IFAR

W przygotowywanym projekcie instrukcji kancelaryjnej dopuściłem możliwość - przy wysyłce pisma wychodzącego - podawania kolejnego numeru pisma po znaku sprawy (przykładowo: ABC.233.2.2024.2). Jest to zresztą zgodne ze wzorem podanym na stronie archiwa.gov.pl; plik: IK-tradycyjny-2013, §23 ust. 8.

W instytucji, w której pracuję ta kwestia została poruszona i zapytano mnie, co z weryfikacją tychże pism, a dalej co z kompletnością spraw przy zdawaniu dokumentacji do archiwum zakładowego? Poruszono też kwestię zapisywania każdego pisma w spisie spraw, bo tylko tak będzie można kontrolować kompletność dokumentacji, a nawet daleko idącej modyfikacji tego spisu w spis pism...

Moje argumenty, że sprawę można rejestrować tylko raz i że za kompletność (ponownie zgodnie z przygotowywanym projektem) odpowiada osoba zdająca ww. dokumentację i że powinna ona ułożyć ją chronologicznie w obrębie spraw, są za słabe. W związku z tym mam pytanie, czy ktoś ma pomysł na rozwiązanie tej sprawy?

Z góry dziękuję za odzew.

Szanowne Koleżeństwo,

chciałbym Was prosić o pomoc w interpretacji § 53 ust. 7, który to mówi o tym, że dopuszcza się zakładanie teczek dla akt jednej sprawy. Niestety nie mówi on w jakich przypadkach jest to dopuszczalne, ani jak to miałoby wyglądać. Niektórzy interpretują to w ten sposób, że mogą sobie wyciągnąć ze spisu spraw dla symbolu X jakieś konkretne sprawy (bo np. się nie zakończyły), włożyć je fizycznie do osobnych teczek aktowych (nie zmieniając znaku sprawy oczywiście) i tyle. Nie chce mi się wierzyć, że taka interpretacja jest poprawna, ponieważ generowałaby ogromny chaos w dłuższej perspektywie, ponieważ idąc tym tropem, każdy mógłby sobie wyłączać niezakończone sprawy i oddawać je w innym terminie niż resztę teczki aktowej.
Będę bardzo wdzięczny za pomysły

U nas sprawa wygląda podobnie. Jest w ciągu roku np. 1500 spraw i tylko kilka np. 4 się nie skończyły. Sprawy te mogą się toczyć jeszcze rok, może 2 a nawet 5 lat. Ogrom powstałej dokumentacji nie pozwala trzymać tego na stanowisku pracy. Jest taka praktyka, że na spisie spraw w sprawach niezakończonych jest adnotacja "pozostawiono na stanowisku pracy". Wiem, że praktyka taka jest niewłaściwa, ale w jaki sposób można to sensownie rozwiązać, żeby te kilkadziesiąt tomów spraw zakończonych można było oddać  nie czekając na zakończenie wszystkich spraw z danego roku? Zastanawiam się też w jakim trybie komórki później będą chciały oddać te cyt. "zostawione na stanowisku pracy"...

Witam, mam pytanie z innej beczki. Sprawa tyczy się wypadków przy pracy. Bhpowcy nadają im numer sprawy dopiero na sam koniec, tzn. mając już protokół powypadkowy. Wcześniej może się okazać, że tego wypadku jednak nie będzie, bo pracownik zrezygnował ze zgłoszenia, albo np. zgon nastąpił w wyniku zawału niezwiązanego z pracą, a co za tym wszystkim idzie nie będzie protokołu powypadkowego. W związku z tym twierdzą, że rejestrując każde zdarzenie numer sprawy nie będzie się zgadzał z numerem protokołu, np. będzie 8 sprawa, a protokół nr 3. Czy taka praktyka jest właściwa?

To się nie trzyma kupy. Wojewódzki inspektorat czego? Podleganie wojewodzie oznacza przynależność do administracji zespolonej. Stosowanie rozporządzenia z 2011 r. dotyczy tylko administracji zespolonej.

No i przede wszystkim - on to sam zmienił, bez udziału archiwum państwowego?

Chciałabym odświeżyć wątek.

Jak postępujecie z teczkami z Biura Rady w zw. z rozpoczęciem nowej kadencji?
Czy jest kontynuowana teczka w danym roku kalendarzowym, mimo iż jest nowa kadencja? Czy może zakładana jest nowa teczka dla sesji z nowej kadencji, ale wtedy powtórzyłby się znak w obrębie roku kalendarzowego? Czy mogę prosić o jakieś praktyczne wskazówki jak to zrobić by było ok?