IFAR

Internetowe Forum Archiwalne => Metodyka Archiwalna => Wątek zaczęty przez: evvln w Luty 02, 2019,

Tytuł: Podział dokumentacji na tomy
Wiadomość wysłana przez: evvln w Luty 02, 2019,
Witam serdecznie

Jestem począrtkującą archiwistką w dużej instytucji.
Mam pewnie wątpliwości dotyczące podziału teczki. Prosiłabym doświadczone koleżanki i kolegów o ich rozwianie.

Jeżeli mamy hasło z JRWA dot. transportów, a pracownicy w komórce organizacyjnej dzielą sobie to hasło z jednego roku
na kilka teczek (transporty do różnych miast), co generalnie jest logiczne i łatwiej będzie się w przyszłości odnaleźć, ale czy
jest to dopuszczalne? Ponieważ wtedy  nie będzie zachowana chronologia. będzie kilka teczek o tym samym haśle z tego samego roku. Czy w takiej sytuacji możemy to podzielić na tomy ? (każdy tom to inne miejsce) ale co wtedy ze spisem spraw? Numey spraw się zdublują.
Czy zakładamy podteczki? i wtedy też prowadzimy dla każdej poddteczki oddzielny spis spraw?

Z góry bardzo dziękuję za informacje :-)
Tytuł: Odp: Podział dokumentacji na tomy
Wiadomość wysłana przez: Rovan w Luty 02, 2019,
Jest to dopuszczalne. Nie ma potrzeby zakładania podteczek (choć oczywiście można). Wygodniej zastosować tzw. teczki przedmiotu/podmiotu sprawy.
W takim przypadku dla hasła końcowego z JRWA prowadzi się jeden spis spraw, a dokumentacje fizycznie wydziela do odrębnych teczek założonych dla przedmiotu bądź podmiotu sprawy.
W Twoim przypadku będą to np. teczki dla poszczególnych miast do których kierowane są transporty. W tych teczkach nie prowadzi się odrębnych spisów spraw.
Tytuł: Odp: Podział dokumentacji na tomy
Wiadomość wysłana przez: evvln w Luty 02, 2019,
Bardzo dziękuję za odpowiedź !

Czyli rozumiem, że zakładam normalny spis spraw, prowadzę go w teczce, wpisuje sprawy w ramach ich napływania, a dokumentację dot. różnych miast po prostu odkładam do różnych teczek, a spis spraw pozostaje w jednej pierwszej ?

Rozumiem, że w takim wypadku wpisuję dla klasy końcowej hasło z JRWA i uszczegóławiam je dopiskiem miast/destynacji, umieszcając później każdą pozycję na spisie zdawczo-odbiorczym?

Taka sama sytuacja będzie miała miejsce w mojej jednostce jeśli chodzi o organizację wydarzeń, przy czym JRWA mówi, że dla każdego wydarzenia zakłada się odrębną teczkę.
Komórki robia to w ten sposób (Proszę o weryfikację jeśli to możliwe). Znak sprawy: ABC.0611.1.1.2019 - przy czym 1 oznacza np konferencję w Warszawie, 2 - w Gdańsku itd.
Rozumiem, że w takiej sytuacji również możemy zakładać teczki dla przedmiotu sprawy i je dzielić?

Czasami taka dokumentacja rozrasta się na kilka teczek, i zamiast grupować je w ramach napływania spraw w obrębie wydarzenia komórki grupują je rzeczowo tzn. Zaproszenia dla prelegentów w jednej, sprawy finansowe wydarzeń w innej itd. Rozumiem, że w takiej stuacji również prowadzimy tylko jeden spis spraw w jednej teczce?
A można np. później zrobić xero wkładając taki spis do pozostałych teczek (z zaznaczeniem które sprawy dot. danej teczki) żeby łatwiej było się odnaleźć?

Chciałabym nauczyć komorki dobrej praktyki archiwalnej (której sama się dopiero uczę :-) dopiero niedawno zostaliśmy objęci nadzorem AP i się uczymy ;-)

dziękuję za wszystkie odpowiedzi :-)
Tytuł: Odp: Podział dokumentacji na tomy
Wiadomość wysłana przez: Rovan w Luty 02, 2019,
1. Tak.
2. Tak, w opisie teczek jak i na spisie z/o tytuł teczki uszczegóławiasz o nazwę miasta, np "Transport - Wrocław", "Transport - Bydgoszcz" itd.
3.
Cytuj
Komórki robia to w ten sposób (Proszę o weryfikację jeśli to możliwe). Znak sprawy: ABC.0611.1.1.2019 - przy czym 1 oznacza np konferencję w Warszawie, 2 - w Gdańsku itd.
Podana przez Ciebie konstrukcja znaku sprawy wskazuje na sprawę założona w ramach podteczki (pierwsza sprawa w ramach pierwszej podteczki założonej dla teczki 0611 w roku 2019).
Oczywiście, jak pisałem wcześniej stosowanie podteczek jest jedną z możliwości. Jeśli jednak zamiast podteczki chcesz stosować teczkę przedmiotu/podmiotu spraw wówczas znak sprawy będzie wyglądał następująco: ABC.0611.1.2019 - Warszawa, ABC.0611.2.2019 - Gdańsk itd.

4. Tak, jeden spis spraw, przy czym sprawą będzie wydarzenie, niezależnie od tego na ile teczek, skoroszytów, czy segregatorów zostanie rozbita jego dokumentacja
Można zrobić ksero spisu spraw, można w opisie teczki wymienić nr pozycji spisu spraw, np: "Transport - Warszawa (sprawy 1,4,7,12)"; "Transport - Gdańsk (sprawy 2, 3, 5, 6)" itd.
Tytuł: Odp: Podział dokumentacji na tomy
Wiadomość wysłana przez: evvln w Luty 02, 2019,
Cytuj
ABC.0611.1.2019 - Warszawa, ABC.0611.2.2019 - Gdańsk itd.

Tak robiliśmy na początku, tylko nie za bardzo mogłam zrozumieć jedną rzecz (proszę o wyjaśnienie)

Jeśli hasło 0611 oznacza konferencję - 1 będzie oznaczała pierwszą sprawę z zakresu konferencji, 2 - drugą itd

Jeśli prowadzimy kilka konferencji w tym samym czasie - wychodzi na to wszystkie powinny być w jednej teczce i w jednym spisie spraw. Właśnie po to żeby nie prowadzić kilku konferencji w jednym spisie spraw poprosiłam komórki o stosowanie "tzw podteczki"

Wtedy jeszcze nie wiedziałam, że można je dzielić na przedmiot i podmiot sprawy ;-)

Czy w sytuacji stosowania poddteczek powinnam gdzieś odnotowywać ile podteczek mam dla danego hasła z JRWA?

Proszę o wyjaśnienie jeszcze jednej sprawy. Jeśli w takim przypadku mamy numer
ABC.0611.1.2019 - Gdańsk tzn że wtedy nie wpisujemy kolejnych rodzajów spraw do spisu spraw?

bo tak naprawdę wszystkie sprawy związane z tą konferencją powinny mieć ten sam numer. Na logikę wychodziłoby na to, że nie powinniśmy prowadzić spisu spraw z kolejnymi pozycjami, a to jest czasami naprawdę bardzo obszerna dokumentacja różnego rodzaju. Daletgo wolę żeby była w osobnych teczkach i żeby jednak był jakiś spis co w niej jest. Czy w takiej sytuacji możemy prowadzić spis spraw z kolejnymi numerami i nie będzie to błędem?

Tak jakby spis treści/dokumentów do jednej sprawy?

Tytuł: Odp: Podział dokumentacji na tomy
Wiadomość wysłana przez: Rovan w Luty 02, 2019,
Cytuj
Jeśli prowadzimy kilka konferencji w tym samym czasie - wychodzi na to wszystkie powinny być w jednej teczce i w jednym spisie spraw
Tak, przy czym nic nie stoi na przeszkodzie aby fizycznie wydzielić grupy spraw, czy nawet pojedyncze sprawy z tej teczki rzeczowej do teczek przedmiotu bądź podmiotu sprawy.

Generalnie chcąc stosować podział wg dodatkowych/bardziej szczegółowych kryteriów niż te wynikające z klasyfikacji w JRWA możemy stosować albo podteczki albo teczki przedmiotu/podmiotu.
W zależności od zastosowanych kryteriów podziału bardziej się sprawdzi jedna albo druga forma.

Jeśli zdecydujemy się na podteczki, wówczas w każdej podteczce zakładamy odrębny spis spraw, a znaki tych spraw otrzymują dodatkowy element (pozycja pod którą podteczka została zarejestrowana na spisie spraw "teczki matki").

Jeśli zdecydujemy się na wydzielanie spraw do teczek przedmiotu lub podmiotu sprawy, wówczas nie prowadzimy w tych teczkach odrębnych spisów spraw - wszystkie sprawy rejestrujemy na spisie spraw w "teczce matce".

Cytuj
Czy w sytuacji stosowania poddteczek powinnam gdzieś odnotowywać ile podteczek mam dla danego hasła z JRWA?
Tak, jak wspomniałem wyżej podteczki rejestruje się na spisie spraw "teczki matki" w ramach której zostały wydzielone.

Dla lepszego zrozumienia pojęć podteczki i teczki przedmiotu/podmiotu proponuję zapoznać się z tą prezentacją:
http://www.ifar.pl/index.php?action=dlattach;topic=2028.0;attach=910 (http://www.ifar.pl/index.php?action=dlattach;topic=2028.0;attach=910)
podteczka str. 31-33
teczka przedmiotu/podmiotu sprawy - str. 37-39

Cytuj
wszystkie sprawy związane z tą konferencją powinny mieć ten sam numer
Tak, przy czym nie używałbym tu terminu "sprawy". Przyjmujemy, że sprawą jest cała konferencja jako taka, a nie poszczególne etapy i aspekty jej przygotowania i realizacji
Spotkałem się z różnym podejściem pracowników do pojęcia "sprawy" ;D, moim zdaniem jednak w przypadku konferencji, imprez, eventów itp. nie powinno być wątpliwości - najsensowniejszym jest traktowanie danej imprezy jako jednej sprawy.
Nie przeszkadza to bynajmniej w wydzielaniu poszczególnych grup dokumentacji w sprawie do odrębnych zbiorów, tak długo jak długo podział ten będzie logiczny i przede wszystkim będzie zachowywał kolejność czynności w sprawie (np kolejne etapy przygotowania, realizacji i podsumowania konferencji).
Dla każdego tak wyodrębnionego zbioru (teczki) możemy prowadzić ewidencję zawartości, nie będzie to jednak spis spraw, bo i te dokumenty nie będą stanowiły odrębnych spraw w ramach jednej konferencji.
Tytuł: Odp: Podział dokumentacji na tomy
Wiadomość wysłana przez: evvln w Luty 02, 2019,
Bardzo dziękuję za odpowiedź !
Jest to dla mnie jasne i spójne :-)
Jeśli można... przejrzałam całą prezentację i nie znalazłam niestety odpowiedzi na jedną zagwostkę z instrukcji kancelaryjnej..
Otóż w moim podmiocie mamy takie zapisy.

1. Znak sprawy nadawany jest w komórce merytorycznej
2. dopuszcza się stosowanie znaku [-] w przypadku realizaowania sprawy przez kilka komórek organizacyjnych np. PR-FN.
3. 3 mce po zakonczeniu sprawy komórki współpracujące przekazują akta sprawy do komórki merytorycznej która łączy dokumentację
w akta spraw. W takim wypadku dokumentacja może zostać podzielona na tomy.

Chodzi tutaj głównie o wydarzenia które z reguły prowadzi dział merytoryczny przy tym współpracuje księgowość, dział administracyjny i dział promocji.

Proszę o wyjaśnienie jak w tej sytuacji prowadzić spis spraw? każda komórka powinna prowadzić go oddzielnie?
Tytuł: Odp: Podział dokumentacji na tomy
Wiadomość wysłana przez: Rovan w Luty 02, 2019,
Sprawę zawsze rejestruje na spisie spraw i nadaje jej znak komórka merytoryczna.
Komórki współpracujące nie rejestrują spraw w ramach współpracy z komórką prowadzącą sprawę, lecz wszystko co w ramach tej współpracy wytworzą powinny opatrywać znakiem nadanym przez komórkę merytoryczną i przekazywać do akt sprawy w tejże komórce.

Tym samym komórki współpracujące nie prowadza własnych spisów spraw dla spraw w ramach współpracy.
Zarówno same akta jak ich ewidencję w postaci spisu spraw prowadzą tylko komórki merytoryczne.

Tytuł: Odp: Podział dokumentacji na tomy
Wiadomość wysłana przez: evvln w Luty 02, 2019,
Właśnie tutaj obawiam się problemów, raczej nie będzie możliwe żeby jedna komórka prowadziła spis spraw dla większości działów instytucji. Oczywiście komórki nadają numer sprawy z komórki merytorycznej, udało się to wypracować, natomiast nie przekazują komórce merytorycznej spraw które załatwiają w ramach tej współpracy więc nie odnotowuje ona tego w "spisie spraw".

Teczki trafiają do komórki merytorycznej i są zdawane na spisie zd-od, ale niestety nie ma do tych teczek z innych komórek żadnej ewidencji, spisu, co np. dział promocji załatwił w ramach tej sprawy. Jest tylko opis teczki. Czy ma Pan może jakieś rady jak temu zaradzić ? ;-)
Tytuł: Odp: Podział dokumentacji na tomy
Wiadomość wysłana przez: Rovan w Luty 02, 2019,
Cytuj
raczej nie będzie możliwe żeby jedna komórka prowadziła spis spraw dla większości działów instytucji

To nie są sprawy "większości działów".
Każda sprawa (również te realizowane we współpracy) ma swoją komórkę prowadzącą (merytoryczną) i to ona rejestruje sprawę na spisie spraw i prowadzi akta sprawy, na które składają się zarówno dokumenty wytworzone przez komórkę merytoryczną jak i przez komórki współpracujące.

Cytuj
nie przekazują komórce merytorycznej spraw które załatwiają w ramach tej współpracy

Komórki współpracujące nie załatwiają żadnych spraw w ramach współpracy. Sprawę w całości prowadzi komórka merytoryczna. Komórki współpracujące mogą co najwyżej wytwarzać jakieś dokumenty w tej sprawie, które następnie powinny przekazać do akt sprawy prowadzonych w komórce merytorycznej.

Cytuj
więc nie odnotowuje ona tego w "spisie spraw"

Spis spraw prowadzony jest przez komórkę merytoryczną, a sprawa rejestrowana w momencie wszczęcia (w oparciu o pierwsze pismo w sprawie), zatem fakt przekazania, bądź nie przekazania tej części akt sprawy, które wytworzyły komórki współpracujące nie ma żadnego wpływu na samą rejestrację sprawy na spisie.
Swoją drogą, skoro komórka merytoryczna nie odnotowuje sprawy na spisie, to skąd znacie znak sprawy? Znak sprawy wynika z kolejności na spisie.

Kolejność czynności powinna wyglądać następująco (na przykładzie sprawy wszczętej pismem przychodzącym):

Wpływ pisma do kancelarii, rejestracja w RPW i przekazanie do dekretacji --> dekretacja na komórki A i B (gdzie komórka A jest komórka prowadzącą sprawę, zaś B - współpracującą --> komórka A rejestruje sprawę na spisie spraw i nadaje jej znak, o którym informuje komórkę B. --> komórka B wszelkie pisma wytworzone w ramach tej sprawy opatruje znakiem nadanym przez kom. A i przekazuje do akt sprawy prowadzonych w kom. A.

Podkreślę raz jeszcze - komórka współpracująca nie prowadzi żadnych odrębnych spraw w ramach tej współpracy, ani żadnej ewidencji takich spraw. Wytwarza jedynie dokumentację stanowiącą część akt sprawy prowadzonych w komórce merytorycznej (wiodącej).
Tytuł: Odp: Podział dokumentacji na tomy
Wiadomość wysłana przez: evvln w Luty 02, 2019,
Tak rozumiem, chodzi mi bardziej o ewidencję dokumentacji znajdującej się w zbiorze.

Sytuacja u nas wygląda tak że duże wydarzenie np. koncert przygotowywany jest przez większość pracowników (zatrudniane są osoby na zlecenie, artyści, pozyskiwane fundusze, malowane pomieszczenia, wyposażana scena, wykupywane ubezpieczenia)

W praktyce wygląda to tak że kierownik jednostki wzywa kierowników działów na spotkanie i rozdziela im zadania (to my wszczynamy sprawę). Każdy kiedyś prowadził sobie sam spis spraw co do tego wydarzenia i nikogo o niczym nie informował. AP wskazało że jest to nieprawidłowe - bo taki koncert jest jedną sprawą na ktore składają się wielodziałowe zadania i zaleciło dzielenie pierwszej części znaku sprawy ze znakiem minus (symbolu komórki), natomiast druga część miała pozostać niezmienna. AP zaleciło następnie aby zbiór dokumentacji każdej komórki był przekazany do komórki merytorycznej do 3 mcy po zakonczeniu sprawy, a komórka merytoryczna zdała całość do Archiwum Zakładowego.

Ta jedna sprawa ma z reguły do 10 teczek w różnych działach. Czyli teoretycznie rzecz biorąc jeśli jest jedną sprawą to nie ma obowiązku prowadzenia dodatkowej ewidencji dokumentacji znajdującej się w poszczególnych zbiorach? Wystarczyłby jeden spis spraw z jedną pozycją "organizacja koncertu we współpracy z filharmonią 07.02.2019". Dla mnie jest to trochę bez sensu, bo jak się odnaleźć w tak obszernej sprawie. Jeśli komórka merytoryczna będzie prowadziła spis dokumentacji to zostaną w tym spisie pominięte aspekty które załatwiają inne działy). Nasza instytucja zajmuje się w zasadzie organizacją wydarzeń wyłącznie, w takiej sytuacji jeśli wszystko jest w tej jednej komórce to 80% pracowników nigdy nie będzie miało żadnej dokumentacji do zdania do archiwum. Zawsze będzie robił to jeden dział merytoryczny. Podobny problem zapewne jest w teatrach, muzeach i innych instytucjach kultury.

Jest to dosyć złożony problem w naszej jednostce niestety i nie za bardzo wiem jak go rozwiązać.
Powiem szczerze że już mi trochę mózg od tego puchnie. Organizacja takiego koncertu to wielkie przedsięwzięcie i nie wyobrażam sobie żeby nie posiadać jakiejś ewidencji tego co znajduje się w tych teczkach bo samo hasło organizacja koncertu jest dla mnie zbyt szerokie.
Tytuł: Odp: Podział dokumentacji na tomy
Wiadomość wysłana przez: evvln w Luty 02, 2019,
w ogóle nie rozumiem po co w takim wypadku dodawać symbol komórki współpracującej. Jak później opisać taką teczkę? jako dział merytoryczny, czy jako dział współpracujący jeśli znak akt jest dzielony
Tytuł: Odp: Podział dokumentacji na tomy
Wiadomość wysłana przez: Rovan w Luty 02, 2019,
Podwójne oznaczenie komórki org. w sprawach współdzielonych, które stosujecie (np. PR-FN) jest dość nietypowe. Osobiście nie spotkałem się wcześniej z takim rozwiązaniem. Jeśli jednak AP zatwierdziło taki zapis w instrukcji to wszystko jest w porządku.
Jak rozumiem ma to służyć łatwemu rozpoznaniu, iż sprawa jest współdzielona oraz ustaleniu jakie komórki ja współtworzyły.

Nie ma to jednak wpływu na procedurę opisu teczek.
Teczkę opisuje si, podając na stronie tytułowej nazwę komórki merytorycznej, a w znaku teczki symbol komórki merytorycznej.
Jeśli teczka zawiera akta tylko jednej sprawy, wówczas podajemy cały znak sprawy i tylko w takim przypadku w opisie teczki będzie "ślad" po komórce współpracującej.
Tytuł: Odp: Podział dokumentacji na tomy
Wiadomość wysłana przez: evvln w Luty 02, 2019,
Wiem że jestem dość "męcząca" ale mam jeszcze jedno pytanie ;-)

1. Czy jeśli wpiszemy w spisie spraw komórki merytorycznej jedną pozycję "organizacja koncertu" to czy będzie to prawidłowe? Czy jednak naciskać na prowadzenie "ewidencji rodzaju dokumentacji" Robiliśmy to zawsze w spisie spraw wpisywaliśmy np. wypożyczenia kostiumów z wypożyczalni X i były tam wszystkie umowy użyczenia, druga pozycja np. pozyskanie sponsora itp. Czy jeśli sobie to darujemy to dokumentacja będzie prowadzona prawidłowo?

2. Rozumiem że wpisujemy komórkę merytoryczną w opisie teczki. Znak teczki będzie na każdej teczce z innego działu inny (współdzielony) Czy w spisie zdawczo-pdbiorczym i znaku teczki również wpisujemy ten sam znak? Czyli na jednym spisie w znaku teczek będzie np PR-FN 0611, PR-MRZ 0611, PR-ADM 0611 ? Chodzi mi o to czy zostawiamy ślad po tym że inne komórki współtworzyły tą sprawę w znaku teczki i czy wpisujemy to do spisu zdawczo-odbiorczego :-)
Tytuł: Odp: Podział dokumentacji na tomy
Wiadomość wysłana przez: Rovan w Luty 02, 2019,
Spis spraw jest ewidencją spraw w teczce rzeczowej, a nie wykazem wszystkich dokumentów w tej teczce.
Oczywiście dopuszczalne jest prowadzenie dodatkowo oprócz spisu spraw również takiego spisu dokumentów, ale nie jest to obligatoryjne.

Innymi słowy, skoro sprawą jest organizacja koncertu X, to taka informacja na spisie w zupełności wystarczy.
Tytuł: Odp: Podział dokumentacji na tomy
Wiadomość wysłana przez: evvln w Luty 02, 2019,
Dziękuję za odpowiedź :-)
Tytuł: Odp: Podział dokumentacji na tomy
Wiadomość wysłana przez: Mariola w Luty 04, 2019,
Witam wszystkich użytkowników,

z archiwum mam styczność od kilku miesięcy. Mam problem z "podteczkami"

W JRWA
3210 Dowody księgowe B5

Tak więc mieści się tu wiele. Chcę wyodrębnić podteczki na same raporty kasowe ( dwóch różnych kas) wśród wielu innych dowodów księgowych

Komórka księgowości ma symbol F

1) 
czy znak teczki kasy 1 będzie miał oznakowanie      F.3210.1
kasy nr 2      F.3210.2  ?
W każdej teczce będą raporty miesięczne (chyba, że nastąpiło przekazanie kasy na czas nieobecności drugiej kasjerce - będzie mniejszy zakres niż cały miesiąc )

2) Ponadto w każdej podteczce spis spraw, czy w takiej podteczce w spisie spraw wpisuję każdy raport? Przecież to nie jest sprawa do załatwienia,
co z rubrykami w spisie spraw "od kogo wpłynęła" i "data wszczęcia sprawy" i "data ostatecznego załatwienia" wpisywać datę początkową i końcową raportu?

3) przy przekazaniu kasy na czas  nieobecności sporządza się protokół przekazania, czy ten protokół uznać za "dodatek" do raportu i nie numerować go oddzielnie w spisie spraw czy wyszczególnić w osobnej pozycji?

4)w teczce matce w spisie spraw wyszczególnić każdą podteczkę?
        1)F.3210.1 raporty kasowe kasy nr 1 rok 2018
        2)F.3210.2 raporty kasowe kasy nr 2 rok 2018
        3)F.3210.3 dowody księgowe bezgotówkowe
Poza tym w każdej podteczce spis spraw podteczki tak?
Co w takim przypadku poza spisem spraw pozostanie w teczce matce, jeśli tak posegregujemy dokumentację?

5) Dowodów bezgotówkowych będzie kilka tomów za 2018 rok. Czy opisać na teczce faktyczne daty skrajne np

01.01.2018-18.03.2018 tom I
19.03.2018-20.05.2018 tom II

czy może wg poniższego wzoru:
2018 tom I
2018 tom II

6) czy każdą fakturę na płatność bezgotówkową będę w spisie spraw traktować jako odrębną "sprawę"?

Przepraszam za ogrom pytań i proszę o wyrozumiałość dla nowicjuszki :)

Mariola
Tytuł: Odp: Podział dokumentacji na tomy
Wiadomość wysłana przez: evvln w Luty 04, 2019,
Witaj Mariolu!

Jestem taką samą nowicjuszką jak Ty ;-) i mam wiele podobnych problemów. Wydaje mi się że w takiej sytuacji nie prowadzisz
spisu spraw bo jest to dokumentacja nietworząca akt sprawy. Jednak poczekajmy na odpowiedź kogoś bardziej doświadczonego ;-)

Co do jenej rzeczy podpinam się pod pytanie

Cytuj
Poza tym w każdej podteczce spis spraw podteczki tak?
Co w takim przypadku poza spisem spraw pozostanie w teczce matce, jeśli tak posegregujemy dokumentację?

Tak naprawdę nie będzie istniała żadna teczka matka ?

Jeszcze jedno pytanie w spisie spraw mamy rubrykę "Od kogo wpłynęła". Jeśli to my wszczynamy sprawę, to pole to zostawiamy puste czy wpisujemy nazwę naszego podmiotu i nasz numer sprawy?
Tytuł: Odp: Podział dokumentacji na tomy
Wiadomość wysłana przez: metricisRegninotarii w Luty 04, 2019,
To jak oznakować podteczki winno znajdować się w Waszej instrukcji kancelaryjnej.

Raporty kasowe, faktury i inna tego typu dokumentacja księgowa to dokumentacja nie stanowiąca akt spraw, nie trzeba zatem prowadzić spisu spraw. Nie trzeba tego robić dla kwitariuszy ani dla wydruków potwierdzających płatność bezgotówkową.

Na teczce na pewno musi się znaleźć rok oraz numer tomu, wskazanie dziennych dat skrajnych na każdej teczce będzie tutaj znacznym ułatwieniem i radziłbym to robić.

Tytuł: Odp: Podział dokumentacji na tomy
Wiadomość wysłana przez: Rovan w Luty 04, 2019,
@Mariola Przede wszystkim dowody księgowe (w tym również raporty kasowe) to dokumentacja nie tworząca akt spraw, zatem nie ma mowy o żadnych spisach spraw, ani znakach spraw.

Podchodząc do Twojego pytania najprościej jak się da - Możesz załozyć dowolną liczbę teczek 3210 na ten sam rok w tej samej komórce (np F).
Wszystkie one otrzymają ten sam znak teczki (F.3210) bez żadnych dodatków. Różniły się będą jedynie tytułami.

Można przy tym zastosować dowolne kryterium podziału, np. na różne rodzaje dowodów księgowych, na poszczególne kasy, a także kryteria kombinowane, np osobne tecxki dla różnych rodz. dowodów księgowych z różnych kas.
Przykład:

F.3210 - Dowody księgowe - Raporty kasowe - Kasa A
F.3210 - Dowody księgowe - Raporty kasowe - Kasa B
F.3210 - Dowody księgowe - Faktury VAT - Kasa A
F.3210 - Dowody księgowe - Faktury VAT - Kasa B itd.

W przypadku podziału teczki na tomy, wszystkie tomy powinny mieć wspólne daty skrajne, ponieważ wszystkie tomy stanowią w tym przypadku całość jednej dokumentacji.
Podział jest czysto fizyczny.

Przypominam raz jeszcze, że zbiory dowodów księgowych nie tworzą akt spraw, zatem w teczce z np. fakturami nie będzie żadnych spisów spraw a faktury nie będą traktowane ani znakowane jako sprawy.

@evvln
Cytuj
w spisie spraw mamy rubrykę "Od kogo wpłynęła". Jeśli to my wszczynamy sprawę, to pole to zostawiamy puste

Dokładnie, pozostawiamy puste.

Abstrahując od kwestii dowodów księgowych - jeśli w danej teczce rzeczowej są zarejestrowane jedynie podteczki (nie ma żadnych spraw zarejestrowanych bezpośrednio w teczce) wówczas taka teczka będzie zawierała jedynie spis spraw. W takim przypadku faktycznie nie ma sensu dla samego spisu zakładać fizycznej teczki. Można go dołączyć do pierwszej podteczki (obok spisu spraw w podteczce).
Tytuł: Odp: Podział dokumentacji na tomy
Wiadomość wysłana przez: evvln w Luty 04, 2019,
dziękuję za odpowiedzi ! To są może śmieszne pytania, natomiast dla początkującego archiwisty... niezwykle istotne. Jestem zdania że gdy na początku nauczymy się dobrych nawyków - pozostaną na zawsze :-)

mam jeszcze kilka "śmiesznych pytań"

1. Jeśli prowadzimy teczkę przez kilka lat z uwagi na znikomą ilość spraw (Np. 1 w roku) to na każdy rok również zakładamy nowy spis spraw? Jeżli tak, to czy te spisy powinny być na początku teczki razem, czy na zasadzie spis spraw-dokumentacja, spis spraw-dokumentacja?

2. Tytuł teczki to hasło z JRWA rozszerzone o rodzaj dokumentacji. Czy są jakieś wytyczne co do opisu na zasadzie nawiasy kwadratowe, okrągłe? Jestem w trakcie opracowywania zespołu do przekazania do AP, spotkałam się z sytuacją kiedy stosowane były nawiasy kwadratowe. Czy można napisać coś po myślniku, bądź w nawiasie okrągłym? Bardzo często widuję nawiasy kwadratowe. Czy to z czegoś wynika?

3. Jeśli nasz pierwszy JRWA wszedł w roku 2015, a w 2005 mieliśmy zmianę nazwy jednostki to rozumiem że do 2005 roku porządkujemy dokumentację oddzielnie ze starą nazwą jednostki, a po 2005 roku do końca 2014 oddzielnie ponieważ nie posiadaliśmy JRWA - zaznaczając brak znaku teczki, a od 2005 roku oddzielnie już z oznaczeniem kancelaryjnym? czy można łączyć sprawy bez oznaczenia kancelaryjnego razem z tymi kiedy już było? (Np przy wieloletniej teczce) Czy w takiej sytuacji wpisujemy oznaczenie kancelaryjne na teczce?

4. Czy w przypadku braku oznaczenia kancelaryjnego odnotowujemy to na spisie zdawczo-odbiorczym bądź na teczce?

5. Zamawiałam teczki bezkwasowe "z nadrukiem" Czy w takich teczkach można przekazywać zespoły do AP? z opisem ręcznym? Mój poprzednik robił to na etykietach drukowanych i czerwonym kolorem. W rozporządzeniu napisane jest tylko co powinien zawierać opis.

Dziękuję za odpowiedzi :-)
Tytuł: Odp: Podział dokumentacji na tomy
Wiadomość wysłana przez: Jarek w Luty 05, 2019,
Witam wszystkich użytkowników,

z archiwum mam styczność od kilku miesięcy. Mam problem z "podteczkami"

W JRWA
3210 Dowody księgowe B5

Tak więc mieści się tu wiele. Chcę wyodrębnić podteczki na same raporty kasowe ( dwóch różnych kas) wśród wielu innych dowodów księgowych

Komórka księgowości ma symbol F

1) 
czy znak teczki kasy 1 będzie miał oznakowanie      F.3210.1
kasy nr 2      F.3210.2  ?
W każdej teczce będą raporty miesięczne (chyba, że nastąpiło przekazanie kasy na czas nieobecności drugiej kasjerce - będzie mniejszy zakres niż cały miesiąc )

2) Ponadto w każdej podteczce spis spraw, czy w takiej podteczce w spisie spraw wpisuję każdy raport? Przecież to nie jest sprawa do załatwienia,
co z rubrykami w spisie spraw "od kogo wpłynęła" i "data wszczęcia sprawy" i "data ostatecznego załatwienia" wpisywać datę początkową i końcową raportu?

3) przy przekazaniu kasy na czas  nieobecności sporządza się protokół przekazania, czy ten protokół uznać za "dodatek" do raportu i nie numerować go oddzielnie w spisie spraw czy wyszczególnić w osobnej pozycji?

4)w teczce matce w spisie spraw wyszczególnić każdą podteczkę?
        1)F.3210.1 raporty kasowe kasy nr 1 rok 2018
        2)F.3210.2 raporty kasowe kasy nr 2 rok 2018
        3)F.3210.3 dowody księgowe bezgotówkowe
Poza tym w każdej podteczce spis spraw podteczki tak?
Co w takim przypadku poza spisem spraw pozostanie w teczce matce, jeśli tak posegregujemy dokumentację?

5) Dowodów bezgotówkowych będzie kilka tomów za 2018 rok. Czy opisać na teczce faktyczne daty skrajne np

01.01.2018-18.03.2018 tom I
19.03.2018-20.05.2018 tom II

czy może wg poniższego wzoru:
2018 tom I
2018 tom II

6) czy każdą fakturę na płatność bezgotówkową będę w spisie spraw traktować jako odrębną "sprawę"?

Przepraszam za ogrom pytań i proszę o wyrozumiałość dla nowicjuszki :)

Mariola

Coś mi tu nie gra. Archiwistka zakłada teczki, tworzy znaki, prowadzi spisy spraw?
Tytuł: Odp: Podział dokumentacji na tomy
Wiadomość wysłana przez: Rovan w Luty 05, 2019,
@evvlyn
1. Odrębne spisy dla każdego roku, w układzie spis, dokumentacja, spis dokumentacji itd.

2. Generalnie nawiasy kwadratowe stosuje się w celu uzupełnienia/doprecyzowania pierwotnie nadanego tytułu teczki (tudzież innych elementów opisu teczki) w sytuacji gdy są one nieprecyzyjne lub niekompletne.
Stosowanie nawiasów kwadratowych ma na celu rozróżnienie, które elementy opisu zostały nadane pierwotnie, a które zostały uzupełnione/dodane.

3. Zmiana nazwy jednostki, szczególnie jeśli była skutkiem przekształceń (zmiana przedmiotowego lub terytorialnego zakresu działania jednostki, wchłonięcie innych jednostek itp.) wyznacza granicę zespołów archiwalnych. Np:
do 2005 - Zespól archiwalny jednostki X
od 2005 - Zespół archiwalny jednostki Y - jeśli obejmuje dokumentacje spraw rozpoczętych przed przekształceniem, a zakończonych już po tym fakcie (sukcesja czynna), staje się zespołem złożonym.

Podczas opracowywania zasobu archiwalnego jednostki należy rozgraniczyć zespoły archiwalne i każdy opracować odrębnie, przy czym dokumentacja odziedziczona w ramach sukcesji czynnej staje się częścią zespołu sukcesora.
Natomiast zmiany JRWA, tudzież fakt stosowania bądź nie stosowania symboli klasyfikacyjnych nie ma żadnego wpływu na rozgraniczenie dokumentacji.
Tak więc o ile w 2014/2015 roku nie miało miejsca kolejne przekształcenie waszej jednostki to istotna będzie tylko cezura 2005 r.
Cytuj
czy można łączyć sprawy bez oznaczenia kancelaryjnego razem z tymi kiedy już było? (Np przy wieloletniej teczce) Czy w takiej sytuacji wpisujemy oznaczenie kancelaryjne na teczce?
w przypadku teczek wieloletnich 2 x tak.

4. Nie. Jeśli symbol klasyfikacyjny nie był stosowany, to nie umieszczamy go ani na teczce, ani na spisie z/o. Nie umieszczamy również żadnych adnotacji odnośnie jego braku.

5. Generalnie można, przy czym różne AP mogą mieć własne (niejednokrotnie odmienne) preferencje w tym zakresie + w jednym zaakceptują etykiety, w innym będą się domagali opisów odręcznych. Najlepiej skonsultować się w tym zakresie z własnym AP.


@Jarek Mam szczerą nadzieję, że pytania Marioli wynikały z potrzeby doradzenia pracownikom w tym zakresie  :)
Tytuł: Odp: Podział dokumentacji na tomy
Wiadomość wysłana przez: evvln w Luty 05, 2019,
Cytuj
4. Nie. Jeśli symbol klasyfikacyjny nie był stosowany, to nie umieszczamy go ani na teczce, ani na spisie z/o. Nie umieszczamy również żadnych adnotacji odnośnie jego braku.

Czy podanie w zakładce znak akt klauzuli o jego braku jest istotnym błędem? Robił tak mój poprzednik. Czy po prostu nie ma potrzeby umieszczania takiego zapisu.
Tytuł: Odp: Podział dokumentacji na tomy
Wiadomość wysłana przez: evvln w Luty 05, 2019,
Proszę mi jeszcze powiedzieć czy przy porządkowaniu dokumentacji zaległej w komórkach organizacyjnych powinnam wymagać rozdzielenia na teczki kiedy obowiązywał JRWA i kiedy nie obowiązywał.

Np. kiedy mamy teczkę sprawozdań z 10 lat to czy nie lepiej rozdzielić ją na dwie. Jedną kiedy na lata kiedy nie było JRWA, a drugą kiedy był?
Powodem miałoby być głównie zanotowanie oznaczenia kancelaryjnego na spisie zdawczo-odbiorczym i umieszczenia znaku teczki.

Rozumiem, że w sprawach które rozpoczęły się przed wejściem w życie JRWA, a zakończyły się w trakcie jego obowiązywania na teczce wpisujemy oznaczenie kancelaryjne. Poprzedni archiwista przyjmował wszystko zbiorczo i zawsze na teczce i na spisie zd-od były oznaczenia kancelaryjne z aktualnie obowiązującego wykazu, co osobiście wydawało mi się nieprawidłowe, bo jak można coś umieszczać jeśli nie było stosowane? Później przez krótki okres na spisach w tej starej dokumentacji wpisywał kaluzuę "oznaczenie kancelaryjne nie było stosowane" Nie spotkałam się ze spisem zd-od ( u mnie w jednostce ) z pustą rubryką znak akt
Tytuł: Odp: Podział dokumentacji na tomy
Wiadomość wysłana przez: Rovan w Luty 05, 2019,
Cytuj
Czy podanie w zakładce znak akt klauzuli o jego braku jest istotnym błędem?
Nie. Po prostu jest zbędne.

Cytuj
Poprzedni archiwista przyjmował wszystko zbiorczo i zawsze na teczce i na spisie zd-od były oznaczenia kancelaryjne z aktualnie obowiązującego wykazu
Błąd. Na teczce powinien być naniesiony symbol klasyfikacyjny z tego JRWA, który obowiązywał w chwili założenia teczki.
Nie do końca rozumie, co w tym przypadku oznacza "zbiorczo"? Jako teczke wieloletnią z kilkoma spisami spraw? Poza przypadkiem gdy mamy do czynienia ze znikomą liczbą spraw założonych w ciągu roku dla danej klas końcowej, teczki zakłada się odrębnie na każdy rok. Sytuacja, w której
Cytuj
mamy teczkę sprawozdań z 10 lat
nie powinna być normą, a wyjątkiem.

Natomiast co do rozdzielania. Wprawdzie generalnie jestem przeciwny jakiejkolwiek ingerencji w kształt nadany dokumentacji w trakcie jej prowadzenia (zasada przynależności kancelaryjnej), jednak w przypadku teczek wieloletnich, w trakcie prowadzenia których miały miejsce zmiany JRWA zrobiłbym wyjątek.
Moim zdaniem w takiej sytuacji uprawnionym będzie rozdzielenie roczników dokumentacji wg cezur obowiązywania różnych JRWA tudzież oddzielenie roczników spraw wszczętych w okresie gdy żaden wykaz nie obowiązywał.

Teczka wieloletnia z formalnego punktu widzenia stanowi kilka teczek rzeczowych zamkniętych w jednym opakowaniu, zatem w sytuacji gdy były one zakładane w oparciu o różne JRWA (lub bez JRWA) jak najbardziej można je rozdzielić.

Cytuj
Rozumiem, że w sprawach które rozpoczęły się przed wejściem w życie JRWA, a zakończyły się w trakcie jego obowiązywania na teczce wpisujemy oznaczenie kancelaryjne.
Tak, jeśli po wejściu w życie JRWA sprawy wszczęte przed jego wdrożeniem zostały zarejestrowane i otrzymały znaki wg nowego wykazu.
Jeśli akta spraw były kontynuowane aż do zakończenia bez nadawania znaków, wówczas oznaczenia nie wpisujemy.
Tytuł: Odp: Podział dokumentacji na tomy
Wiadomość wysłana przez: evvln w Luty 05, 2019,
W mojej jednostce sytuacja wygląda tak, że mamy ogromne zaległości  :(
W komórkach leży wiele mb akt które tak naprawdę nie mają żadnej ewidencji. Leżą w pudłach bądź segregatorach najczęściej opatrzone
opisem "Różne" bądź "Przychodzące, wychodzące" komórki rozopoczynają porządkowanie i zadają ogrom pytań na które i ja nie znam odpowiedzi. Udzielam ich intuicyjnie, podpytuje tutaj na forum oraz często dzwonię i biegam do AP.

Cytuj
Nie do końca rozumie, co w tym przypadku oznacza "zbiorczo"?
Zbiorczo oznacza że np brane były sprawozdania z tylu lat z ilu się zmieściły w teczce, opisywane aktualnym JRWA (nawet w okresie kiedy nie obowiązywał) dorabiane wtórnie były nawet spisy spraw. Nie brane były nawet pod uwagę zmiany nazwy komórki organizacyjnej. Wszystko było w jednej teczce.
Jeśli chodzi o spisy spraw dlatego jestem taka dociekliwa, bo w zasadzie nikt nigdy ich nie prowadził, a jeśli już to była to ewidencja dokumentów a nie spraw.

Najczęściej dorabiane były spisy spraw w teczkach wydarzeń. Zamiast jednej pozycji spisu z nazwą"Organizacja koncertu" spisywane były w spisie spraw tak jakby wszystkie czynności i przebieg załatwiana tej sprawy "takie podsprawy" Osobiście uważam że taka dodatkowa ewidekcja to dobry pomysł, natomiast problem pojawia się tutaj przy tym nieszczęsnym "dzieleniem się" znakiem sprawy z innymi komórki. Nie funkcjonuje to niestety dobrze u nas.
Nigdy nie miałam niczego wspólnego z archiwum, zostałam przydzielona do tego zadania kończąc kurs kancelaryjno-archiwalny. Natomiast staram się podejść do sytuacji jak najbardziej profesjonalnie i traktuje sprawę zadaniowo :-)
Tytuł: Odp: Podział dokumentacji na tomy
Wiadomość wysłana przez: Rovan w Luty 05, 2019,
Cytuj
najczęściej opatrzone opisem "Różne" bądź "Przychodzące, wychodzące"
Czyli dokumentacja nie była prowadzona w podziale na akta poszczególnych spraw, a jedynie gromadzona w układzie chronologicznym z podziałem na wychodzącą i przychodzącą.
Jest to bodajże najgorsza możliwa sytuacja. z archiwalnego punktu widzenia koszmar. >:(

Cytuj
Zbiorczo oznacza że np brane były sprawozdania z tylu lat z ilu się zmieściły w teczce, opisywane aktualnym JRWA
Postępowanie nieprawidłowe.
Skoro nie były to teczki wieloletnie, to sprawozdania z każdego roku należy archiwizować odrębnie opisując symbolem i hasłem z tego JRWA, który obowiązywał w roku sporządzenia sprawozdań, a jeśli żaden nie obowiązywał to bez podawania oznaczenia kancelaryjnego.

Spisy spraw powinny być prowadzone na bieżąco, a jeśli nie były to nie należy ich odtwarzać post factum. Przy czym w tej ostatniej kwestii poglądy wśród archiwistów są podzielone - znam przypadki gdy Archiwum Państwowe wręcz nakazywało stworzyć od zera nieistniejące spisy spraw. Moim zdaniem jest to postępowanie nieprawidłowe.

Z Twoich relacji (pisma przychodzące i wychodzące - brak podziału na akta spraw, brak spisów spraw, prowadzenie ewidencji pism w teczce, nie stosowanie JRWA) wynika, ze pracownicy de facto nie stosowali, lub niemal nie stosowali bezdziennikowego systemu kancelaryjnego opartego o rejestrację spraw wg JRWA i prowadzenie dokumentacji w ramach teczek rzeczowych w podziale na akta poszczególnych spraw. Niestety jest to smutna rzeczywistość w wielu podmiotach.
Tytuł: Odp: Podział dokumentacji na tomy
Wiadomość wysłana przez: evvln w Luty 05, 2019,
Niestety zdążyłam już się przekonać, a najgorsze jest to kiedy starsi stażem i wiekiem  ;) pracownicy mówią  "że przyszłam i wymyślam... a kiedyś było przecież dobrze  ::)" ale na szczęście Kierownik podmiotu zdaje sobie sprawę z problemu.

Rozumiem, jeszcze sytuację kiedy archiwiści chcą żeby odtworzyć spisy spraw w sytuacji kiedy nie były prowadzone, ale JRWA obowiązywało. Mój poprzednik życzył sobie spisy spraw do wszystkiego. Nawet do dokumentacji z lat 1900-1920. Zastanawiam się teraz tylko czy przy opracowywaniu zespołu do AP powinnam je usunąć czy zostawić.

A tak zupełnie zmieniając temat, będziemy mieli teraz zmianę archiwizacji akt osobowych na B10 przy czym po 10 latach pracownikowi na jego wniosek dokumentacja będzie wydawana. W naszym wykazie akta osobowe mają kat. BE50. Czy powinnam się zwrócić do AP o skrócenie czasu przechowywania? czy w takiej sytuacji będę przyjmowała akta do AZ, a po wpłynięciu takiego wniosku je wycofywała?
Tytuł: Odp: Podział dokumentacji na tomy
Wiadomość wysłana przez: Rovan w Luty 05, 2019,
Cytuj
akta osobowe mają kat. BE50. Czy powinnam się zwrócić do AP o skrócenie czasu przechowywania?
Generalnie zmiana przepisów odnośnie okresów przechowywania akt osobowych i dokumentacji płacowej wymaga aktualizacji JRWA.
Co do szczegółowego sposobu ujęcia tych zmian w wykazie podejścia są bardzo różne.
Np. AP w Warszawie wymaga zamiany kat. BE50 na BE* (z adnotacja w polu uwagi "okres przechowywania uzależniony jest od obowiązujących przepisów prawa").

AP w Szczecinie proponuje kat. BE10 z adnotacją "dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika dotyczących stosunków pracy nawiązanych przed dniem 1 stycznia 1999 r. oraz w okresie po dniu 31 grudnia 1998 r. a przed dniem 1 stycznia 2019 r., w którym pracodawca nie złożył raportu informacyjnego kwalifikuje się do kategorii BE50/B50"

Część AP przyjmuje rozwiązania zaproponowane przez Stowarzyszenie Archiwizjoner
Zmiany w JRWA - dokumentacja pracownicza po 1.01.2019 (https://www.facebook.com/pg/archiwizjoner/photos/?tab=album&album_id=1750655695045070&__tn__=-UK-R")

Cytuj
czy w takiej sytuacji będę przyjmowała akta do AZ, a po wpłynięciu takiego wniosku je wycofywała?
Nie ma potrzeby wycofywania akt z zasobu archiwum
Wydanie dokumentacji osobowej byłemu pracownikowi może nastąpić dopiero po upływie wynikającego z przepisów okresu jej przechowywania (10 lub 50 lat) i po uzyskaniu zgody na jej wybrakowanie*.
Po tym terminie pracodawca będzie musiał poinformować byłego pracownika o możliwości odbioru dokumentacji, a ten będzie miał 30 dni na jej odbiór.


*O tym Kodeks Pracy nie wspomina, ale w kontekście przepisów archiwalnych oczywistym jest, że wydanie możliwe będzie dopiero po uzyskaniu zgody na wybrakowanie tej dokumentacji - jesli np AP nakazałoby przekwalifikować ją do kat. A wydanie byłoby niemożliwe.
Tytuł: Odp: Podział dokumentacji na tomy
Wiadomość wysłana przez: Emma w Luty 19, 2019,
To ja juz nie rozumiem nic. U nas AP w trakcie kontrolizarzuciło, ze prowadziliśmy sprawe organizacji konferencji pod jednym jrwa i tam była cała dokumentacja związane z organizacja. Teraz w ramach organizacji konferrncji gdy trzeba przeprowadzic kilka przetargow - składamy wniosek do kom.org odpowiedzialnej za przetargi i ona zakłada swoja sprawę -  inne jrwa,  dla kazdego przetargu odrebna sprawa, tj na wynajęcie sali, zakup nagród/ wyróżnień/odznaczen, organizacja konkursu- oprawa sceny, prowadzenie gali- konferensjer itp. Dla każdego przetargu jest założona odrębna sprawa i do tego w kom.org. ktora zajmuje sie realizacją przetargów. kiedys wszystko bylo w jednym jrwa - organizacja konferencji, teraz wszystko jest rozproszone w różnych jrwa, prowadzone prze rozne komorki org. Czy mamy znów zacząć wszystko tj cała organizacje konferencji prowadzic pod jednym jrwa i tam gromadzic cala dokumentacje jako kom. merytoryczna.  Jak w końcu zaczac prawidłowo gromadzić dokumentację w spr. organizacji konferencji. Organizacja m.inn. polega na przeprowadzeniu kilku postępowań przetargowych, oczywiście nie tylko.  Moze ktos chce sie wymienić kontaktem, zeby łatwiej bylo pytać i rozwiązywać problemy.
Tytuł: Odp: Podział dokumentacji na tomy
Wiadomość wysłana przez: Rovan w Luty 20, 2019,
O tym, co jest w danym przypadku sprawą powinien decydować pracownik merytoryczny, który ja prowadzi.
Jestem w stanie wyobrazić sobie organizację konferencji (czy innego wydarzenia), która będzie jedną sprawą, jak i przypadek gdy przy okazji tego wydarzenia prowadzonych będzie kilka odrębnych spraw w różnych komórkach i pod różnymi klasami z jrwa.

Jeśli organizacja konferencji wymaga przeprowadzenia postępowania przetargowego (bądź nawet kilku) to postępowania te będą odrębnymi sprawami.

Podobny problem z definiowaniem zakresu sprawy pojawia się np. w przypadku dokumentacji projektów unijnych.
Niektórzy próbują cały projekt traktować jako jedną sprawę, w rzeczywistości jednak poszczególne etapy realizacji projektu będą najczęściej stanowiły odrębne sprawy prowadzone w różnych komórkach,np:
- wnioskowanie o uzyskanie dofinansowania
- wnioski o płatności częściowe (każdy jako odrębna sprawa)
- przetarg na wybór wykonawcy projektu
- realizacja projektu

W tego typu sytuacjach granice spraw najprościej rozpoznać po tym, że dla poszczególnych czynności inna komórka będzie komórką merytoryczną.
Tytuł: Odp: Podział dokumentacji na tomy
Wiadomość wysłana przez: Barsa w Wrzesień 20, 2022,
Tak sobie zacząłem czytać, bo też mam problem ze spisami spraw ale trochę pod innym kątem względem... Porządkujemy dokumentację z lat 50, 60 w jednym z ministerstw i klient ma wymagania, że gdy mamy doczynienia z korespondencją odtwarzać spisy spraw (tak naprawdę wychodzą z tego trochę spisy dokumentów a nie spisy spraw). Dla mnie to jest błąd ale wiem, że AAN czy archiwa państwowe mają do tego różne podejścia.

Natomiast trafiłem też na to;

Cytuj
Na teczce powinien być naniesiony symbol klasyfikacyjny z tego JRWA, który obowiązywał w chwili założenia teczki.
Zgodziłbym się z tym w sytuacji, że teczka byłaby oddawana do AZ... Natomiast jak już jest w AZ to raczej wydaje się, że odpowiedniejszy jest symbol z JRWA z który obowiązywał w ostatnim roku prowadzenia dokumentacji. Dobrze, że nie ma choć problemu z kwalifikacją, bo zawsze pod wyższa kategorię czy to że starych JRWA, czy to z aktualnego. Inna sprawa, że nie wszystkie JRWA są a dodatkowo czasem stosuje się JRWA ministerstwa, które współistniało z tym co robi się dokumentację ale nie ma dla niego normatywów....
Człowiek kilkanaście lat temu na studiach to naprawdę mało widział o tym co go spotka w tej prawdziwej archiwizacji i to naprawdę ciekawych historycznie dokumentów, które myślał, że są super zarchiwizowane i leżą sobie gdzieś w archiwum.
Tytuł: Odp: Podział dokumentacji na tomy
Wiadomość wysłana przez: inka w Wrzesień 21, 2022,
Ja się trzymam zasady, że opisuję teczkę z takim symbolem klasyfikacyjnym jak była prowadzona, nawet jeśli był błędny. Kwalifikuję już z prawidłowym symbolem i dodaję notatkę dlaczego tak jest. Jeśli podajemy dopasowane przez siebie symbole klasyfikacyjne a nie te, co faktycznie są na dokumentacji, to teczki są trudne do odnalezienia, bo są "ukryte" w ewidencji pod innym symbolem, który za kilka lat nie będzie taki oczywisty.
Moje podejście wynika z doświadczenia. Przejęłam archiwum zakładowe gminy w 2011 r. Były tam teczki z lat 80. dla Wydziału GG. Zdane w latach 90. i po 2000 r. (nie były to sprawy kontynuowane przez jst), ale nie dość, że z symbolem z jrwa z 2000 r., to jeszcze z opisem Wydziału, który zdawał teczki, a nie z tego, który faktycznie dokumentację wytworzył. Więc na teczkach były i inne symbole klasyfikacyjne, i inna nazwa wydziału. A ktoś np. zgłosił się do mnie szukając konkretnej decyzji z konkretnym numerem z lat 80., bo taką mu wówczas wysłał urząd. Szukanie czegoś takiego wymaga dużej wiedzy o organizacji/jednostce.
Co do pytania, jeśli na pismach nie nanoszono znaków spraw, a JRWA obowiązywał, to uważam, że trzeba dopasować symbol z obowiązującego wówczas JRWA. Jeśli nie obowiązywał, szukałabym w podobnych jednostkach, nanosząc jedynie kategorię archiwalną, bez nanoszenia symboli klasyfikacyjnych, i znowu dodając notatkę wyjaśniającą.   
Tytuł: Odp: Podział dokumentacji na tomy
Wiadomość wysłana przez: Barsa w Wrzesień 21, 2022,
To troszkę inna branża... Pracuje w firmie, która zajmuje się archiwizacja dla urzędów itd. i na nas czasem umowa wymusza prawidłową kwalifikacje i klasyfikacje dokumentacji, bez oglądania się na to co tam sobie stworzył urzędnik. Sam raczej do podobnych tematów używqłbym kolumny "uwagi" w spisie z-o ale skoro AP czy AAN tak chcę jak chce to co ja tam będę walczył z wiatrakami.
Są ciekawe sytuacje takie jak nanoszenie przez urzędników symbolu, którego nie było w JRWA czy symbolu ze starego JRWA albo w ogóle z czapy.

Ja już od jakiegoś czasu odpuszczam trochę merytorykę pt. "Jak to powinno być" a dostosowuje się do umów, wymagań klientów lub zaleceniem z AAN czy AP, które też w jednym urzędzie mogą być trochę inne niż w innym, mimo że dzieli je ulica ;)
Ciekawe sytuacje są też ze spisami do brakowania.... Jednostka nie miała JRWA do roku 2010 ale akurat AP chce żeby na spisie nie pisać "nie stosowano rzeczowego wykazu akt" tylko dać symbole z aktualnego. Inne jednak tak nie chce. W jednym przejdzie spis z natury, w innym nie.
W sumie to ja na to nie narzekam, bo wydaje mi się, że powinna być jakaś tam dowolność (w ramach obowiązujących przepisów) w podejściu do dokumentacji, gdyż ta czesto się od siebie różni i praca z klapkami na oczach, że robimy tylko tak i tak byłaby słaba ale jednak no myślę, że AP powinny dążyć do większej standaryzacji.
Tytuł: Odp: Podział dokumentacji na tomy
Wiadomość wysłana przez: inka w Wrzesień 21, 2022,
Najważniejsze, żeby można było odnaleźć poszukiwane informacje i dokumenty;) i konsekwencja w opisie, żeby nie było, że raz się robi w jakiś sposób a za chwilę inaczej. A tak na moje klient nie musi wiedzieć, że coś robi wbrew przepisom, po to zatrudnia specjalistów, żeby mu powiedzieli jak jest dobrze. Specjaliści z AAN i AP mam nadzieję, że wiedzą co robią;)     

Dla mnie w  archiwistyce wyzwaniem jest dostosowanie tego co się dzieje w praktyce, z tym co jest w teorii. Jest wiele wyzwań, bo też przepisy archiwalne nie nadążają za zmianami w innych dziedzinach. Dlatego zgadzam się, że nie można "z klapkami na oczach", nie uwzględniając tych zmian, podchodzić do archiwizacji. Ale chciałabym, żebyśmy mieli dobre przepisy archiwalne (może czas na zmiany, które dostosują przepisy archiwalne do nowej rzeczywistości?) i nie odpuszczali stanu "jak to powinno być", bo po to one powstają, żeby łatwiej w tym wszystkim się odnaleźć. A jak każdy zacznie uprawiać samowolkę i interpretować przepisy na swoją stronę to dopiero będzie bałagan.

 
Tytuł: Odp: Podział dokumentacji na tomy
Wiadomość wysłana przez: Barsa w Wrzesień 21, 2022,
Cytuj
Najważniejsze, żeby można było odnaleźć poszukiwane informacje i dokumenty;) i konsekwencja w opisie, żeby nie było, że raz się robi w jakiś sposób a za chwilę inaczej.

Tak to jest oczywiste i ja właśnie kładę największy nacisk na opis teczki (oraz właściwą przynależność jednostek do odpowiednich wydziałów/departamentów), bo przy takich "machinacjach" tylko po nim można będzie doszukać się tych dokumentów. Jest więc w mojej ocenie mocniej szczegółowy niż musiałby być ale to nikomu nie zaszkodzi.

Cytuj
A tak na moje klient nie musi wiedzieć, że coś robi wbrew przepisom, po to zatrudnia specjalistów, żeby mu powiedzieli jak jest dobrze. Specjaliści z AAN i AP mam nadzieję, że wiedzą co robią;)

W firmach prywatnych czy małych urzędach, szkołach itd. to masz rację. Natomiast w ministerstwach itp. to pracują raczej specjaliści. Oczywiście mniejsi i więksi. Jedni z zacięciem archiwalnym, którzy jeżdżą na jakieś spotkania archiwistów a inni po prostu pracują ;)
Z AAN i AP wiedzą co robią... problem taki, że co pracownik to może być trochę inna opinia. Nawet z takimi podstawami jak paginacja.

Cytuj
Dla mnie w  archiwistyce wyzwaniem jest dostosowanie tego co się dzieje w praktyce, z tym co jest w teorii. Jest wiele wyzwań, bo też przepisy archiwalne nie nadążają za zmianami w innych dziedzinach. Dlatego zgadzam się, że nie można "z klapkami na oczach", nie uwzględniając tych zmian, podchodzić do archiwizacji. Ale chciałabym, żebyśmy mieli dobre przepisy archiwalne (może czas na zmiany, które dostosują przepisy archiwalne do nowej rzeczywistości?) i nie odpuszczali stanu "jak to powinno być", bo po to one powstają, żeby łatwiej w tym wszystkim się odnaleźć. A jak każdy zacznie uprawiać samowolkę i interpretować przepisy na swoją stronę to dopiero będzie bałagan.

Tutaj absolutna racja. Też uważam, że "przepisy nie nadążają za dynamiką zmian" ale z drugiej strony nie można dopuścić żeby nawet tych czasem anachronicznych przepisów nie stosować, a przynajmniej próbować...