żeby archiwiści i ludzie próbujący zajmować się archiwami czytali przepisy tychże archiwów dotyczące.
Uprzedzałem że jestem wredny ;)
-
Ok odpowiem inaczej - jest ustawa, ale nie ma do niej rozporzadzenia (ciagle "zatwierdzaja"). Prawnik czepia sie rozporzadzenia ministra, ktore jeszcze nie weszlo, a ktore ma ustalac m. in. okresy przechowywania akt. Jest w nim punkt dot. przekazywania akt, ktory on interpretuje w doprawdy dziwaczny sposob (wedlug niego skoro teczka zostala zamknieta np. 15 sierpnia, to powinna zostac przekazana do archiwum 16 sierpnia roku nastepnego).
A jesli chodzi o mnie to opieram sie glownie na przepisach. Problem w tym, ze nie jestem w stanie odnalezc w USTAWACH paragrafu dot. czestotliwosci oddawania akt (bo wedlug prawnika jednostka zdajaca powinna przekazywac akta nawet codziennie - w zaleznosci dnia zamkniecia teczki itp.).
Ja nie potrafie - czy ty potrafisz? Instrukcje kancelaryjne dot. jednostek administracji rzadowej itd. nie sa tym czego on oczekuje.
Czy teraz jasno sie wyrazilam?
A jesli chodzi o zlosliwe komentarze to po mnie "splywaja" :D Moze czas zaczac leczyc kompleksy w inny sposob ;)
-
Wciąż nie piszesz jaka ustawa ani jakie rozporządzenie są obiektem tej prawniczej radosnej interpretacji, co - wespół z przypisywaniem mi bliżej mi nie znanych intencji i kompleksów - jak dla mnie wyczerpuje temat.
PS. hmm, szukanie paragrafów w ustawach ... Osoba "opierająca się głównie na przepisach" powinna wiedzieć że, zgodnie z zasadami techniki prawodawczej, paragrafów należy (nie licząc kodeksów) szukać w rozporządzeniach, a ustawy dzielą się na artykuły 8) Od opierania się tylko łokcie bolą, proponuję jednak poczytać trochę. :P
-
:D
-
No musze przyznać, że średnio rozumiem o co chodzi :P
Ale jeśli chodzi o definicję okresu przechowywania (a archiwum zakładowe/składnica akt jest komórką powołaną do przechowywania) to może przydatny bedzie załacznik nr 1 do Rozporzadzenia Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 roku, w którym czytamy:
... okres przechowywania liczy sie w pełnych latach kalendarzowych, poczynając od dnia 1 stycznia roku następnego od daty jej wytworzenia po utracie przez dokumentację praktycznego znaczenia dla potrzeb danego organu lub jednostki organizacyjnej oraz dla celów kontrolnych
Procedurę zdawania dokumentacji do archiwum zakładowego/składnicy akt określają przepisy wewnętrzne danej instytucji (instrukcja kancelaryjna, instrukcja archiwalna) zaś przepisy te podlegają konsultacji właściwego AP - w razie wątpliwości trzeba zwracać się do nich :D
-
wszystko tylko nie książka Pustuły! Pełno błędów i ogólników. Widać, że pisał teoretyk...
-
A jak się mocno czepia to wystąpić do AP o ustosunkowanie się do tej kwestii. ;)
-
Kto się czepia??? Pustuła??? ;D
-
Prawnik się czepia - kochaniutka.
-
A czy ten prawnik ma całkowitą, paragrafową pewność, że teczka zostanie zakończona 16 sierpnia? Czy jest pewne, że do końca roku nie wpłynie żadna inna sprawa? Teczki oddaje się pełnymi rocznikami. Przez rok, jak się "przyjeło w ludzkości" rozumiemy okres od stycznia do grudnia. Ja przyjmuję tylko teczki wytwarzane pełnymi latami. "Szczegółowy terminarz przekazywania akt przez poszczególne komórki org. opracowuje osoba prowadząca az." - proszę poszukać tego zapisu w ustawie. Ja mam go z książki - nowa instr. kancelaryjna i wykaz akt z 1999r.; i powiedzieć, że ustala mu pani termin na STYCZEŃ, bo wcześniej nie ma pani czasu!!! I po sprawie chamstwo-chamstwem, jesteście pracownikami na takich samych prawach a nie ON jest ważniejszy!! Zawsze też można "po ludzku" porozmawiać z którymś z przełożonych. POWODZENIA
-
Szczegółowy terminarz przekazywania akt przez poszczególne komórki org. opracowuje osoba prowadząca az." - proszę poszukać tego zapisu w ustawie.
Pół królestwa i konia z rzędem za żonę dla tego, kto znajdzie ten zapis w jakiejś ustawie ;D