Autor Wątek: Kiedy zespół archiwalny jest ostatecznie opracowany?  (Przeczytany 17845 razy)

0 użytkowników i 1 Gość przegląda ten wątek.

Offline Hanna Staszewska

  • Moderator
  • st. kustosz(ka)
  • *****
  • Wiadomości: 1722
Pytanie tylko z pozoru wydaje się bezsensowne ;), a wydaje się ważne w kontekście przyjęcia zasady, że w internecie udostępniane są inwentarze zespołów uznanych za opracowane. Będzie to miało znaczenie w Systemie Zintegrowanym, gdzie będzie możliwość udostępniania inwentarza one-line właściwie od razu po zatwierdzeniu przez Komisję Metodyczną.
Już tłumaczę, o co mi chodzi.
Obecnie przyjęto zasadę, że w Internecie zamieszcza się inwentarze elektroniczne tylko opracowanych zespołów, a za zespół opracowany uznaje się taki, który posiada inwentarz zatwierdzony przez właściwą komisję metodyczną archiwum. Przy obecnym trybie pracy komisji metodycznych (kilka posiedzeń w roku, często z kilkumiesięczną przerwą) nowe inwentarze będą pojawiały się więc w Internecie z dużym opóźnieniem, licząc od momentu opracowania do ich zatwierdzenia przez komisję metodyczną. Teoretycznie komisja metodyczna archiwum jest ciałem autonomicznym, mogącym podejmować samodzielne decyzje. W świetle jednak obowiązujących przepisów wyjaśnienia wymaga rola kierownika Zakładu Naukowego Archiwistyki, który (cyt.): „W przypadku wystąpienia wątpliwości dotyczących zgodności uchwał podjętych przez komisję z metodyką archiwalną [...] może wstrzymać wykonywanie uchwały komisji i polecić ponowne rozpatrzenie sprawy, zgodnie z wydanymi zaleceniami” (Decyzja Nr 2 NDAP z dnia 8 lutego 2006 r. w sprawie utworzenia w archiwach państwowych komisji metodycznych oraz określenia zakresu i trybu ich działania, § 5, punkt 2).
 Czy to oznacza, że jeśli decyzja komisji jest niezgodna z metodyką (co może przecież się zdarzyć), do czasu uzgodnienia stanowiska z Zakładem Naukowym Archiwistyki nie jest ona wiążąca? I czy należy czekać z udostępnieniem inwentarza w sieci do ostatecznego wyjaśnienia spornych punktów? Kwestie te należy uściślić i jednoznacznie określić autonomię komisji metodycznych w archiwach.
Dodatkowe komplikacje występują w przypadku ewentualnego brakowania materiałów archiwalnych z własnego zasobu. Od czerwca 2007 r. Centralna Komisja Archiwalnej Oceny Dokumentacji „opiniuje wnioski dotyczące brakowania w archiwach państwowych, w tym szczególnie dla dokumentacji wytworzonej do roku 1975 włącznie” (Zarządzenie nr 4 NDAP z dnia 6 czerwca 2007 r. w sprawie utworzenia Centralnej Komisji Archiwalnej Oceny Dokumentacji, § 2, punkt 4). Czy to oznacza, że z ostatecznym uznaniem zespołu archiwalnego za opracowany komisja metodyczna musi się wstrzymać do zaopiniowania ewentualnego brakowania przez Centralną Komisję Archiwalnej Oceny Dokumentacji? Jeśli tak, znacznie wydłuża to wszelkie procedury zatwierdzające zespół, zważywszy na częstotliwość posiedzeń Centralnej Komisji (myślę, że kilka razy w roku).
Kwestie te należy więc uściślić i doprecyzować.

Offline Wojciech Woźniak

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 1132
Odp: Kiedy zespół archiwalny jest ostatecznie opracowany?
« Odpowiedź #1 dnia: Marzec 06, 2008, »
Witam,
bardzo interesujące kwestie!
Cytat: Hanna Staszewska-Katolik
Czy to oznacza, że jeśli decyzja komisji jest niezgodna z metodyką (co może przecież się zdarzyć), do czasu uzgodnienia stanowiska z Zakładem Naukowym Archiwistyki nie jest ona wiążąca? I czy należy czekać z udostępnieniem inwentarza w sieci do ostatecznego wyjaśnienia spornych punktów? Kwestie te należy uściślić i jednoznacznie określić autonomię komisji metodycznych w archiwach.
Moim zdaniem w opisanej powyżej sytuacji zespół będzie nadal nieopracowany. Dlaczego? Dlatego, że do tego aby komisja uznała zespół za opracowany potrzebna jest taka jej uchwala. A jeśli Kierownik ZNA "wstrzyma wykonanie uchwały" to jasne jest, że nie ma ona mocy, a więc zespół jest nadal nieopracowany i zgodnie z aktualnymi przepisami jego inwentarz nie zostanie udostępniony. Może należy więc postawić pytanie, czy nie należałoby zastosować tu jakieś formy pośredniej. Może publikacja inwentarza z uwagą, że jest w trakcie zatwierdzania?
Sometimes you eat the bear
and sometimes the bear eats you

Offline Aleksandra Wojnar

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 16
Odp: Kiedy zespół archiwalny jest ostatecznie opracowany?
« Odpowiedź #2 dnia: Marzec 18, 2008, »
Moim zdaniem w opisanej powyżej sytuacji zespół będzie nadal nieopracowany. Dlaczego? Dlatego, że do tego aby komisja uznała zespół za opracowany potrzebna jest taka jej uchwala. A jeśli Kierownik ZNA "wstrzyma wykonanie uchwały" to jasne jest, że nie ma ona mocy, a więc zespół jest nadal nieopracowany i zgodnie z aktualnymi przepisami jego inwentarz nie zostanie udostępniony. Może należy więc postawić pytanie, czy nie należałoby zastosować tu jakieś formy pośredniej. Może publikacja inwentarza z uwagą, że jest w trakcie zatwierdzania?

To prawda, zespół nadal będzie nieopracowany. Nie wydaje mi się jednak konieczne stosowanie form pośrednich. Przecież z terminem, w jakim udostępnimy zespół, wiąże się nie tylko oczekiwanie na pismo kierownika ZNA, ale również wprowadzenie poprawek po komisji metodycznej. Trwa to koło miesiąca. Niewiele dłużej czekamy na wyżej wymienione uzgodnienie .

Offline Hanna Staszewska

  • Moderator
  • st. kustosz(ka)
  • *****
  • Wiadomości: 1722
Odp: Kiedy zespół archiwalny jest ostatecznie opracowany?
« Odpowiedź #3 dnia: Marzec 19, 2008, »
Jeśli KM zatwierdza zespół, do którego wprowadza się poprawki przez miesiąc, to znaczy, że komisja popełniła błąd, bo takiego zespołu nie powinna po prostu zatwierdzać, tylko przesunąć go na kolejne posiedzenie, po wprowadzeniu zmian.

Ale problem tak naprawdę jest inny, bo przypominam, że temat wątku brzmi: Kiedy zespół archiwalny jest ostatecznie opracowany?Wg przepisów o ewidencji za zespół opracowany uznaje się zespół zatwierdzony przez właściwą komisję metodyczną archiwum, a wg przepisów dot. prac KM w archiwach kierownik ZNA może wstrzymać wykonanie uchwał KM. Występuje tu sprzeczność, którą należy usunąć.

Proponuję więc w przepisach dot. prac KM taką zmianę:
- Uchwały Komisji Metodycznej są ostateczne.
- W przypadku wystąpienia wątpliwości dotyczących zgodności uchwał z metodyką archiwalną podjętych przez komisję kierownik ZNA może zaproponować ponowne rozpatrzenie sprawy.

Jeśli zaś pozostawimy dotychczasowy zapis, należy zmienić też definicję zespołu opracowanego w przepisach dot. ewidencji, bo łącznie te zapisy powinny być spójne.
Tylko jak miałoby to brzmieć?
Za zespół opracowany uznaje się zespół, który posiada inwentarz zatwierdzony przez właściwą komisję metodyczną oraz kierownika ZNA.
Czy tak???

Offline Wojciech Woźniak

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 1132
Odp: Kiedy zespół archiwalny jest ostatecznie opracowany?
« Odpowiedź #4 dnia: Marzec 20, 2008, »
Witam,
Cytat: Hanna Staszewska-Katolik
Jeśli KM zatwierdza zespół, do którego wprowadza się poprawki przez miesiąc, to znaczy, że komisja popełniła błąd, bo takiego zespołu nie powinna po prostu zatwierdzać, tylko przesunąć go na kolejne posiedzenie, po wprowadzeniu zmian.
Nie wydaje mi się, żeby można to było tak jednoznacznie ocenić. Ów miesiąc - przynajmniej u nas - jest zawsze z pewną górką, bo wychodzimy z załozenia, że pracownik nie będzie zajmował się tylko poprawkami do zespołu. W tym miesiącu mieści się jeszcze czas na weryfikację poprawek przez kierownika, przygotowanie informacji dla oddziału ewidencji (patrz: dyskusja o tym kto ma prowadzić ewidencję!) i na wydrukowanie inwnetarza.

Ale do rzeczy:
Cytat: Hanna Staszewska-Katolik
Proponuję więc w przepisach dot. prac KM taką zmianę:
- Uchwały Komisji Metodycznej są ostateczne.
- W przypadku wystąpienia wątpliwości dotyczących zgodności uchwał z metodyką archiwalną podjętych przez komisję kierownik ZNA może zaproponować ponowne rozpatrzenie sprawy.
Podoba mi się pomysł jednoznacznego stwierdzenia o charakterze uchwał KM. Tylko co przez to zyskujemy? Czy proponowany zapis różni się zasadniczo od tego co mamy obecnie:
Cytuj
W przypadku wystąpienia wątpliwości dotyczących zgodności uchwał, podjętych przez komisję z metodyką archiwalną, kierownik Zakładu Naukowego Archiwistyki Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych może wstrzymać wykonywanie uchwały komisji i polecić ponowne rozpatrzenie sprawy, zgodnie z wydanymi zaleceniami.
Sometimes you eat the bear
and sometimes the bear eats you

Offline Hanna Staszewska

  • Moderator
  • st. kustosz(ka)
  • *****
  • Wiadomości: 1722
Odp: Kiedy zespół archiwalny jest ostatecznie opracowany?
« Odpowiedź #5 dnia: Marzec 25, 2008, »
Zyskujemy jasne określenie, kiedy zespół archiwalny uznany jest za opracowany.
Teraz ta niespójność i brak klarownych reguł nie ma większego znaczenia, bo inwentarze wysyłamy do COIA i wtedy dopiero są udostępniane w sieci, ale w sytuacji, gdy system zintegrowany umożliwi nam udostępnianie inwentarzy on-line od razu po posiedzeniu KM, będzie to miało wpływ na szybkość publikowania informacji o zasobie archiwalnym.

Offline Jacek Krochmal

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 4
Odp: Kiedy zespół archiwalny jest ostatecznie opracowany?
« Odpowiedź #6 dnia: Marzec 28, 2008, »
Szanowni Państwo,

Włączając się do dyskusji dotyczącej problemu uznania zespołu za opracowany, chciałem dorzucić kilka uwag. Czynię to, wywołany do dyskusji, czytając o roli kierownika ZNA, jako głównego hamulcowego postępu, bez którego ciągłych ingerencji życie na tym łez padole byłoby lżejsze, łatwiejsze i bezproblemowe.

Jak wiadomo, każda struktura, zwłaszcza jeśli jest choć trochę skomplikowana, wymaga koordynacji, nadzoru i kontroli. Funkcje kierownika ZNA dotyczące nadzorowania procesu zatwierdzania inwentarzy archiwalnych, a szerzej ? nadzorowania prac komisji metodycznych w AP ? są obowiązkiem zapisanym w Regulaminie organizacyjnym NDAP (par. 17, pkt 5 i 10) oraz w decyzji Nr 2 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 8 lutego 2006 r. w sprawie utworzenia w archiwach państwowych komisji metodycznych oraz zakresu i trybu ich działania (par. 6, ust. 2).

Dodam od razu, że problem rzekomego kwestionowania przez kierownika ZNA decyzji o zatwierdzeniu inwentarza jest bardzo wydumany. Jak sięgam pamięcią, w ostatnich kilku latach decyzje takie można policzyć na palcach jednej lub dwu rąk. Przeważająca większość pism wychodzących z ZNA w odpowiedzi na protokoły komisji metodycznych (w ciągu roku jest ich ok. 130) informuje o tym, że nie ma uwag do decyzji podjętych przez Komisję, bądź też zgłoszone uwagi są ?kosmetyczne? i mogą być wprowadzone od ręki (nie wpływając na układ inwentarza). Zresztą same komisje metodyczne zatwierdzają warunkowo część inwentarzy, wyznaczając termin wprowadzenia poprawek.

Decyzje kwestionujące uchwały komisji metodycznej w zakresie zatwierdzenia zespołu dotyczyły złego rozpoznania przynależności zespołowej, a w konsekwencji błędnego nadania nazwy zespołu bądź niewłaściwego określenia dat skrajnych. Były to jednak przypadki odosobnione, z reguły bowiem komisje metodyczne same wyłapują tego rodzaju wady na wcześniejszym etapie opracowania. Nie muszę zatem zadawać pytania, czy i w takim przypadku w Internecie powinien znaleźć się inwentarz błędnie nazwanego zespołu? Może jednak interwencja ZNA jest niekiedy przydatna?

Inną rzeczą jest kwestia terminu nadesłania protokołu do ZNA. Tu zapewne niejeden sekretarz komisji metodycznej ciężko westchnie, bo nie wszystkie sumienia są czyste pod tym względem. Przypomnę, że protokoły powinny być nadsyłane do ZNA w ciągu 2 tygodni od daty posiedzenia. Ale to teoria... W przypadku, gdy protokół jest przysyłany kilka miesięcy, a bywa, że i pół roku po posiedzeniu, termin oczekiwania na zatwierdzenie decyzji komisji także się przesuwa.

Wszystko to oczywiście trwa, dłużej lub krócej. Niezależnie od tego, nie mogę powstrzymać się od uwagi, iż błędne jest przekonanie, jakoby badacze (tzw. użytkownicy) z niecierpliwością oczekiwali na kolejne inwentarze pojawiające się w Internecie, z satysfakcją i westchnieniem ulgi odnotowując zamieszczenie kolejnego z nich. Niestety (a może: na szczęście) rzeczywistość jest inna...

Czytając dyskusję na Ifar niekiedy odnosiłem wrażenie, że dyskutanci opisując przypadki ze swego archiwum uważają, że są one zjawiskiem powszechnym we wszystkich archiwach. Wydaje mi się, że tak nie jest, a każde AP, zwłaszcza te o długiej historii, ma swoją specyfikę, praktyki i przyzwyczajenia lokalne. Dotyczy to także postępowania z opracowaniem zespołów itp.

Stąd m.in. potrzeba ośrodka nadzorującego i koordynującego opracowanie w całej sieci AP ? jest to szczególnie istotne w dobie standaryzacji. Chyba nie ma potrzeby, by rozwijać ten wątek.

Współdziałanie komisji metodycznych i ZNA to wypracowana przez dziesięciolecia praktyka, która jest elementem sprawdzania jakości b. ważnego wytworu pracy archiwum jakim jest inwentarz archiwalny. Czy w imię szybkości należy z takiej weryfikacji zrezygnować? Jeśli tak, to z jakim skutkiem. Jeśli nie, to jak przyspieszyć proces zatwierdzania inwentarzy? Dlatego retoryczne jest pytanie, czy można w Internecie zamieszczać informacje nie do końca zweryfikowane? (i jakie będą tego konsekwencje dla użytkownika?).

Jest oczywiste, że w Internecie powinny być zamieszczane wyłącznie informacje zweryfikowane. Natomiast nic nie stoi na przeszkodzie, aby użytkownik na poziomie AP miał dostęp do inwentarzy archiwalnych będących w fazie roboczej, co wyraźnie zostanie mu zakomunikowane. Takie inwentarze powinny być jednak specjalnie oznaczone (analogicznie, jak to się dzieje w przypadku inwentarzy ?papierowych?). Podobnie z poziomu archiwum powinien być dostęp do każdego rodzaju ewidencji, którą archiwum dysponuje i to też powinno być w jakiś specjalny sposób oznaczone. Część archiwów ma w bazach danych wpisane np. spisy zdawczo-odbiorcze. Zresztą trzeba sobie uświadomić, że nie wszystkie inwentarze lub ich części będą mogły być uwidaczniane w Internecie ze względu na ochronę danych osobowych, co oznacza, że to, co zostało już opracowane, nie zawsze będzie mogło znaleźć się w Internecie, chociaż ? zgodnie ze stanowiskiem GIODO ? będzie mogło być udostępniane w archiwum (czy w bazie danych, która tam będzie dostępna).

Podkreślenia i szczegółowego rozpatrzenia wymaga zatem następująca kwestia. Jest nią problem nazywania i oznaczania poszczególnych form i faz ewidencji, tak aby zarówno archiwista, jak i użytkownik, wiedzieli z czym mają do czynienia. Dawniej takie informacje można było wysnuć z formy fizycznej i ewentualnie tytułu, co w systemie skomputeryzowanym nie będzie już możliwe.

Niezależnie od zgłoszonych powyżej uwag polemicznych, w dyskusji dostrzegłem wiele cennych głosów i spostrzeżeń. Część z nich jest zbieżna z pracami prowadzonymi właśnie w ZNA. Dotyczy to np. nowej decyzji Naczelnego Dyrektora w sprawie usprawnienia prac komisji metodycznych. Jak się wydaje, nie ma potrzeby tracenia czasu całej komisji na zatwierdzanie zespołów z grupy A3. Powinny być one zatwierdzane ?w węższym gronie?, a rola komisji ograniczyć się do ich ?przyklepania?, chyba że w procesie zatwierdzania ?w węższym gronie? pojawiłyby się zdania rozbieżne. Mam nadzieję, że decyzja usprawniająca prace komisji metodycznych ukaże się w kwietniu br.

Poważniejsza sprawa, to odwlekana od dłuższego czasu kwestia nowelizacji wskazówek dotyczących inwentarza archiwalnego, co wymaga pilnego uregulowania. Na marginesie dodam, że podnoszony na forum problem inwentarzy, które już są, ale oczekują na zatwierdzenie przez komisje metodyczna (+ ZNA) jest problemem technicznym. Można go łatwo rozwiązać przez nadanie uprawnień dostępu do ZoSIA (nie wszystko musi być ? i zapewne nie wszystko będzie) widoczne dla wszystkich użytkowników Internetu.

Na koniec podam jeszcze jedną kwestię, która powinna być rozwiązana. Mianowicie, co zrobić ze starymi inwentarzami (powstałymi np. w latach 60-tych), które nie mają wstępu i w konsekwencji zgodnie z przepisami zespoły te nie mogą być uznane za opracowane, a ich inwentarze za zatwierdzone. Co oczywiste, inwentarze te są przydatne, udostępniane itp. Z punktu widzenia jakości informacji taki inwentarz jest bez zarzutu. Wstęp nie zostanie szybko napisany, a więc może trzeba znaleźć dla tej części inwentarzy jaką formułę, aby je umieścić w Internecie? Pytanie zatem brzmi: jak wykorzystać te inwentarze w systemie (a więc na zasadzie wyjątku) i czy z tego wyjątku uczynić regułę? Może ktoś z Forumowiczów zaproponuje rozwiązanie tego zagadnienia?

Licząc na życzliwe przyjęcie powyższych uwag, serdecznie pozdrawiam

Jacek Krochmal
kierownik ZNA

Offline Anna Laszuk

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 161
Odp: Kiedy zespół archiwalny jest ostatecznie opracowany?
« Odpowiedź #7 dnia: Marzec 28, 2008, »
Niezależnie od tego, nie mogę powstrzymać się od uwagi, iż błędne jest przekonanie, jakoby badacze (tzw. użytkownicy) z niecierpliwością oczekiwali na kolejne inwentarze pojawiające się w Internecie, z satysfakcją i westchnieniem ulgi odnotowując zamieszczenie kolejnego z nich. Niestety (a może: na szczęście) rzeczywistość jest inna...

Pewne jest natomiast, że archiwiści nie spieszą się z udostępnianiem inwentarzy online. Od jesieni ubiegłego roku jest możliwość dodawania na bieżąco nowo opracowanych inwentarzy do bazy w Internecie - do tej pory skorzystał z niej tylko Oddział w Sanoku Archiwum Państwowego w Rzeszowie. Pochwała dla odważnych, choć może nie ma wśród nich Ifarowiczów i nie przeczytają tego.

Offline Hanna Staszewska

  • Moderator
  • st. kustosz(ka)
  • *****
  • Wiadomości: 1722
Odp: Kiedy zespół archiwalny jest ostatecznie opracowany?
« Odpowiedź #8 dnia: Marzec 29, 2008, »
Jak wiadomo, każda struktura, zwłaszcza jeśli jest choć trochę skomplikowana, wymaga koordynacji, nadzoru i kontroli.

Zgadzam się całkowicie.
Należy tylko w przepisach ujednolicić zapisy, które mówią, kiedy zespół jest opracowany (pisałam już o tym).
I jeszcze w kwestii nadzoru: uważam, że konieczna jest stała kontrola poprawności merytorycznej danych udostępnianych w sieci, bo z przykrością stwierdzam, że obecne mechanizmy (zatwierdzanie inwentarzy przez komisję metodyczną i ZNA) nie gwarantują poprawności danych. Wystarczy zajrzeć do baz prezentowanych na stronie NDAP (a są to przecież inwentarze zaakceptowane przez komisje metodyczne i ZNA), aby się przekonać, ile tam jest błędów, chociażby w tak podstawowych kwestiach, jak nazewnictwo zespołów archiwalnych czy określenie ich dat skrajnych (co świadczy po prostu o nieumiejętności prawidłowego rozpoznania przynależności zespołowej archiwaliów), można zaobserwować też różnorakie metody opisu materiałów archiwalnych itd. Tak więc stały monitoring danych już udostępnionych w sieci wydaje się niezbędny, należy tylko zastanowić się, kto taki nadzór miałby sprawować.
Jeśli więc przyjęte obecnie procedury nie gwarantują prawidłowości danych zamieszczanych w internecie, może należy zrezygnować z zasady, że publikujemy inwentarze uznane za opracowane,  a w zamian przyjąć, że decyzję o udostępnianiu inwentarzy on-line podejmuje dyrektor danego archiwum. Obecne procedury wydłużają czas od opracowania do publikacji, a, powtarzam, wcale nie zapewniają poprawności merytorycznej danych. Oczywiście dyrektor musiałby mieć pewność, że inwentarze są dobrze przygotowane, a to można przecież stwierdzić i bez komisji metodycznej. Przyjęcie zasady, że to dyrektor decyduje o publikacji inwentarzy, niezależnie od ich statusu (opracowany/nieopracowany), daje odpowiedź na pytanie:
co zrobić ze starymi inwentarzami (powstałymi np. w latach 60-tych), które nie mają wstępu i w konsekwencji zgodnie z przepisami zespoły te nie mogą być uznane za opracowane, a ich inwentarze za zatwierdzone. Co oczywiste, inwentarze te są przydatne, udostępniane itp. Z punktu widzenia jakości informacji taki inwentarz jest bez zarzutu. Wstęp nie zostanie szybko napisany, a więc może trzeba znaleźć dla tej części inwentarzy jaką formułę, aby je umieścić w Internecie?

Jeśli chodzi o kwestie usprawnienia prac komisji metodycznych:
Niezależnie od zgłoszonych powyżej uwag polemicznych, w dyskusji dostrzegłem wiele cennych głosów i spostrzeżeń. Część z nich jest zbieżna z pracami prowadzonymi właśnie w ZNA. Dotyczy to np. nowej decyzji Naczelnego Dyrektora w sprawie usprawnienia prac komisji metodycznych. Jak się wydaje, nie ma potrzeby tracenia czasu całej komisji na zatwierdzanie zespołów z grupy A3. Powinny być one zatwierdzane ?w węższym gronie?, a rola komisji ograniczyć się do ich ?przyklepania?, chyba że w procesie zatwierdzania ?w węższym gronie? pojawiłyby się zdania rozbieżne. Mam nadzieję, że decyzja usprawniająca prace komisji metodycznych ukaże się w kwietniu br.
To jest bardzo dobra wiadomość, tym bardziej, że o tych sprawach dyskutowaliśmy na forum już w sierpniu ubiegłego roku w wątku http://www.ifar.nac.gov.pl/index.php?topic=862.0
I pomysł, aby uprościć zatwierdzanie zespołów z grupy A3 pojawił się właśnie na iFAR-ze. Cieszę się, że nasze ifarowe dyskusje może znajdą konkretne odzwierciedlenie w przepisach metodycznych.
Czy można mieć nadzieję, że projekt nowej decyzji NDAP zostanie zamieszczony na stronie NDAP, co stało się już dobrą i sprawdzoną praktyką?
Poważniejsza sprawa, to odwlekana od dłuższego czasu kwestia nowelizacji wskazówek dotyczących inwentarza archiwalnego, co wymaga pilnego uregulowania.
To jest faktycznie istotny problem...
 Niestety, z protokołów posiedzeń CKM, zamieszczonych na stronie NDAP wynika, że chyba nikt się tym nie zajmuje, w przeciwnym razie CKM musiałaby zaopiniować projekt.

Offline Wojciech Woźniak

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 1132
Odp: Kiedy zespół archiwalny jest ostatecznie opracowany?
« Odpowiedź #9 dnia: Marzec 30, 2008, »
Witam,

Cytat: Jacek Krochmal
Jest oczywiste, że w Internecie powinny być zamieszczane wyłącznie informacje zweryfikowane. Natomiast nic nie stoi na przeszkodzie, aby użytkownik na poziomie AP miał dostęp do inwentarzy archiwalnych będących w fazie roboczej, co wyraźnie zostanie mu zakomunikowane. Takie inwentarze powinny być jednak specjalnie oznaczone (analogicznie, jak to się dzieje w przypadku inwentarzy ?papierowych?).

Dla mnie nie jest to takie oczywiste. Dlaczego właściwie mamy rezygnować z udostępniania w Internecie niezweryfikowanych inwentarzy podczas gdy udostępniamy je w pracowni archiwum? Niezrozumiała jest dla nie sytuacją, gdy jedne pomoce udostępniamy tylko na miejscu inne w sieci (abstrahując oczywiście od ich formy i zastrzeżeń związanych z ochroną danych osobowych)?

Cytat: Jacek Krochmal
Podkreślenia i szczegółowego rozpatrzenia wymaga zatem następująca kwestia. Jest nią problem nazywania i oznaczania poszczególnych form i faz ewidencji, tak aby zarówno archiwista, jak i użytkownik, wiedzieli z czym mają do czynienia. Dawniej takie informacje można było wysnuć z formy fizycznej i ewentualnie tytułu, co w systemie skomputeryzowanym nie będzie już możliwe.

Zgadzam się w zupełności. Powinniśmy przy tym jednak starać się ograniczyć do minimum liczbę owych faz/form tak, aby zbytnio sprawy nie komplikować i nie zmuszać użytkownika do przedzierania się przez jakieś subtelne rozróżnienia, które nie będą mieć dla niego żadnego praktycznego znaczenia. Może najprościej byłoby wprowadzić kategorię "inwentarza roboczego", czyli takiego, który powstał w archiwum i nie został (jeszcze, nawet jeśli to już 40 lat) zatwierdzony przez właściwą KM. Taki inwentarz mógłby być publikowany w sieci (po uzyskaniu akceptacji dyrektora) z odpowiednią informacją dla użytkownika. W ten sposób można by więc rozwiązać ten problem:
Cytat: Jacek Krochmal
Mianowicie, co zrobić ze starymi inwentarzami (powstałymi np. w latach 60-tych), które nie mają wstępu i w konsekwencji zgodnie z przepisami zespoły te nie mogą być uznane za opracowane, a ich inwentarze za zatwierdzone.

pozdrawiam
Wojtek
Sometimes you eat the bear
and sometimes the bear eats you

Offline Hanna Staszewska

  • Moderator
  • st. kustosz(ka)
  • *****
  • Wiadomości: 1722
Odp: Kiedy zespół archiwalny jest ostatecznie opracowany?
« Odpowiedź #10 dnia: Marzec 30, 2008, »
Dla mnie nie jest to takie oczywiste. Dlaczego właściwie mamy rezygnować z udostępniania w Internecie niezweryfikowanych inwentarzy podczas gdy udostępniamy je w pracowni archiwum? Niezrozumiała jest dla nie sytuacją, gdy jedne pomoce udostępniamy tylko na miejscu inne w sieci (abstrahując oczywiście od ich formy i zastrzeżeń związanych z ochroną danych osobowych)?

Podzielam te wątpliwości...

Może najprościej byłoby wprowadzić kategorię "inwentarza roboczego", czyli takiego, który powstał w archiwum i nie został (jeszcze, nawet jeśli to już 40 lat) zatwierdzony przez właściwą KM. Taki inwentarz mógłby być publikowany w sieci (po uzyskaniu akceptacji dyrektora) z odpowiednią informacją dla użytkownika.

Słusznie, tym bardziej, że pojęcie "inwentarza roboczego" zastosowano w projekcie nowego formularza sprawozdawczego GUS. Nazwę tę można więc wprowadzić do opisu pomocy archiwalnych przy opisie zespołu.


Offline Hanna Staszewska

  • Moderator
  • st. kustosz(ka)
  • *****
  • Wiadomości: 1722
Odp: Kiedy zespół archiwalny jest ostatecznie opracowany?
« Odpowiedź #11 dnia: Marzec 30, 2008, »
Powoli dochodzę do wniosku, że brniemy w ślepy zaułek...
Może zamiast wieść akademickie w sumie dyskusje zapytajmy po prostu o to użytkowników???
Jeśli archiwa chcą być postrzegane jako nowoczesne instytucje, powinny nauczyć się korzystać z profesjonalnych badań potrzeb użytkowników oraz odpowiednio reagować na nie.
Może więc NDAP powinna zlecić profesjonalne badania w tej kwestii...
Ciekawa jestem, co odpowiedzieliby użytkownicy na pytanie, czy chcą udostępnienia w internecie danych, z wyraźnym zastrzeżeniem, że są to dane niezweryfikowane.

Offline Maciej Zdunek

  • starszy(a) archiwista(ka)
  • ****
  • Wiadomości: 546
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: Kiedy zespół archiwalny jest ostatecznie opracowany?
« Odpowiedź #12 dnia: Kwiecień 02, 2008, »
Pewne jest natomiast, że archiwiści nie spieszą się z udostępnianiem inwentarzy online. Od jesieni ubiegłego roku jest możliwość dodawania na bieżąco nowo opracowanych inwentarzy do bazy w Internecie - do tej pory skorzystał z niej tylko Oddział w Sanoku Archiwum Państwowego w Rzeszowie. Pochwała dla odważnych, choć może nie ma wśród nich Ifarowiczów i nie przeczytają tego.

Rzeczywiście, nie korzystaliśmy z tego mechanizmu.
 
Właśnie zamierzałem skorzystać z tej najnowszej formy przesłania inwentarzy do COIA.

I cóż nam on daje? Pomijając fakt, że jedna z kwerend w pliku IMPORT jest wadliwa (zalecam potencjalnym użytkownikom dodanie do kwerendy 6-2 pola PODSERIA) okazuje się, że nie można przy jej pomocy zaimportować do mechanizmu inwentarzy nowych zespołów, tzn. tych, które pojawiły się w bazie SEZAM w zeszłym roku (po przesłaniu bazy w marcu do COIA). Aby móc zaimportować te zespoły trzeba poczekać... do czasu kolejnego scalenia bazy SEZAM, czyli pewnie za parę miesięcy (zazwyczaj "nowy" SEZAM pojawiał się latem).

Tak więc w przypadku tych inwentarzy zespołów nowy mechanizm tak naprawdę nic nie daje - i tak trzeba czekać...
A za przykład, że problem występuje i nie jest wymyślony, niech posłuży przypadek naszego Oddziału w Koninie, które chciałem przesłać - na 157 zespołów aż 146 jest nowych.

PS.
Zastanawiam się czy problem z wyświetlaniem podserii w inwentarzach zamieszczonych na stronie NDAP w zeszłym roku (teraz jest już OK) nie wynikał z tych błędów w kwerendzie?
Absens carens

Offline Wojciech Woźniak

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 1132
Odp: Kiedy zespół archiwalny jest ostatecznie opracowany?
« Odpowiedź #13 dnia: Kwiecień 02, 2008, »
Witam,
w Opolu podobnie - właśnie przymierzyłem się do importu danych z IZY. Oprócz wskazanych przez Maćka problemów jest jeszcze kwestia tabel z opisami dokumentacji technicznej. W pliku Import nie ma odpowiedniej kwerendy, więc te dane nie są importowane. U nas również jest sporo (choć nie tyle ile w Koninie) nowych zespołów więc bardzo szkoda, że mechanizm nie może ich uwzględnić.
Sometimes you eat the bear
and sometimes the bear eats you

Offline Anna Laszuk

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 161
Odp: Kiedy zespół archiwalny jest ostatecznie opracowany?
« Odpowiedź #14 dnia: Kwiecień 03, 2008, »
Też żałuję, że nie można, ale nie można było jednocześnie przygotowywać i finansować dwóch analogicznych rozwiązań. W 2006 r. planowaliśmy na 2007 r. opracowanie bazy SEZAM dostępnej i wypełnianej online, tak jak baza DOKUMENTACJA. Okazało się jednak, że na 2007 r. archiwa otrzymały sporą kwotę na system zintegrowany, więc zaniechano dublowania pracy i wydatków. Rozbudowaliśmy jedynie moduł wyszukiwania danych w Internecie i dodaliśmy możliwość dołączania nowych opracowanych inwentarzy, zawierających wiele danych. To rozwiązanie ma funkcjonować przejściowo, do czasu opracowania systemu zintegrowanego. W związku z pracami zespołu ds. ZSIA wstrzymano też rozwijanie bazy SEZAM w Accessie, np. o dodanie do niej możliwości ewidencjonowania kopii i dokumentacji niejawnej. Pani Hanna zauważyła, że CKM długo zajmowała się kopiami, ale może powróci do tego zagadnienia, jeśli okaże się, że rozwiązania dotyczące ewidencjonowania kopii, wypracowane w zgodności z obecną bazą SEZAM, nie będą pasowały do ZoSI.

Dziękuję za zwrócenie uwagi na błędy w pliku do importu. Żałuję, że nikt wcześniej nie zgłaszał ich ani Markowi Kuczyńskiemu, ani do COIA - moglibyśmy szybciej zareagować.