IFAR
Internetowe Forum Archiwalne => Metodyka Archiwalna => Wątek zaczęty przez: urzędas w Styczeń 24, 2017,
-
W ostatnim protokole CKM znalazła się bardzo niepokojąca/ciekawa/szalona/nieprzemyślana/nowatorska sugestia zrównania jednostki archiwalnej z inwentarzową. Ciekawi mnie bardzo, jakie są przyczyny i argumenty do podjęcia takich działań.
Jako praktykujący archiwista państwowy szanuję metodykę archiwalną i widzę potrzebę stosowania jednostek archiwalnych i inwentarzowych (zwłaszcza przy dokumentacji audiowizualnej i technicznej) tak więc zdziwienie moje budzi fakt tak dużej ingerencji w wypracowane przez lata podstawy metodyki archiwalnej.
Jedyną lukę i problem jaki dostrzegam (zwłaszcza w styczniu ;D) to sprawozdawczość. Tu ZOSIA woła głośno o dopracowanie. No ale nie mieści mi się w głowie, żeby wysadzić w powietrze naszą metodykę archiwalną tylko dlatego, że sobie nie radzimy z raportami w ZOSIA.
Ale pewnie nie mam pełnej wiedzy w tym zakresie. Wiecie coś na ten temat? Jakie są argumenty? Bo chyba, na Boga, nie sprawozdawczość???
-
To jest ten fragment z protokołu:
"Przechodząc do kolejnego problemu, jakim jest zrównanie jednostki inwentarzowej z jednostką archiwalną H. Staszewska zaznaczyła, iż należy zachować spójność z obowiązującymi przepisami dotyczącymi ewidencji w archiwach państwowych oraz wytycznymi dotyczącymi sprawozdawczości. Następnie omówiono problem wykazywania w sprawozdaniach archiwów państwowych ilości posiadanych w zasobie fotografii i nagrań dźwiękowych. W tym kontekście M. Parzeniwski zwrócił również uwagę na problem tzw. przedpola archiwalnego. Podsumowując dyskusję Przewodnicząca Komisji stwierdziła, że zrównanie jednostki archiwalnej z inwentarzową jest słusznym kierunkiem prac. "
Nie bardzo rozumiem co Komisja ma na myśli i z czego to wynika? Taka trochę biegunka myśli od przedpola archiwalnego po sprawozdawczość. :-[ :D ::)
-
Sama metodyka archiwalna, a więc określenie sposobu opracowania materiałów archiwalnych, nie może stanowić o podstawach funkcjonowania administracji państwowej. Administracja działa zgodnie z zasadami przejrzystości i efektywności, dlatego wszystkie prace muszą być rozliczalne i temu służy także ujednolicenie reguł obliczania wielkości zasobu. W tym przypadku zasady kierujące ewidencją muszą być spójne ze sprawozdawczością, bo jak kontrolować taką jednostkę administracji?
Nie ma według mnie także żadnych przeciwwskazań, żeby w przypadku każdego rodzaju dokumentacji zrównać jednostki archiwalne z inwentarzowymi. W przypadku dokumentacji audiowizualnej będzie to nagranie zarówno jako jednostka inwentarzowa, jak i archiwalna, bez względu na ilu nośnikach (albo ile tych nagrań na jednym nośniku) się znajduje. Nośnik jest tu elementem wtórnym, który w uzasadnionym przypadku może zostać zniszczony i zastąpiony innym nośnikiem.
-
O ile w sprawozdawczości zrównanie j.a. i j.inw. może się sprawdzić, to w przechowywaniu i konserwacji niekoniecznie. Jest różnica w poddaniu konserwacji 1 jednostki w postaci 1 taśmy z 1 tytułem filmowym, a 1 jednostki z 1 tytułem filmowym na 6 różnych nośnikach.
-
Obecnie mając sprawę 2-tomową na nośniku "tradycjnym" tj. papierowym, każdy tom na spisie akt przekazywanych do AP ma być wykazywany jako osobna pozycja czyli osobna jednostka inwentarzowa. Idąc zatem tym tokiem rozumowia - 1 nagranie to 1 j.a., teraz ma się to zmienić i 1 sprawa, bez względu na ilość tomów - 1 j.a.?
Zastrzegam, iż nie jest to jakiś wyrozumowany problem, który zdarza się raz na milion razy, w przypadku akt spraw sądowych, zwłaszcza karnych, często mamy do czynienia ze sprawą, która ma więcej niż 1 tom.
-
No cóż moja wiadomość nie przebiła się na forum, nie wiem dlaczego. Piszę po raz drugi - jeśli będą dwie bliźniaczo podobne za chwilę to serdecznie przepraszam.
Sama metodyka archiwalna, a więc określenie sposobu opracowania materiałów archiwalnych, nie może stanowić o podstawach funkcjonowania administracji państwowej.
Niestety nie rozumiem, to chyba wielka przesada, że metodyka archiwalna w jakikolwiek sposób stanowi o podstawach funkcjonowania administracji państwowej.
Administracja działa zgodnie z zasadami przejrzystości i efektywności, dlatego wszystkie prace muszą być rozliczalne i temu służy także ujednolicenie reguł obliczania wielkości zasobu. W tym przypadku zasady kierujące ewidencją muszą być spójne ze sprawozdawczością, bo jak kontrolować taką jednostkę administracji?
A do tej pory byliśmy przejrzyści i efektywni? Czy po zrównaniu j.a. i j.inw. będziemy bardziej przejrzyści i efektywni? A może pochylilibyśmy się nad sprawozdawczością w ZOSIA? A może, skoro mamy być tak spójni i sprawozdawczo transparentni pochylmy się nad metrażem akt, który podajemy w ZOSIA. Zastanówmy się czy to co wpisujemy jest zgodne z rzeczywistością. Dużo powiedzieć by mogli archiwiści z archiwów z nowymi siedzibami. Czy metraż przed przeprowadzką i po jest tożsamy? A dlaczego nie podajemy metrażu dla fotografii, kartografii, ikonografii. Jakoś nikt nie wpadł na pomysł podważenia tego procederu, zarzucając nam fałszowanie sprawozdawczości? Albo nie zapytał po co nam tyle półek skoro mamy zdecydowanie mniej metrażu?
Nie ma według mnie także żadnych przeciwwskazań, żeby w przypadku każdego rodzaju dokumentacji zrównać jednostki archiwalne z inwentarzowymi.
A są jakieś wskazania, żeby to zrobić oprócz sprawozdawczości. Ap są urzędami - ale dalej pozostają archiwami. Czy tylko dla sprawozdawczości mamy podważać lub zapominać o archiwistyce - nauce.
Może warto jednak pochylić się i poprawić sprawozdawczość w ZOSIA, a nie upraszczać metodykę archiwalną i sprawozdawczość, żeby ZOSIA sobie poradziła. To klasyczne chowanie głowy w piasek i psucie metodyki archiwalnej.
-
O ile w sprawozdawczości zrównanie j.a. i j.inw. może się sprawdzić, to w przechowywaniu i konserwacji niekoniecznie. Jest różnica w poddaniu konserwacji 1 jednostki w postaci 1 taśmy z 1 tytułem filmowym, a 1 jednostki z 1 tytułem filmowym na 6 różnych nośnikach.
Słusznie, konserwacji podajemy nośnik. Tu nie ma mowy o jednostkach.
-
Obecnie mając sprawę 2-tomową na nośniku "tradycjnym" tj. papierowym, każdy tom na spisie akt przekazywanych do AP ma być wykazywany jako osobna pozycja czyli osobna jednostka inwentarzowa. Idąc zatem tym tokiem rozumowia - 1 nagranie to 1 j.a., teraz ma się to zmienić i 1 sprawa, bez względu na ilość tomów - 1 j.a.?
Gdyby tak miało być, to stare poszyty z czasów administracji pruskiej musielibyśmy pruć na części. Nie o to chodzi. W opracowaniu dokumentacji aktowej w ogóle nie ma problemu: każda jednostka archiwalna jest inwentarzową, tomy też mają odrębne sygnatury. Nie twórzmy problemów tam, gdzie ich nie ma.
-
A do tej pory byliśmy przejrzyści i efektywni?
Nie, nie byliśmy. Dziesiątki przepisów metodycznych, kazuistyczne podejście do opracowania sprawia że zamiast przejrzystości mamy nieogarnięty przez lata bałagan. To samo dotyczy zasad kształtowania zasobu, gdzie indywidualne i często sprzeczne decyzje poszczególnych pracowników archiwów państwowych powodują znaczącą niepewność stosowania jakichkolwiek przepisów przez archiwistów zakładowych, czego dowody znajdziemy na niniejszym formu.
Czy po zrównaniu j.a. i j.inw. będziemy bardziej przejrzyści i efektywni?
Będzie większy porządek.
A może pochylilibyśmy się nad sprawozdawczością w ZOSIA?
Konstrukcja ZoSIA wynika z przepisów metodycznych i jedynie tam, gdzie to jest możliwe starano się nagromadzony przez lata bałagan uporządkować w ramach narzędzia informatycznego. Obecne zmiany w przepisach będą mogły być od razu wdrażane w ZoSIA, a sam System już bez przeszkód wdrażany we wszystkich archiwach.
To klasyczne chowanie głowy w piasek i psucie metodyki archiwalnej.
Nie sądzę, żeby Przewodnicząca CKM była osobą chowającą głowę w piasek ;) A co do metodyki... nie da się tego już bardziej popsuć
-
Konarski którego powołują się liczni archiwalni konserwatyści tak naprawdę był w swoich działaniach bardzo innowacyjny i nowatorski. Na bazie posiadanej wiedzy akademickiej i własnych doświadczeń tworzył teorie i wypracowywał metody postępowania. Czasy się zmieniły i rzeczywistość archiwalna się zmieniła więc trzeba wypracowywać nowe metody postępowania. Metodyka w żadnej materii nie jest zabetonowana, wszystko jest płynne i się zmienia. Czy ktokolwiek wyobraża sobie działania z zakresu chociażby informatyki w oparciu o metodykę z lat 70 tych? Chyba nie. Zmiany są konieczne.
Tak w ramach podsumowania: "Kiedyś tak było i było dobrze"?
https://www.facebook.com/archiwista24/photos/a.1000512126722841.1073741828.999899620117425/1517717438335638/?type=3&theater
Ortodoksja i dogmatyczne przywiązanie do metod wypracowanych w przeszłości blokuje spojrzenie na sprawę pod innym kontem i dostrzeżenie, że jednak DA SIĘ i MOŻNA INACZEJ ;-)
-
A do tej pory byliśmy przejrzyści i efektywni?
Nie, nie byliśmy. Dziesiątki przepisów metodycznych, kazuistyczne podejście do opracowania sprawia że zamiast przejrzystości mamy nieogarnięty przez lata bałagan. To samo dotyczy zasad kształtowania zasobu, gdzie indywidualne i często sprzeczne decyzje poszczególnych pracowników archiwów państwowych powodują znaczącą niepewność stosowania jakichkolwiek przepisów przez archiwistów zakładowych, czego dowody znajdziemy na niniejszym formu.
Potwierdzam i podpisuje się obiema rękami :(
-
Jedyną lukę i problem jaki dostrzegam (zwłaszcza w styczniu ;D) to sprawozdawczość. Tu ZOSIA woła głośno o dopracowanie. No ale nie mieści mi się w głowie, żeby wysadzić w powietrze naszą metodykę archiwalną tylko dlatego, że sobie nie radzimy z raportami w ZOSIA.
Taki krotki fragment, ale jakie bogactwo po-/do-mysłów:
1. zrównanie jednostki inwentarzowej z archiwalną to "wysadzenie w powietrze metodyki"
2. pomysł na zrównanie jednostki inwentarzowej z archiwalną jest zapewne spowodowany sprawozdawczością
3. winna (oczywiście) ZoSIA, która "woła głośno o dopracowanie" i "nie radzimy sobie z raportami w ZoSIA" (ale kto?)
No jeśli chodzi o pkt 3 to nihil novi, w sensie argumentacji ;)
-
No cóż obowiązki nie pozwoliły na szybką odpowiedź, ale może dobrze, emocje opadły kurz archiwalny też.
A teraz do smutnej konstatacji. W poście otwierającym wątek padło pytanie - jakie są metodyczne argumenty za zrównaniem jednostki archiwalnej z inwentarzową. Po dyskusji widać że niestety nie ma żadnych (albo jeszcze nie padły w tej dyskusji).
Za to krytyka posypała się jak deszcz z jasnego nieba.
Właściwie nie mam ochoty na takie przepychanki - szukam merytorycznej dyskusji.
Ale też czuję się w obowiązku dać odpowiedź na te komentarze.
1.
Tak w ramach podsumowania: "Kiedyś tak było i było dobrze"?
https://www.facebook.com/archiwista24/photos/a.1000512126722841.1073741828.999899620117425/1517717438335638/?type=3&theater
Ortodoksja i dogmatyczne przywiązanie do metod wypracowanych w przeszłości blokuje spojrzenie na sprawę pod innym kontem i dostrzeżenie, że jednak DA SIĘ i MOŻNA INACZEJ ;-)
No cóż, nie uważam żeby metodyka archiwalna nie mogła być zmieniana, mamy nowe czasy i nowe narzędzia. Owszem ale jednak wszystko powinno mieć jakieś uzasadnienie i podstawę w merytorycznej dyskusji. Bazy IZA i SEZAM (i jeszcze kilka pomniejszych) nie były złe - nie wystarczały nam już narzędzia do ich obsługi. Krytyka Zosi nie może kończyć się stwierdzeniem że chcemy dalej Izę i Sezam. Bo nie chcemy. Chcemy coś nowego właśnie - ale dopracowanego i odpowiadającego metodyce. Jeśli dostajemy do ręki narzędzie niedopracowane - automatycznie gloryfikujemy to poprzednie. To naturalne. Współczesne systemy dają ogromne możliwości - dlaczego nie umiemy ich wykorzystać i zaprząc do obsługi naszej metodyki.
Konstrukcja ZoSIA wynika z przepisów metodycznych i jedynie tam, gdzie to jest możliwe starano się nagromadzony przez lata bałagan uporządkować w ramach narzędzia informatycznego.
To zaklinanie rzeczywistości. Zosia nie jest zgodna z naszą metodyką. I ten wątek jest tego najlepszym potwierdzeniem. Do tej pory nasza metodyka liczyła archiwalia w j.a. i j. inw. W Zosia nie ma jednostek inwentarzowych.
zrównanie jednostki inwentarzowej z archiwalną to "wysadzenie w powietrze metodyki"
To barwne określenie - przyznam. Ale rozpoczynając kurs archiwistyki wszystkich nas zapoznaje się z podstawowymi pojęciami tej nauki. I właśnie na pierwszych zajęciach mówimy o definicji j.a i j.inw. Czyli naruszamy podstawy.
pomysł na zrównanie jednostki inwentarzowej z archiwalną jest zapewne spowodowany sprawozdawczością
Jeszcze raz pytam o argumenty merytoryczne. Pytam i czekam na merytoryczną odpowiedź.
3. winna (oczywiście) ZoSIA, która "woła głośno o dopracowanie" i "nie radzimy sobie z raportami w ZoSIA" (ale kto?)
No jeśli chodzi o pkt 3 to nihil novi, w sensie argumentacji ;)
Zosia nie jest niczemu winna - winni są Ci co ją tak a nie inaczej zaprojektowali. Jest mnóstwo rzeczy, których nam brakuje w Zosi m. in. liczenia jednostek inwentarzowych.
"nie radzimy sobie z raportami w ZoSIA" (ale kto?)
Tu przepraszam wszystkich archiwistów pracujących w ap. Złe sformułowanie. My archiwiście po prostu nie mamy raportów, które potrzebujemy m.in. do sprawozdawczości. Na wysokości zadania nie stanęli twórcy Zosi - wiedząc, że sprawozdajemy w j.inw. nie uwzględnili tego przy projektowaniu.
Niestety tak to teraz wygląda z mojej perspektywy, że pominięto w ZOsia jednostki inwentarzowe a teraz próbuje się wyrzucić j. inw. z metodyki, aby na siłę dopasować metodykę do obecnej rzeczywistości. Dla nas archiwistów było by prościej aby j.inw. znalazła się w Zosi. Po prostu. A potem jak już będzie - możemy pomyśleć czy to zmieniać czy nie - i jakie są ku temu przesłanki. Powoli, spokojnie, z merytoryczna dyskusją. Bo metodyka może być zmieniana - tylko mądrze i nie na łapu capu.
Na koniec bardzo proszę jeszcze raz o podanie merytorycznych argumentów za zrównaniem j.a. i j. inw.
-
Pozwolę sobie na pewne wyjaśnienia, że NAC jest twórcą i rozwija system ZoSIA. Nie ma systemu Zosia, ZOsia, zosia, etc. Co prawda nie jest to zarejestrowana nazwa czy znak w urzędzie patentowym (przynajmniej nic mi o tym nie wiadomo), jednak zdecydowanie lepiej czyta się Państwa wpisy i całą dyskusję, jeśli pewne obowiązujące "normy" za powszechnie przyjęte są zachowane.
-
Ok urzędas przyjął do wiadomości i stosowania.
Ale i tak dalej czekam na jakieś merytoryczne argumenty za zrównaniem jednostki archiwalnej z inwentarzową. Nadzieja umiera ostatnia...
-
Fakt, ostatnio temat j.a. i j.inw. był poruszany na różnych forach, rozważane były różne warianty, ścierały się odmienne poglądy. Na razie jest to tylko dyskusja mająca na celu ustalenie ostatecznego kierunku zmian, a że emocje nie są dobrym doradcą lepiej zachować wstrzemięźliwość w wyrażaniu sądów.
W tym wątku poruszyłeś urzędasie kwestie sprawozdawczości i raportów oraz oczywistej winy ZoSIA i jej twórców, a to nie jest dobre postawienie sprawy. System ZoSIA w warstwie dotyczącej ewidencji JEST zgodny z przepisami o ewidencji, a tam jest mowa tylko o jednostce archiwalnej. Zrobienie raportu to też nie jest problem, tyle, że aby powstał raport to dane muszą się w systemie najpierw pojawić. W bazie SEZAM tego nie było i podobnie jest w systemie ZoSIA, ale to nie wina twórców systemu tylko włodarzy archiwalnych, którzy do tej pory nie rozwiązali tego problemu.
Ale i tak dalej czekam na jakieś merytoryczne argumenty za zrównaniem jednostki archiwalnej z inwentarzową.
Ode mnie ich nie usłyszysz urzędasie :) Nie podzielam argumentacji jaką przytaczasz, ale generalnie osobiście jestem (i zawsze byłem) zwolennikiem rozróżnienia między j.a. i j.inw., bo dla mnie to są dwie zupełnie różne dane. Myślę, że nowe przepisy o ewidencji zasobu pójdą w tym kierunku, aby można było stan zespołu, a co za tym idzie również całego zasobu podawać odrębnie w j.a. ("sztukach", które są b. ważne z punktu widzenia ewidencji zasobu, czyli stanu ilościowego archiwum) i j.inw. (czyli liczbie "opisów"). Niekiedy, czy może raczej zazwyczaj to będą zbieżne liczby. Wprowadzenie takich rozwiązań ułatwi podawanie danych także do różnej maści sprawozdań. Być może trochę wyprzedzam rzeczywistość, bo praca nad nowymi normatywami trwa, i nie będę narzucał swojej woli, ale osobiście tak bym to widział.
-
No właśnie - emocje wyciszamy i zaczynamy merytoryczną dyskusję. I o to mi chodziło.
Na początek powiem, że nie mam żadnego emocjonalnego stosunku do ZoSIA, więc poddaję ją krytyce, jak wszystko z czym przyszło mi pracować. Twórcy ZoSIA nie pomyśleli o j.inw., przekopiowali rozwiązania z SEZAM, nie pokusili się o refleksję, nie zaczęli żadnej dyskusji z archiwistami dlaczego tego nie ma i czy może ten błąd naprawić - i w tym właśnie, w mojej ocenie, ponoszą winę. Niestety. Nowe narzędzie powinno być lepsze, nie tylko kopiować, ale i dawać coś nowego - gdybyśmy archiwiści dostali to czego nam brakowało + sprawozdawczość na wszelkie sposoby - wychwalalibyśmy twórców ZoSIA pod niebiosa. A tak raczej nie pochwalimy. Zresztą, choć to wypowiedź na inny wątek, nie to jedno szwankuje w ZoSIA, a to potęguje nasze zastrzeżenia.
Nie bardzo przyjmuję argument, że ZoSIA jest zgodna z przepisami o ewidencji. Nie umiem tak po prostu przejść obok metodyki archiwalnej i udawać, że jej nie widzę - ona jest, powinniśmy ją szanować, a jeśli przyjdzie nam ją zmieniać (bo pewnie przyjdzie, ta naturalny stan rzeczy) to z ogromnym rozmysłem ważąc poważne argumenty.
A wracając do zrównania j.a. i j.inw. - dopiero co zastanawialiśmy się nad NOMA. A tam mamy pomysł na cząstkę archiwalną. I tu dopiero zaczyna się robić ciekawie: j.inw. i j.a. - kontra jednostka archiwalna i cząstka archiwalna. To warto byłoby przemyśleć. Co z tym robimy? I tu jak nic przypomina się wypowiedź Pana Niestroja o kazuistycznym podejściu do opracowania. Bo jak się ma np. j.inw. i j.a. w fotografiach - czyli temat i poszczególne obrazy - do fotografii - cząstki archiwalnej w dok. aktowej. Ależ tu na nas się czai niebezpieczeństw. Trzeba by to rozebrać na czynniki pierwsze - i coś czuję, że zrównanie j.inw. z j.a. na nic nam się nie przyda.
Możemy wyciąć w pień j.inw. - czemu nie - ale po merytorycznej dyskusji. J.inw. mamy przede wszystkim w fotografiach, drukach ulotnych, dok. technicznej. Zacznijmy więc od zmiany tych przepisów i zaproponujmy coś lepszego w opracowaniu niż to czym posługujemy się do tej pory - i świadomie usuńmy w tych nowych przepisach j.inw. I dajmy o tym podyskutować archiwistom. Spróbujmy, sprawdźmy. Ale nie bezmyślne upraszczanie - tu zawsze zakrzyczę: liberum veto.
-
Jeżeli (za słownikiem z 1974 r.) przyjmiemy, że jednostka inwentarzowa to
materiały archiwalne określonego zespołu (zbioru) stanowiące jedną pozycję w inwentarzu zespołu (zbioru) archiwalnego
, a inwentarz zespołu (zbioru) archiwalnego to pomoc archiwalna służąca zabezpieczeniu całości i udostępnianiu materiałów archiwalnych jednego zespołu (zbioru), stanowiąca systematyczny ciąg opisów poszczególnych jednostek archiwalnych, zgodny zazwyczaj z układem jednostek w zespole (zbiorze)
, i jeżeli jeszcze weźmiemy pod uwagę, że inwentaryzacja to jedna z czynności wchodzących w zakres opracowywania zespołu (zbioru), polegająca na opisywaniu jednostek archiwalnych i sporządzaniu inwentarza zespołu (zbioru) archiwalnego
, to co tu zrównywać ...? W inwentarzu mamy mieć opisy poszczególnych jednostek archiwalnych, gdzie jednostką archiwalną jest odrębna fizycznie jednostka materiałów archiwalnych
Czyli jednostka archiwalna = jednostka inwentarzowa ...
Oczywiście nie należy abstrahować od przepisów Naczelnego Dyrektora, a w nich mamy jednostki inwentarzowe, w fotografiach, materiałach ulotnych, dokumentacji technicznej ... Tylko jeżeli się wczytamy w te przepisy to dojdziemy do konstatacji, że te jednostki inwentarzowe to nic innego jak tylko szereg jednostek archiwalnych w zespole (zbiorze) archiwalnym stanowiących pewien ciąg, a związanych analogią treści lub formy zewnętrznej, bądź analogią obu tych elementów
(przypomnę, że jest to słownikowa definicja serii ...).
Cóż jeszcze można dodać ...?
Prawdopodobnie niespecjalnie kontrowersyjne jest stwierdzenie, że archiwa państwowe gromadzą materiały archiwalne i następnie je ewidencjonują w ramach zespołów (zbiorów) archiwalnych, a podstawową, wymierną (policzalną) jednostką materiałów archiwalnych jest jednostka archiwalna (bo ją można "dotknąć" i ona zajmuje miejsce w magazynie). Jeżeli tak jest, to opis (ewidencyjny i informacyjny) materiałów archiwalnych powinniśmy sporządzać na tych dwóch podstawowych poziomach: zespołu (zbioru) archiwalnego i jednostki archiwalnej, a np. serie opisywać tylko jak to jest konieczne. Czyli jednostka archiwalna jest zawsze jedną pozycją w inwentarzu (czyli jednostką inwentarzową).
Ostatnio czasy się trochę zmieniły i inwentarze kartkowe i książkowe (te tradycyjne), w których materiały archiwalne opisywaliśmy zasadniczo na dwóch poziomach - zespołu i jednostki (archiwalnej lub inwentarzowej) zastąpiliśmy wydrukami z baz danych. A po drodze do tych baz danych dołożyliśmy również możliwość opisywania materiałów archiwalnych na poziomie niższym od jednostki - poziomie obiektu. W rezultacie daje nam to inwentarz zawierający opis materiałów archiwalnych na trzech poziomach opisu - zespołu, jednostki i obiektu. Przykładając do tego definicję jednostki inwentarzowej materiały archiwalne określonego zespołu (zbioru) stanowiące jedną pozycję w inwentarzu zespołu (zbioru) archiwalnego
możemy dojść do wniosku, że opis pojedynczego obiektu w inwentarzu to też jest pojedyncza jednostka inwentarzowa ...
A jeżeli jednak dodać do naszego systemu informacyjnego nowy poziom opisu - poziom jednostki inwentarzowej - to należałoby go stosować konsekwentnie i logicznie, i np. protokoły posiedzeń WRN z 1981 roku kancelaryjnie podzielone na 5 tomów lub akta jednej sprawy sądowej składające się z 90 tomów, opisywać odpowiednio jako jako 1 jednostkę inwentarzową (a nie 5 lub 90), tak jak jeden projekt techniczny lub jeden temat fotograficzny.
Może nadszedł czas, aby te kwestie poukładać na nowo ...? Tylko, czy nie lepiej by było 1:1 ...?
pzdr
-
Zdecydowanie lepiej, bo jak mawiał W. Ockham: Nie mnóżmy bytów ponad potrzeby.
-
Ostatnio czasy się trochę zmieniły i inwentarze kartkowe i książkowe (te tradycyjne), w których materiały archiwalne opisywaliśmy zasadniczo na dwóch poziomach - zespołu i jednostki (archiwalnej lub inwentarzowej) zastąpiliśmy wydrukami z baz danych. A po drodze do tych baz danych dołożyliśmy również możliwość opisywania materiałów archiwalnych na poziomie niższym od jednostki - poziomie obiektu. W rezultacie daje nam to inwentarz zawierający opis materiałów archiwalnych na trzech poziomach opisu - zespołu, jednostki i obiektu.
Warto wyjaśnić, że obiekt nie jest poziomem opisu. Słowo pojawiło się w archiwistyce praktycznej w tłumaczeniu standardu ISAD (G) na oznaczenie każdej opisywanej całości, jako opisywany obiekt, a mógł nim być np. zespół, seria, jednostka archiwalna, sprawa, dokument. ISAD (G) wprowadzał i upowszechniał pojęcie opisu wielopoziomowego, które w polskiej archiwistyce nie było zakorzenione, choć w praktycznie taki opis był wykonywany na potrzeby różnych pomocy archiwalnych, także informatorów czy katalogów wystaw itp. W bazie danych IZA 5.0 (w 2005 r., chyba) wprowadziliśmy możliwość opisywania bytu mniejszego niż jednostka archiwalna, ale nie nazwaliśmy go dokumentem, bowiem istniały obawy, że będzie pojmowany wąsko jako dokument pergaminowy lub papierowy, znany z dyplomatyki. Pojawił się więc, w zamierzeniu na okres przejściowy do czasu przygotowania systemu, ten raczej nieszczęsny obiekt, i został utrwalony w ZoSIA. Ale to już inny wątek.
Może nadszedł czas, aby te kwestie poukładać na nowo ...? Tylko, czy nie lepiej by było 1:1 ...?
Moim zdaniem lepiej, ale po dokładnym opisaniu tego, jak sugerował urzędas, w modernizowanych obecnie przepisach metodycznych.
A wracając do zrównania j.a. i j.inw. - dopiero co zastanawialiśmy się nad NOMA. A tam mamy pomysł na cząstkę archiwalną. I tu dopiero zaczyna się robić ciekawie: j.inw. i j.a. - kontra jednostka archiwalna i cząstka archiwalna. To warto byłoby przemyśleć.
Tutaj nie zgodzę się z urzędasem. Nie było kontry. Cząstka archiwalna została zaproponowana jako poziom opisu a nie jednostka miary materiałów archiwalnych. Taka mała, a w pewnych prawach (np. zestaw elementów czy moduł w systemie informacyjnym, używany przez wyrafinowanych znawców pieczęci, inicjałów, podpisów, znaczków skarbowych itp.) zrównana z zespołem archiwalnym. Autorom NOMA w głowie nie powstał pomysł, aby zliczać te cząstki, podobnie jak nie liczymy serii czy klas. A jednostka inwentarzowa pojawia się w projekcie tej normy jedynie w kontekście elementów opisu fotografii. NOMA miała być nowym kośćcem, na którym bazowałyby szczegółowe przepisy, a ich stosowanie w archiwach prowadziłoby do tworzenia wielopoziomowego systemu informacyjnego.