IFAR
Internetowe Forum Archiwalne => Archiwizacja materiałów cyfrowych i digitalizacja analogowych => Wątek zaczęty przez: Kazimierz Schmidt w Czerwiec 22, 2005,
-
Póki co nie dysponujemy zintegrowanym systemem informacji i jeszcze długo nie będziemy takowym dysponować.
Zgadzam się. Przy nabożnym kulcie dla metodyki archiwalnej ukształtowanej w czasach dyliżansów pocztowych i wynikającej stąd hierarchii podejmowanych w archiwach zadań, braku systemu motywującego najwydajniejszych pracowników, lekceważącym często traktowaniu potrzeb użytkowników, nie docenianiu możliwości jakie dla zintensyfikowania wielu czynności w archiwach mogłyby dać korzystanie z prac zleconych tak się zapewne dziać będzie.
A tak na marginesie archiwalna informacja elektroniczna aby była efektywnie wykorzystywana nie musi nie musi być od razu integrowana. Wystarczą porządne wyszukiwarki. Pozdrawiam.
witam
przpominam, że chodziło o ilość archiwów elektronicznych...
Jeśłi chodzi o liczbę archiwów elektronicznych to moim zdaniem - i tu zgadzam się z Panią Justyną Adamus - powinno być jedno. To nie znaczy że dokumenty elektroniczne mają być przechowywane w jednym miejscu, co również zostało już tu powiedziane. Ale to nie znaczy też, że pracownicy tegoż archiwum muszą pozostawać w jednym miejscu. Na dobrą sprawę mogą pracować w domu (koszty!). Pytanie tylko co mieliby robić? Metadane pozwolą dokumenty uporządkować i przeszukiwać w sposób w pełni zautomatyzowany więc po co archiwiści? Wystarczy kilku pracowników, którzy w magazynach będą odkurzać cd, dvd, czy inne nośniki. Może należałoby zapytać też o rolę archiwistów w przyszłości zdominowanej przez e-dok?
(...)
Przeniosłem te dwa cytaty z tematu Ile powinno być archiwów elektronicznych? aby zapoczątkowac dyskusję o tym czym będą się zajmować archiwiści zajmujący się dokumentem elektronicznym.
Bo tak:
1. Na pewno daje się zauwazyć przywiązanie do metodyki archiwalnej ukształtowanej w czasach dyliżansów... :D. Na ostatniej konferencji Jerzy Skowonek Dedicata pozwoliłem sobie nazwać taką metodykę "carrier oriented". Myślę, że ta metodyka jest bardzo dobra tylko że ... 10 lat temu. To faktycznie był rekord świata umieć znaleźć informację na podstawie tak skąpych danych. Ale dzisiaj jest już inaczej a archiwiści nie bardzo potrafią się od nośnika oderwać i realizować politykę "content oriented". Czyli zamiast przywiązywać informację do nośnika trzeba przywiązywać nośniki do informacji. To się po prostu w głowie nie mieści! Na dictum że nośniki są tylko chwilowym miejscem przechowywania dokumentacji elektronicznej ortodoksi mówią duże NIE BO TAKA JEST METODYKA. Trudno się wtedy dyskutuje...
2. Czy długo nie będziemy dysponować zintegrowanym systemem informacji? Jak nie będziemy o nim mówić, przymierzać się, planować środki (nawet jak ich od razu nie dostaniemy) to na pewno go nie będzie.
Wydaje mi się, że jednak można spróbowac policzyć ile kosztuje dzisiejsza przestarzała metodyka. Okaże się że wcale nie tak mało. Ponadto każda produkcja wymaga ... utylizacji. I szansą dla archiwów jest właśnie konieczność stworzenia zaufanego miejsca do przechowywania dokumentacji "born digital". Podkreślam: KONIECZNOŚĆ.
3. Czy informacja musi być integrowana? Pewnie że nie musi. Ale POWINNA. Porządne wyszukiwarki pozwalają na odnalezienie wielu rzeczy ale skoro potrafiliśmy dokładnie okreslić jak ma wyglądać teczka aktowa to dlaczego nie możemy dokładnie określić jakie metadane mają być przyporządkowane do "elektroteczki"? Co takiego stoi na przeszkodzie? Jak takie "elektroteczki" możnaby kszałtować opisaliśmy tu:
http://epl.icm.edu.pl/e-PL/
Ponadto są takie rodzaje materiałów dla których "porządne wyszukiwarki" nie wystarczą, bo po prostu nie są to materiały tekstowe.
4.Załóżmy więc nieskromnie, że będzie system zintegrowany do zarządzania metainformacją o materiałach tradycyjnych (to jedno zadanie) i i będzie też archiwum do zbierania materiałów wyłącznie elektronicznych (to drugie zadanie) to co będą robić archiwiści?
5. Zapewne nie będą odkurzać cd, dvd, czy innych nośników :). Zwyczajnie z tego powodu że jeśli za taką rzecz się zabierzemy to "nośnikiem" będzie pamięć masowa (np oparta o taśmy DLT 320GB każda). I nikogo nie będzie obchodziło co konkretnie jest na jakej tasmie zapisane. To co będą robić?
6. Ci "od papieru" będą robić prawie to samo co dotąd. Przecież najwięcej pracy jest przy rozpoznaniu zespołu. Dopiero potem będzie inaczej i na pewno nie na kartce... Papier będzie co najwyżej kopią wydrukowaną z systemu.
7. A ci od "urodzonych cyfrowo"? Powinni wyjśc na przedpole. Zeby dopilnować tego aby twórcy dokumentacji pracowali zgodnie ze standardami. Ze standardami które będą prowadziły do powstania "elektropaczek" do przekazania do archiwum dokumentacji elektronicznej, gdzie owe paczki zostaną automatycznie do systemu "zassane" i zindeksowane.
8. Niebezpieczeństwo: niestety usłyszałem już nieraz, że rozporządzenie MK dotyczące postępowania z dokumentacją jest interpretowane zgodnie z literą tego prawa i jeśli przekazanie materiałów do archiwum, to ma byc w teczkach ... Uporządkowanie materiałów archiwalnych polega na podziale rzeczowym teczek i prawidłowym ułożeniu materiałów wewnątrz teczek, ich opisaniu, nadaniu właściwego układu, sporządzeniu ewidencji oraz technicznym zabezpieczeniu
i tak dalej...
całe szczeście że jest
§ 17. Materiały archiwalne stanowiące dokumentację techniczną, statystyczną, geologiczną, kartograficzną i geodezyjną, fonograficzną i fotograficzną oraz utrwaloną na innych nośnikach należy uporządkować i przygotować do przekazania w sposób uzgodniony z dyrektorem właściwego archiwum państwowego
A jak ten dyrektor będzie chciał wydrukować?
i tu jest miejsce na rozporządzenie Ministra Nauki... tylko czy jest?
-
Po pierwsze trzeba postawić pytanie - kto powinen tam pracować - archiwista czy specjalista od informatyki.
Załóżmy, że takie archiwum będzie posiadało specjalistyczne oprogramowanie - wtedy wystarczy archiwista.
Ale ale - czy to ma być specjalista od współczesnej papierowej dokumentacji, czy też od średniowiecznej.
Czy wśród archiwistów są specjaliści znający proces powstawania i archiwizowania dokumentu elektronicznego?
Jedno jest pewne zawsze takich specjalistów można wykształcić.
A co robić w takim archiwum?
Zapewne odkurzać :shock:
No cóż jeśli przyjmie się bierną postawę to tylko tyle.
Funkcjonowanie takiego archiwum elektronicznego to przede wszystkim właściwe kształtowanie przedpola. Czyli wdrażanie poszczególnych procedur pozwalający hwłaściwie przekazywać dokument elektroniczny.
Ach co z dostępnością takiego archiwum?
Czy poprzez sieci, czy też odwiedzając siedzibę takiego archiwum?
Oj jest co robić :roll:
-
Szanowni Państwo
W wątku ile powinno być archiwów elektronicznych, są poglądy, które uzupełniają temat tej dyskusji: http://www.ifar.lublin.ap.gov.pl/ifarforum/viewtopic.php?p=1205#1205
-
Witam
Pedros_r
Po pierwsze trzeba postawić pytanie - kto powinen tam pracować - archiwista czy specjalista od informatyki.
Chyba nie ma potrzeby czynienia ostrego rozróżnienia. W archiwum dokumentacji elektronicznej powinien pracować archiwista posiadający umiejętności posługiwania się oprogramowaniem. Nie musi więc znać języków programowania, ale musi być w stanie "wycisnąć" z posiadanego programu maksimum możliwości.
Pedros_r
czy to ma być specjalista od współczesnej papierowej dokumentacji, czy też od średniowiecznej.
Jeśli już mowa o przechowywaniu dokumentów elektronicznych to chyba możemy specjalistow od średniowiecza odsatwić na razie na bok. Przydadzą się przy dysukcji o archiwum zawierającym materiały zdygitalizowane, a nie te od razu wytworzone jako elektroniczne.
Pedros_r
Funkcjonowanie takiego archiwum elektronicznego to przede wszystkim właściwe kształtowanie przedpola.
Słusznie! Wielkie zadanie dla działów nadzoru. W epoce dokumentów elektronicznych wiele będzie zależało od tego, jak dokument zostanie przygotowany w urzędzie, a więc, czy zostanie zaopatrzony we właściwe metadane (nie łudźmy się, że system działający w urzędzie będzie potrafił to zrobić automatycznie w 100%!). Czy jednak kontrole sprawowane (chyba on-line?) przez nadzór wystarczą, czy nie będzie konieczności, by archiwiści nadal porządkowali dokumentację, tym razem już nie przekładając pisma w teczkach, lecz dopasowując metadane do pism? Czy może nie będzie miejsca na taką działalność, bo przecież byłoby to naruszenie struktury dokumentu wychodzącego z urzędu?
Pedros_r
Czy poprzez sieci, czy też odwiedzając siedzibę takiego archiwum?
Koniecznie przez sieć, najlepiej nie wychodząc z domu ;)
-
Chyba nie ma potrzeby czynienia ostrego rozróżnienia. W archiwum dokumentacji elektronicznej powinien pracować archiwista posiadający umiejętności posługiwania się oprogramowaniem.
właśnie - lepiej jednak by był to archiwista umiejący się posłużyć komputerem i oprogramowaniem, a nie odwrotnie - informatyk, który wie trochę o archiwach. Dlaczego tak? Ano dlatego że archiwista zawsze będzie stawiać na pierwszym planie dokument, a nie narzędzie do jego przechowywania, udostępniania itd. ... co nie zmienia faktu że informatycy są w archiwach niebędni, ale raczej nie jako kreatorzy pewnych rozwiązań, tylko ich realizatorzy. A dlaczego?
Cytat:
Funkcjonowanie takiego archiwum elektronicznego to przede wszystkim właściwe kształtowanie przedpola.
Słusznie! Wielkie zadanie dla działów nadzoru. W epoce dokumentów elektronicznych wiele będzie zależało od tego, jak dokument zostanie przygotowany w urzędzie, a więc, czy zostanie zaopatrzony we właściwe metadane
ano właśnie dlatego - nie wyobrażam sobie by informatyk kształtował to przedpole. Z całym uznaniem dla wiedzy informatycznej np. pp. Schmidta z NDAP i Wojsyka z Urzędu Miasta Częstochowa, lepiej by było chyba jednak dla archiwów i kancelarii urzędów by informatycy wpływali jedynie na techniczną stronę realizacji założeń przyjętych przez archiwistów (nawet jeśli we współdziałaniu z informatykami). Informatycy wskazują słabe strony kancelarii opartej na dokumencie papierowym, ale nie rozumiejąc do końca jej zasad, proponują zastąpić ją ... ano sami nie wiedzą czym, bo niby skąd. A coś czego nie rozumieją odrzucają jako z gruntu złe.
Niestety nie potrafią również wytłumaczyć swoich racji za pomocą pojęć które mógłby zrozumieć zwykły średnio inteligentny archiwista czy urzędnik - a przecież to informatyk powinien przekonywać archiwistów o konieczności zmian, a nie archiwista miałby przekonywać informatyków do konieczności trzymania się dotychczasowego systemu, jak to zaczyna mieć miejsce obecnie. Mamy przepisy regulujące postępowanie z dokumentacją papierową, brakuje natomiast przepisów dot. dokumentacji elektronicznej - a nie odwrotnie!
J.
-
a przecież to informatyk powinien przekonywać archiwistów o konieczności zmian, a nie archiwista miałby przekonywać informatyków do konieczności trzymania się dotychczasowego systemu, jak to zaczyna mieć miejsce obecnie. Mamy przepisy regulujące postępowanie z dokumentacją papierową, brakuje natomiast przepisów dot. dokumentacji elektronicznej - a nie odwrotnie!
A niby dlaczego informatykom ma zależeć na tym, żeby cokolwiek zachowało sie w archiwach? Wydaje mi sie, że to jednak archiwiści powinni zrozumieć, że zmiany są konieczne i zgodnie współpracować z informatykami nad bezbolesnym przekształceniem systemu.
Przepisów odnośnie dokumentacji elektronicznej też nam informatycy nie napiszą. To od nas zależy, jakie one bedą. Nie możemy czekać "aż dostaniemy wszystko na kartce" (vide: http://epl.icm.edu.pl/forum/viewtopic.php?p=302#302).
Pozdrawiam
-
A niby dlaczego informatykom ma zależeć na tym, żeby cokolwiek zachowało sie w archiwach? Wydaje mi sie, że to jednak archiwiści powinni zrozumieć, że zmiany są konieczne i zgodnie współpracować z informatykami nad bezbolesnym przekształceniem systemu.
nie bardzo rozumiem - ktoś komu nie zależy na archiwach i ich zawartości powinien raczej poszukać sobie innego niż archiwa obiektu zainteresowań, albo przynajmniej nie brać się za tworzenie zasad określających czy cokolwiek się w tych archiwach zachowa. Obawiam się przy tym że owa zgodna współpraca miałaby też oznaczać bezkrytyczne przyjęcie podejścia informatyków, opartego na następujących przesłankach:
- generalnie nie bardzo wiadomo co to jest dokument elektroniczny, więc dajmy sobie z tym spokój, liczy się informacja przydatna tu i teraz, jak przestanie być potrzebne to się wyrzuci, bo i tak to jest pewnie gdzieś w sieci, do archiwum daje się przecież rzeczy niepotrzebne,
- dokument papierowy to już zupełnie jest bez sensu, niby wiadomo co to jest (ma pieczątkę i podpis) ale jak w tym szukać?, jakieś głupie wykazy akt, znaki akt, akta spraw, lepiej zeskanować to i oddać na makulaturę, mamy fajne bazy do skanów, tam się wszystko ładnie zagreguje i ustrukturalizuje, zrobi się backup i agendę, w ogóle komputery są najfajniejsze ze wszystkiego, a archiwum? fuj!! piwnice, magazyny, regały, kurz ... obrzydlistwo,
- komputery są nie tylko najfajniejsze ale też tańsze pd papieru, zawsze, wszędzie i bez wyjątku...
Uważam że bezkrytyczne przyjmowanie pomysłów informatyków (zwłaszcza tych bardziej z zamiłowania niż zawodu) jest szkodliwe dla archiwów i dokumentacji. Choćby z powodu nieprzewidywalności rozwoju informatyki.
J.
-
... nieprzewidywalności rozwoju informatyki w dłuższej perspektywie czasu oczywiście. Za 10 lat to co dla nas będzie nadal materiałem archiwalnym, dla nich może być już tylko bezużytecznym zbiorem danych, bo nie da się z niego korzystać przy użyciu nowych technologii.
J.
-
Witam
J.:
- generalnie nie bardzo wiadomo co to jest dokument elektroniczny, więc dajmy sobie z tym spokój, liczy się informacja przydatna tu i teraz, jak przestanie być potrzebne to się wyrzuci, bo i tak to jest pewnie gdzieś w sieci, do archiwum daje się przecież rzeczy niepotrzebne
Nie rozumiem skąd ten sarkazm i czemu ma służyć? Przecież mamy już definicję ustawową dokumentu elektronicznego (art. 3 ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publliczne z dnia 17 II 2005 Dz.U. 2005, nr 64, poz. 565) i w myśleniu o archiwum dokumentacji elektronicznej nie chodzi o tymczasowe przechowywanie przydatnych infromacji, ale o ich długookresowe zachowanie.
J.:
dokument papierowy to już zupełnie jest bez sensu, niby wiadomo co to jest (ma pieczątkę i podpis) ale jak w tym szukać?, jakieś głupie wykazy akt, znaki akt, akta spraw, lepiej zeskanować to i oddać na makulaturę, mamy fajne bazy do skanów, tam się wszystko ładnie zagreguje i ustrukturalizuje, zrobi się backup i agendę, w ogóle komputery są najfajniejsze ze wszystkiego, a archiwum? fuj!! piwnice, magazyny, regały, kurz ... obrzydlistwo
Nie wiem gdzie J. spotkał informatyków z takim podejściem, ale obserwując prace nad rozporządzeniami dotyczącymi przekazywania do archiwów dokumetów elektronicznych oraz regulujących strukturę metadanych (http://epl.icm.edu.pl/forum/) nie miałem takich odczuć. Przeciwnie dostrzegłem troskę o jak najlepsze zabezpecznie infromacji utrwalanej nowczesnymi metodami.
J.:
Uważam że bezkrytyczne przyjmowanie pomysłów informatyków (zwłaszcza tych bardziej z zamiłowania niż zawodu) jest szkodliwe dla archiwów i dokumentacji. Choćby z powodu nieprzewidywalności rozwoju informatyki.
Oczywiście bezkrytyczne przyjmowanie czegokolwiek jest szkodliwe, ale musimy wziąć pod uwagę fakt, że rozwój informatyki charakteryzuje się nie tylko nieprzewidywalnością, ale również szalonym wręcz tempem. Obywatele już dziś spodziewają się, że załatwią sprawę w urzędzie przez Internet i coraz więcej urzedów stara się to umożliwić. A więc rzeczywistość dokumetu elektronicznego nie jest wytworem nudzących się informatyków, lecz rzeczywistością. Im szybciej zostanie uregulowana tym lepiej dla archiwistów, którzy tak czy inaczej za kilka, kilkanaście lat zaczną przejmować dokumentację wytwarzaną dziś.
-
oj nieładnie Panie Schmidt, nieładnie tak wycinać część postów bo akurat są dla Pana niewygodne ... :(
J.
-
Witam
Rzeczywiście brakuje w tym wątku kilku postów wpisanych chyba w piatek, w tym postu Pana Schmidta. Nie wydaje mi się, żeby Pan Schmidt wycinał własne posty jako niewygodne :twisted:
Proszę zwrócić uwage na fakt, iż iFAR przechodzi mały remont: http://lublin.ap.gov.pl/ifar/ifarforum/viewtopic.php?t=268
-
no rzeczywiście, to pewnie jednak przez problemy techniczne.Więc na czym to skończyliśmy? :wink:
J.
-
oj nieładnie Panie Schmidt, nieładnie tak wycinać część postów bo akurat są dla Pana niewygodne ... :(
J.
To faktycznie przypadek. Na posty odnoszące się do mojego wykształcenia odpowiedziałem jeszcze tego samego dnia :) Ale skoro "zniknęło" wyjasniam powtórnie:
Nie wiem dlaczego zostały posty zostały wycięte - zapewne faktycznie ze względów technicznych. Ja tego na pewno nie zrobiłem - choćby ze względu na możliwośc wystąpienia takich cytatów jak powyżej... A posty nie były ani wygodne ani niewygodne - raczej mile łachotały moje poczucie próżności... (o mnie gadają!). Od początku istnienia forum w moim profilu jest o mnie napisane to samo. Można też zapytać o moje imię i nazwisko w internetowej wyszukiwarce... Nie jestem więc postacią anonimową i chyba nie ma sensu dyskutować tu o mnie.
Dlatego w mojej (straconej niestety) odpowiedzi proponowałem jako moderator powrót do głownego nurtu tego tematu tj. "co będzie robił archiwista od dokumentu elektronicznego" zamiast zajmowac się niżej podpisanym :)
Też żałuję że moja odpowiedź znikła bo próbowałem w niej powtórnie "ożywić" temat.
Więc na czym to skończyliśmy?
Myślę że skończyliśmy na tym, że nikt tu nie ma monopolu na wiedzę: ani archiwiści ani informatycy. I po prostu trzeba się tu dogadywać wysłuchując uważnie drugiej strony. I po to jest to forum!
Załóżmy że rozporządzenie MSWiA w kształcie zbliżonym do powieszonego na forum epl.icm.edu.pl/forum (ostatnia wersja szkic_17) przejdzie. I co będzie robił w takim przypadku archiwista "od dokumentu elektronicznego"?
Mamy tam następujęce (podstawowe) założenia:
1. Do postępowania z dokumentami elektronicznymi (czyli ewidencjonowania, przechowywania, klasyfikowania i kwalifikowania, zabezpieczania przed utratą i nieuprawnionymi zmianami) stosuje się system informatyczny przed którym stawia się bardzo wysokie wymagania.(§7)
2. Ten system informatyczny spełnia funkcję archiwum zakładowego lub składnicy akt (§8)
3. W celu zapewnienia prawidłowego postępowania z dokumentami ewidencjonowanymi kierownicy jednostek organizacyjnych zapewniają nadzór nad prawidłowością
1) funkcjonowania systemu informatycznego
2) agregacji dokumentacji w sprawy zgodnie z wykazem akt;
3) procesu brakowania dokumentacji niearchiwalnej lub przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych;
4) przygotowania i realizacji planów migracji dokumentów ewidencjonowanych na nowe informatyczne nośniki danych
(§23)
I teraz pytanie: Jeżeli kierownik jednostki musi zapewnić prawidłowość funkcjonowania systemu (a jest tych wymagań że ho ho) a także agregowanie dokumentów w sprawy, brakowanie i plany migracji to czy będzie robił to sam? Pewnie nie. Ale czy mamy temu kierownikowi narzucać strukturę organizacyjną i wskazywać co kto ma robić? Tj. archiwista to a informatyk tamto a sam kierownik co innego? Chyba nie.
To co będzie robił archiwista? A może powinien przygotowywac spisy dokumentacji niearchiwalnej i spisy zdawczo-odbiorcze? Co prawda jeśli ma być dedykowany system informatyczny to ograniczy się to do naciśniecia paru kluczy na ekranie, może włożeniu nośnika do napędu itp. ale trzeba będzie wiedzieć co nacisnąć i wziąc za to odpowiedzialność.
A może powinni to ludzie robić parami tj. taki "informatyk od harware'u" i archiwista? A może trójkami: "informatyk od hardware'u", "informatyk od software'u" i archiwista?
-
Myślę że skończyliśmy na tym, że nikt tu nie ma monopolu na wiedzę: ani archiwiści ani informatycy. I po prostu trzeba się tu dogadywać wysłuchując uważnie drugiej strony. I po to jest to forum!
no, chyba nie całkiem na tym stanęło. Będę obstawał przy zdaniu że każdy niech pilnuje swego - (w uproszczeniu) archiwiści niech określają zasady postępowania z dokumentacją elektroniczną, informatycy niech tworzą narzędzia do ich realizacji.
Co prawda jeśli ma być dedykowany system informatyczny to ograniczy się to do naciśniecia paru kluczy na ekranie, może włożeniu nośnika do napędu itp. ale trzeba będzie wiedzieć co nacisnąć i wziąc za to odpowiedzialność.
A może powinni to ludzie robić parami tj. taki "informatyk od harware'u" i archiwista? A może trójkami: "informatyk od hardware'u", "informatyk od software'u" i archiwista?
tak, tak, archiwistów trzeba pilnować, jeszcze jeden z drugim naciśnie nie ten guzik co trzeba :wink: no, no, ale żeby po dwóch informatyków na jednego archiwistę ... :wink:
J.
-
Witam
A mnie się marzy archiwista od software'u :P Czyli tak jak wspomniałem powyżej: osoba znająca się na archiwistyce (studia na specjalności archiwistycznej uznajmy za warunek wstępny, ale niekonieczny i niewystarczający) i posiadająca wysokie kompetencje do obsługi apliakcji komputerowych. Poza umiejętnością wciskania odpowiednich guzików ( :P ) niezbędna tu byłaby pewna komputerowa wyobraźnia. Trudno mi sprecyzować, co to miałoby być... Może tak: niechby taki pracownik zdawał sobie sprawę, że literki, które widzi na ekranie komputera w Wordzie nie są zapisywane na dysku jako kartka papieru i komputer tak ich nie "postrzega". Chodzi o świadomość możliwości jakie daje komputer, o to by zdawać sobie sprawę z możłiwosci obróbki danych raz wprowadzonych, a nie po kilka razy robić to samo. Dlatego uważam, że potrzebny będzie w przyszłosci archiwista z kompetencjami informatycznymi. Oczywiście nad funkcjonowaniem systemu będzie czuwał "informatyk od hardware'u".
Kazimierz Schmidt napisał:
To co będzie robił archiwista? A może powinien przygotowywac spisy dokumentacji niearchiwalnej i spisy zdawczo-odbiorcze?
To zdaje sie zadania archiwisty zakładowego, którego rola po wprowadzeniu systemu dla całej administracji i przy stosowaniu wyłącznie dokumentu elektronicznego może się rzeczywiście bardzo ograniczyć. Dotychczas jednak zastanawialiśy się chyba nad zadaniami archiwisty w archiwum państwowym. (A może to tylko mój apocentryzm wywołał takie wrażenie?) Wydaje się jednak, że niezwykle doniosłe zadanie spadnie w rzeczywistości dokumentu elektronicznego na osoby zajmujące się przedpolem i być może w tym kierunku rozwinie się archiwistyka? Bo zastanówmy się jak będą odbywać się kontrole systemów przepływu dokumentacji elektronicznej? Jakie uprawnienia będą mieli archiwiści? Czy będą zobligowani kontrolować np. tylko agregację dokumentów w sprawy, czy również poprawność generowania przez system metadanych? W tym drugim przypadku mogą już nie wystarczać kompetencje archiwisty od software'u, a już na pewno nie wystaczą kompetencje archiwisty po prostu.
-
Witam
Jeszcze kilka myśli-wątpliwości. W dokumencie Technologie informatyczne w archiwach państwowych – strategia rozwoju (wersja nr 2 z 27 I 2005) jednym z celów jest:
"Gromadzenie dokumentów elektronicznych w bezpiecznym repozytorium i automatyczne ich indeksowanie przy jednoczesnej minimalizacji czynności potrzebnych do wykonania przez wykwalifikowanych archiwistów (podkreślenie WW)."
Zapowiada to ograniczenie tradycyjnych zajęć archiwistów - tj opracowania akt. Czy to oznacza, że odejdziemy od opracowywania akt? Indeksy i inwentarze będą generowane automatycznie, a co ze wstępami do inwentarzy? Zrezygnujemy z nich, czy też zostawimy kilku archiwistów do pisania wstępów przybliżających daną instytucję i zbiór jej akt? A może archiwiści skupią się na działalności edukacyjno-popularyzatorskiej (vide http://www.nationalarchives.gov.uk/)? A może zajmą się digitalizacją zbiorów analogowych? A wreszcie: co dalej z siecią archiwów? Zostaną tylko oddziały kontroli, oddziały udostepniania materiałów tradycyjnych i pracownie dygitalizacji? Wszak istnieć bedzie tylko jedno Archiwum Dokumentacji Elektronicznej.
-
X zjazd IFAR nastroił mnie sentymentalnie, dlatego pozwolę sobie odkurzyć kilka archiwalnych wątków. Zapraszam do lektury ;-)
-
Witam
Jeszcze kilka myśli-wątpliwości. W dokumencie Technologie informatyczne w archiwach państwowych ? strategia rozwoju (wersja nr 2 z 27 I 2005) jednym z celów jest:
"Gromadzenie dokumentów elektronicznych w bezpiecznym repozytorium i automatyczne ich indeksowanie przy jednoczesnej minimalizacji czynności potrzebnych do wykonania przez wykwalifikowanych archiwistów (podkreślenie WW)."
Zapowiada to ograniczenie tradycyjnych zajęć archiwistów - tj opracowania akt. Czy to oznacza, że odejdziemy od opracowywania akt? Indeksy i inwentarze będą generowane automatycznie, a co ze wstępami do inwentarzy? Zrezygnujemy z nich, czy też zostawimy kilku archiwistów do pisania wstępów przybliżających daną instytucję i zbiór jej akt? A może archiwiści skupią się na działalności edukacyjno-popularyzatorskiej (vide http://www.nationalarchives.gov.uk/)? A może zajmą się digitalizacją zbiorów analogowych? A wreszcie: co dalej z siecią archiwów? Zostaną tylko oddziały kontroli, oddziały udostepniania materiałów tradycyjnych i pracownie dygitalizacji? Wszak istnieć bedzie tylko jedno Archiwum Dokumentacji Elektronicznej.
Patrząc z perspektywy archiwisty cyfrowego w archiwum zakładowym zgadzam się z Wojciechem Woźniakiem.
Uważam, że na poziomie AP nie będzie opracowywania dokumentacji cyfrowej 8).
Na etapie archiwum zakładowego archiwista nie powinien modyfikować tytułów spraw i dokumentów. To referent klasyfikuje i kwalifikuje dokumentację poprzez przyporządkowanie do odpowiedniego numeru z JRWA. Rolą archiwisty jest jedynie zweryfikowanie kompletności i poprawności metadanych, jeśli na tym etapie dokumentacja zostanie opisana prawidłowo to na poziomie archiwisty w archiwum państwowym zostanie tylko techniczna czynność przejęcia dokumentacji na stan AP. Zdecydowanie większe znaczenie ma funkcja koordynatora czynności kancelaryjnych który powinien czuwać nad prawidłowością postępowania z dokumentacją w komórkach merytorycznych. Żeby nie było sytuacji, że np zapotrzebowanie na czajnik zarejestrowano jako kategorię A, a np własne akty normatywne jako realizację bieżącej współpracy B5 (przykłady z życia wzięte ;) )
-
Dokładnie! Czyli nasza profesja zmienia się stopniowo pod wpływem technologii informatycznych. Tak wygląda, że bardziej zmierzamy w kierunku nadzoru i zarządzania informacją...
Czasów, w których będzie tylko jedno archiwum - to elektroniczne, jeszcze długo się raczej nie doczekamy. A opracowanie zostanie, przecież pewna część zasobu analogowego wymaga ponownego opisania. Myślę, że opracowanie będzie też potrzebne, aby wzbogacać opisy o indeksy, czy cokolwiek innego zostanie wymyślone w przyszłości np. opis na perspektywy procesu, w którym dokument brał udział przed przekazaniem do archiwum. Może opracowanie będzie się też bardziej rozwijać w kierunku ulepszania systemów wyszukiwawczych. Tworzenia kompleksowych i zaawansowanych systemów informacyjnych. Obecnie mechanizmy wyszukiwawcze są bardzo ograniczone. Pozostaje też zagadnienie semantyki i sztucznej inteligencji. Zatem jest przyszłość dla opracowania, choć będzie wymagała pewnych zmian i wytyczania nowych kierunków... Wyszukiwanie informacji jest kluczowe, a na razie kuleje w archiwach. Systemy wyszukiwawcze, z których użytkownicy i archiwiści korzystają nie dają dużo więcej możliwości do profilowania wyszukiwań niż stare systemy analogowe. Czasem odnoszę wrażenie, że prawie niczym się nie różnią od swoich poprzedników. Potencjał technologiczny jest olbrzymi, jednak wymaga bardzo szczegółowych i wysokiej jakości opisów.
Myślę, że digitalizacja jak najbardziej będzie rozwijana. Jednak możliwość i sens jej dalszego rozwijania w duże mierze będą uzależnione od opracowania i nowoczesnych systemów, które będą pozwalały na przeszukiwanie skanów na głębszym poziomie niż jednostka archiwalna.
Fajnie, że wątek został odnowiony!
-
Po to właśnie wymyślono instytucję koordynatora czynności kancelaryjnych, żeby kontrolę jakości w zakresie postępowania z dokumentacją prowadzić już na etapie wytwarzania dokumentacji i prowadzenia spraw.
Warto poczytać co na temat tego jak powinien wyglądać nadzór nad zarządzaniem dokumentacją i jej archiwizacja w realiach systemów klasy EZD
wyślą osoby które na dokumentacji elektronicznej zęby zjadły. Szacun dla kolegów Jarka i Pawła za bardzo merytoryczne artykuły na blogu :)
http://o-archiwum.pl/nadzor-ogolny-nad-stosowaniem-instrukcji-kancelaryjnej-a-koordynator-czynnosci-kancelaryjnych/
http://o-archiwum.pl/raporty-w-systemie-ezd-jako-narzedzia-weryfikacji-koordynatora-czynnosci-kancelaryjnych-i-archiwisty/
http://o-archiwum.pl/weryfikacja-w-ezd-przez-raporty-cz-1-jak-przygotowac-dane/
http://o-archiwum.pl/weryfikacja-w-ezd-przez-raporty-cz-2-tytuly-spraw-bledy-krytyczne/
Polecam też lekturę:
http://o-archiwum.pl/archiwizacja-w-systemie-ezd/
http://o-archiwum.pl/reorganizacja-w-urzedzie-a-archiwizacja/
http://o-archiwum.pl/kompletnosc-rocznika-spraw/
http://o-archiwum.pl/sklady-chronologiczne-kto-kiedy-gdzie-podstawowe-zagadnienia/
-
No ale dopóki poziom wdrożenia EZD w archiwach państwowych będzie wyglądał tak
http://o-archiwum.pl/wdrozenie-systemu-ezd-puw-w-archiwach-panstwowych-mapa/ :o >:( ;D :'(
to równie dobrze możemy sobie podyskutować o tym jak wygląda biały jednorożec :(
-
Warto poczytać co na temat tego jak powinien wyglądać nadzór nad zarządzaniem dokumentacją i jej archiwizacja w realiach systemów klasy EZD
myślą osoby które na dokumentacji elektronicznej zęby zjadły. Szacun dla kolegów Jarka i Pawła za bardzo merytoryczne artykuły na blogu :)
http://o-archiwum.pl/nadzor-ogolny-nad-stosowaniem-instrukcji-kancelaryjnej-a-koordynator-czynnosci-kancelaryjnych/
http://o-archiwum.pl/raporty-w-systemie-ezd-jako-narzedzia-weryfikacji-koordynatora-czynnosci-kancelaryjnych-i-archiwisty/
http://o-archiwum.pl/weryfikacja-w-ezd-przez-raporty-cz-1-jak-przygotowac-dane/
http://o-archiwum.pl/weryfikacja-w-ezd-przez-raporty-cz-2-tytuly-spraw-bledy-krytyczne/
Polecam też lekturę:
http://o-archiwum.pl/archiwizacja-w-systemie-ezd/
http://o-archiwum.pl/reorganizacja-w-urzedzie-a-archiwizacja/
http://o-archiwum.pl/kompletnosc-rocznika-spraw/
http://o-archiwum.pl/sklady-chronologiczne-kto-kiedy-gdzie-podstawowe-zagadnienia/
Pochwały należą się przede wszystkim Pawłowi, nieśmiało zwracam uwagę że wśród powyższych linków tekst nie napisany przez Pawła jest raptem jeden :). Paweł prowadzi ten blog, cierpliwie i systematycznie zapełnia go nowymi tekstami.
W innym wątku i kontekście Hania pytała czy ktoś prowadzi badania związane ze współczesną kancelarią i stosowaniem EZD. Otóż Paweł prowadzi takie badania - rzetelne i rzeczywiste bo oparte na konkretnych danych i statystykach. Wnioski z tych badań też są bardzo konkretne. Obawiam się, że nikt oprócz Pawła takich badań nie robi.
Uprasza się więc wszystkie archiwa, urzędy, w tym także Naczelną Dyrekcję, o przyjazne potraktowanie wniosków Pawła o udzielenie informacji :)
-
Po to właśnie wymyślono instytucję koordynatora czynności kancelaryjnych, żeby kontrolę jakości w zakresie postępowania z dokumentacją prowadzić już na etapie wytwarzania dokumentacji i prowadzenia spraw.
Warto poczytać co na temat tego jak powinien wyglądać nadzór nad zarządzaniem dokumentacją i jej archiwizacja w realiach systemów klasy EZD
wyślą osoby które na dokumentacji elektronicznej zęby zjadły. Szacun dla kolegów Jarka i Pawła za bardzo merytoryczne artykuły na blogu :)
Dziękuję miło słyszeć, że ta pisanina jest dla kogoś sensowna. :)
Jarek co prawda nie pisze już ale mimo tego udział w blogu ma duży bo sporo wpisów powstało po dyskusjach z nim.
-
też czytam i też mam dla Was szacun ;)
-
Uważam, ze racje ma Anonymous. Archiwiści powinni stawiać się jako grupa zawodowa, która nie może zostać zlikwidowana pod presja rozwoju technologicznego. Proszę się zatem zając lekarzami, budowlańcami, prawnikami i innym zawodami bo dokumenty mogą być przetwarzane w formie elektronicznej.