Porządkowanie akt w archiwum zakładowym - koszmar!

[katarzynakl]

Witam!
Pacuje w samorzadowej instytucji kultury. Podlegamy AP. Od kwietnia mam przejąć obowiązki archiwisty. Staram się w jakiś sposób uporządkowac dokumentację w archium po to żeby później wiedzieć co przejmuje i za co odpowiadam (warunkimem przejęcia obowiązków archiwisty jest sporzadzenie protokołu zdawczo- odbiorczego)
Co zastałam w archiwum:

- jest część spisów zdawczo- odbiorczych które moim zdaniem są źle zrobione (błednie opisane są kategorie archiwalne- wszyskie dokumenty są kat B, nie zgadza się okres przechowywania,takich spisów jest tylko 8, nie ma wykazu spisów, wykazu udostępniania akt itd.)
- np. teczki z 75 roku mają np symbol 4/8, 4/60 itd.
- a z 2008 r np. 1/9. 1/28
Poza tym wykaz na spisach zdawczo- odbiorczych nie zgadza się z sygnaturą nadaną teczkom.
- Nie ma określonej komórki która zdawała dokumentację
Wychodzi też na to że każdego roku numerowno spisy od nowa tj. w 2007 od 1-4, w 2008 tak samo,
nie wiem o co tam chodzi mysłałam że to powinno być jakoś chronologicznie ponumerowane
- teczki są źle opisane tzn są niezgodne z jednolitym wykazem
Problem polega też na tym że mamy JRZWA z roku 2000 a akta sa z lat 1975-2006.
tam jest jeden wielki bałagan i nie wiem od czego mam zacząć
Co mam najpierw zrobić? Powstaliśmy 1975 roku i nigdy nie przechodzilismy żadnej reorganizacji. Odkryłam że część dokumentacji tak naprawdę ma kat. A- trzeba będzie ja przekwalifikować.
Proszę o odpowiedz co mam najpierw zrobić?Od czego zacząć? Jak tą całą dokuentację wydzielić? W archiwum znajduje sie jedynie dokumentacja aktowa- księgowa, kadrowa i dot. spraw organizacyjnych.
Mam także problem z Jednolitym wykazem dział KADRY nie jest zbyt dobrze rozbudowany i ciężko dokumentacji zakwalifikować do odpowiedniej grupy co wtedy zrobić?

[Tomek]

Przede wszystkim musisz wiedzieć co przejmujesz. Czyli na początek przydał by się porządny spis jednostek przechowywanych w archiwum, może nim być (niejako przy okazji) spis zdawczo-odbiorczy.

[KarolMM]

Witam, jestem młodym archiwistą, zaledwie rok po studiach. W czasie studiów i po ich zakończeniu pracowałem w zawodzie ale nigdy jako samodzielny archiwista.
Teraz podjąłem pracę na stanowisku Archiwisty w pewnym POMSie. Za archiwum odpowiadam sam, częsciowo jest ono uporządkowane lecz zostało do uporządkowania jeszcze około 40 mb dokumentacji. Są to dokumenty różnych komórek organizacyjnych: księgowość, płace, kadry, dokumentacja zasiłkowa.    Akta osobowe stanowią w tym około 2 metrów.

Zaskoczyło mnie dzisiaj pytanie mojego szefa. Ile czasu mi zajmie uporządkowanie tej dokumentacji. Nigdy nie liczyłem czasu jaki zajmowało mi uporządkowanie jakiegoś rodzaju dokumentacji, zwłaszcza że robiliśmy to zespołowo. Czy byli byście w stanie powiedzieć ile obiektywnie rzecz biorąc może mi zająć takie porządkowanie? Sądzę, że pracuję dość sprawnie i nie powinienem tej pracy jakoś przeciągać.
Nie chcę powiedzieć szefowi że zrobię to w dwa tygodnie jeśli jest to nie wykonalne lub w Dwa miesiące jeśli uda mi się szybciej.

Wiem, że pytanie moje jest dość śmieszne, szczególnie jak na tak profesjonalne forum, ale naprawdę odpowiedź jest dla mnie istotna.

Z góry dziękuję.

[Jarek]

Obawiam się że tylko Ty sam zdołasz odpowiedzieć na to pytanie. Co obejmuje to porządkowanie - identyfikację, nadanie układu i sporządzenie ewidencji, czy też wydzielenie makulatury i przygotowanie kat. A do przekazania do ap? W jakim stanie jest dokumentacja, czy stosowano jrwa, itd. itp. ...
Może doświadczeni porządkowacze spróbują coś podpowiedzieć.

[EwelinaP]

Oj, ja się przejechałam straszliwie na obliczaniu czasu, jaki zajmie mi porządkowanie akt. Początkowo sądziłam, że na uporanie się z 240 metrami zajmie mi najwyżej pół roku. Tymczasem pracuję w urzędzie już prawie trzy lata i końca nie widać... Zaczęłam, jak się okazało, od "najłatwiejszego" magazynu, w którym praca polegała na nadaniu sygnatur (spisy zd-odb były) i spakowaniu wszystkiego w kartony. Pozostałe magazyny to już totalny misz-masz, gdzie na pęczki jest teczek pt. "Sprawy różne" (w większości kat. A). No więc siedzę i dłubię już jakiś czas. Oczywiście nie po 8 godzin dziennie, bo mam równieć inne obowiązki. Pozostaje mi tylko życzyć powodzenia!