IFAR

Internetowe Forum Archiwalne => Archiwa Zakładowe => Wątek zaczęty przez: szerka w Lipiec 11, 2017,

Tytuł: Zwrotka
Wiadomość wysłana przez: szerka w Lipiec 11, 2017,
Nie potrafię na IFARZE znaleźć odpowiedzi na proste i krótkie pytanie:
Czy w kancelarii urzędu zespolonej administracji państwowej należy pocztową tzw. zwrotkę (ZPO - zwrotne potwierdzenie odbioru) zarejestrować w rejestrze przesyłek przychodzących ? Jeżeli nie, to jak potraktować zwrotkę w kancelarii ?





mój urząd podpada pod rozp. z 18 stycznia 2011
Tytuł: Odp: Zwrotka
Wiadomość wysłana przez: Paweł z ... w Lipiec 11, 2017,
prosta i krótka  odpowiedź: nie rejestrować w rejestrze przesyłek przychodzących, po prostu przekazać do urzędnika by dołączył do akt sprawy
Tytuł: Odp: Zwrotka
Wiadomość wysłana przez: szerka w Lipiec 12, 2017,
Pawle, uważam że zwrotka jest tymczasowym, ważnym dokumentem. Jeżeli kancelaria urzędu przekaże zwrotkę referentowi, to tak, jakby zwrotka przyszła lub nie przyszła. A co będzie, jeżeli pomiędzy kancelarią a stanowiskiem pracy referenta zwrotka zaginie ?

szerka
Tytuł: Odp: Zwrotka
Wiadomość wysłana przez: MarcinP w Lipiec 12, 2017,
Pawle, uważam że zwrotka jest tymczasowym, ważnym dokumentem. Jeżeli kancelaria urzędu przekaże zwrotkę referentowi, to tak, jakby zwrotka przyszła lub nie przyszła. A co będzie, jeżeli pomiędzy kancelarią a stanowiskiem pracy referenta zwrotka zaginie ?

szerka
Wtedy będzie trzeba wysłać pismo do adresata powtórnie. Zwrotek nie rejestruje się w rejestrach kancelaryjnych, chociaż niewątpliwie są one dokumentami istotnymi w procesie załatwiania i rozstrzygania spraw, jednakże stanowią tylko swego rodzaju załączniki do pism wysyłanych.
Tytuł: Odp: Zwrotka
Wiadomość wysłana przez: szycha w Lipiec 12, 2017,
Cytat: MarcinP
Wtedy będzie trzeba wysłać pismo do adresata powtórnie.

"Z powodu zagubienia przez urzędników zwrotki, prosimy o powtórne potwierdzenie otrzymania decyzji o wywłaszczeniu państwa nieruchomości pod drogę ekspresową. Z wyrazami szacunku...."  ;)
Z tego co się orientuję, to drugiej identycznej decyzji nie można wysłać tej samej osobie, racja to?

A wracając do tematu, u nas w urzędzie, gdzie obowiązuje ezd, zwrotek się nie rejestruje jako pisma przychodzące, ale rejestruje się w składzie te, które dotyczą spraw prowadzonych elektronicznie.
Tytuł: Odp: Zwrotka
Wiadomość wysłana przez: szerka w Lipiec 12, 2017,

Wtedy będzie trzeba wysłać pismo do adresata powtórnie. Zwrotek nie rejestruje się w rejestrach kancelaryjnych, chociaż niewątpliwie są one dokumentami istotnymi w procesie załatwiania i rozstrzygania spraw, jednakże stanowią tylko swego rodzaju załączniki do pism wysyłanych.
[/quote]

Marcinie, jako archiwistka jestem zarazem koordynatorem czynności kancelaryjnych w urzędzie. I nie ucieknę od odpowiedzi na pytanie - rejestrować czy nie. Proszę Cię nie zapomnij o jednym, urząd który wystawia decyzje administracyjne, w którym "gonią" terminy, nie może sobie pozwolić na powtórną wysyłkę pisma do adresata, zwłaszcza decyzji ponownych itp. Praktycznie, każde zagubienie zwrotki skutkuje stratą czasu i nerwami.

Wracam do pytania - z jakiej instrukcji kancelaryjnej, z jakich innych zapisów prawa, zaleceń itp. wynika Zwrotek nie rejestruje się w rejestrach kancelaryjnych

szerka
Tytuł: Odp: Zwrotka
Wiadomość wysłana przez: MarcinP w Lipiec 12, 2017,
Racja, rejestrować należy zwrotki wychodzące i przychodzące w odrębnych rejestrach kancelaryjnych, a do każdej zwrotki dołączyć zwrotne potwierdzenie odbioru tej zwrotki (czyli następną zwrotkę dokumentującą przesłanie zwrotki itd.). A jeśli pracownik zgubi zwrotkę - pismo wysłać powtórnie.  ;)
A tak już na serio - bo pytanie poważne i chyba rzeczywiście nie zadawane wcześniej przez nikogo na IFARze... Uznanie, że zwrotka jest pismem, a więc dokumentem stanowiącym odrębną całość znaczeniową w procesie załatwiania i rozstrzygania spraw, jest błędne. Zwrotne potwierdzenie odbioru jest jedynie dokumentem przypisanym do czynności technicznej polegającej na wysłaniu danego pisma i jakkolwiek potwierdza doręczenie pisma, lub też doręczenie to wynika z mocy prawa (vide - instytucja fikcji doręczenia), to zwrotka nie stanowi pisma, lecz jest właśnie dokumentem o charakterze wtórnym. Nawet, jeśli zaczniemy wysyłać zwrotki same, bez pism, to nie podniesie to zbytnio ich rangi jako dokumentów o znaczeniu jedynie technicznym, związanych z procedurą prowadzenia sprawy lub postępowania.
Kwestię instytucji doręczenia, która jest unormowana w Kpa - pomijam, bo to temat rzeka. Niemniej spotkałem się z przypadkami powtórnego wysyłania pism, gdy pierwsze pismo zaginęło wraz ze zwrotką (nie pamiętam jednak, czy dotyczyło to postępowań prowadzonym na podstawie Kpa).
Niekiedy można próbować ratować się potwierdzeniem doręczenia pozyskanym od operatora pocztowego (na podstawie usługi tzw. śledzenia przesyłek lub po otrzymaniu odpowiedzi od operatora co do daty doręczenia przesyłki).
Nie spotkałem się jeszcze z urzędem, w którym by rejestrowano zwrotki... Ciekaw jestem, czy ktoś się spotkał z taką praktyką?...
Tytuł: Odp: Zwrotka
Wiadomość wysłana przez: MarcinP w Lipiec 12, 2017,
Jeszcze dodam, że instrukcja kancelaryjna stanowi o rejestrowaniu przesyłek. Zwrotka nie jest przesyłką - jest dokumentem potwierdzającym odbiór, który zostaje do przesyłki dołączony.
Tytuł: Odp: Zwrotka
Wiadomość wysłana przez: szerka w Lipiec 13, 2017,
Marcinie dzięki
Tytuł: Odp: Zwrotka
Wiadomość wysłana przez: MarcinP w Lipiec 13, 2017,
Proszę  ;)
Tytuł: Odp: Zwrotka
Wiadomość wysłana przez: Grzesiek w Lipiec 13, 2017,
Cytuj
Nie spotkałem się jeszcze z urzędem, w którym by rejestrowano zwrotki... Ciekaw jestem, czy ktoś się spotkał z taką praktyką?...

W podlaskim EZD jest z tego co wiem funkcja potwierdzenia otrzymania zwrotki - to w sumie taka forma rejestracji, prawda? W niektórych urzędach stosujących ten system (z tego co wiem) czasem stosuje się potwierdzanie otrzymania zwrotki i następnie odkładanie jej nie do akt sprawy ale do składu chronologicznego zwrotek, może wtedy urzędnik nie zgubi? :) Poważnie to chyba znaczna oszczędność czasu, a przy sprawach prowadzonych wyłącznie elektronicznie to wręcz konieczność bo zwrotek nie ma gdzie odłożyć, a osobny skład jest wygodniejszy niż mieszanie ich ze zwykłym składem korespondencji przychodzącej bo jak ustaliliśmy zwrotka korespondencją nie jest ;). U na s system też to potrafi ale wola jest taka, żeby jednak odkładać do akt sprawy, wyjątków tylko elektronicznych mamy trochę mało jednak... Zwrotek jednak nie rejestrujemy.
Tak przy okazji zmieniły się przepisy KPA odnośnie doręczeń art 39 (2) więc w trybie KPA będzie więcej przesyłek elektronicznych przez ESP więc pewnie ilość zwrotek niektórym spadnie ;).
Tytuł: Odp: Zwrotka
Wiadomość wysłana przez: urzędas w Lipiec 13, 2017,
Odpowiedź/podpowiedź od tych co się znają (czyli zdanie Ewap na temat zwrotek):
Cytuj
Nie ma co w tym przypadku, tj. podmiotu działającego ze wsparciem systemu klasy EZD, dywagować tak jakby świat był nadal papierowy.
Zwrotne potwierdzenie odbioru przypięte do pisma wychodzącego jest częścią koperty w której jest to pismo. Taka zwrotka nie jest wtedy rejestrowana jako odrębne pismo, bo powstaje na etapie wysyłki.
Natomiast zwrotka, która wraca do podmiotu jest zupełnie czym innym niż tym co wychodziło. Jest to odrębny dokument, powiązany z pismem wychodzącym. Dlaczego odrębny dokument ? bo ma podpisy i pieczątki odbierającego, bo ma pieczątkę operatora pocztowego, ewentualnie jakieś adnotacje.
Z punktu widzenia pracy w systemie EZD ? jeżeli sprawa ma być kompletna w postaci elektronicznej ? zwrotkę trzeba zarejestrować jako przesyłkę przychodzącą i nadać jej numer, obsłużyć poprzez skład, dołączyć do sprawy, powiązać z pismem wychodzącym. Część z tych czynności dzieje się automatycznie jak jest dobry system.
IK z 2011 r.:
Punkt kancelaryjny rejestruje przesyłki wpływające.
Przesyłka ? dokumentacja otrzymana lub wysyłana przez podmiot.

Tak więc kompletnie nie zgadzamy się z Marcinem P.  ::)

Żądam przywrócenia Ewap!!!
Tytuł: Odp: Zwrotka
Wiadomość wysłana przez: Paweł z ... w Lipiec 13, 2017,
Odpowiedź/podpowiedź od tych co się znają (czyli zdanie Ewap na temat zwrotek):
Cytuj
Nie ma co w tym przypadku, tj. podmiotu działającego ze wsparciem systemu klasy EZD, dywagować tak jakby świat był nadal papierowy.
Zwrotne potwierdzenie odbioru przypięte do pisma wychodzącego jest częścią koperty w której jest to pismo. Taka zwrotka nie jest wtedy rejestrowana jako odrębne pismo, bo powstaje na etapie wysyłki.
Natomiast zwrotka, która wraca do podmiotu jest zupełnie czym innym niż tym co wychodziło. Jest to odrębny dokument, powiązany z pismem wychodzącym. Dlaczego odrębny dokument ? bo ma podpisy i pieczątki odbierającego, bo ma pieczątkę operatora pocztowego, ewentualnie jakieś adnotacje.
Z punktu widzenia pracy w systemie EZD ? jeżeli sprawa ma być kompletna w postaci elektronicznej ? zwrotkę trzeba zarejestrować jako przesyłkę przychodzącą i nadać jej numer, obsłużyć poprzez skład, dołączyć do sprawy, powiązać z pismem wychodzącym. Część z tych czynności dzieje się automatycznie jak jest dobry system.
IK z 2011 r.:
Punkt kancelaryjny rejestruje przesyłki wpływające.
Przesyłka ? dokumentacja otrzymana lub wysyłana przez podmiot.

Tak więc kompletnie nie zgadzamy się z Marcinem P.  ::)

Żądam przywrócenia Ewap!!!
Zgadzam się z Ewap i z Tobą Urzędasie, ze system EZD winien obsłużyć zwrotkę a przy sprawie elektronicznej zwrotka trafić do składu chronologicznego. Tylko to nie powoduje, że musimy rejestrować  w  rejestrze przychodzącym, chyba że ktoś ma tak zaprogramowany system EZD :).
Przecież zwrotka jest już powiązana z wysyłką czyli w jakiś sposób zarejestrowana. po co więc dodatkowy numer powiązanie. Wraca skanujemy automatycznie trafia do akt sprawy.
Nie rozumiem co powoduje że zwrotka przychodząca jest odrębnym dokumentem od tej wychodzącej? Czy pieczątka poczty, adnotacje czy podpis. Jeżeli to ostatnie to co z potwierdzeniem odbioru decyzji, którą wydałem stronie w urzędzie? Też powinienem zarejestrować w przychodzących? No ale z Ewap niestety już nie podyskutujemy, chyba że w "zaświatach forumowych"  :'(
 Tak naprawdę problem to jak zapewnić by zwrotka nie zginęła a czy jest rejestrowana w rejestrze przychodzącym to drobiazg.

Na biurku trzymam sobie broszurkę z 1934 roku Stefana Stosyka " Przepisy kancelaryjne dla urzędów administracji publicznej w teorji i praktyce" i tam są dwie takie tezy, które lubię sobie odświeżać gdy ktoś proponuje na problemy kancelaryjne więcej więcej przepisów, rejestracji itp "urzędolenia".
teza I
Cytuj
Bieg spraw urzędowych powinien być dostosowany do biegu życia społecznego i do interesu obywateli
teza kolejna
Cytuj
W organizacji biurowości powinna być przeprowadzona zasada wzajemnego zaufania i współpracy
Czyż nie aktualne nadal :)
Tytuł: Odp: Zwrotka
Wiadomość wysłana przez: Kajka w Lipiec 13, 2017,
Na biurku trzymam sobie broszurkę z 1934 roku Stefana Stosyka " Przepisy kancelaryjne dla urzędów administracji publicznej w teorji i praktyce" i tam są dwie takie tezy, które lubię sobie odświeżać gdy ktoś proponuje na problemy kancelaryjne więcej więcej przepisów, rejestracji itp "urzędolenia".
teza I
Cytuj
Bieg spraw urzędowych powinien być dostosowany do biegu życia społecznego i do interesu obywateli
teza kolejna
Cytuj
W organizacji biurowości powinna być przeprowadzona zasada wzajemnego zaufania i współpracy
Czyż nie aktualne nadal :)
Pawle jesteś moim mistrzem! Jeszcze raz ogromny szacun za to co publikujesz na blogu. Wyrazy uznania za to w jaki sposób edukujesz i wspierasz archiwistów cyfrowych. Mimo że mam całkiem sporą wiedzę o EZD to wciąż widzę swoje braki i że jeszcze trochę czasu minie zanim osiągnę twój stopień biegłości ;)
Tytuł: Odp: Zwrotka
Wiadomość wysłana przez: MarcinP w Lipiec 13, 2017,
Ta broszura Stosyka jest legendarna - dzięki niej upowszechniać zaczęto bezdziennikowy system kancelaryjny w okresie międzywojennym.  ;)
Co do zwrotek, to nie mogę się zgodzić ze stanowiskiem uznania zwrotki za odrębną przesyłkę. Natomiast rzeczywiście w przypadku EZD powstaje "problem zwrotek". Traktowanie zwrotki przychodzącej, jako odrębnej przesyłki, jest obejściem tego problemu.
Tytuł: Odp: Zwrotka
Wiadomość wysłana przez: Paweł z ... w Lipiec 13, 2017,
Ta broszura Stosyka jest legendarna - dzięki niej upowszechniać zaczęto bezdziennikowy system kancelaryjny w okresie międzywojennym.  ;)
Co do zwrotek, to nie mogę się zgodzić ze stanowiskiem uznania zwrotki za odrębną przesyłkę. Natomiast rzeczywiście w przypadku EZD powstaje "problem zwrotek". Traktowanie zwrotki przychodzącej, jako odrębnej przesyłki, jest obejściem tego problemu.
Możesz przybliżyć na czym polega ten "problem zwrotek" akurat w przypadku EZD?
Jak napisał Ewap:
Cytuj
zwrotkę trzeba zarejestrować jako przesyłkę przychodzącą i nadać jej numer, obsłużyć poprzez skład, dołączyć do sprawy, powiązać z pismem wychodzącym. Część z tych czynności dzieje się automatycznie jak jest dobry system.
Poza częścią pierwszą co do której mam inne zdanie, prosto i celnie opisała co powinien system EZD robić.
Tytuł: Odp: Zwrotka
Wiadomość wysłana przez: MarcinP w Lipiec 13, 2017,
Problem zwrotek w EZD polega na tym, że mają one postać papierową, a więc, aby je dołączyć do akt sprawy w tym systemie, muszą być zeskanowane i de facto zarejestrowane (co akurat mi się nie podoba ;), ale nie zastanawiałem się dotąd, jak to rozwiązać inaczej; hmm... chyba, że przyjmiemy za dopuszczalne dodawanie skanów zwrotek bez ich rejestracji - temat do przeanalizowania). W systemie papierowym zwrotkę wystarczy dołączyć do akt sprawy. Oczywiście możliwe jest potwierdzenie przez pracownika odbierającego papierową zwrotkę, że ją odebrał (podpis mógłby być złożony przy wysłanym piśmie w rejestrze przesyłek wychodzących - kiedyś taka praktyka była stosowana w moim urzędzie, ale nie było rejestru zwrotek odrębnego).
Tytuł: Odp: Zwrotka
Wiadomość wysłana przez: Kajka w Lipiec 13, 2017,
Można zrobić skład chronologiczny zwrotek.
Tytuł: Odp: Zwrotka
Wiadomość wysłana przez: Paweł z ... w Lipiec 13, 2017,
Problem zwrotek w EZD polega na tym, że mają one postać papierową, a więc, aby je dołączyć do akt sprawy w tym systemie, muszą być zeskanowane i de facto zarejestrowane (co akurat mi się nie podoba ;), ale nie zastanawiałem się dotąd, jak to rozwiązać inaczej; hmm... chyba, że przyjmiemy za dopuszczalne dodawanie skanów zwrotek bez ich rejestracji - temat do przeanalizowania). W systemie papierowym zwrotkę wystarczy dołączyć do akt sprawy. Oczywiście możliwe jest potwierdzenie przez pracownika odbierającego papierową zwrotkę, że ją odebrał (podpis mógłby być złożony przy wysłanym piśmie w rejestrze przesyłek wychodzących - kiedyś taka praktyka była stosowana w moim urzędzie, ale nie było rejestru zwrotek odrębnego).
No ale to nie jest problem zwrotek a ogólnie dokumentacji papierowej. rozwiązanie patrz wyżej Ewap, Kajka - składy. Przy sprawach elektronicznych niczego nie trzeba odbierać.Na ten przykład w EZD PUW generujemy zwrotkę przy wysyłce. Gdy wraca do urzędu, kancelaria skanuje i po kodzie kreskowym automatycznie jest dołączana do elektronicznych akt sprawy wraz z  informacją kiedy została odebrana przez stronę. Urzędnik powiadamiany jest o tym przez system, może oglądnąć sobie skan w aktach sprawy a jak potrzebuje wypożyczyć papier ze składu to zamawia w systemie i idzie odebrać. Gdzie tu widzisz problem?
Tytuł: Odp: Zwrotka
Wiadomość wysłana przez: MarcinP w Lipiec 14, 2017,
Takie postępowanie, jak w PUW, rozwiązuje tę kwestię, bo zwrotki są dodawane do sprawy w systemie informatycznym bez ich rejestracji w rejestrze przesyłek wpływających - to jest rozwiązanie, o którym wspomniałem (dodawanie skanów zwrotek bez ich rejestracji) i który wskazałeś wcześniej.
W EZD, co do zasady, wszystko, co wpływa winno być zeskanowane do tego systemu i zarejestrowane przez punkt kancelaryjny w rejestrze przesyłek (o takim rejestrze wcześniej pisałem - mam na myśli rejestr przesyłek określony w IK z 2011 r., a nie mam na myśli innych wewnętrznych rejestrów tworzonych dla bieżących potrzeb organizacyjnych).
Rejestracja następuje w rejestrze przesyłek wpływających, a zwrotka - o czym już pisałem - nie może być uznana za przesyłkę, bo jeżeli przyjęlibyśmy, że zwrotka jest przesyłką, wówczas pracownik punktu kancelaryjnego mógłby być np. obowiązany do potwierdzenia jej otrzymania, o którym mowa w paragrafach: 40 ust. 2 i 13 ust. 2 IK z 2011 r., co oznaczałoby, że jest dopuszczalne tworzenie zwrotek do zwrotek. Reasumując: skanowanie zwrotek i dołączanie do EZD, bez ich rejestracji w rejestrze przesyłek, załatwia temat.
Tytuł: Odp: Zwrotka
Wiadomość wysłana przez: urzędas w Lipiec 14, 2017,
Konsekwentnie cytuję Ewap (bo widzę, że jest potrzeba zarówno jej wiedzy, jak i szerszej dyskusji):
Cytuj
Jeżeli rozmawiamy o systemach teleinformatycznych, to każdy obiekt jest i tak zarejestrowany i ma swoje ID. To czy jest ujmowany w narzędziu pod nazwą rejestr czy nie to odrębna sprawa. Jedni budowali systemy opierając nadawanie numeru pismom (przesyłkom) przez rejestry (por. PUW). Inni opierali się na rejestracji przesyłek (pism) a potem na podstawie metadanych generowania raportów w formie rejestrów.

Zwrotka wracająca do podmiotu ma własne metadane (data odbioru, data wpływu, ocena czy jest wadliwe czy nie doręczenie). Musi mieć też własne ID. A skąd go ma mieć jak nie przez rejestrację? Jest więc jako odrębny dokument w systemie. Czy użytkownik widzi to jako odrębny dokument czy nie to kwestia funkcjonalności systemu.

Trochę powinniśmy zmienić myślenie w kancelarii opartej na EZD. Nawet dekretację uznaliśmy za odrębny dokument w EZD bo ma własne metadane (twórca, data, treść, itp.) choć w systemie tradycyjnym to była tylko adnotacja na piśmie.

Inaczej bowiem jak budować relacje między dokumentami elektronicznymi?

Tym bardziej zwrotka jest czymś odrębnym gdy wraca do podmiotu. Jeżeli jej nie potraktujemy jako pismo to jak będziemy nią zarządzać, wyszukiwać jej, jak ma się znaleźć w paczce archiwalnej, czy administracyjnej. Oczywiście można jej ?nie rejestrować? w rejestrach, choć i tak jest zarejestrowana w systemie. Tylko jak potem zapewnić czytelny przebieg odpowiedzialności za nią pomiędzy kancelarią a komórkami. Przecież i ona ma swoiste dekretacje/przekazania.

Zachęcam też do niemyślenia wyłącznie funkcjonalnościami jednego z systemów EZD :) przecież tam też ktoś musiał to wymyślić by to zaprogramować. Pytanie na czym się opierał? I kto to wymyślił?

Taki ze mnie urzędas :P

Żądam przewrócenia Ewap!
Tytuł: Odp: Zwrotka
Wiadomość wysłana przez: MarcinP w Lipiec 15, 2017,
Drogi Urzędasie, zwrotka nie staje się przesyłką - w rozumieniu IK z 2011 r. - tylko dlatego, że wróciła do nadawcy. Pytanie Szerki dotyczyło obowiązku rejestracji zwrotek tak, jak innych przesyłek. Obowiązku takiego więc nie ma. Natomiast w EZD jest konieczność "wrzucenia" skanu zwrotki do tego systemu i dodania do akt sprawy. W systemie tym zwrotka musi być oczywiście jakoś zewidencjonowana/zarejestrowana, jednakże nie powinien to być rejestr, o którym mowa w paragrafach: 13 i 40 IK z 2011 r., ponieważ rejestr ten dotyczy przesyłek. Natomiast przypuszczam, że w praktyce niektórych urzędów nie będą tworzone rejestry odrębne i zwrotka wyląduje, jako... przesyłka przychodząca. Z prawnego punktu widzenia będzie to "nie w porzo", ale z organizacyjnego punktu widzenia powinno to być do przyjęcia, bo przecież celem przepisów kancelaryjnych ma być sprawny obieg dokumentów.
Tytuł: Odp: Zwrotka
Wiadomość wysłana przez: Śpioszek w Lipiec 17, 2017,

 Tak naprawdę problem to jak zapewnić by zwrotka nie zginęła a czy jest rejestrowana w rejestrze przychodzącym to drobiazg.


No nie do końca taki drobiazg...
Podam jeden z przykładów z praktyki- decyzje o lokalizacji inwestycji celu publicznego- na wydanie tejże decyzji urzędnik ma 60 dni, do okresu nie wliczamy czasów "zatrzymania pism", np. konieczność wydania opinii melioracyjnej. Czekamy więc na odpowiedź, która nie nadchodzi ponieważ odbiorca postanawia sprawę załatwić milcząco. Wówczas liczymy czas 14 dni od momentu doręczenia pisma. No dobrze, na podstawie czego? A no właśnie zwrotki. Fajnie jak zwrotka szybko wróci, ale są przypadki... niepojedyncze, że zwrotka idzie np. 20 dni przekraczając termin 14-dniowy. I co teraz? Urzędnik nie ma prawa policzyć okresu nie mając wiedzy, od jakiego dnia ma liczyć, listonosz się zagapił, bądź były inne przyczyny.
Jedyną słuszną linią obrony wydaje się wówczas jakakolwiek rejestracja zwrotki- dowód którego dnia spłynęła do urzędu i przyczyna opóźnienia wydania ostatecznej decyzji. (A dzień zwłoki to w tym wypadku konkretny pieniądz- 500 zł kary dla urzędnika, który czeka na zwrotkę jak na zbawienie).
Mamy metrykę sprawy, ale to można zawsze wstecznie sfabrykować i nie będzie stanowiło znaczącego dowodu w ewentualnej sprawie.

I jak tu nie traktować zwrotki jako pismo przychodzące ;) Załóżmy, że urząd nie jest szczęściarzem posługującym się, systemem EZD.
Tytuł: Odp: Zwrotka
Wiadomość wysłana przez: Paweł z ... w Lipiec 17, 2017,
No nie do końca taki drobiazg...
Podam jeden z przykładów z praktyki- decyzje o lokalizacji inwestycji celu publicznego- na wydanie tejże decyzji urzędnik ma 60 dni, do okresu nie wliczamy czasów "zatrzymania pism", np. konieczność wydania opinii melioracyjnej. Czekamy więc na odpowiedź, która nie nadchodzi ponieważ odbiorca postanawia sprawę załatwić milcząco. Wówczas liczymy czas 14 dni od momentu doręczenia pisma. No dobrze, na podstawie czego? A no właśnie zwrotki. Fajnie jak zwrotka szybko wróci, ale są przypadki... niepojedyncze, że zwrotka idzie np. 20 dni przekraczając termin 14-dniowy. I co teraz? Urzędnik nie ma prawa policzyć okresu nie mając wiedzy, od jakiego dnia ma liczyć, listonosz się zagapił, bądź były inne przyczyny.
Jedyną słuszną linią obrony wydaje się wówczas jakakolwiek rejestracja zwrotki- dowód którego dnia spłynęła do urzędu i przyczyna opóźnienia wydania ostatecznej decyzji. (A dzień zwłoki to w tym wypadku konkretny pieniądz- 500 zł kary dla urzędnika, który czeka na zwrotkę jak na zbawienie).
Mamy metrykę sprawy, ale to można zawsze wstecznie sfabrykować i nie będzie stanowiło znaczącego dowodu w ewentualnej sprawie.

I jak tu nie traktować zwrotki jako pismo przychodzące ;) Załóżmy, że urząd nie jest szczęściarzem posługującym się, systemem EZD.
Zapewne można znaleźć sporo takich przykładów. Od razu pytanie, jakiej ilości zwrotek to dotyczy? Jeżeli tylko kilku procent to dlaczego z tego powodu zmuszać kancelarię do rejestracji np. tysięcy innych zwrotek, gdy nie jest to potrzebne. Strata czasu. Może stworzyć rejestr na określone zwrotki.
Cytuj
Trzeba odrzucić nadmiar rejestracji i innych nieistotnych formalności, osłabiajacych tempo pracy, a zbednych z punktu widzenia celowego wyniku.
To oczywiście ze Stosyka  ;D
Tytuł: Odp: Zwrotka
Wiadomość wysłana przez: Śpioszek w Lipiec 18, 2017,

Zapewne można znaleźć sporo takich przykładów. Od razu pytanie, jakiej ilości zwrotek to dotyczy? Jeżeli tylko kilku procent to dlaczego z tego powodu zmuszać kancelarię do rejestracji np. tysięcy innych zwrotek, gdy nie jest to potrzebne. Strata czasu. Może stworzyć rejestr na określone zwrotki.


To był niestety jeden przykład z wielu... a ilu zwrotek? wystarczy kilka w ciągu roku, a dla pracownika to np. kara rzędu kilku tysięcy złotych ;p

Znam również przypadki kiedy dyrektor generalny urzędu wybronił się dzięki rejestracji zwrotek w sądzie...

praktyka zmienia teorię archiwalną ;)

Czy rejestrować wszystkie zwrotki, jeśli przychodzą ich przysłowiowe miliony? Można by tu zastosować praktykę rejestracji li tylko tych znacznie "spóźnionych",
tylko co teoria na takie precedensowe praktyki? ;)

Mnie praktyka nauczyła przez te lata pokory, bo bez niej można sobie <w praktyce> napykać biedy :)
Tytuł: Odp: Zwrotka
Wiadomość wysłana przez: Paweł z ... w Lipiec 18, 2017,

To był niestety jeden przykład z wielu... a ilu zwrotek? wystarczy kilka w ciągu roku, a dla pracownika to np. kara rzędu kilku tysięcy złotych ;p

Znam również przypadki kiedy dyrektor generalny urzędu wybronił się dzięki rejestracji zwrotek w sądzie...

praktyka zmienia teorię archiwalną ;)

Czy rejestrować wszystkie zwrotki, jeśli przychodzą ich przysłowiowe miliony? Można by tu zastosować praktykę rejestracji li tylko tych znacznie "spóźnionych",
tylko co teoria na takie precedensowe praktyki? ;)

Mnie praktyka nauczyła przez te lata pokory, bo bez niej można sobie <w praktyce> napykać biedy :)
Do wróbla nie strzela się z armaty, tj. jeżeli jest problem z jakimś procentem zwrotek to zamiast rejestrować wszystkie, a to przecież też kosztuje parę tysięcy złotych (praca kancelarii), to może lepiej rozważyć właśnie jak proponujesz rejestrację wybranej grupy np. zwrotek z danej komórki organizacyjnej itp. w odrębnym rejestrze prowadzonym w kancelarii albo w danej komórce organizacyjnej.
Tytuł: Odp: Zwrotka
Wiadomość wysłana przez: MarcinP w Lipiec 21, 2017,
Poczta Polska prowadzi również własną ewidencję doręczeń. W razie wątpliwości można do Poczty Polskiej wnieść prośbę o udzielenie informacji, kiedy przesyłka została doręczona.
Tytuł: Odp: Zwrotka
Wiadomość wysłana przez: stany w Lipiec 21, 2017,
Ile lat PP. przechowuje zwrotki ?
Tytuł: Odp: Zwrotka
Wiadomość wysłana przez: MarcinP w Lipiec 21, 2017,
Ile lat PP. przechowuje zwrotki ?
Oni przechowują zwrotki?...