IFAR
Internetowe Forum Archiwalne => Archiwa Zakładowe => Wątek zaczęty przez: Aleksandra w Listopad 24, 2022,
-
Witam, mam pytanie o niszczenie CV kandydatów na pracowników po zakończeniu procesu rekrutacyjnego. Czy te dokumenty można niszczyć w ramach jednostki (w "dobrych niszczarkach"), czy też za każdym razem potrzebna jest zgoda Archiwum Państwowego?
-
Potrzebna jest zgoda AP.
Wszelką dokumentację (za wyjątkiem dokumentów elektronicznych kat. BC) jednostki administracji publicznej mogą niszczyć wyłącznie za zgoda AP.
-
Rovan, czy proces brakowania za zgoda AP przeprowadza sie każdorazowo po poszczególnym naborze czy np. w następnym roku dla dokumentów aplikacyjnych dotyczących jednak rożnych naborów? Dodam, że każdorazowo komisja rekrutacyjna występuje w inny składzie.
-
Nie ma sensu brakować po każdym naborze.
Co do zasady brakowanie dokumentacji niearchiwalnej, której okres przechowywania upłynął powinno się przeprowadzać raz do roku na poziomie całej jednostki (optymalnie w I kwartale) i przy tej okazji należy również wybrakować oferty kandydatów nie przyjętych do pracy.
-
Dziękuję za odpowiedź. Najbardziej gnębi mnie to, czy niezbędna jest zgoda AP, z powyższej odpowiedzi wynika, że tak. Co do czasu brakowania - Kodeks Pracy nie określa szczegółowo jak długo przechowywać CV po rekrutacji, Ministerstwo Cyfryzacji zaleca, aby to był okres maks. kilku miesięcy po zakończeniu rekrutacji, zaś Urząd Ochrony Danych Osobowych twierdzi, że po rekrutacji CV należy niezwłocznie zniszczyć po podpisaniu umowy z wybranym kandydatem. I bądź tu mądry człowieku ???
-
Moim zdaniem nie ma tu sprzeczności - niszczymy "bez zbędnej zwłoki", czyli przy okazji najbliższego corocznego brakowania.
Przecież jednostka w ciągu roku może przeprowadzać kilka rekrutacji i nie będziemy co chwila występowali do AP o kolejna zgodę na brakowanie.
-
Tak, dokładnie tak jest u nas. Gorzej, że ogłoszeniu jest napisane, że dokumenty aplikacyjne będą zniszczone po 3-ch miesiącach od zakończenia naboru.. No nic, będzie trzeba się wziąć za ten temat. Dziękuję.
-
A moim zdaniem dokumenty kandydatów, którzy nie wygrali naboru przechowujemy w ramach dokumentacji danego naboru tak długo, jak długo nam wykaz akt nakazuje - tj. nie mniej niż 5 lat w przypadku urzędów gmin, starostw itp. Niszczenie takiej dokumentacji może odbywać się po upływie kilku miesięcy w przypadku podmiotów prywatnych, gdzie wykazu akt nie ma.
-
Zauważ, że klasa 210 w JRWA dla gmin ma wprawdzie kat. B5, ale jednocześnie w polu "uwagi" widnieje zapis:
"przy czym okres przechowywania ofert kandydatów nieprzyjętych i tryb ich niszczenia wynika z odrębnych przepisów".
Taki zapis występuje zresztą w praktycznie każdym JRWA przy dokumentacji naboru pracowników.
Moim zdaniem wynika z tego, że kategoria widniejąca przy tej klasie nie dotyczy ofert kandydatów nieprzyjętych.
-
https://koniecznywierzbicki.pl/co-sie-dzieje-z-naszymi-danymi-osobowymi-po-rekrutacji/?fbclid=IwAR1GtwGRiV0udL_aROdCXf_m8A1ch6KolZG7-6x5-3rPwIDteLii7zb5HYU
-
Jestem świeżo po kontroli AP. Konsultowałam temat. Pani z AP powiedziała, że nie jest wymagana zgoda AP na niszczenie tych dokumentów, ważne, abyśmy w wewnętrznych regulacjach mieli to zapisane (że np. po 3-ch miesiącach niszczymy komisyjnie w jednostce) i aby taką wiedzę miał kandydat. Tyle :)
-
Jestem świeżo po kontroli AP. Konsultowałam temat. Pani z AP powiedziała, że nie jest wymagana zgoda AP na niszczenie tych dokumentów, ważne, abyśmy w wewnętrznych regulacjach mieli to zapisane (że np. po 3-ch miesiącach niszczymy komisyjnie w jednostce) i aby taką wiedzę miał kandydat. Tyle :)
w jednym AP powiedzą tak w innym już nie...
-
Ba, czasem nawet archiwiści z tego samego AP potrafią udzielać różnych odpowiedzi.
Dlatego ja wszelkie pytania do AP kieruje na piśmie :)