IFAR
Internetowe Forum Archiwalne => Archiwa Zakładowe => Wątek zaczęty przez: Danutka w Listopad 05, 2019,
-
Dzień dobry, chciałabym prosić o pomoc w kwestii dokumentacji dot. inwestycji. Zazwyczaj sprawy dot. realizacji danej inwestycji, cała dokumentacja, korespondencja itd. są dosyć obszerne. I o ile umowy na wykonanie robót, korespondencje, czy jakieś pomocnicze dokumenty mają ważność przez jakiś czas, i np. po 5-10 latach można by je zniszczyć bo nie są takie istotne i tracą swoją ważność. To już odbiór techniczny, pozwolenie na budowę danej inwestycji powinny być raczej przechowywane do śmierci technicznej obiektu.
I tu mój problem jak to "ugryźć" pod kątem kancelaryjnym ? Bo raczej nie mogę sobie z całości dokumentacji danej sprawy inwestycji część akt wydzielić na krótsze przechowywanie, a część na dłuższe trzymanie. Bo nie powinno się rozbijać sprawy. Ale z drugiej strony trzymać całą stertę tych dokumentów do śmierci technicznej obiektu też nie jest fajne, bo same inwestycję zajmą pół archiwum. Co mogliby Państwo poradzić w takiej sytuacji? Będę wdzięczna za sugestie :)
-
Witam,
miałem trochę podobnie chociaż nie do końca. Mianowicie w materiałach dotyczących zamówień publicznych przy przejmowaniu była również dokumentacja techniczna oraz eksploatacyjna budynków i urządzeń (kilka różnych modernizacji). Ze względu na fakt, iż w moim JRWA były dwa hasła odnoszące się do tych zagadnień podzieliłem zawartość na dwa typy dokumentacji. W moim przypadku w ogóle nie powinny się znaleźć powyższe dokumenty w jednej teczce.
Pozdrawiam
-
Zgadzam się, że nie powinny być tak wymieszane dokumenty. Tylko problem w tym, że jeśli już pracownik prowadzący sprawę nadał ten sam znak wszystkim pismom w danej sprawie (i tym ważnym i tym mniej istotnym), to nie bardzo mam jak rozdzielić te dokumenty, bo w dwóch teczkach były by identyczne znaki. A trzymać taką ilość akt do śmierci technicznej obiektu to też słabo :(