IFAR
Internetowe Forum Archiwalne => Archiwa Zakładowe => Wątek zaczęty przez: Janina100 w Luty 07, 2022,
-
Pracuje od roku w archiwum zakładowym. Nie radzę sobie w pracy. Jestem po studiach, ale to co dzieje się w mojej jednostce odbiega od tego co uczyłam się na studiach. Jestem zagubiona, czuję że wszystko robię źle. Przyjmowanie rzeczy do archiwum to męka, nikt nie szanuje jrwa.. Muszę to zwracać, a potem wykłócać się o uporządkowanie dokumentów. Nie umiem pracować w tym miejscu, jestem zagubiona. Jak wy radzicie sobie w pracy? Macie jakieś wskazówki co zrobić, żeby Czuc się pewniej przy dokumentacji? Teoretycznie jest ok, ale gdy przychodzi pratktka to wymiękam.
-
Moim zdaniem trzeba w tej pracy mieć dużo stanowczości i pewności siebie. Nie dać sobie wejść na głowę. Osobiście zanim ktoś coś chce mi przekazać sprawdzam to w komórce organizacyjnej. Dopóki to nie jest uporządkowane nie biorę tego. Niestety tu trzeba to stanowczo powiedzieć. Różne są reakcje niestety bo ludzie też są różni.
-
Poza stanowczością trzeba mieć też wsparcie szefostwa - cóż z tego że się każe pracownikom jednostki uporządkować jeśli ktoś na górze będzie brał w obronę biednych, zapracowanych urzędników i powie że trzeba przejmować to niewiele można poradzić.
-
no bez wsparcie z góry będzie słabo...
-
Albo nasłać "anonimowo" kontrolę z odpowiedniego AP, które skontroluje komórki i sposób prowadzenia spraw, wyda odpowiednie wytyczne i obowiązek ich stosowania...może tak :0
-
Najgorzej, że taka praktykę wyznaje mój kierownik. Przyjmuje wszystko, a potem zrzuca na mnie żeby to przejąć. I wszystko składa się na "jakoś to będzie".
-
Najgorzej, że taka praktykę wyznaje mój kierownik. Przyjmuje wszystko, a potem zrzuca na mnie żeby to przejąć. I wszystko składa się na "jakoś to będzie".
??? ??? ???
-
Może trzeba by zorganizować pracownikom odgórnie cykl szkoleń na temat porządkowania dokumentacji. Czasami przy wdrażaniu jrwa i przepisów kancelaryjno-archiwalnych traktuje się to po macoszemu i potem ludzie są zdemotywowani, że dokłada im się obowiązków bez wyjaśnienia po co to jest, jakie są korzyści z tego na później itd. Lepiej zapobiegać pożarom niż je gasić ;)
-
Aby zorganizować szkolenia też trzeba mieć zrozumienie na "górze" :)....
-
Zapewne, ale to zależy od charakteru jednostki. Wyobrażam sobie np. sytuację mniejszego podmiotu, gdzie archiwista może próbować we własnym zakresie wchodzić w bezpośredni kontakt z pracownikami, bez jakichś oficjalnych działań. Można wykorzystywać narzędzia online, jeżeli instytucja posiada takie możliwości.
-
Staram się to robić, jak ktoś dzwoni i dopytuje, ale to jak grochem o ścianę czasami. Naprawdę nie sądziłam, że ta praca może być tak stresująca..
-
Ta praca jest stresująca i frustrująca. Ważne jest wsparcie przełożonych. Jak go nie ma to można na rzęsach stawać a i tak nic z tego. Z takim kierownikiem, jak masz to chyba trudne. Współczuję.
-
Też nie chce ciągle się pytać i polegać na kierowniku. Częste pytania denerwują go, a nie chce robić sobie problemów... Nie wiem jak wyjść z tego wszystkiego.
-
Staram się to robić, jak ktoś dzwoni i dopytuje, ale to jak grochem o ścianę czasami. Naprawdę nie sądziłam, że ta praca może być tak stresująca..
Odbieranie telefonów to nie to samo co szkolenie. Zrób krótką prezentację, przygotuj krótki wykład i ćwiczenia, na godzinę góra. Doświadczenie (a nie studia) uczy, że problemy z archiwizacją są powodowane n ie przez to że pracownicy olewają archiwizację, tylko przez to że nie potrafią stosować instrukcji kancelaryjnej.
Szkolenia trzeba powtarzać, nawet co roku.
-
Odbieranie telefonów to nie to samo co szkolenie. Zrób krótką prezentację, przygotuj krótki wykład i ćwiczenia, na godzinę góra. Doświadczenie (a nie studia) uczy, że problemy z archiwizacją są powodowane n ie przez to że pracownicy olewają archiwizację, tylko przez to że nie potrafią stosować instrukcji kancelaryjnej.
Szkolenia trzeba powtarzać, nawet co roku.
[/quote]
I tak nie zrobię tego bez zgody kierownika, a on raczej wyznaje zasadę, że lepiej telefonicznie i się nie wychylać.
Ale jest to jakiś pomysł.
Macie może pomysły jak najprościej przekazać jak stosować instrukcje? Wszystko też zależy od tego jak wcześniej prowadzą sobie teczki, a tutaj to też bywa wielki misz masz
-
Też mam taki problem i to co mi przyszło do głowy to właśnie zorganizowanie szkolenia ale nie mogę się jeszcze do tego zabrać z powodu braku czasu na przygotowanie materiałów. A druga rzecz to obiegówka dla nowych pracowników - zgłosiłem do kadr, żeby wpisali mnie do obiegówki tak aby każdy nowo zatrudniony przeszedł u mnie szkolenie przed rozpoczęciem pracy. Z doświadczenia wiem, że z nowymi pracownikami łatwiej się dogadać i coś od nich wyegzekwować niż od kogoś kto pracuje 30 lat i wymaga się od niego czegoś czego nikt wcześniej nie wymagał. Ale i tak mnie olano bo już chyba 2 lata minęły odkąd to zaproponowałem, przypomniałem się kilka razy, raz nawet sam się do obiegówki dopisałem bo zrobiłem szkolenie na prośbę kierowniczki księgowości, i dalej nic :P
-
Mało znamy szczegółów na temat, po pierwsze jakiego to są typu nieprawidłowości przy przekazywaniu, po drugie, jaki jest charakter Twojej instytucji (np. komu podlega). Można też próbować grać vabanque i odmówić wykonania zadania np. przejęcia nieuporządkowanej dokumentacji, napisać notatkę do dyrekcji z konkretnymi błędami i odniesieniem do zapisów instrukcji, które nie są przestrzegane. Że odmawiasz podpisania się pod spisem dokumentacji. Na marginesie - ciekawe czy dyrektor podpisałby się pod błędnie wyliczoną decyzją podatkową, albo kadrowa pod źle sporządzoną umową. W końcu to są konkretne obowiązki pracowników, skala błędów różna, ale jednak to ma wpływ na stan faktyczny. W końcu przepisy kancelaryjne są obowiązującymi normami w instytucji ich nieprzestrzeganie jest naruszeniem obowiązków. Może idealizuję, u mnie we wszystkich miejscach pracy też nie było i nie jest różowo pod tym kątem, ale masz prawo domagać się stosowania obowiązujących w instytucji przepisów.
-
Zgodzę się z Przedmówcami, że należy zacząć pracą u podstaw. Warto by było zorganizować szkolenie z zewnętrzną firmą. Z doświadczenia wiem, że część pracowników z większą uwagą słucha "obcych", niż swoich. Nawet, jeśli masz ogromne doświadczenie, możesz na początku nie mieć siły przebicia. Jeśli nie ma możliwości zorganizować takiego szkolenia, to trzeba zabrać się za to samemu. Zaczynamy od totalnych podstaw: jaki mamy system kancelaryjny, jak budujemy znak sprawy, jak klasyfikujemy i kwalifikujemy akta, jakie łączymy pisma w sprawy, jak archiwizujemy. Mówimy prostym językiem, w prezentacji nie przytaczamy paragrafów z instrukcji. W materiałach staram się zamieszczać śmieszne obrazki, ikony, czasami jakiegoś mema. Wszystko w jednym celu: odczarować archiwum jako coś zbędnego lub zło konieczne. Moja pierwsza prezentacja miała tło "archiwum X". Archiwizacja to część pracy każdego urzędnika. Trzeba wyjść naprzeciw pracownikom, okazać im zrozumienie, że oczywiście, wiemy, że było tak i tak, ale przepisy mówią coś innego, że jak raz nauczymy się robić dobrze, to potem to zaowocuje. Stosuję zawsze taki argument: będą chcieli coś znaleźć na już, to jak ja im wtedy pomogę, jeśli nie wiadomo, do której teczki to włożyli? Trzeba sprawić, by pracownicy uwierzyli, że archiwizują nie dla archiwisty, ale dla samych siebie. Dodatkowo na podstawie instrukcji archiwalnej stworzyłam instrukcje krok po kroku, jak archiwizować dokumentację (osobno dla kat. A i B), również w trochę żartobliwym tonie. Jest ona dostępna na ogólnodostępnym serwerze, a także wręczam ją w postaci papierowej osobom, które zaczynają archiwizować. Należy pamiętać, że pracownicy zazwyczaj archiwizacją zajmują się raz do roku i mają prawo zapomnieć, że np. kat. A numerujemy ołówkiem w zewnętrznym górnym rogu.
Co jeszcze? Służba przygotowawcza i szkolenia dla wszystkich nowych pracowników to rzecz obowiązkowa. Lepiej nauczyć nowego pracownika od razu dobrych nawyków. Bo od współpracowników przejąłby raczej te złe. A potem mamy kolejnego delikwenta do odczarowania.
Kwestia przekonania kadry kierowniczej to chyba najgorsza rzecz. Można szepnąć pracownikowi nadzoru archiwalnego, by przy okazji kontroli wytknął nieprawidłowości. Wtedy wjeżdżasz Ty na białym koniu i mówisz, że oczywiście, z przyjemnością zajmiesz się oświeceniem szanownego grona urzędniczego w zakresie przepisów kancelaryjno-archiwalnych.
Co jeszcze? Dużo, dużo uśmiechu i pozytywnej energii. Ja na swoją pozycję i szacunek współpracowników ciężko pracuję od 13 lat. Szkolenia robię raz w roku dla wszystkich pracowników. Po pierwszym roku także miałam mętlik w głowie i nie widziałam sensu mojej pracy. Teraz natomiast odnalazłam w niej pasję i satysfakcję, okazję do samorozwoju. Jaram się jak kiełbaski na majowym grillu za każdym razem, kiedy ktoś przekazuje mi idealnie uporządkowane teczki. I Tobie również z całego serca tego życzę!
-
Znam ten problem od lat, kiedy nie miałam wsparcia był to najgorszy okres w mojej pracy, stres, stres.....
Przyszedł moment, że to wsparcie otrzymałam, lecz niereformowalność pracowników, którzy mienią się "wieloletnimi pracownikami" i to ich nie dotyczy, jest bardzo frustrująca. Mam plan, mam w tym roku kontrol więc poproszę by podeszła do pracownika wskazując mu na istotę problemu, wiem nawet jak to się skończy "nie wiedziałam".
Po zmianach w jrzwa /2011r/ przekazałam rozporządzenie każdemu kierownikowi informując, że to dot.aktotwórcy, i co i nic, są tacy co przestrzegają i ci.....
Uważam, że każde szkolenie dotyczące pracownika w jego dziedzinie powinno zawierać punkt archiwizacja wytworzonej dokumentacji! i na początek "zakładanie teczki". Tak tak uważam, pracownicy korzystają ze szkoleń, lecz na żadnym nie słyszałam jak istotne jest założenie właściwe-teczki, prowadzenie i archiwizacja. nie chodzi mi o szczegóły bo na to nie starczyłoby czasu przeznaczonego na dane szkolenie, lecz choć wspomnienie jak bardzo jest to Ważne!
Odpuszczam już w wielu sytuacjach bo po nastu latach w archiwum, nie usłyszałam, po żadnej kontroli, iż włożyłam dużo pracy i doceniam to...
Jestem ambitnym archiwistą, lecz płacę za to ogromną cenę, czas odpuszczać, jeśli władza się nie przejmuję to.....
-
Niestety, muszę się przyłączyć do achrug - można wypruwać sobie żyły a i tak nikt tego nie doceni, nawet kontrola z AP która powinna zasadniczo wiedzieć z czym się nieraz archiwiści zakładowi zmagają. :(