czy prawidłowym działaniem jest należy wyodrębnienie roku założenia teczki, a osobno podać daty skrajne?Jeśli mam być formalistą, to odpowiedziałbym tak - to zależy od dokładnych zapisów w instrukcji kancelaryjnej ;)
Opis umieszczony na okładce teczki aktowej składa się z następujących elementów:
(...)
roku założenia teczki aktowej, uzupełnionego - po zakończeniu wszystkich spraw założonych w danej teczce - rokiem najpóźniejszego pisma w teczce - pod tytułem
Opis umieszczony na okładce teczki aktowej składa się z następujących elementów:
(...)
5) roku założenia teczki aktowej - pod tytułem;
6) rocznych dat skrajnych, na które składają się rok najwcześniejszego i najpóźniejszego pisma w teczce aktowej ? pod rokiem założenia teczki aktowej;
od której daty liczymy okres przechowywania i typujemy akta do brakowania?To jest temat na dłuższą dyskusję :)
Nie. Taki zapis wprowadzałby w błąd, sugerując że w teczce są również dokumenty z 2018 i 2019.
W tym przypadku daty skrajne powinny wyglądać następująco: 2016-2017, 2020
"rocznych dat skrajnych, na które składają się rok najwcześniejszego i najpóźniejszego pisma w teczce aktowej"To jest zapis, obecny w większości współczesnych instrukcji kancelaryjnych.
daty skrajne będą takie same na każdym tomie teczki aktowejTo akurat najczęściej będzie prawdą - Jeśli podział teczki akt spraw na tomy wynika jedynie z faktu, że dokumenty nie mieszczą się w jednej fizycznej teczce, wówczas daty skrajne na wszystkich tomach powinny być takie same. Taka wielotomowa teczka na spisie z/o może stanowić jedna jednostkę inwentarzową (pozycję spisu).
To jest zapis, obecny w większości współczesnych instrukcji kancelaryjnych.
Instrukcja kancelaryjna określa standardy, ale zazwyczaj nie odnosi się do wszelkich możliwych wyjątków od tych standardów.
w uzasadnionych przypadkach, jeżeli w datach dokumentów występują luki czasowe, można je zaznaczyć, rozdzielając poszczególne daty przecinkiem, np. "1950-1955, 1960"; "1945, 1950",
Lepiej mieć - jako standard dla każdej teczki - osobno określony rok założenia teczki i roczne daty skrajnePełna zgoda - jeśli rok założenia teczki nie jest tożsamy z datą skrajną początkową, to jak najbardziej powinien być podany osobno.
"[2010] 2011-2012, 2014". Normalny człowiek tego nie zrozumie.Toteż w AZ preferuję bardziej czytelny zapis (dla normalnych ludzi ;D), np.:
Dzień dobry
W jednej teczce mam dokumentacje z lat 2012, 2013, 2015, 2016, 2017
Nie ma dokumentacji z roku 2014. Jak na teczce wstawić prawidłowo zakres lat? (czyli wyłączyć 2014)
jesli zalezy nam na precyzyjnym sledzeniu "luk" nalezy taka teczke rozbic na kilka teczek OD - DONie zawsze jest to możliwe - co np gdy mamy dokumentacje inwentarzową lub rejestr w formie oprawionej księgi z takimi lukami czasowymi?
Racjonalnym powodem jest właśnie precyzja opisu. Jeśli mam teczkę opisaną datami skrajnymi np. 2011 - 2014 mam prawo zakładać, że są w niej dokumenty z całego tego przedziału czasowego.
Masz jedynie pewnosc, ze kazdy dokument, ktory jest w teczce miesci sie podanym przedziale czasowymNo właśnie - jedynie.
nie ma sensu "sledzic" luk w dokumentacji w danym zakresieZ własnego doświadczenia wiem, że "śledzenie" luk czasowych w dokumentacji może być dość istotne.
Rovan, nie ma sensu posuwać szczegółowości ewidencji zasobu az do absurdu, nie ma też sensu podporządkowywać konstrukcji tej ewidencji jednostkowym i wyjątkowym przypadkom akt, które po prostu były nieprawidłowo prowadzone lub archiwizowane.Nie wydaje mi się aby zaznaczanie luki czasowej jeśli taka występuje równało się podporządkowaniu całej ewidencji tym nielicznym przypadkom, w których taka luka występuje.
Stosunkowo nową i pożyteczną praktyką jest oddzielenie "roku założenia" od "rocznych dat skrajnych", i chodzi o to by w ewidencji używać tego konsekwentnie, a nie tylko wtedy kiedy te roczne daty się różnią. Mogę mieć zatem teczkę gdzie rok założenia to "2012" i roczne daty skrajne to "2012-2012" (takie same informacje na teczce i na spisie zd odb).Tu mnie przekonałeś - konsekwentne oddzielenie roku założenia teczki od dat skrajnych (niezależnie od tego, czy pokrywa się on z datą skrajną początkową) faktycznie upraszcza i ujednolica proces opisu teczki.
§ 14. 1. W systemie tradycyjnym przejmowanie dokumentacji polega na jej przekazaniu do archiwum zakładowegoi
na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego zawierającego co najmniej następujące elementy:
(...)
d) rok założenia teczki aktowej,
e) rok najwcześniejszego pisma w teczce, jeżeli nie jest tożsamy z rokiem założenia teczki aktowej
f) rok najpóźniejszego pisma w teczce
§ 62 (...)
2. Opis umieszczony na okładce teczki aktowej składa się z następujących elementów:
(...)
5) roku założenia teczki aktowej, uzupełnionego - po zakończeniu wszystkich spraw założonych w danej teczce - rokiem najpóźniejszego pisma w teczce (...)
2. Opis umieszczony na okładce teczki aktowej składa się z następujących elementów:
(...)
5) roku założenia teczki aktowej - pod tytułem;
6) rocznych dat skrajnych, na które składają się rok najwcześniejszego i najpóźniejszego pisma w teczce aktowej - pod rokiem założenia teczki aktowej
koszt "sledzenia" lukNie za bardzo rozumiem, jaki to miałby być "koszt" dla archiwisty?
w papierach wymaga od archiwisty pewnego "dodatkowego"
wysilku i czasu, a potencjalny zysk - czyli
dokladniejsza kwerenda - jest znikomy
Generalnie - nie bardzo rozumiem ten opór przed uwzględnianiem luk czasowych w datach na teczce i ewidencji?
Po pierwsze, dysponujemy dzięki temu dokładniejszymi informacjami.
Po drugie, przepisy uwzględniają taką sytuację i wskazują sposób postępowania (choć aby być dokładnym wskazują go jako możliwość a nie bezwzględny obowiązek).
Zatem, w czym problem?
Chciałbym też zaznaczyć, że uwzględnianie luki czasowej w datach skrajnych nie jest jakimś moim wymysłem (bo odnoszę wrażenie, że tak jest w ostatnich postach traktowane).
Jest to zasada uwzględniona w przepisach wydanych przez NDAP (chociażby we wspomnianym zarządzeniu nr 8 z 2018 r.). Co więcej stosowanie tego sposobu zapisu na przestrzeni 15 lat mojej pracy zawodowej było wymagane przez kilka AP nadzorujących jednostki, w których w danym momencie pracowałem.
popatrz jeszcze na pytania o luki w tym wątku - założę się że nie chodzi w nich o takie przypadki jak Twój, tylko o "zwykłą" dokumentację, np. sprawy które nie były prowadzone cięgiem, a np z roczną przerwą (co się zdarza i nie musi być wykazywane na żadnych ewidencjach az)Tutaj 100% zgoda - jeśli brak dokumentów z danego roku wynika z faktu, iż w sprawie nic się przez ten rok nie działo, to oczywiście nie możemy mówić o lukach czasowych w dokumentacji.