IFAR

W mojej jednostce zaczęło się wielkie archiwizowanie dokumentacji i właśnie przyszła do mnie księgowa jak ma zarchiwizować zaświadczenia o zatrudnieniu.
Mamy klasę w JRWA 123 - Zaświadczenia o zatrudnieniu i wynagrodzeniu więc wiadomo, że to będzie pod tym znakiem oddawane, choć powiedziała, że w tym zbiorze, który chce zarchiwizować znajdują się formularze ZUS RP-7 - ZAŚWIADCZENIE O ZATRUDNIENIU I WYNAGRODZENIU.
Moje pytanie brzmi, jak to wygląda u Was w jednostkach ?
Czy takie zaświadczenia do ZUS przechowujecie razem z zaświadczeniami o zatrudnieniu, które wydajecie na prośbę pracownika ?
Nasza kategoria archiwalna dla klasy 123 to B5.

Dzień dobry,
W związku z objęciem nadzorem archiwalnym zacząłem aktualizować przepisy archiwalne mojej jednostki. Mam pytanie odnośnie wykazu akt. Czy wszystkie hasła z kategorią B25-B50 dostają bezwzględnie kategorię A? Chodzi mi, np. o akta osobowe i listy płac zatrudnionych przed 1 stycznia 2019r. Czy nie lepiej zrobić tutaj BE50? Pozdrawiam.

mogą być obok siebie

Pokrótce opowieść: na mocy ustawy powstał nowy urząd, dostali dokumenty z innej instytucji. Dokumentacja została zarchiwizowana, ale po iluś tam archiwizacjach i tak w szafie archiwisty zostały "kwiatki". Z jedynymi sobie poradziłem podpinając je do spisu Bc, ale teraz znalazłem załącznik do pisma, które już sobie leży w archiwum. Jeżeli to byłoby kilka kartek to wrzuciłbym gdzie trzeba, przepaginował i z głowy, ale to niestety jest księga na 4-5 cm i jeżeli będę chciał to dać w miejsce w którym powinno się znaleźć wcześniej (tutaj nie będę wieszał psów na byłym archiwiście, bo dokumentacja przyszła pewnie w pudłach, w rozsypie, więc to, że tylko z tego 2 mb zostało to i tak dobrze), to trzeba będzie zmieniać spis, który podpisał były archiwista. Na szczęście chodzi o końcówkę spisu i dyrektor mi to podpisze jak tylko mu to zaproponuje jako przekazujący.... ale czy tak robić? Zważywszy, że kilka "kwiatków" jeszcze mam i będę się musiał trochę pobawić w "detektywa", pewnie coś tam znajdę znów.

Z Waszego doświadczenia, czy nie lepiej jednak stworzyć oddzielny spis dla tych tematów i w uwagach dać odesłanie, że dokumenty z teczki są częścią sprawy, która została zarchiwizowana pod taką a taką sygnaturą?

a czy ktoś się orientuje czy magazyn archiwum zakładowego, może być połączony z magazynem na bibliotekę (zasób biblioteczny, fizycznie osobne regały biblioteka, odrębne dla dokumentacji AZ), czy są jakieś przepisy zabraniające takiego połączenia? nie wiem jak wyjaśnić kierownictwu jednostki, że to zły pomysł i nie można tak łączyć zasobów w jednym pomieszczeniu; nie podlegamy pod rozporządzenie z 2011 r. , archiwista nie jest po kursie bibliotecznym i nie ma w zakresie prowadzenia biblioteki instytucji