IFAR
Internetowe Forum Archiwalne => Kształtowanie zasobu archiwalnego => Wątek zaczęty przez: natalia90 w Czerwiec 23, 2016,
-
Witam,
jakie są normatywy określające procedurę ekspertyzy archiwalnej przeprowadzanej przez archiwa państwowe w jednostkach organizacyjnych? Czy są jakieś wytyczne NDAP? Jak wygląda protokół ekspertyzy? Czy istnieje jakiś ogólnie stosowany wzór?
-
Jeśli masz akta które z wykazu akt albo w wyniku przekwalifikowania mają kat. BE to możeesz skorzystanić z wzoru wniosku, który jest podany tutaj na forum.
Jeśli natomiast masz akta co do, których masz wątpliwości to zwracasz się z wnioskiem o opinię. Wymagania co do takiego wniosku opisane są w rozporządzeniu.
-
Trochę nie o to mi chodzi ;) Bardziej mi zależy na procedurze ekspertyzy ze strony Sekcji Nadzoru Archiwum Państwowego. Czyli normatywy - jakieś wytyczne NDAP, wzór - protokołu, a nie wniosku :)
-
Poruszyłaś ciekawy problem. Prawdopodobnie nie ma żadnej specjalnej procedury dotyczącej ekspertyzy archiwalnej. Przeglądałem przepisy NDAP ale nic nie znalazłem, poza lakonicznymi stwierdzeniami, że ustalenia ekspertyzy należy ująć w krótkiej notatce służbowej. Istotne jest również poinformowanie jednostki organizacyjnej, której akta podlegały ocenie, o wynikach ekspertyzy - jakie akta zostają przekwalifikowane, a jakie mogą zostać przeznaczone na zniszczenie.
-
Przed objęciem jakiejś jednostki nadzorem, też przeprowadza się u niej ekspertyzę. To jest akurat opisane na stronie NDAP.
-
Poruszyłaś ciekawy problem. Prawdopodobnie nie ma żadnej specjalnej procedury dotyczącej ekspertyzy archiwalnej. Przeglądałem przepisy NDAP ale nic nie znalazłem, poza lakonicznymi stwierdzeniami, że ustalenia ekspertyzy należy ująć w krótkiej notatce służbowej. Istotne jest również poinformowanie jednostki organizacyjnej, której akta podlegały ocenie, o wynikach ekspertyzy - jakie akta zostają przekwalifikowane, a jakie mogą zostać przeznaczone na zniszczenie.
A to należy omówić na KAODzie.
Tylko po co?
-
Ekspertyza archiwalna to bardzo ważki problem. Przyznam, że moje niezrozumienie budzi sytuacja gdy w przypadku akt zakwalifikowanych na podstawie JRWA do konkretnego hasła klasyfikacyjnego (gdzie przyporządkowanie do konkretnej klasy nie budzi wątpliwości, a kategoria archiwalna jest wyraźnie określona jako B5 lub B10, a nie BE). Gdy instytucja przeprowadziła ocenę wartości dokumentacji przez komisję ds. brakowania, i nagle archiwum państwowe zarządza ekspertyzę (i uznaje dokumenty z kategorię A, chociaż wykaz akt stanowi inaczej, lub nakazuje zatrzymać dokumentację przez kolejnych kilka lat). W przypadku gdy archiwum zakładowe nie zgadza się z wnioskami archiwisty, to nie ma żadnej możliwości odwołania (jeśli przepisy stanowią coś innego to niech ktoś mnie poprawi). Myślę, że warto by było doprecyzować i ujednolicić procedury przeprowadzania ekspertyz i dać instytucjom możliwość odwołania np do NDAP lub CKAOD.
-
Ekspertyzę archiwalną przeprowadza jednostka nadrzędna, którą jest archiwum państwowe z profesjonalną i doświadczoną kadrą archiwalną. Skoro tacy archiwiści uznają, że jakieś akta powinny być kategorią "A", to ja bym tego nie podważał. Choć procedurę odwołania od takiej decyzji pewnie można by wprowadzić.
-
Problem jest chyba bardziej skomplikowany. Zmiana kwalifikacji może np. dotyczyć akt, w przypadku których nastąpiła błędna klasyfikacja, a co za tym idzie błędna kwalifikacja. Myślę, że procedura odwoławcza podważa prawo archiwów państwowych do kształtowania zasobu archiwalnego. Wprowadzenie takiej procedury oznaczałoby przeniesienie ciężaru wartościowania na sądy administracyjne, konieczna byłaby też zmiana w unza albo przynajmniej w rozporządzeniu w sprawie klasyfikowania... . Wewnętrzne przepisy NDAP nie rozwiążą problemu odwołania, ponieważ procedura brakowania określona jest w przepisach powszechnie obowiązujących. Być może konieczna jest większa transparentność podejmowanych przez ap decyzji, żeby nie pojawiały się wątpliwości związane ze zmianą kwalifikacji.
-
Nie chce zakładać nowego tematu a potrzebuję Państwa pomocy.
W jaki sposób powinna wyglądać ekspertyza przeprowadzona przez Archiwum Państwowe?
Pytam ponieważ dostałem odpowiedź z AP, że w celu wykonania ekspertyzy przy każdej pozycji spisu mam podać byłą i obecna kategorie archiwalna oraz szczegółowy opis zawartości teczki.
-
Zadzwoń do AP i porozmawiaj z osobą prowadzącą twoją sprawę, co chce konkretnie aby było zawarte w twojej odpowiedzi.
-
Tak jak napisałem wyżej, przy każdej pozycji spisu (sic!) szczegółowe informację o zawartości teczki - na chłopski rozum chce bym otworzył każdą teczkę i opisał możliwie najszerzej jej zawartość. Ponadto bym przy każdej pozycji podał kategorię archiwalną jaka obowiązywała w momencie wytworzenia dokumentacji oraz do jakiej kategorii danego typu dokumentacja jest obecnie przypisana. Pozycji mam ponad trzysta...
-
Czy to raczej kontroler z AP nie powinien w czasie ekspertyzy zajrzeć do teczki i ocenić po jej zawartości właściwą kwalifikację?
-
Delikatnie mówiąc też mi się tak wydaje. Nie chcę rzucać jakiś oskarżeń ale wygląda mi to działanie, które ma na celu wymuszenie przez AP wykonanie przeze mnie pracy, którą powinien wykonać pracownik Archiwum Państwowego. Dlatego napisałem tutaj by zapoznać się z Państwa opiniami i uzyskać ewentualną pomoc do kogo się zwrócić by AP jednak pofatygowało się do przyjścia w celu dokonania ekspertyzy. W piśmie od AP jest informacja, że uzupełniony przeze mnie spis będzie podstawą przeprowadzanie ekspertyzy archiwalnej....
-
Nie wiemy jak wygląda obecna postać spisu i opisanych teczek. Być może jest on bardzo ogólny i AP potrzebuje więcej informacji. Wciąż zdarzają się przypadki, źle wykonanych spisów czy opisanych teczek. Nie sugeruję tego akurat u Ciebie, ale takie sytuacje też się zdarzają.
-
300 teczek. Nie dziwię się pracownikowi AP. Jeśli były by to teczki jednorodne dotyczące tego samego rodzaju spraw to nie jest problem przeprowadzenia ekspertyzy. Natomiast jeśli każda teczka dotyczy czegoś innego to 1 dzień to za mało. Oczywiście zależy to także od pracownika AP ile czasu poświęca na każda teczkę, czy ma ze sobą komputer czy pisze notatkę ręcznie, czy jednostka jest daleko (czas dojazdu i powrotu), itp.
Swego czasu przed zmianą przepisów CAW (przynajmniej ja spotkałem się z czymś takim) przy wydaniu zgody na brakowanie wymagał czegoś takiego. Czasami wystarczyło przesłać skserowane spisy spraw (w OC były one prowadzone dość szczegółowo-praktycznie każde pismo było wpisane). Ale ile brakowało się akt za zgodą CAW a ile AP?
-
To może wróćmy do podstaw, czyli co to jest ekspertyza archiwalna, a jest to sprawdzenie przez pracownika archiwum państwowego zawartości teczek pod kątem jej prawidłowej kwalifikacji.
Jeżeli potrzebne są nasze sugestie to czy możliwe byłoby załączenie tego spisu? Wtedy łatwiej byłoby ocenić, czy spełnia on wymaga rozporządzenia z 2015 r., które mówi jak mają być opisane teczki przeznaczone do brakowania (ekspertyzy).
Kolejne kwestia, to czy jest to dokumentacja kwalifikowana do kategorii BE, że potrzebna jest ekspertyza?
Odnosząc się do postu Bolka
Swego czasu przed zmianą przepisów CAW (przynajmniej ja spotkałem się z czymś takim) przy wydaniu zgody na brakowanie wymagał czegoś takiego. Czasami wystarczyło przesłać skserowane spisy spraw (w OC były one prowadzone dość szczegółowo-praktycznie każde pismo było wpisane). Ale ile brakowało się akt za zgodą CAW a ile AP?
to lepiej nie mieszać tu przepisów rozporządzenia, które dotyczyło dokumentacji w sprawach obronności i bezpieczeństwa państwa, bo z tych przepisów wynikało oczekiwanie szczegółowych opisów tego co jest w teczce, by CAW nie musiał objeżdżać całej Polski na ekspertyzach... Tu mamy zupełnie inne przepisy i zasady.
By ocenić, czy rzeczywiście archiwum państwowe nie poszło za daleko dobrze byłoby zapoznać się z tym spisem.
A jeżeli chodzi o odwołanie, to pytanie, czy dostaliście pisemną odpowiedź czy tylko ustne wskazówki? Jeżeli pisemną to przez kogo podpisaną i jakiej treści? To pomoże w ustaleniu co zrobić dalej
-
Tak jak napisałem wyżej, przy każdej pozycji spisu (sic!) szczegółowe informację o zawartości teczki - na chłopski rozum chce bym otworzył każdą teczkę i opisał możliwie najszerzej jej zawartość. Ponadto bym przy każdej pozycji podał kategorię archiwalną jaka obowiązywała w momencie wytworzenia dokumentacji oraz do jakiej kategorii danego typu dokumentacja jest obecnie przypisana. Pozycji mam ponad trzysta...
Dopiero teraz doczytałam wcześniejsze posty i wynika z nich, że było pismo z Archiwum. Czy możliwe jest przytoczenie jego treści?
Co do oczekiwań archiwum odnośnie podawania kategorii przy każdej pozycji spisu kto są one bezpodstawne. Z par. 9 rozporządzenia z 2015 r. wynika, że podstawę kwalifikacji podaje się w treści wniosku i to tam pisze się czy kwalifikację weryfikowano czy nie, jeżeli był taki obowiązek. Pytanie czyja dokumentacja jest brakowana? Nie wszyscy bowiem mają obowiązek weryfikacji kwalifikacji archiwalnej.
Jeżeli archiwum wymaga za dużo, to można zwrócić się z pismem do tego archiwum o zweryfikowanie oczekiwań i wskazać przepisy, które mówią co innego. Jak podtrzyma stanowisko, to wtedy pozostaje NDAP, jako organ sprawujący nadzór nad brakowaniem
-
Może archiwum chodzi o to, że wnioskodawca nie wyszczególnił czy brakuje B, BE lub Bc. I wszystko ma na jednym spisie.
-
Nie chce zakładać nowego tematu a potrzebuję Państwa pomocy.
W jaki sposób powinna wyglądać ekspertyza przeprowadzona przez Archiwum Państwowe?
Pytam ponieważ dostałem odpowiedź z AP, że w celu wykonania ekspertyzy przy każdej pozycji spisu mam podać byłą i obecna kategorie archiwalna oraz szczegółowy opis zawartości teczki.
Wydaje mi się, że AP ma w tym przypadku dosyć duże pole manewru. Mamy bowiem w rozporządzeniu w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej § 11, w którym możemy przeczytać, że
Dyrektor właściwego archiwum państwowego może wyłączyć z procedury brakowania dokumentację, której kwalifikacja archiwalna lub opis budzi wątpliwości, przedstawiając zalecenia dotyczące dalszego postępowania z tą dokumentacją.
Ponadto spis brakowanej dokumentacji zawiera pole uwagi, w którym informacja o zawartości jednostek może zostać uszczegółowiona (§ 9.4 punkt 5 podpunkt g). Żądanie tego typu informacji przez AP, tak to rozumiem, ma ułatwić przeprowadzenie ekspertyzy archiwalnej.
-
Odnośnie ekspertyz archiwalnych - zawsze śmieszyło mnie to słowo, zważywszy na fakt, że aby przeprowadzić ekspertyzę należy być, jak sama nazwa wskazuje, ekspertem. Niestety, w archiwach państwowych, zwłaszcza w oddziałach nadzoru/kształtowania zasobu nie ma wielu osób, których kompetencje intelektualne pozwalałyby na rzetelną ocenę wartości historycznej dokumentacji. Dlatego poziom merytoryczny ekspertyz jest na ogół kiepski, a w połączeniu z brakiem wytycznych dotyczących sposobu ich przeprowadzania i sporządzania notatek, ekspertyzy przeprowadzane są często "na odwal".
-
Martwi mnie jak to wygląda, gdy dana zawartość teczki pasuje do więcej niż 1 hasła z JRWA. Np modernizacja oświetlenia drogowego. Na podstawie jrwa z 2004 pasuje do hasło o zamówieniach publicznych i jednocześnie do oświetlenia ulicznego. Wytwórca dokumentów już nie ma pracuje, zatem nie wiem kogo zapytać. Nie wiem jak doprecyzować tytuł teczki, żeby nie budził wątpliwości AP. Ma ktoś pomysł?
-
Podpowiedzią jest zawartość :) - dokumentacja postępowań publicznych jest bardzo charakterystyczna - protokoły z przebiegu postępowania, ogłoszenia, oferty, SIWZ, Opis przedmiotu postępowania, oświadczenia członków komisji itp.
Istotne jest często kto to wytwarzał - jak np. Dział Zamówień Publicznych to łatwiej zdecydować :)
Wreszcie istotne jest jaki masz wybór kategorii jeśli masz dwie możliwości ale obie mają np. kat. B5 - to ryzyko pomyłki nie jest istotne ;) - jeśli jednak możesz wybierać między zamówieniem na oświetlenie na ulicy X, a koncepcją rozwoju sieci oświetlenia w całym mieście to wybieraj z namysłem ;).