IFAR

Internetowe Forum Archiwalne => Archiwa Zakładowe => Wątek zaczęty przez: krzysiekp w Lipiec 15, 2015,

Tytuł: Dokumentacja w archiwum w systemie EZD
Wiadomość wysłana przez: krzysiekp w Lipiec 15, 2015,
Dobry wieczór
W instrukcji archiwalnej stanowiącej załącznik do znajduje się następujący zapis o obowiązku pracownika archiwum do uzupełnienia metadanych przesyłek i spraw, jezeli wczesniej tego nie dopełniono. Czy odnosi się to metadanych określonych w rozporządzeniu z 2006 w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów elektronicznych ?
Czy w związku z tym wymogiem system musi zapewniać możliwość wykonania takiej czynności i następnie jej trwałe zapisanie ?
Tytuł: Odp: Dokumentacja w archiwum w systemie EZD
Wiadomość wysłana przez: Berserc w Lipiec 16, 2015,
Tak naprawdę to mało realne, żeby archiwista miał czas i możliwości uzupełnienia takich danych. Według mnie najlepiej byłoby aby system sam "pilnował" brakujących metadanych - na pewno tych obowiązkowych z punktu widzenia przepisów i np. "nie pozwolił" uznać sprawy za OZ bez kompletu metadanych. Referent czy wcześniej pracownik kancelarii ma możliwość na bieżąco uzupełnić wymagane matadane, a archiwista już po upływie pewnego czasu jak ma to zrobić? Do tego jeśli pismo wpływające jest w składzie chronologicznym to tym trudniej będzie archiwiście coś uzupełnić.
Tytuł: Odp: Dokumentacja w archiwum w systemie EZD
Wiadomość wysłana przez: luke w Lipiec 16, 2015,
Wg instrukcji archiwalnej, stanowiącej załącznik nr 6 do Rozp. PRM...

Rozdział 4 Przejmowanie dokumentacji do archiwum zakładowego
§ 11. 1. W systemie EZD przejmowanie dokumentacji w postaci elektronicznej polega na przejęciu nadzoru nad nią w tym systemie przez przekazanie archiwiście uprawnień komórki organizacyjnej do zarządzania dokumentacją w postaci elektronicznej, w szczególności do:
1) udostępniania dokumentacji tworzącej akta spraw i ich nietworzącej;
2) przeprowadzania procedury brakowania dokumentacji niearchiwalnej;
3) przeprowadzania procedury przekazania materiałów archiwalnych do archiwum państwowego;
4) uzupełniania metadanych, jeśli jest taka potrzeba.
2. Przekazanie uprawnień, o którym mowa w ust. 1, może następować automatycznie po upływie okresu przewidzianego w § 37 instrukcji kancelaryjnej.

Cytuj
Tak naprawdę to mało realne, żeby archiwista miał czas i możliwości uzupełnienia takich danych. Według mnie najlepiej byłoby aby system sam "pilnował" brakujących metadanych - na pewno tych obowiązkowych z punktu widzenia przepisów i np. "nie pozwolił" uznać sprawy za OZ bez kompletu metadanych. Referent czy wcześniej pracownik kancelarii ma możliwość na bieżąco uzupełnić wymagane matadane, a archiwista już po upływie pewnego czasu jak ma to zrobić? Do tego jeśli pismo wpływające jest w składzie chronologicznym to tym trudniej będzie archiwiście coś uzupełnić.

Zgadzam się, że nie będzie to dla archiwisty łatwe, ale w świetle poniższego zapisu referent nie ma takich możliwości.

3. Po przekazaniu uprawnień, o których mowa w ust. 1, przekazująca komórka organizacyjna nadal może zachować dostęp do wytworzonej i zgromadzonej przez siebie w systemie EZD dokumentacji w postaci elektronicznej, ale nie może już dokonywać zmian w danych i metadanych, a także udostępniać jej innym komórkom organizacyjnym.

czyli w tym wypadku uzupełnić metadane, o ile zajdzie taka potrzeba, może jedynie archiwista.

Porównajcie Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi.

§ 6. Postępowanie z dokumentami ewidencjonowanymi i metadanymi prowadzi się przy użyciu systemu teleinformatycznego, który:
1) zapewnia integralność treści dokumentów i metadanych polegającą na zabezpieczeniu przed wprowadzaniem zmian, z wyjątkiem zmian wprowadzanych w ramach ustalonych i udokumentowanych procedur;
2) zabezpiecza przed wprowadzaniem zmian w dokumentach spraw załatwionych;
3) zabezpiecza przed usunięciem dokumentów z systemu,z wyjątkiem udokumentowanych czynności dokonywanych w ramach ustalonych procedur usuwania dokumentów:
a) dla których upłynął okres przechowywania ustalony w wykazie akt,
b) mylnie zapisanych,
c) mogących stanowić zagrożenie dla prawidłowego funkcjonowania systemu,
d) których usunięcie wymagane jest na podstawie przepisu prawa, prawomocnego orzeczenia sądu lub ostatecznej decyzji organu administracji;
...
6) identyfikuje użytkowników i dokumentuje dokonywane przez nich zmiany w dokumentach i metadanych; - ale tutaj rozumiane raczej jako rejestrowanie zmian w sprawie/dokumencie przez referenta.

Zatem zmiany ewentualnie wprowadzane przez archiwistę do metadanych dokumentu lub szerzej sprawy, odbywają się na podstawie ustalonych i udokumentowanych procedur, tj. instrukcji archiwalnej.
Tytuł: Odp: Dokumentacja w archiwum w systemie EZD
Wiadomość wysłana przez: Robert2000 w Lipiec 16, 2015,
U nas nie będzie składów chronologicznych, więc i z uzupełnianiem metadanych będzie mniejszy problem.
Tytuł: Odp: Dokumentacja w archiwum w systemie EZD
Wiadomość wysłana przez: Berserc w Lipiec 17, 2015,
Kluczowe jest wg. mnie to, że faktycznie system EZD
2) zabezpiecza przed wprowadzaniem zmian w dokumentach spraw załatwionych;
Skoro załatwionych, to ten ewentualny zakres zmian czy uzupełnienia metadanych dla archiwisty jest znikomy lub nie występuje. Oczywiście o ile posiadany system spełnia wymogi przytoczonego wyżej przepisu...
Tytuł: Odp: Dokumentacja w archiwum w systemie EZD
Wiadomość wysłana przez: krzysiekp w Lipiec 17, 2015,
Zmiany należy według mnie rozumieć jako ingerencję w treść dokumentu lub zmiany elementów metadanych. W przytoczonym przez mnie zapisie jest mowa o uzupełnieniu metadanych.
W którym akcie prawnym znajduje się zapis określający zakres metadanych ale spraw gdyż nawet na stronie NDAP jest o nich mowa ?
Tytuł: Odp: Dokumentacja w archiwum w systemie EZD
Wiadomość wysłana przez: Berserc w Lipiec 20, 2015,
W którym akcie prawnym znajduje się zapis określający zakres metadanych ale spraw gdyż nawet na stronie NDAP jest o nich mowa ?

W instrukcji dla jst załącznik 1 - tam jest struktura metadanych opisujących: przesyłkę wpływającą, przesyłkę wychodzącą, elementy sprawy niebędące przesyłkami, sprawę (część D załącznika). To samo jest we wzorcowej instrukcji zalecanej przez NDAP: http://www.archiwa.gov.pl/pl/zarzadzanie-dokumentacja/instrukcje-i-wykazy-akt/4037-przykadowe-instrukcje-kancelaryjne-i-archiwalne.html

Tytuł: Odp: Dokumentacja w archiwum w systemie EZD
Wiadomość wysłana przez: krzysiekp w Lipiec 20, 2015,
dzięki Berserc.
W instrukcji znajduje się zapis o przejęciu uprawnień do spraw przez archiwum po okresie dwóch lat. Czy taki sam wymóg należy odnieść do pism zarejestrowanych w systemie ale przyporządkowanych do symbolu klasyfikacyjnego JRWA, stanowiącego wyjątek (tzn. nie prowadzonych w EZD).
Tytuł: Odp: Dokumentacja w archiwum w systemie EZD
Wiadomość wysłana przez: Berserc w Lipiec 21, 2015,
Czy taki sam wymóg należy odnieść do pism zarejestrowanych w systemie ale przyporządkowanych do symbolu klasyfikacyjnego JRWA, stanowiącego wyjątek (tzn. nie prowadzonych w EZD).
Tak, chociaż akurat u mnie jest rok i archiwum państwowe wyraziło na to zgodę. W podanym wyżej przepisie i wzorze NDAP jest dwa lata zarówno dla elektronicznej, papierowej (wyjątek) jak i dla wszystkich składów chronologicznych. Dwa lata to dobry okres chociaż czasem trudny do utrzymania ze względu na ilość dokumentacji...
Tytuł: Odp: Dokumentacja w archiwum w systemie EZD
Wiadomość wysłana przez: krzysiekp w Lipiec 22, 2015,
Jeżeli więc przyjmiesz dokumentacje tworzącą skład do archiwum to jednocześnie w systemie dokumentacja ta jest uznana zw właśność archiwum ?
Tytuł: Odp: Dokumentacja w archiwum w systemie EZD
Wiadomość wysłana przez: krzysiekp w Sierpień 26, 2015,
Witam
ponownie chciałbym zapytać archiwistów pracujących w systemie EZD o kwestie związane z metadanymi sprawy. Problemem w moim przypadku jest
nie nadawanie przez pracowników unikatowych tytułów sprawom (wielokrotnie znajdują się rożne sprawy opatrzone identycznym tytułem). Czy archiwista przyjmując dokumentacje w EZD aby ułatwić sobie pracę, może uzupełniać te tytuły aby jednoznacznie identyfikowały daną sprawę lub w inny sposób dodać informacje uszczegóławiającą zawartość sprawy?
Tytuł: Odp: Dokumentacja w archiwum w systemie EZD
Wiadomość wysłana przez: Paweł z ... w Sierpień 27, 2015,
Archiwista może uzupełniać tytuły spraw pozwala na to paragraf 11 ust 1 pkt. 4 instrukcji archiwalnej (z 2011), pytanie jednak czy to ma sens i drugie: czy to wykonalne.
Tytuł sprawy funkcjonuje w pewnym kontekście - dla prowadzącego sprawę tytuł powiązany jest np. z nadawcą pisma, na podstawie którego wszczęto sprawę. I choć np. przy dziesiątkach spraw daje ten sam tytuł np. "zmiana danych rejestrowych" to co najmniej w spisie spraw widzi nazwę podmiotu, który zmienia dane rejestrowe i na tej podstawie rozróżnia on sprawy. Dla niego bardziej rozbudowany tytuł jest niepotrzebny, to strata czasu. Jednak jeżeli za rok będzie szukał sprawy to nie będzie jej szukał po samym tytule, bo wie jak nazywał sprawy. Inni użytkownicy już będą mieli trudniej znaleźć sprawę.
Myślę, że dużo tez zależy od jakości i możliwości wyszukiwarki. Czy w przyszłości to będzie istotny problem przy wyszukiwaniu? Nie wiem. Ponieważ tytuł sprawy w EZD pełni istotną rolę informacyjną, dlatego staram się przekonać pracowników, żeby stosowali bardziej rozbudowane i unikatowe tytuły. I to jest jedyne dostępne dla mnie rozwiązanie, bo nie wyobrażam sobie zmiany tytułów przy kilkudziesięciu tysiącach spraw rocznie.
Tytuł: Odp: Dokumentacja w archiwum w systemie EZD
Wiadomość wysłana przez: marcia w Sierpień 28, 2015,
Też jestem zdania, że to czasochłonna praca i, teoretycznie, nikt nie zrobi tego lepiej niż pracownik merytoryczny. W moim zakładzie pracy stosujemy taką metodę (w ramach obowiązków archiwista ma nadzór nad ezd, w praktyce wygląda to tak, że podglądam sprawy innych;), że sprawdzam czyjąś sprawę m.in. pod kątem prawidłowego wypełniania metadanych. Jak widzę, że tytuły dokumentów pozostały niezmienione tylko nadane automatycznie, to informuję pracownika, że, zgodnie z procedurami, powinien je zmienić na bardziej opisowe. Jest to proces żmudny ale przynosi efekty no i w sumie jest chyba lepszy od uzupełniania danych przez archiwistę :)
Tytuł: Odp: Dokumentacja w archiwum w systemie EZD
Wiadomość wysłana przez: krzysiekp w Sierpień 28, 2015,
Dzięki za odpowiedź. Podsumowując system powinien mi zapewniać możliwość uszczegóławiania tytułów ale bardziej praktycznym rozwiązaniem jest uświadamianie referentów o takiej konieczności.
Tytuł: Odp: Dokumentacja w archiwum w systemie EZD
Wiadomość wysłana przez: Paweł z ... w Sierpień 28, 2015,
Zdecydowanie przy EZD polecam profilaktykę. Archiwista powinien towarzyszyć urzędnikowi już na etapie tworzenia dokumentacji. Archiwizacja i wielkie poprawki w tym momencie to generalnie musztarda po obiedzie. ;D
Tytuł: Odp: Dokumentacja w archiwum w systemie EZD
Wiadomość wysłana przez: Jarek w Sierpień 29, 2015,
Problemem w moim przypadku jest nie nadawanie przez pracowników unikatowych tytułów sprawom (wielokrotnie znajdują się rożne sprawy opatrzone identycznym tytułem). Czy archiwista przyjmując dokumentacje w EZD aby ułatwić sobie pracę, może uzupełniać te tytuły aby jednoznacznie identyfikowały daną sprawę lub w inny sposób dodać informacje uszczegóławiającą zawartość sprawy?

W sensie czysto formalnym, na podstawie rozporządzenia z 18.01.2011 r. trudno uznać nadawanie sprawom identycznych tytułów (w obrębie jednego EZD) za błąd. Na zdrowy rozum natomiast, źle jest, jeśli w obrębie jednego spisu spraw tytuły spraw są identyczne. Dlaczego? Ano dlatego że ta metadana staje się wtedy bezużyteczna. Stąd pojawił się pomysł (w czym mam jakiś udział), żeby stworzyć, w skali ogólnopolskiej, zalecenia dotyczące tworzenia tytułów (nie tylko tytułów spraw ale i dokumentów). Na razie takich zaleceń nie ma, natomiast wydaje mi się że ich powstanie jest kwestią dość pilną - bo dzięki nim zarówno urzędy będą miały jasność co do tego jak te tytuły tworzyć a archiwa państwowe w (już nieodległej) przyszłości będą wiedziały co egzekwować w przypadku przekazywanych (i ewentualnie brakowanych) spraw elektronicznych.
Czy archiwista może sobie ułatwiać pracę zmieniając tytuły przyjmowanych spraw? To jest przede wszystkim źle sformułowane pytanie - po pierwsze to niczego archiwiście nie ułatwia, bo ma więcej pracy. Po drugie - to nie jest praca jaką archiwista powinien wykonywać. Co prawda w EZD to sprawa a nie teczka jest podstawową jednostką archiwalną - to nie oznacza jednak że archiwista może/powinien tak samo ingerować w tytuł sprawy jak mógł "ingerować" w tytuł teczki, kierując się poprawnością klasyfikacji. W przypadku teczki tradycyjnej chodzi o to by jej tytuł zawierał poprawne i pełne hasło z jrwa i odzwierciedlał zawartość, i to powinien sprawdzać archiwista (sprawdzać tytuły teczek - a nie je nadawać). Z jakiej racji natomiast archiwista miałby ingerować w tytuły spraw? Tytuł sprawy jest przecież nie tylko (a nawet nie przede wszystkim) metadaną sprawy, ale elementem spisu spraw, może mieć (i czasem ma) znaczenie dla dokumentowania przebiegu i sposobu załatwienia sprawy, np. w postępowaniach administracyjnych, ingerencja archiwisty mogłaby to zniekształcić.
"Uzupełnianie metadanych - jeśli jest taka potrzeba" -  w tym wypadku jedyną potrzebą jest, by referenci spraw nadawali tytuły w sposób który jest z góry ustalony, natomiast zadaniem archiwisty powinno być jedynie skontrolowanie tego przed przejęciem dokumentacji na stan archiwum. Zdaję sobie sprawę że to dyskusyjne ale moim zdaniem konstrukcja EZD obecnie właściwie wyklucza możliwość uzupełniania przez archiwistę ręcznie jakichkolwiek metadanych spraw już będących na stanie archiwum - oprócz literówek i tego co zgłoszą archiwiście sami przekazujący sprawy.
Tytuł: Odp: Dokumentacja w archiwum w systemie EZD
Wiadomość wysłana przez: Paweł z ... w Sierpień 29, 2015,
Zdaję sobie sprawę że to dyskusyjne ale moim zdaniem konstrukcja EZD obecnie właściwie wyklucza możliwość uzupełniania przez archiwistę ręcznie jakichkolwiek metadanych spraw już będących na stanie archiwum - oprócz literówek i tego co zgłoszą archiwiście sami przekazujący sprawy.
Mógłbyś rozwinąć tę myśl, bo tego nie rozumiem. Z jakich powodów wyklucza?
Tytuł: Odp: Dokumentacja w archiwum w systemie EZD
Wiadomość wysłana przez: Jarek w Sierpień 29, 2015,
Popatrz na zestaw metadanych dla sprawy z rozporządzenia:
- imię i nazwisko prowadzącego sprawę - zmiana tylko jeśli zgłosi to komórka przekazująca
- daty - zmiana automatycznie (po dodaniu pliku itp.) lub w nietypowych przypadkach jeśli zgłosi to komórka przekazująca
- znak sprawy - jak wyżej
- tytuł - jak sądzę we wcześniejszym poście wyjaśniłem dlaczego moim zdaniem archiwista nie powinien z własnej inicjatywy bawić się w ingerowanie w tytuły
- dostęp - zmiana wyłącznie na zgłoszenie
- format i typ - ustalone wartości bez możliwości zmiany

Jeśli NDAP i MAC zgodnie i formalnie stwierdzą że jest sens żeby archiwiści mogli jednak ingerować w tytuły to nie będę z tym dyskutować, natomiast jako kck mogę działać w kierunku praktycznego wykluczenia takiej konieczności.