IFAR
Internetowe Forum Archiwalne => Archiwa Zakładowe => Wątek zaczęty przez: łucja w Maj 25, 2020,
-
Proszę o radę jak wybrnąć z następującej kwestii. Przez wiele lat do archiwum zakłądowego przyjmowane były akta spraw niezakończonych. Przejmując archiwum dostałam też w spadku karton dokumentów (od zwrotek poprzez wyroki sądowe i różne pisma w sprawach sięgających 2010 roku), które powinny być dołożone do znajdujących się już w ewidencji archiwum akt. Jak byście postąpili na moim miejscu - kontrola z AP będzie jesienią.Czy dołożylibyście, bez żadnego protokołu powyższe dokumenty, zmieniając tylko daty na teczkach i w spisach zdawczo odbiorczych (nie wiem czy tak można)? Czy żądali protokołu przekazania od komórki gromadzącej te akta? Czy wycofali z archiwum poszczególne sprawy i wtedy je dołożyli, rejestrując wznowienie sprawy? Nie mam kogo zapytać, a do AP jakoś niezręcznie mi dzwonić...
-
Dzień dobry, sytuacja - niestety - dość powszechna. Niech panią ręka boska broni przed przyjęciem tego bałaganu na stan archiwum! Wszystko ma być uporządkowane przez aktotwórcę i przekazane do archiwum na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego. Przed archiwum państwowym nie można się kompromitować, należy wyjaśnić (jeśli ten bałagan kontrolerzy AP zastaną w przedsionku archiwum zakładowego), dlaczego "to tu leży". Ręczę, że kontrola będzie wiedziała jak sobie poradzić z tym problemem. Pozdrawiam djs
-
Dziękuję za odpowiedź. Tylko, że akta spraw są już na stanie archiwum, w jego ewidencji. Mój poprzednik dokładał poszczególne pisma, do teczek które przyjął. Ja fizycznie tego kartonu z pismami nie przyjęłam do archiwum zakładowego -jest w innym pomieszczeniu, tłumacząc, że muszę się zastanowić jak to zrobić żeby to miało "ręce i nogi". Do wydziałów nie mogę się zwrócić, bo przecież oni już przekazali akta i archiwum je przyjęło.
-
Moim zdaniem teczki aktowe, których dokumentacja dotyczy, powinny zostać wycofane z zasobu archiwum, powtórnie uporządkowane przez komórkę organizacyjną, które je przekazywała i przyjęte odrębnym spisem zdawczo-odbiorczym.
-
Dziękuję, obawiam się że sama musiałabym je wycofać, sama zrobić spisy-zdawczo odbiorze i sama z powrotem przyjąć.Nie pytajcie proszę, dlaczego.Czy można zmienić daty w starych spisach zdawczo-odbiorczych i na teczkach?
-
Nie. Nie może Pani zmieniać numerów, dat etc. To fałszowanie dokumentu, które podpada pod KK. Pozdrawiam
djs
-
Pani Danuto, a można prosić o konkretny paragraf? Chciałabym mieć tego typu argumenty w rozmowie z przełożonym.
-
KK. art. 272 i 276. To dostatecznie silny argument. Pozdrawiam
djs
-
Przede wszystkim nie powinieneś przyjmować samych pism, bo ktoś zawalił sprawę. Jeśli już to powinni ci to przekazać protokolarnie wraz z ich spisem. Jeśli wszyscy umyli ręce to masz 3 wyjścia. Zostawić sprawę tak jak jest i czekać na wizytę nadzoru z AP i co zalecą. Wysłać oficjalne zapytanie do AP o metodę postępowania. I odpowiedź z ich strony będzie dla ciebie podkładką. Albo koniec sporządzić notatkę służbową z zastanej sytuacji z propozycją rozwiązania problemu. Jeśli zwierzchność się przychyli dołączysz pisma do spraw, uzupełniając ewentualne zmiany dat na okładkach i spisie.
-
Dziękuję z odzew. Nikt nie widzi problemu, bo wcześniej pisma były dokładane do teczek w archiwum (ale bez zmiany dat na nich i w spisach). Najbardziej odpowiadałoby mi jakieś wyjście pomiędzy straszeniem kodeksem karnym (w ostateczności) a pisaniem do AP. Co do sporządzania protokołów przekazania, to osoba która to na mnie zrzuciła, chciała żebym zrobiła jej spis rzeczy do pisania, które mi dała na początku pracy. I oczywiście pokwitowała ten spis. Taka cwaniara ;)
-
Dzień dobry, proszę zwrócić uwagę na fakt, że przyjęcie danego materiału do zbiorów az następuje w wyniku podpisania przez archiwistę spisów zdawczo-odbiorczych. Czy taki fakt nastąpił? Czy istnieje jakikolwiek dokument świadczący o przyjęciu materiału od komórki merytorycznej (od konkretnej osoby)?
-
Tak, oczywiście. Dokumenty zostały przyjęte na podstawie spisów zdawczo-odbiorczych podpisanych przez archiwistę.
-
Cóż, pozostaje ci po dołączać pisma do spraw w teczkach i dokonać ewentualnych zmian w datach na teczkach i spisach. A na przyszłość nie brać takich niespodzianek bez szczegółowego spisu. Przecież zawsze może się ktoś przyczepić na co się traci czas w tym archiwum?
-
Czyli mam zrobić coś co podlega pod Kodeks Karny - rozdział o fałszowaniu dokumentów?
-
Jakie fałszowanie dokumentów? Czy zmieniasz treść dokumentów w teczkach? Zamieniasz jedne dokumenty na inne? Usuwasz dokument i niszczysz go? itp.
Dołączasz tylko dokumenty do spraw, których ktoś nie dołączył we właściwym czasie.
A zmiana polega jedynie na naniesieniu poprawki na spisach oraz na teczce w postaci daty jeśli się np. zmieniła i dania swojej parafki.
Ale jeśli masz obawę, to cóż pozostaje ci zostawić to i czekać na zalecenia. Możesz również spróbować wskórać coś aby osoby, które nie dołączyły pism zrobiły to.
http://statystyka.policja.pl/st/kodeks-karny/przestepstwa-przeciwko-15/63643,Podrabianie-dokumentow-art-270.html
https://sip.lex.pl/akty-prawne/dzu-dziennik-ustaw/kodeks-karny-16787601/roz-35
https://sip.lex.pl/akty-prawne/dzu-dziennik-ustaw/kodeks-karny-16798683/roz-34
-
Jakie fałszowanie dokumentów? Czy zmieniasz treść dokumentów w teczkach? Zamieniasz jedne dokumenty na inne? Usuwasz dokument i niszczysz go? itp.
Myślę, że łucja zasugerowała się postem Danuty J. Samek wyżej, stąd jej reakcja.
Dołączasz tylko dokumenty do spraw, których ktoś nie dołączył we właściwym czasie.
A zmiana polega jedynie na naniesieniu poprawki na spisach oraz na teczce w postaci daty jeśli się np. zmieniła i dania swojej parafki.
Ale jeśli masz obawę, to cóż pozostaje ci zostawić to i czekać na zalecenia. Możesz również spróbować wskórać coś aby osoby, które nie dołączyły pism zrobiły to.
http://statystyka.policja.pl/st/kodeks-karny/przestepstwa-przeciwko-15/63643,Podrabianie-dokumentow-art-270.html
https://sip.lex.pl/akty-prawne/dzu-dziennik-ustaw/kodeks-karny-16787601/roz-35
https://sip.lex.pl/akty-prawne/dzu-dziennik-ustaw/kodeks-karny-16798683/roz-34
-
Dziękuję Dory.Tak właśnie było.
-
Rozmawiałam z pracownikiem nadzoru archiwalnego, który stwierdził, że z formalnego punktu widzenia powinno wycofać się teczkę (zgodnie z IK), ale nie celem wznowienia sprawy a jej dokończenia.
-
Dodam tylko, że jest tych spraw nie kilka, ale raczej skromnie licząc ponad 100, albo więcej. Powodem takiej sytuacji, jest przedwczesne przejmowanie przez AZ spraw niezakończonych. Z drugiej strony rozumienie terminu "zakończenia sprawy" jest bardzo problematyczne. Wg referentów to "zakończenie postępowania administracyjnego wg KPA", natomiast w rozumieniu kancelaryjnym (i pracownika AP z którym rozmawiałam) to ustanie korespondencji w danej sprawie a pracownik powinien wiedzieć, czy nadejdzie jeszcze taka korespondencja czy nie. Nawet nadesłanie zwrotki, która ma znaczenie dowodowe, powoduje, że sprawa jest niezakończona. Referencji, nawet jak wiedzą, że sprawa jest przekazana do wyższej instancji, bo są odwołania, to uznają ją za zakończoną i chcą przekazać do archiwum.