IFAR

Internetowe Forum Archiwalne => Archiwa Zakładowe => Wątek zaczęty przez: pmm w Styczeń 13, 2012,

Tytuł: Prowadzenie teczek - znakowanie spraw, teczek i pism
Wiadomość wysłana przez: pmm w Styczeń 13, 2012,
W instytucji, w której od niedawna pracuję, występują departamenty/biura w skład których wchodzą wydziały i samodzielne stanowiska pracy. Regulamin organizacyjny określa, że kom. org. jest departament lub biuro.
Jednocześnie instrukcja kancelaryjna mówi o znakowaniu spraw wg wzoru:
ABC-DE-FG-013-1/NN/12 gdzie:
ABC - symbol jednostki
DE - symbol departamentu/biura
FG - symbol wydziału/samodzielnego stanowiska pracy
NN - inicjały referenta

Skoro instrukcja każe znakować sprawy z symbolem wydziału, a wydział nie jest komórką organizacyjną, a z kolei znak teczki to symbol komórki i numer klasy z jrwa, to jak powinno się znakować teczki? DE-013 czy może DE-FG-013
Część departamentów prowadzi wspólny rejestr w danej klasie dla wszystkich wydziałów i tworzy jedną teczkę, pomijając w znakowaniu "FG" (łamiąc w ten sposób zapisy instrukcji kancelaryjnej), część zaś prowadzi rejestry dla każdego wydziału osobno i tworzy osobne teczki dla każdego wydziału.

Projekt nowych przepisów będzie dopiero w połowie roku, więc czy nie najrozsądniej byłoby zmienić regulamin organizacyjny tak, aby formalnie wydziały ustalić komórkami organizacyjnymi i w ten sposób usankcjonować znakowanie DE-FG-013, prowadzenie rejestrów dla każdego wydziału oraz osobnych teczek?

Inna sprawa dotyczy znakowania pism/spraw.
Instrukcja kancelaryjna mówi, że rejestrujemy sprawę tylko raz i każde kolejne pismo ma ten sam znak sprawy. Nie mówi o sposobie znakowania pism. Pracownicy natomiast do tej pory na formularzu spisu spraw prowadzili rejestr wszystkich pism. Kolejne pisma znakowali zaś różnie w zależności od departamentu. A to dodawali numer pisma zaraz po numerze sprawy, a to traktowali numer sprawy jako numer pisma. Chcąc to ujednolicić napisałem instrukcję przewidującą dodawanie numeru pisma po znaku sprawy, zgodnie z instrukcją kancelaryjną uznając, że znak sprawy stanowi cały ciąg znaków i nie powinno być żadnej ingerencji w ten ciąg.

Proszę o opinię.
Tytuł: Odp: znakowanie spraw, teczek, pism oraz co jest a co nie jest komórką organizacyjną
Wiadomość wysłana przez: marcia w Styczeń 16, 2012,
Jeśli chodzi o znak sprawy, to wg instrukcji, nie możesz nic do niego dodać, poza to, co jest zapisane w instrukcji. Sprawę rejestruje komórka merytoryczna i sprawa ma cały czas ten sam znak. Jeśli komuś jest łatwiej z jakimś dodatkowym oznakowaniem, to może je zrobić np. w spisie spraw - nanieść jakieś uwagi czy cokolwiek innego. Nigdy w znaku.

Jeśli chodzi o komórkę organizacyjną - u nas jest tak, że wydział (w skład którego wchodzą oddziały i samodzielne stanowiska) ma wspólny początek, np. AB. Potem Każda "część", np. oddział czy samodzielne stanowisko ma symbol cyfrowy, np. I, IV. Znak będzie więc taki AB-III.znak z wykazu.nr sprawy.rok (np. AB-III.1333.1.2012).
Tytuł: Odp: znakowanie spraw, teczek, pism oraz co jest a co nie jest komórką organizacyjną
Wiadomość wysłana przez: pmm w Styczeń 16, 2012,
Jeśli chodzi o znak sprawy, to wg instrukcji, nie możesz nic do niego dodać, poza to, co jest zapisane w instrukcji. Sprawę rejestruje komórka merytoryczna i sprawa ma cały czas ten sam znak. Jeśli komuś jest łatwiej z jakimś dodatkowym oznakowaniem, to może je zrobić np. w spisie spraw - nanieść jakieś uwagi czy cokolwiek innego. Nigdy w znaku.

Zgodnie z instrukcją kancelaryjną znakiem sprawy jest ABC-DE-FG-013-1/NN/12. Rozwiązanie, które chcę wprowadzić jest próbą pogodzenia instrukcji kancelaryjnej z przemożną potrzebą znakowania każdego pisma inaczej. Znak sprawy pozostaje nienaruszony, a po nim dodaje się numer kolejny pisma.
ABC-DE-FG-013-1/NN/12/1
ABC-DE-FG-013-1/NN/12/2
Znak sprawy i numer pisma tworzą znak pisma. Wg mnie w ten sposób i wilk jest syty i owca cała.

Jeśli chodzi o komórkę organizacyjną - u nas jest tak, że wydział (w skład którego wchodzą oddziały i samodzielne stanowiska) ma wspólny początek, np. AB. Potem Każda "część", np. oddział czy samodzielne stanowisko ma symbol cyfrowy, np. I, IV. Znak będzie więc taki AB-III.znak z wykazu.nr sprawy.rok (np. AB-III.1333.1.2012).

W związku z tym powinno się prowadzić odrębne spisy spraw/teczki dla AB-I, AB-II, itd., mam rację?
Tytuł: Odp: znakowanie spraw, teczek, pism oraz co jest a co nie jest komórką organizacyjną
Wiadomość wysłana przez: EwelinaP w Styczeń 16, 2012,
Moim zdaniem zaprezentowana numeracja jest błędna - numer pisma narusza określoną w instrukcji budowę znaku sprawy. Wyznacznikiem kolejnego pisma w sprawie jest bowiem data, a nie dodatkowy numer.
Co do podziału z rzymskimi numerami, to tak, w każdej komórce powinien być oddzielny spis spraw.
Tytuł: Odp: znakowanie spraw, teczek, pism oraz co jest a co nie jest komórką organizacyjną
Wiadomość wysłana przez: pmm w Styczeń 16, 2012,
Jeżeli znak sprawy jest częścią znaku pisma, to niczego nie naruszamy. Naruszeniem byłoby "wciśnięcie" czegokolwiek w środek znaku sprawy. Na przykład:
ABC-DE-FG-013-1-1/NN/12
ABC-DE-FG-013-1-2/NN/12
Co do daty się zgadzam, i takie było moje stanowisko na początku, jednak pracownicy argumentują, że często powstaje klika pism w danej sprawie jednego dnia. Dodatkowa numeracja pism ułatwia orientację w sprawie. Uznałem takie wytłumaczenie za zasadne, stąd moja propozycja.
Tytuł: Odp: znakowanie spraw, teczek, pism oraz co jest a co nie jest komórką organizacyjną
Wiadomość wysłana przez: pmm w Styczeń 19, 2012,
No dobrze, ale co w końcu z tym znakiem teczki. Powinien się składać z symbolu komórki oraz symbolu z JRWA.
Komórką zgodnie z regulaminem organizacyjnym jest departament (DE), wydział (FG) już nie.
Czy zatem znak teczki będzie miał postać DE-013 czy też DE-FG-013?

Załóżmy też, że w tym samym departamencie jest inny wydział (XY), również tworzący sprawy w klasie 013. Powstają zatem sprawy znakowane DE-FG-013 oraz DE-XY-013. Czy powinno się prowadzić dla nich wspólny spis spraw, czy też dla każdego wydziału oddzielnie?
Tytuł: Odp: znakowanie spraw, teczek, pism oraz co jest a co nie jest komórką organizacyjną
Wiadomość wysłana przez: stany w Styczeń 19, 2012,
 Symbolu jednostki organ. raczej się nie używa w znakowaniu spraw. Też zależy jaka to  jednostka organ. .  Zapis sprawy powinien być taki:      DE- FG. 013.1.2012.NN  ,  inny wydz. w tym samym departamencie zapiszemy:  DE- XY. 013.1.2012.NN Jeżeli  wew. instr. kancel.  nakazuje  używania symbolu  j.o.  , to należałoby poprzedzić zapis  symbolem   j.o.
Za FG, XY  jeżeli możliwe możemy zastąpić np. : II, IV czy V.
Tytuł: Odp: Prowadzenie teczek - znakowanie spraw, teczek i pism
Wiadomość wysłana przez: muniekdm w Luty 07, 2013,
Mam pewien problem dotyczący prowadzenia teczek przez komórki organizacyjne. Załużmy taką sytuację, że wpływa pismo do prezesa, prezes dekretuje pismo do właściwej komórki org. Komórka przygotowuje odpowiedź i kieruje ją do prezesa. U siebie pozostawia kopię pisma. Dla mnie oczywistym jest, iż należy tę kopię pisma upiąć zgodnie z RWA, tyle tylko, iż ta teczka będzie miała kategorię dla komórki, która nie jest komórką merytoryczną. Oryginał pisma, które wpłynęło i  odpowiedź prezesa, która została opracowana na podstawie informacji wydziału jest przechowywane w innej komórce, która będzie komórką merytoryczną. Mam rację? Ostatnio spotkałem się bowiem z twierdzeniem, iż to pismo wydziału jest taką dokumentacją podręczną, pracownicy jej nie rejestrują i właściwie to nie muszą jej przechowywać, mogą postąpić z nią według własnego uznania.
Tytuł: Odp: Prowadzenie teczek - znakowanie spraw, teczek i pism
Wiadomość wysłana przez: MarcinP w Luty 08, 2013,
Skoro prezes dekretuje pismo do komórki organizacyjnej, która ma przygotować odpowiedź, to ona jest przecież komórką merytoryczną. Dokumentacja całej sprawy zostaje u niej. Pracownik tej komórki nadaje znak sprawy na piśmie, które wpłynęło i przygotowuje odpowiedź. Jeden egzemplarz odpowiedzi wpina do pozostałych akt sprawy, a drugi wysyła podpisany przez prezesa (lub osobę upoważnioną).
Czym innym jest przypadek współpracy dwóch komórek organizacyjnych przy załatwieniu jednej sprawy. Jeśli sprawa jest załatwiana w komórce A, ale komórka ta współpracuje przy redagowaniu odpowiedzi z komórką B, to wszystkie pisma związane ze sprawą będą przechowywane w komórce A (merytorycznej) i kwalifikowane wg wykazu akt. W komórce B będą tylko niektóre dublety pism/projekty odpowiedzi etc. Dokumentacja w komórce B siłą rzeczy ma kat. Bc.
Tytuł: Odp: Prowadzenie teczek - znakowanie spraw, teczek i pism
Wiadomość wysłana przez: muniekdm w Luty 08, 2013,
Wszystko się zgadza Marcinie. Tylko jeszcze muszę nauczyć pracowników takiego postępowania. Niektórzy myślą, że ten pozostawiony egzemplarz pisma to jest tylko tak dla nich, jakby się ten wysłany gdzieś zawieruszył.  :) Wezmą sobie teczkę, podzielą sobie sprawy według własnego uznania i jak stwierdzą, że te pisma już nie mają dla nich znaczenia to sobie to wszystko wrzucą do niszczarki. Jeśli nawet będzie to wszystko miało kat. BC to też nie mogą sobie tego zniszczyć ot tak.
W sądach najbardziej dba się o akta postępowań, a już mniej o korespondencję, która wpływa do wydziałów i nie dotyczy żadnego postępowania.  :(
Tytuł: Odp: Prowadzenie teczek - znakowanie spraw, teczek i pism
Wiadomość wysłana przez: muniekdm w Kwiecień 14, 2013,
Jestem ciekawy co myślicie, bo zauważyłem pewien ciekawy problem. Kiedyś zastanawiałem się czym są tzw. Ldz-y prowadzone w wydziałach. Teraz wiem, że to korespondencja prowadzona i rejestrowana w/g systemu dziennikowego, mimo, iż od dawna funkcjonuje system bezdziennikowy oparty na RWA i spisach spraw.
Co teraz zrobić, gdy wydział będzie chciał to wszystko przekazać do az. Kazać im to wszystko poprawiać i rejestrować od nowa zgodnie z obowiązującym systemem kancelaryjnym czy przyjąć tak jak jest? Wiem, że spotkam się z protestami, ale to chyba wina pracowników komórki org., ze zatrzymali się na jakimś etapie i nie zauważyli, ze coś się zmieniło.
Tytuł: Odp: Prowadzenie teczek - znakowanie spraw, teczek i pism
Wiadomość wysłana przez: Rovan w Kwiecień 14, 2013,
Moim zdaniem nie ma sensu rejestrować od nowa dokumentacji spraw zakończonych, którą komórka ma przekazać do az. W tym przypadku wystarczy aby akta zostały uporządkowane, oznaczone i opisane zgodnie z JRWA. Trzeba natomiast bezdyskusyjnie wymóc na pracownikach aby bieżącą dokumentację prowadzili zgodnie z obowiązującymi przepisami.
Tytuł: Odp: Prowadzenie teczek - znakowanie spraw, teczek i pism
Wiadomość wysłana przez: evje w Kwiecień 15, 2013,
Chciałabym zauważyć, że wyznacznikiem systemu kancelaryjnego nie jest obecność lub brak dzienników podawczych. Współczesne urzędy prowadzą różnego rodzaju rejestry korespondencji wpływającej, czasem jeden w kancelarii ogólnej i po jednym w wydziale czy innego rodzaju komórce merytorycznej. Spełniają one wyłącznie rolę ewidencyjną, numer z takiego dziennika nie ma żadnego wpływu na znak sprawy, ani późniejszy układ akt. Znak sprawy uzależniony jest od rzeczowego wykazu akt, a układ akt dodatkowo wymuszony jest spisem spraw, czyli tak jak w bezdziennikowym systemie kancelaryjnym być powinno.
Tytuł: Odp: Prowadzenie teczek - znakowanie spraw, teczek i pism
Wiadomość wysłana przez: muniekdm w Kwiecień 15, 2013,
Zgadzam się, ale wydział prowadzi dziennik jako podstawową  ewidencję dla otrzymywanej korespondencji. Nie opiera się na RWA i spisach spraw. Dla nich znakiem dla sprawy jest kolejna liczba porządkowa z tego dziennika/rok.  :)
Tytuł: Odp: Prowadzenie teczek - znakowanie spraw, teczek i pism
Wiadomość wysłana przez: archiwistka90 w Kwiecień 16, 2013,
Gdzie Ty pracujesz?
Wydziały powinny stosować taki system kancelaryjny jaki stosuje cały Urząd. Nie powinno być od tego wyłączeń
Tytuł: Odp: Prowadzenie teczek - znakowanie spraw, teczek i pism
Wiadomość wysłana przez: muniekdm w Kwiecień 16, 2013,
To jest sąd.  :) Tutaj wszystko rządzi się swoimi prawami. Jeszcze dużo potrzeba, aby zmienić nawyki i nauczyć pracowników w wydziałach właściwego postępowania z dokumentacją.  :(
Tytuł: Odp: Prowadzenie teczek - znakowanie spraw, teczek i pism
Wiadomość wysłana przez: MarcinP w Kwiecień 16, 2013,
Sąd sądem, ale sprawiedliwość musi być po naszej stronie  ;D
Tytuł: Odp: Prowadzenie teczek - znakowanie spraw, teczek i pism
Wiadomość wysłana przez: muniekdm w Maj 09, 2013,
Chciałbym trochę wrócić do dziennika. Komórka organizacyjna rejestruje pisma w stworzonym przez siebie zeszycie, który dla nich spełnia rolę dziennika. Według przepisów jaki dziennik powinna stosować komórka, ten z aneksu 3 czy z aneksu 17 z podręcznika Pustuły.
Kiedyś wydziały stosowały ten rozbudowany i nazywało się to dziennik prezydialny ogólny, więc chyba tak powinno być dalej sloro już chcą rejestrować pisma w dzienniku.
Tytuł: Odp: Prowadzenie teczek - znakowanie spraw, teczek i pism
Wiadomość wysłana przez: muniekdm w Maj 17, 2013,
Już tutaj pisałem, że w wydziałach źle postępują z dokumentacją. Teraz przyszły zalecenia pokontrolne, aby sosować IK i RWA. Co teraz zrobić? Wymagać, aby wydziały poprawiły dokumentację, tzn. zarejestrowały sprawy w spisach spraw i nadały znak zgodny z RWA. Czy tylko podzielić zgodnie z RWA i nadać symbol na teczkę. Jeśli teraz wydziały będą musiały nagle tę całą dokumentację uporządkować i rejestrować to spodziewam się licznych protestów.
Tytuł: Odp: Prowadzenie teczek - znakowanie spraw, teczek i pism
Wiadomość wysłana przez: muniekdm w Listopad 26, 2013,
Od pewnego czasu zdarza się w mojej instytucji, iż prezes i dyrektor wydają wspólne zarządzenie. W RWA jest osobny symbol dla zarządzeń prezesa i osobny dla zarządzeń. Jaki zatem będzie znak sprawy, gdy zarządzenie jest wspólne?
Tytuł: Odp: Prowadzenie teczek - znakowanie spraw, teczek i pism
Wiadomość wysłana przez: EwelinaP w Listopad 27, 2013,
Wydaje mi się, że zarówno jedne, jak i drugie mają kategorię A, więc chyba nie ma znaczenia, który numer będzie nadany. Trzeba tylko pamiętać o konsekwencji i w rozwinięciu tytułu podać, że są to zarządzenia wspólne. Jeśli jednak kategoria archiwalna jest różna dla tych numerów, to oczywiście wybrałabym numer z wyższą kategorią.
Tytuł: Odp: Prowadzenie teczek - znakowanie spraw, teczek i pism
Wiadomość wysłana przez: metricisRegninotarii w Listopad 27, 2013,
Hmm ale jakie to właściwe wspólne zarządzenia? Przeceż dyrektor i Prezes mają różny zakres obowiązków
Tytuł: Odp: Prowadzenie teczek - znakowanie spraw, teczek i pism
Wiadomość wysłana przez: muniekdm w Listopad 27, 2013,
Niby tak, ale ostatnio zdarza sie, że wydają wspólne zarządzenie np. dotyczące pracy jednostki. Ostatnie takie zarządzenie dotyczy ustanowienia dnia wolnego i dnia, w którym ten wolny dzień bedzie odpracowywany.
Dla wyjaśnienia to u  nas w sądzie zarządzenia prezesa mają kat. A, natomiast  dyrektora (wcześniej kierownika finansowego) mają kat. BE-25.
Tytuł: Odp: Prowadzenie teczek - znakowanie spraw, teczek i pism
Wiadomość wysłana przez: Pawel w Grudzień 01, 2013,
Jeśli chodzi o zarządzenia wspólne to nie problem bo pewnie i tak są tworzone w dwóch egzemplarzach i przechowywane i u Prezesa i u Dyrektora. Natomiast te nieszczęsne Ldz-ty to nic innego jak teczka o nazwie "korespondencja" i wystarczy im tylko jedno hasło z wykazu, u mnie jest to symbol komórki, nr z rwa, kolejny nr sprawy łamany przez rok. Zostało wprowadzone to Zarządzeniem Prezesa po zaleceniach pokontrolnych. Wszyscy kierownicy wydziałów zostali poinformowania i Ldz-ty się skończyły.
Chciałem jeszcze zapytać czy macie w sądzie uzgodnione i zatwierdzone przez Archiwa Państwowe jrwa oraz IK?
Tytuł: Odp: Prowadzenie teczek - znakowanie spraw, teczek i pism
Wiadomość wysłana przez: muniekdm w Grudzień 02, 2013,
Uważam, że właśnie jest problem.  :) Zarządzenia te mogą być w dwóch miejscach (U Prezesa i Dyrektora), tylko teczka zarządzenia prezesa posiada inny symbol a zarządzenia dyrektora inny, więc jak mogłyby zarządzenia o symbolu 011 (prezesa) znaleźć się także w tecze zarządzeń dyrektora z symbolem 012.
W moim sądzie jest zatwierdzona w 2006 roku instrukcja i RWA z 2010r.

Tytuł: Odp: Prowadzenie teczek - znakowanie spraw, teczek i pism
Wiadomość wysłana przez: Pawel w Grudzień 04, 2013,
Mamy o tyle lepiej, że zarządzenia Prezesa są jedną klasą, Dyrektora inną a wspólne jeszcze pod inną dlatego u nas nie ma problemu, a pytałem o to czy ktoś ma zatwierdzoną IK w Sądzie przez AP bo ewentualnie poprosiłbym o podesłanie jej do wglądu, teraz jesteśmy w trakcie nanoszenia poprawek na poprzednią przed odesłaniem do AP w celu zatwierdzenia.
Tytuł: Odp: Prowadzenie teczek - znakowanie spraw, teczek i pism
Wiadomość wysłana przez: muniekdm w Luty 27, 2017,
Takie ma zagadnienie dotyczące znaku sprawy. W moim sądzie w IK został określony symbol komórki jedynie dla oddziału administracyjnego i księgowości. Co zrobić z pozostałymi komórkami, które prowadzą dokumentację. Niektórzy w wydziałach wpisują symbol A (Oddział Administracyjny). Także Komisja Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych posługuję się tym symbolem. Dostanę teczki z Administracji i ZFŚŚ z takim samym znakiem sprawy :) Co zrobić poza tym, że trzeba zmienić IK?
Tytuł: Odp: Prowadzenie teczek - znakowanie spraw, teczek i pism
Wiadomość wysłana przez: PatMaj w Luty 28, 2017,
Bardzo dziwne, żeby oddziały nie miały swojego skrótu, albo chociażby nazwy... Jakoś te komórki trzeba identyfikować. Nie miałam styczności z sądami, ale chociażby Oddział Spraw Cywilnych mógłby mieć skrót OC
Tytuł: Odp: Prowadzenie teczek - znakowanie spraw, teczek i pism
Wiadomość wysłana przez: Śpioszek w Luty 28, 2017,
Takie ma zagadnienie dotyczące znaku sprawy. W moim sądzie w IK został określony symbol komórki jedynie dla oddziału administracyjnego i księgowości. Co zrobić z pozostałymi komórkami, które prowadzą dokumentację. Niektórzy w wydziałach wpisują symbol A (Oddział Administracyjny). Także Komisja Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych posługuję się tym symbolem. Dostanę teczki z Administracji i ZFŚŚ z takim samym znakiem sprawy :) Co zrobić poza tym, że trzeba zmienić IK?

Zerknij w Wasz Regulamin Organizacyjny, jakie macie komórki i wówczas należy określić wg komórek ich symbole- jako załącznik do RO lub odrębnym aktem normatywnym (zarządzeniem itp.)
Tam też będzie określony zakres zadań komórek- jeśli ZFŚS wchodzi w kompetencje Oddziału Administracji- dostanie symbol tejże komórki.
Tytuł: Odp: Prowadzenie teczek - znakowanie spraw, teczek i pism
Wiadomość wysłana przez: archiwonka w Luty 28, 2017,
Nie wiem jak to wyglada w sądach,ale administracja to dosyć szerokie pojecie, a dokumentacja dotycząca ZFŚS może wchodzić w kompetencje księgowości i kadr.Na pismach które otrzymuję  z sadow,jest zazwyczaj znak sprawy, na który składa się  symbol komorki=w tym wypadku oznaczenie wydzialu. W AP, które zatwierdzalo nasze normatywy,uznano ze instrukcja kancelaryjna nie powinna zawierać symboli organizacyjnych.
Tytuł: Odp: Prowadzenie teczek - znakowanie spraw, teczek i pism
Wiadomość wysłana przez: muniekdm w Luty 28, 2017,

Zerknij w Wasz Regulamin Organizacyjny, jakie macie komórki i wówczas należy określić wg komórek ich symbole- jako załącznik do RO lub odrębnym aktem normatywnym (zarządzeniem itp.)
Tam też będzie określony zakres zadań komórek- jeśli ZFŚS wchodzi w kompetencje Oddziału Administracji- dostanie symbol tejże komórki.
[/quote]

Gdyby jeszcze był ten Regulamin Organizacyjny :) ZFŚS  jest osobnym tworem. Tak się porobiło gdy IK tworzą dyrektorzy :) Mam tylko dylemat czy przyjmować teczki z wydziałów, gdy w znaku sprawy symbol komórki organizacyjnej będzie błędny.
Tytuł: Odp: Prowadzenie teczek - znakowanie spraw, teczek i pism
Wiadomość wysłana przez: archiwonka w Marzec 01, 2017,
Mam pytanie dotyczące pism wewnętrznych np. zaopatrzenia w meble. U nas wygląda to tak:piszemy pismo w 2 egzemplarzach,idziemy z nim do Dyrektora, który wyraża zgodę. Egzemplarz zostawiam dla siebie drugi zanoszę  do działu zamówień. I teraz zamówienia są komórką merytoryczną- odpowiedzialna za załatwienie sprawy,jednak w naszym zakładzie nie praktykuje się pisania odpowiedzi na pisma wewnetrzne-zamówienia kupują i dostarczają.Czyli albo mają dokumentację nietworzaca akt sprawy jeśli mają same wnioski o zaopatrzenie albo dokumentację tworząca akta spraw jeśli w danej kwestii prowadzą jakas korespondencję z firmami mającymi wykonać to zamówienie,Tak?A jak komórka organizacyjna,która wszczęła sprawę  ma oznaczać takiego rodzaju pisma?Symbol swojej komórki organizacyjnej i hasło dotyczące zaopatrzenia?
Tytuł: Odp: Prowadzenie teczek - znakowanie spraw, teczek i pism
Wiadomość wysłana przez: MarcinP w Marzec 01, 2017,
A zatem komórką merytoryczną do zakupu mebli jest ta druga komórka, a nie Wasza. W Waszej wniosek o zakup mebli będzie mieć najwyżej kat. Bc. Szkoda papieru na kat. Bc i najlepiej sporządzić wniosek w jednym egzemplarzu.
Tytuł: Odp: Prowadzenie teczek - znakowanie spraw, teczek i pism
Wiadomość wysłana przez: archiwonka w Marzec 01, 2017,
Dokładnie tak myślałam,tylko dopóki nie dostanę " tych mebli "to wolałabym mieć to pismo???? Czyli żeby mi nie zasmiecali składnicy mogę spokojnie powiedzieć ze dokumentacje tego typu zamiast porządkować wrzucić do niszczareczki, zgadza się?
Tytuł: Odp: Prowadzenie teczek - znakowanie spraw, teczek i pism
Wiadomość wysłana przez: Jarek w Marzec 02, 2017,
Ale komu chcesz tak powiedzieć? Co ma trafić do niszczarki? Jedyny zbędny egzemplarz pisma to Twój.
Tytuł: Odp: Prowadzenie teczek - znakowanie spraw, teczek i pism
Wiadomość wysłana przez: archiwonka w Marzec 02, 2017,
Ale komu chcesz tak powiedzieć? Co ma trafić do niszczarki? Jedyny zbędny egzemplarz pisma to Twój.
Miałam na myśli inne komórki organizacyjne, które ten drugi egzemplarz przechowują,a potem chcą zdawać  mi tego rodzaju dokumentację  do składnicy.Nie miałam na myśli komórki  merytorycznej,której zadaniem jest załatwienie sprawy...
Tytuł: Odp: Prowadzenie teczek - znakowanie spraw, teczek i pism
Wiadomość wysłana przez: PatMaj w Marzec 02, 2017,
a nie powinno być tak, że owszem komórka niemerytoryczna rejestruje takie pisma, ale zachowując ją u siebie jako kategorię Bc? Następnie w momencie brakowania z archiwum zakładowego, archiwista dopisuje dokumentację Bc do spisu dokumentacji przeznaczonej na brakowanie (wprost z komórek, bez przekazywania do a.z.)?
Tytuł: Odp: Prowadzenie teczek - znakowanie spraw, teczek i pism
Wiadomość wysłana przez: MarcinP w Marzec 02, 2017,
Zasadą jest przekazywanie dokumentacji do archiwum zakładowego - zarówno: kat. B, Bc oraz kat. A. U mnie wygląda to w ten sposób, że wszystko jest przekazywane do archiwum, a kat. Bc. jest brakowana tak jak pozostała, a więc po uzyskaniu zgody wydanej przez właściwe archiwum państwowe. Nie wolno niszczyć kat. Bc bez zgody archiwum państwowego.
Należy zmierzać do tego, aby nie wytwarzać zbędnej kat. Bc. Mniej papieru, mniej problemu :)
Tytuł: Odp: Prowadzenie teczek - znakowanie spraw, teczek i pism
Wiadomość wysłana przez: archiwonka w Marzec 02, 2017,
Rozumiem,ze jeśli 5 instrukcji, procedur straciło ważność,wtedy te instrukcje z 20 komórek organizacyjnych otrzymujecie z kat Bc i brakujecie, a tylko z komórki merytorycznej przechowujecie przez 25 lat...Jesli coś nie wpływa do składnicy akt, to przecież nie napiszę  wniosku do  AP o brakowanie,jeśli nie mam tego w posiadaniu...
Tytuł: Odp: Prowadzenie teczek - znakowanie spraw, teczek i pism
Wiadomość wysłana przez: muniekdm w Marzec 02, 2017,
Należy dążyć, aby każda dokumentacja trafiała do składnicy czy archiwum. Ja ostatnio stosuję u siebie taki zabieg, iż komórka organizacyjna przekazuje dokumentację kat BC, a ja przy najbliższej okazji wciągam tę dokumentację na spis brakowania. Nie ma sensu trzymać kopii, zwłaszcza, że w archiwum miejsca brak.
Tytuł: Odp: Prowadzenie teczek - znakowanie spraw, teczek i pism
Wiadomość wysłana przez: Śpioszek w Marzec 03, 2017,
Należy dążyć, aby każda dokumentacja trafiała do składnicy czy archiwum. Ja ostatnio stosuję u siebie taki zabieg, iż komórka organizacyjna przekazuje dokumentację kat BC, a ja przy najbliższej okazji wciągam tę dokumentację na spis brakowania. Nie ma sensu trzymać kopii, zwłaszcza, że w archiwum miejsca brak.

I tak i nie- jeśli mamy dokumentację kategorii Bc, która pojawia nam się w jrwa, a w momencie potencjalnego przekazywania do az nie ma już wartości bieżącej- to jaki jest sens wciągać ją na stan az...? Można, tylko pytanie po co... nie dokładajmy sobie pracy i nie zaśmiecajmy ewidencji archiwum...
Skoro dopuszcza się brakowanie bc z poziomu stanowiska, to korzystajmy z tego. Wówczas brakujemy ww. dokumentację z poziomu komórki organizacyjnej- oczywiście w porozumieniu z archiwistą zakładowym i za zgodą ap. 

Pozostała Bc, którą sobie wytworzymy, a której nie ma w jrwa, i jest powstanie nie wynika z wewnętrznych procedur, instrukcji- jest zwykłym śmieciem ;)
To, że ktoś sobie skserował np. komplet zarządzeń i trzyma je na stanowisku, nie oznacza że w momencie ich dezaktualizacji musi występować do ap o zgodę aby je wyrzucić. Nie dajmy się zwariować...
Tytuł: Odp: Prowadzenie teczek - znakowanie spraw, teczek i pism
Wiadomość wysłana przez: archiwonka w Marzec 03, 2017,
Pozostała Bc, którą sobie wytworzymy, a której nie ma w jrwa, i jest powstanie nie wynika z wewnętrznych procedur, instrukcji- jest zwykłym śmieciem ;)
To, że ktoś sobie skserował np. komplet zarządzeń i trzyma je na stanowisku, nie oznacza że w momencie ich dezaktualizacji musi występować do ap o zgodę aby je wyrzucić. Nie dajmy się zwariować...
Nie wiem jak jest w Waszych jrwa, ale  w moim mam tylko kategorię  archiwalna dla komórki merytorycznej...
Tytuł: Odp: Prowadzenie teczek - znakowanie spraw, teczek i pism
Wiadomość wysłana przez: Jarek w Marzec 03, 2017,
Bo zapisy o Bc umieszcza się teraz tylko w instrukcji kancelaryjnej. Jeśli tworzysz sprawę, czy odkładasz do teczki która ma symbol z jrwa to wówczas traktujesz jako Bc archiwizowane.
Tytuł: Odp: Prowadzenie teczek - znakowanie spraw, teczek i pism
Wiadomość wysłana przez: archiwonka w Marzec 03, 2017,
Gorzej jeśli takiego zapisu w instrukcji nie ma...
Nasunęło mi się inne pytanie-często w uwagach dotyczących jrwa są  zawarte takie informacje np. umowy,relacje ze współpracy, merytoryczna korespondencja, pozostałe akta kat. B5-co zrobić jeśli w danej komórce jest dokumentacja dotycząca kat.B25 i B5?
Tytuł: Odp: Prowadzenie teczek - znakowanie spraw, teczek i pism
Wiadomość wysłana przez: Śpioszek w Marzec 03, 2017,
Gorzej jeśli takiego zapisu w instrukcji nie ma...
Nasunęło mi się inne pytanie-często w uwagach dotyczących jrwa są  zawarte takie informacje np. umowy,relacje ze współpracy, merytoryczna korespondencja, pozostałe akta kat. B5-co zrobić jeśli w danej komórce jest dokumentacja dotycząca kat.B25 i B5?

Rozumiem, że chodzi o to jeśli w danej teczce jest dokumentacja B5 i B25 razem?
Kwalifikacja teczki pozostaje przy kategorii wyższej, kat. B5 można wyautować podczas porządkowania teczki. A na przyszłość przeszkolić komórki żeby nie łączyły kategorii niskiego okresu przechowywania z wyższą ;)
Tytuł: Odp: Prowadzenie teczek - znakowanie spraw, teczek i pism
Wiadomość wysłana przez: archiwonka w Marzec 03, 2017,
W ciagu jednego roku w komórce organizacyjnej do hasła klasyfikacyjnego przyporządkowujemy dokumentację-ma ona kat. B25, w tej samej komórce wytwarzana jest dokumentacja dotycząca tego samego hasła klasyfikacyjnego tylko innej kat archiwalnej np B5-co wtedy- czy komórka powinna stworzyć osobną teczkę,  spis spraw z tym haslem klasyfikacyjnym,ale inna kategorią?
Tytuł: Odp: Prowadzenie teczek - znakowanie spraw, teczek i pism
Wiadomość wysłana przez: Śpioszek w Marzec 03, 2017,
W ciagu jednego roku w komórce organizacyjnej do hasła klasyfikacyjnego przyporządkowujemy dokumentację-ma ona kat. B25, w tej samej komórce wytwarzana jest dokumentacja dotycząca tego samego hasła klasyfikacyjnego tylko innej kat archiwalnej np B5-co wtedy- czy komórka powinna stworzyć osobną teczkę,  spis spraw z tym haslem klasyfikacyjnym,ale inna kategorią?

Tworzymy dwie podteczki, jedna będzie miała kat. B25 druga B5. W innym przypadku powielisz znaki spraw ;)
Tytuł: Odp: Prowadzenie teczek - znakowanie spraw, teczek i pism
Wiadomość wysłana przez: Ewap w Marzec 06, 2017,
W ciagu jednego roku w komórce organizacyjnej do hasła klasyfikacyjnego przyporządkowujemy dokumentację-ma ona kat. B25, w tej samej komórce wytwarzana jest dokumentacja dotycząca tego samego hasła klasyfikacyjnego tylko innej kat archiwalnej np B5-co wtedy- czy komórka powinna stworzyć osobną teczkę,  spis spraw z tym haslem klasyfikacyjnym,ale inna kategorią?

Szczerze przyznam, że kompletnie nie rozumiem pytania. W wykazie akt kategoria jest jedna dla komórki merytorycznej dla danej klasy z JRWA. W ramach takiej klasy rejestrujemy sprawy. Dokumentacja nie występuje ot tak sobie, jest przyporządkowana do sprawy (wyjątkiem jest jedynie dokumentacja nietworząca akt sprawy, ale to inny przypadek). Mamy więc szereg akt spraw składających się na daną teczkę aktową odpowiadającą klasie końcowej z JRWA. Skąd więc pomysł na inną kategorię archiwalną?

W ciagu jednego roku w komórce organizacyjnej do hasła klasyfikacyjnego przyporządkowujemy dokumentację-ma ona kat. B25, w tej samej komórce wytwarzana jest dokumentacja dotycząca tego samego hasła klasyfikacyjnego tylko innej kat archiwalnej np B5-co wtedy- czy komórka powinna stworzyć osobną teczkę,  spis spraw z tym haslem klasyfikacyjnym,ale inna kategorią?

Tworzymy dwie podteczki, jedna będzie miała kat. B25 druga B5. W innym przypadku powielisz znaki spraw ;)

A to już jest kompletne pomieszanie pojęć. Podteczka to odpowiednik wydzielonej grupy spraw. Powstaje gdy chcemy wydzielić jakąś grupę spraw z teczki macierzystej celem ich odrębnej rejestracji. Podstawą wydzielenia nie mogą więc być kategorie archiwalne. Nie można też w miejsce teczki macierzystej założyć dwóch podteczek i zaniechać prowadzenia spraw w teczce macierzystej.
Proponuję więc nie iść tą drogą.

Warto jeszcze raz wrócić do zasadniczego pytania, skąd te dwie kategorie archiwalne dla jednej klasy z JRWA w komórce merytorycznej?
Tytuł: Odp: Prowadzenie teczek - znakowanie spraw, teczek i pism
Wiadomość wysłana przez: Ewap w Marzec 06, 2017,
Gorzej jeśli takiego zapisu w instrukcji nie ma...
Nasunęło mi się inne pytanie-często w uwagach dotyczących jrwa są  zawarte takie informacje np. umowy,relacje ze współpracy, merytoryczna korespondencja, pozostałe akta kat. B5-co zrobić jeśli w danej komórce jest dokumentacja dotycząca kat.B25 i B5?

Znalazłam ten opis i chyba to jest odpowiedź na moje pytanie  :D
Zostawiam na boku kwestię dyskusji nad zasadnością takich zapisów w JRWA, bo z punktu widzenia kancelaryjnego i informatycznego to są zapisy niemożliwe do stosowania...
Generalnie chodzi o to, że akta spraw w takiej teczce są kategorii B25. Taki zapis w JRWA daje jednak możliwość przeglądu tych akt spraw po 5 latach i wyłączenia tej części dokumentów z pojedynczych akt spraw, które spełniają przesłanki kwalifikacji do tej kategorii archiwalnej.
Zdecydowanie więc nie ma taki zapis wpływu na tworzenie podteczek lub jeszcze innych wydzielonych teczek. Tworzymy bowiem i przechowujemy akta spraw, a to czy chcemy czy nie coś wyłączać z takich pojedynczych akt spraw do brakowania wcześniej zależy od nas, ale nie ma takiego obowiązku.
Tytuł: Odp: Prowadzenie teczek - znakowanie spraw, teczek i pism
Wiadomość wysłana przez: archiwonka w Marzec 08, 2017,
Jeśli nie ma zasadności wydzielania podteczki,to kto może  wyłączyć część dokumentacji katB5 z kat B25? Komórka merytoryczną czy składnica?Jeśli składnica to skąd archiwista ma wiedzieć,ze wśród kat B25 znajduje się  kat B5? Najłatwiej byłoby tego nie wydzielac...gorzej jeśli cierpimy na brak miejsca a dokumentacji kat B5 jest więcej niż B25...
Tytuł: Odp: Prowadzenie teczek - znakowanie spraw, teczek i pism
Wiadomość wysłana przez: Ewap w Marzec 08, 2017,
Jeśli nie ma zasadności wydzielania podteczki,to kto może  wyłączyć część dokumentacji katB5 z kat B25? Komórka merytoryczną czy składnica?Jeśli składnica to skąd archiwista ma wiedzieć,ze wśród kat B25 znajduje się  kat B5? Najłatwiej byłoby tego nie wydzielac...gorzej jeśli cierpimy na brak miejsca a dokumentacji kat B5 jest więcej niż B25...

To nie jest kwestia zasadności, czy nie. Po prostu nie istnieje podteczka ze względu na kwalifikację archiwalną.
Kto ma to robić? Ten kto teczką aktualnie dysponuje. Jeżeli jest jeszcze w komórce i jest zdawana do składnicy, to może to uczynić pracownik komórki. Jeżeli jest w składnicy to może to uczynić opiekun składnicy. Podkreślam słowo może, bo nie musi i może wszystko przechowywać aż upłynie 25 lat.
Skąd archiwista ma wiedzieć? No któż jak nie archiwista ma wiedzieć jak się kwalifikuje dokumentację? Zresztą wtedy działa zgodnie z ustaleniami zawartymi w JRWA. Jak tego nie potrafi i nie wie jak to zrobić, to po prostu tego nie robi.
Wydzielanie części dokumentacji z teczek nie spowoduje że zwolni się drastycznie miejsce w składnicy. To raczej problem systematyczności w brakowaniu dokumentacji, która nie budzi wątpliwości. No chyba, że ta teczka (klasa z JRWA), o której dyskutujemy to sławna "współpraca" i jest to jedyna teczka którą zakładają pracownicy by wkładać tam wszystko...
Poza tym co do miejsca w składnicy, to ono powinno być przewidziane na zasób wytwarzany w ciągu co najmniej 10 lat...
Tytuł: Odp: Prowadzenie teczek - znakowanie spraw, teczek i pism
Wiadomość wysłana przez: muniekdm w Czerwiec 03, 2017,
Mam problem dotyczący symbolu komórki organizacyjnej. Co zrobić, gdy w IK jest tylko podany symbol komórki organizacyjnej dla Administracji i Księgowości? Dla pozostałych wydziałów nie przewidziano żadnych symboli. Jaki ma wyglądać znak sprawy w tych wydziałach? Niektórzy stosują A jak administracja  :)
Tytuł: Odp: Prowadzenie teczek - znakowanie spraw, teczek i pism
Wiadomość wysłana przez: metricisRegninotarii w Czerwiec 05, 2017,
W przypadku gdy nie masz tego w wykazie symboli jednostek organizacyjnych pozostaje Ci albo stosowanie tegoż nieszczęsnego "A" albo prowizorka - wydziały orzecznicze przecież mają swoje oznaczenia, można to skrócić i mamy np. I C, II K, III RiN etc., chyba że sąd mniejszy i wydziałów niedużo to nawet może zostać samo C, K, RiN czy nawet samo R. Tak czy inaczej, jeśli to ma funkcjonować w dłuższym okresie czasowym, to trzeba napisać do AP o zgodę na zmianę w instrukcji.

PS. Edycja działa! :D
Tytuł: Odp: Prowadzenie teczek - znakowanie spraw, teczek i pism
Wiadomość wysłana przez: MarcinP w Czerwiec 15, 2017,
Kwestia stosowanych symboli komórek organizacyjnych winna zostać niezwłocznie uregulowana w dokumentach określających strukturę wewnętrzną.
Tytuł: Odp: Prowadzenie teczek - znakowanie spraw, teczek i pism
Wiadomość wysłana przez: Edyta0909 w Wrzesień 05, 2017,
Witam, i ja od teraz będę miała szereg pytań bo wypadłam z obiegu, a na starość przyszło mi odnaleźć się w wy uczonym zawodzie. Otóż i instytucji zwanej zespolem żłobków podlegających pod urząd miasta znajduje się 8 podległych żłobków. Znak sprawy wg ich instrukcji dla każdej sprawy zaczyna się od MZŻ. Xx/x/rok. I tu moje pytanie. Na jakiej zasadzie przyjmować te ich akta do archiwum zakładowego, mało tego jak opisywać teczki? Wychodzi na to że zespół, jak i 8podkeglych żłobków to jednostka organizacyjna i...  tyle? Ja to sie dziwię że ktoś to zaakceptowal
Tytuł: Odp: Prowadzenie teczek - znakowanie spraw, teczek i pism
Wiadomość wysłana przez: muniekdm w Listopad 20, 2018,
Mam taką wątpliwość dotyczącą spraw socjalnych. Pracownicy składają wniosek o świadczenie świąteczne. Każdy wniosek pracownika rejestrowany jest pod osobnym znakiem sprawy. Zastanawiam się czy to jest dobra praktyka, bo jednak wnioski dotyczą tej samej sprawy.
Tytuł: Odp: Prowadzenie teczek - znakowanie spraw, teczek i pism
Wiadomość wysłana przez: Rovan w Listopad 20, 2018,
wnioski dotyczą tej samej sprawy.

Polemizowałbym. Każdy wniosek rozpatrywany jest jak mniemam indywidualnie. Co więcej, każdy może zostać rozpatrzony inaczej. Moim zdaniem sprawą nie jest tutaj świadczenie świąteczne jako takie (ogółem dla wszystkich pracowników), lecz świadczenie świąteczne dla konkretnego pracownika, który o nie zawnioskował. Zatem ile wniosków, tyle spraw.
Tytuł: Odp: Prowadzenie teczek - znakowanie spraw, teczek i pism
Wiadomość wysłana przez: stany w Listopad 21, 2018,
Zgadzam się z Rovanem.
Tytuł: Odp: Prowadzenie teczek - znakowanie spraw, teczek i pism
Wiadomość wysłana przez: Forumowicz w Październik 07, 2021,
Mam pytanie odnośnie umów zawieranych przez PUP z pracodawcą w ramach prac interwencyjnych, doposażenia lub wyposażenia stanowiska pracy - w mojej jednostce organizacyjnej każda umowa stanowi osobną jednostkę archiwalną, w której znajdują się wniosek o zorganizowanie prac z załącznikami, umowa, korespondencja dotycząca umowy, dokumenty dostarczane co miesiąc przez pracodawcę, itd. Czy te umowy stanowią jedną teczkę rzeczową i spis spraw powinien być dołączony do pierwszej umowy w danym roku?
Tytuł: Odp: Prowadzenie teczek - znakowanie spraw, teczek i pism
Wiadomość wysłana przez: Forumowicz w Styczeń 20, 2022,
Pytam, ponieważ będę przyjmować dokumentację z komórki organizacyjnej, a jedna z teczek ma tytuł: Rejestr umów i zawiera tylko spis spraw, na którym wypisane są wszystkie kolejno zawierane umowy.
Tytuł: Odp: Prowadzenie teczek - znakowanie spraw, teczek i pism
Wiadomość wysłana przez: EwelinaP w Styczeń 21, 2022,
Skoro to rejestr, to zawiera tylko spis. Zrobiłabym z tego osobną teczkę. Właściwe umowy mogą być osobnymi teczkami. Można i tak. Ale można też zebrać kilka umów wraz z dokumentacją towarzyszącą, czyli de facto akta poszczególnych spraw i standardowo połączyć je w teczki, a spis spraw, czyli rejestr dołączyć na początku pierwszego tomu. Podejrzewam, że byłoby kilka tomów takiej dokumentacji. Należy więc rozważyć sposób archiwizacji, by ułatwić sobie do niej dostęp. Dużo zależy od tego, jak często sięga się do takich teczek. Jeśli często, to ja wybrałabym pierwszą opcję, czyli każda sprawa (umowa) osobno, rejestr także w osobnej teczce. Jest wtedy dłuższy spis, ale od razu wiemy, którą teczkę z archiwum wyciągnąć. Jeśli natomiast z akt korzystacie sporadycznie, to można zebrać więcej umów w teczkę i zrobić to jako jedną pozycję na spisie zd-odb z oznaczeniem ilości tomów.
Tytuł: Odp: Prowadzenie teczek - znakowanie spraw, teczek i pism
Wiadomość wysłana przez: Forumowicz w Styczeń 21, 2022,
Bardzo dziękuję za wyjaśnienie :) Tych umów jest bardzo dużo w ciągu roku, więc rzeczywiście byłoby wiele tomów. dodatkowo każda teczka ma dużo dokumentacji.
Jeśli często, to ja wybrałabym pierwszą opcję, czyli każda sprawa (umowa) osobno, rejestr także w osobnej teczce. Jest wtedy dłuższy spis, ale od razu wiemy, którą teczkę z archiwum wyciągnąć.
To już wiem co zrobić. Dziękuję :)