IFAR

Internetowe Forum Archiwalne => Archiwa Zakładowe => Wątek zaczęty przez: seguar w Maj 06, 2011,

Tytuł: Archiwista zakładowy - koordynator czynności kancelaryjnych
Wiadomość wysłana przez: seguar w Maj 06, 2011,

Witam,
tak się złożyło, że od niedawna, jedynie po czysto teoretycznym szkoleniu I-go stopnia zostałem "rzucony na głęboką wodę" jako archiwista w starostwie. Na dodatek w związku z nową instrukcją zostałem "mianowany" koordynatorem czynności kancelaryjnych. I w związku z tym mam ogromną prośbę. Czy możecie koleżanki i koledzy podpowiedzieć:
1. od czego powinienem zacząć przygotowanie merytoryczne do pełnienia funkcji koordynatora.
2. jakie czynności/zadania powinienem wykonać w pierwszej kolejności po objęciu tego stanowiska

Ewentualnie proszę o jakąkolwiek pomoc w ustaleniu harmonogramu zajęć, żebym mógł po prostu jakoś wystartować w tym temacie. Jestem zupełnie "zielony" więc bardzo proszę o wyrozumiałość.

Z góry dziękuję za pomoc

Tytuł: Odp: Archiwista zakładowy - koordynator czynności kancelaryjnych
Wiadomość wysłana przez: Jarek w Maj 09, 2011,

Nie ma się czego przestraszać, praca na przedpolu archiwalnym to albo rzucanie się na głęboką wodę, albo stąpanie po grząskim gruncie  :)

Przygotowanie merytoryczne zacznij od naprawdę gruntownej lektury rozporządzenia. Warto też zapoznać się w podobny sposób ze wcześniejszymi takimi normatywami obowiązującymi w starostwie.

Rozporządzenie określa zadania koordynatora czynności kancelaryjnych: bieżący nadzór nad prawidłowością wykonywania czynności kancelaryjnych, w szczególności w zakresie (1) doboru klas z wykazu akt do załatwianych spraw, (2) właściwego zakładania spraw i (3) prowadzenia akt spraw.
Nadzór nad doborem klas sprowadza się do doradzania czy wręcz wskazywania pracownikom klas z wykazu, pod którymi mają zakładać teczki i rejestrować dane rodzaje spraw. Nadzór nad właściwym zakładaniem spraw i prowadzeniem akt spraw widzę jako kontrole wewnętrzne prowadzone w tym zakresie. Do tego wszystkiego dochodzą jeszcze szkolenia dla pracowników. Jako koordynator i archiwista w jednej osobie będziesz miał nadzór nad całym "życiem" dokumentacji w Twojej jednostce. Powinieneś też ewentualnie  pomyśleć nad opracowaniem zarządzenia wewnętrznego regulującego niektóre czynności kancelaryjne bardziej szczegółowo niż rozporządzenie.
pozdrawiam