1
Archiwa Zakładowe / Odp: Zmiany w JRWA - administracja rządowa
« Ostatnia wiadomość wysłana przez Jarek dnia Wczoraj o 05:25 pm »Zmiany może wprowadzać tylko wojewoda, w porozumieniu z dyrektorem właściwego ap.
Aktualności:
Dawidzie - bardzo dziękujemy! Za prelekcję - "Czy automatyzacja procesów archiwalnych ma sens" - uczestnikom spotkania ze wielce ciekawą dyskusję! Do zobaczenia na kolejny spotkaniu 
Ostatnie wiadomości
2
Archiwa Zakładowe / Odp: Kompletność sprawy (pisma)
« Ostatnia wiadomość wysłana przez Barsa dnia Wczoraj o 04:19 pm »Może być dodatkowy rejestr dokumentów dla danej sprawy, teczki.
Nie rozumiem jednak słabości argumentu... On nie jest słaby, to o czym piszesz wynika z jednego z normatywów na podstawie którego funkcjonuje jednostka i tworzy obieg dokumentów. To nie jest słabe.
Nie rozumiem jednak słabości argumentu... On nie jest słaby, to o czym piszesz wynika z jednego z normatywów na podstawie którego funkcjonuje jednostka i tworzy obieg dokumentów. To nie jest słabe.
3
Archiwa Zakładowe / Odp: karty wynagrodzeń
« Ostatnia wiadomość wysłana przez Barsa dnia Wczoraj o 04:17 pm »Nie ma na to w mojej ocenie przepisu. Raczej jak wygodniej.
4
Archiwa Zakładowe / Odp: Teczki dla jednej sprawy
« Ostatnia wiadomość wysłana przez Barsa dnia Wczoraj o 04:16 pm »Macie ezd? Tutaj to już nie jest takie proste .. niby rejestruje się na podstawie 1 pisma, ale w koszulce może sobie "poleżeć" i coś może wskoczyć za na jego miejsce 
widziałem takie przypadki, wynikały z różnych rzeczy.
Ja przeciwwskazań niby nie widzę do twojego pytania, że protokół 3, sprawa 8... Jeden numer z drugim nie ma żadnego powiązania. Natomiast nie widzę trochę potrzebny takiego kombinowania jak to robią w opisanym BHP. Bo jak nie ma wypadku to pisze się na koniec ten sprawy jakaś notatkę czy coś tam, że tego nie było, ale sprawę jak najbardziej prowadzono do tego momentu poprawnie. Co oni robią z dokumentami jak tego wypadku nie było, pod jaki symbol to dają?
widziałem takie przypadki, wynikały z różnych rzeczy.Ja przeciwwskazań niby nie widzę do twojego pytania, że protokół 3, sprawa 8... Jeden numer z drugim nie ma żadnego powiązania. Natomiast nie widzę trochę potrzebny takiego kombinowania jak to robią w opisanym BHP. Bo jak nie ma wypadku to pisze się na koniec ten sprawy jakaś notatkę czy coś tam, że tego nie było, ale sprawę jak najbardziej prowadzono do tego momentu poprawnie. Co oni robią z dokumentami jak tego wypadku nie było, pod jaki symbol to dają?
5
Archiwa Zakładowe / Odp: karty wynagrodzeń
« Ostatnia wiadomość wysłana przez Szymon dnia Wczoraj o 03:47 pm »Przed 2019 rokiem: czy karty wynagrodzeń pracowników przechowuje się w archiwum w układzie wszystkie karty dla danego roku razem, czy wszystkie karty danego pracownika razem?
6
Archiwa Zakładowe / Odp: Teczki dla jednej sprawy
« Ostatnia wiadomość wysłana przez bubus dnia Wczoraj o 03:34 pm »A to nie jest tak, że sprawę rejestruje się na podstawie pierwszego pisma? Ja można tworzyć kolejne dokumenty nie mając numeru do nadania. Opisana przeze mnie sprawa wydaje się logiczna, przecież wypadek może zostać nieuznany. Z drugiej jednak strony AP może się czepnąć.
Nie widzę przeciwwskazań....
7
Archiwa Zakładowe / Kompletność sprawy (pisma)
« Ostatnia wiadomość wysłana przez dragazes dnia Wczoraj o 10:00 am »W przygotowywanym projekcie instrukcji kancelaryjnej dopuściłem możliwość - przy wysyłce pisma wychodzącego - podawania kolejnego numeru pisma po znaku sprawy (przykładowo: ABC.233.2.2024.2). Jest to zresztą zgodne ze wzorem podanym na stronie archiwa.gov.pl; plik: IK-tradycyjny-2013, §23 ust. 8.
W instytucji, w której pracuję ta kwestia została poruszona i zapytano mnie, co z weryfikacją tychże pism, a dalej co z kompletnością spraw przy zdawaniu dokumentacji do archiwum zakładowego? Poruszono też kwestię zapisywania każdego pisma w spisie spraw, bo tylko tak będzie można kontrolować kompletność dokumentacji, a nawet daleko idącej modyfikacji tego spisu w spis pism...
Moje argumenty, że sprawę można rejestrować tylko raz i że za kompletność (ponownie zgodnie z przygotowywanym projektem) odpowiada osoba zdająca ww. dokumentację i że powinna ona ułożyć ją chronologicznie w obrębie spraw, są za słabe. W związku z tym mam pytanie, czy ktoś ma pomysł na rozwiązanie tej sprawy?
Z góry dziękuję za odzew.
W instytucji, w której pracuję ta kwestia została poruszona i zapytano mnie, co z weryfikacją tychże pism, a dalej co z kompletnością spraw przy zdawaniu dokumentacji do archiwum zakładowego? Poruszono też kwestię zapisywania każdego pisma w spisie spraw, bo tylko tak będzie można kontrolować kompletność dokumentacji, a nawet daleko idącej modyfikacji tego spisu w spis pism...
Moje argumenty, że sprawę można rejestrować tylko raz i że za kompletność (ponownie zgodnie z przygotowywanym projektem) odpowiada osoba zdająca ww. dokumentację i że powinna ona ułożyć ją chronologicznie w obrębie spraw, są za słabe. W związku z tym mam pytanie, czy ktoś ma pomysł na rozwiązanie tej sprawy?
Z góry dziękuję za odzew.
8
Archiwa Zakładowe / Odp: Teczki dla jednej sprawy
« Ostatnia wiadomość wysłana przez Barsa dnia Wczoraj o 09:58 am »Rozszerzył bym opis dlaczego pozostawiona na stanowisku pracy i sytuacja jest dla mnie ok. Co prawda w większości instrukcji jest taki zapis:
"Komórki organizacyjne przekazują do archiwum zakładowego dokumentację pełnymi rocznikami i kompletną, nie później niż po upływie pełnych dwóch lat kalendarzowych, licząc od pierwszego stycznia roku następującego po roku zakończenia spraw.", ale teoria teorią a życie życiem. Wątpię, że przyczepi się do tego AP, raczej pochwali za praktyczne rozwiązanie sprawy (choć można trafić też na "twardogłowego"). Jeżeli ktoś chce mieć dodatkową "dupokryjkę" to jakaś notatka służbowa z podpisami swoje szefa i kierownika komórki co oddaje dokumenty skąd taka sytuacje i tyle. Najlepiej żeby tam też było zobowiązanie, że dokumentacja zostanie skompletowana gdy tylko to będzie możliwe.
Na upartego można też robić "wypożyczenie" - to przewiduje bodajże instrukcja w podobnych sytuacjach, ale wtedy w sumie trzeba widzieć ile jest tomów itd.
"Komórki organizacyjne przekazują do archiwum zakładowego dokumentację pełnymi rocznikami i kompletną, nie później niż po upływie pełnych dwóch lat kalendarzowych, licząc od pierwszego stycznia roku następującego po roku zakończenia spraw.", ale teoria teorią a życie życiem. Wątpię, że przyczepi się do tego AP, raczej pochwali za praktyczne rozwiązanie sprawy (choć można trafić też na "twardogłowego"). Jeżeli ktoś chce mieć dodatkową "dupokryjkę" to jakaś notatka służbowa z podpisami swoje szefa i kierownika komórki co oddaje dokumenty skąd taka sytuacje i tyle. Najlepiej żeby tam też było zobowiązanie, że dokumentacja zostanie skompletowana gdy tylko to będzie możliwe.
Na upartego można też robić "wypożyczenie" - to przewiduje bodajże instrukcja w podobnych sytuacjach, ale wtedy w sumie trzeba widzieć ile jest tomów itd.
9
Archiwa Zakładowe / Odp: Teczki dla jednej sprawy
« Ostatnia wiadomość wysłana przez Claud dnia Wczoraj o 09:48 am »Szanowne Koleżeństwo,
chciałbym Was prosić o pomoc w interpretacji § 53 ust. 7, który to mówi o tym, że dopuszcza się zakładanie teczek dla akt jednej sprawy. Niestety nie mówi on w jakich przypadkach jest to dopuszczalne, ani jak to miałoby wyglądać. Niektórzy interpretują to w ten sposób, że mogą sobie wyciągnąć ze spisu spraw dla symbolu X jakieś konkretne sprawy (bo np. się nie zakończyły), włożyć je fizycznie do osobnych teczek aktowych (nie zmieniając znaku sprawy oczywiście) i tyle. Nie chce mi się wierzyć, że taka interpretacja jest poprawna, ponieważ generowałaby ogromny chaos w dłuższej perspektywie, ponieważ idąc tym tropem, każdy mógłby sobie wyłączać niezakończone sprawy i oddawać je w innym terminie niż resztę teczki aktowej.
Będę bardzo wdzięczny za pomysły
U nas sprawa wygląda podobnie. Jest w ciągu roku np. 1500 spraw i tylko kilka np. 4 się nie skończyły. Sprawy te mogą się toczyć jeszcze rok, może 2 a nawet 5 lat. Ogrom powstałej dokumentacji nie pozwala trzymać tego na stanowisku pracy. Jest taka praktyka, że na spisie spraw w sprawach niezakończonych jest adnotacja "pozostawiono na stanowisku pracy". Wiem, że praktyka taka jest niewłaściwa, ale w jaki sposób można to sensownie rozwiązać, żeby te kilkadziesiąt tomów spraw zakończonych można było oddać nie czekając na zakończenie wszystkich spraw z danego roku? Zastanawiam się też w jakim trybie komórki później będą chciały oddać te cyt. "zostawione na stanowisku pracy"...
10
Archiwa Zakładowe / Odp: Teczki dla jednej sprawy
« Ostatnia wiadomość wysłana przez Barsa dnia Wczoraj o 08:15 am »Nie widzę przeciwwskazań....