Kierownik komórki przekazującej koniecznie podpisuje się pod notatką wyjaśniającą okoliczności. Raczej trudno sobie wyobrazić, że ktoś będzie odpowiadać za błędy poprzedników. W razie kontroli mniej więcej tak, tylko bardziej dyplomatycznie, można się "bronić".
Koniecznie notatka!

Dzień dobry, jak przejmować dokumentację, w której są braki, np. teraz mam taką sytuację, że brakuje części dokumentacji i dział nie wie co się stało, rozpłynęła się jak kamfora. Pewnie ktoś zniszczył i nie chcą się przyznać. Jak wiadomo dokumentacja powinna być kompletna, ale jak uchronić się przed ewentualnymi konsekwencjami wykrycia tych braków w przyszłości przez AP? Pytanie od drugiej strony: jak z kolei taki dział może się wybronić przy swoich kontrolach? Dokumentacja powstała, gdy ktoś inny za nią odpowiadał i jak taki referent może się wybronić z braków, np. przy kontroli z sanepidu, czy inspekcji pracy? Pozdrawiam.

Proszę o radę.Czy reklamacje pocztowe dotyczące nie dostarczonych przez Pocztę Polską decyzji, należy klasyfikować i znakować znakiem sprawy dot. danej decyzji (kat.BE10) czy klasyfikować w osobnej klasie np.1510 lub 2630 (kat.B5)?

Gorzej, że czasem w tym samym archiwum jeden pracownik powie tak, a inny inaczej... Czasem nawet odpowiedź na piśmie w takich i podobnych sprawach nie wystarcza, bo pracownik nadzorujący się zmienił i on już chce inaczej xD

Cytat: Rovan w Luty 12, 2019,
Tutaj znowu pojawia się problem "różnych szkół" .
Generalnie spisy spraw nie powinny być odtwarzane. Jeśli nie były prowadzone w trakcie procedowania spraw, to ich po prostu nie ma.
Natomiast z moich doświadczeń wynika, że niektóre archiwa państwowe wymagają aby takie brakujące spisy odtwarzać (w szczególności dla materiałów archiwalnych), co moim zdaniem jest pozbawione większego sensu. Tym bardziej, że odtwarzając treść spisu na podstawie dokumentacji nigdy nie będziemy do końca pewni, czy odtworzyliśmy go prawidłowo.

Przede wszystkim dzwonić i nie bać się pytać w archiwach nadzorujących, jak widzimy w zależności, pod jakie AP podlegamy takie są wymogi.

Dzięki, tak zrobię i zadzwonię Znalazłam fajne koperty przeznaczone na akta osobowe na Beskidplus 
   
https://beskidplus.com/pl/category/koperty-9       

Masz pewnie zapis w IK, że w przypadku małej liczby spraw można teczkę prowadzić przez kilka lat (zakładając kolejne spisy spraw). Na brakowanie będzie to miało taki wpływ, że po prostu wybrakujesz po 25 latach od zamknięcia całej teczki. Naturalnie, jak będziesz bardzo chciał to możesz też sobie pobrakować kolejne roczniki, ale tu będziesz miał zamieszanie w ewidencji.

Rovan dziękuję za pomoc

witam,
oczywiście, że każda koperta=jedna osoba
przepisy są jak najbardziej, ale i tak lepiej skontaktować się z własnym AP i obgadać temat przekazania. Np. moje archiwum (Kraków) przyjmują akta osobowe na podstawie swojego własnego wzoru spisu. Przekazywanie innych dokumentów też różni się od na przykład AP w Rzeszowie, gdzie trafia starsza dokumentacja ode mnie...
Także najlepiej rozmowa lub korespondencja mailowa z własnym AP
pozdro

Cześć.
Mam do przekazania do AP ok. 60 akt osobowych. Od czego zacząć? Każda "osoba" w osobnej teczce? kopercie? Są jakieś przepisy dot. przekazywania do AP akt osobowych?
Z góry dzięki