IFAR
Internetowe Forum Archiwalne => Archiwa Zakładowe => Wątek zaczęty przez: Pancerny w Kwiecień 24, 2023,
-
Szanowne Koleżeństwo,
chciałbym Was prosić o pomoc w interpretacji § 53 ust. 7, który to mówi o tym, że dopuszcza się zakładanie teczek dla akt jednej sprawy. Niestety nie mówi on w jakich przypadkach jest to dopuszczalne, ani jak to miałoby wyglądać. Niektórzy interpretują to w ten sposób, że mogą sobie wyciągnąć ze spisu spraw dla symbolu X jakieś konkretne sprawy (bo np. się nie zakończyły), włożyć je fizycznie do osobnych teczek aktowych (nie zmieniając znaku sprawy oczywiście) i tyle. Nie chce mi się wierzyć, że taka interpretacja jest poprawna, ponieważ generowałaby ogromny chaos w dłuższej perspektywie, ponieważ idąc tym tropem, każdy mógłby sobie wyłączać niezakończone sprawy i oddawać je w innym terminie niż resztę teczki aktowej.
Będę bardzo wdzięczny za pomysły :D
-
Przede wszystkim nie mylmy teczki rzeczowej (prowadzonej dla klasy rzeczowej) i teczki aktowej (opakowania).
Na teczkę rzeczową może się składać wiele teczek aktowych, stanowiących np. tomy, albo teczki podmiotu/przedmiotu jednej teczki rzeczowej.
Przepis, który przywołujesz mówi o tym, że można założyć teczkę aktową dla akt tylko jednej sprawy.
Zazwyczaj może to się zdarzyć w dwóch sytuacjach:
- gdy akta tej sprawy są na tyle obszerne, że wymagają umieszczenia w odrębnym opakowaniu (powstaje wówczas tom teczki rzeczowej)
- gdy w danej teczce rzeczowej pojawiła się tylko jedna sprawa (jedna pozycja na spisie spraw).
Przykład:
Mamy teczkę rzeczową , w której prowadzimy 10 spraw, z których każda ma na tyle obszerne akta, że wymaga ją one przechowywania w odrębnych opakowaniach (teczkach aktowych)
To jest wciąż jedna teczka rzeczowa, z jednym spisem spraw, tyle że składająca się z 10 fizycznych tomów.
Sprawy we wszystkich tomach muszą się zakończyć aby można było zarchiwizować całą teczkę (wszystkie tomy razem).
-
Serdeczne dzięki za odpowiedź. Nie wyobrażałem sobie, że może być inaczej ale zwątpiłem i wolałem zasięgnąć języka :)