IFAR
Internetowe Forum Archiwalne => Archiwa Zakładowe => Wątek zaczęty przez: mgro w Grudzień 30, 2020,
-
Witam,
Chciałabym zapytać jak należy przechowywać spisy zdawczo-odbiorcze (zarówno pierwszy i drugi zbiór)? Wiem, że jest ciągłość numeracji spisów z/o przez cały okres funkcjonowania jednostki ale czy powinny być one dzielone do osobnych teczek ze względu na datę ich sporządzenia/podpisania? Czy one kiedykolwiek trafiają na stan az czy dopiero w momencie likwidacji jednostki?
W związku ze zmianą w jrwa kilku kategorii archiwalnych (z B5 na B10) chciałabym zapytać jak mam teraz postąpić z dokumentacją już zgromadzoną w az i spisami z/o, na których ta dokumentacja się znajduje.
Chciałabym też zapytać, czy księga udostępniania akt jest zakładana na każdy rok nowa?
Dziękuję :)
Pozdrawiam
-
W poprzedniej pracy przechowywałam spisy w teczkach bezkwasowych w podziale na komórki, z zaznaczeniem w latach skrajnych roku przyjęcia pierwszego spisu czyli np. 2006- W obecnej pracy trzymamy wszystkie spisy ?komórkowe? w segregatorach z zakładkami. Spisy jako czesc ewidencji zasobu trzymane są przez cały czas funkcjonowania jednostki, a w przypadku sukcesji przekazywane są sukcesorowi. Co do zmiany JRWA - chyba wystarczy przekreślić stara kategorie, zanotowac nowa i podstawę przekwalifikowania czyli zmianę JRWA. Z praktycznych względów chyba warto zakładać taka księgę raz w roku, chyba zależy od częstotliwości udostępniania.Przepraszam za brak interpunkcji - pisze z telefonu.
-
Witam,
Pierwszy zbiór zawierający wszystkie spisy od nr 1 do n...
Drugi zbiór z podziałem na komórki organizacyjne.
Może być trzeci zbiór z kategorią A. (w zależności od obowiązujących przepisów lub decyzji AP)
Spisy Z-O powinny znajdować się w miejscu dobrze dostępnym tak aby w razie potrzeby szybko do nich dotrzeć. Myślę, że wygodne są skoroszyty, a te można trzymać luzem lub w segregatorze.
Jeżeli chodzi o przekwalifikowanie to zgodnie z zaleceniami AP przekreśliłem starą kategorię, nadałem nową + podpis (parafka) => to wszystko przy danej pozycji. Natomiast na dole adnotacja o powodach takiego działania.
pozdrawiam
-
Procedura przekwalifikowania jest dobrze opisana w informacji nr 11 NDAP
https://www.archiwa.gov.pl/images/docs/instrukcje/11_informacja_nr_11.PDF (https://www.archiwa.gov.pl/images/docs/instrukcje/11_informacja_nr_11.PDF)
-
Bardzo dziękuję wszystkim za pomoc :)
-
Procedura przekwalifikowania jest dobrze opisana w informacji nr 11 NDAP
https://www.archiwa.gov.pl/images/docs/instrukcje/11_informacja_nr_11.PDF (https://www.archiwa.gov.pl/images/docs/instrukcje/11_informacja_nr_11.PDF)
gdzie obecnie znajdę treść tej informacji?
-
Nadal to gdzieś może być na stronie NDAP, ale niestety pozmieniali stronę i linki nie działają...
-
mam już, odtworzyłem sobie stronę archiwalną przez web archive :) ;)
-
Witam,
Pierwszy zbiór zawierający wszystkie spisy od nr 1 do n...
Drugi zbiór z podziałem na komórki organizacyjne.
Może być trzeci zbiór z kategorią A. (w zależności od obowiązujących przepisów lub decyzji AP)
Spisy Z-O powinny znajdować się w miejscu dobrze dostępnym tak aby w razie potrzeby szybko do nich dotrzeć. Myślę, że wygodne są skoroszyty, a te można trzymać luzem lub w segregatorze.
Jeżeli chodzi o przekwalifikowanie to zgodnie z zaleceniami AP przekreśliłem starą kategorię, nadałem nową + podpis (parafka) => to wszystko przy danej pozycji. Natomiast na dole adnotacja o powodach takiego działania.
pozdrawiam
a mam pytanie o egzemplarz (w przypadku kat. B - trzeci, dla kat. A - czwarty), który zostaje na poziome komórki organizacyjnej, oddającej dokumentację do archiwum zakładowego: czy spisy zdawczo-odbiorcze wówczas też mają kat. A? czy można je opisać też jako ewidencja archiwum zakładowego? (hasło jest zgodne z obowiązującym JRWA) czy może jest jakiś inny sposób? proszę o poradę; jednostka, w której pracuję posiada archiwum zakładowe i podlega nadzorowi AP
-
W naszej jednostce, osoby przekazujące dokumentację do AZ, swoje egzemplarze spisów zd-odb trzymają w teczce 1630 z opisem " Zbiór spisów zd-odb dokumentacji przekazanej do archiwum zakładowego". Każdy ma teczkę wieloletnią i systematycznie wkłada tam spisy, po oddaniu do AZ, z poszczególnych lat. Teczki są pod ręką, jeśli ktoś coś potrzebuje, to podaje nr spisu i pozycję i szybciutko się znajduje ;)