Internetowe Forum Archiwalne > Metodyka Archiwalna
Kiedy zespół archiwalny jest ostatecznie opracowany?
Hanna Staszewska:
Pytanie tylko z pozoru wydaje się bezsensowne ;), a wydaje się ważne w kontekście przyjęcia zasady, że w internecie udostępniane są inwentarze zespołów uznanych za opracowane. Będzie to miało znaczenie w Systemie Zintegrowanym, gdzie będzie możliwość udostępniania inwentarza one-line właściwie od razu po zatwierdzeniu przez Komisję Metodyczną.
Już tłumaczę, o co mi chodzi.
Obecnie przyjęto zasadę, że w Internecie zamieszcza się inwentarze elektroniczne tylko opracowanych zespołów, a za zespół opracowany uznaje się taki, który posiada inwentarz zatwierdzony przez właściwą komisję metodyczną archiwum. Przy obecnym trybie pracy komisji metodycznych (kilka posiedzeń w roku, często z kilkumiesięczną przerwą) nowe inwentarze będą pojawiały się więc w Internecie z dużym opóźnieniem, licząc od momentu opracowania do ich zatwierdzenia przez komisję metodyczną. Teoretycznie komisja metodyczna archiwum jest ciałem autonomicznym, mogącym podejmować samodzielne decyzje. W świetle jednak obowiązujących przepisów wyjaśnienia wymaga rola kierownika Zakładu Naukowego Archiwistyki, który (cyt.): „W przypadku wystąpienia wątpliwości dotyczących zgodności uchwał podjętych przez komisję z metodyką archiwalną [...] może wstrzymać wykonywanie uchwały komisji i polecić ponowne rozpatrzenie sprawy, zgodnie z wydanymi zaleceniami” (Decyzja Nr 2 NDAP z dnia 8 lutego 2006 r. w sprawie utworzenia w archiwach państwowych komisji metodycznych oraz określenia zakresu i trybu ich działania, § 5, punkt 2).
Czy to oznacza, że jeśli decyzja komisji jest niezgodna z metodyką (co może przecież się zdarzyć), do czasu uzgodnienia stanowiska z Zakładem Naukowym Archiwistyki nie jest ona wiążąca? I czy należy czekać z udostępnieniem inwentarza w sieci do ostatecznego wyjaśnienia spornych punktów? Kwestie te należy uściślić i jednoznacznie określić autonomię komisji metodycznych w archiwach.
Dodatkowe komplikacje występują w przypadku ewentualnego brakowania materiałów archiwalnych z własnego zasobu. Od czerwca 2007 r. Centralna Komisja Archiwalnej Oceny Dokumentacji „opiniuje wnioski dotyczące brakowania w archiwach państwowych, w tym szczególnie dla dokumentacji wytworzonej do roku 1975 włącznie” (Zarządzenie nr 4 NDAP z dnia 6 czerwca 2007 r. w sprawie utworzenia Centralnej Komisji Archiwalnej Oceny Dokumentacji, § 2, punkt 4). Czy to oznacza, że z ostatecznym uznaniem zespołu archiwalnego za opracowany komisja metodyczna musi się wstrzymać do zaopiniowania ewentualnego brakowania przez Centralną Komisję Archiwalnej Oceny Dokumentacji? Jeśli tak, znacznie wydłuża to wszelkie procedury zatwierdzające zespół, zważywszy na częstotliwość posiedzeń Centralnej Komisji (myślę, że kilka razy w roku).
Kwestie te należy więc uściślić i doprecyzować.
Wojciech Woźniak:
Witam,
bardzo interesujące kwestie!
--- Cytat: Hanna Staszewska-Katolik --- Czy to oznacza, że jeśli decyzja komisji jest niezgodna z metodyką (co może przecież się zdarzyć), do czasu uzgodnienia stanowiska z Zakładem Naukowym Archiwistyki nie jest ona wiążąca? I czy należy czekać z udostępnieniem inwentarza w sieci do ostatecznego wyjaśnienia spornych punktów? Kwestie te należy uściślić i jednoznacznie określić autonomię komisji metodycznych w archiwach.
--- Koniec cytatu ---
Moim zdaniem w opisanej powyżej sytuacji zespół będzie nadal nieopracowany. Dlaczego? Dlatego, że do tego aby komisja uznała zespół za opracowany potrzebna jest taka jej uchwala. A jeśli Kierownik ZNA "wstrzyma wykonanie uchwały" to jasne jest, że nie ma ona mocy, a więc zespół jest nadal nieopracowany i zgodnie z aktualnymi przepisami jego inwentarz nie zostanie udostępniony. Może należy więc postawić pytanie, czy nie należałoby zastosować tu jakieś formy pośredniej. Może publikacja inwentarza z uwagą, że jest w trakcie zatwierdzania?
Aleksandra Wojnar:
--- Cytat: Wojciech Woźniak w Marzec 06, 2008, ---Moim zdaniem w opisanej powyżej sytuacji zespół będzie nadal nieopracowany. Dlaczego? Dlatego, że do tego aby komisja uznała zespół za opracowany potrzebna jest taka jej uchwala. A jeśli Kierownik ZNA "wstrzyma wykonanie uchwały" to jasne jest, że nie ma ona mocy, a więc zespół jest nadal nieopracowany i zgodnie z aktualnymi przepisami jego inwentarz nie zostanie udostępniony. Może należy więc postawić pytanie, czy nie należałoby zastosować tu jakieś formy pośredniej. Może publikacja inwentarza z uwagą, że jest w trakcie zatwierdzania?
--- Koniec cytatu ---
To prawda, zespół nadal będzie nieopracowany. Nie wydaje mi się jednak konieczne stosowanie form pośrednich. Przecież z terminem, w jakim udostępnimy zespół, wiąże się nie tylko oczekiwanie na pismo kierownika ZNA, ale również wprowadzenie poprawek po komisji metodycznej. Trwa to koło miesiąca. Niewiele dłużej czekamy na wyżej wymienione uzgodnienie .
Hanna Staszewska:
Jeśli KM zatwierdza zespół, do którego wprowadza się poprawki przez miesiąc, to znaczy, że komisja popełniła błąd, bo takiego zespołu nie powinna po prostu zatwierdzać, tylko przesunąć go na kolejne posiedzenie, po wprowadzeniu zmian.
Ale problem tak naprawdę jest inny, bo przypominam, że temat wątku brzmi: Kiedy zespół archiwalny jest ostatecznie opracowany?Wg przepisów o ewidencji za zespół opracowany uznaje się zespół zatwierdzony przez właściwą komisję metodyczną archiwum, a wg przepisów dot. prac KM w archiwach kierownik ZNA może wstrzymać wykonanie uchwał KM. Występuje tu sprzeczność, którą należy usunąć.
Proponuję więc w przepisach dot. prac KM taką zmianę:
- Uchwały Komisji Metodycznej są ostateczne.
- W przypadku wystąpienia wątpliwości dotyczących zgodności uchwał z metodyką archiwalną podjętych przez komisję kierownik ZNA może zaproponować ponowne rozpatrzenie sprawy.
Jeśli zaś pozostawimy dotychczasowy zapis, należy zmienić też definicję zespołu opracowanego w przepisach dot. ewidencji, bo łącznie te zapisy powinny być spójne.
Tylko jak miałoby to brzmieć?
Za zespół opracowany uznaje się zespół, który posiada inwentarz zatwierdzony przez właściwą komisję metodyczną oraz kierownika ZNA.
Czy tak???
Wojciech Woźniak:
Witam,
--- Cytat: Hanna Staszewska-Katolik ---Jeśli KM zatwierdza zespół, do którego wprowadza się poprawki przez miesiąc, to znaczy, że komisja popełniła błąd, bo takiego zespołu nie powinna po prostu zatwierdzać, tylko przesunąć go na kolejne posiedzenie, po wprowadzeniu zmian.
--- Koniec cytatu ---
Nie wydaje mi się, żeby można to było tak jednoznacznie ocenić. Ów miesiąc - przynajmniej u nas - jest zawsze z pewną górką, bo wychodzimy z załozenia, że pracownik nie będzie zajmował się tylko poprawkami do zespołu. W tym miesiącu mieści się jeszcze czas na weryfikację poprawek przez kierownika, przygotowanie informacji dla oddziału ewidencji (patrz: dyskusja o tym kto ma prowadzić ewidencję!) i na wydrukowanie inwnetarza.
Ale do rzeczy:
--- Cytat: Hanna Staszewska-Katolik ---Proponuję więc w przepisach dot. prac KM taką zmianę:
- Uchwały Komisji Metodycznej są ostateczne.
- W przypadku wystąpienia wątpliwości dotyczących zgodności uchwał z metodyką archiwalną podjętych przez komisję kierownik ZNA może zaproponować ponowne rozpatrzenie sprawy.
--- Koniec cytatu ---
Podoba mi się pomysł jednoznacznego stwierdzenia o charakterze uchwał KM. Tylko co przez to zyskujemy? Czy proponowany zapis różni się zasadniczo od tego co mamy obecnie:
--- Cytuj ---W przypadku wystąpienia wątpliwości dotyczących zgodności uchwał, podjętych przez komisję z metodyką archiwalną, kierownik Zakładu Naukowego Archiwistyki Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych może wstrzymać wykonywanie uchwały komisji i polecić ponowne rozpatrzenie sprawy, zgodnie z wydanymi zaleceniami.
--- Koniec cytatu ---
Nawigacja
[#] Następna strona
Idź do wersji pełnej