IFAR
Internetowe Forum Archiwalne => Archiwa Zakładowe => Wątek zaczęty przez: tomasz w Luty 21, 2018,
-
Dzień dobry
Mam pytanie odnośnie wydzielania określonych spraw w osobne zbiory. Usłyszałem od kogoś, że nie można wydzielić określonych spraw w osobny zbiór poczynając od pierwszego numeru.
Przykładowo mamy klasę 2501 - Udostępnianie i oddawanie w najem lub w dzierżawę własnych obiektów i lokali innym jednostkom i osobom.
Zaczynamy nowy rok i postanawiamy, że wydzielimy sobie w tej klasie zbiory:
2501.1 - Najem
2501.2 - Dzierżawa
i reszta spraw "na wierzchu" czyli 2501.3 2501.4 itd
Podobno jest to niewłaściwe ponieważ pierwsze oznaczenie czyli 2501.1 nie może być przypisane wydzielonemu zbiorowi spraw.
Niestety nie mogę w przepisach znaleźć wyjaśnienia.
Proszę o pomoc.
-
Nie spotkałem się w żadnej z instrukcji z takim ograniczeniem, choć nie mogę wykluczyć, że w jakiejś i ktoś nie wpisał takiego dziwactwa. Czego nie powinno być przy podteczkach to wydzielania ich i prowadzenie spraw tylko w podteczkach bez prowadzenia spraw w teczce głównej. Może ktoś z chciał na siłę zastosować powyższą zasadę.
-
Chodziło to chyba właśnie o to, że może się zdarzyć przypadek, że w roku zostaną wydzielone dwa zbiory: 2501.1 i 2501.2 i okaże się, że sprawy zostały przyporządkowane tylko do tych dwóch zbiorów a nie było właśnie ani jednej w teczce głównej. Z czego wynika "Czego nie powinno być przy podteczkach to wydzielania ich i prowadzenie spraw tylko w podteczkach bez prowadzenia spraw w teczce głównej"?
-
...Z czego wynika "Czego nie powinno być przy podteczkach to wydzielania ich i prowadzenie spraw tylko w podteczkach bez prowadzenia spraw w teczce głównej"?
Z logiki - wydziela się grupy spraw ze zbioru spraw, z pustego zbioru nie można wydzielać niczego :) więc w teczce głównej powinny być sprawy. Z praktyki dokumentacji papierowej - jeżeli sprawy mielibyśmy tylko w podteczkach to w teczce głównej byłby tylko spis spraw. Choć ten ostatni powód w EZD chyba traci na znaczeniu.
-
Dziękuję za dalsze wyjaśnienia. Będę drążył jednak dalej temat bo nie daje mi do końca spokoju :)
Jeżeli w zbiorze 2501 mamy pierwszą sprawę to zbiór ten zawiera wtedy jeden element. Nie jest on zbiorem pustym więc rozumiem, że na logikę możemy wydzielić z niego ten element do podzbioru 2501.1?
A czy jest jakaś podstawa prawna na to, że w teczce głównej nie może być tylko spis spraw?
W rozporządzeniu o instrukcji kancelaryjnej nie mogę znaleźć zapisu, który by to uniemożliwiał.
-
ad.1 Tak.
ad.2 Nie znajdziesz takiego przepisu ani zapisu w IK.
Generalnie jest jak najbardziej mozliwe aby w teczce rzeczowej został tylko spis spraw (np. w przypadku wydzielenia akt do teczek podmiotu/przedmiotu sprawy). Natomiast nie jest to zalecane w przypadku wydzielania podteczek.
Odnosząc sie do przedstawionego przez Ciebie przykładu:
W klasie 2501 mieszczą się zarówno sprawy dot. najmu jak i dzierżawy. Jesli pierwsza sprawa będzie np. dotyczyła dzierżawy wówczas rejestrujesz ja normalnie w teczce 2501. Jesli kolejna sprawa bedzie dot. najmu możesz dla założyć podteczke 2501.1 "Najem".
Wówczas sprawy dzierżawy bedziesz miałw teczce głównej, a najmu w podteczce.
-
Polecam komentarz do naszej dyskusji: https://www.facebook.com/archiwizjoner/posts/1405420969568546?notif_id=1519335313100327¬if_t=page_post_reaction&ref=notif
I dodatkowo taka mi się nasunęła uwaga. Często szukamy przepisu wprost mówiącego że coś jest niedozwolone jak w tym przypadku ale nasze przepisy kancelaryjne to instrukcja, która nie zawsze daje gotowy przepis a jedynie wskazuje zasadę. Urzędnicy często odczuwają deficyt w tym zakresie i stąd pojawia się mnóstwo regulacji wewnętrznych np. przy wdrażaniu EZD.
-
Jeżeli jednocześnie w danym dniu zakładam dwie, lub więcej spraw i od początku wiem że będą to podteczki, to dlaczego pierwszej sprawy nie można wydzielić ?, jaka przeszkoda?
-
Podam może przykład, na którym będzie można wyrazić swoją opinię w tym temacie.
Weźmy pod uwagę ponownie symbol 2501 - Udostępnianie i oddawanie w najem lub w dzierżawę własnych obiektów i lokali innym jednostkom i osobom
Zaczynamy nowy rok 2018.
Pracownik zakłada pierwszą sprawę w klasie 2501 i stwierdza, że ten typ spraw chciałby sobie wydzielić w osobną grupę, więc tworzy "podteczkę" 2501.1 i w niej umieszcza tą sprawę pod numerem 2501.1.1.
Po jakimś czasie pracownik zakłada kolejną sprawę w klasie 2501 i stwierdza, że ten typ także chciałby sobie wydzielić w osobną grupę, więc tworzy "podteczkę" 2501.2 i w niej umieszcza tą sprawę pod numerem 2501.2.1.
Po jakimś czasie pracownik zakłada kolejną sprawę w klasie 2501 i stwierdza, że ten typ spraw nie pasuje mu ani do pierwszej grupy, ani do drugiej, więc umieszcza tą sprawę w teczce macierzystej i nadaje numer 2501.3.
Rozumiem, że wszyscy się zgadzają, że jest to poprawna wersja?
Jeżeli tak to proszę o dyskusję na temat co jeżeli okaże się, że po wydzieleniu dwóch grup z 2501, w ciągu roku nie powstanie ani jedna sprawa pasująca do teczki macierzystej. Wtedy teczka macierzysta pozostanie pusta i będzie zawierała tylko spis spraw.
Wydaje mi się, że instrukcja kancelaryjna nie wskazuje nic co by mówiło, że sytuacja taka jest niewłaściwa.
-
...Z czego wynika "Czego nie powinno być przy podteczkach to wydzielania ich i prowadzenie spraw tylko w podteczkach bez prowadzenia spraw w teczce głównej"?
Z logiki - wydziela się grupy spraw ze zbioru spraw, z pustego zbioru nie można wydzielać niczego :) więc w teczce głównej powinny być sprawy. Z praktyki dokumentacji papierowej - jeżeli sprawy mielibyśmy tylko w podteczkach to w teczce głównej byłby tylko spis spraw. Choć ten ostatni powód w EZD chyba traci na znaczeniu.
Logika może w tym jest ale sensu nie ma żadnego :)
To moim zdaniem przykład na zdogmatyzowanie czysto praktycznego rozwiązania jakim jest możliwość tworzenia podteczek. Jedyny tego efekt to powstawanie uciążliwości przy rejestrowaniu spraw. To naprawdę nie ma znaczenia czy w teczce głównej będą prowadzone jakiekolwiek sprawy, nie ma również znaczenia kiedy zakładamy podteczki. Takie jest moje zdanie.
pozdrawiam
-
Oczywiście, po wydzieleniu grup, w teczce macierzystej zostaje tylko spis spraw z wpisem trzech spraw- tych wydzielonych i jest ok., nie widzę w takim przypadku niczego niewłaściwego, natomiast dziwi twierdzenie, że nie można wydzielić sprawy nr 1, - dlaczego?.
-
Oczywiście, po wydzieleniu grup, w teczce macierzystej zostaje tylko spis spraw z wpisem trzech spraw- tych wydzielonych i jest ok., nie widzę w takim przypadku niczego niewłaściwego, natomiast dziwi twierdzenie, że nie można wydzielić sprawy nr 1, - dlaczego?.
Osoba, która tak twierdziła była zdania, że nie można wydzielić nr 1 ponieważ nie wiemy na dany moment czy w danej klasie będzie kolejna sprawa w roku. Jeżeli nie będzie kolejnej to wtedy zostaniemy z jedną podteczką i pustą teczką główną. Osoba ta twierdziła, że główna teczka nie może być pusta dlatego aby uniknąc takiej sytuacji nie możemy wydzielać od nr 1.
Wszystko sprowadza się do tego czy główna może być pusta czy nie.
-
Jeżeli tylko jedna sprawa i nie wiemy, ze trzeba będzie wydzielać, to nie wydzielamy zrobimy to pózniej, jeżeli będzie to wiadome. Jeżeli jest tylko spis spraw w teczce to teczka nie jest pusta, to też dokument.
-
...
Logika może w tym jest ale sensu nie ma żadnego :)
To moim zdaniem przykład na zdogmatyzowanie czysto praktycznego rozwiązania jakim jest możliwość tworzenia podteczek. Jedyny tego efekt to powstawanie uciążliwości przy rejestrowaniu spraw. To naprawdę nie ma znaczenia czy w teczce głównej będą prowadzone jakiekolwiek sprawy, nie ma również znaczenia kiedy zakładamy podteczki. Takie jest moje zdanie.
powstanie uciążliwości przy rejestrowaniu powiadasz ;D to dlaczego nie tworzymy podteczek do podteczek, jak dobrze wiesz znajdą się i tacy dla których brak takiej możliwości to będą li tylko "uciążliwości przy rejestrowaniu".
Podteczki w EZD w zasadzie można by zlikwidować jeśli mielibyśmy inne narzędzia np. tagowanie ;), bo przecież w systemie papierowym jest to swoiste "tagowanie" spraw.
Od strony praktycznej - teczka z samym spisem spraw to proszenie się o zagubienie spisu lub przynajmniej oddzielenie spisów od akt - spis w komórce merytorycznej a akta w archiwum. Moim zdaniem sens praktyczny jest jednak w tym by w teczce były sprawy. :P
-
Teczka macierzysta i podteczki to komplet i nie rozdziela się, są razem w komórce, bądz w archiwum gdy zakończone sprawy. W takiej sytuacji ( wydzielanie spraw- podteczki) to właśnie tylko spisy spraw są sprawą w teczce macierzystej. Jeżeli o zagubienie chodzi to szkoda czasu w tym temacie.
-
Oczywiście, po wydzieleniu grup, w teczce macierzystej zostaje tylko spis spraw z wpisem trzech spraw- tych wydzielonych i jest ok., nie widzę w takim przypadku niczego niewłaściwego, natomiast dziwi twierdzenie, że nie można wydzielić sprawy nr 1, - dlaczego?.
Osoba, która tak twierdziła była zdania, że nie można wydzielić nr 1 ponieważ nie wiemy na dany moment czy w danej klasie będzie kolejna sprawa w roku. Jeżeli nie będzie kolejnej to wtedy zostaniemy z jedną podteczką i pustą teczką główną. Osoba ta twierdziła, że główna teczka nie może być pusta dlatego aby uniknąc takiej sytuacji nie możemy wydzielać od nr 1.
Wszystko sprowadza się do tego czy główna może być pusta czy nie.
Ktoś twierdzi że nie można wydzielić nr 1? To tak jak powiedzieć komuś, że, owszem, może pójść do ubikacji, ale najpierw musi trochę popuścić w spodnie :-[
Logikę już w to wmieszaliśmy, więc może jednak parę rzeczy warto wyjaśnić. Po pierwsze wydzielanie podzbioru ze zbioru głównego nie oznacza że reszta zbioru nie może dzielić się na podzbiory. Przynależność do podzbioru nie oznacza wykluczenia z przynależności do zbioru głównego! Po drugie podzbiory zbioru głównego mogą być puste, sam zbiór główny też. I tyle.
Kluczowe jest w tym wszystkim sformułowanie, że podteczki tworzy się "jeśli zachodzi potrzeba", w starszych instrukcjach kancelaryjnych pisano zdaje się "w miarę potrzeb".
Nie dajmy się zwariować.
pozdrawiam
ps. Sam wiesz Paweł że dla niektórych uciążliwością jest sama konieczność prowadzenia akt spraw zgodnie z IK czy archiwizacja. ;)
-
Pozwolę sobie zająć stanowisko w tej sprawie :)
Od 2011 na wszelkich szkoleniach, na których byłam, prelegenci grzmieli, że teczka nie może zawierać samego spisu spraw. Oczywiście w przypadku podziału na podteczki, bo kiedy mamy do czynienia z teczkami zbiorczymi, jak np. akta osobowe, to zawarte w nich sprawy mają gdzieś na półce swój "macierzysty segregator" zawierający jedynie spis spraw. Wracając do podteczek, nakaz wydzielania grup spraw i tworzenie nr spraw, jak np. ABC.2381.34.1.2018 miał na celu zapobieganie nadużyciom w kwestii sztucznej rozbudowy JRWA. Z doświadczenia wiem, że i takie kwiatki się zdarzały. Starałam się i tępiłam, jak mogłam, podteczki w dotychczasowym formacie, np. że jest sprawa o nr 1 (ABC.8472.1.2018), a potem ktoś zakłada znowu podteczkę z nr 1 (ABC.8472.1.1.2018). W takiej formie tępię do dzisiaj :) Jednakże praktyka pokazała, że w niektórych przypadkach nie ma innej opcji, jak zacząć rok z pełną gamą podteczek. Mamy tak np. w wydziale geodezji, gdzie każda gmina ma swoją podteczkę, a w teczce głównej jest tylko spis spraw mówiący tak na prawdę o tym, która gmina ma jaki numer. Nie jest to samowolka, wszystko było konsultowane z AP.
Co do teczek, to u nas podteczki są przechowywane osobno, tzn. mają swoją teczkę i spis spraw. Są także osobną pozycją na spisie zd-odb, a w nawiasie [] dodajemy opis zawartości.
Co do tego, że nie można zakładać od razu podteczki pod nr 1 to sprawa dość kontrowersyjna. Bo niby dlaczego nie można? Ja rozumiem wątpliwości, jak korzystamy z danego jrwa raz na przysłowiowy ruski rok, ale jak wiemy, że kolejne sprawy na pewno będą, to nie wiem, w czym problem?
-
Mamy tak np. w wydziale geodezji, gdzie każda gmina ma swoją podteczkę, a w teczce głównej jest tylko spis spraw mówiący tak na prawdę o tym, która gmina ma jaki numer
Być może akurat w tym przypadku bardziej sprawdziłaby się teczka podmiotu dla każdej gminy?
Choć skoro uzgodniono taki sposób postępowania z AP nie ma większego sensu wprowadzać zmian :-\
Co do tego, że nie można zakładać od razu podteczki pod nr 1 to sprawa dość kontrowersyjna. Bo niby dlaczego nie można?
Coraz bardziej jestem przeświadczony, ze to nie tyle kwestia możliwości/nie możliwości, co raczej pewnego zwyczaju.
Wychodzi na to, ze nasze własne przyzwyczajenia nas ograniczają ;D
-
Jeśli coś nie jest zabronione to jest dozwolone ;D Jeżeli nie ma żadnego zapisu w instrukcji kancelaryjnej lub przepisie prawa nadrzędnego to znaczy, że wolno.
-
Napisałem wyżej, że w starszych instrukcjach kancelaryjnych pisano zdaje się "w miarę potrzeb". No jednak nie całkiem tak :)
Np. w instrukcji z 1975 r. stało tak:
"3. Jeżeli zachodzi potrzeba wydzielenia określonych spraw z teczki w osobne zbiory, zakłada się podteczki, które otrzymują symbol macierzystej teczki założonej według jednolitego rzeczowego wykazu akt oraz hasło z dodaniem nazwy sprawy wydzielonej. Podteczki układa się w zależności od potrzeb, bądź w układzie alfabetycznym podmiotów spraw, bądź w układzie numerowym itp.
4. W wypadku założenia podteczki zakłada się dla niej oddzielny spis spraw, a w spisie spraw teczki macierzystej wpisuje się tytuł założonej podteczki. (...)"
Takie pytanie mam - czy Waszym zdaniem powyższy zapis jest logiczny, sensowny i zrozumiały?
-
Nie, a dot. to tych zapisów:
zakłada się podteczki, które otrzymują symbol macierzystej teczki założonej według jednolitego rzeczowego wykazu akt
i Podteczki układa się w zależności od potrzeb, bądź w układzie alfabetycznym podmiotów spraw, bądź w układzie numerowym itp.
brak tu wyjaśnień, jak ma wyglądać taki zapis.
-
Uzupełnię może przytoczony wyżej zapis instrukcji z 1975 r. o to jak ma wyglądać znak sprawy w podteczce:
"(...) Wówczas symbolem sprawy będzie: symbol teczki macierzystej, kolejny numer, pod którym podteczkę wpisano w spisie spraw, kolejny numer, pod którym sprawę wpisano do spisu spraw podteczki oraz dwie ostatnie cyfry roku (np. Or.I-0258-10-6/75)." W instrukcji z 1998 r. jeszcze to troszkę przerobiono, zamiast "Podteczki układa się w zależności od potrzeb" pojawiło się "Podteczki zakłada się w zależności od potrzeb".
Dla mnie niezrozumiałe jest to: zakłada się podteczki, które otrzymują symbol macierzystej teczki założonej według jednolitego rzeczowego wykazu akt oraz hasło z dodaniem nazwy sprawy wydzielonej - czy na pewno o nazwę sprawy chodziło? Bez sensu to wyszło, jak to się ma do podanego dalej wskazania że tworzy się tytuł podteczki i przykładowego znaku sprawy? ???
Co do tego tworzenia podteczek w układzie alfabetycznym podmiotów spraw, bądź w układzie numerowym - ciekaw jestem jak autor tej instrukcji wyobrażał sobie wpisywanie tytułów podteczek do spisu spraw teczki macierzystej w przypadku podteczek tworzonych w układzie alfabetycznym ... :-[
W sukurs idą nam jednak starsze normatywy, ja znalazłem instrukcję z 1951 r. (dla pmrn) stoi w niej tak:
"Jeżeli potrzebne jest dalsze rozklasyfikowanie sprawy np. według dzielnic, nazwisk itp. mogą być w ramach teczek spraw zakładane podteczki.
Spis spraw, jest to chronologiczny rejestr spraw związanych z określoną teczką spraw. Jeśli teczka posiada podteczki, mają one własne spisy spraw, a dla teczki należy założyć tylko wykaz podteczek".
Jest jeszcze wskazanie że w znaku sprawy podteczkę określa się przez wpisanie po symbolu klasyfikacyjnym małej litery.
Zetknąłem się też już z argumentacją, że zakładanie podteczek "z góry" na początku roku jest niedozwolone bo to "ukryta rozbudowa jrwa" itd. Ino że to nie ma sensu, bo przecież każda podteczka, kiedykolwiek zakładana, jak i rozbudowa jrwa w ramach istniejącej klasy, musi mieścić się rzeczowo w teczce głównej, więc po co to gadanie o "ukrytych rozbudowach"? :(
-
Uzupełnię może przytoczony wyżej zapis instrukcji z 1975 r. o to jak ma wyglądać znak sprawy w podteczce:
"(...) Wówczas symbolem sprawy będzie: symbol teczki macierzystej, kolejny numer, pod którym podteczkę wpisano w spisie spraw, kolejny numer, pod którym sprawę wpisano do spisu spraw podteczki oraz dwie ostatnie cyfry roku (np. Or.I-0258-10-6/75)." W instrukcji z 1998 r. jeszcze to troszkę przerobiono, zamiast "Podteczki układa się w zależności od potrzeb" pojawiło się "Podteczki zakłada się w zależności od potrzeb".
Dla mnie niezrozumiałe jest to: zakłada się podteczki, które otrzymują symbol macierzystej teczki założonej według jednolitego rzeczowego wykazu akt oraz hasło z dodaniem nazwy sprawy wydzielonej - czy na pewno o nazwę sprawy chodziło? Bez sensu to wyszło, jak to się ma do podanego dalej wskazania że tworzy się tytuł podteczki i przykładowego znaku sprawy? ???
Co do tego tworzenia podteczek w układzie alfabetycznym podmiotów spraw, bądź w układzie numerowym - ciekaw jestem jak autor tej instrukcji wyobrażał sobie wpisywanie tytułów podteczek do spisu spraw teczki macierzystej w przypadku podteczek tworzonych w układzie alfabetycznym ... :-[
W sukurs idą nam jednak starsze normatywy, ja znalazłem instrukcję z 1951 r. (dla pmrn) stoi w niej tak:
"Jeżeli potrzebne jest dalsze rozklasyfikowanie sprawy np. według dzielnic, nazwisk itp. mogą być w ramach teczek spraw zakładane podteczki.
Spis spraw, jest to chronologiczny rejestr spraw związanych z określoną teczką spraw. Jeśli teczka posiada podteczki, mają one własne spisy spraw, a dla teczki należy założyć tylko wykaz podteczek".
Jest jeszcze wskazanie że w znaku sprawy podteczkę określa się przez wpisanie po symbolu klasyfikacyjnym małej litery.
Zetknąłem się też już z argumentacją, że zakładanie podteczek "z góry" na początku roku jest niedozwolone bo to "ukryta rozbudowa jrwa" itd. Ino że to nie ma sensu, bo przecież każda podteczka, kiedykolwiek zakładana, jak i rozbudowa jrwa w ramach istniejącej klasy, musi mieścić się rzeczowo w teczce głównej, więc po co to gadanie o "ukrytych rozbudowach"? :(
Mój mały misiowy rozumek tego nie ogarnia :(
-
A tak konkretnie to czego nie ogarnia? Mogę objaśnić ...
-
A tak konkretnie to czego nie ogarnia? Mogę objaśnić ...
To wolno robić podteczki w sytuacji gdy w teczce głównej nie będzie żadnej sprawy, a tylko spis podteczek, czy nie? Bo ja już się pogubiłam :(.
Przydała by się na stronie NDAP w zakładce "Zarządzanie dokumentacją" taka jednolita wykładnia "Odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania" bo zakładam, że co AP to może być odmienne stanowisko.
-
Moim zdaniem wolno i będę tego zdania bronił. Jedyny istotny warunek przy zakładaniu podteczki to dochowanie poprawności klasyfikacji.
-
Myślę, że jest to właściwe miejsce do zadania mojego pytania, albowiem jestem przytłoczony ogromnym problemem ;) Otóż w instytucji, w której od niedawna pracuję była aktualizacja EZD do nowej wersji. Poprzednia wersja pozwalała na zakładanie podteczek. Pracownicy departamentu, którzy obsługiwali spółki skarbu państwa korzystali z tej opcji ochoczo przy walnych zgromadzeniach. Zakładali podteczki dla departamentu zamiast dla właściwego wydziału. Wg mnie raczej postępowali nieprawidłowo, gdyż spis spraw dla podteczek powinien być indywidualny dla każdego wydziału. Za tym idzie następna kwestia, że każdy wydział ma inny znak sprawy. Powoduje to, iż znak podteczki jest inny. Wstępnie pracownicy departamentu dostaną do wyboru dwa rozwiązania:
1. Usunięcie istniejących podteczek i założenie nowych teczek w ramach wydziałów. Następnie powiązanie koszulek z teczkami. Nie będzie wtedy podteczek. Jedynie sprawy w danej klasie JRWA i do tych spraw trzeba powiązać koszulki.
2. Pozostawienie istniejących podteczek. Zaś na nowe walne zgromadzenia zakładanie nowych spraw i ewentualne wiązanie koszulek do spraw.
Przyznam się, że co do podteczek nie znalazłem złotego środka. Nie znalazłem również żadnych wytycznych w tej materii. Wiem też, że czego nie zaproponuję raczej spotka się krytyką, buntem, być może nawet sądem kapturowym hiszpańskiej inkwizycji ;)
-
Trochę dziwny problem - aktualizacja systemu nie powinna mieć żadnego wpływu na rejestrację spraw w podteczkach.
-
U mnie tak się stało. Przy czym z adminem doszedłem potem do tego, że stare podteczki można łączyć z koszulkami. Postanowiłem, jednak doprowadzić ten proceder do końca bieżącego roku. Zaś z początkiem nowego nie kontynuować. Wskazałem inne rozwiązanie, że na nowe walne zgromadzenia trzeba zakładać nowe sprawy i ewentualne wiązać koszulki do spraw.
-
Według mojej wiedzy jest to bug z wersji EZD 3.20. Ponadto sprawdziłabym w bazie ezd tablelę RWA i wartości dla kolumny "Kategoria macierzysta" lub jakoś tak. Dla haseł klasyfikacyjnych bez przypisanej kategorii archiwalnej (nadrzędnych) powinna być wartośc NULL, a nie puste pole. Poza wszystkim zgłosiłabym ten problem na help desk przy większej ilości podobnych zgłoszeń może będzie można liczyć na jakiś skrypt.