IFAR
Internetowe Forum Archiwalne => Projekty wskazówek metodycznych => Wątek zaczęty przez: Hanna Staszewska w Lipiec 06, 2006,
-
Na stronie NDAP ukazał projekt Wskazówek metodycznych dot. zasad gromadzenia i opracowania materiałów ulotnych w archiwach państwowych.
http://archiwa.gov.pl/repository/decyzje/wskazowki_materialy_ulotne_2.pdf
Dobrze się stało, że mamy okazję zapoznać się z nimi jeszcze przed zatwierdzeniem.
Bardzo wstępna lektura tego projektu pozwala na sformułowanie pierwszych uwag i wątpliwości. We wskazowkach brakuje zastrzeżenia, że dotyczą one zespołów (zbiorów) archiwalnych nieopracowanych oraz brak zestawienia literatury przedmiotu.
A oto bardziej szczegółowe uwagi:
Punkt 1 określa, że wskazówki mają zastosowanie do (cyt.):
a) zbiorów (zespołów) materiałów ulotnych,
b) materiałów ulotnych wchodzących w skład zespołów archiwalnych.
Nie jest to żadne rozróżnienie, chociaż domyślam się, o co chodzi i chyba lepsze byłoby takie sformułowanie:
a) zbiorów (zespołów) archiwalnych składających się wyłącznie z materiałów ulotnych,
b) materiałów ulotnych, będących integralną częścią zespołów (zbiorów) archiwalnych aktowych.
Punkty: 6, 6.1. i 6.2. są chyba zbędne, nie wnoszą żadnych nowych treści.
Punkt 7. (cyt.): Materiały ulotne wchodzące w skład zespołów archiwalnych pozostawia się w zespołach macierzystych.
Sformułowanie niejasne, powinno chyba brzmieć: Materiały ulotne będące integralną częścią zespołów (zbiorów) archiwalnych aktowych należy pozostawić w zespole, do którego należą.
I uwaga ogólna: Część III Wskazówek, dot. opracowania materiałów ulotnych, należało chyba podzielić na 2 części: dot. opracowania zbiorów (zespołów) archiwalnych składających się wyłącznie z materiałów ulotnych oraz opracowania materiałów ulotnych, będących integralną częścią zespołów (zbiorów) archiwalnych aktowych. W obecnej formie trudno zorientować się, o co chodzi i wielu kwestii trzeba się domyślać.
Punkt 7.1. (cyt.): Dopuszcza się wyłączanie materiałów ulotnych z zespołów archiwalnych tylko w sytuacji, gdyby dalsze przechowywanie w jednostce macierzystej powodowało ich fizyczne uszkodzenie. Czynność tę należy odnotować w inwentarzu archiwalnym właściwego zespołu archiwalnego. W miejsce wyłączonego materiału ulotnego należy umieścić zastawnik z informacją o miejscu przechowywania wyłączonego oryginału.
Nie bardzo rozumiem, niestety. Powinno być właśnie odwrotnie, nie należy wyłączać z zespołu aktowego (bo chyba o taki chodzi) materiałów ulotnych! Natomiast w przypadku, gdy np. afisz jest integralną częścią jednostki archiwalnej aktowej (pojęcie jednostki macierzystej jest dosyć nieszczęśliwe) i dalsze jego tam przechowywanie grozi jego destrukcją, należy go wyłączyć, poddać konserwacji i umieścić w tym samym zespole na jego końcu, nadając mu kolejną sygnaturę. Zastawnik chyba jest niepotrzebny, wystarczy informacja w inwentarzu.
Punkt 7.2.(cyt.): Materiały ulotne wyłączone z zespołów archiwalnych należy w sposób trwały oznakować sygnaturą archiwalną jednostki macierzystej.
Sformułowanie całkowicie niejasne, chodzi chyba o to, że wyłączony z jednostki archiwalnej np. afisz ma otrzymać sygnaturę jednostki, z której został wyłączony. Ale dlaczego??? I czy to oznacza, że w tym samym zespole będą jednostki o takiej samej sygnaturze? Wprowadzi to niepotrzebny bałagan w ewidencji zespołu.
Punkt 9. (cyt.): Przynależność zespołową ustala się w oparciu o analizę wszelkich oznaczeń pochodzących od twórcy zbioru (zespołu), np. odcisków pieczęci oraz o inne informacje.
Jest to zdanie prawie w całości „zapożyczone” ze wskazówek dot. opracowania fotografii. No cóż, życzę powodzenia opracowującym materiały ulotne, a chcącym kierować się tą radą…
I kolejne „zapożyczenie”:
Punkt 10. (cyt.): Porządkowanie wstępne.
Porządkowanie wstępne obejmuje:
a) rozpoznanie zawartości i stanu uporządkowania,
b) sprawdzenie stanu zachowania zbioru (zespołu) w przypadku istnienia jakichkolwiek pomocy archiwalnych
Czy to oznacza, że należy przeprowadzić skontrum zespołu??? To jest całkowicie niezrozumiałe.
c) rozpoznanie stanu fizycznego materiałów ulotnych, wyłączenie materiałów zakażonych biologicznie i usunięcie części metalowych, jak spinacze, zszywki, itp.
d) formowanie jednostek archiwalnych
Już w przypadku fotografii to stwierdzenie brzmi dziwnie, takie samo zdziwienie musi budzić i teraz. No bo jak sformować plakat, afisz albo ulotkę???
e) opatrzenie materiałów ulotnych znakiem własnościowym archiwum
Punkt chyba zbędny, bo przecież kwestę znakowania regulują odrębne przepisy (decyzja NDAP z 2002 r.).
To są bardzo wstępne uwagi, mam nadzieję, że inni forumowicze włączą się do dyskusji, tym bardziej że sami domagaliśmy się możliwości zapoznawania się z projektmi przepisów metodycznych.
-
Punkt 12.3. (cyt.): Materiały ulotne przejęte przez archiwa w postaci ukształtowanych zbiorów (zespołów) powinny zachować układ nadany im przez twórcę.
Owszem, ale należy chyba dopisać: o ile nie budzi on zastrzeżeń.
Punkt 13. Brakowanie.
Właściwie tylko częściowo dotyczy brakowania, jest tu m.in. mowa o liczbie egzemplarzy tych samych materiałów ulotnych. Powinna chyba znaleźć się tutaj informacja, jak te egzemplarze przechowywać (razem czy osobno).
Punkt 13.3. (cyt.): Listę przekazanych materiałów ulotnych [do innych instytucji] wraz z nazwą instytucji przejmującej należy dołączyć do inwentarza danego zbioru (zespołu).
Chyba nie ma takiej potrzeby, do tego służy księga ubytków i w ogóle dział ewidencji zasobu, informację o przekazaniu materiałów należy natomiast zamieścić we wstępie do zbioru (zespołu).
Punkt 14.4.2. (cyt.): W obrębie zbiorów i samodzielnych zespołów materiałów ulotnych dopuszcza się tworzenie zbiorczych jednostek inwentarzowych dla materiałów ulotnych związanych z jednym tematem, sprawcą (inicjatorem) lub jednolitych pod względem formy.
I znowu ten nieszczęsny temat... Dyskutowaliśmy ten problem przy okazji wskazówek dot. fotografii, więc nie będę się powtarzać.
Punkty: 14.5, 14.5.1 i 14.5.2 mówią o tym, że inwentaryzacji podlegają tylko pierwsze egzemplarze materiałów ulotnych, kolejne są tylko oznaczone odpowiednią sygnaturą z dodaniem litery „A” lub „B”. W takim razie jak będzie wyglądał wydruk inwentarza skarbowego takiego zbioru (zespołu)? Przecież wszystkie materiały w zbiorze (zespole) stanowią materiał archiwalny i liczą się do stanu zespołu.
Punkt 14.6. (cyt.): Sygnaturą archiwalną materiałów ulotnych znajdujących się w zespołach archiwalnych jest sygnatura jednostki archiwalnej, w której się one znajdują.
Pomysł zupełnie nie do przyjęcia. Jeżeli np. afisz jest integralną częścią j.a. nie można go odrębnie zinwentaryzować i nadać mu sygnatury. Należy go w inwentarzu opisać jako obiekt, podając stronę, na której występuje w j.a.
Charakterystyka elementów opisu (formalnego):
Punkt 6. (cyt.): W przypadku materiału ulotnego znajdującego się w jednostce archiwalnej aktowej należy wpisać jej sygnaturę archiwalną.
Absolutnie kiepski pomysł (por. uwagi wyżej).
Punkt. 9. Rodzaj dokumentu (tytuł formalny).
Wypisano ty różne możliwości opisu, ale obawiam się, że nie ułatwią one opracowania, wręcz przeciwnie, wprowadzają sporo zamieszania pojęciowego.
Przykłady:
- jeśli odezwa lub obwieszczenie ma formę afisza, to co wpisać?
- jednodniówka to równocześnie druk okolicznościowy, więc co wpisać?
- zaproszenie też może być drukiem okolicznościowym, więc co wpisać?
Itd....
Charakterystyka elementów opisu (treści):
Punkt 1 (Regest): (cyt.): Powinien zostać zredagowany w języku polskim w oparciu o aktualnie obowiązujące wskazówki metodyczne dotyczące inwentaryzowania materiałów archiwalnych.
Które? Przecież to właśnie omawiane wskazówki dotyczą zasad opracowania materiałów ulotnych, więc to odesłanie do innych przepisów jest trochę nie na miejscu. Powinny się tu znaleźć precyzyjnie określone zasady formułowania regestu.
Punkt 3. Powód (wydarzenie sprawcze).
??????????
Punkt 6. Sprawca (nicjator).
??????????
Poza tym przydałoby się pole do wpisania miejsca wydarzenia oraz nazw grup rzeczowych.
-
Brawo Hanna ! Dobra robota.
A od siebie mam zapytanie.
Czy w oparciu o te nowe wskazówki będzie tworzona nowa baza danych do ich inwentaryzowania? Czy raczej na podstawie załączników możemy sobie sami stworzyć takie narzędzie do pracy pamiętając aby zawierało wszystkie pkt. które w nich są zawarte (w przyszłości łatwiej można było by przenieść dane).
PS. Od biedy to zbiór afiszy ulotnych można i zinwenytaryzować w IZA-ie 5.01. m.in. dzięki zakładce obiekty. Dzięki temu szybciej bedzie taki zespół dostępny w internecie.
-
Nie jest przewidywana oddzielna baza danych do inwentaryzowania materiałów ulotnych. Występują one często w ramach zespołów aktowych, więc przy okazji przeróbek bazy IZA, zgodnie z sugestiami użytkowników, przygotowany został moduł opisu tych materiałów w tej bazie - obok modułów dokumentacji aktowej, technicznej i kartograficznej. Zapoznali się z nim wstępnie członkowie zespołu Informatyka i Archiwa, a po zatwierdzeniu ostatecznego kształtu wskazówek metodycznych moduł będzie dopracowany i wraz z całą bazą przekazany do testowania.
PS. Baza danych AFISZ była przygotowana do celów odrębnego projektu. Dane z tej bazy postaramy się zaimportować do IZY, jeśli takie będzie Państwa życzenie.
-
Chyba dobrze byłoby dołączyć do wskazówek konkretne przykłady wypełniania poszczególnych elementów opisu (dot. konkretnego plakatu, afisza, ulotki itd..).
-
Szkoda że nie będzie tworzona oddzielna baza danych do inwentaryzowania druków ulotnych, z tego co pamiętam to w opisie obiektów jest rodzaj: afisz/plakat, nie ma rozróżnienia co wydłuża szukanie, nie ma wyszczególnionej ulotki ani broszury. Do naszego archiwum czesto zglaszają się ludzie z wydawnictw czy telewizji w poszukiwaniu druków ulotnych, zależy im na czasie, mają inne podejście do akt, historii...
Drugi problem: czemu plakaty i afisze, będące częścią zespołu aktowego, nie mogłyby po wykonaniu zastawnika, konserwacji i sporządzeniu odpowiedniej informacji trafić do specjalnej szafy (jak dla map) w magazynie z plakatami? Przecież o wiele lepiej im tam będzie niż poskładane w teczkach, lub zostawione w wielkoformatowej teczce w kącie, jak to w praktyce wygląda? W ten sposób zniszczono wiele cennych plakatów. A moze w kazdym magazynie postawić szafe na nietypowe druki?
Pozdrawiam, wszystkim dziekuję za okazaną mi pomoc. :D
-
Odpowiadając na drugą z przedstawionych przez Panią uwag, proszę zauważyć, że w punkcie 7.1 Wskazówki przewidują możliwość wyłaczenia materiałów ulotnych z zespołu w przypadku, kiedy są one narażone na zniszczenie. Podstawową zasadą jest zatem zachowanie tej części zasobu archiwalnego w dobrym stanie.
aktualna wersja porektu Wskazówek:
http://www.archiwa.gov.pl/?CIDA=64
-
Chyba coś nie tak z tym linkiem. Czy chodzi raczej o to? http://archiwa.gov.pl/repository/decyzje/wskazowki_materialy_ulotne_2.pdf
-
tak, oczywiście ma Pan rację, dziękuję za sprostowanie informacji
-
Andrzej Klubiński
w punkcie 7.1 Wskazówki przewidują możliwość wyłaczenia materiałów ulotnych z zespołu w przypadku, kiedy są one narażone na zniszczenie.
Jeśli materiały ulotne będące częścią składową j.a. aktowych są narażone na zniszczenie, to oczywiście należy je wyłączyć z takiej teczki (pisałam już o tym, więc nie będę się powtarzać). Ale dlaczego wyłączać je z zespołu? Tego nie rozumiem. I dokąd je włączyć, bo skoro się je wyłączy, to trzeba je gdzieś przydzielić, one nie mogą przecież wisieć w „ewidencyjnej” próżni.
Anna Nowakowska czemu plakaty i afisze, będące częścią zespołu aktowego, nie mogłyby po wykonaniu zastawnika, konserwacji i sporządzeniu odpowiedniej informacji trafić do specjalnej szafy (jak dla map) w magazynie z plakatami? Przecież o wiele lepiej im tam będzie niż poskładane w teczkach, lub zostawione w wielkoformatowej teczce w kącie, jak to w praktyce wygląda?
Oczywiście, ma Pani rację. Taka praktyka już jest stosowana, np. w przypadku kartografii. W zasobie naszego archiwum posiadamy zespoły starostw, w skład których wchodzą, oprócz typowej dokumentacji aktowej, także mapy i plany. Przechowywane są w osobnym, specjalnym magazynie, ale ewidencyjnie należą do zespołów starostw. Takie przykłady można mnożyć, więc i materiały ulotne można też tak potraktować.
-
Interpetując pkt 7.1 nalezy uwzględnić dotychczas obowiązującą metodykę. W sformułowaniu "dopuszcza się wyłączenie materiałów ulotnych z zespołów archiwalnych" (pkt 7.1), na ktore zwróciła Pani słusznie uwagę, chodzi jedynie o fizyczne wyłącznie jednostek z zespołu. Taka interpretacja wynika z łącznego brzmienia punktów 7.1 i 7.2, ktore wskazują, że w miejscu, w którym znajdowała się wyłączona jednostka należy pozostawić zastawnik, a przenoszony materiału ulotny "należy w sposób trwały oznakować sygnaturą archiwalną jednostki macierzystej". Zgodnie z brzmieniem punktu 7.2 wyłączenie, które przewiduje się w punkcie 7.1 jest równoznaczne jedynie z wyłączeniem fizycznym z zespołu w celu zabezpieczenia jednostki (lub jednostek) przed uszkodzeniem.
Dziękując za uwagi informuję jednocześnie, że zgodnie z decyzją Centralnej Komisji Metodycznej spostrzeżenia i sugestie uczestników Forum, dotyczące projektów wskazówek metodycznych zamieszczonych na stronie Archiwa Państwowe/Prawo archiwalne, będą przedmiotem uwagi Komisji na kolejnym jej posiedzeniu 28 września br.
-
chodzi jedynie o fizyczne wyłącznie jednostek z zespołu. Taka interpretacja wynika z łącznego brzmienia punktów 7.1 i 7.2, ktore wskazują, że w miejscu, w którym znajdowała się wyłączona jednostka należy pozostawić zastawnik, a przenoszony materiału ulotny "należy w sposób trwały oznakować sygnaturą archiwalną jednostki macierzystej".
Hmmm... W dalszym ciągu nie rozumiem. Jeżeli chodzi o fizyczne wyłączenie jednostki z zespołu, to jak oznakować ją sygnaturą jednostki macierzystej??? Domyślam się, że chodzi o wyłączenie materiału ulotnego, który jest integralną częścią j.a., ale trzeba ten zapis precyzyjnie sformułować, żeby nikt nie miał wątpliwości. Może kierować się przykładem ze wskazówek dot. fotografii, gdzie to jest dosyć jasno napisane, a zastawnik ma mieć formę kopii fotografii. W omawianych wskazówkach nie określono formy zastawnika. Czy to ma fotokopia, kserokopia? I co na to konserwatorzy, czy zaczerpnięto ich opinii w tej kwestii? Bo nie wyobrażam sobie, że do poszytu XIX-wiecznego wkładam kserokopię ulotki czy afisza.
-
Rzeczywiscie jesli chodzi o XIX wieczne materiały może być kłopot... Nikt nie pomyślał czy w stare akta można wkładać zastawnik w postaci fotografi czy wydruku jak to można zrobić w przypadku zastawników do akt nowych. I właśnie czy zastawnikiem może być wydruk skanu czy fotografia? Spotkałam się z zastawnikiem, który był po prostu informacją, że plakat został wyjęty i znajduje sie w magazynie.... Użytkownik nie miał przed sobą obrazu a zwyczajną informacje.
-
Punkt 14.1 (cyt.): Inwentaryzacja materiałów ulotnych polega na sporządzeniu opisu pojedynczych [podkr. HSK] materiałów ulotnych stanowiących samodzielne jednostki inwentarzowe.
Punkt 14.4 (cyt.): W zbiorach i samodzielnych zespołach materiałów ulotnych pojedynczy [podkr. HSK] materiał ulotny stanowi jednostkę inwentarzową.
Rozumiem, że należy zinwentaryzować odrębnie każdy plakat, afisz, ulotkę i to jest słuszne założenie. Ale punkt 14.4.2, dopuszczający tworzenie zbiorczych jednostek inwentarzowych w obrębie zbiorów i samodzielnych zespołów jest sprzeczny z powyższymi ustaleniami.
-
Rzeczywiscie jesli chodzi o XIX wieczne materiały może być kłopot... Nikt nie pomyślał czy w stare akta można wkładać zastawnik w postaci fotografi czy wydruku jak to można zrobić w przypadku zastawników do akt nowych. I właśnie czy zastawnikiem może być wydruk skanu czy fotografia? Spotkałam się z zastawnikiem, który był po prostu informacją, że plakat został wyjęty i znajduje sie w magazynie.... Użytkownik nie miał przed sobą obrazu a zwyczajną informacje.
Jeśli zastawnik traktuje się jako kartę zastępczą, ma on wyłącznie charakter informacyjny i powinien zawierać wszystkie dane umożliwiające identyfikację jednostki, i miejsce jej przechowywania. W zasadzie tylko wskazówki dotyczące opracowania fotografii zalecają umieszczenie zastawnika w postaci kopii fotografii (III.23). Zgodnie z brzmieniem pktu 7.1 projektu wskazówek dotyczących zasad gromadzenia i opracowania materiałów ulotnych zastawnik powinien zawierać inforamcję o miejscu przechowywania wyłączonego obiektu.
Z Pani uwag wynika, że w odniesieniu do matariałów ulotnych istnieje potrzeba wprowadzenia zapisu analogicznego do tego, jaki znajduje się we wskażówkach dotyczących zasad opracowania fotografii
-
Ale problem jest inny: czy można np. do XIX-wiecznego poszytu (bo mogą tam znajdować się fotografie czy materiały ulotne, które podlegają wyłączeniu) włożyć (wszyć :?: wkleić :?: ) współcześnie wykonaną kopię? I co na to specjaliści od konserwacji?
PS. Wiem, że się powtarzam :) ale jestem ciekawa, czy zasięgnięto opinii fachowców w tej dziedzinie.
-
W odpowiedzi na Pani pytanie zwracam uwagę, że nie przewiduje się umieszczania kopii materiałów ulotnych w poszycie, tym bardziej zaś ich wklejania lub wszywania. Dotyczy to nie tylko poszytów z XIX w. W odniesieniu do fotogafii przewiduje się umieszczenie kopii fotografii. Zasady opracowania nie przewidują mozliwości naruszania integralności poszytu w celu umieszczenia zastawnika. W związku z tym Centralna Komisja Metodyczna nie zasięgała opinii specjalistów w sprawie wklejania lub wszywania zastawników w poszytach. Twórcy projektu wskazówek nie wskazali natomiast sposobu, w jaki należy umieścić informację, która ma spełniać funkcje podobne do tych, jakie spełnia zastawnik.
-
Zasady opracowania nie przewidują mozliwości naruszania integralności poszytu w celu umieszczenia zastawnika.
Zasady opracowania nie, to jest oczywiste, ale twórcy wskazówek dot. fotografii przewidzieli taką możliwość :shock: w punkcie 23 (cyt.):
23. W uzasadnionych przypadkach dopuszcza się wyłączanie fotografii luźnych z właściwych dla nich jednostek inwentarzowych. Należy wówczas sporządzić odpowiednie odsyłacze w inwentarzu, a w miejsce wyłączonej fotografii włożyć zastawnik w postaci kopii fotografii.
Inwentaryzując więc j.a. (która może być przecież poszytem), zauważam w niej fotografię, której dalsze tam przechowywanie grozi destrukcja. Jako formalistka stosująca się do przepisów metodycznych wydanych przez NDAP, zgodnie z cytowanym zaleceniem wyłączam taką fotografię z jednostki i w jej miejsce wkładam zastawnik (w dalszym ciągu niestety nie wiem, w jaki sposób). Niestety, w czasie wykonywania tej czynności zaczynam się zastanawiać, czy mogę do j.a. wytworzonej w XIX w. włożyć współcześnie wykonaną kopię fotografii.
W związku z tym Centralna Komisja Metodyczna nie zasięgała opinii specjalistów w sprawie wklejania lub wszywania zastawników w poszytach.
A może powinna :?:
Zwracam na to uwagę, ponieważ gdyby takie rozwiązanie miało być wprowadzone w przypadku materiałów ulotnych, to może jednak zasięgnąć opinii fachowców? Zresztą pomysł z zastawnikiem wydaje mi się niezbyt szczęśliwy, wystarczyłały informacja w inwentarzu.
-
Inwentaryzując więc j.a. (która może być przecież poszytem), zauważam w niej fotografię, której dalsze tam przechowywanie grozi destrukcja. Jako formalistka stosująca się do przepisów metodycznych wydanych przez NDAP, zgodnie z cytowanym zaleceniem wyłączam taką fotografię z jednostki i w jej miejsce wkładam zastawnik (w dalszym ciągu niestety nie wiem, w jaki sposób). Niestety, w czasie wykonywania tej czynności zaczynam się zastanawiać, czy mogę do j.a. wytworzonej w XIX w. włożyć współcześnie wykonaną kopię fotografii.
A jeśli fotografia jest wszyta? Co robisz? Wyrywasz/ Rozcinasz jednostkę?
-
No właśnie. Tu jest problem, bo wskazówki dot. fotografii mówią o możliwości wyłączenia fotografii luźnych. Ale jeśli fotografia jest wszyta, a dalsze jej przechowywanie w jednostce grozi jej destrukcją, to co wtedy? Nie wyłączać, bo twórcy wskazówek napisali tylko o fotografiach luźnych? Przecież to jest bez sensu...
-
Jeśli dobrze rozumiem, chodzi o dokumetnację aktową w której znajują się fotografie. Włączając się do dyskusji chciałem zapytać, czy w Pani archiwum praktyka przewiduje np. rozszywanie poszytów w celu wyłączenia fragmentu wymagającego konserwacji?
-
Czytając dosyć dokładnie projekty nowych przepisów metodycznych zauważyłam, że ich niektóre części są przygotowywane wg jednego wzorca. Skoro w obowiązujących już wskazówkach dot. fotografii zastosowano rozwiązanie z zastawnikiem w miejsce wyłączonego materiału, zastanawiam się, czy podobne zalecenie nie znajdzie się we wskazówkach dot. materiałów ulotnych. Gdyby tak miało się stać, to może warto zasięgnąć opinii fachowców od konserwacji.
-
Punkt 2. (cyt.): Wskazówki mogą być stosowane w odniesieniu do gromadzenia i opracowywania kart pocztowych.
Czy karty pocztowe też należą do druków ulotnych (ich definicja znajduje się w załączniku)? Jeśli tak, to chyba nie ma potrzeby wyróżniania ich odrębnym punktem.
-
A jak sygnować poszczególne afisze w ramach jednego tematu? Czy może tak? np. 23-1, 23-2, 23-n. W wydruku inwentarza "tytuł" mówił by o wiodącej treści afiszy tutaj zebranych, a wydruk "wykazu obiektów" z IZA 5.01 sięgałby głębiej.
-
Witam
Pozwalam sobie zamieścić kilka uwag i wątpliwości dotyczących wskazówek:
pkt 14.2. "Inwentaryzację materiałów ulotnych prowadzi się w systemie informatycznym."
Pytanie, które powinno się już pojawić przy wskazowkach dot. fotografii: gdzie należy inwentaryzować materiały ulotne jeśli zarządzenie wejdzie w zycie przed opracowaniem systemu informatycznego?
Elementy opisu formalnego
pkt 7, nr zstrony (karty), "Należy podać numer strony (karty), którą inwentaryzowany materiał ulotny otrzymał w obrębie jednostki archiwalnej aktowej."
A co w sytuacji, gdy materiałem ulotnym jest kilkustronicowa broszura? Należy podać stronę pierwszą, czy strony od-do?
pkt 11 "Język Należy podać w formie skrótów, tzn.: pol., ang., czes., fr., hebr., ros., rus., słowac., ukr., wł. (zgodnie z: J. Paruch, Słownik
skrótów, wyd. II, Warszawa 1992)."
A czy nie lepiej powołać się na odpowidnią normę (tu ISO 639-2), tak jak w przypadku projektowanego rozporządzenia w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów elektronicznych. Wszak bazy danych są właśnie dokumentami elektonicznymi.
-
Charakterystyka elementów opisu
Punkt 4: Ciąg dalszy numeru zespołu (zbioru): W przypadku inwentaryzowania obiektu znajdującego się w zbiorze szczątków zespołów należy podać numer szczątku w obrębie zbioru, o ile w danym archiwum poszczególne szczątki tworzące taki zbiór są numerowane. Jeśli nie, należy wpisać 0. Cyfrę tę wpisuje się również w przypadku, gdy nwentaryzowane są materiały zespołu nie będącego zbiorem szczątków zespołów.
Zawiłe, skomplikowane, pogmatwane…
Czy nie można prościej, np. Należy podać ciąg dalszy numeru zespołu (zbioru) wg bazy SEZAM (ta sama uwaga odnosi się również do projektu wskazówek dot. opracowania matariałów sfragistycznych).
-
Na stronie NDAP ukazała się kolejna wersja wskazówek dot. materiałów ulotnych http://archiwa.gov.pl/repository/decyzje/ulotn_projekt_3.pdf
Wprowadzono kilka poprawek, dodano parę punktów, ale niestety, nie zmienia to obrazu całości. W dalszym ciągu w wielu miejscach wskazówki są niejasne i nieprecyzyjne.
Przede wszystkim, dlaczego w części III: "Opracowanie materiałów ulotnych" nie dokonano podziału na część dot. materiałów ulotnych będących częścią zespołów aktowych (lub innych) i na te, składające się wyłącznie z materiałów ulotnych. W obecnej postaci to jest bardzo zagmatwane i skomplikowane.
Najbardziej zagadkowy dla mnie jest punkt 14.3.1.f (cyt.):
f) [na CKM padła propozycje podawania nazwy serii, jako elementu opisu zgodnego z ISAD(G), ale jest to element opisu nadrzędny, przynależny do jednostki archiwalnej, a nie dokumentu, którego dotyczy opis; numer zespołu pojawia się jako element hierarchicznej sygnatury archiwalnej zgodnej z ISAD; nazwa zespołu jest w zamiarze autorów projektu elementem automatycznie nadawanym w bazie danych, zgodnie z regułą opisu wielopoziomowego, jako pochodzącym z opisu wyższego rzędu; propozycja: tytuł jednostki nadrzędnej (seria, podseria, jednostka archiwalna); w zw. z tym może dopisać: przy pkt. a-f: (generowane automatycznie z opisu wyższego rzędu)]
:shock: O co tu chodzi??? (bardzo nieśmiało domyślam się, o co może chodzić, ale może ktoś z członków CKM wyjaśni, co autorzy mieli na myśli...).
Niestety, muszę stwierdzić, że wszystkie swoje uwagi, przedstawione na forum wcześniej, podtrzymuję i mam nadzieję, że ostateczna wersja wskazówek będzie bardziej przyjazna dla archiwistów.
-
Zgodnie z Decyzją nr 6 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 28 marca 2006 r. w sprawie szczegółowego zakresu i trybu działania Centralnej Komisji Metodycznej (zamieszczona na stronie Archiwa państwowe/Akty normatywne Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych) CKM jest ciałem opiniodawczym, który współpracuje z innymi organami opiniodawczymi (komisjami i zespołami naukowymi), lub ze specjalistami, którzy mogą zostać zaproszeni przez kierownika ZNA lub przewodniczącego CKM. Dysponują oni głosem doradczym. Projekty mogą podlegać także opiniowaniu komisji metodycznych (co zostało uczynione), komisji i zespołów naukowych, komórek organizacyjnych NDAP. Dodatkowo, decyzją CKM projekt wskazówek został przedstawiony na forum IFAR, a członkowie CKM zapoznali się ze wszytkimi zgłoszonymi uwagami i rozpatrzyli je w dyskusji. Informuję, że wskazana przez Panią uwaga odnosi się do ostatniego etapu konsultacji, a opublikowana wersja projektu odzwierciedla obecny, końcowy stan prac nad projektem.
-
Na stronie NDAP ukazała się kolejna, 4 już wersja wskazówek:
http://archiwa.gov.pl/repository/decyzje/ulotn_19_02_07.pdf
Kilka zapisów doprecyzowano, przede wszystkim w elementach opisu formalnego dodano pole na ciąg dalszy sygnatury w przypadku, gdy materiał ulotny wchodzi w skład jednostki archiwalnej.
Dodano także uwagi, że pola 1-6 [kod kraju, numer archiwum, numer zespołu, ciąg dalszy numeru zespołu, nazwa zespołu, tytuły jednostki nadrzędnej ( hmmm... )] są generowane przez system informatyczny. Uwagi te wydają mi się zbędne, tym bardziej, że przecież pole z sygnaturą archiwalną i sygnaturami dawnymi w przypadku materiałów ulotnych będących integralną częścią j.a. też będą generowane przez system informatyczny.
Do techniki wykonania dodano opcję: wydruk komputerowy :shock:
Punkt 13: "Brakowanie i udostępnianie" (poprzednio: "Brakowanie"): chyba nie bardzo to się łączy :shock: . A poza tym wszystko to umieszczono w części "Opracowanie materiałów ulotnych". Problematykę tę należy chyba wydzielić w osobną część.
Do punktu 13.1 dodano wymóg, aby sporządzić kopie materiałów ulotnych w ciągu 2 lat od momentu wejścia w życie wskazówek. Czy ten termin ma jakieś uzasadnienie (czemu 2 lata, a nie np. 3 lub 1 rok)? Czy konsultowano z archiwami kwestię ich możliwości w tej materii, bo przecież niektóre z nich mają całkiem pokaźne zbiory materiałów ulotnych?
I jeszcze jedno: czym dla autorów wskazówek jest klasyfikacja i systematycja?
Wszystkie poprzednie swoje uwagi niestety podtrzymuję.
-
Poza tym zastanawiam się, czy nie byłoby dobrze dokonać zmiany tytułu wskazówek na: "Wskazówki metodyczne dotyczące zasad postępowania z materiałami ulotnymi w archiwach państwowych".
Przepisy te poruszają tyle różnych zagadnień, że wprowadzenie takiej zmiany wydaje mi się logiczne i uzasadnione.