IFAR

Internetowe Forum Archiwalne => Metodyka Archiwalna => Wątek zaczęty przez: archi w Maj 23, 2020,

Tytuł: sygnatura
Wiadomość wysłana przez: archi w Maj 23, 2020,
Witam serdecznie,

Chciałabym prosić o radę w związku z moim małym doświadczeniem w pracy archiwisty zakładowego (a właściwie pracownika składnicy akt). 
Przygotowuję teczki, które w wyniku ekspertyzy zostały wytypowane do przekazania do AP (pomimo,że jesteśmy składnicą zostały uznane za materiały archiwalne). Mają już one swoją sygnaturę, ponieważ był  dla nich sporządzony spis zdawczo - odbiorczy. Obecnie robię spis zdawczo-odb. materiałów przekazanych do Archiwum Państwowego. Przekładam dokumenty do teczek bezkwasowych i:
- czy nanoszę na nie "starą" sygnaturę
- czy nową wynikającą ze spisu materiałów przekazywanych do AP.

Np. Roczny plan pracy Biblioteki ma sygn. 4/1 a wg spisu materiałów przekazywanych do AP byłaby to sygn.1/1 (przekazuję pierwszy raz).

Dziękuję z góry za wszelkie wskazówki.
Tytuł: Odp: sygnatura
Wiadomość wysłana przez: Bolek w Maj 23, 2020,
Nadajesz sygnaturę ze spisu zdawczo-odbiorczego do archiwum państwowego.
Tytuł: Odp: sygnatura
Wiadomość wysłana przez: archi w Maj 24, 2020,
Bardzo dziękuję za odpowiedź.

A czy tą starą sygnaturę powinnam umieścić w uwagach? Ponieważ ekspertyza odbyła się w związku z przesłanym wcześniej wnioskiem na brakowanie, gdzie wymienione były dokumenty, dla których okres przechowywania minął
np.
1. 4/1 Roczny plan pracy Biblioteki 1964-1968
2. 4/2 Sprawozdania roczne z działalności Biblioteki 1960-1968 itd.

W piśmie z AP wymienione są pozycje, które mam przekazać i które mogę brakować (otrzymałam częściową zgodę na brakowanie).

Byłoby jasne, które teczki ze spisu na brakowanie przekazuję.

Czy na teczkach przekazywanych do AP można skreślić złą sygnaturę i obok napisać poprawną?

Pozdrawiam  :)
Tytuł: Odp: sygnatura
Wiadomość wysłana przez: Rovan w Maj 24, 2020,
Zaraz, zaraz bo coś tu mieszacie. ;)
Cytuj
- czy nanoszę na nie "starą" sygnaturę
- czy nową wynikającą ze spisu materiałów przekazywanych do AP.

Cytuj
Nadajesz sygnaturę ze spisu zdawczo-odbiorczego do archiwum państwowego

AZ (w tym przypadku składnica) nie nadaje numerów spisom zdawczo-odbiorczym dokumentacji przekazywanej do AP (sporządzanym na tego typu formularzach https://www.warszawa.ap.gov.pl/container/publikacje/formularze/Spis%20zdawczo-odbiorczy%20kat.A%20do%20APW-1.doc (https://www.warszawa.ap.gov.pl/container/publikacje/formularze/Spis%20zdawczo-odbiorczy%20kat.A%20do%20APW-1.doc))
Otrzymają one numery dopiero w Archiwum Państwowym, tam też jednostki archiwalne otrzymają sygnatury wynikające z tej numeracji.

Jeśli AP nakazało przekwalifikować dokumentację niearchiwalną do materiałów archiwalnych należy dla tej dokumentacji sporządzić i zarejestrować na wykazie spisów nowy spis z/o (nie mam tu na myśli spisu dla AP tylko dla AZ/składnicy - https://www.warszawa.ap.gov.pl/container/publikacje/formularze/formularz%20nr%202.doc (https://www.warszawa.ap.gov.pl/container/publikacje/formularze/formularz%20nr%202.doc)) oraz przesygnować teczki zgodnie z nowym spisem.
Procedura została opisana w Informacji nr 11 NDAP
https://www.archiwa.gov.pl/images/docs/instrukcje/11_informacja_nr_11.PDF (https://www.archiwa.gov.pl/images/docs/instrukcje/11_informacja_nr_11.PDF)

Dopiero w następnym kroku sporządzamy spis z/o materiałów archiwalnych przekazywanych do Archiwum Państwowego (ten spis nie jest rejestrowany na wykazie spisów z/o i nie otrzymuje numeru - otrzyma go dopiero w AP).

Tytuł: Odp: sygnatura
Wiadomość wysłana przez: archi w Maj 25, 2020,
Rovan, bardzo dziękuję za cenne dla mnie informacje  :).

Czy jeśli na teczkach napisałam błędną sygnaturę to mogę ją skreślić i obok napisać poprawną?
Tytuł: Odp: sygnatura
Wiadomość wysłana przez: Rovan w Maj 25, 2020,
Tak. Można też np. użyć niewielkiej etykiety na której wpiszesz właściwą sygnaturę i którą nakleisz w miejsce sygnatury błędnej.
Tytuł: Odp: sygnatura
Wiadomość wysłana przez: archi w Maj 25, 2020,
To dobrze  :D.

Dokumenty, które przygotowuję pochodzą z jednostki, która w przeciągu lat istnienia zmieniała nazwę np. Miejska Bibl. Publ., potem była Miejska i Powiatowa Bibl. Publi. czy Miejska i Rejonowa PB. Rozumiem, że dla przekwalifikowanej dokumentacji  każdej z nich robię osobny spis z/o.

A czy potem sporządzając spis z/o materiałów archiwalnych aktowych przekazanych do Archiwum Państwowego mogę je spisać na jednym formularzu takiego spisu ? Nie wiem czy się jasno wyraziłam  :-X.

Być może jest w procedurze opisanej w Informacji nr 11 NDAP - jeszcze jej nie przeczytałam, ale już sobie wydrukowałam i poczytam  :-\.

Dziękuję za pomoc.
 

Tytuł: Odp: sygnatura
Wiadomość wysłana przez: Rovan w Maj 25, 2020,
Cytuj
Rozumiem, że dla przekwalifikowanej dokumentacji  każdej z nich robię osobny spis z/o.
Tak, jeśli akta powstawały w całości w jednej z wymienionych jednostek, a dziedziczenie dokumentacji przez następców prawnych następowało w ramach sukcesji biernej.
Jeśli zachodziła sukcesja czynna (sukcesor kontynuował prowadzenie dokumentacji) wówczas akta należy przypisać do tej jednostki, która zakończyła ich prowadzenie.

Cytuj
A czy potem sporządzając spis z/o materiałów archiwalnych aktowych przekazanych do Archiwum Państwowego mogę je spisać na jednym formularzu takiego spisu ?
Jak wyżej.
Tytuł: Odp: sygnatura
Wiadomość wysłana przez: Jaca w Maj 26, 2020,
Są archiwa państwowe, które żądają naniesienia na przekazywane teczki ich sygnatury (w prawym dolnym rogu teczki). Sygnowałem tak akta przekazywane do AAN.
Tytuł: Odp: sygnatura
Wiadomość wysłana przez: Czarny1986 w Maj 26, 2020,
Moje AP zaleciło wpisanie w rogu teczki sygnatury z kolumny spisu materiałów przekazywanych do AP, a że to było pierwsze przekazanie to poszło od "jedynki" ;)
Tytuł: Odp: sygnatura
Wiadomość wysłana przez: Rovan w Maj 26, 2020,
Cytuj
Moje AP zaleciło wpisanie w rogu teczki sygnatury z kolumny spisu materiałów przekazywanych do AP
Z której kolumny?
1 - Lp, czy
3 - Sygnatura archiwalna

Przypominam, że w kolumnie 3 podaje się sygnaturę archiwalna stosowana w AZ.

Cytuj
Są archiwa państwowe, które żądają naniesienia na przekazywane teczki ich sygnatury (w prawym dolnym rogu teczki). Sygnowałem tak akta przekazywane do AAN.
Tak, ale wówczas jest to ICH sygnatura (wynikająca z ewidencji AP, a nie z ewidencji AZ). Por Rozp. MKiDN z 20.10.2015 zał 4 pkt 1.4.7
Tytuł: Odp: sygnatura
Wiadomość wysłana przez: Czarny1986 w Maj 26, 2020,
Z kolumny nr 2: "Sygnatura AP". Ze względu na pierwsze przekazanie liczba ta równała się kolumnie nr 1 czyli Lp. Formularz spisu jaki otrzymałem od AP różni się nieznacznie od tego jaki wrzuciłeś powyżej.

pozdrawiam
Tytuł: Odp: sygnatura
Wiadomość wysłana przez: Rovan w Maj 26, 2020,
Rozumiem. Nie jest to wprawdzie element spisu wymagany przepisami, ale najwyraźniej AP widzi potrzebę dodania takiej kolumny na spisie.

Natomiast wracając jeszcze do umieszczania sygnatur w opisie teczki - musimy rozróżnić sygnaturę AZ i sygnaturę AP.
Jeśli akta są przekazywane do AP w tych samych teczkach, w których były przechowywane w AZ to siłą rzeczy będą posiadały naniesione sygnatury AZ, a obok nich dodamy sygnatury AP (jeśli dane AP wymaga ich naniesienia jeszcze przed przekazaniem akt).

Jeśli przed przekazaniem do AP przepakowujemy akta w nowe teczki, to teoretycznie nie musimy nanosić na nich sygnatur AZ (nie są one wymienione w standardzie porządkowania materiałów archiwalnych), ale osobiście uważam ich naniesienie za dobrą praktykę, tym bardziej, że standard ewidencjonowania materiałów archiwalnych wymaga umieszczenia sygnatury AZ na spisie do AP (Zał 4, pkt 3.2.5.3 wspomnianego wyżej Rozporządzenia MKiDN).
Tytuł: Odp: sygnatura
Wiadomość wysłana przez: Czarny1986 w Maj 27, 2020,
Myślę, że przepakowanie w nowe opakowania jest wskazane. Chyba, że ich stan jest na prawdę bardzo dobry. Akurat sfinalizowałem przekazanie do AP ale na horyzoncie są dwa kolejne w tej i drugiej pracy więc wypytam AP na temat proponowanego przez Ciebie rozwiązania dotyczącego umieszczania sygnatury AZ na teczkach, ponieważ wydaje się dosyć logiczne. 
Tytuł: Odp: sygnatura
Wiadomość wysłana przez: archi w Maj 27, 2020,
Jeszcze w sprawie sygnatury i przekazywania dokumentacji do AP :). W książce "Kancelaria i Archiwum Zakładowe" pod red. E. Borodija w rozdz. IX p. 13 przeczytałam taką informację:

"W aktach ujętych wcześniej w ewidencji archiwum ( w zarejestrowanym pod określonym numerem spisie z/o), a zatem posiadających sygnaturę składającą się z numeru spisu i numeru teczki (tak jest w moim przypadku), należy ją przekreślić i nanieść w kolumnie "uwagi" spisu materiałów przekazywanych do AP".

Rozumiem, że tak właśnie powinnam postąpić.

PS.
dziękuje za wszystkie informacje, pomału zaczynam ogarniać procedurę przekazywania  ;D
Tytuł: Odp: sygnatura
Wiadomość wysłana przez: Rovan w Maj 27, 2020,
Przekreślenie nie jest złym pomysłem (byleby nie uniemożliwiało odczytania sygnatury). Pozwala uniknąć ewentualnych wątpliwości, która sygnatura na teczce jest sygnaturą AZ, a która - AP.
Natomiast od czasu wydania wspomnianej książki zmieniły się nieco elementy składowe spisu materiałów przekazywanych do AP - zgodnie z obecnie obowiązującymi przepisami sygnaturę AZ wpisujemy w kolumnie 3 - "Sygnatura archiwalna" (por. standardy ewidencjonowania materiałów archiwalnych, pkt 3.2.5).
Tytuł: Odp: sygnatura
Wiadomość wysłana przez: archi w Czerwiec 03, 2020,
No tak, wydanie, które mam jest z 2009 r. ... Dziękuję jeszcze raz za wszystkie wskazówki, pozdrawiam forumowiczów  :)
Tytuł: Odp: sygnatura
Wiadomość wysłana przez: archi w Czerwiec 03, 2020,
ufff, jeszcze jedna sprawa.

Założyłam teczkę ze sprawozdaniami rocznymi z działalności biblioteki podając daty skrajne 1960-1968, chociaż były luki w datach np.brak sprawozdań z lat 1961, 1962. Ponieważ jesteśmy składnicą  i  teoretycznie teczka byłaby do brakowania więc nie przejmowałam się tymi brakami. Teraz jednak gdy AP poleciło przekwalifikować tę dokumentację do "A" (a więc będę ją przekazywać) - to:

- czy mogę zostawić podany zakres lat  (1960-1968) a w uwagach na spisie materiałów przekazywanych do AP podać braki? 
- czy lepiej rozdzielić i z tej jednej teczki zrobić kilka?
Tytuł: Odp: sygnatura
Wiadomość wysłana przez: Czarny1986 w Czerwiec 03, 2020,
Proponuję zapytać w AP czy by chcieli rozdzielone. Ja bym rozdzielił na każdy rok kalendarzowy, tym bardziej, że są braki w latach. O ile istnieje taka możliwość.
Tytuł: Odp: sygnatura
Wiadomość wysłana przez: archi w Czerwiec 04, 2020,
Myślę, że mogę rozdzielić, ponieważ i tak muszę zrobić nowe spisy z/o i założyć nowe teczki dla przekazywanej do AP dokumentacji. Będzie wtedy więcej teczek niż na pierwotnym spisie na podstawie którego robiłam spis na brakowanie, który z kolei był podstawą ekspertyzy archiwalnej i decyzji o przekwalifikowaniu części dokumentacji. Ale to chyba nie szkodzi?
Oczywiście będę się kontaktować z "moim" Ap przed podjęciem ostatecznej decyzji.

Chciałam wyrobić sobie jakiś ogólny pogląd w temacie przekazywanie do AP, ponieważ nigdy tego nie robiłam, a składnicą zajmuję się od niedawna w ramach dodatkowych obowiązków.

Dlatego jestem wdzięczna za wszelkie informacje. Cieszę się, że jest to forum, na którym można porozmawiać z doświadczonymi kolegami/koleżankami  :).
Tytuł: Odp: sygnatura
Wiadomość wysłana przez: Bolek w Czerwiec 07, 2020,
Wracając jeszcze do kwestii sygnatury Archiwum Państwowego.
Przekazując akta na spisie do archiwum państwowego  powinno oznaczyć akta z tego spisu zdawczo-odbiorczego (nr spisu/ pozycja ze spisu).
Opierając się na ty, że to archiwum państwowe nanosi swoje sygnatury spróbujcie przejąć bez problemu takie akta. Dostajecie w pudłach akta 2-3 różnych aktotwórców oznaczone tylko sygnaturą z archiwum zakładowego instytucji. A jak wiecie te akta mogą być pobrane z kilku różnych spisów nie po kolei i mieć różne sygnatury np. 3/10-13, 3/22, 3/29, 3/33 itp; 4/16, 4. 18, 4. 25, 6/1, 7/12 itp. ba mogą zadrzyć się takie same sygnatury? I tracicie masę czasu na sprawdzenie czy są wszystkie akta, układanie ich po kolei itp. Jeśli macie to oznaczone ze spisu do AP przyjęcie jest szybkie. Jełśi AZ było prowadzone przez większość czasu prawidłowo to wie jaki powinno nadać kolejny nr na spisie.
Oczywiście zdarzają się przypadki, że archiwum państwowe sugeruje jakie sygnatury nadać. Np. mają u siebie akta zinwentaryzowane w bazie jednego aktotwórcy od 1 do powiedzmy 1345. I aby uniknąć u siebie ponownego przesygnowania tych akt i szybszego wprowadzenia do bazy (dlatego mowa też o wersji elektronicznej spisów) sugerują wam aby akta sygnować od sygnatury 1346 do końca. Niektóre archiwa mają nawet do tego odpowiednie narzędzia, gdzie archiwiści zakładowi logując się tworzą spisy i system nadaję od razu sygnaturę, którą oni potem wymagają na teczkach. Zresztą było to nawet tu na forum jakiś czas temu poruszane.
Sygnatura ze spisu do zdawczo-odbiorczego ma jeszcze jedno pomijane znaczenie. Nie spotkałem się z tym aby ktoś to podnosił. Dość często zdarza się, że z archiwami państwowymi kontaktują się osoby aby im udostępnić akta (załatwić sprawę) bo w danym urzędzie im powiedziano, albo nawet napisano, że przekazano te do archiwum państwowego. Wtedy prosi się o podanie sygnatury tych akt ze spisu zdawczo-odbiorczego do archiwum państwowego, bo przecież na jakiejś podstawie tak twierdzą. W 90% już te osoby się ponownie nie odzywają. Bo okazuje się, że akta albo są gdzieś w szafie w komórce albo w archiwum zakładowym.
Tytuł: Odp: sygnatura
Wiadomość wysłana przez: archi w Czerwiec 24, 2020,
Proponuję zapytać w AP czy by chcieli rozdzielone. Ja bym rozdzielił na każdy rok kalendarzowy, tym bardziej, że są braki w latach. O ile istnieje taka możliwość.

Rozmawiałam na ten temat z pracownikiem "mojego" Ap. Pomyślałam, że napiszę, może komuś przyda się ta informacja. Jeśli okaże się, że podany zakres lat jest niepełny to na teczce można zrobić taki zapis (1960,1963-1968) a jeśli już podaliśmy zakres (1960-1968) to braki można wypisać na wewnętrznej stronie teczki. Więc jak napisał Czarny najlepiej pytać "u źródła"  :D, Pozdrawiam