IFAR

Internetowe Forum Archiwalne => Archiwa Zakładowe => Wątek zaczęty przez: nikodem.b w Luty 02, 2013,

Tytuł: Kancelaria tajna a archiwum zakładowe
Wiadomość wysłana przez: nikodem.b w Luty 02, 2013,
Witam!

Po lekturze wstrząsającego zarządzenia Ministra Sprawiedliwości z 29 grudnia 2011 r. (Dz.Urz. MS z 2012 r. poz. 13), zaintrygowały mnie relacje między kancelariami tajnymi a archiwami zakładowymi.

I w związku z tym, kolejne pytania do specjalistów i praktyków ;D

Czy funkcjonujące w waszych zakładach pracy kancelarie tajne przekazują jakąkolwiek dokumentację do archiwów zakładowych?
A jeśli przekazują, czy jest ona prawidłowo zaklasyfikowana, zakwalifikowana i uporządkowana?
Jak wygląda brakowanie dokumentacji kancelarii tajnej - za zgodą ap, bez zgody?

I mały quiz: co autor ww. zarządzenia chciał wyrazić poprzez sformułowania:

"Materiał, który nie jest przewidziany do dalszego wykorzystywania, może zostać zniszczony, z zastrzeżeniem odrębnych przepisów dotyczących materiałów archiwalnych po pisemnym zatwierdzeniu jego zniszczenia oraz powołaniu komisji (...)" - paragraf 30 ust. 1

"Przekazanie materiałów do archiwum odbywa się na zasadach określonych w odrębnych przepisach dotyczących materiałów archiwalnych" - paragraf 31

Cóż to za "odrębne przepisy dotyczące materiałów archiwalnych" oraz co to za "archiwum" ?

Pozdrawiam

Tytuł: Odp: Kancelaria tajna a archiwum zakładowe
Wiadomość wysłana przez: stany w Luty 02, 2013,
Po upłynięciu określonego czasu dokumentacja tajna staje się jawną ,wiec jakie przeszkody ,żeby przekazać do AZ , czyli przekazujemy do AZ jak każdą inna dokumentacje jawną.
Tytuł: Odp: Kancelaria tajna a archiwum zakładowe
Wiadomość wysłana przez: Jamaika w Luty 02, 2013,
1.Czy funkcjonujące w waszych zakładach pracy kancelarie tajne przekazują jakąkolwiek dokumentację do archiwów zakładowych?
2.A jeśli przekazują, czy jest ona prawidłowo zaklasyfikowana, zakwalifikowana i uporządkowana?
3.Jak wygląda brakowanie dokumentacji kancelarii tajnej - za zgodą ap, bez zgody?
Ojoj, jakie dziwne pytania. Czy kolega posiada może Szkolenie w zakresie ochrony informacji niejawnych? ???
Na początek wszystkie przepisy:
http://www.iniejawna.pl/przyciski/przepisy.html (http://www.iniejawna.pl/przyciski/przepisy.html)
Odp. 1. Nigdy, kiedy są dokumenty tajne lub ściśle tajne. Po to są osobne pomieszczenia (kancelarie tajne), żeby materiały tajne nie krążyły po zakładzie. Dostęp do tych materiałów mają tylko określone osoby z uprawnieniami.
Inne ciekawe pytani i odpowiedzi:
Bezpieczeństwo fizyczne (http://bip.abw.gov.pl/portal/bip/75/150/BEZPIECZENSTWO_FIZYCZNE.html)
Ustawa z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych (http://www.iniejawna.pl/przyciski/ustawa.html)
Odp 3. Po pierwsze jak stara jest ta dokumentacja, że chcesz ją brakować? ???
Informacje niejawne podlegają ochronie do czasu zniesienia lub zmiany klauzuli tajności. Podkreślić należy, że ustawa o ochronie informacji niejawnych 2010, w odróżnieniu od poprzednio obowiązującej z dnia 22 stycznia 1999 r. , nie określa terminu wymaganego do ochrony informacji niejawnych. Ustawodawca nałożył jednak na kierowników jednostek organizacyjnych obowiązek przeprowadzenia, nie rzadziej niż raz na pięć lat przeglądu materiałów w celu ustalenia, czy spełniają ustawowe przesłanki ochrony. Powyższa regulacja daje w każdym czasie możliwość odtajnienia materiału niejawnego w przypadku ustania przesłanek ochrony wskazanych w art. 5 cytowanej ustawy.

Jednym słowem, nie możesz zbrakować dokumentacji o informacji niejawnej. Po odtajnieniu, część akt o trwałej wartości historycznej stanowi narodowy zasób archiwalny. Po upływie obowiązujących okresów przechowywania w instytucji materiały te przekazywane są do właściwego archiwum państwowego na wieczyste przechowywanie. Pozostałe akta stanowią dokumentację niearchiwalną, mają jedynie znaczenie praktyczne i po upływie obowiązującego okresu przechowywania przeznaczone są na makulaturę.

Tytuł: Odp: Kancelaria tajna a archiwum zakładowe
Wiadomość wysłana przez: krzysiekp w Luty 05, 2013,
jestem z MON-u tak więc mam trochę doświadczenia choć obowiązują mnie odrębne przepisy. Ja mam warunki tzn. strefa ochronna, sejfy, systemy alarmowe itp., tak więc przejmuję niejawne po dwóch latach analogicznie jak z z jawnej. Spisy odrębne dla każdej klauzuli tajności z podziałem oczywiście na m.a. i dok. niearchiwalną i w każdym sejfie  (ważne jakiej są klasy) znajdują sie dokumenty ze spisów jednej klauzuli tajności. Przy brakowaniu nie ma odrębnych zasad - najważniejsze kryterium to wartość praktyczna dokumentu. Członkowie komisji muszą posiadać poświadczenie bezpieczeństwa odpowiadające najwyższej klauzuli brakowanej dokumentacji. Brakowanie może także dokonać komisja roczna kontrolująca d/s ochrony informacji niejawnej ale tylko te dok. co nie podlegają przekazaniu do archiwum i nie zostały wszyte w teczki a utraciły już wartość praktyczną.
Tytuł: Odp: Kancelaria tajna a archiwum zakładowe
Wiadomość wysłana przez: nikodem.b w Luty 09, 2013,
No to, drążę dalej...
Po upłynięciu określonego czasu dokumentacja tajna staje się jawną ,wiec jakie przeszkody ,żeby przekazać do AZ , czyli przekazujemy do AZ jak każdą inna dokumentacje jawną.

Oczywiście! Ale w ogóle przekazują, czy nie? Uporządkowaną, zewidencjonowaną?
Pozostałe akta stanowią dokumentację niearchiwalną, mają jedynie znaczenie praktyczne i po upływie obowiązującego okresu przechowywania przeznaczone są na makulaturę.
Oczywiście! Ale za zgodą archiwum państwowego, czy nie?

Ponieważ nikt nie podszedł do quizu, spróbuję ja: mgliste "odrębne przepisy dotyczące materiałów archiwalnych" odczytuję jako odniesienie do ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Jeżeli to prawda, wówczas brakowanie powinno odbywać się za zgodą właściwego ap (art. 5 ust. 2 unra, paragraf 4 ust. 3 rozp. MK z 16.09.2002 r.).
Czy jednak tak odczytują to jednostki wymiaru sprawiedliwości? Wątpię.

Natomiast przy owym "archiwum", do którego przekazuje się materiały na zasadach określonych w odrębnych przepisach dotyczących materiałów archiwalnych - nieco wymiękam. Sekwencja w zarządzeniu MS jest następująca: najpierw niszczymy (zgodnie z mglistymi), a potem to, co nie zniszczymy, przekazujemy do "archiwum", tj. do...
1) archiwum zakładowego
2) archiwum państwowego,
3) archiwum wojskowego (dla materiałów dot. spraw obronnych)??
Obstawiam nr 2 i 3, choć powinno odbywać się to via 1... :-\
Może ktoś z archiwistów jednostek wymiaru sprawiedliwości wyprowadzi mnie z błędu lub potwierdzi powyższe.

Pozdrawiam
Tytuł: Odp: Kancelaria tajna a archiwum zakładowe
Wiadomość wysłana przez: Jamaika w Luty 09, 2013,
Natomiast przy owym "archiwum", do którego przekazuje się materiały na zasadach określonych w odrębnych przepisach dotyczących materiałów archiwalnych - nieco wymiękam. Sekwencja w zarządzeniu MS jest następująca: najpierw niszczymy (zgodnie z mglistymi), a potem to, co nie zniszczymy, przekazujemy do "archiwum", tj. do...
1) archiwum zakładowego
2) archiwum państwowego,
3) archiwum wojskowego (dla materiałów dot. spraw obronnych)??
Obstawiam nr 2 i 3, choć powinno odbywać się to via 1... Niezdecydowany

ZARZĄDZENIE MINISTRA SPRAWIEDLIWOŚCI z dnia 27 lipca 2007 r.

w sprawie szczególnego sposobu organizacji kancelarii tajnych, stosowania środków ochrony fizycznej oraz obiegu informacji niejawnych

§ 51.
1. Dokumenty niejawne dotyczące spraw ostatecznie zakończonych przechowuje się w kancelarii przez okres 2 lat. Po upływie tego okresu przekazuje się je w stanie uporządkowanym, na podstawie spisów zdawczo-odbiorczych, do archiwum zakładowego, spełniającego wymogi bezpieczeństwa odpowiednie dla ich klauzul tajności, jeżeli jednostka organizacyjna takim dysponuje.
2. Wzór spisu zdawczo-odbiorczego określa załącznik nr 17.
 
3. Jeżeli w jednostce organizacyjnej nie ma odpowiednio zabezpieczonego archiwum zakładowego, dokumenty niejawne są przechowywane w kancelarii lub innym pomieszczeniu zapewniającym ich ochronę, odpowiednio do przyznanej im klauzuli tajności. Decyzję w tej sprawie podejmuje kierownik jednostki organizacyjnej.
 
4. Ustalenia, o których mowa w ust. 1, nie dotyczą niejawnych akt sądowych lub wyłączonych z nich niejawnych protokołów zeznań, dla których czas przechowywania w kancelarii określają inne przepisy, oraz urządzeń ewidencyjnych prowadzonych w kancelarii.
 
§ 52.
1. Dokumenty niejawne zakwalifikowane do kat. Bc nieposiadające wartości archiwalnej i użytkowej mogą zostać zniszczone po uzyskaniu zezwolenia właściwego archiwum państwowego.

2. W przypadku dokumentów niejawnych kat. Bc wykorzystywanych do użytku wewnętrznego, takich jak zeszyty pracy, zbędne kopie pojedynczych dokumentów niejawnych itp., można wystąpić do właściwego archiwum państwowego o uzyskanie generalnej zgody na brakowanie.
 
3. Po uzyskaniu generalnej zgody dokumenty wymienione w ust. 2 mogą być niszczone po stwierdzeniu ich nieprzydatności do bieżącej pracy przez komisję powołaną przez kierownika jednostki organizacyjnej na wniosek pełnomocnika ochrony.
 
4. Protokół dokumentów niejawnych zakwalifikowanych do zniszczenia sporządza kierownik kancelarii, a zatwierdza kierownik jednostki organizacyjnej.
 
5. Wzór protokołu zniszczenia dokumentów niejawnych określa załącznik nr 18.
Tytuł: Odp: Kancelaria tajna a archiwum zakładowe
Wiadomość wysłana przez: nikodem.b w Luty 10, 2013,

ZARZĄDZENIE MINISTRA SPRAWIEDLIWOŚCI z dnia 27 lipca 2007 r.

w sprawie szczególnego sposobu organizacji kancelarii tajnych, stosowania środków ochrony fizycznej oraz obiegu informacji niejawnych

Uff...Jamaika, to zarządzenie już nie obowiązuje - utraciło moc z dniem wejścia w życie właśnie zarządzenia z 29 grudnia 2011 r. (na podstawie art. 189 ust. 1 ustawy z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych - Dz. U. Nr 182, poz. 1228).

Swoją drogą, ciekawe dlaczego (w myśl poprzedniego zarządzenia), jedynie na zniszczenie dokumentów kat. Bc należało uzyskać zezwolenie właściwego ap?
Wszystkie te konstrukcje prawne w randze resortowych zarządzeń, dotyczące postępowania z dokumentacją niejawną, są zadziwiające. Ich autorzy są pewnie święcie przekonani o niezwykłej misji kancelarii tajnych, chroniących niepospolite tajemnice. Bagatelizują przy tym akty prawne o wyższej randze. Nie ma, moim zdaniem, najmniejszego powodu, by kancelarie tajne wyłączyć z powszechnych zasad obowiązujących w stosunku do klasyfikowania, wartościowania, przekazywania i brakowania dokumentacji, z poszanowaniem, rzecz jasna, okresów ochronych "wrażliwych" informacji w niej zawartych.
Tytuł: Odp: Kancelaria tajna a archiwum zakładowe
Wiadomość wysłana przez: Jamaika w Luty 10, 2013,
Uff...Jamaika, to zarządzenie już nie obowiązuje - utraciło moc z dniem wejścia w życie właśnie zarządzenia z 29 grudnia 2011 r. (na podstawie art. 189 ust. 1 ustawy z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych - Dz. U. Nr 182, poz. 1228).
Opss, rzeczywiście Jamaika żyje historią. Obawiam się, że mogą być w internecie różne interpretacja i odpowiedzi. :-\

Jamaika się myli więc nie będzie się wypowiadał. Znalazł tylko artykuł o treści niezbadanej. ;)
Praktyczne aspekty organizacji obiegu informacji niejawnych w jednostce organizacyjnej (http://prezi.com/cxzoe6hmc6h8/praktyczne-aspekty-organizacji-obiegu-informacji-niejawnych-w-jednostce-organizacyjnej/)
Tytuł: Odp: Kancelaria tajna a archiwum zakładowe
Wiadomość wysłana przez: Michał w Kwiecień 26, 2013,
Dopiszę się do tematu, ponieważ u mnie również pojawiła się pewna wątpliwość. W instytucji, w której pracuję przez kilka lat, wnioski o odznaczenia były dokumentami zastrzeżonymi. Obecnie takowymi już nie są. Czy mogę przyjąć je do archiwum zakładowego, czy powinny trafić do kancelarii tajnej? Chodzi mi o wszystkie roczniki (i te, gdy dokumenty były zastrzeżone jak i nie).
Tytuł: Odp: Kancelaria tajna a archiwum zakładowe
Wiadomość wysłana przez: Rovan w Kwiecień 26, 2013,
Te, które powstały jako dokumentacja niezastrzezona mozesz przyjąć. Te, które powstały jako zastrzezone bedziesz mógł przyjąć po uprzednim zniesieniu klauzuli "zastrzezone".
Tytuł: Odp: Kancelaria tajna a archiwum zakładowe
Wiadomość wysłana przez: pierożek w Sierpień 02, 2016,
Witam...
w jaki sposób dochodzi do zniesienia klauzuli tajności?? Jak archiwizuje się tego typu dokuemntacje? czy ktoś może podrzucić jakaś literaturę?
Tytuł: Odp: Kancelaria tajna a archiwum zakładowe
Wiadomość wysłana przez: Yassminka w Czerwiec 30, 2017,
Kochani korzystając z dyskusji poproszę o waszą opinię. Dokumentacja wyłączona z akt sprawy która powinna być traktowana jak dokumentacja niejawna (ściśle dot. dokumentacji bankowej w sprawie) do tej pory była przechowywana u kierowników komórek w szafach metalowych. Obecnie jest plan aby całą tę dokumentację zgromadzić w jednym pomieszczeniu urządzonym z zachowaniem środków bezpieczeństwa fizycznego tzn. specjalne zamki, kraty w oknach itp. I to jest OK, ale ostatnio zaproponowano archiwiście żeby siedział w tym pomieszczeniu i żeby było to jego miejsce pracy, co Wy na to????? Proszę o pilną odpowiedź.
Tytuł: Odp: Kancelaria tajna a archiwum zakładowe
Wiadomość wysłana przez: muniekdm w Czerwiec 30, 2017,
Rozumiem, że powstanie kancelaria tajna.
Powstaje pytanie czy będziesz się tą dokumentacją zajmować w jakiś sposób? Powstaje wątpliwość czy to wchodzi w zakres obowiązków archiwisty. W tym wypadku trzeba spełnić wymogi związane z dostępem do dokumentacji niejawnej.

A może po prostu dostaniesz nowe przytulne biuro do pracy ;)
Tytuł: Odp: Kancelaria tajna a archiwum zakładowe
Wiadomość wysłana przez: Yassminka w Lipiec 01, 2017,
Kancelaria tajna już funkcjonuje ale odmówiła zajmowania się tą dokumentacją. Są to dokumenty wyłączone z akt sprawy na podstawie m.in. Ordynacji podatkowej i zawierające tzw. tajemnicę bankową, o których w Ordynacji jest mowa że powinny być traktowane jak dokumentacja niejawna lub jak zastrzeżone. W ordynacji też zapisane jest że do tej dokumentacji powinien mieć wgląd tylko Dyrektor jednostki, pracownik prowadzący sprawę oraz jego przełożony i nie ma mowy o archiwiście. 
I ja jestem prawie pewna że to nie powinno być w zakresie moich kompetencji ale potrzebuję jakieś podstawy prawne. Niestety w tym zakresie jest nisza, nigdzie nie mogę trafić na opracowania co zrobić z taką dokumentacją, niby niejawna ale jakby niższego rzędu, kiedyś to była po prostu dokumentacja zastrzeżona ale taka dokumentacja była traktowana bardziej restrykcyjnie.
Tytuł: Odp: Kancelaria tajna a archiwum zakładowe
Wiadomość wysłana przez: MarcinP w Lipiec 01, 2017,
Kancelaria tajna już funkcjonuje ale odmówiła zajmowania się tą dokumentacją. Są to dokumenty wyłączone z akt sprawy na podstawie m.in. Ordynacji podatkowej i zawierające tzw. tajemnicę bankową, o których w Ordynacji jest mowa że powinny być traktowane jak dokumentacja niejawna lub jak zastrzeżone. W ordynacji też zapisane jest że do tej dokumentacji powinien mieć wgląd tylko Dyrektor jednostki, pracownik prowadzący sprawę oraz jego przełożony i nie ma mowy o archiwiście. 
I ja jestem prawie pewna że to nie powinno być w zakresie moich kompetencji ale potrzebuję jakieś podstawy prawne. Niestety w tym zakresie jest nisza, nigdzie nie mogę trafić na opracowania co zrobić z taką dokumentacją, niby niejawna ale jakby niższego rzędu, kiedyś to była po prostu dokumentacja zastrzeżona ale taka dokumentacja była traktowana bardziej restrykcyjnie.


Zadaniem archiwisty jest m.in. obsługa interesantów i wydawanie im kopii z akt, udostępnianie akt etc. - czynności te nie mogą być prowadzone w pomieszczeniu, w którym gromadzone są dokumenty zawierające informacje niejawne. Do archiwum zakładowego może być przekazana wyłącznie dokumentacja, co do której zniesiono klauzulę o ochronie informacji niejawnej. Archiwista, jeżeli nie został upoważniony przez kierownika urzędu, nie ma prawa nawet zajrzeć do takiej teczki. A upoważnienia mieć nie musi, ponieważ powinien otrzymywać dokumentacje już pozbawione ochrony szczególnej, skoro uchylenie tajemnicy skarbowej ma nastąpić w sposób określony w ustawie o ochronie informacji niejawnej. Zaznaczam jednak, że to moja interpretacja przepisów :)
Tytuł: Odp: Kancelaria tajna a archiwum zakładowe
Wiadomość wysłana przez: Kajka w Marzec 13, 2018,
Warto poczytać.