IFAR
Internetowe Forum Archiwalne => Archiwa Zakładowe => Wątek zaczęty przez: inka w Grudzień 01, 2021,
-
Witam,
mam pytanie na jakiej podstawie jednostka organizacyjna gminy powołuje komisję w celu przeprowadzenia brakowania? To jest obowiązek czy możliwość?
-
Ja powołując komisję do oceny dokumentacji niearchiwalnej powołuję się m.in na paragraf 38 ust. 3 Instrukcji archiwalnej stanowiącej załącznik do Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dn. 18.11.2011 r. w spr. instrukcji kancelaryjnej ...itd.
Uważam, że jest to forma zabezpieczenia dla archiwisty, że kierownik danego referatu wiedział co jest wytypowane do brakowania i dał na to zgodę, jako pracownik merytoryczny, który bardziej się orientuje czy dokumentacja nie jest potrzebna jednostce do celów praktycznych czy dowodowych. W praktyce robię spis dokumentacji z danego referatu, który podpisuje mi kierownik że wyraża zgodę na zniszczenie tej dokumentacji (albo że wnioskuje o jej dalsze przechowywanie), i te poszczególne spisy zostawiam w aktach sprawy o brakowanie. Jak już mi wszyscy kierownicy zatwierdzą te spisu z ich działów. To wtedy robię zbiorczy spis wszystkich działów, który jest wysyłany do archiwum państwowego wraz z wnioskiem o zgodę na brakowanie, podpisaną przez kierownika jednostki.
-
Ja pracuję w jednostce samorządowej i zawsze robię zarządzenie do podpisu Dyrektora, w skład komisji wchodzi mój kierownik, kierownik komórki organizacyjnej z której brakowana będzie dokumentacja i oczywiście ja. I każdy z członków komisji zapoznaje się ze spisem dokumentacji do brakowania (który oczywiście ja przygotowuję). Stawiają swoje parafki, że wiedzą co będzie brakowane, nie wnoszą sprzeciwu i wyrażają zgodę. Robię do przede wszystkim, żeby mieć na piśmie w razie co.
Ale w naszej instrukcji archiwalnej jest opisana procedura brakowania, w której pierwszym punktem jest właśnie powołanie tej komisji więc u nas to jest obowiązek.
W zarządzeniu powołującym komisję piszę tak: "Na podstawie art. 5 ust. 1 pkt. 2 ustawy z dnia 14 lipca 1983r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2019 r. poz. 553 z późn. zm.) oraz § 30 pkt 3 Instrukcji w sprawie organizacji i zakresie działania składnicy akt [nazwa jednostki]..."
-
Czyli podstawą mogą być przepisy wewnętrzne, ale tak jak w przypadku gminy, jej jednostka organizacyjna nie musi powoływać komisji? Wystarczy opinia i podpisy na spisach do brakowania?
-
Ale z kolei w instrukcji archiwalnej do rozporządzenia PRM z 2011 (czyli dla JST), w par. 38. jest taki zapis: 3. Spis podlega zaopiniowaniu przez kierowników komórek organizacyjnych, których dokumentacja została wytypowana do brakowania. W przypadku gdy nie ma takiej możliwości, zgodę wydaje odpowiednio sekretarz gminy, przewodniczący związku, sekretarz powiatu, sekretarz województwa lub dyrektor generalny urzędu albo osoba upoważniona do wykonywania ich zadań.
Piszą tylko o zaopiniowaniu, nie ma nic o powoływaniu komisji wieloosobowej.
-
Witam,
mam pytanie na jakiej podstawie jednostka organizacyjna gminy powołuje komisję w celu przeprowadzenia brakowania? To jest obowiązek czy możliwość?
To zależy wyłącznie od Twojej instrukcji archiwalnej - jeśli macie tam wpisaną komisyjną ocenę to ją robicie, jeśli nie - to możecie powołać komisję ale nie musicie. W tym drugim wypadku do decyzji kierownika jednostki pozostaje, czy podpisując wniosek o zgodę na brakowanie będzie polegać na ocenie dokumentacji dokonywanej np. tylko przez archiwistę, czy może jednak wewnętrznej komisji. Moim zdaniem rozsądniejsze jest to drugie.